Personalo vadybos namų darbas (SEKRETORĖS-REFERENTĖS PAREIGINĖ INSTRUKCIJA)

2055 0

TURINYS

Įvadas..............................3

Pareigybės aprašymo bendrieji nuostatai...........................4

Specifiniai sekretorės darbo ir gebėjimų reikalavimai.....................4

Specifiniai sekretorės pareigybės aprašymo reikalavimai...................5

Pareigybės nuostatų įforminimas..............................6

Žurnalistų etikos vadovo tarnybos sekretorės pareiginė instrukcija..........7

Išvados ..............................9

Literatūros sąrašas..............................10

ĮVADAS

Šiuolaikiniame versle bei valstybinėse institucijose darbdavių ir darbuotojų santykius vis stipriau reglamentuoja įstatymai. Įmonės personalo valdymui reikia: vidaus tvarkos taisyklių, padalinių ir darbuotojų darbo reglamentavimo, kolektyvinių sutarčių, įvairių organų darbo reglamentavimo, o taip pat ir pareiginių instrukcijų.

Pareiginė instrukcija – norminis dokumentas kuriame nustatomos darbuotojo funkcijos, teisės ir pareigos. Pareiginių instrukcijų pagrindu rengiama darbo sutartis. Be to šis dokumentas naudojamas kiilus konfliktui tarp darbuotojo ir darbdavio.

LR Darbo kodekso XVI skyriuje. Darbo drausmė, 232 str. Pareigybės aprašymai ir nuostatai nurodyta, kad ,,Kai kuriuose profesijose ir tarnybose, be darbo tvarkos taisyklių, drausmės statutų ir nuostatų, darbuotojų pareigas taip pat gali nustatyti pareigybės aprašymai ir nuostatai“.

Todėl pagal Darbo kodeksą pareigines instrukcijas reikėtų vadinti pareigybės aprašymais ar nuostatais.

Taigi svarbią vietą įmonėje užima atskiri darbuotojų pareiginiai aprašymai, kurie detaliai nusako atskirų darbuotojų darbą. A.Sakalo knygoje ,,Personalo ugdymo sistemos kiekybiniai ir kokybiniai aspektai“ autorius išskiria du požiūrius į darbo reglamentavimą. Vienu požiūriu pareigybės aprašymai iš esmės varžo kūrybingo darbuotojo iniciatyvą, neleidžia kūrybiškai panaudoti jo potencinių galimybių. Iš kitos pusės pareigybės aprašymas sukuria tam tikrą reglamentuotą sistemą, kuri leidžia užtikrinti tam tikrą darbo kryptingumą, siekiant bendro tikslo. Pareigybių aprašymas ap

pibrėžia darbuotojo darbus ir atsakomybės sritis, tokiu būdu aiškiai paskirsto įsipareigojimus bei sudaro palankią aplinką efektyviam darbuotojų darbui. Pareigybių aprašymas turėtų būti sudaromos prieš parenkant darbuotoją vienai ar kitai darbo vietai, tuomet galima suprasti poziciją bei efektyviai atlikti darbuotojų atranką. Keičiantis valdymo struktūroms pagal pareigybių aprašymus patogu vertinti darbuotojų kompetencijas bei numatyti reikalingus mokymus, o taip pat tai pagrindas paskatinimams už gerą darbą.

Darbuotojams jos padeda aiškiai suprasti savo pareigas, jomis remdamiesi darbuotojai gali prašyti darbų perskirstymo ar kitų pakeitimų, planuoti savo ateities planus bei savo karjerą.

