Įvadas
Auditorius turi dokumentuoti viską, kas yra svarbu pateikiant įrodymus auditoriaus nuomonės pagrindimui ir parodyti, kad auditas buvo atliktas pagal tarptautinius audito standartus. Norint įsitikinti auditoriaus atlikto darbo teisingumu būtina išanalizuoti auditoriaus darbo dokumentus. Šio darbo tema – audito dokumentų tyrimas. Darbo ribos – darbe bus nagrinėjami auditoriaus darbo dokumentai, kadangi pagrindinę dalį audito dokumentų ir sudaro auditoriaus darbo dokumentai.Pagrindiniai darbo uždaviniai:ü išsiaiškinti audito darbo dokumentų sąvoką, tikslus, panaudojimą;ü aptarti auditoriaus darbo dokumentų rūšis, pateikti pavyzdžius;ü atlikti auditoriaus darbo dokumentų tyrimą, apibendrinti surinktus duomenis.Darbo objektas – auditoriaus darbo dokumentai.Darbo pobūdis – aprašomasis, nes darbe pateikiama literatūros šaltinių darbo tema analizė bei savo nuomonės minėta tama pareiškimas.Darbas susideda iš penkių skyrių ir septynių poskyrių.
1. Audito darbo dokumentų sąvoka
Pagal 230 tarptautinį audito standartą, auditorius turi dokumentuoti viską, kas yra svarbu pateikiant įrodymus auditoriaus nuomonės pagrindimui ir parodyti, kad auditas buvo atliktas pagal tarptautinius audito standartus.Dokumentacija yra medžiaga, kurią auditorius ruošia, gauna ir saugo ir kuri yra susijusi su atliekamu auditu. Audito darbo dokumentai – tai įrašai apie auditoriaus planavimą, atliktų audito procedūrų prigimtį, laiką bei apimtį, tokių procedūrų rezultatus, bei iš gautų įrodymų padarytas išvadas. Darbo dokumentai gali būti popierinės, elektroninės ar kitokios formos. Terminai “dokumentacija” ir “darbo dokumentai” dažnai naudojami kaip sinonimai.Taigi, darbo dokumentai yra:1) pagalbos priemonė planuojant, atliekant ir kontroliuojant auditą;2) dokumentuoja audito įrodymus, gautus atliekant auditą auditoriaus nuomonės pagrindimui, taip pat įrodymui, kad auditas atliktas pagal audito standartus;3) padeda peržiūrint audito darbus.Jei auditorius tinkamai planuoja auditą, visa būtina informacija turi būti darbo dokumentuose. Dokumentuose būna įvairi informacija, pvz. aprašomoji informacija apie vidaus kontrolę, informacija apie klientą, laiko biudžetai atskiroms audito sritims, audito programa bei ankstesniųjų metų audito rezultatai.
Audito dokumentai yra svarbi priemonė surašant audito testų rezultatus. Pvz. padarius atranką turi būti surašomi atrankos vienetai bei atliekami tam tikri apskaičiavimai. Darbo dokumentai taip pat būtini darbui koordinuoti. Galutinius sprendimus dėl nuomonės priima audito vadovai, kurie atlieka tik keletą audito testų. Įvertindami surinktus įrodymus, jie remiasi darbo dokumentais.Darbo dokumentai taip pat naudojami ne tik įvertinti, ar surinkta pakankamai įrodymų, bet ir kitiems konsultavimo ar audito darbams. Darbo dokumentus naudoja audito įmonių konsultacinis padalinys ruošiant pelno (pajamų) mokesčio deklaracijas, kitas privalomas ataskaitas. Jie taip pat yra informacijos šaltinis auditoriams komunikuojant su valdybos nariais vidaus kontrolės silpnumo klausimais. Darbo dokumentai gali būti naudojami ir personalo apmokymams.Po nuomonės pareiškimo, darbo dokumentai yra pagrindinis įrodymas, kad auditas buvo atliktas tinkamai. Auditorius dirba su originaliais dokumentais bei buhalteriniais įrašais, kurie po audito atlikimo paliekami klientui. Darbo dokumentai šiuo atveju yra tų dokumentų indeksas.Jei auditorius kviečiamas