Ekselio programa

KLAIPĖDOS VERSLO IR TECHNOLOGIJŲ
KOLEGIJA
VERSLO FAKULTETAS
MS EXCEL. Bendra apžvalga.
Referatas
Darbą atliko 1TA studentė R. Klevinskienė
Darbą tikrino destytoja L. Dreižienė
Klaipėda, 2005

Turinys
1. Įžanga 3p
2. Įrankių juosta 4p
3. Laukelių pažymėjimas 4p
4. Excel lentelės 5p
5. Naujų stulpelių ir eilučių įvedimas 6p
6. Formatų įpatybės ir papildomi formatai 7p
7. Automatinis duomenų įvedimas 8p
8. Uždavinių sprendimo tvarka skaičiuoklėse 10p
9. Funkcijos 12p
10. Klaidos 15p
11. Grafikų kūrimas 16p
12. Sąrašas (List) 18p
13. Duomenų filtravimas 19p
14. Duomenų rūšiavimas 19p
15. Sukinio (pivot) kūrimas 20p
16. Excel Visual Basic makro savybės 20p
17. Duomenų patikrinimas 21p
18. Išvados 23p

Microsoft Excel
Kaip žinome, mūsų gyvenimas neįsivaizduojamas be skaičių. Daugybė žmonių kiekvieną laiko ir t.t. Taip pat egzistuoja galimybė greitai analizuoti duomenis, gauti atsakymą į klausimą: dieną daro finansinius, mokslinius bei šiaip įvairios paskirties skaičiavimus. Tačiau neužtenka galima tvvarkyti paprastas bet kokios apskaitos duomenų bazes, pvz: pinigų, medžiagos, prekių,“Kokią savaitės dieną gauname didžiausia pelną?” ir pateikti rezultatus trimatės diagramos padaryti apskaičiavimą, labai svarbu jį sutvarkyti, išsaugoti ir pateikti jį kaip patikimą dokumentą. Tam ir skirta Microsoft kompanijos programa Excel. Praktiškai visus finansinius dokumentus ir buhalterines formas labai patogu kurti ir apdoroti Excel pagalba. Be to, šios programos pagalba pavidalu. Programa MsExcel tikrai turi daug privalumų, todėl kiekvienam besimokančiam dirbti su kompiuteriu, tikrai verta susipažinti su ja ir išmokti daarbo su lentelėmis pagrindų. Microsoft Office Excel 2003 suteikia galimybę duomenis paversti svarbia informacija ir naudotis jos įrankiais analizuojant bei dalinantis pasiektais rezultatais. Excel 2003 gali padėti geriau dirbti komandoje ir labiau apsaugoti bei kontroliuoti prieigą prie atliekamo darbo. Be to, jūs ga

alite dirbti su pramoninio standarto XML duomenimis ir lengviau dalyvauti verslo procesuose.
Skaičiavimų specifikacijos. Skaičių tikslumas – 15 skaitmenų. Formulės turinio ilgis – 1024simboliai. Argumentai funkcijoje – 30. Vienos į kitą įdėtų funkcijų lygiai – 7. Prieinamų darbalaukio funkcijų skaičius 329. Anksčiausiai skaičiavimuose leistina data – 1900.01.01.,vėliausia – 9999.12.31. Unikalūs elementai lauke 32500, puslapio laukai – 256, duomenų laukai – 256.
Microsoft Office programa Microsoft Excel yra labai patogi lentelių kūrimui,tačiau tai anaiptol nėra vienintelis jos privalumas.Šios programos pagalba labai sėkmingai galima kurti langus primenančius Microsoft Word programos langus. Meniu juostoje pasirenkamų komandų sąrašas skirtas pagrindinėms darbo funkcijoms atlikti:
• File – darbo su lentelėmis ir jų failais komandos;
• Edit – redagavimo komandos;
• View – ekrano vaizdo komandos;
• Insert – duomenų įterpimo komandos;
• Format – formatavimo komandos;
• Tools – darbo aplinkos konfigūravimo komandos;
• Data – darbo su duomenų baze komandos;
• Window – veiksmai su langais;
• Help – aiškinamoji informacija (žinynas).
Be pagrindinio meniu, MS Excel yra koontekstinis meniu, iškviečiamas spaudžiant dešinį pelės klavišą. Koks kontekstinio meniu komandų sąrašas pateikiamas, priklauso nuo to, kurioje programos lango vietoje ir kurioje aplinkoje jis iškviestas.
Meniu komandas vykdyti galima pele ir klavitūra.
Įrankių juosta
View/Toolbars – įrankių juostos pildymui ar nuėmimui. Chart – diagramų įrankių juostos mygtukai. Sukurti individualių įrankių juostą – View/Toolbars. Spausti New. Surinkti vardą ir spustelėti New ir t.t. Close – užbaigti komandą.
Norint failo atidarymo komandą vykdyti klavitūra, reikia:
• Paspausti klavišą ; ↓↑ klavivišais <→>, <←> Žymiklį nustatyti ties meniu File;
• Paspauskite ;
• Klavišais <↑>, < ↓> žymiklį nustatykite ti
ies komanda Open;
• Paspauskite .
Šią komandą galime vykdyti spaudžiant klavišų derinį, t.y. + .
Laukelių pažymėjimas
Norint pažymėti vieną laukelį, spragtelim ant jo pele. Norint pažymėti sritį, pažymime pirmąjį ir, nuspaudę kairįjį pelės klavišą, traukiame pelę per kitus laukelius. Norint pažymėtivisą stulpelį, spragtelim pele stulpelio antraštę. Eilutę – eilutės antraštę. Visos lentelės pažymėjimas – spragtelim pele eilučių ir stulpelių susikirtimo vietą.
Vienas pagrindinių Excel programos valdymo įrankių yra pelė, kuria galime: 1) žymėti; 2) kopijuoti; 3) didinti ir mažinti eilutes bei stulpelius; 4) pernešti arba kopijuoti.
Kopijuoti galime:
1) pasinaudojus COPY ir PASTE klavišais;
2) pažymėjus ir tampant ląsteles;
3) formatą galima kopijuoti paspaudus FORMAT PAINTER klavišą.

Excel lentelės
Lentelės. Paleidus Excel matomas darbo lapas (worksheet) dar vadinamas skaičiuoklės lentele (sheet), kuriame rašomi, saugomi, apdorojami duomenys. Lentelės (worksheet), padalintos į eilutes (rows) ir stulpelius (columns). Stulpeliai yra pažymėti raidėmis (A, B, C ir t.t.) ir eilutės sunumeruotos (1, 2, 3 ir t.t.). Kiekvienoje lentelėje yra 256 stulpeliai ir 65535 eilutės. Kiekviena stulpelio ir eilutės sankirta yra celė (cell) – darbo bazinis vienetas, kuriame rašomi duomenys.
Lentelių yra: darbo (worksheet), grafikų (chartsheet). Aktyviosios lentelės auselė balta, kitų pilkos.
Judėjimas viduje. Lentelėje galima judėti 3 būdais: pelės pagalba, naudojant vertikalią ir horizontalią peržiūros juostą ir klaviatūrą:
1. pelę spustelėjus bet kur ar panaudojus pelės ratuką;
2. klavišais:
• PAGE UP (galima peršokti per vieną ekraną aukštyn);
• PAGE DOWN (galima peršokti per vieną ekraną žemyn);
• CTRL+HOME (galite peršokti į savo dokumento langelį A1

1, kuris yra kiekvienos lentelės viršutiniame kairiajame kampe);
• CTRL+END (galite peršokti į paskutinį savo darbinio lapo langelį);
• ↓ (savo lentelėje galite peršokti per vieną eilutę žemyn);
• ↑ (savo lentelėje galite peršokti per vieną eilutę aukštyn);
• → (savo lentelėje galite peršokti per vieną stulpelį į dešinę);
• ← (savo lentelėje galite peršokti per vieną stulpelį į kairę);
• CTRL+↑↓→← (galite peršokti aukštyn/žemyn arba į dešinę/į kairę per vieną gretimą eilutę ar stulpelį su duomenimis);
3. NAME dėžutėje įrašius adreso eilę (range);
4. su slankjuostėmis: vertikalioje peržiūros juostos spragtelėję virš ar po šliaužte, galite pasislinkti per vieną ekraną aukščiau ar žemiau. Horizontalioje peržiūros juostoje spragtelėję šliaužtės kairėje ar dešinėje, galite pasislinkti per vieną ekraną į kairę arba į dešinę;
5. iš Edit meniu go to ir įrašant ląstelės adresą CTRL+G.
