ĮVADAS
Išorinė aplinka apibrėžiama kaip visi už organizacijos ribų esantys elementai, nuo kurių priklauso jos veikla. Kai kurie iš šių elementų sieja organizacijas su pasauliu. Organizacija iš išorės aplinkos ima išteklius,kitaip vadinamus įėjimus: žaliavas, pinigus, darbo jėgą, energiją perdirba juos į gaminius ar paslaugas ir siunčia atgal į išorinę aplinką kaip rezultatus, kitaip vadinamus išėjimus.Išorinėje aplinkoje yra tiek tiesioginio, tiek ir netiesioginio poveikio elementų. Tiesioginio poveikio elementus, dar vadinamus įtaka darančiais asmenimis, sudaro akcininkai, profesinės sąjungos, tiekėjai ir daugelis kitų kurie daro tiesioginę įtaka organizacijai. Netiesioginio poveikio elementai- technologija, ekonomika ir visuomeninės politinės pažiūros – sąligoja klimatą, kuriame veikia organizacija. Potencialiai jie gali tapti tiesioginio poveikio elementais.Organizacijos vidinę aplinką formuoja jos tikslai, struktūra, uždaviniai, tehnologija ir dirbantieji žmones. Pagrindinių kintamųjų charakteristikos ir jų vaidmuo siekiant efektyvaus įmonės funkcionavimo.
ĮMONIŲ KOMUNIKACIJA SU APLINKA
Išorinė aplinka
Išorinės aplinkos apibūdinimas ir jos įtaka organizacijos vadybai. Išorinės aplinkos veiksniai: sudėtingumas, dinamiškumas, neapibrėštumas ir jų tarpusavio sąveika.Tiesioginio poveikio aplinka: tiekėjai, medžiagos, kapitalas, darbo ištekliai, įstatymai ir valstybiniai valdymo organai, vartotojai, konkurentai.Netiesioginio poveikio aplinka: technologija, ekonomikos būklė, socialiniai, kultūriniai, polotiniai veiksniai, santykiai su vietos gyventojais.Tarptautinė aplinka ir jos veiksniai: tarptautinio verslo įvairovė ir jos vadybos vystymas, eksportas, licenzijos, mišrios įmonės, tiesioginės investicijos, daugianacionalinės korporacijos.Organizacijos išorinė aplinka ( keliai, ryšio priemonės, energijos tiekimas, gyvenamieji namai ) dažnai būna problemų šaltinis, kuriuos reikia vadovams spresti. Vadovai turi tinkamai reaguoti į išorinius aplinkos veiksnius ir laiku spręsti iškilusias problemas, adaptuotis, prisitaikyti prie aplinkos. Pirmiausia turime galvoje vartotojus konkurentus, valstybines valdymo įstaigas, tiekėjus ir kt. Visi išoriniai aplinkos veiksniai gali būti suskirstyti į tiesioginius, poveikio, netiesioginius ir tarptautinius veiksnius. Visų veiksnių būdingi bruožai yra jų neapibrėžtumas, sudėtingumas, dinamiškumas ir tarpusavio priklausomybė. Šių veiksnių įtaka organizacijos valdymui priklauso nuo makslo ir technikos pažangos, šalies ekonominės ir tarptautinės padėties. Didelį vaidmenį vaidina informacija, jos tikrumas, operatyvumas. Problema didėja, kai tokios informacijos trūksta arba iškyla abejonės dėl jos tikrumo bei reikalingo kiekio. Dažnai tiriamas ir nustatinėjamas pasikeitimų aplinkoje greitis, jų dinamiškumas (aplinkos paslankumo rodiklis ). Aplinka stato sąligas ir organizacijos strūktūrai. Kai aplinka stabili ir paprasta, paprastesnė daroma ir organizacijos valdymo struktūra. Aplinkos sudėtingumą apibūdina veiksnio daugiavarijantiškumas, jų skaičiai, į kuriuos organizacija turi reaguoti.