į teismą ar į kitas valstybės institucijas, darbo dokumentai yra jo pagrindinis įrodymas.9-asis nacionalinis audito standartas “Darbo dokumentai”, patvirtintas visuotiniame Lietuvos auditorių rūmų narių susirinkime 2000 06 16, dokumentaciją apibrėžia kaip terminą, kuriuo apibūdinama visa medžiaga (darbo dokumentai), kurią audito metu parengia pats auditorius arba kuri yra jam parengiama, taip pat visa medžiaga, susijusi su atliktu auditu, kurią auditorius gavo ir disponuoja.Darbo dokumentai yra jungiamasis ryšys tarp auditoriaus ataskaitos ir kliento buhalterinių įrašų. Juose dokumentuojamas visas auditoriaus atliekamas darbas ir jais pagrindžiama auditoriaus ataskaita. Kai kurie darbo dokumentai – banko išrašas ar didžiosios knygos sąskaitų analizė. Kiti gali būti valdybos narių posėdžių protokolų kopijos ar kliento vidaus kontrolės organizacinės ar proceso schemos. Taip pat bandomieji balansai, audito programos, vidaus kontrolės klausimynai, kliento ar jo patarėjų teisės klausimais paaiškinimai, patvirtinimo formos bei kitos schemos, sąrašai, dokumentai. Taigi, terminas audito darbo dokumentai yra gana platus.Auditorius, kuris pasirašo audito ataskaitą, gali neatlikti visų audito procedūrų pats. Jis gali susiformuoti nuomonę peržiūrėdamas audito įmonės darbuotojų paruoštus darbo dokumentus. Todėl audito darbo dokumentai turi būti pakankami, kad leistų pareikšti nuomonę apie finansinės atskaitomybės teisingumą visais reikšmingais atžvilgiais. Audito darbo dokumentų sudėtis priklauso nuo kliento verslo operacijų bei buhalterinių įrašų ir kontrolės būdų. Auditorius turi pritaikyti savo darbo dokumentų formą ir turinį, kad jie atitiktų kiekvieno audito aplinkybes.2. Auditoriaus darbo dokumentai
Audito literatūroje skiriamos dvi svarbiausios audito darbo dokumentų rūšys: nuolatinės ir einamosios bylos. Einamosios bylos dar skirstomos į administracinius ir audito duomenų dokumentus. Vieni autoriai išskiria tik šių dviejų tipų auditoriaus darbo dokumentus, tačiau literatūroje galima sutikti ir trečią jų rūšį – specialiuosius dokumentus.1. Pastovios bylos. Šiose bylose saugoma ilgalaikė ir mažai kintanti informacija apie įmonę. 2. Einamosios bylos. Jose kaupiama ir saugoma informacija apie einamųjų metų auditą.3. Specialiosios bylos. Šios bylos sukuriamos esant tam tikroms aplinkybėms. Jose saugoma: įsakymai, specialūs sprendimai, korespondencijos šaknelės ir pan. Šiame darbe smulkiau panagrinėsiu tik pirmąsias dvi audito darbo dokumentų rūšis, kadangi trečioji – specialiosios bylos – sudaromos kiekvienu konkrečiu atveju esant skirtingoms aplinkybėms ir auditoriaus poreikiams. 2.1. Pastovios bylos
Pastovūs auditoriaus darbo dokumentai yra skirti trims tikslams:1. Tam tikroms detalėms apie tikrinamą įmonę priminti;2. Naujiems įmonėms darbuotojams suteikti reikalingiausią informaciją apie klientą;3. Apsisaugoti nuo nereikalingo vienodų darbo dokumentų ruošimo kiekvienais metais, jei informacija ilgą laiką nekinta.Didžioji dalis pastoviuose darbo dokumentuose saugomos informacijos yra surinkta pirmojo kliento audito metu. Tam tikra atliekamo audito laiko dalis yra skirta pagrindinės informacijos (pvz. įmonės įstatai, nuomos sutartys, patentai, pensijų planai, darbo sutartys, ilgalaikės statybos ir rekonstrukcijos sutartys, informacija apie sumokėtus mokesčius, sąskaitų planas, vidaus kontrolės struktūros dokumentacija) rinkimui.