Perėjimas į kitą.
1) sužadinus ląstelės etiketę;
2) klavišais CTRL+PAGE DOWN ir CTRL+PAGE UP;
3) iš Tools meniu Options→General;
4) iš Insert meniu arba SHIFT+F11, pereiname į naują lentelę;
5) Insert chart arba F11, pereiname į naują grafiko lentelę;
6) Module iš Macro visual basik, moduliui;
7) Dialog iš Macro, dialogu;
8) visa tai dar galima padaryti paspaudus lentelių etikečių kontekstinį meniu.
Įvardijimas. Lenteles galime pervadinti:
1. du sykius spustelėjus lentelės etiketę;
2. iš lentelės kontekstinio meniu Rename;
3. iš Format →sheets→Rename;
Perkėlimas. Lenteles perkeliame:
1. etiketės kontekstinis meniu M;ove or copy;
2. paėmus pele ir perkeliant lentelių juostoje;
3. iš Edit meniu Move or copy sheets;
Kopijavimas. Lentelę galima nukopijuoti:
1. etiketės kontekstinis meniu Move or copy ir creat a copy;
2. iš Edit meniu Move or copy ir creat a copy;
3. pele nešti etiketę la
aikant paspaudus CTRL;
NEVALYKITE NARVELIŲ TARPO KLAVIŠU! Šis duomenų trinimo būdas – pats blogiausias: nors narvelis ekrane pateikiamas tuščias, įvestas tarpo simbolis suteikia narveliui teksto formatą, jo koordinatės nebegali būti naudojamos matematinėse formulėse. Šiuo atveju narveliuose, kuriuose įrašytos formulės, pateikiama klaidos reikšmė #VALUE!. Jei vis dėlto taip atsitiko, tuščius narvelius dar kartą išvalykite Edit→Clear (Contents) komanda arba DELETE klavišu.
Naujų stulpelių ir eilečių įvedimas
Norint įterpti naujų eilučių, pažymime eilutę, prieš kurią norime įterpti naują, INSERT/ROWS. Jei norime įterpti naujų stulpelių, pažymime stulpelį, prieš kurį norime įterpti naują, INSERT/COLUMNS. Jei norime įterpti naują laukelį, pažymime tą laukelį, prieš kurį įterpsime naują, INSERT/CELLS. Pasinaudoję lentele, įterpti laukelį galime prastumiant jau egzistuojančius dešinėn (Shift cells right), žemyn (Shift cells down), įterpti visą eilutę (Entire row), visą stulpelį (Entire column).
Įterpti galima kontekstinio meniu pagalba. Jei kontekstinį meniu išskleisime ant stulpelio ar eilutės antraštės ir pasiriksime INSERT komandą, bus įterptas stulpelis ar eilutė.
Įterpus naują eilutę arba laukelį, pasirodo formatavimo intelektualioji žymė, ant kurios spragtelėjus galima pasirinkti:
• Išlaikyti tokias formatavimo savybes, kokios yra aukščiau (Format Same As Above), žemiau (Format Same As Below); panaikinti formatavimo savybes (Clear Formatting);
• Išlaikyti tokias formatavimo savybes, kokios yra kairėje (Format Same As Left), dešinėje (Format Same As Right); panaikinti formatavimo savybes.
Norint panaikinti eilutę, stulpelį ar laukelį, EDIT/DELETE. Atsidaro dialogo langas, kuriame nurodome, ką trinti: ištrynus laukelį, į jo vietą įterpti laukelį iš kairės (Shift cells left), iš apačios (Shift cells up), ištrinti visą eilutę (Entire row), ištrinti visą stulpelį (Entire column).
Lentelės išsaugojimas. FILE/SAVE. Pasirenkame kaupiklį ir katalogą, kuriame įrašysime (Save in). Suteikiame failui pavadinimą, Excel sukurtas failas turės plėtinį xls (Save as type). Jei dažnai reikia dirbti su keliais tais pačiais failais, kurie yra skirtinguose kaupikliuose ar kataloguose, kad kiekvieną kartą nereikėtų jų ieškoti, kai norite atidaryti, galime pirmą kartą visus atidaryti ir išsaugoti kaip darbo lauką FILE/SAVE WORKSPACE (failo plėtinys xlw).
Eksportavimas kitu formatu. SAVE AS/SAVE AS TYPE nurodome, kokiu formatu išsaugosime.
Formatų įpatybės ir papildomi formatai
General (bendrasis) formatas. Jei celei suteiktas numatytasis bendrasis skaičių formatas, joje rodomas sveikasis (789), realusis (7,89) arba eksponentinis (7,89E+08) skaičius, jei surinktas skaičius netelpa celėje. Šis formatas leidžia rodyti iki 11 ženklų, įskaitant dešimtainį kablelį ir simbolius “E” bei “+”.
Number (skaičių) grupės formatais galima rodyti sveikuosius bei realiuosius skaičius ir skaičius su tūkstančių skyrikliais.
Currency (valiutos) formatai naudojami pinigų reikšmėms vaizduoti. Šios formatų grupės parametrai panašūs į skaičių grupės parametrus, tik vietoje tūkstančių skyriklio jungiklio, matysite valiutos simbolių (Symbol) atveriamąjį sąrašą– jame ir pažymėkite None (nieko), Lt, $ ar kitos valiutos žymenį. Reikšmės su valiutos žymeniu lygiuojamos stulpelyje pagal realaus skaičiaus kablelį su reikšmėmis be valiutos ženklo.
Accounting (apskaitos) formatų grupė skiriama apskaitos specialistų reikmėms. Juos naudojant patogu kurti bendruosius apskaitos principus atitinkančius dokumentus. Lietuviškuose apskaitos formatuose neigiamų skaičių minusas rodomas pačiame kairiajame celės krašte, vietoje nulio dedamas minuso ženklas, reikšmės su valiutos žymeniu lygiuojamos stulpelyje pagal realaus skaičiaus kablelį su reikšmėmis be šio žymens ir paliekami papildomi minuso ženklo pločio tarpeliai iš abiejų celės kraštų.
Percentage (procentų) formatai. Nurodžius šį formatą, skaičius padauginamas iš 100, o jo dešinėje pusėje įrašomas procentų ženklas (%). Papildomai galima nurodyti trupmeninių pozicijų, 0,2345 bus rodomas kaip 23%, o jei nurodėte 1 trupmeninę poziciją– kaip 23,5%.
Fraction (paprastųjų trupmenų) formatai skaičiams suteikia paprastųjų trupmenų pavidalą. Pirmieji trys formatai nustato vieno, dviejų ir trijų skaitmenų – skaitiklius ir vardiklius. Pavyzdžiui, skaičiui 123,456 suteikę vieno skaitmens trupmenos formatą, matysime 123 ½, o trijų skaitmenų trupmenos formatą– 123 57/125.
Scientific (eksponentinių skaičių) formatas skirtas rodyti labai didelius ir labai mažus skaičius. Pavyzdžiui, dviejų trupmeninių pozicijų eksponentinių skaičių formatas skaičiui 123456789 suteikia pavidalą 1,23E+08, o skaičiui 0,000000007– pavidalą 7,00E-09. Šio formato raidė E žymi eksponentinę ir yra žodžiu “skaičiaus 10, pakelto n-tuoju laipsniu”, sinonimas. Laipsnio rodiklis n rašomas už E raidės. Jei jis su pliuso ženklu, priekyje esantis skaičius dauginamas iš skaičiaus 10, pakelto n-tuoju laipsniu, o jei su minuso ženklu – dalijamas.
