TURINYS
Įvadas…………………………………………………………………………………………………………………….3Pareigybės aprašymo bendrieji nuostatai…………………………………………………………………….4Specifiniai sekretorės darbo ir gebėjimų reikalavimai…………………………………………………..4Specifiniai sekretorės pareigybės aprašymo reikalavimai……………………………………………..5Pareigybės nuostatų įforminimas………………………………………………………………………………6Žurnalistų etikos vadovo tarnybos sekretorės pareiginė instrukcija……………………….7Išvados ………………………………………………………………………………………………………………….9Literatūros sąrašas…………………………………………………………………………………………………..10
ĮVADAS
Šiuolaikiniame versle bei valstybinėse institucijose darbdavių ir darbuotojų santykius vis stipriau reglamentuoja įstatymai. Įmonės personalo valdymui reikia: vidaus tvarkos taisyklių, padalinių ir darbuotojų darbo reglamentavimo, kolektyvinių sutarčių, įvairių organų darbo reglamentavimo, o taip pat ir pareiginių instrukcijų.Pareiginė instrukcija – norminis dokumentas kuriame nustatomos darbuotojo funkcijos, teisės ir pareigos. Pareiginių instrukcijų pagrindu rengiama darbo sutartis. Be to šis dokumentas naudojamas kilus konfliktui tarp darbuotojo ir darbdavio.LR Darbo kodekso XVI skyriuje. Darbo drausmė, 232 str. Pareigybės aprašymai ir nuostatai nurodyta, kad ,,Kai kuriuose profesijose ir tarnybose, be darbo tvarkos taisyklių, drausmės statutų ir nuostatų, darbuotojų pareigas taip pat gali nustatyti pareigybės aprašymai ir nuostatai“.Todėl pagal Darbo kodeksą pareigines instrukcijas reikėtų vadinti pareigybės aprašymais ar nuostatais.Taigi svarbią vietą įmonėje užima atskiri darbuotojų pareiginiai aprašymai, kurie detaliai nusako atskirų darbuotojų darbą. A.Sakalo knygoje ,,Personalo ugdymo sistemos kiekybiniai ir kokybiniai aspektai“ autorius išskiria du požiūrius į darbo reglamentavimą. Vienu požiūriu pareigybės aprašymai iš esmės varžo kūrybingo darbuotojo iniciatyvą, neleidžia kūrybiškai panaudoti jo potencinių galimybių. Iš kitos pusės pareigybės aprašymas sukuria tam tikrą reglamentuotą sistemą, kuri leidžia užtikrinti tam tikrą darbo kryptingumą, siekiant bendro tikslo. Pareigybių aprašymas apibrėžia darbuotojo darbus ir atsakomybės sritis, tokiu būdu aiškiai paskirsto įsipareigojimus bei sudaro palankią aplinką efektyviam darbuotojų darbui. Pareigybių aprašymas turėtų būti sudaromos prieš parenkant darbuotoją vienai ar kitai darbo vietai, tuomet galima suprasti poziciją bei efektyviai atlikti darbuotojų atranką. Keičiantis valdymo struktūroms pagal pareigybių aprašymus patogu vertinti darbuotojų kompetencijas bei numatyti reikalingus mokymus, o taip pat tai pagrindas paskatinimams už gerą darbą.
Darbuotojams jos padeda aiškiai suprasti savo pareigas, jomis remdamiesi darbuotojai gali prašyti darbų perskirstymo ar kitų pakeitimų, planuoti savo ateities planus bei savo karjerą.PAREIGYBĖS APRAŠYMO BENDRIEJI NUOSTATAI
Pareigines instrukcijas paprastai rengia personalo skyrius arba teisininkai jos tvirtinamos įmonės ar įstaigos vadovo įsakymu. Esminiai pakeitimai atliekami tik organizacijos vadovo įsakymo pagrindu. Pareiginiai aprašymai turi šias esmines dalis:1. Bendrieji nuostatai.2. Darbuotojo pareigos ir funkcijos. 3. Darbuotojo teisės.4. Darbuotojo atsakomybė.Bendrojoje dalyje aptariama darbuotojo veiklos sritis, kvalifikaciniai reikalavimai. Nurodoma ką darbuotojas turi žinoti, išmanyti ir kokias dokumentais vadovautis bei kokiais norminiais aktais naudotis. Taip pat nurodoma kam pavaldus darbuotojas, kas gali atleisti darbuotoją. Antroje dalyje išnagrinėjamos darbuotojo veiklos sritys bei konkretūs darbai kuriuos darbuotojas turi vykdyti. Trečiojoje – darbuotojo teisės vykdant pavestus darbus. Ketvirtojoje – nurodoma už ką darbuotojas atsakingas. Pastaruoju metu akcentuojama darbuotojų kvalifikacijos kėlimo būtinybė. Tai gali būti įrašyta atskiroje pareigybės aprašymų dalyje. Be to pareigybės aprašymai gali turėti ir daugiau dalių, kuriuose gali būti nurodyta pareigūnų tarnybiniai ryšiai, ataskaitų, darbo planų pateikimo tvarka bei periodiškumas.Trumpesni pareigybių aprašymai gali turėti tris dalis: 1. Bendroji dalis.2. Uždaviniai ir pareigos.3. Teisė ir atsakomybė.Pareigybinės aprašymai rengiami pagal tipinius pavyzdžius pritaikant juos pagal konkrečios organizacijos specifiką.