Sąskaitų pokyčių analizė taip pat priskiriama prie pastovių dokumentų. Į šią sąskaitų grupę patenka žemės, pastatų, sukaupto nusidėvėjimo, ilgalaikių investicijų bei įsipareigojimų ir kitos sąskaitos. Pradinis šių sąskaitų tyrimas turi apimti įvykdytas ūkines operacijas per įmonės gyvavimo metus. Kai šis tyrimas yra atliktas, kiekvienas po to sekantis tyrimas bus apribotas tik praėjusių finansinių metų ūkinių operacijų analize. Šiuo atžvilgiu, pastovūs darbo dokumentai taupo laiką, kadangi einamieji pakeitimai tiesiog pridedami prie ankstesniųjų metų duomenų, nekuriant naujų, einamųjų darbo dokumentų. Pastovių dokumentų byloje turi būti padarytos atitinkamos nuorodos, siekiant palengvinti pirminio informacijos šaltinio radimą. Tai labai palengvina kito auditoriaus, nedalyvavusio audite darbą. Pvz. naudojantis šiomis nuorodomis galima atsekti sumų kilmę bandomajame balanse ir kituose pagalbiniuose dokumentuose.Nuolatinės bylos pavyzdys
Indeksas Aprašymas Puslapių skaičius
I Bendra informacija apie klientą ir auditą1 Audito sutartis2 Informacijos apie klientą formaII Teisinė informacija1 Įstatai2 Specialūs įstatymai, norminiai aktai, sutartys3 Registravimo dokumentai4 Administracijos, valdybos posėdžių ir akcininkų susirinkimų protokolai5 Draudimo sutartys6 Paskolos, lizingo sutartys7 Nuosavybės dokumentai8 Kitų svarbių susitarimų detalėsIII Apskaitos sistema ir vidaus kontrolė1 Apskaitos sistemos ir vidaus kontrolės dokumentai2 Sąskaitų planas3 Įgaliojimai, inicialai, parašų sąrašas4 Apskaitos procedūrų taisyklėsIV Auditas1 Nuolatinės svarbos korespondencija2 Nuolatinės svarbos protokolai ir pastabos3 Dokumentacija: kompiuterinės programos4 Duomenų laikymo priemonių registracijaV Finansinių ataskaitų informacija1 Finansinių ataskaitų analizė/ankstesniųjų metų santrauka2 Detalizuota: ilgalaikis nematerialus turtas3 Detalizuota: žemė ir pastatai, laivai, lėktuvai4 Detalizuota: kitas ilgalaikis materialus turtas5 Detalizuota: dalyvavimai kitose įmonėseVI Personalas, įdarbinimo sąlygos1 Ankstesniųjų metų santrauka, socialinė ataskaita2 Personalo apžvalga3 Kolektyvinės sutartys, standartinės darbo sutartys, darbo užmokesčio skalės4 Valdybos narių įdarbinimo sąlygos5 Pensijų taisyklės6 Ligos pašalpų taisyklės
7 Išlaidų kompensavimo taisyklės8 Kitos įdarbinimo sąlygosVII Mokesčiai2.2. Einamosios bylos
Auditoriaus ataskaitą apie atliktą einamųjų metų auditą, paremia darbo dokumentai, kuriose yra tų metų informacija. Einamosiose bylose auditorius pateikia pradinius finansinės ir auditoriaus ataskaitų projektus, audito planus ir programas, darbinį balansą, pagrindines ir pagalbines lenteles visoms balanso sąskaitoms ir pan. Kiekvienam darbo dokumentui, esančiam segtuve, yra priskirtas tam tikras numeris ir informacija yra tarpusavyje susieta nuorodų pagalba. Tokiu būdu, skaitytojas gali atsekti sumas bandomajame balanse, paremiančių darbo dokumentų pagalba. Auditoriaus darbo dokumentai atspindi visą informaciją, kurią auditorius surenka audito atlikimo metu, todėl jų yra pakankamai daug ir įvairių. Negalima pasakyti tikslaus jų skaičiaus, kadangi kiekvienu konkrečiu atveju, auditorius jų sudaro tiek kiek yra būtina suplanuotam auditui atlikti.
