1. Įvadas
Kiekvieną dieną savo veikloje mes privalome priimti sprendimus. Šiųsprendimų teisingumas tiesiogiai priklauso nuo to, kiek ir kokiosinformacijos mes turime. Pati savaime informacija nėra vertinga. Milžiniški jos kiekiai laisvaiplatinami visuomenės informavimo priemonių dėka, tačiau kaip dažnai dėlklaidingos, nepilnos ar pasenusios informacijos mes prarandame savo lėšasir laiką. Ir tam, kad priimtumėme teisingus sprendimus, mums reikalingipagalbininkai – tie, kas surinktų ir pateiktų mums reikalingąsistematizuotą ir savalaikę informaciją. Šiam tikslui gali būti skiriamakonkreti pareigybė, žmonės ar visas įmonės skyrius; taip pat gali būtisukurta visa sistema, nustatanti, kaip visa tai atlikti.
2. INFORMACIJOS SISTEMOS SAMPRATA Informacinė sistema sudaroma kompiuterinės sistemos pagrindu. Informacinęsistemą sudaro 5 komponentai: • kompiuterinė sistema; • žmonės; • procedūros; • duomenys ir informacija; • ryšio priemonės (kai kompiuteriai dirba tinkle).Panagrinėkime kiekvieną informacinės sistemos komponentą.Žmonės – tai svarbiausioji informacinės sistemos dalis. Nors šis faktasturėtų būti akivaizdus, tačiau jis dažnai nepakankamai vertinamas.Išvardinsime keletą būdų, kuriais žmonės valdo kompiuterines sistemas: • kompiuterių profesionalai kuria techninę ir programinę kompiuterių įrangą; • profesionalūs kompiuterių operatoriai prižiūri ir valdo kompiuterinių sistemų veiklą; • profesionalūs kompiuterių tarnautojai ir vartotojai kiekvieną dieną įveda didžiulius kiekius duomenų, kurie vėliau bus apdorojami ir paverčiami informacija; • vartotojai kuria savo specializuotą programinę įrangą; • vartotojai analizuoja informaciją, gautą kompiuteriu, kad galėtų priimti efektyvius verslo sprendimus; • vartotojai ir kompiuterių profesionalai priima sprendimus, naudoja ir valdo kompiuterines sistemas, kurios gali turėti įtaką mūsų saugumui ir sėkmingam gyvenimui.
3. INFORMACINIŲ SISTEMŲ PASKIRTIS Informacinėje sistemoje yra vykdomos 4 pagrindinės procedūros: • duomenų įvedimas; • duomenų apdorojimas; • informacijos išvedimas; • informacijos saugojimas.Įvesdami duomenis žmonės atlieka tokius veiksmus: • surenka duomenis; • nurodo kompiuteriui, kad jis pradėtų įvedimą;
• įveda duomenis į kompiuterį, kuris juos konvertuoja į jam tinkamą formą; • prižiūri duomenų surinkimo ir įvedimo procesą.Neautomatizuotas žmonių atliekamas procedūras dalinai “prižiūri”kompiuteris. Jis nurodo, ką, kada ir kaip daryti. Visi dokumentai, iš kuriųvyko įvedimas, turi būti saugomi, kad būtų galima patikrinti, ar visiduomenys yra įvesti. Kompiuterizuotos procedūros yra reikalingos, norint: • koordinuoti duomenų įvedimą ir apdorojimą sistemoje; • tikrinti įvedamų duomenų teisingumą; • saugoti duomenis kompiuterine forma; • formuoti įvestų duomenų kontrolines ataskaitas. Duomenų įvedimui dažniausiai naudojama klaviatūra ir pelė. Pats įvedimoprocesas stebimas monitoriuje. Naudojama programinė įranga priklauso nuoorganizacijos poreikių. Apdorojimo fazės metu duomenys paverčiami informacija. Pagrindinį darbąatlieka kompiuteris, o žmogus tik koordinuoja jo veiklą, nurodydamas,kokias procedūras reikia atlikti. Dažniausiai naudojama techninė įranga yracentrinis procesorius ir pagrindinė atmintis. Išvedimo procedūros pateikia vartotojui visą norimą