BYLŲ NOMENKLATŪRA

Turinys

Įvadas 2
I.Institucija, rengianti raštvedybą reglamentuojančius dokumentus 2
II.Bylų nomenklatūros samprata, rūšys 3
III. Bylų nomenklatūros rengimo tvarka 3
IV. Bylų nomenklatūros turinys 4
V. Bylos samprata 4
VI. Bylos formavimo pagrindiniai principai 4
VII. Bylų įforminimo taisyklės 5
VIII. Bylų saugojimo įmonėje dokumentų naikinimo tvarka 6
IX. Nuolatinio saugojimo dokumentų perdavimas valstybės archyvams 6
Priedai 8 Išvados 14
Literatūros sąrašas 15Įvadas
Šiuolaikinė raštvedyba apibūdinama kaip dokumentų valdymo sistema. Šiai sistemai būdingi tam tikri darbų su dokumentais procesai, kurie prasideda parengus ar gavus dokumentą ir baigiasi atrinkus dokumentus saugoti ar naikinti.

Dokumentuose užfiksuota informacija yra svarbi vertybė. Sukauptos informacijos pagrindu priimami įvairaus lygio valdymo sprendimai. Efektyvūs be ei objektyvūs sprendimai reikš- mingi ne tik valstybės mastu. Nuo valdymo sprendimų kokybės priklauso ir verslo sėkmė ar nesėkmės.

Informacijos procesus bei įvairias su dokumentais sritis reglamentuoja valstybė. Pastaraisiais metais priimta naujų teisės aktų.

Naujų informacijos technologijų plitimas pareikalavo racionalesnių ir spartesnių informacijos įvedimo į kompiuterio atmintinę būdų. 2000 metais sukurtas naujas lietuviškos kompiuterių klaviatūros standartas. Naudojantis naująja klaviatūra vėl galima mokytis pastaruoju metu Lietuvoje primiršto aklojo rašymo metodo.
Įmonės veikla paprastai prasideda nuo įvairių dokumentų rengimo. Plečiant veiklą jų tik daugėja, nes prie įm monės vidaus dokumentų prisideda gautieji. Labai didelę įmonės dokumentų dalį sudaro buhalterinės apskaitos dokumentai.Juose užfiksuota informacija labai svarbi mokesčius administruojančioms institucijoms, darbuotojams, besirūpinantiems pensijos ar ligos pašalpos dydžiu. Kad būtų galima suvaldyti dokumentų srautą, visada laiku rasti reikiamą raštą ar pa

arengti tam tikrą informaciją, įmonės dokumentai turi būti tinkamai tvarkomi. Todėl nenuostabu, jog įmonės tam tikrus dokumentus privalo saugoti teisės aktuose nustatytą laikotarpį. Už dokumentų saugojimą pagal įstatymus yra atsakingas įmonės vadovas arba savininkas.

I. Institucija, rengianti raštvedybą reglamentuojančius dokumentus
Dokumentų įforminimo tvarką nustato Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19.
Bylų nomenklatūra rengiama vadovaujantis įstaigos nuostatais, įstatais, raštvedybos taisyklių reikalavimais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, patvirtinta Lietuvos archyvų departamento 1997 m. rugpjūčio mėn. 15 d. įsakymu Nr. 38, specialiųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėmis, pavyzdinėmis bylų nomenklatūromis, kitais teisės aktais.
Dokumentų bylų sudarymą, įmonės dokumentų nomenklatūros rengimą, dokumentų rengimą saugojimui reglamentuoja raštvedybos taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos vyriausybės 2001 m. gruodžio 28 8 d. įsakymu Nr. 88.
Informacijos sutelkimui į elektronines laikmenas 200m priimtas Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymas.

II. Bylų nomenklatūros samprata, rūšys

Įmonės raštvedyboje, įvykdžius dokumente numatytus pavedimus bei užduotis, išsprendus keliamus klausimus ir tai pažymėjus, dokumentai turi būti skirstomi į bylas. Teisingą skirstymą garantuoja raštvedybos bylų nomenklatūra.
Bylų nomenklatūra- tai susistemintas įstaigoje formuojamų bylų antraščių sąrašas su nurodytais saugojimo terminais, sudarytas pagal tam tikrą formą ir nustatyta tvarka sudėtas bei patvirtintas.
Yra trys bylų nomenklatūros grupės: tipinės, pavyzdinės ir individualios. Tipines bei pavyzdines bylų nomenklatūras sudaro aukštesniosios įs