PAREIGYBĖS APRAŠYMO BENDRIEJI NUOSTATAI

Pareigines instrukcijas paprastai rengia personalo skyrius arba teisininkai jos tvirtinamos įmonės ar įstaigos vadovo įsakymu. Esminiai pakeitimai atliekami tik organizacijos vadovo įsakymo pagrindu. Pareiginiai aprašymai turi šias esmines dalis:

1. Bendrieji nuostatai.

2. Darbuotojo pareigos irr funkcijos.

3. Darbuotojo teisės.

4. Darbuotojo atsakomybė.

Bendrojoje dalyje aptariama darbuotojo veiklos sritis, kvalifikaciniai reikalavimai. Nurodoma ką darbuotojas turi žinoti, išmanyti ir kokias dokumentais vadovautis bei kokiais norminiais aktais naudotis. Taip pat nurodoma kam pavaldus darbuotojas, kas gali atleisti darbuotoją. Antroje dalyje išnagrinėjamos darbuotojo veiklos sritys bei konkretūs darbai kuriuos darbuotojas turi vykdyti. Trečiojoje – darbuotojo teisės vykdant pavestus darbus. Ketvirtojoje – nurodoma už ką darbuotojas atsakingas.

Pastaruoju metu akcentuojama darbuotojų kvalifikacijos kėlimo būtinybė. Tai gali būti įrašyta atskiroje pareigybės aprašymų dalyje. Be to pareigybės ap

prašymai gali turėti ir daugiau dalių, kuriuose gali būti nurodyta pareigūnų tarnybiniai ryšiai, ataskaitų, darbo planų pateikimo tvarka bei periodiškumas.

Trumpesni pareigybių aprašymai gali turėti tris dalis:

1. Bendroji dalis.

2. Uždaviniai ir pareigos.

3. Teisė ir atsakomybė.

Pareigybinės aprašymai rengiami pagal tipinius pavyzdžius pritaikant juos pagal konkrečios organizacijos specifiką.

SPECIFINIAI SEKRETORĖS DARBO IR GEBĖJIMŲ REIKALAVIMAI

Sekretorės privalo išmanyti:

• Įmonės raštvedybą;

• Šiuolaikines kompiuterines programas;

• Žmonių psichologiją, efektyvaus bendravimo metodus;

• Dalykinį etiketą;

• LR darbo kodeksą.

Sekretorė privalo mokėti:

• Organizuoti vadovo darbą;

• Padėti planuoti darbo dieną;

• Tvarkyti vadovo ir savo darbo vietą;

• Kontroliuoti kaip vykdomos vadovo užduotys;

• Rengti susirinkimus, delegacijų priėmimus ir jiems vadovauti;

• Pateikti informaciją vadovui ir bendradarbiams;

• Rengti ir forminti raštus;

• Organizuoti lankytojų priėmimus

• Dirbti su dokumentais (priimti, išsiųsti, rūšiuoti, skirtyti, registruoti, saugoti, naikinti);

• Naudotis biuro organizacine technika: faksu, kopijuokliu.;

• Greitai spausdinti.

Viso to galima išmokti specialiuose kursuose ar bedirbant. Tačiau išmokti bendrauti su žmonėmis, tapti pasitikinčia, organizuota, greitai mąstančia, ramia ir geranoriška – pasiseka nedaugeliui.

Svarbu, kad sekretorė būtų geranoriška, komunikabili: mokėtų kalbėti ir išklausyti. Sekretorės darbe riekia kruopštumo, organizuotumo, padorumo, tvarkingumo, aktyvumo, lankstumo, atsparumo stresui, bekonfliktiškumo, geros atminties dėmesingumo.

SPECIFINIAI SEKRETORĖS PAREIGYBĖS APRAŠYMO REIKALAVIMAI

Sekretorės darbo specifika priklauso nuo jos įgytos specializacijos: valstybės, viešosios įstaigos, verslo įstaigų, personalo darbo administravimo.

Pagrindiniai reikalavimai:

• Vadovui nurodžius rinkti ir analizuoti medžiagą;

• Rengti analitines apžvalgas (referatus), anotacijas;

• Rengti it įforminti dokumentus;

• Organizuoti raštvedybą;

• Padėti organizuoti įstaigos archyvo darbą;

• Bendrauti su klientais žodžiu, telefonu ir kitomis komunikacijos priemonėmis (lietuvių, užsienio ka

albomis)

• Spausdinti tekstus lietuvių bei užsienio kalbomis;

• Organizuoti vadovo komandiruotes;

• Talkinti vadovui organizuojant posėdžius, renginius, juos protokoluoti;

• Rinkti medžiagą vadovo pranešimams padėti juos rengti grafinės ir tekstinės informacijos apdorojimo priemonėmis;

• Priimti lankytojus, interesantus, svečius;

• Dirbti kompiuteriu ir kita biuro technika;

• Aprūpinti biurą raštinės prekėmis ir atsiskaityti už jas;

• Atlikti personalo skyriaus darbus rengiant dokumentus, formuojant asmens bylas.

