DOKUMENTŲ REGISTRAVIMO BYLŲ TVARKYMAS.doc

Raštvedybos taisyklėse vartojamos sąvokos: Byla – pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėti, sugrupuotiir susisteminti dokumentai. Bylų apyrašas – įstaigos sudarytų bylų apskaitos ir paieškos dokumentas. Bylų nomenklatūra – raštvedybiniais metais įstaigoje numatomų sudarytibylų planas. Dokumentų apyvarta – įstaigos dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo argavimo iki įdėjimo į bylą. Dokumento kopija – reprografijos būdu tiksliai atgamintas dokumentas. Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be ranka jame parašytųrekvizitų ar jų dalių (rezoliucijos, vizų, parašų). Dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugotiar naikinti procesas. Oficialus dokumentas – su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautasdokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas. Raštvedyba – įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentųtvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugotiar naikinti. Raštvedybiniai metai – dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendoriniusmetus arba per dvylika iš eilės einančių mėnesių. Registravimas – dokumento įrašymas į apskaitą, kuri užtikrina jooficialumo įrodymą. Registracijos žurnalas – registravimo ir apskaitos dokumentas (popieriujear skaitmeninėje laikmenoje). Saugojimo vienetas – kartu sudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentųfizinis apskaitos vienetas.

II. ĮSTAIGOS RAŠTVEDYBOS ORGANIZAVIMAS 4. ĮSTAIGOS RAšTVEDYBOS ORGANIZAVIMO TIKSLAI YRA: 4.1. laiku ir kokybiškai parengti dokumentus; 4.2. tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitaspriėjimas prie visų turimų dokumentų; 4.3. užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo iratsiskaitymo gebėjimus; 4.4. dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigosveiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridiniųasmenų teisės. 5. Už įstaigos raštvedybos organizavimą ir kontrolę yra atsakingasįstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo(toliau – įstaigos vadovas). 6. Atsižvelgiant į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų iršių taisyklių reikalavimus, įstaigos vadovas: 6.1. Nustato įstaigos dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo,naudojimo, kontrolės procedūras ir už jas atsakingų struktūrinių padalinių,darbuotojų įgaliojimus ir atsakomybę. 6.2. Sprendžia, kokios dokumentų apskaitos sistemų funkcionavimotechnologijos turi būti naudojamos, paskiria atsakingus darbuotojus. 6.3. Tvirtina dokumentų perėmimo aktus, sudarytus keičiantis atsakingiemsdarbuotojams, perduodant dokumentus į įstaigos archyvą, išduodantdokumentus laikinai naudoti už įstaigos ribų. 6.4. Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, suderintus suįstaigos dokumentus komplektuojančiu valstybiniu archyvu; jei įstaigosdokumentų nekomplektuoja valstybinis archyvas – su įstaiga, kuriai ji yrapavaldi ar kurios reguliavimo sričiai priklauso. 6.5. Dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimamsnagrinėti sudaro patariamąją, nuolat veikiančią dokumentų ekspertų komisiją(toliau – DEK) ir tvirtina jos nuostatus. 7. Įstaigų raštvedybos priežiūrą ir kontrolę vykdo valstybinės archyvųsistemos įstaigos. Valstybės ir savivaldybių įstaigos kontroliuoja savo pavaldžių ar jųreguliavimo sričiai priklausančių įstaigų raštvedybos būklę, jei jos nėraįrašytos į valstybinių archyvų komplektavimo šaltinių sąrašą.

III. BENDRIEJI Dokumentų registravimO REIKALAVIMAI

8. ĮSTAIGOS PARENGTI IR GAUTI SU JOS VEIKLA SUSIJę DOKUMENTAI TURI BūTIREGISTRUOJAMI, KAD BūTų įRODYTAS Jų BUVIMAS įSTAIGOS DOKUMENTų APSKAITOSSISTEMOJE IR UžTIKRINTA PAIEšKA. 9. Dokumentai registruojami dokumentų registracijos žurnaluose: 9.1. Įstaigos tvarkomieji dokumentai registruojami atskiruose žurnaluosepagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus (1 priedas). 9.2. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai (protokolai, aktai, pažymosir kt.) registruojami atskiruose žurnaluose pagal dokumentų rūšis (1priedas). Jei tokių dokumentų apyvarta didelė, jie gali būti registruojamiatskiruose žurnaluose pagal sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitąpožymį ar jų derinį. Jei informacinių įstaigos vidaus dokumentų apyvarta nedidelė, jie galibūti registruojami viename informacinių įstaigos vidaus dokumentųregistracijos žurnale, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip. 9.3. Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojamiatskiruose žurnaluose (2 ir 3 priedai). Gali būti nustatyti ir kiti siunčiamųjų ar gautų dokumentų registracijosžurnalai pagal korespondentus ar temas. 9.4. Kiti įstaigos dokumentai, parengti atliekant specialias funkcijas iradministruojant specialias sritis, registruojami pagal šių taisykliųreikalavimus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip. 9.5. Registracijos žurnaluose registruojami vienų raštvedybinių metųdokumentai, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip. 10. Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų kiekį nustato ir jų sąrašątvirtina įstaigos vadovas. Sąraše turi būti kiekvieno dokumentų registracijos žurnalo pavadinimas,jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), žurnalo pildymolaikotarpis (metų, tęstinis), įstaigos struktūrinis padalinys ardarbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą atitinkamameregistracijos žurnale (4 priedas). Įstaigos dokumentų registracijos žurnalų sąrašas turi būti visiemsprieinamas. 11. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą: tvarkomieji,

siunčiamieji, kiti įstaigoje parengti dokumentai – jų pasirašymo artvirtinimo dieną, gauti – jų gavimo dieną. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolimesnės procedūros negali būtiatliekamos. 12. Dokumentai registruojami tokia tvarka: 12.1. Registracijos žurnale ir dokumente įrašomi šie duomenys: dokumentoregistracijos eilės numeris, registravimo data; jei dokumentas gautas –dokumento registracijos eilės numeris ir dokumento gavimo data. 12.2. Registracijos žurnale įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys:dokumento pavadinimas, gauto dokumento sudarytojas; jei dokumentassiunčiamas – adresatas. 12.3. Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, naudojamas technologijasar registruojamus dokumentus, registracijos žurnale gali būti papildomų sudokumentų apyvarta susijusių duomenų: rezoliucija (užduoties vykdytojovardas ir pavardė, užduotis ir jos įvykdymo terminas), užduoties vykdytojoparašas, užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės ir dokumentoįdėjimo į bylą nuorodos, dokumento lapų skaičius (kartu su pridedamaisdokumentais), kiti duomenys.

