Referatas Informacinės technologijos
ĮVADAS 2
Kompleksinė kompiuterizuota apskaita ir integruotas informacijos tvarkymas 2
KAIS DIEGIMO IR INTEGRUOTO INFORMACIJOS TVARKYMO PLANAVIMAS 3
KAIS diegimo plano sudarymas 3
ĮVADASEkonominės informacijos tvarkymo kompiuterizavimas pastaruoju metu tapo ypač aktualus. Kompiuterių techninės galimybės – didelis skaičiavimų atlikimo greitis, talpi pastovioji bei operatyvioji atmintis, maži gabaritai, galimybė juos naudoti patalpose be specialaus mikroklimato ir sąlyginai nedidelė kaina šiuo metu leidžia kompiuterius efektyviai panaudoti daugelio specialistų darbo vietose. Sparčiai plečiasi kompiuterių galimybės ne tik greitai atlikti skaičiavimus, bet ir valdyi informacijos perdavimą dideliu atstumu. Dėl to kompiuteris tampa universalia ir labai patogia įvairių informacijos rūšių perdavimo priemone. Ypač svarbu yra tai, kad visomis šiomis kompiuterinės ir telekomunikacinės technikos bei programinės įrangos teikiamomis galimybėmis gali greitai išmokti naudotis eiliniai vartotojai, neturintys specialaus išsilavinimo. Firmos, gaminančios kompiuterinę techniką ir programinę įrangą, labai sparčiai tobulina savo gaminius. Todėl vartotojams yra sunku sekti visas naujoves ir tokiu pat tempu tobulinti ar atnaujinti įmonėse naudojamas informacijos tvarkymo technologijas. Siekiant, kad konkrečioje įmonėje kuriama informacinė sistema3 veiktų efektyviai, reikia taip sutvarkyti informacijos tvarkymo technologiją, kad kompiuteriui būtų pavesta kiek galima daugiau darbų, o žmogui būtų palikta atlikti tik tai, ko šiuo metu kompiuterinė technika dar negali atlikti. Žinoma, turi būti atsižvelgiama ir į įmonės finansines galimybes, nes labai moderni ir dideles galimybes teikianti programinė įranga yra labai brangi.Kadangi siūlomų pirkėjui kompiuterių ir telekomunikacinių įrenginių, sisteminių, kompiuterių tinklą valdančių ir taikomųjų programų pasirinkimas yra labai didelis, todėl įmonėms, norinčioms kompiuterizuoti ekonominės informacijos ir svarbiausios jos dalies – buhalterinės apskaitos informacijos tvarkymą, pasirinkti optimalų sprendimą yra labai sunku. Be to, informacinių sistemų diegimas negali būti vienkartinis darbas. Pradėjus kompiuteriais tvarkyti informaciją, tenka nuolat tirti vartotojų informacinius poreikius ir siekti juos patenkinti bei analizuoti esamos sistemos trūkumus ir juos pašalinti. Todėl vieną kartą pradėtas ekonominės informacijos tvarkymo kompiuterizavimas tampa nuolatiniu esamos informacinės sistemos tobulinimo ir jos efektyvumo didinimo procesu.
Įmonėms daug problemų sukelia ne tik noras kompiuterizuoti savo ekonominės informacijos tvarkymo sistemą, bet ir spartūs aplinkos pokyčiai ūkininkavimo sąlygų ir produkcijos realizavimo galimybių, įstatymų nuostatų ir valstybės įtakos kaita bei ūkinės veiklos buhalterinės apskaitos reforma. Kol vyksta tokie spartūs pokyčiai, sukurti racionalią kompiuterizuotą apskaitos informacinę sistemą (KAIS) su optimalia informacijos tvarkymo technologija yra labai sunku.Kompleksinė kompiuterizuota apskaita ir integruotas informacijos tvarkymasIndividualiose ir mažose įmonėse, kuriose per ataskaitinį laikotarpį įvyksta nedaug ūkinių operacijų, buhalterinę apskaitą paprastai tvarko vienas buhalteris ir atlieka visus reikiamus apskaitos tvarkymo veiksmus. Įmonėse, kuriose ūkinių operacijų per ataskaitinį laikotarpį įvyksta tiek, kad vienas buhalteris yra nepajėgus atlikti jų apskaitos, būtinas buhalterių darbo pasidalinimas. Tačiau apskaitos tvarkymo rezultatas turi būti bendras. Tvarkant atskirų apskaitos barų informaciją ir apjungiant atskirų darbuotojų darbo rezultatus bei siekiant sudaryti bendrą atskaitomybę šiam darbui atlikti naudojant kompiuterius, svarbu apibrėžti kompleksinės kompiuterizuotos apskaitos ir integruoto informacijos tvarkymo sąvokas.Apskaitą tvarkant rankiniu būdu, atskiriems vykdytojams daugeliu atvejų pavedamas atskirų barų, tokių kaip ilgalaikio turto, gamybos atsargų, banko operacijų, kasos operacijų ir darbo užmokesčio apskaitos tvarkymas. Atskirų barų suvestinę ir analitinę apskaitą dažniausiai tvarko už šių barų apskaitos informacijos tvarkymą atsakingi asmenys. Darbus atskiriems darbuotojams paskirsto ir visos buhalterijos darbą organizuoja vyriausiasis buhalteris. Šiuo atveju labai didelių problemų organizuojant atskirų apskaitos barų informacijos tvarkymą ir parengiant bendrus rezultatinius apskaitos dokumentus paprastai nebūna, nes kiekvienas darbuotojas pastoviai dokumentuoja savo atlikto darbo rezultatus. Šiuo atveju nesudėtinga kontroliuoti, ar atskiri darbuotojai laiku įvykdė jiems pavestus darbus.Pirmajame buhalterinės apskaitos kompiuterizavimo etape atskirų apskaitos barų informacijai tvarkyti buvo rengiamos atskiros programos, imituojančios rankinį informacijos tvarkymą ir apskaitos registrų formavimą. Remiantis šiuose registruose sukauptais duomenimis, bet naudojant jau kitas programas, buvo apskaičiuojamas balansas ir rengiami kiti atskaitomybės dokumentai. Tačiau taip tvarkomos buhalterinės apskaitos informacijos analizės galimybės buvo ribotos ir iš esmės negalėjo būti didesnės nei rankiniu būdu tvarkomos apskaitos atveju.