Einamosios bylos pavyzdys
Indeksas Aprašymas Puslapių skaičius
I Ataskaitos1 Finansinė atskaitomybė2 Auditoriaus ataskaita/auditoriaus nuomonė3 Dokumentų sąvadas4 Pranešimai grupės auditoriuiII Nekonsoliduota finansinė atskaitomybė1 Bandomasis balansas2 Finansinės atskaitomybės/dokumentų sąvado/bandomojo balanso suderinimas3 Pataisantieji ir perklasifikuojantys įrašaiIII Konsoliduota finansinė atskaitomybė1 Konsoliduotos ataskaitos2 Pranešimas bei kitos ataskaitos iš kitų kontorųIV Audito planavimas1 Strategijos dokumentas2 Planavimo memorandumas ir audito planas3 Instrukcijos kitiems/iš kitų audito kontorų4 Audito programa5 Audito atlikimo progreso ataskaitos6 Biudžetas7 Detalus audito planavimas ir darbo paskirstymasV Audito užbaigimas1 Užbaigimo memorandumas2 Apskaitos atskleidimo patikrinimas3 Pobalansinių įvykių peržvalga4 Pastabos audito vadybininkui/partneriui VI Audito administravimas1 Laiko žiniaraščiai2 Valandų-atlyginimo analizėVII Kontrolės peržvalgos dokumentasVIII Nuomonių pareiškimai1 Įmonės pozicijos dokumentas2 Pagrindiniai su vadovybe aptarti klausimai3 Teisininko paaiškinimaiIX Planavimo analizė1 Biudžetas2 Tarpinė finansinės atskaitomybėX Su einamųjų metų auditu susijusi korespondencijaXI Nebereikalingi darbo dokumentai iš nuolatinės bylos
Vakarų literatūroje galima sutikti kelių bendrųjų tipų darbo dokumentų. Auditoriaus darbo dokumentus sąlyginai galima suskirstyti į šias grupes:
1. Audito eigos administravimo darbo dokumentai;2. Bandomasis balansas ir apibendrinimo sąrašas;3. Taisymų ir perklasifikavimo įrašai; 4. Skaičiavimai, analizės, suderinimai, papildomi priedai;5. Patvirtinantys, paremiantys dokumentai.2.3. Audito eigos administravimo dokumentai
Auditas yra sudėtingas procesas, kuriam reikalingas planavimas, priežiūra, kontrolė ir koordinavimas. Tam tikri darbo dokumentai yra specialiai sukurti siekiant padėti auditoriams planuoti ir administruoti įsipareigojimus. Šie darbo dokumentai apima audito planus ir programas, vidinės kontrolės klausimynus ir struktūrines schemas, įsipareigojimo (pasižadėjimo) laiškus, ir laiko biudžetus. Planavimo proceso bei susitikimo su audituojamos įmonės vadovybe svarbiausių momentų užrašai taip pat yra priskiriami prie šios grupės darbo dokumentų.
2.4. Bandomasis balansas ir apibendrinimo sąrašas
Darbinis bandomasis balansas yra šių ir praeitų finansinių metų Didžiosios knygos sąskaitų likučių sąrašas, kuriame yra palikta vietos auditoriaus pasiūlytiems pataisymams, perklasifikavimui bei galutiniam rezultatui, kuris bus pateiktas po visų pataisymų. Bandomasis balansas yra, tarsi, “stuburas” visam auditoriaus darbo dokumentų rinkiniui; tai dokumentas, kuris apibendrina ir kontroliuoja visus paremiančius dokumentus.Daugeliu atveju, atliekant auditą, klientas pateikia auditoriui bandomąjį balansą, kai visi ataskaitinio periodo įrašai yra padaryti. Prieš priimdamas bandomąjį balansą kaip savo darbo dokumentą, auditorius turi patikrinti Didžiosios knygos likučius ir palyginti su pateiktu bandomuoju balansu, siekiant nustatyti ar jis parengtas teisingai. Atskiri sąrašai (dar vadinami grupavimo lapais arba apibendrinimo sąrašais) reikalingi tam, kad vienos klasės (pvz. įmonės turimos sąskaitos įvairiuose bankuose) Didžiosios knygos sąskaitas būtų galima apjungti į vieną visumą, kuri atsispindės bandomajame balanse. Juose yra pateikiama iššifruota informacija, kuri balanse yra rodoma viena eilute.
2.5. Taisymų ir perklasifikavimo įrašai
Vykdydamas auditą, auditorius gali rasti įvairų rūšių netikslumų ir klaidingų įrašų kliento finansinėse ataskaitose ir buhalteriniuose įrašuose. Šie netikslumai gali būti dideli ir smulkūs (vertinant pinigais); jie gali atsirasti dėl ūkinių operacijų neužfiksavimo ar neteisingų sumų; dėl neteisingos klasifikacijos ar apvalinimo; dėl neteisingo atliktų ūkinių operacijų interpretavimo. Dažniausiai šie neatitikimai yra atsitiktiniai; tačiau auditoriai gali atrasti ir suklastotų buhalterinių įrašų.