Tiesioginio poveikio sritį sudaro tiekėjai, medžiagos, kapitalas, darbo ištekliai, įstatymai, valstybinės įstaigos, vartotojai ir konkurentai. Medžiagų ir energijos tiekėjai labiausiai diktuoja savo sąligas dėl kainų. Dėl to organizacijom tikslinga turėti kelis tiekėjus, tačiau alternatyvių tiekėjų ne visada galima rasti. Todėl organizacijos tiekėjus renkasi labai apgalvotai, atsižvelgiant į visas jų savybes, įvertinant rizikos laipsnį. Tarizika didėja turint tiekėjus užsienije. Rizikos dydis čia pasireiškia valiutų kursų svyravimu, vidaus politikos bruožais ir kitkuo. Dauguma organizacijų priklauso nuo išorinės aplinkos ir dėl aprūpinimo medžiagomis. Norėdama įsitvirtinti rinkoje bei išsilaikyti joje, organizacija planuoja augimą, o augimui reikalingas kapitalas, investitoriai, bankai, kreditai, akcininkai ir privatūs asmenys. Pinigų lengviau gauti tada, kai gerai viskas sekasi, gerai dirba visi padaliniai.Augimo klausimą visada susieti su personalu, darbo ištekliais, naujais žmonėmis, sugebančiais spresti naujus uždavinius. Neturint žmonių, galinčių efektyviai dirbti, nei kapitalas, nei medžiagos neduos jokios naudos. Todėl pagrindinis organizacijos rūpestis yra remti talentingus vadovus ir kitokių sričių specialistus. O šie rėmimo klausimai tampriai susieti su veikiančiais įstatymais, valstybės valdymo organais. Organizacija privalo laikytis darbo įstatymų, gamtos apsaugos įstatymų, mokėti mokesčius ir atlyginti kitokius valstybės numatytus aktus. Specialūs valstybiniai organai prižiūri, kad minėti įstatymai būtų vykdomi. Svarbiausias verslo tikslas yra klirntai, vartotojai, nuo jų priklauso organizacijos sėkmė, todėl juos galima laikyti verslo dalimi. Organizacijos gyvavimas priklauso tik nuo sugebėjimo atrasti vartotojus savo produkcijai, o ieškant vartotojų visuomet greta konkurentas, kuriuo ignoruoti negalima ir lieka virna išeitis – pripažinti konkurentą, sužinoti jo sumanimus, siekius ir dirbti geriau už konkurentus, tenkinti vartotojų reikmes geriau nei konkurentai ir stengtis išsikovoti savo tvirtas pozicijas rinkoje.Organizacija negali būti abiejinga ekonomikos būklės kitimui. Šalies ekonominė būklė keičia paklausą pasiūūlos ir jos prioritetus. Nuo ekonomikos būklės priklauso energijos išteklių kainos, infliacijos lygis, atsargų laikymas, kreditai ir panašiai. Pvz.: laukiant ekonominio nuosmukio apsimoka iki minimumo sumažinti pradines atsargas. Netiesioginio poveikio aplinkai svarbūs yra socialiniai kultūriniai veiksniai. Valstybinių organizacijų veikla yra atitinkamoje kultūros aplinkoje ir jai turi įtakos tos aplinkos nuostatos, vertybės, papročiai, tradicijos. Gali būti smerkiama protekcija, konkurento šmeižtumas ir tada, kai nepažeidžiami įstatymai. Visuomenės nuostatos keičiasi kylant išsilavinimui, išprūsimui, todėl ir organizacija gali vystytis tokia kryptimi. Dideli poveikį verslui daro politika, valdžios aparato nusiteikimas verslo atžvilgiu, įstatymų leidėjai, teismai. Tpkios nuotaikos pasireiškia mokesčių dydžiu arba lengvatomis, didesniais arba mažesniais muitais, reikalavimais dėl darbininkų samdymo ir pan. Politinis stabilumas svarbus ir tuo, kad pritraukia iš svetur kapitalą, o stabilumui sumažėjus, investicijos mažėja, kapitalas pradeda bėgti iš šalies.Tiesiogiai ar netiesiogiai valstybinės organizacijos verslą veikia ir tarptautinė aplinka, diplomatiniai santikiai tarp valstybių ir būdingi bendradarbiavimo bruožai – eksportas ir importas. Tiek viena, tiek kita pusė tampriai susieta su verslais. Mišrių organizacijų veikla pirmiausiai. Kiekviena šalis kiekvienais metais sudarinėja eksporto importo balansus. Efektyvesnė veikla tuomet, kai eksportas viršija importą. Tokių atvejų šalis turi daugiau pajamų, valiutos, gali įsigyti naujų našesnių įrengimų, pažangių technologijų ir gaminti aukštesnės kokybės gaminius bei teikti kokybiškesnes paslaugas. Užsienio investitoriai taip pat noriau deda savo kapitalus tokiose šalyse, kur gerai išvystytas eksportas.Vidinė aplinkaOrganizacijos vidiniai kintamieji ir jų tarpusavio sąveikų koncepcija. Tikslai, struktūra, uždaviniai, technologija ir žmonės. Pagrindinių kintamųjų charakteristikos ir jų vaid muo siekiant efektyvaus organizacijos funkcionavimo.