informaciją, kurigali būti skirta tiesioginiam panaudojimui arba tolimesniam saugojimuiinformacinėje sistemoje. Informacijos pateikimo forma priklauso nuoporeikių. Ji gali būti pateikta popieriuje, kompiuterio ekrane ir kt.Pirmoji forma yra naudojama ataskaitose. Informacinė sistema saugo ir atnaujina duomenis, informaciją irprogramas. Žmonių dalyvavimas šioje fazėje yra minimalus. Jie nustato, kaipdažnai reikia daryti esamų duomenų kopijas, kada galima pašalinti senusduomenis iš sistemos.Duomenys ir informacija. Duomenys tėra “žali”, neįvertinti faktai.Kiekvieną dieną mes gauname didžiulius kiekius duomenų. Informacija gaunamasurinkus duomenis ir juos prasmingai apdorojus. Kompiuteriai yra puikipriemonė duomenų įsisavinimui, rūšiavimui ir naudingos informacijospateikimui. Pavyzdžiui, kai jums trūksta grynųjų pinigų ir jūs sustojateprie bankomato, visus duomenis, kuriuos įvedate, tiesiogiai apdoroja bankokompiuterinė sistema. Ši sistema manipuliuoja įvestais ir saugomais jojeduomenimis ir pateikia jums norimą informaciją.Tradiciškai mes pirmiausia galvojame apie skaitinius ir tekstinius duomenis(pinigų sumos, pavardės ir pan.). Informacinių technologijų pažanga atvėrėduris į kitus duomenų formatus ir naujas jų apdorojimo formas (pvz., vaizdųir garsų atpažinimas, distancinis mokymas ir pan.). Kompiuterių skaičiuspasaulyje sparčiai didėja. Kartu auga jų galimybės. Sunku net įsivaizduoti,kokių naujų programų bus sukurta netolimoje ateityje.4. INFORMACINIŲ SISTEMŲ TIPAI
Informacinių sistemų tikslas-užtikrinti efektyvų inf-jos panaudojimąorganizacijoje, aprūpinti ją tikslia ir pilna informacija, užtikrinančiaįmonės reikmes priimant valdymo sprendimus. Galima išskirti kelisinformacinių sistemų tipus, priklausomai nuo jų įtakos (teikiamospagalbos), įmonės funkcionavimo:1. Duomenų apdorojimo sistema (DAS). DAS- tai informacijos sistema, apdorojanti didelius informacijos kiekius, atspindinčius elementarius organizacijoje vykstančius procesus.2. Informacinė valdymo sistema (IVS). IVS-išplėsta DAS. Jos tikslas ne tik registruoti ir kaupti informaciją, bet ir aprūpinti reikiama informacija vadybininkus bei kitus tam tikrų procesų valdymą užtikrinančius asmenis. Ši informacija dažniausiai būna labiau struktūrizuota, apibendrinta, pateikiama abstraktesnėje formoje. Pvz.: elementari pagamintos produkcijos apskaita (DAS). Jei DAS atlieka elementarią atlyginimų apskaitą, tai IVS pateikia statistinę informaciją apie vidutinį atlyginimo per laikotarpį, kvalifikacijos kėlimo rezultatus ir pan. IVS turi pateikti informaciją apie organizacijos veiklos vystymosi tendencijos nukrypimus nuo siekiamų tikslų.3. Sprendimų priėmimo sistema (SPS). SPS-tai išplėsta IVS. Ji turi išvystytas analizės ir sprendimų priėmimo priemones. Pvz.: SPS gali turėti optimizavimo priemones priimant tam tikrus sprendimus, tačiau ir visais atvejais galutinį sprendimą priima žmogus.
5. INFORMACIIŲ SISTEMŲ FUNKCINĖ STRUKTŪRA
Funkciniu požiūriu IS yra veiklos valdymo proceso grandis, kurią galimapavaizduoti tokia blokinė schema:
Įeiga ApdorojimasIšeiga
Informacija Programinė įranga, Ataskaitos, grafikai,apie veiklą, techninė įranga, DB, apskaičiavimoduomenys, žmonėsrezultatainurodymai
Valdymas
Sprendimus priimantys asmenys (organizacijos vadovybė, padaliniai, pareigybės).