Text (teksto) formatas. Suteikus teksto formatą celei, kurioje įrašytas skaičius, jis traktuojamas kaip tekstas ir pritraukiamas prie kairiojo celės krašto. Tačiau tokios tekstu paverstos skaitmeninės konstantos vis tiek atpažįstamos ir gali būti panaudotos formulėse. Jei teksto formatą suteiksite celei, kurioje įrašyta formulė, ji bus paversta paprastu tekstu ir parodyta celėje.
Special (specialieji) formatai įterpia brūkšnelius, skliaustus ir nereikšminius nulius į septynženklius telefono numerius, devynženklius asmens kodus ar keturženklius pašto indeksus.
Custom (vartotojo) formatai. Kai Number kortelėje pasirenkate šią grupę, jos dešinėje pusėje pateikiamas 36 formatų šablonų sąrašas. Tik šios formatų grupės kortelėje pateikiamas Type laukas, leidžiantis vartotojui kurti individualius formatus.
Automatinis duomenų įvedimas
Vienodų duomenų įvedimas. Įrašinėdami vienodus duomenis, galime pasinaudoti Excel galimybe įvesti duomenis į keletą laukelių vienu metu. Tai galime padaryti keliais būdais. Pažymime laukelį, kurio duomenis kopijuosime ir už kampo tempiame prispaudus pelę. Arba: pažymime laukelius, surenkame duomenis ir paspaudžiame Ctrl+Enter.
Duomenų sekų įvedimas. Jeigu reikia įvesti skaičius didėjimo tvarka, pirmuosius surenkame, pažymime, kai pažymėto laukelio kampe pelės žymė taps + ženklu, pelę vedame per tiek laukelių, kiek norime užpildyti.
Tiesinis ir eksponentinis sekų užpildymas. Tiesinis duomenų įvedimo būdas, kai prie paskutinės laukelio reikšmės pridedamas arba atimamas žingsnis. Eksponentinis užpildymo būdas, kai laukelio vertė dauginama iš žingsnio. Jei pildome vienu iš šių metodų, įvedame skaičių į vieną laukelį, jį pažymime. EDIT/FILL/SERIES. Nurodome, kur įvesime duomenis: į stulpelius ar eilutes (Rows, Columns). Nurodome pildymo žingsnį (Step value), nurodome galutinę reikšmę (Stop value), pasirenkame duomenų pildymo tipą: tiesinis (Linear) ar eksponentinis (Growth). Paspaudus OK duomenys bus įvesti.
Datos įvedimas. Esamos dienos datą į laukelį galime įvesti, paspaudę klavišų derinį Ctrl+;. Jei norime įvesti datą sekas į laukelius, įvedame pradinę datą, pažymime ją ir laukelių sritį, kurią norime užpildyti datomis. EDIT/FILL/SERIES, nurodome, ką reikia keisti: dienas, savaites, mėnesius ar metus ir OK.
Sąrašų sudarymas. Lietuviški pilni ir sutrumpinti mėnesių ir savaičių pavadinimai įdiegiami Excel įdiegimo metu. Kitus sąrašus sudaryti galime patys. Esamus sąrašus rasime TOOLS/OPTIONS/CUSTOM LISTS/NEW LIST. Žymeklis atsidurs LIST ENTRIES, ten įvedame duomenis ir paspaudžiame ADD. Sąrašą galime sudaryti ir kitaip. Įrašome duomenis į lentelę, juos pažymime, TOOLS/OPTIONS/CUSTOM LISTS/IMPORT. Dabar Excel lentelėje įvedus žodį ir pele perbraukus per kitus laukelius, automatiškai bus įvesti kiti sąraše esantys žodžiai.
Duomenų įvedimas iš automatiškai sudaromų sąrašų. Įvedus duomenis į keletą laukelių paeiliui, jie interpretuojami kaip sąrašas. Gretimame tuščiame laukelyje reikia įvesti vieną iš jau egzistuojančių įrašų. Spragtelim dešinįjį pelės klavišą tuščiame laukelyje ir, išsiskleidus kontekstiniam meniu, pasirenkame komandą PICK FROM LIST. Iš išskleisto sąrašo pasirenkame reikiamą žodį.
Duomenų šriftas, rėmeliai, spalvos. FORMAT/CELLS/FONT (šriftas). Pasirenkam šriftą, šrifto stilių (Font style), pabraukimą (Underline), efektus, spalvą (Color), šrifto dydį (Size).
Kortelėje BORDER nurodome, kurioje pažymėtos laukelių srities dalyje nubrėžti linijas. Pirmiausia pasirenkame linijos stilių, po to nurodome, kurioje vietoje uždėti.
Kortelėje PATTERNS galime pasirinkti foną pažymėtiems lentelės laukeliams.
Teksto išdėstymas laukeliuose. FORMAT/CELLS/ALIGMENT.
Išdėstyti duomenis laukelyje horizontaliai: kairėje (Left), centre (Center), dešinėje (Right), visame laukelyje (Fill), centre per kelis pažymėtus laukelius (Center accross selection), praplėsti laukelį į viršų (Justify).
Atitraukti nuo krašto (INDENT) galima tik tada, kai duomenys lygiuoti kairėje.
Kai tekstas netelpa laukelyje, jo aukštis praplečiamas pagal tai, kiek laukelyje įvesta teksto (Wrap text).
Sumažinti šriftą taip, kad tekstas tilptų laukelyje (Shrink to fit).
Sujungti pažymėtus laukelius (Merge cells).
Išdėstyti duomenis laukelyje viršuje (Top), centre (Center), apačioje (Bottom), praplėsti (Justify). Teksto padėtį galime nustatyti (Orientation) pele spragtelėjus ties reikiama teksto kryptimi arba nurodome tikslų sukimo kampą.
Sąliginis formavimas. Tai galimybė nurodyti, kad duomenims, esantiems tam tikruose laukeliuse automatiškai būtų pritaikytas šriftas, šrifto modifikacija, fonas, rėmeliai ir kt.
FORMAT/CONDITIONAL FORMATING.
1. Nurodome, kam taikysime sąliginį formatavimą: laukelio reikšmei (Cell Value) ar formulei (Formula).
2. Jei sąlygą taikome laukelio reikšmei, nurodome, kokias sąlygas ji turi tenkinti.
3. Įrašome skaičių arba laukelio su kuriuo lyginsime, adresą.
4. Nurodome, kaip išskirti laukelius, kurių reikšmės tenkins apibrėžtas sąlygas (Format). Nereikalingas sąlygas ištrinsime spustelėję Delete mygtuką. Vienai laukelių sričiai galima taikyti tris sąlygas. Papildomas sąlygas įtrauksime paspaudę klavišą ADD ir pakartoję 1-4 veiksmus.
Formatavimo savybių panaikinimas. Pažymime laukelius, kurių formatavimo savybes norime panaikinti. EDIT/CLEAR-FORMATS.
Uždavinių sprendimo tvarka skaičiuotėse
Pirmiausiai atveriamas darbo lapas ir nurodomi pradiniai duomenys, tuomet įrašomos reikalingos formulės ir funkcijos. Jeigu lentelė bus naudojama daugiau nei vieną kartą ir joje bus įrašomi skirtingi duomenys, sukuriamas lentelės darbo lapo šablonas:
1. Pasirenkamos lentelės antraštės, paraštės ir kt.;
2. Įrašomi vienarūšių duomenų stulpelių pavadinimai ir nubrėžiamos stulpelių linijos;
3. Įrašomi pirminiai duomenys;
4. Duomenims apskaičiuoti sudaromos formulės, o duomenis vizualiai pateikti – diagramos;
5. Darbo lapas formuojamas ir šablonas išsaugomas.
Skaičiavimai ir formulės. Formulė analizuoja lentelėje esančius nurodytus duomenis ir pateikia rezultatą. Formulės atlieka sudėties, daugybos, dalybos, lyginimo, kėlimo laipsniu ir pan. Operacijas. Formulė prasideda lygybės ženklu (=). Formulėje gali būti naudojamos aritmetinės ir loginės išraiškos, funkcijos, nuorodos.
