Apskaitinės informacijos paskirtis ir būdai jai pateikti: turinio esmė, panaudojimo tikslai, pateikimo būdai

Apskaitinės informacijos paskirtis ir būdai jai pateikti: turinio esmė, panaudojimo tikslai, pateikimo būdai

VILNIUS 2001

Turinys

Įvadas……………………………………………………………..3Informacija valdymo sistemoje…………………………………4Apskaita – informacijos apibendrinimo sistema……………….5Apskaitinės informacijos formavimas………………………….6Apskaitos informacijos perdavimas ir saugojimas……………..8Reikalavimai apskaitinei informacijai………………………….9Apskaitos informacijos vartotojai……………………………..10Išvados …………………………………………………………..13Naudota literatūra………………………………………………..14

Įvadas

Norint gerai suprasti šią temą, visų pirma reikėtų išsiaiškinti esmines sąvokas. Jau vien temos pavadinimas sako, kad bus daugiausiai kalbama apie apskaitą bei jos informaciją. Taigi, kas tai yra apskaita, kas yra informacija ir kas tai yra apskaitinė informacija? Į šiuos klausimus aš pirmiausiai ir norėčiau atsakyti.Apskaitos apibrėžimų yra daug, tačiau kol kas dar nėra vieningos nuomonės šiuo klausimu. Skirtingi autoriai savo knygose apibrėžia ją skirtingai. Kaip sakoma, kiek yra žmonių, tiek yra ir nuomonių. Pavyzdžiui, J. Mackevičius savo knygoje “Apskaita” pateikia kai kurių Vakarų, Amerikos, Anglijos autorių apibrėžimus. Štai keletas iš jų:“Apskaita yra reiškinių ir įvykių, nors iš dalies turinčių finansinį pobūdį, registravimo, klasifikavimo ir sumavimo tam tikru būdu ir pinigine išraiška bei rezultatų interpretavimo menas”;“Apskaita – tai ekonominės informacijos atpažinimo, matavimo ir pateikimo procesas, leidžiantis informacijos vartotojams daryti apgalvotus sprendimus”;“Apskaita – tai veikla, apimanti informacijos apie dalykus, atsitikusius žmonėms, kuriems jos reikia, atpažinimą, rinkimą, aprašymą, fiksavimą, apdorojimą ir pateikimą” ir t.t. Šie ir dar daugelis kitų apibrėžimų yra panašūs, bet kai kuriais bruožais ir skiriasi. Tačiau kad ir kiek bebūtų apibrėžimų vienas dalykas yra tikrai žinomas – apskaita priklauso nuo žmonių, ji yra jiems parengta.Informacijos apibrėžimas jau yra vieningesnis, tačiau vis dėlto skirtingi autoriai skirtingai ją interpretuoja. Štai, pavyzdžiui, “Tarptautinių žodžių žodyne” informacijos apibrėžimas skamba taip:“Informacija [lot. informatio – išaiškinimas, pranešimas] – mokslinės, visuomeninės, politinės, techninės žinios, perduodamos vienų asmenų kitiems žodžiu, raštu arba masinės komunikacijos priemonėmis (per spaudą, radiją, televiziją, kiną)”.

Tuo tarpu J. Mackevičius informaciją apibrėžia truputėlį kitaip:“Informacija – tai tikrovės atspindėjimas tam tikra tvarka ir sistema. Informacija yra tai, kas perteikiama pranešant, teikiant žinių, t.y. informuojant. Tai žinios, pranešimai ar parodymai apie aplinkinį pasaulį, jame vykstančius procesus. Šios žinios gali būti perduodamos, saugomos ir apdorojamos. Jas savo gyvybinės veiklos ar darbo procese priima gyvi organizmai, valdymo mašinos ir kitos sistemos, galinčios tai daryti, o atitinkamai apdorojusios panaudoja tolesnėje veikloje”.G. Kalčinskas ir G. Černius savo knygoje “Įmonių apskaitos pagrindai” informaciją interpretuoja vėl kitaip: “Informacija (lot. informatio – išaiškinimas, pranešimas) laikomi duomenys, mažinantys valdymo sistemos neapibrėžtumą darant valdymo sprendimus”.Kad ir kokie skirtingi būtų informacijos apibrėžimai, autoriai sutaria dėl vieno, kad informacija, tai tam tikros žinios ar duomenys, kurie yra perduodami, o vėliau panaudojami atitinkamiems tikslams siekti, sprendimams įgyvendinti ir pan.Nagrinėjant šią temą ir ieškant referatui medžiagos, aš radau vieną konkretų ir mano manymu gana išsamų apskaitinės informacijos apibrėžimą. Jis skamba štai taip:“Apskaitos informacija yra iš patikimo šaltinio gauti ir tinkamai užregistruoti apskaitos, daugiausia finansinės, duomenys, kuriuos naudoja savarankiški ūkiniai vienetai – įmonės jų valdymo procese arba kurie potencialiai ateityje gali būti naudingi valdytojams bei kitiems apskaitos informacijos vartotojams”.Štai kaip yra apibrėžiamos pagrindinės mano temos sąvokos, o ne tokie svarbūs apibrėžimai ar žodžiai bus paaiškinti tolimesniame darbe, kuriame aš pasistengsiu kuo išsamiau išnagrinėti man paskirtą temą.