PAREIGYBĖS NUOSTATŲ ĮFORMINIMAS

Organizacinių dokumentų rekvizitai yra: dokumento pavadinimas, tvirtinimo žyma, dokumento tekstas. Šie dokumentai paprastai papildomi ir kitais jų rengimo ir apyvartos procedūrų rekvizitais: suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda.

Šis dokumentas įforminamas ne blanke, nerašomas parašo rekvizitas, o teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po teksto, ties jo viduriu.

Nuostatų turinys pateikiamas tekstu, kuris skirstomas skyriais, skirsniais, punktais. Skyriai ir skirsniai žymimi romėniškais, punktai – arabiškais skaitmenimis.

Pareigybės nuostatai tvirtinami tvarkomuoju dokumentu t.y. vadovo įsakymu. Tvirtinimo žymą sudaro žodis: PATVIRTINTA, tvarkomojo dokumento sudarytojo p

. . .

III. TEISĖS

11. Sekretorė turi teisę į tinkamas darbo ir poilsio sąlygas, teisės aktų nustatytas socialines ir kitas garantijas.

12. Sekretorė turi teisę į kvalifikacijos kėlimą vidaus darbo taisyklių nustatyta tvarka už institucijos lėšas.

13. Sekretorė turi teisę atsisakyti vykdyti vadovo pavedimus, jei jie prieštarauja teisės aktams.

IV. ATSAKOMYBĖ

14. Sekretorė atsako už jai pavestų funkcijų bei uždavinių tinkamą vykdymą, už saugos darbe bei priešgaisrinės apsaugos ir vidaus darbo tv

varkos taisyklių vykdymą.

15. Už institucijai padarytą materialinę žalą sekretorė traukiama materialinėn atsakomybėn Darbo kodekso nustatyta tvarka.

16. Už netinkamą pareigų vykdymą, už nusižengimus darbo drausmei sekretorė traukiama drausminėn atsakomybėn Darbo kodekso nustatyta tvarka.

Susipažinau

Parašas

Vardas Pavardė

Data

IŠVADOS

1. Kiekviena įmonė ar institucija, turėtų būti parengus darbuotojų pareigines instrukcijas. Nes pareiginėse instrukcijose nustatomos darbuotojo funkcijos, teisės ir pareigos.

2. Pareiginės instrukcijos reikalingos kilus konfliktui tarp darbuotojo ir darbdavio.

3. LR Darbo kodekse pareiginės instrukcijos vadinamos pareigybės aprašymais arba nuostatais.

4. Pareigybinės aprašymai rengiami pagal tipinius pavyzdžius pritaikant juos pagal konkrečios organizacijos specifiką.

5. Pareiginiai nuostatai tvirtinami vadovo įsakymu.

6. Sekretorės profesijos reikalavimai pateikiami juridiškai įtvirtintame teisės akte – pareigybės nuostatuose.

LITERATŪROS SĄRAŠAS

1. Žurnalas ,,Biuro administratorė” 2003 m. spalis, Nr.2

2. Žurnalas ,,Biuro administratorė” 2004 m. sausis Nr.1

3. Žurnalas ,,Biuro administratorė” 2003 m. rugpjūtis Nr.1

4. A.Sakalas ,,Personalo ugdymo sistemos kiekybiniai ir kokybiniai aspektai“, Kaunas, Technologija, 1996 m.

5. A.Sakalas ,,Personalo vadyba“ Vilnius, Margi raštai, 2003

6. LR Darbo kodeksas

7. Sekretorės pareigybės aprašymas

Join the Conversation

×
×