Tikslų įvairovė, strūktūrų tipai, uždavinių specalizacija ir darbo pasidalijimas pagal specialybes.Technologinių procesų standartizavimas, klasifikacija ir mechanizavimas bei automatizavimas.Veiksniai įtakojantys žmogaus elgesį ir veiklos sėkmę: grupė, lyderis, kolektyvas. Vidinių kintamųjų tarpusavio sąveikos modelis irsociotechninės posistemėsOrganizacijos vidinnę aplinką formuoja jos tikslai, struktūra, uždaviniai, technologija ir dirbantieji žmonės. Tikslai yra norimi, užsibrėžti, geidžiami, kuriuos bendru darbu, sutelktomis pastangomis sttengiamasi įgivendinti organizacija savo veikloje. Visi tikslai rengiami, ištyrus esamą padėti organizacijoje, konkurentus, rinką, pasiūlos ir paklausos joje bei kitus klausimus. Visi tikslai, planai iš anksto paskelbiami organizacijos nariams. Įvairių lygių vadovams šie gali būti skirtingi. Vienus tikslus turi aukščiausio lygio vadovai. Jų pagrindinis tikslas – perspektyva, ateitis, galimybė konkuruoti kaimynus ir pan. Žemesnio rango vadovai sprendžia smulkesnius klausimus, pav.: įmonės, įstaigos, organizacijos vadovas, generalinis direktorius – kas bus po 10, 15 metų ir pan., o darbuotojus domina ši diena.Organizacijos struktūra yra atskyrų padalinių tarpusavio ryšys, priklausomybė, padalinių skaičius ir kt. Su organizacijos strūkturos tamprumu susietos 2 darbų rūšys. Pirmoji – darbų pasidalijimas specializacijoje. Antroji – kontrolė. Kad organizacijos išvengtų klaidų būtina nuolat savo veiklą kontroliuoti, turint tikslą atrasti geresnius, efektyvesnius sprendimus ir apsaugoti nuo bankroto. Darbo pasidalijimas negali būti atsitiktinis. Šis darbas labai atsakingas, reikalauja specialaus pasiruošimo ir praktinės patirties. Išskiriami horozontalūs ir vertikalus darbo pasidalijimai, taip pat pagal mokėjimą dirbti, išsilavinimą, darbo stažą ir pan. Bei pagal specialybę.Kontrolės darbai daugiausiai susiję su vert. darbo pasidalijimu, pavaldinių veiklos kontrole.Kontrolės sritis labai plati, priklauso nuo organizacijos struktūros, vadovų, pavaldinių skaičiaus ir kt. Veiksnių.Siekiant efektyviai dirbti organizacijoje svarbu ne tik optomalus darbo pasidalijimas, bet ir užduočių paskirstymas, laikomas dar viena tikslesnė darbų pasidalijimo forma. Užduotimi vadinamas žmogui paskirtas darbas, kurį reikia atlikti iš anksto nustatytu būdu ir nuroditu laiku. Paprastai užduotižys skirstomos į 3 kategorijas:1. darbas su žmonėmis;2. darbas su objektais;3. darbas su informacija.Technologija yra įrengimų, įrankių ir atitinkamų techninių žinių derinys, kurį turi žinoti žmonės, dirbantys savo darbo vietose. Tecnologija tampriai susieta su užduotimis. Užduočių atlikimui reikalinga speciali technologija, t.y. užduoties atlikimo būdas, detalus aprašymas. Technikos poveikis gamybos valdymui reiškiasi pokyčiais, revoliucijomis, naujais standartais,įrengimais ir pan.Standartizavimas padeda efektyviau organizuoti gamybą, detalių apdirbimą, remiantis jų specializavimu. Labiausiai paplitusios prietaisų gamyboje yra technikos klasifikavimo sistemos.1. Vienetinės arba smulkiaserijinės gamybos technika, kai vienu metu gaminama tik vienas ar keli vienetai.2. Masinė, stambiaserijinė – gamina daug vienodų gaminių.Svarbiausias organizacijos vidinės aplinkos elementas yra žmogus. Žmonės dirbantys organizacijoje yra reikšmingiausias veiksnys siekiant užsibrėžto tikslo. Visus tikslus įgyvendina žmonės. Vadyboje žmonės vertinami pagal 3 požymius:1. Pagal asmeninį žmogaus elgesį.2.Pagal žmonių grupės elgesį.3.Pagal vadovo elgesį su pavaldiniais ir jo įtaką.