Informacija valdymo sistemoje

Viena iš svarbiausių sėkmingo verslo plėtojimo sąlygų – deramas informacijos, ypač apskaitinės, reikšmės įvertinimas ir sugebėjimas tinkamai pasinaudoti jos teikiamomis galimybėmis. Informacija, reikalinga sprendimams priimti yra labai įvairi ir jos tiek daug, kad visos vienu metu praktiškai neįmanoma suvokti. Laimei, šito nė nereikia, jeigu valdymo aparato darbuotojai racionaliai pasiskirstys pareigomis. Tuomet tik vadovams reikėtų susipažinti su platesnio spektro duomenimis, tačiau jie jau būtų nepakankamai apibendrinti, taigi ir jų kiekis neturėtų būti labai didelis.

Kiekvienas žmogus priima tik tuo laiku jam aktualią informaciją ir dažnai net nesąmoningai atmeta nereikšmingus jam duomenis. Kibernetikai tokius beverčius duomenis vadina informaciniu triukšmu. Kiekvienas skirtingai vertina tas pačias žinias: koks nors pranešimas vienam gali būti labai svarbus, o kitam reikšti ne daugiau kaip pašalinį garsą. Todėl susibūrusiems į tam tikro tikslo siekiantį kolektyvą žmonėms reikia išsirinkti lyderį, kuris kiekvieną darbuotoją “priverstų” kaupti ir apdoroti tik tam tikrus duomenis -–informaciją, reikalingą konkretiems valdymo tikslams pasiekti. Tai ypač svarbu verslo kolektyvams, kurių veiklos be reikalingos informacijos apskritai neįmanoma įsivaizduoti. Konkrečios informacijos rinkimas ir formavimas visuomet susijęs su jos vartotojo poreikiais ir galimybe priimti perduodamus duomenis. Žmonėms, kuriantiems ir perduodantiems atitinkamas žinias visuomet būtina tai turėti omenyje, juo labiau, kad informacijos, kaip ir visų kitų vertybių (netgi pinigų!), gali ne tik trūkti. Jos gali būti ir per daug.Paprastai žmonės palyginti lengvai įsivaizduoja materialinių vertybių judėjimą, tačiau kur kas sunkiau suvokia nematerialinius, iš jų ir informacinius, srautus. Tuo tarpu kiekvienas valdymo srities darbuotojas turėtų aiškiai suvokti duomenų judėjimą įmonėje ir suprasti valdymui naudingos informacijos formavimo dėsningumus. Valdymo srities darbuotojų, vadinamųjų “baltųjų apykaklaičių” veikla ne tik labai reikšminga kiekvienai įmonei. Ji dar ir brangiai kainuoja, nes už kvalifikuotą darbą rinkoje reikia nemažai mokėti. Todėl kiekviena valdymo personalo darbo valanda turėtų būti naudojama itin taupiai. Tačiau norint tiksliai vertinti valdytojų veiklos efektyvumą, pirmiausia reikia sugebėti išmatuoti jų apdorojamų duomenų kiekį bei valdymui naudingos informacijos, kurią jie parengia, reikšmingumą. Tačiau akivaizdu ir tai, jog išmatuoti šiuos dydžius nepaprastai sunku. Turbūt visiems aišku, kad tokios matavimo priemonės kaip dokumentų lapai, simbolių skaičius, bitai ar baitai čia nedaug tegalėtų padėti. keletas eilučių gautos ar negautos informacijos gali sužlugdyti kiekvieną verslą. Lygiai tokio pačio dydžio tekstas gali ir išgelbėti jį nuo kracho. Todėl visuomet reikia turėti galvoje, kad bet kuriais skaičiais išreikštas duomenų kiekis apibūdina tik techninius jų apdorojimo aspektus. Kur kas sudėtingiau įvertinti informacijos prasmę bei jos naudą valdymui. Tai kaip, beje ir pats valdymas – daugiau menas negu mokslas, kuriame viskas išmatuojama ir randami atsakymai į klausimus. Niekas tikriausiai neprieštaraus, kad labai didelę reikšmę turi informacija, kurią valdytojai kaip nurodymus perduoda savo valdiniams. Valdymo sistemose šiuos nurodymus įprasta vadinti tiesioginio ryšio informacija arba paprasčiau tiesioginiu ryšiu. Tačiau negalima pamiršti, kad norint pagerinti kokybiškus įsakymus, reikia bent jau orientuotis, kokia yra valdomojo objekto – įmonės – būklė. Pagaliau labai svarbu sužinoti, kokios sąlygos jame susiklostė po to, kai buvo įgyvendintas valdytojo nurodymas, nes tik šitaip galima įvertinti paties valdymo efektyvumą, o kartais ir reikalingumą apskritai (valdytojo nesikišimas į valdymo procesus taip pat gali būti traktuojamas kaip sąmoninga jo veikla). Duomenys apibūdinantys įmonės būklę tam tikru momentu, vadinami grįžtamojo ryšio informacija arba tiesiog grįžtamuoju ryšiu. Svarbiausią vaidmenį, formuodama valdymui labai aktualią grįžtamojo ryšio informaciją, atlieka apskaita.