5
6. Įmonės Informacinė sistema
Įmonės darbe naudojami tiek vidiniai, tiek ir išoriniaiinformacijos šaltiniai. Dažnai būna sunku nubrėžti ribą tarp vidinės ir
išorinės aplinkos, o tuo pačiu ir tarp vidinių bei išorinių informacijosšaltinių. Formuluojant organizacijos strategiją ar veiklos perspektyvas yralabai svarbu nuspręsti, kas egzistuoja organizacijos viduje, o kas už josribų. Kadangi vidinė organizacijos aplinka yra neatskiriama išorinėsaplinkos dalis, todėl pokyčiai pastarojoje beveik visuomet įgauna atgarsįorganizacijos viduje. Esant greitiems išornės aplinkos pokyčiams (pvz.,perėjimas nuo planinės prie laisvos rinkos sąlygų, rinkos poreikiųpasikeitimas ir t.t..) kartais tampa sunku efektyviai organizuotiinformacinį aprūpinimą.7. Informacinio aprūpinimo organizavimas įmonėje
Kiekvienas informacijos poreikis yra patenkinamas informacijosšaltiniu- vidiniu ar išoriniu. Šio darbo tikslas- išorinės informacijospatekimo ir pasklidimo įmonėje analizė, todėl toliau bus nagrinėjami tiktie išoriniai informacijos šaltiniai ir jų resursai.Pagrindinis būdas, kuriuo išoriniai informacijos šaltiniai pasiekia įmonę-prenumerata. Be visų prenumeruojamų leidinių įmonės savo veikloje dažnainaudoja informaciją apie standartus bei patentus, įvairias technologiniopobūdžio knygas, žinynus bei informaciją gaunamą iš kitų įmonių.
7.1. Teisinės informacijos šaltiniai
Informaciniai šaltiniai pirmiausia patenka sekretorei. Ji, priklausomainuo tame leidinio numeryje esančios informacijos turinio, gali pasielgtidvejopai: 1) pranešti apie informaciją konkretiems vartotojams (paprastai-padalinių viršininkams, įmonės vadovui; šie apie tai informuoja savopavaldinius; kai kada net pasirašytinai 2) jei leidinio informacija naudinga tik kažkuriam vienam darbuotojuiar padaliniui- perduoti jį tam žmogui ar padalinio viršininkui. Pavyzdžiui,jei leidinyje pateikiama svarbi mokesčių informacija, leidinys perduodamasvyr. finansininkui. Vėliau leidinys grąžinamas sekretorei saugoti (patenkaį archyvą).
7.2. Kiti šaltiniai
Yra resursai, skirti ne visiems įmonės darbuotojams. Tai spaudosleidiniai (katalogai, specializuoti laikraščiai, žurnalai) bei informacijaiš kitų įmonių. Kaip matyti, informacija darbuotojus pasiekia per sekretorę
7.3. Įmonės informacinio aprūpinimo schema 1 priede pateikiama daugelio įmonių informacinio aprūpinimo schema.
Kaip matyti šioje schemoje, į įmonę patenkantys informacijos šaltiniaisugrupuoti į dvi dalis- spaudą ir pirminius dokumentus. Spauda čia suprantama kaip visa spausdintinė informacija- Vyriausybės,Seimo, ministerijų ir pan. įstatymai, nutarimai bei potvarkiai,žiniasklaidos leidiniai (laikraščiai, žurnalai), spausdintinės reklamospriemonės (direct mail), informaciniai leidiniai (katalogai, telefonųknygos) bei technologiniai reikalavimai (standartai, patentai ir pan.). Pirminiai dokumentai- įvairūs įmonių veikloje naudojami verslodokumentai, jie atsiranda veiklos procese. Kaip matyti šioje schemoje, informacijos paieškos priežastimi yraabonento pateikta užklausa. Paieška atliekama panaudojant įmonėje beikitose įstaigose esančią informaciją. Po to seka atrinktos informacijosįvertinimas bei dokumentų įforminimas. Informacija abonentams dažnai pateikiama be papildomos užklausos. Taipirmiausia įvairūs įstatymai, nutarimai bei taisyklės, apie kuriuosinformuojami bemaž visi įmonės darbuotojai. Dažniausiai įmonėse funkcionuoja du informacinio aprūpinimo tipai:einamasis ir diferencijuotas. Einamasis informacinis aprūpinimas apimavisus įmonės darbuotojus. Pagal šį modelį jiems suteikiama visakasdieniniam darbui reikalinga informacija- planai, užsakymai, ataskaitosir pan. Diferencijuotas inf. aprūpinimas apima tik vadovaujančius asmenis.Darbuotojai žino abonentų informacinius poreikius ir pagal tai siunčiajiems informaciją. Abonentai savo ruožtu kreipiasi į juos su savoužklausomis.8. INFORMACINĖS SISTEMOS KŪRIMO GALIMUBIŲ ANALIZĖS REZULTATAI IR JŲ PANAUDOJIMAS PROJEKTO PLANAVIMUI.