Formulių sintaksė. Formulėse skaičiavimai atliekami iš kairės į dešinę, laikantis aritmetinių operacijų pirmumo tvarkos: pirmiausia kėlimas laipsniu, po to daugyba ir dalyba, galiausiai – sudėtis ir atimtis. Jei reikia keisti veiksmų seką, dedame skliaustus – juose veiksmai atliekami pirmiausia.
Formulėse naudojami operatoriai:
• Aritmetiniai: sumavimas (+), atimtis (-), dalyba (/), daugyba (*), procentas (%), kėlimas laipsniu (^). Jie atlieka pagrindines aritmetines operacijas, o jų rezultatas – skaitinė reikšmė.
• Palyginimo operatoriai: lygybė (=), daugiau negu (>), mažiau negu (<), daugiau arba lygu (>=), mažiau arba lygu (<=), nelygu (<>). Jų reikšmė – tai viena iš loginių verčių TRUE (teisinga) arba FALSE (klaidinga).
• Teksto operatorius yra vienas. Tai & ženklas, jis sujungia du ar daugiau teksto dalių į vieną.
• Nuorodų operatoriai nurodo laukelių sritį skaičiavimams: dvitaškis (:) – srities operatorius, kuris reiškia nuorodą į laukelių sritį; kabliataškis (;) – jungties operatorius sujungia atskiras stulpelių sritis į vieną; tuščias tarpas – tai sričių sankirtos operatorius, jo rezultatas – nuoroda į laukelių sritį, kuri yra bendra visoms sritims.
Sumavimas, atimtis. Žymeklį nuvedame į tą laukelį, kur norime gauti rezultatą, rašome lygybės ženklą, įrašome laukelių, kuriuos norime sumuoti, atimti adresus ir spaudžiame Enter. Formulės laukelyje matome formulę, o laukelyje – skaičiavimų rezultatus. Arba standartinėje įrankių juostoje paspaudę automatinio sumavimo mygtuką AUTOSUM.
Į formules galima įrašyti ne tik tiesioginius laukelių adresus, bet ir laukelių sritims suteiktus pavadinimus. Pvz.: formulė = SUM(Pajamos) lengviau suprantama negu =SUM(C20:C30), kur sritis C20:C30 turi pavadinimą „Pajamos“.
Jei sumavimo rezultatą norime gauti toliau nuo sumuojamų duomenų, tai ką sumuosime turime pažymėti pele. Jei duomenys eina ne paeiliui, juos pažymime laikydami nuspaudę Ctrl.
Sritys formulėje atskiriamos kabliataškiu, kai regioniniai nustatymai sistemoje yra lietuviški (jei amerikietiški, sritys būtų atskiriamos kableliu).
Kiti aritmetiniai veiksmai. Analogiškai sudaromos formulės ir su kitais aritmetiniais operatoriais. Vienoje formulėje gali būti daug aritmetinių operatorių bei įvairių funkcijų. Pakeitus laukelių reikšmes, Excel perskaičiuoja formules automatiškai. TOOLS/OPTIONS/ CALCULATION/AUTOMATIC.
Jei norime matyti formules lentelės laukeliuose, TOOLS/ OPTIONS/ VIEW/ FORMULAS.
Jei formulę įvedėme į vieną laukelį, o ji tinka ir kitiems, ją galime nukopijuoti. Pažymime laukelį, iš kurio norime nukopijuoti formulę, nuspaudę pelę, temkime laukelio kampelį ta kryptimi, kur reikia kopijuoti. Atleidę pelės klavišą, gausime rezultatą.
Skaičiavimai naudojant duomenis iš skirtingų lentelių ar darbo knygų. Lentelės laukelyje, kuriame norime gauti rezultatą, parašome lygybės ženklą, pereiname į lentelę, iš kurios reikia duomenų. Pele pažymime reikalingą laukelį, parašome aritmetinį operatorių ir pereikime į kitą lentlę, iš kurios reikia duomenų. Pele pažymime reikalingą laukelį, kurio duomenų reikės skaičiavimams. Spaudžiame Enter ir rezultatas bus gautas tos lentlės laukelyje, kurioje pradėjome rašyti formulę.
Funkcijos
Funkcijos – tai iš anksto sudarytos formulės, kurios atlieka skaičiavimus tam tikra nustatyta tvarka, naudodamos specifines vertes, vadinamas argumentais. Argumentai gali būti skaičiai, tekstas, loginės vertės (True, False), duomenų masyvai (array), laukelių adresai, konstantos, kitos funkcijos.
Funkcijos sintaksė. Funkcija prasideda funkcijos vardu, toliau seka skliausteliai, o argumentai vienas nuo kito atskiriami kabliataškiais. Jei funkcija yra formulės pradžia, tai pastarajai reikia lygybės. Funkcijos gali būti naudojamos kaip argumentai kitoms funkcijoms. Pvz.: =SUM((sin(A10 cos(B10))/2. Kai funkcija naudojama kaip argumentas arba yra įdėta viena į kitą, rezultatas turi būti tokio tipo, kaip ir argumentai.
Funkcijų taikymas. Funkciją galime įrašyti klavitūra į laukelį arba, pažymėję laukelį, kuriame norime gauti jos reikšmę, įrankių juostuoje paspaudžiame funkcijos mygtuką INSERT FUNCTION.
Paspaudus GO mygtuką, atidaroma formulės paletė, kurioje matome, kokius argumentus turime įvesti. Argumentus galime įvesti klavitūra arba pažymėti pele lentlėje (neuždarę funkcijos argumentų įvedimo lango, jei langas dengia reikalingus duomenis, jį „paėmę“ pele už bet kurios vietos, galime patraukti į šoną). Paspaudę OK, lentlėje turėsime skaičiavimo rezultatą.
Kai naudojami vieno tipo argumentai, laukelių sritį, naudojamą skaičiavimams, galime nurodyti viename laukelyje. Jei funkcijos argumentai skirtingi, juos turime nurodyti skirtinguose laukeliuose (pasirinkę funkciją SUMIF (sąliginis sumavimas), nurodome: sumavimo sritį, sąlygą, krią turi tenkinti sumuojami argumentai.
Dažmiausiai naudojamos funkcijos – matematinės ir trigonometrinės
ABC Grąžina argumento absoliučią vertę;
COS Kosinusas;
EXP Eksponentė;
DEGREES Konvertuoja radianus į laipsnius;
INT Grąžina skaičiaus sveikąją dalį;
LN Natūrinis logoritmas;
LOG10 Dešimtainis logoritmas;
MOD Apskaičiuoja dalybos liekaną;
PI Pi reikšmė ir ne daugiau kaip 15 skaičių po kablelio (MOD(8;3)=2, kur 8 – skaičius, 3 – daliklis);
PRODUCT Sudaugina argumentus;
RADIANS Laipsnius konvertuoja į radianus (RADIANS(180)=3,14);
ROMAN Arabišką skaičių konvertuoja į romėnišką (ROMAN(5)=V);
ROUND Suapvalina skaičių iki artimiausio sveikojo (ROUND(114,59;0)=115, kur 0 nurodo, kiek skaičių bus po kablelio;
SIGN Grąžina skaičiaus ženklą;
SIN Sinusas;
SQRT Apskaičiuoja kvadratinę šaknį (SQRT(64)=8);
SUM Susumuoja argumentus;
SUMIF Susumuoja argumentus, kurie tenkina nurodytą sąlygą (=SUMIF(C15:C20;“>5“), išraiška >5 rodo, kad bus susumuotos reikšmės, kurios didesnės už 5);
SUMSQ Grąžina argumentų kvadratų sumą;
TAN Tangentas.