Apskaitos, kaip grįžtamojo ryšio priemonės, funkcijas galima pavaizduoti tokia schema:

Tikslo Galimų tikslo Alternatyvių Sprendimo Veiksmų nustatymas siekimo būdų sprendimų priėmimas atlikimas numatymas svarstymas

Tikslų Grįžtamasis svarstymas ryšys

Grįžtamasis ryšys

1 schema. Grįžtamojo ryšio informacijos svarba valdymo sprendimams

Tuo atveju, kai valdytojas disponuoja kokybišku informaciniu modeliu, jis gali numatyti daugelį būdų atitinkamiems tikslams pasiekti ir, visus juos įvertinęs modelyje, vieną, jo nuomone, optimalų, įgyvendinti praktiškai. Šis alternatyvių sprendimo būdų įvertinimas schemoje pavaizduotas punktyrine linija. Už jos lieka brangus, daug turto bei darbo sąnaudų reikalaujantis praktinis veiksmų atlikimas. Kad įgyvendintume šitokią, be abejo, racionalią valdymo sistemą, turime tinkamai organizuoti ir tvarkyti pačią apskaitą.

Apskaita – informacijos apibendrinimo sistema

Apskaitos informaciją pačiu bendriausiu atveju galime apibūdinti kaip iš patikimo šaltinio gautus ir tinkamai užregistruotus apskaitos, daugiausiai finansinės, duomenis, kuriuos naudoja savarankiški ūkiniai vienetai – įmonės jų valdymo procese arba kurie potencialiai ateityje gali būti naudingi valdytojams bei kitiems apskaitos informacijos vartotojams.

Apskaita – viena iš pirmųjų istorijoje informacijos gavimo sistemų ūkinei veiklai valdyti. Iš pradžių ji formavo informaciją apie ūkio materialinę būklę, bet, vystantis visuomeninei gamybai, tapo labai sudėtinga informacijos sistema visoms ūkio grandims valdyti. Apskaita atspindi kiekvieną atliktą ūkinę operaciją. Pirminiai duomenys apie atitinkamus ūkinės veiklos faktus, procesus ir operacijas atspindimi ir apibendrinami apskaitoje taip, kad formuotųsi daugybė informacinių rodiklių apie lėšų, jų šaltinių būklę, apie susidariusius įsipareigojimus ir pan. Duomenys apie atitinkamus faktus apskaitoje sisteminami, todėl apibendrintai apibūdina įmonės ūkinę veiklą ir jos rezultatus.Apskaita susistemina, suskaičiuoja, nustato ir apibendrina duomenis. Jie yra sutvarkytas informacijos šaltinis. Apskaita teikia informaciją apie materialinių, darbo ir finansinių išteklių naudojimą įmonėje, apie jos ūkinės veiklos rezultatus. Šia informacija apskaita aprūpina tiek įmonės vadovybę, tiek jos padalinius. Be šios informacijos neįmanoma sėkmingai vadovauti įmonei ir jos padaliniams. Apskaitos teikiama informacija sudaro apie 70 – 80 % visos įmonės ekonominės informacijos.

“Ekonominė informacija – tai žinios, susijusios su šalies ūkio, koncernų, kompanijų, firmų, jų padalinių ūkine veikla. Tai žinios, gaunamos nustatant objektų funkcionavimo sąlygas, gaminant produkciją, ją transportuojant, realizuojant, atliekant įvairias paslaugas, apskaitant, analizuojant ir įvertinant tų objektų darbą ir pan. ekonominė informacija atsiranda ir funkcionuoja dėl žmonių ūkinės veiklos, atspindėdama gamybinių santykių objektyvius dėsningumus. Ūkinės komercinės veiklos valdymo procese ekonominė informacija naudojama apdorota, kadangi priimant valdymo sprendimus ji dažniausiai turi būti sugrupuota įvairiais pjūviais.”

Dabar, kai ypač išsiplėtė ryšiai tarp atitinkamų objektų, tinkamai parengta ir geros kokybės informacija nulemia kiekvieno struktūrinio padalinio veiklos rezultatus. Informacijos apdorojimo darbų kokybę atspindi rezultatų tikslumas ir jų tikrumas. Apskaita, būdama informacijos apibendrinimo sistema, užima svarbią vietą įmonės informacinėje valdymo sistemoje.

Informacinė apskaitos sistema Informacinė valdymo sistema

Finansinė apskaita Valdymo apskaita Nefinansinių duo – menų analizė

2 schema. Apskaitos vieta įmonės informacinėje valdymo sistemoje.

Informacinių apskaitos ir valdymo sistemų susiliejimo laipsnis kiekvienoje įmonėje yra skirtingas, nes priklauso nuo konkrečių jos darbo sąlygų, išorinės aplinkos stabilumo, technologinių procesų ypatybių ir buhalterijos organizacinės struktūros. Susiliedama su informacine valdymo sistema, apskaita parengia informacinę bazę priimti įvairių rūšių valdymo sprendimus.