Didėjant kompiuterių ir programinės įrangos techninėms galimybėms, keitėsi pirminių apskaitos duomenų įrašymo ir dokumentų formavimo bei sukauptos informacijos tvarkymo technologija. Dėl to pasikeitė buhalterių darbo specifika ir tapo būtina, skirstant darbus atskiriems darbuotojams, atsižvelgti į informacijos tvarkymo technologijos ypatumus. Tobulinant buhalterinės apskaitos informacijos tvarkymo technologiją, palaipsniui buvo atsisakyta tarpinių apskaitos registrų formavimo. Atsiradus galimybei įmonėje naudojamus kompiuterius sujungti į lokalų tinklą, atsirado prielaidos sukurti kompleksinę buhalterinės apskaitos tvarkymo sistemą, apimančią visų anksčiau paminėtų apskaitos barų informacijos tvarkymą. Naudodamasis šia sistema bet kuris buhalterijos darbuotojas gali atlikti visus apskaitos tvarkymo veiksmus, pasirinkęs ir iškvietęs vykdyti reikiamą šios sistemos programinį modulį. Dažniausiai atskiri apskaitos tvarkymo veiksmai atliekami iškvietus vykdyti atskirą programinį modulį. Tarpiniai apskaitos registrai daugeliu atvejų jau nebeformuojami. Kiekviena įvykdyta ūkinė operacija fiksuojama Centriniame apyvartos ar jam prilygintame masyve, kurio paskirtis analogiška Didžiosios knygos paskirčiai. Įsigijus arba nurašius atsargas, apskaičiuojamas naujas jų likutis ir patikslinama jo reikšmė Sandėlio apskaitos kortelių masyve, o ilgalaikio turto vertės kaita atspindima Inventorinių kortelių masyve. Atlikti apskaitos tvarkymo veiksmai, išskyrus pirminių apskaitos dokumentų formavimą, gali būti ir nedokumentuojami popierinėje laikmenoje.Tuo atveju, kai vieną kartą į kompiuterio atmintį įrašyti apskaitos duomenys panaudojami tvarkant visos įmonės buhalterinę apskaitą, yra sakoma, kad informacijos tvarkymas yra integruotas, o sistema, apimanti visų apskaitos barų duomenų tvarkymo programinius modulius ir palaikanti integruotą informacijos tvarkymą, vadinama kompleksine.Tvarkant apskaitą rankiniu būdu, nėra sunku nustatyti ir nepasirašyto dokumento rengėją. Tvarkant apskaitą kompiuteriais, tai padaryti labai sunku, nes nėra labai patikimų asmens, kompiuteriu atlikusio apskaitos tvarkymo veiksmus, atpažinimo priemonių. Šiuo atveju labai svarbu tiksliai apibrėžti atskirų apskaitos tvarkymo veiksmų paskirstymo atskiriems darbuotojams kriterijus ir kontroliuoti jų laikymąsi. Labai svarbiu šiuo atveju tampa ir buhalterijos darbuotojų tarpusavio pasitikėjimas.KAIS DIEGIMO IR INTEGRUOTO INFORMACIJOS TVARKYMO PLANAVIMAS
KAIS diegimo plano sudarymas
Įsigijus parengtą naudoti buhalterinės apskaitos tvarkymo programą arba užbaigus KAIS projektavimą pagal individualų užsakymą, būtina šią sistemą Įdiegti. Sistemos diegimas ir pritaikymas naudoti įmonėje apima:• personalo apmokymą naudotis sistema ir ją valdyti;• techninės bei komunikacinės įrangos parinkimą, įsigijimą ir sumontavimą;• bendrosios programinės įrangos parinkimą, įsigijimą ir instaliavimą;• sistemos kokybės ir priimtinumo vartotojams testo parengimą;• sistemos kokybės ir priimtinumo vartotojams patikrinimą, naudojantis parengtuoju testu;• prieš sistemos naudojimą įrašytinų duomenų surinkimą bei įrašymą į elektronines laikmenas;• teisinį KAIS naudojimo pradžios įforminimą ir atsakomybės už tolimesnę sistemos priežiūrą paskirstymą.KAIS įsisavinimo sėkmė labai priklauso nuo dokumentacijos kokybės. Tačiau žmonės dažnai nemėgsta skaityti ilgų techninės dokumentacijos instrukcijų. Todėl prieš diegiant KAIS tikslinga organizuoti buhalterijos darbuotojų apmokymą naudotis šia sistema. Be to, buhalterijos darbuotojai būna pakankamai apkrauti tiesioginiu darbu, todėl apmokymas naudotis KAIS padeda taupyti jų darbo laiką.Visi specialistai vieningai pataria pirmiausia pasirinkti KAIS, o po to kitų lūšių programinę įrangą bei kompiuterinę ir komunikacinę įrangą. Įvairių programinės įrangos rūšių parinkimo nuoseklumas labai priklauso nuo įvairių veiksnių, o ypač nuo to, kiek ir kokios programinės įrangos