SPECIFINIAI SEKRETORĖS DARBO IR GEBĖJIMŲ REIKALAVIMAI
Sekretorės privalo išmanyti:• Įmonės raštvedybą;• Šiuolaikines kompiuterines programas;• Žmonių psichologiją, efektyvaus bendravimo metodus;• Dalykinį etiketą;• LR darbo kodeksą.Sekretorė privalo mokėti:• Organizuoti vadovo darbą;• Padėti planuoti darbo dieną;• Tvarkyti vadovo ir savo darbo vietą;• Kontroliuoti kaip vykdomos vadovo užduotys;• Rengti susirinkimus, delegacijų priėmimus ir jiems vadovauti;• Pateikti informaciją vadovui ir bendradarbiams;• Rengti ir forminti raštus;• Organizuoti lankytojų priėmimus• Dirbti su dokumentais (priimti, išsiųsti, rūšiuoti, skirtyti, registruoti, saugoti, naikinti);
• Naudotis biuro organizacine technika: faksu, kopijuokliu.;• Greitai spausdinti.Viso to galima išmokti specialiuose kursuose ar bedirbant. Tačiau išmokti bendrauti su žmonėmis, tapti pasitikinčia, organizuota, greitai mąstančia, ramia ir geranoriška – pasiseka nedaugeliui.Svarbu, kad sekretorė būtų geranoriška, komunikabili: mokėtų kalbėti ir išklausyti. Sekretorės darbe riekia kruopštumo, organizuotumo, padorumo, tvarkingumo, aktyvumo, lankstumo, atsparumo stresui, bekonfliktiškumo, geros atminties dėmesingumo.SPECIFINIAI SEKRETORĖS PAREIGYBĖS APRAŠYMO REIKALAVIMAI
Sekretorės darbo specifika priklauso nuo jos įgytos specializacijos: valstybės, viešosios įstaigos, verslo įstaigų, personalo darbo administravimo. Pagrindiniai reikalavimai:• Vadovui nurodžius rinkti ir analizuoti medžiagą;• Rengti analitines apžvalgas (referatus), anotacijas;• Rengti it įforminti dokumentus;• Organizuoti raštvedybą;• Padėti organizuoti įstaigos archyvo darbą;• Bendrauti su klientais žodžiu, telefonu ir kitomis komunikacijos priemonėmis (lietuvių, užsienio kalbomis)• Spausdinti tekstus lietuvių bei užsienio kalbomis;• Organizuoti vadovo komandiruotes;• Talkinti vadovui organizuojant posėdžius, renginius, juos protokoluoti;• Rinkti medžiagą vadovo pranešimams padėti juos rengti grafinės ir tekstinės informacijos apdorojimo priemonėmis;• Priimti lankytojus, interesantus, svečius;• Dirbti kompiuteriu ir kita biuro technika;• Aprūpinti biurą raštinės prekėmis ir atsiskaityti už jas;• Atlikti personalo skyriaus darbus rengiant dokumentus, formuojant asmens bylas.
PAREIGYBĖS NUOSTATŲ ĮFORMINIMAS
Organizacinių dokumentų rekvizitai yra: dokumento pavadinimas, tvirtinimo žyma, dokumento tekstas. Šie dokumentai paprastai papildomi ir kitais jų rengimo ir apyvartos procedūrų rekvizitais: suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda.Šis dokumentas įforminamas ne blanke, nerašomas parašo rekvizitas, o teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po teksto, ties jo viduriu. Nuostatų turinys pateikiamas tekstu, kuris skirstomas skyriais, skirsniais, punktais. Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais, punktai – arabiškais skaitmenimis. Pareigybės nuostatai tvirtinami tvarkomuoju dokumentu t.y. vadovo įsakymu. Tvirtinimo žymą sudaro žodis: PATVIRTINTA, tvarkomojo dokumento sudarytojo pavadinimas, dokumento rūšies pavadinimas, dokumento registracijos numeris. Rekvizitas išdėstomas kampiniu vėliaviniu būdu.