Apskaitinės informacijos formavimas

Apskaitininkams, kaip ir visiems kitiems valdymo srities specialistams, būtina kuo geriau orientuotis, kaip formuoti informaciją iš duomenų, kad nebūtų pažeisti duomenų apdorojimo principai.Apskaitinė informacija formavimo procese tarsi “filtruojama” – iš pradinių duomenų masės atmetami valdymui nereikšmingi duomenys. Informacija turi būti pateikiama kaip proceso rezultatas ir privalo patenkinti šiuos bendriausius reikalavimus:§ ją turi priimti vartotojas, kitaip tariant, ji turi būti perduodama tam tikrais signalais (garsiniais, vizualiniais ir pan.), kuriuos vartotojas galėtų suvokti;§ informacija vartotojui turi būti suprantama. Buitiniu požiūriu tai reikštų, kad ją reikia perduoti vartotojui suprantama kalba;§ informacija turi būti perduodama iš patikimo šaltinio, kuriuo vartotojas pasitiki;§ informacija turi būti perduota laiku (kol ja remiantis dar galima daryti valdymo sprendimus) ir tiksliam adresatui – tam kam ji skirta;§ perduodama informacija turi būti reikalinga vartotojui, o jos kūrimo kaina – bent jau ne didesnė už teikiamą naudą.

Sintaksinis Apskaitos objektus atspindintys Sintaksinis (fizinis) filtras ekonominiai duomenys triukšmas

Semantinis Gauta (vartotojo priimta) sintaksinė Semantinis filtras apskaitos informacija triukšmas

Pragmatinis Suvokta (vartotojo suprasta Pragmatinis filtras semantinė apskaitos informacija triukšmas

Pragmatinė (vartotojo įvertinta) apskaitos informacija. Būtent ji naudojama valdymo sprendimams

3 schema. Apskaitinės informacijos formavimo procesas

Šioje schemoje pavaizduota, kaip iš pirminių duomenų suformuojama valdymui reikšminga apskaitinė informacija. Tam tikslui ji tarsi perleidžiama per tris filtrus – sintaksinį, semantinį ir pragmatinį, nors praktikoje niekas tų duomenų “nesijoja”. Šioje schemoje tik formaliai išreikšti trys skirtingi apskaitinės informacijos formavimo aspektai, į kuriuos nuolat turi atsižvelgti (ir įvertinti) kiekvienas apskaitininkas.

Pirmiausia reikia pažymėti, kad kiekvienas pranešimas, nesvarbu, koks yra turinys ir naudingumo laipsnis, perduodamas ir priimamas tam tikrais fiziniais kanalais. Tam, kad būtų galima įvertinti kokių nors duomenų naudą, jie apskritai turi būti užfiksuoti taip, kad vartotojas galėtų juos suvokti. Visos kitos žinios reikš tik sintaksinį (fizinį) (gr. syntaxis – sudarymas, sandara) triukšmą. Apskaitai šis informacijos kūrimo aspektas ypač svarbus jau vien dėl to, kad nemaža apskaitos duomenų dalis turi būti tinkamai dokumentuojama. Pavyzdžiui, norėdami, kad kasininkas gautų į kasą dalį banke saugomų įmonės pinigų, turime išrašyti specialų dokumentą – čekį. Jis turi būti išrašytas ne bet kokiame lape, o specialiai tam skirtame blanke. Be to, čekį turi pasirašyti atsakingi įmonės darbuotojai, kurių parašus bankininkai pažįsta. Priešingu atveju (bet kokiame lape išrašytas ir nepasirašytas) čekis negalios, pagal jį nebus išduodami pinigai iš banko, todėl apskaitininkui tokiame “dokumente” užfiksuoti duomenys reikš sintaksinį triukšmą.Tinkamai užfiksuotus materialiose laikmenose duomenis vartotojas priima ir įvertina semantiniu aspektu (gr. semantikos – reikšminis). Kiekvienas pranešimas, kurį žmogus gali perskaityti ar išgirsti, įgyja prasmę tik tada, jeigu žmogus gali suvokti to pranešimo reikšmę. Tam tikslui pranešimas turi būti pakankamai detalus ir tikslus, o jį priimantis žmogus – atitinkamai pasiruošęs pranešimą suvokti.Pagaliau vartotojo suprasta semantinė apskaitos informacija turi būti įvertinta ir pragmatiniu (gr. pragmatikos – dalykiškas) aspektu. Šiuo atveju jau įvertinamas apskaitinės informacijos turtingumas ir vertingumas, atsižvelgiant į tai, kiek šie duomenys yra naudingi valdymo sprendimams. Pragmatinis duomenų įvertinimo aspektas turi dvi reikšmes. Pirmiausia būtina išsiaiškinti, kokias funkcijas atlieka tam tikri apskaitiniai duomenys valdymo sistemoje. Gali paaiškėti, kad jie apskritai neatlieka jokių funkcijų. Reikalas tas, kad žmonės dažniausiai nevertina informacijos kaip kvalifikuotų ir todėl gerai apmokamų darbuotojų veiklos rezultato. Valdytojai dažnai pageidauja, kad apskaitininkai pateiktų jiems informaciją “dėl viso pikto”. Tačiau jei tam tikri duomenys neatlieka jokių pozityvių funkcijų valdymo procese, jie būtina yra negatyvūs, nes neišvengiamai užgožia valdymui reikšmingą informaciją. Antra vertus, apskaitos duomenų formavimas yra palyginti brangus. Todėl, prieš apsisprendžiant formuoti tam tikrą apskaitinę informaciją, visuomet būtina bent apytikriai nustatyti jos formavimo kainą ir palyginti ją su tos informacijos duodama nauda. Kai kurie rinkos šalių specialistai mano, jog, siekiant išvengti apskaitos duomenų pertekliaus, tikslinga įvesti tokią tvarką, kad visi įmonės padaliniai mokėtų už naudojamą apskaitinę informaciją. Tai labai sudrausmintų bereikšmių apskaitos duomenų reikalaujančius menedžerius.