IV. ĮSTAIGOJE PARENGTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS

13. Įstaigoje parengti dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomiar patvirtinami. 14. Teikiami pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti nustatytatvarka įforminti ir suderinti: 14.1. Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai turi būtivizuoti rengėjų, kitų atsakingų darbuotojų, teisės norminių aktųnustatytais atvejais – suderinti su suinteresuotomis įstaigomis. 14.2. Teikiami vadovui tvirtinti dokumentai (aktai, sąrašai, planai,sąmatos ir kt.) turi būti pasirašyti atsakingų darbuotojų, jei reikia,vizuoti rengėjų. 14.3. Informacinių siunčiamųjų įstaigos dokumentų teikiama tiekegzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotasegzempliorius. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu sudokumentu, į kurį atsakoma. 15. Pasirašomas ar tvirtinamas paprastai vienas dokumento egzempliorius.

Informacinio siunčiamojo dokumento, adresuoto keliems įvardytiemsadresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumentoegzempliorius. Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintainurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas vienas dokumentoegzempliorius, o adresatams siunčiamos patvirtintos jo kopijos arpatvirtinti nuorašai. Kai dokumento sudarytojai yra keli, pasirašoma tiek dokumentoegzempliorių, kiek yra sudarytojų. 16. Pasirašyti ar patvirtinti dokumentai užregistruojami. 17. Užregistravus dokumentus, atliekamos tolesnės procedūros: 17.1. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūriniopadalinio antspaudu arba antspaudu su pareigybės pavadinimu, kuris dedamastaip, kad liestų dokumentus pasirašiusių asmenų pareigų pavadinimus,organizaciniuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu. 17.2. Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams,rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai patvirtinami ir dedami į bylas. Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos ar patvirtintinuorašai, ar dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiaistelekomunikacijų įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjovizuotas dokumentas. Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumenterengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus išsiųstas. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuodokumentu, į kurį atsakoma. 17.3. Su tvarkomaisiais dokumentais, jei reikia, pasirašytinaisupažindinami darbuotojai ir dokumentai dedami į bylas. 17.4. Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su patvirtintaisorganizaciniais dokumentais, supažindinimo žymos rašomos patvirtintosedokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose; kopijos ar nuorašai dedamiį darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta. 17.5. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai dedami į bylas po jųregistravimo ar po užduočių įvykdymo.

V. GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR TVARKYMAS

18. VISą įSTAIGOS GAUTą KORESPONDENCIJą PRIIMA Už TAI ATSAKINGASSTRUKTūRINIS PADALINYS AR DARBUOTOJAS IR PASKIRSTO Ją įSTAIGOS VADOVONUSTATYTA TVARKA. 19. Iš vokų išimti gauti dokumentai peržiūrimi. Vokai prie dokumentųnepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant vokoar pašto antspaudo reikia dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti. Jei trūksta gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų,apie tai informuojamas siuntėjas. 20. Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arbagrąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas irvokas. 21. Jei kartu su dokumentu (prašymu, pareiškimu) pateikiamas asmensdokumentas (gimimo liudijimas, mokslo baigimo pažymėjimas ir kt.), asmensdokumentas, padarius jo kopijas, grąžinamas pateikusiajam. 22. Gauti dokumentai, adresuoti įstaigai, jos vadovui,struktūriniamspadaliniams, darbuotojams, turi būti registruojami. Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai,privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybeir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą. 23. Gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registracijos žurnale(3 priedas), kituose nustatytuose žurnaluose šių taisyklių 11 ir 12punktuose nustatyta tvarka. Ant gautų dokumentų registravimo duomenys užrašomi dokumento gavimo

registracijos žymoje, kuri rašoma Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių18 punkte nustatyta tvarka. 24. Gauti faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiaisinformaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galimaidentifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendratvarka. Jei vėliau atsiunčiamas dokumento originalas, jis registruojamas tapačia data ir numeriu, kaip anksčiau telekomunikacijų įrenginiais gautasdokumentas. 25. Užregistruoti dokumentai perduodami įstaigos vadovui. Vadovas susipažįsta su dokumentais ir, jei reikia, rašo rezoliucijaspaskirdamas vykdytojus, užduotis, jų vykdymo terminus. 26. Dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į dokumentus registruojantįpadalinį. Rezoliucijos surašomos į dokumentų registracijos žurnalus ir dokumentaiperduodami užduočių vykdytojams. 27. Atlikęs užduotį, vykdytojas dokumentą deda į bylą, jei jis yraatsakingas už bylos sudarymą, arba perduoda už bylos sudarymą atsakingamstruktūriniam padaliniui ar darbuotojui. Kai užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu, vykdytojas taiužrašo dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės, pasirašo irnurodo datą. VI. BYLŲ SUDARYMAS