Norint ištaisyti rastas klaidas ir netikslumus finansinėse ataskaitose ir buhalteriniuose įrašuose, auditorius sudaro taisymo įrašų žurnalą, kurio įrašais rekomenduojama pakeisti kliento apskaitos įrašus. Auditorius sukuria ir perklasifikavimo įrašus, kuriais siūloma pakeisti kliento įrašus (jie yra teisingi savo sumomis, tačiau jų priskyrimas vienoms ar kitoms sąskaitoms neatspindi realios kliento finansinės padėties). Perklasifikavimo įrašai turi įtakos tik finansinėms ataskaitoms. Perklasifikavimo įrašai yra matomi tik darbinėse buhalterinėse lentelėse.2.6. Skaičiavimai, analizės, suderinimai, papildomi priedai
Nors visi auditoriaus darbo dokumentai gali būti vadinami sąrašais, auditoriai šį terminą naudoja apibrėžti elementų ar detalių sąrašą, apimantį balanso turto ar įsipareigojimų sąskaitas tam tikrai datai. Tokiu būdu pardavėjams skolingų sumų sąrašas, kuris balansuojamas “Prekybos skolų” sąskaitoje, visiškai teisingai gali būti vadinamas sąrašu. Didžiosios knygos sąskaitų analizė yra dar vienas pakankamai dažnai sutinkamas auditoriaus darbo dokumentų tipas. Šios analizės tikslas – parodyti viename lape visus turto, įsipareigojimų, pajamų, išlaidų sąskaitų pokyčius tuo periodu, kuris yra tikrinamas. Jei keletas pasikeitimų nėra labai reikšmingi atskirai paėmus, jie gali būti įrašyti kaip vienas pokytis. Sąskaitų analizė gali būti labai naudinga įrodant, ypač jei sąskaitoje buvo atliktas tik nedidelis ūkinių operacijų skaičiaus finansinių metų eigoje.
Sąskaitų analizės lentelės pavyzdys
Finansinių ataskaitų specifikacijos byla
Indeksas Aprašymas Puslapių skaičius
A Ilgalaikis nematerialus turtasB Ilgalaikis materialus turtasC Finansinis turtasD AkcijosE Gautinos sumosF Vertybiniai popieriaiG PinigaiH Akcinis kapitalas ir rezervaiI AtidėjimaiJ Ilgalaikės skolosK Trumpalaikiai įsipareigojimaiL Išperkamosios nuomos sutartysM Kiti įsipareigojimaiN PajamosO Sąnaudos (pagal kategorijas)P Sąnaudos (pagal rūšis)
Q Finansinės pajamos ir sąnaudosR MokesčiaiS Ypatingi straipsniaiNorėdamas atlikti Didžiosios knygos sąskaitų analizę, auditorius sudaro pradinį balansą ir nustato jį sudarančių sumų kilmę. Toliau auditorius nustato kredito ir debeto kilmę per ataskaitinį laikotarpį. Šie įrašai, kartu su pradiniu balansu, sudaro skaičius, kurių pagalba sudaromas balansas audito atlikimo momentui. Jeigu šios analizės metu randami svarbūs neteisingi arba praleisti įrašai, atliekami reikalingi pataisymai, ir gavus kliento leidimą jie perkeliami į darbo dokumentus, kad vėliau būtų galima sudaryti teisingą balansą, kuris bus metinėje finansinėje atskaitomybėje. Dažnai auditoriai nori įrodyti ryšį tarp sumų, gautų iš skirtingų šaltinių. Kai jie taip daro, yra parengiami darbo dokumentai, kurie dar vadinami “suderinimais”. Šie darbo dokumentai pateikia įrodymus apie vienos ar abiejų sumų tikslumą ir yra svarbūs daugelio sąskaitų auditui. Šio tipo darbo dokumentų prireikia suderinant kasos knygos duomenis su banko patvirtinimu arba mokėtinų sąskaitų likučius su pardavėjų patvirtinimu. Kita pagalbinių dokumentų rūšis yra apskaičiavimo dokumentai. Norėdamas įsitikinti tam tikrų sumų ir sąskaitų likučių tikslumu, auditorius atlieka savo skaičiavimus ir palygina gautus rezultatus su duomenimis kliento pateiktuose dokumentuose. Šie dokumentai dažniausiai kuriami kompiuteriu, pasitelkiant įvairias taikomąsias programas. 2.7. Patvirtinantys darbo dokumentai
Auditas nėra vien finansinių įrašų tikrinimas, ir darbo dokumentai nėra tik analizės bei sąrašai. Atlikdamas auditą, auditorius gali surinkti daug išsamesnę informaciją savo ataskaitos pagrindimui. Tam gali būti panaudoti tokie dokumentai kaip pasitarimų stenogramos, įvairūs laiškai, kontraktai, atstovavimo laiškai iš įmonės banko ir teisinių paslaugų teikėjo ir pan.