Apskaitos informacijos perdavimas ir saugojimas

Apskaitos procese svarbu ne tik informacijos apie ūkinius procesus ir reiškinius fiksavimas, grupavimas, kaupimas, apdorojimas, bet ir jos perdavimo bei saugojimo procedūros. Kadangi apskaitos informacija naudojama viso ūkio veiklai valdyti, tai ją būtina perduoti atitinkamiems valdymo organams, kaupti, kad būtų galima ją panaudoti ateityje, t.y. reikia kurti tam tikrą jos perdavimo ir saugojimo sistemą.Informacija perduodama iš šaltinio (siuntėjo) vartotojui (gavėjui). Tačiau čia svarbu ne tik perduoti pranešimą, bet ir pertvarkyti jį taip, kad vartotojas gautų tik jam reikalingą, atitinkamai sugrupuotą bei pertvarkytą informaciją, kurią jis galėtų tiesiogiai naudoti savo funkcijoms vykdyti. Perduodant informaciją, svarbu reguliuoti jos srautus, nes neretai vienu metu perduodamas didelis jos kiekis ir daugeliui vartotojų. Informacijos srautu galima nagrinėti dviem požiūriais: a) kaip srautus, susidarančius tarp įmonės padalinių, įmonės ir kitų (išorinių) informacijos vartotojų, b) kaip srautus, susidarančius informaciją perkeliant iš vienų jos nešiklių į kitus. Pirmu atveju žiūrima, kas perduodama iš vieno padalinio į kitą ir ką su ta informacija kiekviename padalinyje daroma, o antru – kaip ji perkeliama iš šaltinio į pirminį dokumentą, iš jo – į mašininį nešiklį, toliau – iš vieno mašininio nešiklio į kitą, kaip iš mašininio nešiklio perduodama vartotojams. Svarbu informacijos srautus suprojektuoti taip, kad, ją tvarkant, galima būtų kuo efektyviau panaudoti skaičiavimo techniką, informacijos rinkimo ir perdavimo priemones.Apskaitos informacija perduodama ryšių kanalais arba materialinių nešiklių transportavimo būdu, o kaupiama ir saugoma mašininiuose nešikliuose ir specialiuose apskaitos registruose. Be to, informacijai perduoti ir saugoti naudojama ir atskaitomybė, kurioje informacija grupuojama pagal rodiklių charakteristiką ir valdymo lygius.Siekiant nustatyti, kaip konkrečiu atveju patenkinami informacijos poreikiai, reikia ją išmatuoti.Informacijos kiekis gali būti matuojamas netiesioginiais matais, t.y. ženklų skaičiumi, informacijos nešiklių kiekio ar tūrio matais. Tačiau tokį informacijos kiekio matavimą pakeisti jų nešiklių matavimu galima tik kai kuriais atvejais, pvz., nustatant informacijai laikyti reikiamos patalpos dydį, informacijos nešiklių kainą ir pan., kadangi tokie duomenų matai neapibūdina informacijos kokybės.

Pažymėtina, kad nuo to, ar laiku pateikiama ir gaunama informacija ir ar ji geros kokybės, daug priklauso ir visos įmonės veiklos efektyvumas, jos darbo ekonomiškumas.

Reikalavimai apskaitinei informacijai

Apskaitos duomenys, iš kurių gaunama valdymui naudinga informacija, turi atitikti tam tikrus reikalavimus. Reikia pažymėti, kad jie gali būti fiksuojami ir apdorojami skirtingais būdais, todėl aš apibrėšiu tik pačius svarbiausius, esminius reikalavimus, kurie yra:

– optimalumo– svarbumo– ažūriškumo– patikimumo

Pirminis reikalavimas, nuo kurio labai daug priklauso kiti, – informacijos optimalumas. Jo esmė ta, kad sąnaudos, susijusios su apskaitos vedimu ir atskaitomybės sudarymu, turi būti bent jau ne didesnės už naudą, kurią tikimasi gauti panaudojus apskaitinę informaciją. Suprantama, kad tą naudą nebūtina išreikšti pajamų ir pelno prieaugiu, gautu panaudojus tam tikrus apskaitos duomenis. Labai dažnai apskaitinės informacijos nauda pasireiškia tuo, kad išvengiama galimų nuostolių (pvz., nepanaudojus tam tikros informacijos, gaminamos produkcijos savikaina gali viršyti jos kainą) arba kokių nors praradimų (pvz., neracionalus vienos vertybės keitimas kita). Šis reikalavimas niekuomet negali būti atsietas nuo vienos labai svarbios apskaitos, kaip ir bet kurios kitos valdymo funkcijos, duomenų apdorojimo taisyklės: iš minimalaus pradinių apskaitos duomenų kiekio būtina stengtis gauti kuo daugiau valdymui naudingos informacijos.Valdytojų nuomone, geros informacijos niekuomet negali būti per daug. Tačiau beverčiai arba mažai reikšmingi duomenys ne tik nenaudingi valdymui, bet dažnai užgožia tikrai svarbią informaciją ir padaro jam nemažą žalą. Todėl apskaitininkas turi pateikti valdymui tik svarbią, kitaip tariant, valdytojams konkrečiomis sąlygomis reikšmingą informaciją, abstrahuodamas ([lot. abstrahere – atitraukti] – mintimis išskirti ir apibendrinti esmines objektų savybes ir santykius) nuo bereikšmių ar mažai vertingų duomenų. Be to, šis reikalavimas numato ne formos, bet turinio pirmumą rengiant apskaitinę informaciją ir atskaitomybę. Kitaip tariant, ne tiek svarbu pateikti tam tikros formos ataskaitą, kiek tai, kas joje atspindėta.