buvo įsigyta prieš priimant sprendimą diegti KAIS.Siekiant sklandžiai įdiegti KAIS, būtina iš anksto parengti šios sistemos naudojimui būtinus žinynų masyvus ir įrašyti į elektronines laikmenas įmonėje turimų vertybių kiekio bei vertės likučių reikšmes. Kadangi žaliavų, medžiagų, produkcijos, pinigų ir kitų įmonėje esančių vertybių likučiai apskaičiuojami tik ataskaitiniam laikotarpiui pasibaigus, KAIS galima diegti tik kito ataskaitinio laikotarpio pradžioje. Kai KAIS diegiama ne finansinių metų pradžioje, būtina išsiaiškinti, ar šioje sistemoje numatyta galimybė įrašyti iki jos naudojimo pradžios pasibaigusių ataskaitinių laikotarpių duomenis, reikalingus metinei finansinei atskaitomybei sudaryti. Jei tokia galimybė nenumatyta, metinę finansinę atskaitomybę, remiantis kiekvieno ataskaitinio laikotarpio atskaitomybės dokumentais, tektų sudaryti rankiniu būdu.
Diegiant KAIS, labai svarbu patikrinti jos kokybę ir priimtinumą vartotojams. KAIS kokybės ir priimtinumo vartotojams patikrinimą ir šios sistemos perdavimą naudoti vienu metu galima atlikti tik tuo atveju, kai:1. Kruopštus KAIS priimtinumo vartotojams ir kitų kokybės rodiklių patikrinimas buvo atliktas parenkant KAIS.2. Patikrinus KAIS kokybę, nebuvo numatyta ją tobulinti.3. Remiantis kitų šios KAIS naudotojų patirtimi, visiškai galima pasitikėti programinės įrangos kokybe.4. KAIS projektuotojai įmonei priimtinomis sąlygomis ketina toliau prižiūrėti sistemą.Kitais atvejais KAIS kokybę ir priimtinumą vartotojams būtina patikrinti prieš pradedant KAIS diegimo darbus.Labai dažnai šis tikrinimas atliekamas vieno ar daugiau ataskaitinių laikotarpių apskaitą tvarkant dviem būdais – anksčiau naudotu (dažniausiai rankiniu) ir naudojantis įdiegtąja sistema. Tačiau taip elgtis netikslinga, nes:• dėl įgūdžių stokos pirmąjį mėnesį buhalterijos darbuotojams būna sunku dirbti naująja programa;• daugelis galimų programinės įrangos klaidų ar netikslumų išaiškėtų tik pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui;• pastebėtas programinės įrangos klaidas ir netikslumus tektų šalinti nenutraukiant KAIS naudojimo.Pradėjus naudoti KAIS, neišvengiamai atsiranda daug neaiškumų, nepriklausomai nuo to, kaip gerai prieš sistemos diegimą buhalterijos darbuotojai buvo apmokyti. Tuo pat metu jiems tvarkyti apskaitą dar ir rankiniu būdu būtų per sunku, o svarbiausia, kad to ir nereikia, kai įsigyjama ir diegiama kitose įmonėse jau išbandyta ir naudojama programinė įranga.Kai kuriais atvejais, tiriant sistemos priimtinumą vartotojams, į kompiuterio atmintį gali būti įrašomi ankstesnio ataskaitinio laikotarpio apskaitos duomenys ir atliekami reikiami skaičiavimai. Palyginus rankiniu būdu tvarkytos apskaitos rezultatus su apskaičiuotais kompiuteriu, būtų galima tiksliai apibūdinti klaidą ir nurodyti dokumentą, kurį formuojant ji buvo pastebėta. ŠF informacija leistų KAIS projektuotojams lengviau ir greičiau ištaisyti pasitaikiusias programos klaidas.Labai geras praktinis sistemos išbandymas – sistemos kokybės ir priimtinumo vartotojams patikrinimas, naudojant testą. Šį testą turi parengti vartotojai ir sistemos patikrą atlikti dalyvaujant programinės įrangos kūrėjams. Siekiant patikrinti sistemos valdymo procedūras, priimtinumo teste turi būti numatyti ne tik realią situaciją geriausiai atspindintys pradiniai duomenys ir laukiami rezultatai juos apdorojus, bet ir pateiktas testo vykdymo sąlygų aprašymas. Esan galimybei, tikslinga paruošti po vieną ar keletą veiksmų atlikimo scenarijų patikrint sistemos galimybėms tinkamai apdoroti informaciją ir pateikti laukiamus rezultatus įvairiose sistemos naudojimo metu galinčiose susidaryti situacijose. Tik įsitikinę KAIS kokybe, naudotojai gali pripažinti jos priimtinumą.Priimtinumo vartotojui testą turėtų rengti buhalterijos darbuotojai ir jis turėtų būti skirtas patikrinti KAIS programų komplekso gebėjimą tinkamai atlikti atskirus apskaitos tvarkymo