3. Darbo dokumentų forma ir turinys
Auditorius turi parengti pakankamai išsamius ir detalius darbo dokumentus, kurie parodytų jo atliekamo audito apimtį. Juose turi atsispindėti informacija apie:
Ø audito planavimą;Ø atlikimo laiką;Ø pobūdį bei apimtį;Ø numatomos atlikti audito procedūros;Ø turi būti pateikiami audito įrodymai apie auditoriaus išvadą.Audito darbo dokumentuose turi būti visi pagrindiniai klausimai, kurie reikalauja vienokio ar kitokio sprendimo, argumentai, kartu pateikiant ir auditoriaus padarytą išvadą. Kokia bus darbo dokumentų apimtis, turi nuspręsti pats auditorius. Pagrindinis principas, kuriuo galėtų vadovautis auditorius, yra toks: kas galėtų labiausiai padėti kitam, audite nedalyvavusiam, auditoriui suvokti atlikto darbo pobūdį ir suprasti, kokiu pagrindu buvo padaryti principiniai sprendimai. Dažniausiai audito dokumentų formą ir turinį lemia šie veiksniai:Ø darbo pobūdis;Ø auditoriaus išvados forma;Ø verslo pobūdis ir sudėtingumas;Ø įmonės apskaitos bei vidaus kontrolės sistemų pobūdis ir būklė;Ø būtinumas vadovauti padėjėjų atliekamam darbui, jį kontroliuoti ir apibendrinti;Ø audito metu taikomos specialios metodologijos ir technologijos.Darbo dokumentai pasirenkami ir sudaromi pagal kiekvieno atskiro audito aplinkybes ir auditoriaus poreikius. Standartizuotų darbo dokumentų naudojimas palengvina darbo paskirstymą ir tuo pačiu metu suteikia galimybę kontroliuoti atliekamo darbo kokybę. Auditorius, siekdamas padidinti darbo efektyvumą, gali pasinaudoti įmonėje parengtais grafikais, lentelėmis ir pan. Tokiu atvejų būtina įsitikinti ar pateikta medžiaga yra parengta teisingai. Jei klientas yra nuolatinis, dalis pastovios informacijos gali būti perkelta į pastovias bylas (žr.2.1.). Jos yra nuolat papildomos svarbia informacija. Tuo tarpu su tam tikru laikotarpiu susijusi informacija yra kaupiama einamosiose bylose (žr. 2.2.).Dauguma audito įmonių naudoja standartizuotų darbo dokumentų sistemą atliekant visus auditus. Toks standartizavimas turi nemažai privalumų:1. efektyvumas;2. personalas gerai susipažįsta su jais;3. nelieka nepastebėti svarbūs klausimai;4. padeda instruktuoti personalą;5. darbą galima deleguoti žemesniesiems personalo lygiams;6. lengviau kontroliuoti ir peržiūrėti darbą.Tačiau yra ir trūkumų:1. darbas tampa mechanišku bei standartišku;2. kliento personalas gali susipažinti su metodais;3. trukdoma pasireikšti darbuotojų iniciatyvai;4. sumažėja būtinų profesionalių sprendimų.4. Pagrindiniai darbo dokumentų ruošimo principai
Atskiri, gerai sudaryti darbo dokumentai, turi būti parengiami kiekvienu klausimu. Tinkamai suformuluotų dokumentų pabaigoje nurodomas audituojamos įmonės pavadinimas, aiškus turinio apibrėžimas ir data ar periodas, kurio duomenimis remiantis buvo atliktas auditas. Jei darbo dokumentas buvo paruoštas kliento, jis turi turėti žymą “PK” (Paruošta Kliento, PBC – Prepared by Client) ir privalo būti patikrintas auditoriaus. Ruošiant darbo dokumentus naudojama tam tikra technika, kuri priklauso nuo darbo dokumento paruošimo mechanizmo. Ruošiant darbo dokumentus reikia atsižvelgti į tokius aspektus:PavadinimasKiekviename darbo dokumente turi būti įmonės pavadinimas, dokumento