Apskaita neturi būti nei greita, nei lėta. Grįžtamojo ryšio sistema turi pateikti informaciją laiku – tuomet, kai ja remiantis bus sprendžiamos valdymo problemos. Tačiau ažūriškumo (pranc. àjour – per dieną) principas jau seniai neteko savo pirminės prasmės ir reiškia laiku atliekamus įrašus apskaitos registruose ir atskaitomybės formose. Kadangi dirbtinai trumpinamas apskaitos duomenų apdorojimo laikas ne tik nepadidina apskaitos efektyvumo, bet dar ir sumažina jos tikslumą, todėl šiuo metu mašininis apskaitos duomenų apdorojimas dažniausiai organizuojamas taip, kad informacija vartotojui būtų pateikiama ne iš anksto nustatytu laiku (reglamentiniu režimu), bet tuomet, kai ji iš tiesų reikalinga vartotojui (dialoginis režimas).Patikimumo reikalavimo įgyvendinimas iš esmės reiškia trukdymų pašalinimą iš informacinės sistemos. Pirmiausia – sintaksinio triukšmo (neteisingo dokumentavimo, prirašymų, sąmoningo apskaitos duomenų klastojimo ir pan.) pašalinimą iš apskaitos. Šį triukšmą techninėse sistemose galima pašalinti sunaikinus triukšmo šaltinį. Tačiau tai padaryti yra sunkoka, nes tas triukšmo šaltinis paprastai būna sąmoningai veikiantis žmogus. Tarkime, suskaičiavę laikotarpio pabaigoje sandėlyje esančias medžiagas, galime pasakyti, kiek jų sunaudojome gamindami produktą. O gal dalį jų pagrobė nesąžiningi darbuotojai? Norint išspręsti šią problemą, dažnai tenka sąmoningai formuoti perteklinius duomenis, pvz., nustatyti, kiek šių medžiagų galėjo būti sunaudota gaminant produkciją (pagamintų gaminių kiekio ir medžiagų sunaudojimo normos vienam gaminiui sandauga), ir palyginti gautą skaičių su sandėlinės apskaitos duomenimis.Kitas patikimumo reikalavimo aspektas susijęs su apskaitos metodika, nes, ir surinkę kokybiškus pirminius duomenis, galime juos apdoroti netikusiais metodais (lygindami nepalyginamus reiškinius, kaip antai vieno laikotarpio pajamas su kito laikotarpio sąnaudomis ir pan.). šiuo atveju rezultatinės informacijos patikimumo laipsnis taip pat labai sumažės.

Apskaitos informacijos vartotojai

Tiesiogiai suintere – Esantys ir potencialūs įmonės savininkai suoti įmonės varto – Įmonės administracija ir valdytojai tojai Įmonės darbuotojai Tiesiogiai suintere – Esantys ir potencialūs kreditoriai suoti išoriniai infor – Esantys ir potencialūs tiekėjai macijos vartotojai Esantys ir potencialūs pirkėjai Mokesčių sistemos tvarkytojai ir įvairių mokesčių surinkėjai Įvairios valdžios Valstybinės statistikos institucijos institucijos Regioninės valdžios institucijos Ministerijos ir kitos reguliavimo institucijos Vertybinių popierių komisija ir makleriai Kiti Konkurentai vartotojai Finansiniai ekspertai ir patarėjai Įvairūs kiti vartotojai

4 schema. Apskaitos informacijos vartotojaiPagrindiniai apskaitos informacijos vartotojai yra tiesiogiai suinteresuoti įmonės vidiniai vartotojai, o svarbiausi iš jų – įmonės savininkai (akcinėse bendrovėse – akcininkai). Verslo nesėkmės atveju jie rizikuoja prarasti visą investuotą į įmonę turtą, todėl nuolat turi domėtis ne tik įmonės veiklos pelningumu, bet ir turto, kuriuo disponuoja įmonė, suma, taip pat kam priklauso šis turtas, t.y. savininkais. Svarbiausias duomenų šaltinis, kuriuo apsispręsdami vadovaujasi akcininkai, yra metinė finansinė atskaitomybė.Labai reikšmingi apskaitos informacijos vartotojai – įmonės administracija bei valdytojai. Savininkų paskirta administracija vadovauja įmonės veiklai tarp visuotinių ataskaitinių akcininkų susirinkimų. Ji privalo rūpintis, kad įmonės veikla būtų pelninga, įmonė nuolat turėtų pakankamai pinigų atsiskaityti su kreditoriais ir tiekėjais, galėtų išmokėti dividendus, laiku atsiskaitytų su valdžios instancijomis už priskaičiuotus mokesčius, be to, turi žiūrėti, kad naudojamo gamyboje turto nemažėtų. Įmonės administracijai ir atsakingiems valdytojams paprastai būna prieinama didelė apskaitos duomenų dalis, o konkretiems vykdytojams pateikiama tik ta informacija, kurios reikia jų pareigoms atlikti.Apskaitos duomenimis paprastai domisi ir įmonės darbuotojai tiek tiesiogiai, tiek ir netiesiogiai – dažniausiai per profesines sąjungas ir kitas darbuotojų teises ginančias visuomenines organizacijas. Jiems svarbu žinoti, ar perspektyvi įmonės veikla, kad galėtų būti garantuoti dėl savo darbo vietų ar karjeros. Įmonių darbuotojams paprastai prieinami tik viešai skelbiami bendrosios finansinės apskaitos ir atskaitomybės duomenys.