veiksmus, iškviečiamus vykdyti, pasirinktus meniu punktus, pavyzdžiui:• pirminio apskaitos dokumento duomenų įrašymą į kompiuterio pastoviąją atmintį ir kai kurių įrašomų rekvizitų realumo patikrinimą;• iš darbuotojo darbo užmokesčio išskaičiuotinų mokesčių apskaičiavimą;• rezultatinio apskaitos dokumento ar atsakymo į užklausą suformavimą. Šiame teste turi būti numatyti visi galimi pirminių duomenų ir jų deriniųvariantai bei negalimi duomenys ir jų deriniai. To reikia, siekiant nustatyti ne tik suprojektuotos sistemos programų gebėjimą atlikti reikiamus apskaitos tvarkymo veiksmus, bet ir atlikti įrašomų duomenų loginę bei matematinę patikrą, pranešti vartotojui apie klaidas arba abejotiną įrašomų duomenų teisingumą ir, jei reikia, suteikti galimybę šiuos duomenis ištaisyti... Kai programų klaidos aptinkamos KAIS kokybės patikrinimo metu, yra paprasčiau šį faktą dokumentuoti ir reikia daug mažiau pastangų bei laiko pareikalauti jas ištaisyti. Buhalterijos darbuotojai dirbdami kartu su projektuotojais galėtų tuoj pat išsiaiškinti atsiradusius nesklandumus ir tuo pačiu metu suteiktų galimybę geriau pasirengti dirbti savarankiškai.Žinynų masyvų duomenis ir įmonėje turimų vertybių kiekio bei vertės likučių reikšmes įrašyti į elektronines laikmenas pagal užsakovo ir KAIS platinančios institucijos susitarimą gali buhalterijos darbuotojai arba programinę įrangą platinančios institucijos specialistai. Daugumą individualių žinynų masyvų galima parengti iš anksto, todėl nebūtinas skubus jų duomenų įrašymas. Tai sudaro palankias prielaidas šiuos duomenis į elektronines laikmenas įrašyti buhalterijos darbuotojams ir įgauti praktinio darbo su naująja KAIS įgūdžių. Ypač aktualu, kad duomenis apie įmonėje turimų vertybių kiekio ir vertės likučius įrašytų buhalterijos darbuotojai, kurie bus atsakingi už šių vertybių apskaitos tvarkymą.Vienas iš pagrindinių apskaitos principų yra kaupimo principas. Vadovaujantis juo ūkinės operacijos ir įvykiai apskaitoje turi būti fiksuojami tuoj pat jiems įvykus. Buhalterijos darbuotojai turi dalyvauti tikrinant KAIS kokybę ir priimtinumą vartotojams bei atlikti kitus šios sistemos diegimo darbus. Diegian KAIS, jie yra atitraukiami nuo tiesioginio darbo, tačiau įmonėje ūkinės operacijos turi būti vykdomos nuolat ir. žinoma, fiksuojamos apskaitoje. Atidėtus apskaitos tvarkymo darbus buhalterijos darbuotojai turi atlikti vėliau, naudodamiesi nauja ir dai neįprasta sistema. Dėl šios priežasties laikotarpis, per kurį turi būti įdiegta KAIS arba nauja jos versija, turi būti kiek galima trumpesnis, ypač tuo atveju, kai per ataskaitinį laikotarpį įmonėje įvyksta labai daug ūkinių operacijų.Siekiant išvengti problemų dėl pavėluoto ūkinių operacijų ir įvykių įforminimo, KAIS įdiegimui būtina iš anksto ir labai kruopščiai pasirengti -numatyti darbus ir veiksmus, kurie turi būti atlikti prieš diegiant KAIS, kad mažiau jų reikėtų atlikti sistemos diegimo metu. Siekiant šio tikslo, turėtų būti parengtas KAIS diegimo darbų planas ir KAIS diegimo darbų grafikas, kuriame būtų kiekvieno veiksmo atlikimo terminai ir už jų atlikimą atsakingi asmenys.KAIS diegimo planą turėtų rengti įmonės specialistai, aktyviai talkinant KAIS projektuotojams arba platintojams. Tuo atveju, kai, prieš pradedant naudoti naują KAIS, apskaita įmonėje buvo tvarkoma kompiuteriais, naujosios sistemos projektuotojai arba platintojai turėtų dalyvauti ne tik rengiant naujosios sistemos diegimo planą, bet ir parinkti arba parengti apskaitos duomenų perrašymo iš anksčiau naudotos KAIS informacinių masyvų į naujos sistemos informacinius masyvus būdus bei priemones.KAIS diegimo darbų nuoseklumas ir jų skirstymo į atskirus veiksmus detalumas labai priklauso nuo daugelio veiksnių — pasirinktos KAIS savybių, įmonės dydžio ir organizacinės struktūros, o taip pat nuo to, kokiu būdu apskaita buvo tvarkoma anksčiau.Tuo atveju, kai prieš pasirenkant KAIS apskaita įmonėje buvo