28. ĮSTAIGOS DOKUMENTų TVARKYMUI IR VALDYMUI VISOSE JOS VEIKLOS SRITYSEIR BYLų SUDARYMUI UžTIKRINTI TURI BūTI PARENGTAS NUMATOMų SUDARYTI BYLųPLANAS – BYLų NOMENKLATūRA. Bylų nomenklatūra (5 priedas) parengiama kasmet, likus mėnesiui iki naujųraštvedybinių metų pradžios. 29. Nomenklatūroje bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas irveiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos pasirinktatvarka. Veiklos sritys nomenklatūroje numeruojamos iš eilės kaip punktai, okiekvienos srities bylos – atskira numeracija, kaip papunkčiai. 30. Kiekvienai nomenklatūroje įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurįsudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeris. Indeksas galibūti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą, pvz.: 1.6-04(1.6 – eilės numeris, 04 – struktūrinis padalinys). Bylų nomenklatūroje įrašytai konkrečiai bylai suteiktas eilės numerisnekeičiamas. Jei kitais raštvedybiniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris įbylų nomenklatūrą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas. 31. Į bylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitaisraštvedybiniais metais sudaryti ar tęsti. Kiekvienos nomenklatūroje įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomivadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle,patvirtinta Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos RespublikosVyriausybės 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymu Nr. 38 (Žin., 1997, Nr. 78-2006), kitais teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimoterminus. Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiaisaktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir nurodo bylų nomenklatūrojeįstaigos DEK, įvertinusi dokumentus pagal šių taisyklių 48 punkte nurodytuskriterijus. (VIII skyrius) Bylų nomenklatūroje taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingistruktūriniai padaliniai ar darbuotojai. 32. Bylų nomenklatūra rengiama atsižvelgiant į bendruosius bylų sudarymoprincipus: 32.1. Bylos sudaromos iš dokumentų, įstaigos parengtų ar gautų per vienusraštvedybinius metus, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos išdokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu. 32.2. Dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų saugojimo terminus. 32.3. Dokumentai, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, dedami į atskirasbylas. 32.4. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas, dokumentųsudarytojus, pasirenkant vieną požymį ar jų derinį: 32.4.1. Įstaigoje parengti tvarkomieji dokumentai (nutarimai, įsakymai,potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas pagal jų rūšis ir saugojimoterminus. Organizaciniai dokumentai (nuostatai, taisyklės, instrukcijos ir kt.)dedami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jie patvirtinti. 32.4.2. Gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos veiklos klausimais(nutarimai, įsakymai, potvarkiai ir kt.) dedami į atskiras bylas pagaldokumentų rūšis ir sudarytojus. Jei tokių dokumentų gaunama nedaug, jie gali būti dedami į vieną bylą. 32.4.3. Susirašinėjimo dokumentų bylos sudaromos pagal temas. 32.4.4. Dokumentų registracijos žurnalai, pasibaigus jų pildymolaikotarpiui, dedami į bylas pagal jų saugojimo terminus ar į žurnaleregistruotų dokumentų bylas, jei žurnalas nesudaro atskiros bylos. Skaitmeninėje laikmenoje sudaryti žurnalai atspausdinami ir dedami įbylas. Jei tokį žurnalą nustatyta saugoti iki 5 metų, jis gali būtisaugomas skaitmeninėje laikmenoje. 32.4.5. Darbuotojų asmens bylos sudaromos iš dokumentų, patvirtintųdokumentų kopijų ar nuorašų, tiesiogiai susijusių su konkrečiu darbuotojuper jo darbo įstaigoje laikotarpį. 33. Bylų antraštės nomenklatūroje turi būti konkrečios ir aiškios,nurodančios byloje esančių dokumentų turinį ir rūšį: 33.1. Jei byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėjenurodomos abi dokumentų rūšys. 33.2. Jei byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų vienuklausimu, bylos antraštėje apibendrintai rašoma „dokumentai“. 33.3. Jei byla sudaroma iš vieno dokumento, antraštėje nurodomas jo

pavadinimas. 33.4. Susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi konkretūs arbaapibendrinti korespondentų pavadinimai ir susirašinėjimo su jais klausimai(temos), pvz.: Susirašinėjimo su mokyklomis personalo klausimaisdokumentai. 33.5. Planų, ataskaitų ir panašių bylų antraštėse nurodomas apimamaslaikotarpis, pvz.: mėnesių ataskaitos; pusmečių planai. 33.6. Bylų antraštėse pavadinimai netrumpinami, nevartojamos nekonkrečiosformuluotės, pvz.: siunčiami raštai; gauti raštai; bendras susirašinėjimasir pan. 34. Sudaromos vienarūšės bylos į bylų nomenklatūrą įrašomos vienaapibendrinta antrašte, pvz.: Tarnautojų asmens bylos; Finansiniųpatikrinimų bylos. Vienarūšėms byloms nomenklatūroje suteikiamas vienasindeksas, o pastabų skiltyje nurodomas jų apskaitos dokumentas, pvz.: Pagalsąrašą; Pagal žurnalą. 35. Bylų nomenklatūros projektą svarsto įstaigos DEK. Jei komisija projektui pritaria, bylų nomenklatūra teikiama derinti. Derinti teikiami atsakingo rengėjo pasirašyti ir įstaigos DEK pirmininkovizuoti du bylų nomenklatūros egzemplioriai: vienas iš jų lieka įstaigai,su kuria bylų nomenklatūra derinama, kitas egzempliorius – bylųnomenklatūrą teikiančiai įstaigai. Suderintą bylų nomenklatūrą tvirtina įstaigos vadovas. 36. Jei per raštvedybinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylosnomenklatūroje nenumatytos, rengiamas bylų nomenklatūros papildymų sąrašas(6 priedas). Į sąrašą įrašytoms naujoms byloms suteikiamas indeksas, einantis iš eilėspagal patvirtintos bylų nomenklatūros atitinkamo punkto papunktį. Sąrašas derinamas ir tvirtinamas kartu su kitų metų bylų nomenklatūra. 37. Sudaromos vienarūšės bylos įrašomos į tų bylų apskaitos žurnalus. 38. Dokumentai per raštvedybinius metus į bylų nomenklatūroje numatytasbylas dedami laikantis šių reikalavimų:

38.1. Dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti bylų nomenklatūrojenumatytos sudaryti bylos antraštę. Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant bylos segtuvo. 38.2. Į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius. Jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautasdokumentas užregistruojamas ir jame parašoma rezoliucija, o vėliau gaunamasdokumento originalas, į bylą dedamas originalas ir anksčiau gauto dokumentolapas su jį gavusioje įstaigoje parašytais rekvizitais. 38.3. Dokumentai byloje dedami chronologine tvarka, jei netaikoma kitasisteminimo tvarka. 38.4. Vardiniai dokumentai byloje sisteminami pavardžių abėcėlės tvarka. 38.5. Priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriemsjie priklauso. Jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti dedami įatskirą bylą. 38.6. Į bylas gali būti dedama vaizdinė medžiaga, įstaigos parengtileidiniai, susiję su jos atliekamomis funkcijomis. 38.7. Dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į bylas nededami. 38.8. Ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai dedami į bylas išėmussegtukus ir sąvaržėles. 38.9. Byla sudaroma ne daugiau kaip 150-200 lapų, jei jų yra daugiau,sudaroma kita byla. 39. Pasibaigus raštvedybiniams metams, pagal bylų nomenklatūrą, jospapildymų sąrašą, vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus jų apskaitosdokumentus suvedami bylų sudarymo statistiniai duomenys Jie rašomi bylų nomenklatūros suvestinėje (8 priedas). Patvirtinta suvestinės kopija ar nuorašas per 40 kalendorinių dienų nuoraštvedybinių metų pabaigos išsiunčiama įstaigai, su kuria bylųnomenklatūra buvo derinta.

VII. BYLŲ TVARKYMAS

40. BYLOS TVARKOMOS PRAėJUS VIENERIEMS RAšTVEDYBINIAMS METAMS PO BYLųUžBAIGIMO. 41. Įstaigos vadovas nustato atsakingus darbuotojus už bylų sutvarkymąstruktūriniuose padaliniuose. Bylų perdavimas iš jas sudariusių struktūrinių padalinių kitiemsatsakingiems struktūriniams padaliniams ar darbuotojams įforminamas aktu(9 priedas), kur surašomos perimamos bylos.