aprašomasis pavadinimas, kuris parodo darbo dokumento turinį, kaip “Banko išrašai – Nacionalinis bankas”, taip pat balanso datą ar laiko tarpą, už kurį atliekamas auditas.IndeksasKiekvienam darbo dokumentui yra suteikiamas indeksas ar numeris, pvz. A-1, B-2. Tai yra daroma identifikavimo tikslais. Indeksavimas palengvina darbo dokumentų peržvalgą.NuorodosPrie duomenų, paimtų iš kito darbo dokumento ar perrašomų į kitą dokumentą, turi būti pateikiama nuoroda su atitinkamų darbo dokumentų indeksais. Pažymėjimo ženklaiTai tokie simboliai, kurie dedami ant darbo dokumento pažymėti, kad auditorius atliko tam tikras procedūras su tuo įrašu, prie kurio toks simbolis padėtas arba, kad tame pačiame dokumente yra papildoma informaciją apie tą įrašą. Ant darbo dokumento turėtų būti tokių simbolių paaiškinimas.Parašai ir datosTiek darbo dokumento ruošėjas, tiek tikrintojas, atlikę savo užduotis turėtų užrašyti savo inicialus bei datą. Tai parado kam priklauso atsakomybė už darbo dokumento paruošimą ir peržiūrą.Pilnas ir specifinis tikrintų dokumentų apibrėžimas, apklaustų darbuotojų sąrašas bei aplankytų vietų sąrašas yra būtini norint paruošti gerus darbo dokumentus. Darbo dokumentus paruošęs asmuo privalo pasirašyti ant jų ir pažymėti paruošimo datą. Po to dokumentą patikrina auditorius (jei dokumentą ruošė ne pats auditorius, o jo padėjėjas) ir pasirašo.
Darbo dokumentai turi būti tinkamai susieti su bandomuoju balansu ar susijusiu apibendrinimo sąrašu. Ten, kur reikalingas ryšys tarp darbo dokumentų, turi būti pateikiamos atitinkamos nuorodos. Kiekviename darbo dokumente turėtų būti aiškiai išdėstoma kaip auditorius (ar jo padėjėjas) parengė šį dokumentą. Pvz. pirkimo sąskaitų peržiūrėjimas, gali būti papildytas susijusių su pirkinio užsakymo dokumentų tikrinimu bei informacijos, patvirtinančios sąskaitų tikrumą, gavimu iš įmonės-pardavėjos. Šios patikrinimo procedūros aprašymas turėtų būti įtrauktas į darbo dokumentus. Auditorius nedaro jokių įrašų kliento dokumentuose. Jis sudaro savo darbo dokumentus, kuriuose naudoja stenografijos simbolius (paukščiukus) informacijai pernešti. Jais pažymimi atliktų operacijų tipai ir apimtys. Kai “paukščiukas” yra panaudotas, šalia turi būti ir aprašymas, kuris paaiškintų jo naudojimą. Darbo dokumentuose turėtų būti ir auditoriaus paaiškinimai dėl kiekvieno atlikto darbo aspekto. Kitaip tariant, auditorius turi pateikti paaiškinimą dėl savo nuomonės kiekvienu punktu ar veiksmo, kuris buvo atliktas ar nagrinėtas darbo dokumentuose nurodytų operacijų metu. Tradiciškai darbo dokumentai ruošiami ranka ar naudojant tam tikras formas. Šiuo metu, smarkiai išaugus kompiuterinės technikos panaudojimo galimybėms, daug darbo dokumentų yra paruošiami tam naudojant kompiuterius. Užsienyje, ypač JAV, labai paplitęs metodas, kai auditorius naudoja nešiojamąjį kompiuterį savo darbo vietoje – kliento įmonėje. Kai yra padaromi pakeitimai viename kompiuteriniame darbo dokumente, atitinkami pakeitimai padaromi sus juo susijusiuose dokumentuose. Tai yra įmanoma panaudojus standartines taikomąsias kompiuterines programas, pvz. Microsoft Excel 2000 ar IBM Lotus 1-2-3. Kai darbo dokumentai yra pildomi ranka, visi pakeitimai (įtakojantys galutinius rezultatus) yra daromi korektoriaus, rašiklio ir skaičiavimo mašinėlės pagalba. Taigi, kompiuterinės technikos panaudojimas pagreitina techninio darbo procesą ir taupo auditoriaus laiką.5. Darbo dokumentų kontrolė
