Informacinės sistemos

1. Įvadas

Kiekvieną dieną savo veikloje mes privalome priimti sprendimus. Šių
sprendimų teisingumas tiesiogiai priklauso nuo to, kiek ir kokios
informacijos mes turime.

Pati savaime informacija nėra vertinga. Milžiniški jos kiekiai laisvai
platinami visuomenės informavimo priemonių dėka, tačiau kaip dažnai dėl
klaidingos, nepilnos ar pasenusios informacijos mes prarandame savo lėšas
ir laiką. Ir tam, kad priimtumėme teisingus sprendimus, mums reikalingi
pagalbininkai – tie, kas surinktų ir pateiktų mums reikalingą
sistematizuotą ir savalaikę informaciją. Šiam tikslui gali būti skiriama
konkreti pareigybė, žmonės ar visas įmonės skyrius; taip pat gali būti
sukurta visa sistema, nustatanti, kaaip visa tai atlikti.

2. INFORMACIJOS SISTEMOS SAMPRATA

Informacinė sistema sudaroma kompiuterinės sistemos pagrindu. Informacinę
sistemą sudaro 5 komponentai:

• kompiuterinė sistema;

• žmonės;

• procedūros;

• duomenys ir informacija;

• ryšio priemonės (kai kompiuteriai dirba tinkle).
Panagrinėkime kiekvieną informacinės sistemos komponentą.
Žmonės – tai svarbiausioji informacinės sistemos dalis. Nors šis faktas
turėtų būti akivaizdus, tačiau jis dažnai nepakankamai vertinamas.
Išvardinsime keletą būdų, kuriais žmonės valdo kompiuterines sistemas:

• kompiuterių profesionalai kuria techninę ir programinę kompiuterių

įrangą;

• profesionalūs kompiuterių operatoriai prižiūri ir valdo kompiuterinių

sistemų veiklą;

• profesionalūs kompiuterių tarnautojai ir vartotojai kiekvieną dieną

įveda didžiulius kiekius duomenų, kurie vėliau bus apdorojami ir

paverčiami informacija;

• vartotojai kuria savo specializuotą programinę įrrangą;

• vartotojai analizuoja informaciją, gautą kompiuteriu, kad galėtų

priimti efektyvius verslo sprendimus;

• vartotojai ir kompiuterių profesionalai priima sprendimus, naudoja ir

valdo kompiuterines sistemas, kurios gali turėti įtaką mūsų saugumui

ir sėkmingam gyvenimui.

3. INFORMACINIŲ SISTEMŲ PASKIRTIS

Informacinėje sistemoje yra vykdomos 4 pagrindinės procedūros:

• duomenų įvedimas;

• duomenų apdorojimas;

• informacijos išvedimas;

• informacijos saugojimas.
Įvesdami duomenis žmonės at

tlieka tokius veiksmus:

• surenka duomenis;

• nurodo kompiuteriui, kad jis pradėtų įvedimą;

• įveda duomenis į kompiuterį, kuris juos konvertuoja į jam tinkamą

formą;

• prižiūri duomenų surinkimo ir įvedimo procesą.
Neautomatizuotas žmonių atliekamas procedūras dalinai “prižiūri”
kompiuteris. Jis nurodo, ką, kada ir kaip daryti. Visi dokumentai, iš kurių
vyko įvedimas, turi būti saugomi, kad būtų galima patikrinti, ar visi
duomenys yra įvesti. Kompiuterizuotos procedūros yra reikalingos, norint:

• koordinuoti duomenų įvedimą ir apdorojimą sistemoje;

• tikrinti įvedamų duomenų teisingumą;

• saugoti duomenis kompiuterine forma;

• formuoti įvestų duomenų kontrolines ataskaitas.

Duomenų įvedimui dažniausiai naudojama klaviatūra ir pelė. Pats įvedimo
procesas stebimas monitoriuje. Naudojama programinė įranga priklauso nuo
organizacijos poreikių.

Apdorojimo fazės metu duomenys paverčiami informacija. Pagrindinį darbą
atlieka kompiuteris, o žmogus tik koordinuoja jo veiklą, nurodydamas,
kokias procedūras reikia atlikti. Dažniausiai naudojama techninė įranga yra
centrinis procesorius ir pagrindinė atmintis.