42. Bylos tvarkomos: 42.1. Tikrinami kiekvienos bylos ir joje esančių dokumentų saugojimoterminai pagal įstaigos bylų nomenklatūrą ir teisės norminius aktus,kuriuose jie nustatyti. 42.2. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą arpasirinktą požymį. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dokumentai išdėstomi chronologinetvarka (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama – vėliausiu), jeinetaikoma kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas poiniciatyvinio dokumento, nežiūrint atsakomojo dokumento datos. 42.3. Jei byloje yra dokumentų, kurie neatitinka bylos antraštės arsaugojimo termino, jie dedami į reikiamas bylas. Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių,sąvaržėlių, segtukų, jie išimami. 43. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų lapai sunumeruojami pagal bylų lapųnumeravimo tvarką (atskira tema) Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai. 44. Laikino saugojimo bylų lapai paprastai nenumeruojami. Jei laikino saugojimo bylą ar atskirus jos dokumentus reikia perduotiteisėtvarkos ar kitoms institucijoms, bylos lapai gali būti sunumeruojamiir parašomas bylos baigiamasis įrašas. 45. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų

apskaitai ar paieškai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vietabyloje (11 priedas). 46. Bylos tvarkymas baigiamas jos įforminimu: rašomas bylos baigiamasisįrašas (12 priedas) ir įforminamas bylos antraštinis lapas (13 priedas): 46.1. Baigiamajame įraše nurodomas bylos lapų skaičius, jų ypatumai. 46.2. Antraštiniame lape nurodomi bylos aprašymo duomenys: • bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas, • bylos indeksas ir antraštė, • chronologinės ribos ar data, • bylos saugojimo terminas: 46.2.1. Įstaigos pavadinimas turi atitikti teisės norminiais aktaisnustatytą įstaigos pavadinimą. Jei įstaiga turi įteisintą sutrumpintąpavadinimą, jis rašomas skliausteliuose po pilno pavadinimo, pvz.:Valstybinė atominės energetikos saugos inspekcija (VATESI). Jei bylos sudarymo metu įstaigos pavadinimas keitėsi, bylos antraštiniamelape rašomas paskutinis pavadinimas. 46.2.2. Bylos indeksas ir antraštė rašomi pagal bylų nomenklatūrą.Antraštė tikslinama pagal byloje esančių dokumentų sudėtį. 46.2.3. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio įstaigojeregistruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos. Jei bylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos data. Jei bylą sudaro vienas ar keli metų tęstiniai dokumentai, bylos data yrametai. 46.3. Laikino saugojimo byloms antraštinis lapas gali būti nerašomas, jeibylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo. 47. Iki perdavimo į užbaigtų bylų apskaitą, sutvarkytų bylų apskaitadaroma ir jų paieška atliekama pagal: • bylų nomenklatūrą, • jos papildymų sąrašą ir suvestinę, • vienarūšių bylų sąrašus • kitus nustatytus apskaitos dokumentus.

VIII. DOKUMENTŲ VERTĖS EKSPERTIZĖ

48. DOKUMENTAI VERTINAMI PAGAL Jų REIKALINGUMO KRITERIJUS: 48.1. įstaigos administravimo ir informaciniams poreikiams; 48.2. teisės norminių aktų nustatytos įstaigos atsakomybės ir veiklosįrodymams; 48.3. su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisėmsužtikrinti; 48.4. numatomiems ar galimiems tyrimams atlikti; 48.5. įrodymams ir informacijai apie įstaigos teises, pareigas, politiką,veiklą, ryšius, interesus, mokslo ir kultūros tikslais. 49. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metųpabaigos. Jei bylos saugojimo terminas, numatytas bylų nomenklatūroje yrapasibaigęs, atliekama joje esančių dokumentų vertės ekspertizė ir priimamassprendimas dėl tolesnio jos saugojimo ar sunaikinimo.

50. Dokumentų vertinimą atlieka ir sprendimus dėl tolesnio jų saugojimoar atrinkimo naikinti siūlo įstaigos struktūriniai padaliniai,administruojantys atitinkamą veiklos sritį, kartu su padaliniais ardarbuotojais, atsakingais už dokumentų ir bylų apskaitos tvarkymą. 51. Pagal šių taisyklių 48 punkte nurodytus kriterijus įvertintiemsdokumentams ir byloms numatomi tolesnio saugojimo terminai arba dokumentaiir bylos atrenkami naikinti: 51.1. Iš bylose buvusių ir atrinktų toliau saugoti dokumentų sudaromosbylos pagal numatomus jų saugojimo terminus. 51.2. Ilgam ir nuolatiniam saugojimui atrinktos ir iš atrinktų dokumentųsudarytos naujos bylos įforminamos ir įrašomos į apyrašus 51.3. Sudaromas sąrašas atrinktų ir sudarytų naujų bylų, kurių pasibaigęslaikino saugojimo terminas pratęsiamas. 51.4. Surašomas naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas (14 priedas). 52. Įstaigos DEK svarsto: • dokumentų vertės ekspertizę atlikusių atsakingų struktūrinių padalinių siūlymus, • motyvus dėl atrinktų dokumentų naikinimo • motyvus dėl tolesnio jų saugojimo 53. Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą ir bylų apyrašus, tvirtinaįstaigos vadovas. Aktas tvirtinamas, kai tų metų ilgo ir nuolatinio saugojimo bylosnustatyta tvarka yra įrašytos į apyrašus. Po akto patvirtinimo dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juoseesanti informacija būtų neatpažįstama.