Žmonių elgesys – sudėtingas procesas ir apibūdinamas kaip asmeninių savybių ir aplinkos poveikio pasekmė. Žmogaus elgesio savybių skaičius praktiškai yra begalinis, nes visi žmonės yra skirtingi.Kelios žmogaus sąvybės:1. Žmones labiausiai išskiria gabumai. Vienas žmogus geriau tinka vienam darbui, kitas kitam.Gabumais paremtas darbuotojų parinkimas. Parenkant siekiama kuo geriau panaudoti žmonių gabumus, nes žmogus turi nepakartojamų gabumų, tik reikia surasti būdą jam parodyti juos. Nereikia stebėtis, kai žmogus nepatenkina lūkesčių. Laikui bėgant viskas keičiasi. Gyvenimo aplinkybės žmogų priverčia veikti, žmogui reikalingi motyvai, kurie skatintų jį parodyti savo polinkius.2. Polinkiai – žmogui potencialas kokioje nors veiklos srityje. Juos sudaro įgimtos savybės ir patirtis, studijos. Polinkiai, kaip ir talentas, kur nors atsiskleidžia. Polinkiai dažnai siejami su įkvėpimu, kuris nelanko tinginių. Žmogaus gyvenime ir darbe svarbų vaidmenį vaidina poreikiai, apibūdinami kaip psichologinis ar fiziologinis pojūtis, kad kažko trūksta, reikia. Gali būti išskirti fiziologiniai poreikiai – maistas, šiluma, drabužiai ir kita. Pschologiniai – saugumas, pagarba ir t.t. Viltis – kiek žmogus tiki, kad organizacijos veikla bus sėkminga, tiek jam padeda įgyvendinti jo asmeninius tikslus. Jei žmonės neturėtų vilties, negalėtų gerai dirbti. Viltis grindžiama mokėjimu dirbti, patirtimi, sugebėjimu įvertinti situaciją ir t.t.3. Suvokimas – jis veikia viltį ir žmogaus elgseną. Paprastai žmonės reaguoja ne į tai kas vyksta aplinkoje, o į tai kaip jie visa tai suvokia. Nėra dviejų žmonių, kurie kažką suvoktų visiškai vienodai. Nuo suvokimo priklauso ar žmogus jaučia poreikius, ar turi viltį, ar turi polinkius ką nori daryti esant atitinkamoms aplinkybėms arba aplinkybes pakeisti. Dėl to vadovai dirbantiems turi paaiškinti, kokiu būdu veikla duos jiems naudą. Kol darbuotojai to nesuvoks, jie nesistengs gerai dirbti, daryti tai, ko reikia organizacijai.Žmones skiria jų požiūriai. Požiūris yra tai kas patinka ir kas nepatinka. Tai mūsų nepakantumas arba prisirišimas prie daiktų, žmonių, žmonių grupių arba prie bet kurių kitokių suvokiamų dalykų.Vertybės – įsitikinimų visuma, sugebėjimas atskirti gera nuo blogo, prasmingą nuo beprasmiško, pasirinkimas dirbti ar vogti ir t.t.Organizacijos tikslai būna įvairūs. Juos nulemia pirmiausiai žmonių, formuojančių tikslus, savybės ir vertybės. Taip pat žmonių grupės, organizacijos strūktūros tipas, iškelti uždaviniai, darbo pasidalijimas ir kiti veiksniai. Tikslams turi įtakos ir vidinė aplinka ( bei išorinė ), jos poveikis žmogui ir jo elgesiui.
Kad gamyba arba aptarnavimas vyktų sklandžiai, techniniai procesai suskaidomi į atskiras operacijas ir smulkesnius darbus. Siekiant gamybos efektyvumo visos šios operacijos ir smulkesnės jų dalys standartizuojamos. To reikalauja ir gamybiniai įrengimai, ruošiniai, gamybos organizavimo procesas. Parengti standartiniai techniniai procesai naudojami ne tik vienoje įmonėje, bet ir keliuose arba visoje gamybos šakoje. Dėl to sutaupoma lėšų, paprastesnis darosi naujas gamybos paruošimas. Kad būtų lengviau atrasti ir pasirinkti sukurtus standartinius tipinius technologijos procesus, jie klasifikuojami. Techninių procesų standartai gali būti įmonės, respublikos ir tarptautinės, siekiant padidinti darbo našumą, technika nuolat tobulinama. Vis daugiau operacijų mechanizuojama ir automatizuojama. Išskiriami 3 lygiai:
1.Mechanizuotas techninis procesas reiškia, kad dalis operacijų atliekama rankomis, dalis mechanizmais.2.Automatizuotas techninis procesas – kai dalis operacijų atliekama automatiškai, be žmonių aiškinimo, kita dalis valdoma žmogaus.3.Automatiniai techniniai procesai atliekami be žmonių įsikišimo ir valdomas automatiškai pagal iš anksto sudarytą programą.