Antroji reikšminga apskaitos informacijos vartotojų grupė yra tiesiogiai suinteresuoti išoriniai įmonės informacijos vartotojai. Jeigu įmonė naudojasi kreditais, tai reikšmingiausi iš išorinių informacijos vartotojų yra esantys ir potencialūs kreditoriai, dažniausiai – bankai ar kitos finansinės institucijos. Kreditoriai yra skirstomi į tuos, kurie parduoda prekes ir paslaugas kompanijai (prekybos kreditoriai), ir tuos, kurie teikia paskolas (paskolų kreditoriai). Prekybos kreditoriai suinteresuoti kompanijos galimybėmis neuždelsiant išleisti jų turtą. Jie paprastai neuždirba palūkanų iš kredito ir nelaiko vertybinių popierių. Prekybos kreditoriai suinteresuoti kompanijos mokumu. Paskolų kreditoriai, teikiantys kompanijai paskolas, reikalauja palūkanų. Jiems svarbūs du pagrindiniai dalykai: 1) ar kompanija gali sumokėti palūkanas; 2) ar paskola gali būti grąžinta suėjus terminui. Kreditoriai, paskolinę įmonei pinigų, labai dėmesingai stebi jos finansinės būklės pasikeitimus.Esantys bei potencialūs įmonės tiekėjai, kaip ir bankai, domisi, ar įmonė gavusi prekes skolon, sugebės laiku padengti įsiskolinimą už jas, kitaip sakant, tyrinėja įmonės mokumo pajėgumą.Esantys ir potencialūs pirkėjai taip pat domisi įmonių, iš kurių perka prekes, veikla ir perspektyvomis. Jie domisi tam tikra apskaitos informacija, ją tiria, analizuoja ir savaip interpretuoja. Iš to jie sprendžia, ar gali įsigyti prekių bei paslaugų. Paprastai jie domisi kompanijos sugebėjimu tiekti prekes ar paslaugas.Didelę reikšmę įmonių apskaitos informacijai teikia įvairios valdžios institucijos, iš kurių nuodugniausiai apskaitos duomenis tyrinėja mokesčių sistemos tvarkytojai ir įvairių mokesčių surinkėjai. Pastarieji ne tik susipažįsta su apskaitininkų parengtomis finansinėmis ataskaitomis (metinėmis ir ketvirtinėmis), bet ir nagrinėja einamosios apskaitos duomenis įmonių buhalterijose. Mokesčių sistemos tvarkytojai, susipažinę su įmonių parengtu finansinių atskaitomybių duomenimis, gali daryti išvadas apie mokesčių sistemos racionalumą ir galimas jos tobulinimo kryptis.Visas įmonėse parengiamas finansines ataskaitas gauna ir valstybinės statistikos institucijos. Pirmiausia šiuos duomenis jos panaudoja apskaičiuoti valstybės valdymui itin reikšmingus rodiklius, tokius kaip bendrasis nacionalinis produktas, nacionalinės pajamos, turtas ir daugelis kitų. Ši informacija taip pat pasitelkiama įvertinant bendrą ūkio būklę, prognozuojant galimą kainų dinamiką ir infliacijos tempus bei jų įtaką ūkio plėtojimui.Regioninės valdžios institucijos įmonių apskaitininkų parengtas ataskaitas naudoja tų regionų perspektyvoms įvertinti, pažangiausių gamybų skatinimo programoms sudaryti ir panašiems tikslams. Be to, vietos valdžios organams įmonių finansinė atskaitomybė labai svarbi registruojant ar perregistruojant regiono įmonių kapitalą.Panašiems tikslams tik jau šakų mastu apskaitos ir atskaitomybės duomenis naudoja įvairios ministerijos, žinybos bei kitos reguliavimo institucijos. Kai kurios iš jų turi ir savo specifinių uždavinių, kuriuos spręsti padeda ir aptariama informacija.Prie kitų vartotojų yra priskiriama vertybinių popierių komisija bei makleriai. Pastarieji, prekiaudami akcinių bendrovių vertybiniais popieriais, be abejo, labai kruopščiai susipažįsta su tų įmonių veiklos rezultatais, kad galėtų numatyti, kokių dividendų tikėtis iš vienos ar kitos įmonės akcijų, kokios jų kurso kitimo tendencijos bei įmonės turto išsaugojimo garantijos. Jie taip pat turi įvertinti, ar pajėgs įmonė laiku išpirkti savo anksčiau išleistas obligacijas. Vertybinių popierių komisija prižiūri, kad visos įmonės, Vertybinių popierių biržoje prekiaujančios savo vertybiniais popieriais, pateiktų potencialiems pirkėjams savo finansinę atskaitomybę, iš kurios galima būtų spręsti apie įmonės veiklos sėkmę dabar ir daryti ateities prognozes. Visa ataskaitinė informacija panaudojama, kai Vertybinių popierių komisija sprendžia, ar įtraukti vieną ar kitą įmonę į einamąjį bei oficialųjį prekybos vertybiniais popieriais sąrašą.Be abejo, visa su įmone susijusia informacija labai domisi tos įmonės konkurentai. Jei kompanija nėra monopolija, ji varžosi su kompanija vartotojo rinkoje. konkurentai visada domisi kompanijų pelningumu, išlaidų struktūra ir galimybių panaudojimu. Tokia informacija kartais leidžia nuspėti ateities kainų pasikeitimus. Be to, konkurentai siekia sužinoti, ar jų varžovai turi kokius nors savo veiklos plėtojimo planus.Su apskaitos duomenimis labai kruopščiai susipažįsta pačios įmonės samdomi įvairūs finansų bei ekonomikos ekspertai ir patarėjai. Šiuo atveju įmonės ir ekspertų interesai sutampa, todėl jiems paprastai pateikiami visi apskaitos duomenys, dažniausiai papildomai apdorojami ir sugrupuojami taip, kad su jais dirbantiems ekspertams būtų lengviau priimti sprendimus, kuriems parengti juos samdė įmonė.Yra ir įvairių kitų apskaitos bei ataskaitų informacijos vartotojų, kurie nepateko į aptartą klasifikaciją, tačiau tam tikrais momentais gali būti labai reikšmingi įmonei.