IX. BYLŲ APSKAITA

54. KAD DOKUMENTAI BūTų IšSAUGOMI IR PRIEINAMI REIKIAMą LAIKą IR BūTųUžTIKRINTA Jų PAIEšKA, TURI BūTI SUDARYTA įSTAIGOS UžBAIGTų BYLų APSKAITOSSISTEMA: NUSTATYTI APSKAITOS DOKUMENTAI, Jų SUDARYMO TVARKA IR ATSAKINGISTRUKTūRINIAI PADALINIAI AR DARBUOTOJAI. 55. Sutvarkytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos į apyrašus įrašomos irlaikino saugojimo bylų sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylųužbaigimo. 56. Įstaigos vadovo paskirtas už bylų apskaitos tvarkymą atsakingasstruktūrinis padalinys ar darbuotojas: 56.1. priima įstaigos struktūriniuose padaliniuose sudarytas bylas irtvarko jų apskaitą; 56.2. įrašo bylas į apyrašus ir byloms užrašo patvirtintus jų apskaitosduomenis (šifrus); 56.3. atlieka kartu su kitais padaliniais dokumentų vertės ekspertizę irsudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą; 57. Laikino saugojimo bylų apskaita daroma raštvedybiniais metaisužbaigtų bylų sąrašuose ir bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikusvertės ekspertizę, sąrašuose. Sąraše nurodomas: • bylos indeksas pagal bylų nomenklatūrą, • bylos antraštė, • chronologinės ribos ar data, • saugojimo terminas. Laikino saugojimo bylų sąrašus rengia struktūriniai padaliniai, kuriuose

tokios bylos buvo sudarytos, ir pateikia juos atsakingam už bylų apskaitostvarkymą struktūriniam padaliniui. 58. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų apskaita daroma atskiruose bylųapyrašuose. Atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį, bylų apyrašai nustatomi: 58.1. vienos ar kelių panašaus pobūdžio įstaigos funkcijų ar veiklossričių byloms; 58.2. specialias funkcijas vykdančių struktūrinių padalinių byloms; 58.3. apibrėžtų procesų metu susidariusioms vienarūšėms byloms; 58.4. byloms, sudarytoms iš dokumentų, prie kurių priėjimą ribojaįstatymai. 59. Bylų apyrašų sąrašą, tvarkomuoju dokumentu tvirtina įstaigos vadovas.

Sąraše turi būti kiekvieno bylų apyrašo numeris ir pavadinimas,įvardijamos bylos ir jų saugojimo terminas, pvz.:Mokestinių ginčųnagrinėjimo nuolatinio saugojimo bylų apyrašas. 60. Į bylų apyrašus įrašomos: 60.1. raštvedybiniais metais užbaigtos ilgo ir nuolatinio saugojimobylos; 60.2. buvusios laikino saugojimo bylos, kurioms atlikus dokumentų vertėsekspertizę nustatytas ilgas ar nuolatinis saugojimo terminas. 61. Už bylų apskaitą atsakingam struktūriniam padaliniui iš struktūriniųpadalinių perduotos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos tikrinamos tokiatvarka: 61.1. Patikrinamas bylų sutvarkymas ir įforminimas. Jei nustatoma, kad bylos sutvarkytos ir įformintos nesilaikant šiųtaisyklių ir kitų teisės norminių aktų reikalavimų, bylos grąžinamospataisyti jas tvarkiusiems darbuotojams. 61.2. Pagal bylų nomenklatūrą, jos suvestinę, bylų perėmimo aktus,dokumentų registracijos žurnalus ir kitus apskaitos dokumentus būtinanustatyti, ar visos tvarkomaisiais raštvedybiniais metais sudarytos bylosir dokumentai perduoti. 61.3. Jei nustatoma, kad dokumentų ar bylų trūksta, organizuojamapaieška, o jų neradus, surašomas dingusių dokumentų (bylų) aktas (15priedas); aktą tvirtina ir sprendimus dėl atsakomybės įstatymų nustatytatvarka priima įstaigos vadovas. 62. Sutvarkytos ir patikrintos bylos į apyrašus (16 ir 17 priedai)įrašomos tokia tvarka: 62.1. Bylos į apyrašus įrašomos pagal jų užbaigimo metus, kiekvienųraštvedybinių metų bylos – pagal bylų išdėstymo tvarką bylų nomenklatūroje,vienarūšės bylos – pagal bendrus požymius arba abėcėlės tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylos įrašomos pagal raštvedybinius metus,kuriais jos buvo sudarytos ir kuriais buvo sudarytas ar gautas tų metųpaskutinis iniciatyvinis dokumentas, nežiūrint atsakomojo dokumento datos. 62.2. Kiekvienais metais įrašomų bylų apskaita tęsiama eilės tvarka. 62.3. Bylos įrašomos kaip atskiri saugojimo vienetai, kiekvienamsuteikiamas atskiras apskaitos eilės numeris. 62.4. Užrašoma kiekvieno saugojimo vieneto antraštė, chronologinės ribos,lapų skaičius. 62.5. Nurodoma į bylų apyrašą įrašomų ir bendra apyraše įrašytų saugojimovienetų suma. 63. Bylų apyrašus tvirtina įstaigos vadovas.

Bylų apyrašai teikiami derinti kartu su to laikotarpio įstaigos istorijosir dokumentų sutvarkymo pažyma. Pažymos pirmoje dalyje pateikiama informacija apie įstaigą: nurodomi josįkūrimą, funkcijas reglamentuojantys teisės norminiai aktai, aptariamosfunkcijos, veiklos sritys, administracinė struktūra, jos pasikeitimai,reorganizacijos per apimamą laikotarpį. Antroje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi įkiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikavimo ypatumai,informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentusir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyti dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejai,jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys. 64. Patvirtintuose bylų apyrašuose taisymus, žymėjimus, susijusius supriėjimu prie dokumentų, kitomis procedūromis, gali atlikti tikdarbuotojai, atsakingi už bylų apskaitos tvarkymą. Padaręs reikalingą įrašą ar žymą ir nurodęs pagrindą, darbuotojas turipasirašyti, nurodyti savo pareigas, vardą, pavardę ir datą. 65. Į apyrašus įrašytos ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos saugomosįstaigos archyve. Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos jų sudarymovietose, iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas. Jei šios bylos saugomos įstaigos archyve, jos laikomos atskirai nuo ilgoir nuolatinio saugojimo bylų, įrašytų į apyrašus.

X. BYLŲ LAPŲ NUMERAVIMO TVARKA

1. Bylos lapai numeruojami pieštuku

2. Lapo numeris rašomas arabiškais skaitmenimis viršutiniamedešiniajame kampe, neliečiant teksto.

3. Byloje numeruojami iš eilės visi joje esančių dokumentų lapai.

Bylos vidaus apyrašas numeruojamas atskirai, antraštinis lapas irbaigiamojo įrašo lapas nenumeruojami.

4. Bet kurio formato lapas, įdėtas į bylą vienu kraštu, numeruojamaskaip vienas lapas, o sulenktas ir įdėtas per vidurį – kaip du lapai.

5. Nuotraukos, brėžinio, kito panašaus dokumento lapo numeris rašomasantroje dokumento pusėje, kairiajame kampe.

Jei toks dokumentas priklijuotas ant popieriaus lapo, numeris rašomasšalia dokumento.

Jei dokumentai įdėti į voką, jie numeruojami iš eilės kaip ir kitibyloje esantys dokumentai.