tvarkoma rankiniu būdu, šios sistemos diegimo plane prieš sistemos naudojimą įrašytinų ; duomenų surinkimas bei įrašymas į elektronines laikmenas turėtų būti aptartas išsamiau, pavyzdžiui, nurodant šiuos darbus:1. Atsižvelgiant į įmonės specifiką patikslinami bendrieji žinynų masyvai, pavyzdžiui, Kalendoriaus, Darbo užmokesčio rūšių ir kiti žinynai. KAIS platintojai vartotojams dažniausiai pateikia visiškai parengtus masyvus ir nurodo jų struktūrą, kad būtų galima juos patikslinti ar papildyti reikiamais duomenimis.2. Surenkami, parengiami ir įrašomi į elektronines laikmenas individualią (naudotinų konkrečioje įmonėje) žinynų masyvų, pavyzdžiui, Informacijos apie darbuotojus, Materialiai atsakingų asmenų, Struktūrinių padalinių pavadinimų, Sąskaitų ir subsaskaitų pavadinimų bei kitų žinynų duomenys Šių informacinių masyvų duomenų įrašymo i elektronines laikmenas nuoseklumą lemia žinynų tarpusavio loginiai ryšiai.3. Apskaičiuojami paskutiniojo prieš KAIS diegimą ataskaitinio laikotarpio ilgalaikio turto objektų vertės, atsargų bei produkcijos kiekio ir vertės, o taip pat pinigų kasoje bei banke likučiai ir šie duomenys įrašomi į naujo ataskaitinio laikotarpio pradžios likučių masyvus.4. Naudojantis naująja programine įranga, vykdomi naujo ataskaitinio laikotarpio apskaitos tvarkymo darbai.Esant reikalui, KAIS diegimo darbai gali būti skirstomi į atskirus veiksmus. KAIS diegimo darbų plane arba kalendoriniame šių darbų atlikimo grafike šios sistemos diegimo darbai į atskirus veiksmus turėtų būti išskaidyti taip, kad būtų galima tiksliai nustatyti atskirų veiksmų atlikimo nuoseklumą ir apibrėžti kiekvieno įmonės bei KAIS platinančios institucijos specialisto atsakomybę už atliekamo darbo kokybę. Taip pat turi būti atsižvelgiama į kitas, diegiant KAIS, svarbias aplinkybes.Tuo atveju, kai įmonėje apskaita tvarkoma kompiuteriais ir baigiamas patobulintos sistemos versijos projektavimas arba įsigyjama kita KAIS, būtina ne tik įdiegti naują sistemą, bet ir sklandžiai perkelti anksčiau veikusios sistemos apskaitos registruose sukauptus duomenis. Anksčiau veikusios sistemos pakeitimas nauja gali būti atliktas keliais būdais:• ankstesnioji sistema pakeičiama nauja iš karto;• ankstesnioji ir naujoji sistema tam tikrą laikotarpį naudojamos kartu;• nuosekliai įdiegiami atskiri naujosios sistemos programiniai moduliai ir, šį darbą užbaigus, naudojama naujoji sistema.Prieš tikrinant pagal individualų projektą parengtos KAIS kokybę ir priimtinumą vartotojams, naudojantis priimtinumo vartotojams testu, turi būti išbandytas atskirų šios sistemos programinių modulių veikimas, naudojant kontrolinius pavyzdžius. Kontrolinius pavyzdžius turėtų rengti KAIS projektuotojai, o įmonės buhalterijos darbuotojai turėtų jiems talkinti, įvardindami sudėtingiausias situacijas, kurios gali pasitaikyti naudojantis sistema. Atskirų programinių modulių patikrinimo kontroliniai pavyzdžiai ir jų išbandymo rezultatus patvirtinantys dokumentai turėtų būti pridėti prie projektuojamos sistemos techninės dokumentacijos. Būsimieji KAIS naudotojai priimtinumo vartotojui testą turėtų rengti jau susipažinę su kontrolinių pavyzdžių bandymo rezultatais. Atskirų programinių modulių išbandymo kontroliniai pavyzdžiai gali būti laikomi ir priimtinumo vartotojui testo sudėtine dalimi, tačiau jų išbandymu negali būti apsiribojama tikrinant KAIS kokybę.Kaip jau buvo minėta, naudojant priimtinume vartotojams testą, tikrinamas KAIS gebėjimas atlikti aaskaitos svarstymo versmus. Taigi, kontrolinio pavyzdžio paskirtis yra patikrinti atskirų programinių modulių gebėjimą atlikti techninėje užduotyje numatytas funkcijas ir tenkintųjoje suformuluotus reikalavimus.8.2. [monės informacinės sistemos sudėtinių dalių diegimo nuoseklumasSiekiant parinkti racionalų techninės ir programinės įrangos derinį, svarbu žinoti ne tik šios įrangos technines galimybes bei kainas, bet ir įmonėje tvarkomos informacijos