Sistemos kūrimo galimybių analizės rezultatai. Šis etapassudėtingas todėl, kad dauguma klausimų negali būti tiksliai atsakyti dėlnepakankamo probleminės srities žinojimo. Vienas iš faktorių, lemiančių ISkūrimo sekmę yra informacinės sistemos projektuotojų komandos pasiruošimasdarbui. Jis nėra analizuojamas pakankamai. Šio etapo metu tyrimasatliekamas apytiksliai ir greitai, atmetant pasiūlymus, neatitinkančiusorganizacijos vystymosi strategijos, techniniu požiūriu neįmanomus, duodamanauda nepateikiant išlaidų, bei vartotojui nesant pasiruošiusiam(nusiteikusiam) naudoti šios sistemos. Šį etapą vykdo sistemos analitikai,
diskutuojantys su vartotojais bei analizuojantys dokumentaciją. Jieparuošia ataskaitą, kurioje pateikiama:1 .bendri funkciniai reikalavimai;2. svarbiausi nefunkciniai reikalavimai (pvz.: saugumas);Ataskaitoje turi būti apžvelgti visi 4 informacinės sistemos kūrimogalimumo aspektai. Taip pat gali būti priimtas vienas iš sistemos kūrimovariantų:1. Sistema kūriama savo jėgomis.2. Sistema užsakoma kitoje organizacijoje.3. Perkamas jau sukurtas paketas. Sistemos kūrimu gali būti išskirti keli etapai: sukūriamaspilotinis projektas, kuris paskui išplėčiamas, išvystant funkcinesgalimybes. Projekto planavimas. Atlikus sistemos kūrimo galimumo analizę,galima sudaryti informacinės sistemos kūrimo planą. Jis apima finansavimoporeikius, laiko ir projektuotojų poreikius. Projekto planas yrahierarchijos struktūros, kuriame sistemos kūrimo etapai detalizuojami,numatant jų turinį ir atliekamus darbus, gaunamus rezultatus, reikalavimuskokybei ir būdus (taškus).9. INFORMACINĖS SISTEMOS REIKALAVIMŲ ĮGIJIMO PASKIRTIS IR METODAI.