Jei ant voko yra informacija, jis numeruojamas kaip bylos lapas.

6. Jei byloje yra spaudinys, jam užrašomas bylos lapo atitinkamaseilės numeris. Spaudinio lapai iš naujo nenumeruojami, o bylos baigiamajameįraše nurodoma, kad byloje yra spaudinys. Kai spaudinyje yra nenumeruotųlapų arba lapai sunumeruoti ne iš eilės, spaudinio lapai numeruojami eilėstvarka kaip ir kiti byloje esantys dokumentai.

7. Jei tikrinant bylos numeravimą randama klaidų, bylos numeravimastaisomas:

7.1. Nesunumeruoti lapai numeruojami prieš juos sunumeruoto laponumeriu, prirašius mažąsias raides abėcėlės tvarka, pvz.: 13a, 13b, 13c irt.t.

7.2. Jei keli bylos lapai sunumeruoti tuo pačiu numeriu, šalia numerioparašomos mažosios raidės abėcėlės tvarka.

7.3. Praleisti bylos lapų numeriai įrašomi bylos baigiamajame įraše.

7.4. Jei klaidų yra daug, byla pernumeruojama iš naujo: buvęs laponumeris perbraukiamas ir šalia rašomas naujas numeris.

8. Sunumeravus bylos lapus, bylos pabaigoje įdedamas bylos baigiamojoįrašo lapas (12 priedas),

Jame užrašomas byloje sunumeruotų lapų skaičius, lapų su defektais(išblukęs tekstas, sulieti, suplyšę ir t.t.) numeriai, atskirai nurodomasvidaus apyrašo lapų skaičius.

Jei bylos numeravimas taisomas, užpildomas naujas baigiamasis įrašas,kuriame užrašomi bylos duomenys po pataisyto lapų numeravimo.

Naujasis bylos baigiamojo įrašo lapas į bylą įrišamas, jei byla sudarytaaplanke su raišteliais, arba įklijuojamas, jei byla įrišta į kietusviršelius.

(Įstaigos tvarkomųjų ir informacinių vidaus dokumentų registracijos žurnalų formų pavyzdys)

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

ĮSAKYMŲ PERSONALO KLAUSIMAIS REGISTRACIJOS ŽURNALAS (P)

|Reg. |Data |Dokumento pavadinimas (antraštė) |Bylos, į kurią |Pastabos ||Nr. | | |įdėtas | || | | |dokumentas, | || | | |nuoroda | ||1 |2 |3 |4 |5 ||P-1 |2002-01-03 |Dėl Jono Jonaičio skyrimo pareigoms |13. 1-05 | ||…..|…………….|………………………………………….|……………. | ||.. |…. |…….. | | || | | | | || | | | | || | | | | |

(pareigų pavadinimas)(parašas) (vardas ir pavardė)

PASTABA. Žurnalo forma gali būti papildyta kitomis reikalingomisskiltimis.

(Informacinių siunčiamųjų dokumentų registracijos žurnalo forma)

__________________________________________

(dokumento sudarytojo pavadinimas)

INFORMACINIŲ SIUNČIAMŲJŲ DOKUMENTŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS ____________________________

( i d e n t i f i k a v i m o

ž y m u o )

|Reg. |Data |Adresatas |Dokumento pavadinimas (antraštė) |Bylos, į kurią |Pastabos ||Nr. | | | |įdėtas | || | | | |dokumentas, | || | | | |nuoroda | ||1 |2 |3 |4 |5 |6 || | | | | | || | | | | | || | | | | | || | | | | | || | | | | | |

____________________ _________________ ______________________ (pareigų pavadinimas)(parašas) (vardas ir pavardė)

PASTABA. Žurnalo forma gali būti papildyta kitomis reikalingomisskiltimis. (Gautų dokumentų registracijos žurnalo forma)

_________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)

GAUTŲ DOKUMENTŲ REGISTRACIJOS ŽURNALAS _______________________________

( ide nti fik avi mo žym uo)

|1 |2 |3 |4 |5 |6 ||1 |Įsakymų |1 |Metų |Kanceliarija | || |tvarkomosios | | | | || |organizacinės | | | | || |veiklos klausimais| | | | || |registracijos | | | | || |žurnalas | | | | ||… |……….. |……. |……… |………. | ||4 |Gautų dokumentų |4 |Metų |Kanceliarija |Skaitmeninė|| |registracijos | | | |je || |žurnalas | | | |laikmenoje ||… |………. |……. |……… |………. | ||6 |Įsakymų atostogų |AK |Metų |Personalo | || |ir komandiruočių | | |skyrius | || |klausimais | | | | || |registracijos | | | | || |žurnalas | | | | ||… |……… |……. |……… |………. | ||9 |Darbo sutarčių |S |Tęstinis |Personalo | || |registracijos | | |skyrius | || |žurnalas | | | | ||… |……… |……. |……… |………. |……… ||12 |Įmonių audito aktų|10 |Metų |Audito skyrius | || |registracijos | | | | || |žurnalas | | | | ||… |……… |……. |……… |………. | ||18 |Inventorizacijos |15 |Metų |Finansų ir | || |aktų registracijos| | |buhalterinės | || |žurnalas | | |apskaitos | || | | | |skyrius | || | | | | | |

___________________________(Vizos) PASTABA. Sąrašo forma gali būti papildyta kitomis reikalingomisskiltimis.

(Bylų nomenklatūros formos pavyzdys)

__________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)

TVIRTINU ____________________ (pareigų pavadinimas) ____________________ (parašas) ____________________ (vardas ir pavardė)

2002 METŲ BYLŲ NOMENKLATŪRA

_________ Nr. ________ (data) (sudarymo vieta)

Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis_______________________________(norminiai teisės aktai ir 4-oje skiltyje vartojami jų__________________________________________________________________________________________sutrumpinimai)