Išvedimo procedūros pateikia vartotojui visą norimą informaciją, kuri
gali būti skkirta tiesioginiam panaudojimui arba tolimesniam saugojimui
informacinėje sistemoje. Informacijos pateikimo forma priklauso nuo
poreikių. Ji gali būti pateikta popieriuje, kompiuterio ekrane ir kt.
Pirmoji forma yra naudojama ataskaitose.

Informacinė sistema saugo ir atnaujina duomenis, informaciją ir
programas. Žmonių dalyvavimas šioje fazėje yra minimalus. Jie nustato, kaip
dažnai reikia daryti esamų duomenų kopijas, kada galima pašalinti senus
duomenis iš sistemos.
Duomenys ir informacija. Duomenys tėra “žali”, neįvertinti faktai.
Kiekvieną dieną mes gauname didžiulius kiekius duomenų. Informacija gaunama
surinkus duomenis ir juos prasmingai apdorojus. Kompiuteriai yra puiki
priemonė duomenų įsisavinimui, rūšiavimui ir naudingos in
nformacijos
pateikimui. Pavyzdžiui, kai jums trūksta grynųjų pinigų ir jūs sustojate
prie bankomato, visus duomenis, kuriuos įvedate, tiesiogiai apdoroja banko
kompiuterinė sistema. Ši sistema manipuliuoja įvestais ir saugomais joje
duomenimis ir pateikia jums norimą informaciją.
Tradiciškai mes pirmiausia galvojame apie skaitinius ir tekstinius duomenis
(pinigų sumos, pavardės ir pan.). Informacinių technologijų pažanga atvėrė
duris į kitus duomenų formatus ir naujas jų apdorojimo formas (pvz., vaizdų
ir garsų atpažinimas, distancinis mokymas ir pan.). Kompiuterių skaičius
pasaulyje sparčiai didėja. Kartu auga jų galimybės. Sunku net įsivaizduoti,
kokių naujų programų bus sukurta netolimoje ateityje.

4. INFORMACINIŲ SISTEMŲ TIPAI

Informacinių sistemų tikslas-užtikrinti efektyvų inf-jos panaudojimą
organizacijoje, aprūpinti ją tikslia ir pilna informacija, užtikrinančia
įmonės reikmes priimant valdymo sprendimus. Galima išskirti kelis
informacinių sistemų tipus, priklausomai nuo jų įtakos (teikiamos
pagalbos), įmonės funkcionavimo:
1. Duomenų apdorojimo sistema (DAS). DAS- tai informacijos sistema,

apdorojanti didelius informacijos kiekius, atspindinčius elementarius

organizacijoje vykstančius procesus.
2. Informacinė valdymo sistema (IVS). IVS-išplėsta DAS. Jos tikslas ne tik

registruoti ir kaupti informaciją, bet ir aprūpinti reikiama informacija

vadybininkus bei kitus tam tikrų procesų valdymą užtikrinančius asmenis.

Ši informacija dažniausiai būna labiau struktūrizuota, apibendrinta,

pateikiama abstraktesnėje formoje. Pvz.: elementari pagamintos

produkcijos apskaita (DAS).

Jei DAS atlieka elementarią atlyginimų apskaitą, tai IVS pateikia

statistinę informaciją apie vidutinį atlyginimo per laikotarpį,

kvalifikacijos kėlimo rezultatus ir pan. IVS turi pateikti informaciją

apie organizacijos veiklos vystymosi tendencijos nukrypimus nuo siekiamų

tikslų.
3. Sprendimų priėmimo sistema (SPS). SPS-tai išplėsta IVS. Ji turi

išvystytas analizės ir

r sprendimų priėmimo priemones. Pvz.: SPS gali

turėti optimizavimo priemones priimant tam tikrus sprendimus, tačiau ir

visais atvejais galutinį sprendimą priima žmogus.

5. INFORMACIIŲ SISTEMŲ FUNKCINĖ STRUKTŪRA

Funkciniu požiūriu IS yra veiklos valdymo proceso grandis, kurią galima
pavaizduoti tokia blokinė schema:

Įeiga Apdorojimas
Išeiga

Informacija Programinė įranga,

Ataskaitos, grafikai,
apie veiklą, techninė įranga, DB,

apskaičiavimo
duomenys, žmonės
rezultatai
nurodymai

Valdymas

Sprendimus priimantys

asmenys (organizacijos

vadovybė, padaliniai,

pareigybės).