Statistinės funkcijos
AVERAGE Suskaičiuoja argumentų aritmetinį vidurkį;
AVERAGEA Apskaičiuoja argumentų vidurkį kaip aritmetinę išraišką, įskaitant skaičius, tekstą, logines vertes;
COUNT Suskaičiuoja, kiek skaičių yra argumentų sąraše;
COUNTA Suskaičiuoja, kiek verčių yra argumentų sąraše;
COUNTIF Suskaičiuoja, kiek verčių tenkina nurodytą sąlygą;
MAX Grąžina maksimalią reikšmę iš sąrašo;
MIN Grąžina minimalią reikšmę iš sąrašo;
MODE Grąžina dažniausiai pasikartojančią vertę iš argumento sąrašo;
STDEV Standartinė deviacija (vidutinis kvadratinis nuokrypis nuo vidurkio);
VAR Variacija – nuokrypis nuo vidurkio.
Duomenų bazės funkcijos analizuoja duomenis, esančius duomenų bazėje. Kiekvienos šių funkcijų pavadinimas prasideda raide D. Ji naudoja tris argumentus: duomenų bazę, lauką, kriterijų.
DCOUNT suskaičiuoja netuščius laukelius, tenkinančius nurodytą kriterijų;
DAVERAGE Apskaičiuoja nurodyto lauko vidurkį;
DMAX Suranda maksimalią vertę nurodytame duomenų bazės lauke;
DMIN Suranda minimalią vertę nurodytame duomenų bazės lauke;
DSUM Susumuoja vertes, tenkinančias nurodytą kriterijų;
DPRODUCT Sudaugina argumentus;
DAVERAGE Suranda vidurkį;
DSTDEV Vidutinis kvadratinis nuokrypis nuo vidurkio.
Loginės funkcijos
AND Grąžina reikšmę TRUE (teisinga), jei visi argumentai yra teisingi, jei vienas argumentas ar daugiau neteisingi, grąžina reikšmę FALSE (klaidinga);
OR Reikšmė TRUE, jei bent vienas iš argumentų yra TRUE;
IF Loginis tekstas;
NOT Loginis neiginys, kuris loginę reikšmę paverčia priešinga.
Tekstinės funkcijos
CODE Parodo įvesto simbolio kodą, naudojamą kompiuteryje;
CLEAN Panaikina nespausdinamus simbolius iš teksto;
CONACATENATE Sujungia keletą teksto blokų į vieną;
EXCAT Palygina, ar dvi tekstinės vertės yra identiškos, jei identiškos grąžina rezultatą TRUE, jei ne – FALSE;
LEN Suskaičiuoja simbolių skaičių eilutėje;
LOWER Didžiąsias raides konvertuoja į mažąsias;
UPPER Mažąsias raides konvertuoja į didžiąsias;
TEXT Skaičius konvertuoja į tekstą;
TRIM Išmeta tarpus iš teksto;
VALUE Konvertuoja tekstą į skaičių.
Datos ir laiko funkcija DATE konvertuoja datą į kodą.
Optimalaus sprendimo radimas
Jei žinome, koks turi būti galutinis rezultatas, galime pakeisti pradinius duomenis taip, kad gautume reikalingą rezultatą. Tai galime atlikti naudojantis TOOLS/GOAL SEEK. Nurodome laukelį kur turi būti mums žinomas skaičiavimo rezultatas (laukelyje turi būti formulė). Nurodome, kam lygus šis skaičiavimų rezultatas (To value). Nurodome, kokio laukelio reikšmė turi būti pakeista, kad gautume aukščiau nurodytą rezultatą (laukelyje negali būti formulės).
Komanda GOAL SEEK pasitelkiama tuomet, kai reikia pakeisti tik vieno laukelio reikšmę.
Jei skaičiavimo rezultatas priklauso nuo kelių laukelių reikšmių, tai jų reikšmes galime pakeisti pasirinkę komandą SOLVER. JI leis pakeisti laukelių reikšmes, kurios tiesiogiai argumentas tiesiogiai ar netiesiogiai turi įtakos formulės rezultatui.
1. Nurodome, laukelį, kurio vertę norime prilyginti tam tikrai reikšmei (jame turi būti formulė).
2. EQUAL TO laukelyje nurodome, kokia reikšmė turi būti: MAX (maksimali), MIN (minimali), VALUE OF (tiksli reikšmė).
3. Nurodome, kokių laukelių reikšmės turi būti keičiamos, kad gautume reikiamą rezultatą. Spaudžiame GUESS ir Excel pasiūlys laukelius. Dialogo lange SOLVER PARAMETERS paspaudę ADD, galėsime įvesti apribojimus tamtikriems laukeliams.
Klaidos
Klaidos atsiranda klaidingai surašius formules, taip pat kai laukeliuse, nuo kurių priklauso formulės rezultatas, yra netinkama reikšmė, ne visi skliausteliai turi poras, gali būti neteisingai įvesta laukelių sritis, ne visi argumentai įvesti į funkciją (formulėse nerašykite matavimo vienetų).
Jei formulė negali apskaičiuoti rezultato, programa praneša apie klaidą.
#NULL Dažniausiai būna tada, kai nurodytos dvi sritys, kaip susikertančios, o iš tikrųjų nesusikerta (=SUM(B15:B19 D15:D19) padėjus kabliataškį tarp B19 ir D15, suma būtų suskaičiuota teisingai);
#NUM Problema su skaičiumi formulėje;
#REFF Kai neteisinga nuoroda į laukelį arba pastarajame yra netinkama formulei reikšmė;
#NAME? Nerastas pavadinimas, naudojamas formulėje;
#DIV/0 Dalyba iš nulio;
#VALUE – Kai naudojamas neteisingas argumento tipas arba neleistina funkcijos argumento reikšmė;
#N/A Kai formulėje nurodytos reikšmės neprieinamos.

Grafikų kūrimas
Jei reikia braižyti daug objektų, rekomenduojame Microsoft Excel programos langą įrengti šiam darbui tokiu būdu– uždarykite standartinę formatų tvarkymo įrankių juostą.
Braižymo įrankių juostoje yra tik 5 pačių paprasčiausių grafinių objektų braižymo mygtukai (linijos, rodyklės, stačiakampio, ovalo ir teksto lauko). Tačiau atvėrę AutoShape meniu, rasite net septynias įvairių figūrų (grafinių objektų grupių) skydeklių atidarymo komandos.
Bakstelėjus kurią nors komandą, ekrane pateikiamas objektų grupės skydelis su specialiais parinktais įvairios paskirties grafiniais objektais. Jų čia daugiau kaip 120:
• Linijinė diagrama (Line chart);
• Sritinė diagrama (Area chart);
• Grafinė diagrama (Column chart);
• Histograma (Bar chart);
• Skritulinė diagrama (Pie chart).
Dauguma diagramų galima pamatyti ir trimatėje erdvėje (3-D).
Šiuos tipus galime surasti virš standartinės įrankių juostoje esančio diagramų meistro mygtuko Chart Wizard – Standard Types.
Grafiką įvesti galima:
• Spustelėjus Chart wizard mygtuką iš įrankių juostos.
• Insert–Cart.
• paspaudus funkcinį klavišą F11.