|Bylos |Bylos antraštė |Bylos saugojimas |Už bylos |Pastabos ||indeksas| | |sudarymą | || | | |atsakingo | || | | |struktūrinio | || | | |padalinio | || | | |pavadinimas ar| || | | |indeksas | || | | |(darbuotojo | || | | |vardas ir | || | | |pavardė – jei | || | | |struktūros | || | | |nėra) | || | | | | | || | |Saugojimo |Teisės | | || | |terminas |akto ir | | || | | |jo | | || | | |punkto | | || | | |nuoroda | | ||1 |2 |3 |4 |5 |6 || |1.TVARKOMOJI | | | | || |ORGANIZACINĖ VEIKLA | | | | ||1.1. |Įsakymai tvarkomosios |……. |…… |…… | || |organizacinės veiklos | | | | || |klausimais | | | | ||1.2. |……………… |….. |….. |….. |…. ||… |………………. |….. |….. |….. | || |6. PERSONALO VALDYMAS | | | | ||6.1. |…………… |….. |….. |….. | ||6.2. |Tarnautojų asmens bylos |….. |….. |….. |Pagal sąrašą ||… |……………………|…… |…… |…… | || |……………. | | | | || |10. FINANSINĖ IR ŪKINĖ | | | | || |VEIKLA | | | | ||… |….. |….. |…… |….. | || |12. RAŠTVEDYBA IR | | | | || |DOKUMENTŲ SAUGOJIMAS | | | | ||12.4. |Tvarkomųjų dokumentų |….. |…… |…… | || |registracijos žurnalai | | | | ||12.5. |Siunčiamųjų dokumentų |…… |…….. |…….. |Skaitmeninėje || |registracijos žurnalas | | | |laikmenoje ||12.8. |Nuolatinio saugojimo |….. |…… |…… |Į bylų || |atleistų tarnautojų | | | |apyrašą || |asmens bylų apyrašas | | | |neįrašoma ||… |………………. |….. |…… |…… | ||12.11. |Darbuotojų asmens bylų |….. |…… |…… | || |sąrašas | | | | ||12.12. |Laikino saugojimo bylų |….. |…… |…… | || |sąrašai | | | | ||… |………………. |…… |……. |…… | ||12.22. |Prašymai gauti archyvo |……. |……. |……. | || |pažymėjimus ir išduotų | | | | || |pažymėjimų kopijos | | | | || | | | | | || |13. PERSONALINIŲ ĮMONIŲ| | | | || |AUDITAS | | | | ||13.1. |….. |…… |…… |…… | |

__________________________ ____________________________________________________ (pareigų pavadinimas) (parašas)(vardas ir pavardė)

(Įstaigos DEK pirmininko viza)

SUDERINTA____________________ (pareigų pavadinimas)____________________ (parašas)_____ (vardas ir pavardė)______ (data)

PASTABA. Jei dokumentų registracijos žurnalai sudaromi skaitmeninėjelaikmenoje, tai nurodoma bylų nomenklatūros pastabų skiltyje.

(Bylų nomenklatūros papildymų sąrašo formos pavyzdys)

________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)

TVIRTINU __________________________

(pareigų pavadinimas) __________________________

(parašas) __________________________

(vardas ir pavardė)

2002 METŲ BYLŲ NOMENKLATŪROS PAPILDYMŲ SĄRAŠAS

_________ Nr. __________ (data) ______________________ (sudarymo vieta)

Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis____________________________________________ (norminiai teisės aktai ir 4 – oje skiltyje vartojami jų_____________________________________________________________________________________________________ sutrumpinimai)

|Bylos |Bylos antraštė |Bylos saugojimas |Už bylos sudarymą |Pastabos ||indeksa| | |atsakingo | ||s | | |struktūrinio | |

| | | |padalinio | || | | |pavadinimas ar | || | | |indeksas | || | | |(darbuotojo vardas| || | | |ir pavardė – jei | || | | |struktūros nėra) | || | | | | | || | |Saugojimo|Teisės | | || | |terminas |akto ir | | || | | |jo punkto| | || | | |nuoroda | | ||1 |2 |3 |4 |5 |6 || |14. VIDAUS AUDITAS | | | | ||14.1. |…………… |……. |…… |…… | ||14.2. |……………… |….. |….. |….. |…. || | | | | | |

_________________________ _______________________________________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)

(Įstaigos DEK pirmininko viza)

SUDERINTA___________________ (pareigų pavadinimas)___________________ (parašas)___________________ (vardas ir pavardė)___________________ (data)

PASTABA. Jei dokumentų registracijos žurnalai sudaromi skaitmeninėjelaikmenoje, tai nurodoma pastabų skiltyje. (Vienarūšių bylų sąrašo formos pavyzdys)

________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)

DARBUOTOJŲ ASMENS BYLŲ SĄRAŠAS

|Eil|Bylos antraštė |Pradėta |Baigta |Pastabos ||. | | | | ||Nr.| | | | ||1 |2 |3 |4 |5 ||1 |Petras Petraitis |1995-03-01 | | || | | | | || | | | | || | | | | || | | | | || | | | | || | | | | |

_____________________ ___________________ ____________________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)

PASTABA. Sąrašo forma gali būti papildyta kitomis reikalingomisskiltimis.

(Bylų nomenklatūros suvestinės forma)

_____________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)

___________ METŲ BYLŲ NOMENKLATŪROS SUVESTINĖ

(metai)

__________Nr.___________ (data) _____________________ (sudarymo vieta)|Rodiklis |Sudarytų (baigtų) bylų skaičius |Iš viso |Tęsiamų |Nesudarytos |Pastabos || | |sudarytų |bylų |(nepradėtos) bylos | || | |(baigtų) |skaičius | | || | |bylų | | | || | |skaičius | | | ||1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 || | | | | | | |

Iš viso perduota ______________________________________________bylos (saugojimo (skaitmenimis ir žodžiais)vienetai),______________________________________________________________________ dokumentai. (skaitmenimis iržodžiais)

Perdavė___________________ __________________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas)(vardas ir pavardė)

Priėmė

_________________________ ________________________________________________ (pareigų pavadinimas) (parašas)(vardas ir pavardė)

(Bylos vidaus apyrašo forma)

BYLOS VIDAUS APYRAŠAS

|Eil. |Dokumento pavadinimas |Dokumento |Dokumento |Bylos lapų|Pastabos ||Nr. |(antraštė) |data |Nr. |numeriai | ||1 |2 |3 |4 |5 |6 || | | | | | || | | | | | |

Vidaus apyrašo __________________________________________________lapai. (skaitmenimis ir žodžiais)___________________________ _____________________________________________ (pareigų pavadinimas) (parašas)(vardas ir pavardė)________________ (data)

(Bylos baigiamojo įrašo forma)

BYLOS BAIGIAMASIS ĮRAŠAS

Byloje yra _____________________________________________________lapai, (skaitmenimis ir žodžiais)

iš jų:

raidiniai_______________________________________________________________________praleisti_______________________________________________________________________su defektais____________________________________________________________________su įklijomis____________________________________________________________________vokai su indėliais________________________________________________________________spaudiniai______________________________________________________________________kita___________________________________________________________________________ Vidaus apyrašas __________________________________________________lapai.