Darbo dokumentų duomenys yra kontroliuojami, daromos jų apžvalgos. Pagrindinis vykdomos kontrolės reikalavimas – tiksliai užregistruoti atliktą darbą.Šiuo metu išskiriamos kelių tipų kontrolės apžvalgos. Ø Einamoji apžvalga. Šios apžvalgos esmė – labiau patyrusių tos pačios auditą atliekančios grupės narių tikrinimas, paliekant savo inicialus ant patikrintų darbo dokumentų.Ø Poauditinė apžvalga. Ji atliekama pabaigus visą auditą ir prieš pasirašant auditoriaus ataskaitą. Ø Kontrolės grupė. Ji sudaroma iš labiausiai patyrusių darbuotojų. Grupės paskirtis – atlikti išsamią audito apžvalgą, siekiant įsitikinti ar jis buvo daromas pagal standartines įmonės procedūras.Ø Lygių apžvalga. Ją atlieka kita audito įmonė, nedalyvavusi audite. Jos pateiktose rekomendacijose ir išvadose atsispindi tirtos audito įmonės procedūrų atlikimo gerinimo būdai. Darbo dokumentai yra tikrinami tuo atveju, kai juos ruošė ne pats auditorius. Tikrinimą atlieką auditorius ar vyriausiasis auditorius (jei įmonėje dirba keli auditoriai). Paprastai dokumentus ruošia auditoriaus padėjėjai. Šiuo tikrinimu siekiama patikrinti ar darbo dokumentai tinkamai dokumentuoja atliktas audito procedūras. Darbo dokumentai yra jungiamoji grandis tarp kliento buhalterinių įrašų ir auditoriaus ataskaitos bei išvados. Darbo dokumentai yra auditoriaus nuosavybė ir yra skirti atliekamo audito koordinavimui ir tikrinimui palengvinti, teikti papildomą informaciją audito ataskaitai. Jie parodo kaip auditorius atlikdamas auditą laikėsi TAS ir NAS reikalavimų bei palengvina kitus to paties kliento auditus.
Išvados
1. Audito darbo dokumentai – tai įrašai apie auditoriaus planavimą, atliktų audito procedūrų prigimtį, laiką bei apimtį, tokių procedūrų rezultatus, bei iš gautų įrodymų padarytas išvadas.2. Pastovūs darbo dokumentai taupo audito atlikimo laiką, kadangi einamieji pakeitimai tiesiog pridedami prie ankstesniųjų metų duomenų, nekuriant naujų, einamųjų darbo dokumentų.3. Einamosiose bylose yra pateikiami pradiniai finansinės ir auditoriaus ataskaitų projektai, audito planai ir programos, darbinis balansas, pagrindinės ir pagalbinės lentelės visoms balanso sąskaitoms ir kt. Tai einamųjų metų informacija.
4. Auditas nėra vien finansinių įrašų tikrinimas, ir darbo dokumentai nėra tik analizės bei sąrašai. Atliekant auditą būtina surinkti ir išsamesnę informaciją, reikalingą auditoriaus ataskaitos pagrindimui.5. Auditoriaus darbo dokumentų apimtį, turi apspręsti pats auditorius. Tačiau auditorius turi atsižvelgti į tai, kad būtų parengti pakankamai išsamūs ir detalūs darbo dokumentai, kurie parodytų jo atliekamo audito apimtį.6. Ruošiant darbo dokumentus auditorius turi pateikti paaiškinimą dėl savo nuomonės kiekvienu punktu ar veiksmo, kuris buvo atliktas ar nagrinėtas darbo dokumentuose nurodytų operacijų metu.7. Svarbiausias darbo dokumentų tikrinimo tikslas – siekiama patikrinti ar darbo dokumentai tinkamai dokumentuoja atliktas audito procedūras.