6. Įmonės Informacinė sistema

Įmonės darbe naudojami tiek vidiniai, tiek ir išoriniai
informacijos šaltiniai. Dažnai būna sunku nubrėžti ribą tarp vidinės ir
išorinės aplinkos, o tuo pačiu ir tarp vidinių bei išorinių informacijos
šaltinių. Formuluojant organizacijos strategiją ar veiklos perspektyvas yra
labai svarbu nuspręsti, kas egzistuoja organizacijos viduje, o kas už jos
ribų. Kadangi vidinė organizacijos aplinka yra neatskiriama išorinės
aplinkos dalis, todėl pokyčiai pastarojoje beveik visuomet įgauna atgarsį
organizacijos viduje. Esant greitiems išornės aplinkos pokyčiams (pvz.,
perėjimas nuo planinės prie laisvos rinkos sąlygų, rinkos poreikių
pasikeitimas ir t.t..) kartais tampa sunku efektyviai organizuoti
informacinį aprūpinimą.

7. Informacinio aprūpinimo organizavimas įmonėje

Kiekvienas informacijos poreikis yra patenkinamas informacijos
šaltiniu- vidiniu ar išoriniu. Šio darbo tikslas- išorinės informacijos
patekimo ir pasklidimo įmonėje analizė, todėl toliau bus nagrinėjami tik
tie išoriniai informacijos šaltiniai ir jų resursai.
Pagrindinis būdas, kuriuo išoriniai informacijos šaltiniai pasiekia įmonę-
prenumerata. Be visų prenumeruojamų leidinių įmonės savo veikloje dažnai
naudoja informaciją apie standartus bei patentus, įvairias technologinio
pobūdžio knygas, žinynus bei informaciją gaunamą iš kitų įmonių.

7.1. Teisinės informacijos šaltiniai

Informaciniai šaltiniai pirmiausia patenka sekretorei. Ji, priklausomai
nuo tame le

eidinio numeryje esančios informacijos turinio, gali pasielgti
dvejopai:

1) pranešti apie informaciją konkretiems vartotojams (paprastai-
padalinių viršininkams, įmonės vadovui; šie apie tai informuoja savo
pavaldinius; kai kada net pasirašytinai

2) jei leidinio informacija naudinga tik kažkuriam vienam darbuotojui
ar padaliniui- perduoti jį tam žmogui ar padalinio viršininkui. Pavyzdžiui,
jei leidinyje pateikiama svarbi mokesčių informacija, leidinys perduodamas
vyr. finansininkui. Vėliau leidinys grąžinamas sekretorei saugoti (patenka
į archyvą).

7.2. Kiti šaltiniai

Yra resursai, skirti ne visiems įmonės darbuotojams. Tai spaudos
leidiniai (katalogai, specializuoti laikraščiai, žurnalai) bei informacija
iš kitų įmonių. Kaip matyti, informacija darbuotojus pasiekia per sekretorę

7.3. Įmonės informacinio aprūpinimo schema

1 priede pateikiama daugelio įmonių informacinio aprūpinimo schema.
Kaip matyti šioje schemoje, į įmonę patenkantys informacijos šaltiniai
sugrupuoti į dvi dalis- spaudą ir pirminius dokumentus.

Spauda čia suprantama kaip visa spausdintinė informacija- Vyriausybės,
Seimo, ministerijų ir pan. įstatymai, nutarimai bei potvarkiai,
žiniasklaidos leidiniai (laikraščiai, žurnalai), spausdintinės reklamos
priemonės (direct mail), informaciniai leidiniai (katalogai, telefonų
knygos) bei technologiniai reikalavimai (standartai, patentai ir pan.).

Pirminiai dokumentai- įvairūs įmonių veikloje naudojami verslo
dokumentai, jie atsiranda veiklos procese.

Kaip matyti šioje schemoje, informacijos paieškos priežastimi yra
abonento pateikta užklausa. Paieška atliekama panaudojant įmonėje bei
kitose įstaigose esančią informaciją. Po to seka atrinktos informacijos
įvertinimas bei dokumentų įforminimas.

Informacija abonentams dažnai pateikiama be papildomos užklausos. Tai
pirmiausia įvairūs įstatymai, nutarimai bei taisyklės, apie kuriuos
informuojami bemaž visi įmonės darbuotojai.