Pirmuoju ir antruoju atvejais diagramų vedlys padės kurti diagramą. Šis procesas apima keturis dialogo langus. Pirmiausia reikia pasirinkti diagramos tipą (chart type), ir potipį (Chart sub type). Pasirinkus diagramą, galima pažiūrėti kaip ji atrodys, paspaudus mygtuką Press and hold to view sample. Baigus pasirinkimą spausti Next > Kitame dialogo lange vėl bus matomas diagramos atvaizdas su duomenimis. Šis langas turi dvi auseles Data range ir Series. Pasirnkus kaip norima matyti duomenis diagramos duomenis vėl spausti Next >. Tada matomas langas su 6 ar mažiau auselėm, priklausomai nuo grafiko tipo,– Titles pavadinimai), Axes (ašys), Gridlines (linijos), Legend (stulpelio paaiškinimas), Data Lebels, Data Table, kuriomis reikia pasirinkti parametrus (Chart options). Ką kiekviena auselė reiškia labai lengva suprasti, nes šone yra rodoma, kaip atrodo grafikas po pakeitimų. Pasirinkus viską vėl spausti Next >. Ketvirtajame, paskutiniame dialogo lange, pasirenkama, kur norima nubrėžti diagramą. Ją galima braižyti naujame lape arba įterpti kaip atskirą objektą į aktyvų lapą. Įterpiant grafiką naujame lape, jį galima iš karto pavadinti, įrašius pavadinimą šalia As new sheet. Baigus visus pasirinkimus spausti mygtuką Finish. Norint vėl ką nors pakeisti tuos keturis langus galima išsikviesti meniu juostoje Chart arba paspaudus dešinį pelės klavišą tuščioje grafiko vietoje.
Norint tvarkyti,keisti, redaguoti atskiras grafiko dalis paprasčiausia išsikviesti dialogo langus pažymėjus tas grafiko dalis pele arba keisti pažymimas dalis tabuliacijos klavišais ↑,←,↓,→ ir spustelti dešinį pelės klavišą arba Format iš meniu juostos. Taip galima papildyti informaciją, keisti prierašus (legends), grafiko tipą (chart type), diagramos elementų pavadinimus ašis (axes), diagramos pavadinimo keitimas (Chart Options), ir t.t.
Norint grafiką didinti, mažinti, taip pat jo detales didinti, mažinti, keisti jų vietą, reikia grafiką ar jo detalę pažymėti ir užvedus su pele ant atsiradusių kvadratėlių (handles) palaukti kol atsiras rodyklėlė ir tada tampyti.
Kitas būdas tvarkyti grafiką yra išsikvietus grafiko tvarkymo lentelę (Tooblar). Ji iškviečiama View–Tooblars–Chart. Šia lentele taip pat galima pažymėti atskiras grafiko detales ir jas redaguoti bet aišku ne taip detaliai kaip prieš tai minėtais būdais.
Norint grafiką sukurti greičiau reikia pažymėti kurią nors ląstelę ir spausti klavišą F11. Tada lentelė iš kart yra įterpiama kaip naujas puslapis, bet ir jį galima įterpti kaip atskirą objektą į aktyvų puslapį komanda Chart–Location–As object in. Toliau šį grafiką reikia suredaguoti taip pat kaip minėta anksčiau.
Antrinės ašies įvedimas
Kartais braižant grafikus su daug duomenų neužtenka vienos ašies, tada reikia įvesti antrinę ašį. Norint tai padaryti reikia pažymėti duomenų eilę– series (pvz. stulpelius) ir spausti Format/Selected data series, Axes auselė, ir pažymėti Secondary axes. Antrinė ašis naudojama braižant duomenis apie skirtingas ašis renkantis grafiko tipus Column arba Line.
Grafinių objektų žymėjimas, grupavimas ir kilnojimas
Nubraižius grafinius objektus, su jais galima atlikti tokius tris bendruosius veiksmus: pažymėti, sujungti į grupes ir nustatyti persidengimo tvarką.
1.Norėdami pakeisti grafinio objekto formą, dydį ar padėtį, nukopijuoti jį ar ištrinti, pirmiausia turite jį pažymėti. Paprasčiausias būdas objektui pažymėti– bakstelėti jį pele. Tačiau dažnai geriau prieš tai braižymo įrankių juostoje įjungti objektų žymėjimo mygtuką:
• Tada galite pažymėti tik objektus, bet ne celes;
• Jei objektas yra sujungtas su makroprograma, ji neiškviečiama;
• Be to, galite pažymėti visą objektų grupę arba net nematomą objektą– vilkdami pelės žymeklį nubrėžkite punktyrinį rėmelį aplink šiuos objektus;
• Kai norėsite pažymėti kelis negretimus objektus, nuspauskyte SHIFT klavišą ir po to pažymėkite pele kiekvieną objektą;
• Teksto laukai ir automatinės formos su tekstu turi du žymėjimo režimus– bakstelėjus pele figūros viduje, įjungiamas teksto redagavimo režimas (jį žymi stambesnio rašto platus rėmelis ir mirksintis įterpties ženklas), o bakstelėjus figūros rėmelį, smulkesnio rašto plačiu rėmeliu pažymimas pats grafinis objektas.
2.Kelis atskirus objektus galima sujungti į grupę. Tada galite ją visą iš karto perkelti, kopijuoti ar suteikti jai formatą. Pažymėkite kelis objektus ir nurodykite objektų jungimo į grupę komandą Draw Group. Grupės išskaidymo komanda Draw Ungroup išskaido grupę į atskirus objektus. Pakeitus kurį nors vieną grupės objektą, grupė vėl gali būti atkurta Draw Regroup komanda. Atskirti grupės objektus nuo atskirų objektų galima juos pažymėjus: visa objektų grupė pažymima 8 kvadratukais, o kiekvienas atskiras objektas pats pažymimas 8 kvadratukais.
3.Galite nurodyti, kuris iš kelių persidengiančių objektų turi būti rodomas viršuje, o kuris– apačioje. Tai atliekama objekto perkėlimo į priekinį ar užpakalinį planą komandomis, prieš tai pažymėjus vieną ar kelis persidengiančius objektus.
Kai kuriate iš daugelio grafinių objektų sudarytas schemas, dėl šių objektų laisvos ir slankios prigimties sunku iš karto gražiai juos išdėstyti darbo ar diagramos lape. Šiai problemai spręsti Draw meniu yra grupė komandų su papildomais meniu ir nuplėšiamais skydeliais.
Pasirinkus grafiką ar įvestą (embedded) paveikslėlį, SHIFT/COPY Picture iš Edit, pažymėti vietą, kur nori įterpti, Paste iš Edit. Prijungiant ląstelių paveikslėlį į originalias ląsteles– COPY iš Edit, SHIFT+PASTE Picture Link iš Edit. Tuomet pasikeitimai originaliose ląstelėse veiks į paveikslėlį. Du kartus paspaudus paveikslėlį atidaromas originalus dokumentas.
Sąrašas (List)
Sąrašas yra įvardyta eilučių eilė, talpinanti panašius duomenis, kurie nustatyta tvarka didėja, mažėja ar kitaip keičiasi. Vienas iš paprasčiausių būdų kurti sąrašams yra sukurti sąrašą su skaičiais. Tarkime parašėme ląstelėje skaičius 1 ir tada su pele temkime ląstelės rėmelio auselę žemyn. Exselis toliau pats pratęs sąrašą skaičius 2, skaičius 3 ir t.t. Panašiai galima kurti sąrašus su savaitės dienomis, mėnesiais, metais (angiškai) nes exselis turi šiuos sąrašus. Bet galima ir patiems sukurti savo sąrašus.
Rekomendacijos kurint sąrašus
• vienai eilutei– vieną sąrašą.
• palikti bent po vieną tuščią eilutę ar stulpelį tarp sąrašo ir duomenų lentelės.
• sąrašo šonuose netalpinti kitų duomenų.
• sąrašo dydis gali siekti lentelės dydį ir būti ≤256 stulpelių ir ≤16384 eilučių
• stulpelių pavadinimus sudaryti pirmoje sąrašo eilutėje.
• stulpelių pavadinimams suteikti skirtingus nuo duomenų sąraše šifrus, išlyginimą, formatą, šablonus, rėmelių stilių.
• naudoti ląstelių rėmelius linijoms po pavadinimais įterpti.
• stulpelių pavadinimai neturi viršyti 256 simbolių. Teksto sutalpinimui naudoti spec. komandą Format/Cells/Alignment auselė, Wrap text.