SEKRETORĖSPAREIGYBĖS APRAŠYMAS
I.BENDROJI DALIS
1. Sekretorės pareigybė reikalinga kaupti ir sisteminti Lietuvos Respublikos teisės aktus, reglamentuojančius visuomenės informavimo sritį, sprendimus, pareiškimus, įsakymus; rengti raštus ir atsakymus į gaunamus raštus, laiškus prašymus, jei šių dokumentų rengimas nėra kitų darbuotojų kompetencijoje; tvarkyti, registruoti, nustatyta tvarka archyvuoti gaunamus ir siunčiamus dokumentus, skundus ir prašymus. 2. Sekretorę skiria į pareigas ir iš jų atleidžia žurnalistų etikos vadovas, su sekretore sudaroma darbo sutartis. Sekretorės pareigoms užimti gali būti skelbiamas konkursas.3. Sekretorė turi:1) turėti ne žemesnį nei vidurinį išsilavinimą;2) žinoti Lietuvos Respublikos visuomenės informavimo įstatymo, kitų teisės aktų, nuostatas, kuriomis reglamentuojama tarnybos veikla;3) mokėti tvarkyti, kaupti, sisteminti dokumentus, skundus, prašymus bei laiškus, rinkti ir kaupti informaciją apie pažeidimus visuomenės informavimo srityje bei atskirus reiškinius bei informuoti vadovą;4) kaupti informaciją bei parankinę medžiagą iš tarptautinių šaltinių, būtiną vadovo veiklai užtikrinti;5) vadovo pavedimu palaikyti nuolatinius ryšius su visuomenės informavimo priemonių savininkais, viešosios informacijos platintojais, rengėjais bei žurnalistais, jų profesinių susivienijimų atstovais, viešosios informacijos rengėjų ir platintojų veiklos reglamentavimo ir savitvarkos institucijomis, jų atstovais;6) gebėti savarankiškai planuoti, organizuoti savo darbą, atlikti žurnalistų etikos vadovo pavedimus;7) gerai žinoti raštvedybos taisykles, mokėti dirbti kompiuteriu, kopijavimo aparatu, ryšių bei kita organizacine technika;8) mokėti bent vieną iš užsienio kalbų (anglų, vokiečių, prancūzų, rusų);9) būti pareigingam, darbščiam, atsakingam, organizuotam, komunikabiliam;10) išmanyti tarnybinio etiketo reikalavimus;11) sklandžiai dėstyti savo mintis žodžiu ir raštu;12) žinoti saugos ir sveikatos darbe bei priešgaisrinės apsaugos reikalavimus.
II. PAREIGOS
4. Rengti raštus ir atsakymus į gaunamus raštus, laiškus, prašymus, jei jų rengimas nėra kitų tarnybos darbuotojų kompetencijoje.
5. Tvarkyti, kaupti, sisteminti ir archyvuoti gaunamą bei siunčiamą korespondenciją.6. Spausdinti raštus ir kitus dokumentus.7. Nesinaudoti ir neleisti naudotis tarnybine ar su tarnyba susijusia informacija kitaip, negu nustato įstatymai ar kiti teisės aktai.8. Nesinaudoti institucijos nuosavybe ne tarnybinei veiklai.9. Vykdyti saugos ir sveikatos darbe bei priešgaisrinės apsaugos reikalavimus.10. Vykdyti vadovo pavedimus bei laiku jam atsiskaityti už šių pavedimų vykdymą.III. TEISĖS
11. Sekretorė turi teisę į tinkamas darbo ir poilsio sąlygas, teisės aktų nustatytas socialines ir kitas garantijas.12. Sekretorė turi teisę į kvalifikacijos kėlimą vidaus darbo taisyklių nustatyta tvarka už institucijos lėšas.13. Sekretorė turi teisę atsisakyti vykdyti vadovo pavedimus, jei jie prieštarauja teisės aktams.
IV. ATSAKOMYBĖ
14. Sekretorė atsako už jai pavestų funkcijų bei uždavinių tinkamą vykdymą, už saugos darbe bei priešgaisrinės apsaugos ir vidaus darbo tvarkos taisyklių vykdymą.15. Už institucijai padarytą materialinę žalą sekretorė traukiama materialinėn atsakomybėn Darbo kodekso nustatyta tvarka.16. Už netinkamą pareigų vykdymą, už nusižengimus darbo drausmei sekretorė traukiama drausminėn atsakomybėn Darbo kodekso nustatyta tvarka.
SusipažinauParašasVardas PavardėData
IŠVADOS
1. Kiekviena įmonė ar institucija, turėtų būti parengus darbuotojų pareigines instrukcijas. Nes pareiginėse instrukcijose nustatomos darbuotojo funkcijos, teisės ir pareigos. 2. Pareiginės instrukcijos reikalingos kilus konfliktui tarp darbuotojo ir darbdavio. 3. LR Darbo kodekse pareiginės instrukcijos vadinamos pareigybės aprašymais arba nuostatais.4. Pareigybinės aprašymai rengiami pagal tipinius pavyzdžius pritaikant juos pagal konkrečios organizacijos specifiką.5. Pareiginiai nuostatai tvirtinami vadovo įsakymu.6. Sekretorės profesijos reikalavimai pateikiami juridiškai įtvirtintame teisės akte – pareigybės nuostatuose.
LITERATŪROS SĄRAŠAS
1. Žurnalas ,,Biuro administratorė” 2003 m. spalis, Nr.22. Žurnalas ,,Biuro administratorė” 2004 m. sausis Nr.13. Žurnalas ,,Biuro administratorė” 2003 m. rugpjūtis Nr.14. A.Sakalas ,,Personalo ugdymo sistemos kiekybiniai ir kokybiniai aspektai“, Kaunas, Technologija, 1996 m.5. A.Sakalas ,,Personalo vadyba“ Vilnius, Margi raštai, 2003
6. LR Darbo kodeksas7. Sekretorės pareigybės aprašymas