Žmogaus elgesį įtakoja aplinka ( vidinė ir išorinė ). Žmogaus elgesys priklauso nuo aplinkybių. Beveik visi žmonės sąžininkai elgiasi vienose situacijose ir nesąžiningai kitose.“Palaimintas nežinojimas”.Aplinka elgesiui daro didesnį poveikį už asmens savybes, todėl vadovui nepakanka surinkti žmonių, tirinčių darbui reikalingų bruožų.
IŠVADOS
Daugelis greitų pokyčių, vykstančių organizacijas supančioje aplinkoje išorinėje aplinkoje, reikalauja iš vadovų vis daugiau dėmesio. Išorinėje aplinkoje yra daug išteklių, nuo kurių priklauso organizacijos. Vadinasi, organizacijas neišvengiamai veikia tai, kas vyksta aplinkoje. Vadovai privalo pripažinti organizacijos vidinės aplinkos elementus, tokius kaip įtaką darantys asmenys. Be to, vadovai taip pat privalo suprasti ryšius tarp natūralios aplinkos elementų, galinčių paveikti organizaciją. Tiesioginio poveikio aplinkos sudedamąsias dalis (elementus) sudaro organizacijos įtaką darantys asmenys, tai yra, grupės, tiesiogiai veikiančios organizacijos veiklą Įtaką darantys asmenys – žmonės bei jų grupės, suinteresuoti tuo, kas vyksta organizacijoje. Išoriniai įtaką darantieji yra: vartotojai, tikėjai, vyriausybės, specialiųjų interesų grupės, žiniasklaida, profėsinės sąjungos, finansų institucijos ir konkurentai. Vidiniai įtaką darantys asmenys – darbuotojai, akcininkai ir direktorių valdyba. Kad paveiktų organizacijos elgesį, dažnai įtaką darantys asmenys dirba kartu. Vadovai privalo išlaikyti pusiausvyrą tarp savo ir kitų įtaką darančiųjų interesų skirtumų. Kad paveiktų įtaką darančius, jie gali pasinaudoti ryšių tarp įtaką darančiųjų organizacijų ir organizacijos tinklų. Įtaką darantys savo ruožtu gali susivienyti į koaliciją, kad veiktų organizaciją. Pavieniai įtaką darantieji taip pat gali turėti prieštaraujančių interesų organizacijoje. Netiesioginio poveikio aplinkos elementai – tai socialiniai, ekonominiai, politiniai ir technologiniai kintamieji, netiesiogiai veikiantys organizaciją. Šie kintamieji sukuria klimatą, prie kurio organizacija privalo prisitaikyti, be to, jie turi potencinių galimybių pereiti į tiesioginio poveikio aplinką. Pastaraisiais metais susirūpinimas natūrialia aplinka vaidina vis svarbesnį vaidmenį. Žmonėms rūpi problemos nuo užeršimo iki globalinio atšilimo ir ozono sumažėjimo. Kai kurios organizacijos ėmėsi aktyviai rūpintis aplinka. Kai kurie vadovai tik paiso teisinių reikalavimų, tuo tarpu kiti eina žymiai toliau – jie aplinkos įšsaugojimo vertę stengiasi įteigti su organizacijos produktų ir marketingo pagalba. Vadovai, ypač aukštesnių valdymo lygių, pryvalo tirti išorinę aplinką ir pamėginti numatyti pokyčius, kurie paveiks organizaciją. Jie gali panaudoti strateginį planavimą ir organizacijos struktūrą, kad prisiderintų prie aplinkos.
LITERATŪRA
1. James A., Stoner F, Edward Freeman R., Daniel R., Gilert, Jr. Vadyba. – K.: Poligrafija ir informatika, 2000.2. Neverauskas B. Rastenis J. Vadybos pagrindai.- K.: Technologija, 20003. Sakalas A. Personalo vadyba.- K.: Margi raštai, 1998