Dažniausiai įmonėse funkcionuoja du informacinio aprūpinimo tipai:
einamasis ir diferencijuotas. Einamasis informacinis aprūpinimas apima
visus įmonės darbuotojus. Pagal šį modelį jiems suteikiama visa
kasdieniniam darbui reikalinga informacija- planai, užsakymai, ataskaitos
ir pan. Diferencijuotas inf. aprūpinimas apima tik vadovaujančius asmenis.
Darbuotojai žino abonentų informacinius poreikius ir pagal tai siunčia
jiems informaciją. Abonentai savo ruožtu kreipiasi į juos su savo
užklausomis.

8. INFORMACINĖS SISTEMOS KŪRIMO GALIMUBIŲ ANALIZĖS REZULTATAI IR JŲ

PANAUDOJIMAS PROJEKTO PLANAVIMUI.

Sistemos kūrimo galimybių analizės rezultatai. Šis etapas
sudėtingas todėl, kad dauguma klausimų negali būti tiksliai atsakyti dėl
nepakankamo probleminės srities žinojimo. Vienas iš faktorių, lemiančių IS
kūrimo sekmę yra informacinės sistemos projektuotojų komandos pasiruošimas
darbui. Jis nėra analizuojamas pakankamai. Šio etapo metu tyrimas
atliekamas apytiksliai ir greitai, atmetant pasiūlymus, neatitinkančius
organizacijos vystymosi strategijos, techniniu požiūriu neįmanomus, duodama
nauda nepateikiant išlaidų, bei vartotojui nesant pasiruošiusiam
(nusiteikusiam) naudoti šios sistemos. Šį etapą vykdo sistemos analitikai,
diskutuojantys su vartotojais bei analizuojantys dokumentaciją. Jie
paruošia ataskaitą, kurioje pateikiama:
1 .bendri funkciniai reikalavimai;
2. svarbiausi nefunkciniai reikalavimai (pvz.: saugumas);
Ataskaitoje turi būti apžvelgti visi 4 informacinės sistemos kūrimo
galimumo aspektai. Taip pat gali būti priimtas vienas iš sistemos kūrimo
variantų:
1. Sistema kūriama savo jėgomis.
2. Sistema užsakoma kitoje organizacijoje.
3. Perkamas jau sukurtas paketas.

Sistemos kūrimu gali būti išskirti keli etapai: sukūriamas
pilotinis projektas, kuris paskui išplėčiamas, išvystant funkcines
galimybes.

Projekto planavimas. Atlikus sistemos kūrimo galimumo analizę,
galima sudaryti informacinės sistemos kūrimo planą. Jis apima finansavimo
poreikius, laiko ir projektuotojų poreikius. Projekto planas yra
hierarchijos struktūros, kuriame sistemos kūrimo etapai detalizuojami,
numatant jų turinį ir atliekamus darbus, gaunamus rezultatus, reikalavimus
kokybei ir būdus (taškus).

9. INFORMACINĖS SISTEMOS REIKALAVIMŲ ĮGIJIMO PASKIRTIS IR METODAI.

Reikalavimų įgijimas. Patvirtinus sistemos kūrimo galimumą,
toliau detalizuojami vartotojo poreikiai. Nustatomi naudojant:

1. Stebėjimą. Jo metu stebimas tam tikro probleminės srities aktoriaus

elgesys darbo metu ir jo darbo aplinka. Stebint jo vietą nustatoma:
a) jo funkcijos ir vieta sistemoje;
b) pagrindiniai naudojami informacijos šaltiniai, pateikiami rezultatai ir

informacijos pobūdis.
Stebint aktoriaus darbo aplinką nustatomi jo poreikiai informacijai bei
galimybės išplėsti jo veiklą, pagerinant darbo aplinkos informacinę
infrastruktūrą. Šis metodas naudojamas tuomet, kai kitų poreikių šaltiniai
duoda prieštaringus rezultatus arba kitų šaltinių nėra. Stebėjimas gali
būti atliekamas betarpiškai, dalyvaujant ar jam nedalyvaujant.