apimtis. Tiksliai apskaičiuoti tvarkomos informacijos kiekį būtų labai; sudėtinga ir tai brangiai kainuotų, todėl, vertinant tvarkomos informacijos apimtis, daugeliu atvejų remiamasi labai apytikriais apskaičiavimais ir intuicija. Vadovautis! intuicija galima tik turint patirties naudotis kompiuteriais ir informacinėmis! sistemomis. Tačiau nenaudodami kompiuterių įmonės specialistai negali sukaupti] praktinės informacinių sistemų naudojimo patirties. Techninę ir programinę įrangą! parduodančių institucijų specialistai yra labai suinteresuoti parduoti savo prekes ir] paslaugas, todėl jiems ne visada sekasi būti objektyviais patarėjais. Specialistų,; nesusijusių su techninę ir programinę įrangą parduodančiomis institucijomis yra^ labai mažai. Todėl labai aktualu, kad įmonės palaipsniui plėtotų savo informacinę • sistemą ir jų specialistai kauptų reikiamą patirtį techninei ir programinei įrangai į pasirinkti. Palankias sąlygas reikiamai patirčiai kaupti sudaro paprastesnių ir-, lengviau išmokstamų naudoti programų įdiegimas.Vakarų šalių specialistai yra pastebėję, kad labai daug problemų įmonių’ viduje iškyla ne tiek dėl specialistų nekompetentingumo, kiek dėl prasto! kanceliarijos darbo, nes pastarąjį dažniausiai atlieka mažesnį išsilavinimą turintis’; personalas. Todėl įmonėms, nenaudojusioms kompiuterių informacijai tvarkyti, jie •; siūlo tokį informacinių sistemų diegimo nuoseklumą, kurio tikslinga laikytis ir; Lietuvoje:1. Teksto redagavimo programų įdiegimas ir raštvedybos: kompiuterizavimas.2. Siunčiamos korespondencijos rengimo kompiuterizavimas (gaunamos; korespondencijos tvarkymo kompiuterizavimas reikalauja daug sudėtingesnės programinės įrangos, todėl ši programinė įranga turėtų būti diegiama vėliau).3. Įsakymų ir kitos informacijos perdavimo elektroninio ryšio priemonėmis; tiesiogiai užduočių vykdytojams organizavimas.4. Elektroninio pašto įdiegimas, leidžiantis labai paspartinti korespondencijos perdavimą ir paskirstymą bei sumažinantis jos persiuntimo išlaidas, nes elektroninis paštas šiuo metu yra pigiausia informacijos perdavimo priemonė 5. Specifinės programinės įrangos, automatizuojančios ekonominėsI informacijos tvarkymą, pavyzdžiui, buhalterinės apskaitos, vadybossprendimų priėmimo paramos ir kitų reikiamų programų įdiegimas. 6. [vairių įmonėje naudojamų informacinių sistemų suderinimas tarpusavyje, siekiant integruotai tvarkyti duomenis. Paprastesnių informacinių sistemų naudojimas skatina kaupti žinias ir patirtį ne tik už jų plėtrą atsakingiems specialistams, bet ir visiems darbuotojams, nes sudaro palankias sąlygas išmokti naudotis kompiuteriu, atsikratyti nepasitikėjimo savo jėgomis savarankiškai naudotis kompiuteriu bei suprasti pagrindines kompiuterius ir programinę įrangą apibūdinančias sąvokas. Ši patirtis labai naudinga ir kiekvienam buhalterijos darbuotojui, nes leidžia suvokti kompiuterių technines galimybes ir tiksliau bei aiškiau formuluoti ne tik informacinius poreikius, l bet ir pageidavimus vartotojo bei kompiuterio dialogo kokybei.8.3. Pagrindinės įmonės ir jos filialų buhalterinės apskaitos tvarkymo integravimasParengti racionalią apskaitos informacijos tvarkymo technologiją tuo atveju, kai visos kompiuterizuotos darbo vietos skirtos buhalterinei informacijai tvarkyti yra viename administraciniame pastate, nėra labai sunku. Daug sudėtingiau yra tuo atveju, kai viena ar kelios darbo vietos yra kituose įmonės pastatuose. Tačiau(sudėtingiausia yra tuo atveju, kai įmonė turi filialų kituose miestuose arba kitose šalyse. Atsižvelgiant į įmonės filialuose sukauptos buhalterinės informacijos svarbą, jos tvarkymo operatyvumą ir įmonės finansines galimybes, apskaitos informacijos tvarkymas gali būti organizuotas vienu iš toliau išvardintų būdų:1. Kruopščiai ištyrus informacijos tarp atskirų įmonės filialų srautus ir įsigijus reikiamą komunikacinę įrangą tiesioginiams ryšiams palaikyti, apskaitos tvarkymo