Reikalavimų įgijimas. Patvirtinus sistemos kūrimo galimumą,toliau detalizuojami vartotojo poreikiai. Nustatomi naudojant: 1. Stebėjimą. Jo metu stebimas tam tikro probleminės srities aktoriaus elgesys darbo metu ir jo darbo aplinka. Stebint jo vietą nustatoma:a) jo funkcijos ir vieta sistemoje;b) pagrindiniai naudojami informacijos šaltiniai, pateikiami rezultatai ir informacijos pobūdis.Stebint aktoriaus darbo aplinką nustatomi jo poreikiai informacijai beigalimybės išplėsti jo veiklą, pagerinant darbo aplinkos informacinęinfrastruktūrą. Šis metodas naudojamas tuomet, kai kitų poreikių šaltiniaiduoda prieštaringus rezultatus arba kitų šaltinių nėra. Stebėjimas galibūti atliekamas betarpiškai, dalyvaujant ar jam nedalyvaujant. 2. Esamo sistemos dokumentacijos (informacijos srautų) analizę. Ji atliekama tiriant esamoje sistemoje naudojamus duomenis : kiekybinio ir kokybinio tipo. Kiekybiniai- ataskaitų formos, pirminiai dokumentai, veiklos instrukcijos ir t.t. Kokybiniai (jie leičia organizacijos veiklos kultūrą)- reklama, skelbimų lentos pranešimai, atmintinės. Papildomai galima nustatyti: pvz.: organizacija, turinti daug dokumentų, pasirašytų vadovaujančio personalo ir reglamentuojanti
veiklos taisykles yra daugiau centralizuota negu organizacijos, kuriose paplitę pranešimai skelbimų lentoje ar kiti laisvo pobūdžio dokumentai. Tai leidžia nuspręsti ar kuriamos IS ataskaitos apie organizacinę veiklą, reikia orientuoti vadovams ar daugiau žemesniam personalui. 3. Kūriamosios sistemos dokumentacijos analizę. Tai pastabos apie vartotojo poreikius ir apribojimus kuriamai sistemai, pateiktos ankstesniu naujosios sistemos kūrimo etapo metu. Tai daugiausia bendri reikalavimai, pateikti organizacijų strateginiame plane, problemos apibrėžimo ataskaitoje bei sistemos kūrimo galimumo pagrindime. 4. Interviu ir anketavimą. Dažniausiai naudojamas poreikių įgyjimo metodas-interviu. Jis leidžia vartotojui savarankiškai ir betarpiškai pareikšti pageidavimus sistemai. Interviu reikia pasiruošti. Išskiriami žingsniai: a) susipažinti su bazine informacija; b) pagrįsti interviu tikslus; c) pasirinkti tinkamą probleminės srities specialistą; d) sudaryti interviu struktūrą; e) numatyti klausimų tipus ir sudėtį.9.1. Reikalavimų nustatymo etapo sunkumai.
Reikalavimų nustatymo etapo sunkumai Kyla dėl prielaidos, kadreikalavimai-tai objektyvus faktų rinkinys, jie gerai žinomi nuoinformacinių sistemų kūrimo pradžios, jie nekinta. Kita prielaida, kadprojektavimo resursai gali būti įvertinti iš anksto, pakankamai tiksliai.Poreikiai kinta dėl šių priežasčių:1. Vartotojai keičia savo nuomonę dėl:a) įsigilinimo į problemą, informinių technologijų galimybes, plečiant sistemos galimybes;b) vartotojų tarpusavio prieštaravimų, ypač projektavimo pradžioje, didelio suinteresuotų probleminės srities specialistų skaičiaus; vyraujanti nuomonė gali pasikeisti likvidavus prieštaravimus.2. Išorės faktoriai gali įtakoti pokyčius (organizaci. gali pakeisti veiklos pobūdį, atsirasti modeernistinė įranga, pasikeisti įstatymais).3. Diegimas neįvedus pakeitimų gali būti neįmanomas (jo metu gali paaiškėti, kad tam tikri nefunkciniai reikalavimai netenkinami, pvz.: sistemos realizacijos greitis. Tuomet gali tekti grįžti į reiklavimų nustatymo fazę).4. Komplikuotas ir nepakankamas projekto valdymas (sudėtinga įvertinti projektavimui reikalingus resursus: projektavimo kaina, programinės ir techninės įrangos įsigyjimo kaina, projektuotojų kiekį ir kvalifikaviją,
projektavimo trukmę). Projekto valdymas remiasi personalo patirtimi ir intuicija. Užsakovai siekia trumpinti projektavimo trukmę ir mažinti kainą. Dėl to dažnai resursų įvertinimas yra optimistinis. Poreikių nustatymas yra reliatyvus procesas ir tai padidina projekto kainą.Kokybės sunkumai:5. Analizės metodai neįvertina specifinių žinių apie probleminę sritį,kurios reikalingos nustatyti poreikius.6. Analizės metodai remiasi netinkamais metodais ir priemonėmis inf-osporeikiams specifikuoti. Dažnai pasikliaunama vien tik analitikų intuicija.Kuo didesnė sistema, tuo daugiau šansų, kad poreikių specifikacijoje busdaug klaidų, ypač naudojant vientik intuityvų metodą.