• sąrašo eilutės turi turėti panašias pozicijas (items) tame pačiame stulpelyje.
• visoms ląstelėms stulpelyje naudotinas tas pats formatas (naudoti Format/Cells arba klavišų kombinaciją ctrl+1).
• didesnis sąrašas įvardintinas Insert/Name.
Duomenų filtravimas
Visam turiniui pagal kriterijų pateikti renkamės meniu Data ir komandą Filter ir pasirinkti AutoFilter. Komanda pažymima “varnele”. Kiekvieno sąrašo stulpelio pavadinimo celėje atsiranda išplėtimo rodyklės spragtelėjus tokią rodyklę, išplečiamas filtravimo sąrašas, kuriame pateikiamos viso skirtingos stulpelių celių reikšmės. Skliausteliuose standartiniai Excel kriterijai: (All)– visos reikšmės, (Top10)– sąrašo ilgio nustatymas, (Custom.)– vartotojo kriterijai, (Blanks)– tik tuščios celės, (Non Blanks)– tik netuščios celės. Iš filtro kriterijų sąrašo pasirikti reikšmę, pagal kurią filtruoti sąrašą. Sąraše paslepiamos eilutės, netenkinančios filtro kriterijaus. Filtruoto sąrašo eilučių numeriai ir panaudoto filtro rodyklėlė nuspalvinamos mėlyna spalva. Panaikinti su Close arba Restore.Apsaugoti lauką nuo redagavimo renkamės meniu Tools ir komandą Protection. Pateiktas įrašas ištrinamas su Delete. Susietoms reikšmėms surasti naudojamos formulės VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH, INDEX.
Duomenų rūšiavimas
Excel programa gali rūšiuoti duomenis. Ši programa gali rūšiuoti ir tekstinę, ir skaitmeninę informaciją. Informacija rūšiuojama žymėtose celėse. Jei lape duomenys įvesti įprasta lentele su stulpelių antraštėmis, tai prieš rikiavimą pakanka išskirti lentelės viršutinę kairiąją celę. Norint išrūšiuoti tam tikra tvarka duomenis celėse reikia:
• Išskirti vieną stačiakampę rūšiuojamų celių sritį.
• Vykdyti meniu Data komandą Short.
• Pasirenkame My list has išskirti Header row – jei sąrašas turi antraštes, arba No header row– jei sąrašas antraščių neturi. Nuo šio pasirinkimo priklauso, kas bus pateikiama raktų sąrašuose.
• Sąraše Sort by išrinkti 1-ą rūšiavimo raktą (tai gali būti stulpelių numeriai arba vartojo įvestos antraštės) ir pažymėti vieną iš 2 rūšiavimo parametrų: Ascending (didėjančiai) arba Descending (mažėjančiai).
• Sąraše Then By galima išrinkti 2-ą rūšiavimo raktą ir pažymėti vieną iš 2 rūšiavimo parametrų:Ascending arba Descending.
• Apatiniame sąrąše Then By galima išrinkti 3-ą rūšiavimo raktą ir pažymėti vieną iš 2 rūšiavimo parametrų:Ascending arba Discending.
• Jei reikia nurodyti papildomus rikiavimo parametrus, tai nuspauskite mygtuką Options. Atveriamas dialogo langas, kuriame reikia įjungti jungiklį Case sensitive, jei rikiuosite netapatindami mažųjų ir didžiųjų raidžių. Jei rikiuosite ne stulpeliu (Sort top to bottoom), o eilute, tai pasirinkite Sort left to right arba specifinį rikiavimo raktą išplėstiniame First key sort order sąraše.
• Nuspausti OK.
Bendros paskirties mygtukų juostoje yra du mygtukai, kurie surikiuoja duomenis didėjimo (Sort Ascending) arba mažėjimo (Sort Descending) tvarka. Norėdami panaikinti renkamės meniu Edit ir komandą Undo Sort.
Sukinio (Pivot) kūrimas
Sukinys (pivot table)– tai speciali suvestinės tipo lentelė. Ją sudaro atrinkta ir apibendrinta kelių konkrečių sąrašo ar duomenų bazės laukų informacija. Sukiniui sukurti Excel turi specialų sukinių vedlį (PivotTable Wizard).
Interaktyvi (ašis–pivot) lentelė greitai sumuoja didelį duomenų kiekį pagal vartotojo pasirinktą formatą ir skaičiavimo metodus, leidžia pasukti (rotate) eilučių ir stulpelių pavadinimus apie duomenų branduolį skirtingiems požiūriams (views) sukurti.
Sukinio lentelė gali būti integruota į didelę darbo lentelę naudojant formules. Į ją įjungti laukai (fields) ir pozicijos (items) apsprendžia duomenų sumavimo būdą duomenų plote.
Vartotojo mygtukai sukuriami priskiriant ar įrašant Visual Basic makrosą mygtukui.
Excel Visual Basic makro savybės
VB priemonės: makro(macro) – VB procedūra, instrukcijų seka, pasakanti MS Exceliui ką reikia daryti. MS Excel’yje Macro Recorder rašo vartotojui Macro’sus, išsaugo pasirinktus veiksmus ir komandas, kuriuos po to galima automatiškai pakartoti. Galima sukurti vartotojo komandas, meniu, dialogų dėžutes, pranešimus, mygtukus.
Kad makro būtų prieinamas visoms lentelėms, jis priskiriamas vartotojo mygtukui įrankių eilutėje iš View/Toolbars spausti mygtuką customize arba, jei įmontuojamas mygtukas nepavaizduotas – Categories. Traukti norimą mygtuką į matomą įrankių eilutę, iš Tools/AssignMacro įrašyti vardą į MacroName/Reference dėžutę ir OK.
Keičiant mygtukui ar grafiniam objektui priskirtą makro: CTRL+pasirinkti mygtuką ar grafinį objektą Tools/Macro/Macros.
Macro galima padaryti interaktyviu, sukuriant vartotojui galimybę įrašyti lentelės pavadinimą kai makro yra paleidžiamas ir išsaugoti šią informciją kintamajame, atliekančiame laikiną informacijos saugojimo talpyklą. Tam galima sukurti įėjimo dėžutę.
Iškviečiant procedūras specialiuose moduliuose, jai jos turi tą patį vardą, turi būti nurodomas ir modulio vardas, kuris pateikiamas laužtiniuose skliaustuose padedant tašką prieš procedūros vardą.
Su VB galima valdyti viską Excel’yje net jį patį, apibrėžiant objektus, su kuriais manipuliuojami procedūrose. Kiekvieną objektą apibūdina jo charakteristikos: nuosavybės (properties), kontroliuojančios objekto vaizdą ar elgesį (behaviororappearance. Plačiai vartojamos Excel nuosavybės: ActiveCell, ActiveSheet, ActiveWorkbook, Bold, Italic, Column, Row, Column Width, Height, Width, Row Height, Selection, Value.
Objektai, talpinantys kitus objektus, vadinami konteineriais (Containers). Objektų paiešką vykdantys Objects Browser: atlieka greitą navigaciją per kodą, parodo kokie objektai galimi. Object Browser yra View meniu ar VB įrankių eilutėje. Pasirinkus modulio ir procedūros vardus su Show įeisime į procedūrą ir rodiklis atsiras eilutėje su Sub ar Function. Galima įklijuoti į nurodytą modulio vietą informaciją su Oject Browser suradus šaltinį ir jo norimą nuosavybę ar metodą Methods/Properties dėžutėje ir Paste.
Duomenų patikrinimas.
Jei norime sužinoti, nuo kurių laukelių reikšmių priklauso skaičiavimo rezultatas, pažymėkime tą rezultatą ir TOOLS/FORMULA AUDITING:
• Parodyti, nuo kurių laukelių reikšmių priklauso pažymėto laukelio rezultatas (Trade Precedents).
• Parodyti, kurių laukelių reikšmės priklauso nuo pažymėto laukelio reikšmės (Trade Dependents).