darbas organizuojamas vieninga sistema, tai yra taip, lyg visos apskaitos informacijai tvarkyti skirtos kompiuterizuotos darbo vietos būtų viename administraciniame pastate.2. Apskaitos duomenys pagrindinėje įmonėje ir jos filialuose tvarkomi atskirai. Pasibaigus darbo dienai, darbo savaitei ar mėnesiui duomenys iš filialų tiesioginio ryšio priemonėmis arba kitomis elektroninėmis laikmenomis pristatomi į pagrindinės įmonės buhalteriją ir perrašomi į bendrus įmonės informacinius masyvus. Remiantis šiais duomenimis parengiama bendra pagrindinės įmonės ir jos filialų finansinė atskaitomybė bei kiti rezultatinės apskaitos dokumentai.3. Atskirai yra tvarkoma pagrindinės įmonės ir jos filialų buhalterinė apskaita bei parengiama ataskaitinio laikotarpio atskaitomybė. Pasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui, bendrai įmonės finansinei atskaitomybei sudaryti reikiami duomenys perduodami tiesioginio ryšio priemonėmis arba kitomis elektroninėmis laikmenomis į pagrindinės įmonės buhalteriją, kur ir parengiama bendra finansinė atskaitomybė.4. Buhalterinė informacija tvarkoma tik pagrindinės įmonės buhalterijoje. Įmonės filialai pagrindinei įmonei perduoda pirminius apskaitos dokumentus popierinėse laikmenose.Patogiausias naudoti ir patikimiausias yra pirmasis būdas. Tačiau jo įgyvendinimas gali būti labai brangus ir nepriimtinas dėl finansinių išteklių stokos.Siekiant įgyvendinti antrąjį apskaitos informacijos tvarkymo būdą investicijų reikia daug mažiau, tačiau labai daug problemų iškyla, siekiant operatyviai papildyti ir patikslinti žinynų masyvus. Šiuo atveju įmonės filialų apskaitos darbuotojai popierinėse arba elektroninėse laikmenose turi parengti duomenis, kuriais turėtų būti papildomi arba patikslinami centralizuotai tvarkomi žinynų masyvai, ir perduoti atsakingam už šių masyvų tvarkymą buhalterijos ” darbuotojui. Tik po to, kai šie duomenys perkeliami arba įrašomi į žinynų masyvus, gali būti užbaigti pildyti pirminiai apskaitos dokumentai, kurių duomenų loginė patikra negalėjo būti sėkminga dėl būtinybės papildyti arba patikslinti žinynųmasyvus.Trečiuoju atveju dėl žinynų masyvų tikslinimo gali iškilti dar daugiau ‘; problemų negu antruoju, nes per ataskaitinį laikotarpį gali susikaupti daug įrašų, kuriuos reikėtų patikslinti arba naujai įrašyti į žinynų masyvus. Žinynų masyvų tikslinimas, nebaigtų pildyti pirminių apskaitos dokumentų informacijos teisingumo patvirtinimas ir jos apdorojimas bei galinčių pasitaikyti klaidų taisymas iš • buhalterijos darbuotojų gali pareikalauti nemažai darbo laiko ir pastangų, o į ataskaitinio laikotarpio atskaitomybė bus parengta tik praėjus tam tikram laikui po j šio laikotarpio pabaigos. Be to, šiuo atveju prarandama galimybė operatyviai ; kontroliuoti įmonės veiklos rezultatus ir laiku imtis priemonių neigiamoms l tendencijoms likviduoti.Ketvirtojo būdo naudojimo atveju dalis apskaitos informacijos yra tvarkoma rankiniu būdu. Nors šiuo atveju gali būti apsieinama su minimaliu kompiuterizuotų darbo vietų skaičiumi, tačiau informacijos tvarkymas tampa nepakankamai ; racionaliu ir negali užtikrinti operatyvios įmonės filialuose vykstančių procesų kontrolės. 8.4. KAIS ir kitų įmonės informacinių sistemų duomenų integruoto tvarkymo galimybėsDažniausiai NŽI, pirminių apskaitos dokumentų ir apskaitos registrų duomenims saugoti skirtuose informaciniuose masyvuose sukaupti duomenys yra priskiriami įmonės konfidencialiai informacijai. Dėl to teisė susipažinti su šiuose informaciniuose masyvuose sukauptais duomenimis ir jais naudotis turi būti suteikta ne visiems įmonės darbuotojams. Atsižvelgiant į vartotojų informacinius poreikius ir jų užimamas pareigas, o taip pat į programinės įrangos galimybes, KAIS gali būti numatyta galimybė nustatyti su kurių informacinių masyvų duomenimis vartotojas turi teisę susipažinti. Siekiant išsaugoti KAIS duomenų konfidencialumą, šios sistemos sąsajos su kitomis įmonėje naudojamomis informacinėmis sistemomis turi būti ribotos.