PASTABA.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________ ________________________ ____________________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)_________________ (data)

(Bylos antraštinio lapo forma)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (bylą sudariusios įstaigos ar struktūrinio padalinio pavadinimas)

____________(bylos indeksas)

Pradėta ________________ Baigta ________________ Data ________________ Saugojimo terminas ______

(Naikinti atrinktų bylų (dokumentų) akto forma)

_________________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)

TVIRTINU _________________________ (pareigų pavadinimas) _________________________

(parašas) _________________________ (vardas ir pavardė)

NAIKINTI ATRINKTŲ BYLŲ (DOKUMENTŲ)

AKTAS

___________ Nr. _________ (data) ____________________ (sudarymo vieta) Vadovaujantis______________________________________________________________________________ , (dokumento data, pavadinimas, Nr.)atrinktos naikinti šios bylos (dokumentai), kurių saugojimo terminaspasibaigęs:

|Eil|Bylos antraštė |Bylos |Bylos |Bylų |Saugojimo |Pastabos||. |(dokumento |indeksas |chronologinės|(saugojimo |terminas | ||Nr.|pavadinimas) |(dokumento |ribos |vienetų) | | || | |Nr.) |(dokumento |skaičius | | || | | |data) | | | ||1 |2 |3 |4 |5 |6 |7 || | | | | | | || | | | | | | |

Iš viso atrinkta naikinti ___________________________________________ bylos (saugojimo (skaitmenimis ir žodžiais)vienetai),_____________________________________________________________dokumentai. (skaitmenimis ir žodžiais)____________________ ___________________________________ (pareigų pavadinimas) (parašas) (vardas ir pavardė)

(Įstaigos DEK pirmininko viza)

SUDERINTA____________________ (pareigų pavadinimas)________________________ (parašas)_______ (vardas ir pavardė)____________ (data)

(Dingusių dokumentų (bylų) akto forma)

____________________________________________ (dokumento sudarytojo pavadinimas)

TVIRTINU ________________________ (pareigų pavadinimas) ________________________ (parašas) ________________________ (vardas ir pavardė)

DINGUSIŲ DOKUMENTŲ (BYLŲ) AKTAS

____________ Nr.___________ (data) ____________________ (sudarymo vieta)

Komisija, sudaryta________________________________________________________________________ (dokumento data, pavadinimas, numeris)susidedanti iš_______________________________________________________________________________ , (komisijos pirmininko ir narių vardai ir pavardės)nustatė, kad_____________________________________________________________________________________ (aplinkybės)yra dingę šie dokumentai (bylos):

|Eil. |Dokumento pavadinimas |Dokumento data, |Saugojimo |Pastabos ||Nr. |(bylos antraštė) |Nr. |terminas | || | |(bylos | | || | |chronologinės | | || | |ribos, indeksas) | | ||1 |2 |3 |4 |5 || | | | | || | | | | |

Iš viso yra dingę _________________________________________________dokumentai, (skaitmenimis ir žodžiais)

_________________________________________________________________ bylos(saugojimo (skaitmenimis ir žodžiais)vienetai).

Komisijos pirmininkas (Parašas) (Vardas irpavardė)Nariai: (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Parašas) (Vardas irpavardė) ……….. ………………….. PASTABA. Akto forma taikoma ir tais atvejais, kai dokumentainepataisomai sugadinti ar kitaip prarasti. (Bylų apyrašo forma)

________________________________________ (bylas sudariusios įstaigos pavadinimas)

_________________________________________________ (apyrašo pavadinimas) BYLŲ APYRAŠAS NR. 1

|Eilės|Bylos antraštė |Chronologinės ribos |Lapų |Pastabos ||Nr. | |(data) |skaičius | ||1 |2 |3 |4 |5 || | | | | || | | | | || | | | | || | | | | || | | | | |

Įrašyti ______________________________________________saugojimo vienetainuo Nr. ______iki(skaitmenimis ir žodžiais)Nr. _________. Iš viso apyraše___________________________________________________________________ (skaitmenimis ir žodžiais)saugojimo vienetai. Apskaitosypatumai:_____________________________________________________________

_______________________ _________________________________________ “ (pareigų pavadinimas) (parašas)(vardas ir pavardė)

Tvirtinu įrašomus saugojimo vienetus.____________________ _________________ __________________ (pareigų pavadinimas) (parašas)(vardas ir pavardė)__________________ (data)

(Įstaigos DEK pirmininko viza)

SUDERINTA___________________ (pareigų pavadinimas)_______________________ (parašas)_________________________ (vardas ir pavardė)_________________________ (data)

PASTABOS. Jei įstaiga įrašo kitos įstaigos sudarytas bylas (poreorganizacijos, likvidavimo ir kt.) į tos įstaigos bylų apyrašus, rašomipilni bylas įrašiusio ir tvirtinančio asmens pareigų pavadinimai. Jei įbylų apyrašą įrašomos bylos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, taipažymima apyrašo pastabų skiltyje.

(Bylų apyrašo tęsinio formos pavyzdys) ____________________________________________ (bylas sudariusios įstaigos pavadinimas)

NUOLATINIO SAUGOJIMO TVARKOMOSIOS ORGANIZACINĖS VEIKLOS BYLŲ APYRAŠAS NR. 1(Tęsinys)|Eilės|Bylos antraštė |Chronologinės ribos |Lapų |Pastabos ||Nr. | |(data) |skaičius | ||1 |2 |3 |4 |5 || |1999 m. | | | ||115 |Įsakymai tvarkomosios |1999-01-03 |146 | || |organizacinės veiklos klausimais|1999-12-29 | | ||…..|…………………… |…………… |……….| ||. | | |. | ||126 |Kolegijos posėdžio protokolas |1999-10-20 |8 | || | | | | || |2000 m. |………….. |……….| ||…..|……………… |………….. |……….| ||.. | | | | ||150 |Įsakymų tvarkomosios |2000 m. |62 | || |organizacinės veiklos klausimais| | | || |registracijos žurnalas | | | |

Įrašyti ______________________________________________________saugojimovienetai nuo Nr. ________iki (skaitmenimis ir

žodžiais)Nr. _________. Iš viso apyraše______________________________________________________________________ (skaitmenimis ir žodžiais)saugojimo vienetai. Apskaitosypatumai:______________________________________________________________.

_________________________ ___________________________________________ (pareigų pavadinimas) (parašas)(vardas ir pavardė)____________ (data)

(Įstaigos DEK pirmininko viza)

SUDERINTA___________________ (pareigų pavadinimas)_______________________ (parašas)_________________________ (vardas ir pavardė)_________________________ (data)