• Parodyti klaidas (Trade Error).
• Pašalinti visus pažymėjimus (Remove All Arrows).
• Įvertinti formulę (Evaluate Formula).
• Rodyti formulių tikrinimo įrankių juostą (Show Formula Auditing Toolbar).
• Rodyti peržiūros langą (Show Watch Window).
Peržiūros langas – tai galimybė sekti skaičiavimų rezultatus daugelyje laukelių vienoje vietoje, net kai jie yra skirtingose lentelėse argumentas darbo knygose. Peržiūrai nereikia perkelti vienos lentelės į kitą, užteks stebėti peržiūros langą. Kai norime įtraukti laukelius į peržiūros langą, juos pažymime ir peržiūros lange spaudžiame ADD WATCH. Laukelius, kuriuos norime panaikinti iš peržiūros lango, pažymėkime peržiūros lange ir DELETE WATCH.
Duomenų peržiūros rėžimai
Jei mums reikia vienoje lentelėje peržiūrėti, kaip skaičiavimų rezultatai priklauso nuo įvestų skirtingų reikšmių, galime pasinaudoti scenarijų kūrimo galimybe. TOOLS/ SCENARIOS:
1. SCENARIOS MANAGER dialogo lange spaudžiame ADD.
2. Suteikiame scenarijui pavadinimą.
3. Pažymėkime pele lentlėje, kokių laukelių reikšmes keisime (jei norime pažymėti kelis, žymėdami laikome nuspaudę klavitūroje klavišą Ctrl).
ADD SCENARIO dialogo lange paspaudus OK, bus pateiktas langas su pažymėtų laukelių vertėmis. Šiame dialogo lange įvedame stulpelių reikšmes (jei keičiamame laukelyje bus formulė, nurodžius vertę, formulė bus pakeista į konstantą). Jei norime sukurti kitą scenarijų, spaudžiame ADD mygtuką ir pakartojame veiksmus nuo antro veiksmo.
Peržiūra prieš spausdinant
Peržiūrint spausdintiną informaciją reikia spausti Print Preview mygtuką arba File/Page setup/Print preview, lentelė ekrane atrodys taip, kaip ji atrodytų išspausdinta. Patikslinant puslapio užvardyjimų ribas traukiamos rankenėlės (handles), jei jų nėra reikia spustelti Margins iš įrankių dėžutės. Norint kurią nors puslapio dalį padidinti, reikia spustelti su pele toje vietoje ir dar kartą spustelti norint matyti visą puslapį. Norint matyti kitą puslapį spustelti Next arba Previuos, arba naudojantis klaviatūros ir mygtukais, priklausomai kokį puslapį norima matyti. Paspaudus Zoom padidinamas arba pamažinamas puslapio dydis. Mygtukas Print duoda komandą spausdinti, Setup duoda dialogo dėžutę, Margins– paslepia arba parodo paraščių ir stulpelių pločių rankenėles, Close– sugrąžina į aktyvią ląstelę.
Lentelės spausdinimas
Esant darbo knygos lape spaudžiam print mygtuką iš įrankių juostos ar arba File/print, arba klavišų kombinaciją Ctrl+p. Bet pasirinkus mygtuką iš įrankių juostos nebegauname dialogo lango, kuriuo pasirenkame, ką būtent spausdinti.
Esant apžvalgos (Print preview) lange spaudžiamas mygtukas Print iš įrankių dėžutės.
Esant darbiniame lange dialogo langui Page Setup spaudžiamas mygtukas Print.
Norint sumažinti spausdinamą informaciją spausti File/Page setup/Page auselė, Scaling/Adjust to ir tada galima įrašyti mastelio procentus norint padidinti ar pamažinti spausdinamą informaciją. Norint turimą informaciją sutalpinti į norimą puslapių skaičių, spausti File/Page setup/Page auselė ir Fit to įrašomas norimas puslapių skaičius. Spausdinti galima su tinklelio linijomis arba be jų. Norint spausdinti su tinklelio linijomis reikia uždėti varnelę prie Gridlines dialogo lango File/Page setup/Sheet auselė,print dalyje.
Didesnė už puslapį lentelė išdalijama į puslapius, įvedant puslapiaviamą: – iš Tools/Options/ View auselė, Window options ir prie Page break uždedama varnelė. Tada puslapių suskirstymas pateikiamas ekrane punktyrinėmis linijomis.
Pasirinkus ląstelę, eilutę ar stulpelį, nuo kurio norima pradėti naują puslapį– Insert/Page break.
Esant apžiūros lange (print preview)– Page break Preview, tada darbiniame lange mes matysime kelis suskirstytus linijomis puslapius, bet jie bus maži.
Puslapio parinkimas norint matyti puslapį horizontaliai ar vertikaliai: File/Page setup, Page auselė, Portrait arba Landscape.
Nurodyti spausdinimo eiliškumą: File/Page setup/Sheet auselė, Page order/Down, then over arba Over, then down.
Nuo kurio puslapio pradėti spausdinti: File/Page setup/Page auselė, First page number įrašomas skaičius to numerio nuo kurio norima pradėti spausdinti.
Įvestas į lentelę grafikas spausdinamas be jokių pakeitimų. Jei yra atskira grafikų lentelė (Chart sheet), ją galima keisti pagal mastelį File/Page setup/Chart ausele, ir pažymėti Use full page, Scale to fit page arba Custom.
IŠVADOS
Microsoft Office Excel 2003 suteikia galimybę duomenis paversti svarbia informacija ir naudotis jos įrankiais analizuojant bei dalinantis pasiektais rezultatais. Excel 2003 gali padėti geriau dirbti komandoje ir labiau apsaugoti bei kontroliuoti prieigą prie atliekamo darbo. Be to, jūs galite dirbti su pramoninio standarto XML duomenimis ir lengviau dalyvauti verslo procesuose.
Svarbius verslo duomenis galime sudėti į skaičiuokles, kad laiku galėtumėte prie jų prieiti ir priimti tinkamus sprendimus.
Galime efektyviai bendradarbiauti tarpusavyje ir su kitomis organizacijomis, bei padėti apsisaugoti nuo nepageidautino svarbios įmonės informacijos panaudojimo.
Būkite mobilūs ir prieikite prie informacijos, kuri gali padėti jums sukurti kiek įmanoma geresnes skaičiuokles.
Įrašyti Excel 2003 skaičiuokles į bendras darbų sritis, kur kiti komandos nariai galės gauti naujausių užduočių sąrašus, įrašyti juos, susijusius failus, internetines svetaines ir narių sąrašus. Bendrai naudojamoms darbų sritims būtinos Microsoft Windows Server™ 2003 palaikomos Windows® SharePoint™ tarnybos.
Neišjungę Excel naudokitės tyrimų užduočių juosta ir greitai raskite reikiamus faktus. Programoje Excel jums bus pateikiami elektroniniai žodynai, thesauruses (tezaurai) ir tinklapiai, kur galėsite rasti reikiamą informaciją ir įtraukti ją į skaičiuokles. Kai kurios šių tyrimų užduočių juostos funkcijos reikalauja ryšio su Internetu.
Iš Getting Started (pradėkite) ir Help (žinyno) užduočių juostų galite gauti reikiamos pagalbos Microsoft Office tinklapiuose. Čia rasite pagalbinius straipsnius, kurie yra reguliariai naujinami pagal kitų vartotojų užklausas ir rezultatus. Kai kurios šių užduočių juostų funkcijos reikalauja ryšio su Internetu.
Jei jūs turite ir naudojatės planšetiniu kompiuteriu, galite naudotis specialiu rašikliu ir ranka komentuoti Excel 2003 skaičiuokles. Jūs galite užsirašinėti ir siųsti kitiems komentarus.

Literatūra:
1. „Microsoft Office XP“ Birutė Leonavičienė
2. „Kompiuterinio raštingumas ECDL pagrindai“
3. http://www.ik.ku.lt

Leave a Comment