Šiuo metu Lietuvoje dar retai naudojamasi valdymo sprendimų paramos informacinėmis sistemomis. Šios informacinės sistemos pagalba vadybininkai gali rengti racionalius įmonės veiklos plėtros planus ir priimti reikiamus valdymo sprendimus. Kaip žinoma, racionaliems valdymo sprendimams priimti reikia informacijos apie įmonės verslo aplinką, o taip pat duomenų apie įmonės veiklos rezultatus. Pastarųjų duomenų šaltiniu yra kompiuterizuotos buhalterinės apskaitos sistema.. Buhalterinės apskaitos informacija valdymo sprendimams priimti gali būti naudojama ir neturint valdymo sprendimų paramos informacinės sistemos. Grupuojant vadybininkams reikiamus buhalterinės apskaitos duomenis bei vaizdžiai pateikiant gautus rezultatus, tikslinga naudotis skaičiuoklėmis. Daugelis programavimo kalbų, kuriomis parašytos KAIS programos, suteikia vartotojui galimybę informaciniuose masyvuose sukauptus duomenis eksportuoti į elektronines lenteles ir juos apdoroti.Šiuo metu jau daugelis bankų Lietuvoje turi informacines sistemas, padedančias įgaliotiems ūkio subjektų darbuotojams tvarkyti sąskaitą banke iš įmonėje esančios KDV, tai yra atlikti mokėjimus, nenaudojant popierinių dokumentų ir nesinaudojant banko tarnautojų paslaugomis. Tai aktualu daugeliui įmonių, o ypač toms, kurios atlieka labai daug mokėjimo negrynaisiais pinigais operacijų bei yra toli nuo jas aptarnaujančių banko įstaigų. Tačiau įrašius pinigų mokėjimui iš sąskaitos banke atlikti reikiamus duomenis naudojantis banko informacine sistema ir siekiant atliktas ūkines operacijas atspindėti įmonės apskaitos registruose, pakartotinai juos reikia įrašyti ir naudojantis KAIS. Siekiant išvengti šio dvigubo darbo ir rizikos padaryti klaidų, kai kuriose KAIS yra numatyta galimybė įmonės KAIS suformuoto mokėjimo pavedimo ar kito mokėjimo dokumento duomenis automatiškai perrašyti banko informacinės sistemos atpažįstamu formatu ir elektroninio ryšio priemonėmis išsiųsti į banko įstaigą.Buhalterijos darbuotojams reikia labai daug teisinės informacijos, ypač apie reikalavimus apskaitai tvarkyti ir mokesčiams apskaičiuoti. Todėl įmonėms, turinčioms elektroninį paštą, naudinga įdiegti teisinės informacijos paieškos sistemą. Populiariausia šiuo metu Lietuvoje teisinės informacijos sistema yra Lite. Joje yra visi Valstybės žiniose skelbti teisės aktai (su visais pakeitimais bei papildymais), o svarbiausia – galima jų paieška pagal esminius žodžius ir kitus paieškos kriterijus.Žinoma, naudojantis teisinės informacijos paieškos sistema, neapdorojama apskaitos informacija, tačiau teisinės žinios yra labai svarbios, siekiant tinkamai įforminti apskaitoje ūkinius įvykius ir ūkines operacijas. Be to, sekant teisės aktų nuostatų kaitą, galima nustatyti, kada būtina tikslinti esamus arba kurti naujus KAIS programinius modulius.Daugeliu atvejų informacija apie įvairių prekių ir paslaugų rinkos kainas, kurią galima gauti naudojantis rinkos kainų informacinėmis sistemomis, yra aktuali ne buhalterijos darbuotojams, o įmonės vadybininkams. Šios, kaip ir teisinės informacijos paieškos sistemos, neatlieka apskaitos duomenų tvarkymo, tačiau jų ir į KAIS duomenų integruotas tvarkymas galimas, naudojant įmonės veiklos* prognozavimo bei modeliavimo programas, ypač planuojant pinigų srautus. Tačiau? šiuo metu tokių informacinių sistemų naudojama labai mažai.Apibendrinant galima pasakyti, kad nors dalis buhalterinės apskaitos; duomenų yra konfidencialūs. Apdorojus jie gali būti naudojami kitose įmonės. informacinėse sistemose, pavyzdžiui, valdymo sprendimų paramos informacinėse sistemose. Sėkmingam šių sistemų veikimui reikiami duomenys iš kompiuterio pastoviojoje atmintyje sukauptų buhalterinės apskaitos registrų turėtų būti išrenkami’ naudojantis specialiais programiniais moduliais arba eksportuojami į informacinius masyvus, vartotojui pateikiamus skaičiuoklėmis.