Išvados

Baigiant savo referatą norėčiau pabrėžti, kad griežta, racionaliai sutvarkyta vidinės apskaitos ir kontrolės sistema (ją gali sukurti tik gerą patirtį šioje srityje turintys apskaitos specialistai), nors ir brangiai kainuoja, vis dėlto, kaip rodo patirtis, visuomet atsiperka. Pirmiausia ji sumažina apgaulių atsiradimo galimybes, nes darbuotojai iš savo bei kolegų patirties netrunka įsitikinti, kad anksčiau ar vėliau kiekvienas apgaulės faktas išaiškėja, nes tikrinama ne atsitiktinai, bet sistemingai. Be abejo, labai svarbu, kad tokia sistema padeda išaiškinti jau vykdomas apgaules, nuo kurių, kaip žinoma, neapsaugota nė viena įmonė. Tačiau vargu, ar šiandien rasime nors vieną įmonę, įstaigą ar organizaciją, kuri sąžiningai pildytų visas ataskaitas: balansą, pelno (nuostolio) ataskaitą, pelno (nuostolio) paskirstymo ataskaitą, pinigų srautų ataskaitą ir kitas, t.y. sąžiningai vestų apskaitą. Šiais nestabiliais ekonominiais laikais visi stengiasi kuo racionaliau sutvarkyti pragyvenimo sąlygas. Tačiau, kai esame apkrauti didžiuliais mokesčiais, tai padaryti gana sunku. Todėl daugelis stengiasi nuslėpti realią įmonės, įstaigos ar organizacijos būklę. Žinoma, niekas besirūpinantys šia diena, nepagalvoja apie ateitį. Tarkime, šiandien nuslėpdamas tikrąją savo darbo užmokesčio sumą, žmogus ateityje gali save nuskriausti, t. y. gali gauti mažesnę pensiją. Nuslėpdama tikrus faktus, įmonė pakenkia ne tik savo žmonėms, bet ir visai šalies ekonomikai. Bandoma su šia problema kovoti, tačiau abejoju, jog įmanoma kontroliuoti visas esančias Lietuvoje įmones, įstaigas ar organizacijas.Vis dėl to nepaisant visų vagysčių ir mokesčių vengimo, apskaitinė informacija atlieka labai svarbias funkcijas kiekvienos įmonės valdymo sistemoje. Naudodamiesi jos duomenimis, ne tik įmonių valdymo specialistai, bet ir išoriniai informacijos vartotojai priima labai reikšmingus, kartais net lemiamus įmonei sprendimus, taip pat tikrina, kaip sprendimai įgyvendinami, bei įvertina padarinius. Aišku, kad be grįžtamojo ryšio (apskaitinės) informacijos visi šie sprendimai iš esmės yra beprasmiai arba net kenksmingi.

Apskaitinė informacija – tai ne tik buhalterinis darbas, bet ir duomenys, kurie yra naudojami vadyboje. Ši informacija atspindi ūkinius, ekonominius pasikeitimus įmonėje, turėdami daugiau informacijos vadybininkai gali įtakoti pirminę dokumentaciją, turėdami duomenis apie įmonės likusias žaliavas, trumpalaikį ir ilgalaikį turtą jie gali spręsti apie tolimesnį tų žaliavų ar pinigų panaudojimą, investavimą ir pan.