2. Esamo sistemos dokumentacijos (informacijos srautų) analizę. Ji

atliekama tiriant esamoje sistemoje naudojamus duomenis : kiekybinio

ir kokybinio tipo. Kiekybiniai- ataskaitų formos, pirminiai

dokumentai, veiklos instrukcijos ir t.t. Kokybiniai (jie leičia

organizacijos veiklos kultūrą)- reklama, skelbimų lentos pranešimai,

atmintinės. Papildomai galima nustatyti: pvz.: organizacija, turinti

daug dokumentų, pasirašytų vadovaujančio personalo ir reglamentuojanti

veiklos taisykles yra daugiau centralizuota negu organizacijos,

kuriose paplitę pranešimai skelbimų lentoje ar kiti laisvo pobūdžio

dokumentai. Tai leidžia nuspręsti ar kuriamos IS ataskaitos apie

organizacinę veiklą, reikia orientuoti vadovams ar daugiau žemesniam

personalui.

3. Kūriamosios sistemos dokumentacijos analizę. Tai pastabos apie

vartotojo poreikius ir apribojimus kuriamai sistemai, pateiktos

ankstesniu naujosios sistemos kūrimo etapo metu. Tai daugiausia bendri

reikalavimai, pateikti organizacijų strateginiame plane, problemos

apibrėžimo ataskaitoje bei sistemos kūrimo galimumo pagrindime.

4. Interviu ir anketavimą. Dažniausiai naudojamas poreikių įgyjimo

metodas-interviu. Jis leidžia vartotojui savarankiškai ir betarpiškai

pareikšti pageidavimus sistemai. Interviu reikia pasiruošti.

Išskiriami žingsniai:

a) susipažinti su bazine informacija;

b) pagrįsti interviu tikslus;

c) pasirinkti tinkamą probleminės srities specialistą;

d) sudaryti interviu struktūrą;

e) numatyti klausimų tipus ir sudėtį.

9.1. Reikalavimų nustatymo etapo sunkumai.

Reikalavimų nustatymo etapo sunkumai Kyla dėl prielaidos, kad
reikalavimai-tai objektyvus faktų rinkinys, jie gerai žinomi nuo
informacinių sistemų kūrimo pradžios, jie nekinta. Kita prielaida, kad
projektavimo resursai gali būti įvertinti iš anksto, pakankamai tiksliai.
Poreikiai kinta dėl šių priežasčių:
1. Vartotojai keičia savo nuomonę dėl:
a) įsigilinimo į problemą, informinių technologijų galimybes, plečiant

sistemos galimybes;
b) vartotojų tarpusavio prieštaravimų, ypač projektavimo pradžioje, didelio

suinteresuotų probleminės srities specialistų skaičiaus; vyraujanti

nuomonė gali pasikeisti likvidavus prieštaravimus.
2. Išorės faktoriai gali įtakoti pokyčius (organizaci. gali pakeisti

veiklos pobūdį, atsirasti modeernistinė įranga, pasikeisti įstatymais).
3. Diegimas neįvedus pakeitimų gali būti neįmanomas (jo metu gali

paaiškėti, kad tam tikri nefunkciniai reikalavimai netenkinami, pvz.:

sistemos realizacijos greitis. Tuomet gali tekti grįžti į reiklavimų

nustatymo fazę).
4. Komplikuotas ir nepakankamas projekto valdymas (sudėtinga įvertinti

projektavimui reikalingus resursus: projektavimo kaina, programinės ir

techninės įrangos įsigyjimo kaina, projektuotojų kiekį ir kvalifikaviją,

projektavimo trukmę). Projekto valdymas remiasi personalo patirtimi ir

intuicija. Užsakovai siekia trumpinti projektavimo trukmę ir mažinti

kainą. Dėl to dažnai resursų įvertinimas yra optimistinis. Poreikių

nustatymas yra reliatyvus procesas ir tai padidina projekto kainą.
Kokybės sunkumai:
5. Analizės metodai neįvertina specifinių žinių apie probleminę sritį,
kurios reikalingos nustatyti poreikius.
6. Analizės metodai remiasi netinkamais metodais ir priemonėmis inf-os
poreikiams specifikuoti. Dažnai pasikliaunama vien tik analitikų intuicija.
Kuo didesnė sistema, tuo daugiau šansų, kad poreikių specifikacijoje bus
daug klaidų, ypač naudojant vientik intuityvų metodą.

Leave a Comment