staigos joms pavaldžių įstaigų grupėms su vienodom funkcijom. Tai gali būti parengta vidurinėms mokykloms, savivaldybėms kaip metodiniai nurodymai. Tipinė bylų nomenklatūra yra daugiau normatyvinis dokumentas, o pavyzdinė bylų nomenklatūra daugiau rekomendacinio pobūdžio. Tačiau abi jos yra gera priemonė kiekvienai įmonei sudarant savo individualią bylų nomenklatūrą.III. Bylų nomenklatūros rengimo tvarka
Bylų nomenklatūra parengiama kasmet, likus vienam mėnesiui iki naujų raštvedybinių metų pradžios.
Įstaigos struktūriniai padaliniai parengia savo bylų nomenklatūras, įstaigos raštinė pagal jas parengia suvestinę bylų nomenklatūrą.
Įstaigos bylų nomenklatūrą sudaro ir pasirašo įstaigos raštvedybos padalinio darbuotojas ir vizuoja įstaigos DEK pirmininkas. Tvirtina vadovas.
Įmonės bylų nomenklatūra derinama su valstybiniu archyvu, kurio komplektavimo šaltinis yra įstaiga arba su aukštesne įstaiga, kuriai įmonė yra pavaldi. Derinimui pateikiami du bylų nomenklatūros egzemplioriai. Vienas jų lieka įstaigos, su kuria bylų nomenklatūra derinama, kitas bylų nomenklatūrą sudariusiai įstaigai.IV. Bylų nomenklatūros turinys
Bylų nomenklatūroje bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos pasirinkta tvarka. Veiklos sritys bylų nomenklatūroje numeruojamos iš eilės kaip punktai, o kiekvienos srities bylos atskira numeracija, kaip papunkčiai. Kiekvienai bylų nomenklatūroje įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro bylų nomenklatūros punkto ir papunkčio eilės numeris. Indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą. Bylų nomenklatūroje įrašytai konkrečiai bylai eilės numeris nekeičiamas. Je
ei kitais raštvedybiniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į bylų nomenklatūrą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas. Į bylų nomenklatūrą įrašomos visos bylos, kurias planuojama sudaryti kitais raštvedybiniais metais arba jas tęsti. Bylų nomenklatūroje nurodoma už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.

V. Bylų samprata

Byla – pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėti, sugrupuoti ir susisteminti dokumentai.
Dokumentus dažnai tenka naudoti, nes beveik nė vieno negalima parengti nesiremiant anksčiau sudarytais dokumentais.Dokumentų naudojimas reikiamai informacijai gauti labai priklauso nuo jų klasifikavimo, segimo į atitinkamas bylas pagal nustatytą tvarką.

VI. Bylų formavimo pagrindiniai principai

Bylos sudaromos pagal bylų nomenklatūrą dokumentų įvykdymo vietoje. Kiekvienoje byloje gali būti ne daugiau kaip 150-200 lapų. Sudarius daugiau tos rūšies dokumentų, pradedamas antras tos bylos tomas. Sudarydami bylas turime laikytis šių reikalavimų:
1. bylos, išskyrus tęsiamas bylas, formuojamos iš dokumentų, sudarytų arba gautų įstaigoje per vienerius raštvedybinius metus,
2. dokumentų turinys turi atitrikti bylos antraštę pagal bylų nomenklatūrą:
2.1. jeigu byloje segami dviejų rūšių dokumentai, tada bylos antraštėje turi būti nurodomos abi dokumentų rūšys,
2.2. jeigu byla sudaryta iš vieno dokumento, tai jos antraštė bus dokumento pavadinimas,
2.3. susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėje turi būti nurodyti apibendrinti arba konkretūs korespondentų pavadinimai bei susirašinėjimo temos,
2.4. planų, ataskaitų, sąmatų ir panašių bylų antraštėse turi būti nurodomas apimamas laikotarpis, pvz. 2002 metų sąmata; 2002 metų mėnesių ataskaitos;
3. į bylą segamas vienas dokumento egzempliorius,
4. įstaigoje sudaryti tv

varkomieji dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų rūšis ir saugojimo terminus,
5. tarnautojų asmens sąskaitų kortelės dedamos pagal abėcėlę,
6. asmenų prašymai sudaro savarankišką grupę,
7. tarnautojų asmens bylose dokumentai dedami tokia tvarka: darbo santykių įforminimo dokumentai, tarnybos eigos dokumentai, darbo santykių nutraukimo dokumentai. Tarnautojų prašymai dėl atostogų, įsakymų atostogų bei komandiruočių klausimais kopijos, kiti laikino saugojimo dokumentai į asmens bylas nededami.
8. į atskiras bylas segami dokumentai, prie kurių priėjimą riboja įstatymai.
9. organizaciniai dokumentai yra segami kartu su tvarkomaisiais dokumentais, kuriais jie patvirtinti:
9.1. gauti tvarkomieji dokumentai įstaigos, įmonės ar organizacijos veiklos klausimais turi būti segami pagal jų rūšis ir kas juos sudarė.Tačiau jei jų gaunama nedaug, jie gali būti segami į vieną bylą,
9.2. dokumentai kuriais yra susirašinėjama bylos sudaromos pagal temas,
9.3. pasibaigus dokumentų registracijos žurnalų pildymo laikotarpiui, yra segami į bylas pagal jų saugojimo laikotarpį. Jei žurnalas nesudaro atskiros bylos tai jį segame į žurnale registruotų dokumentų bylas

VII. Bylų formavimo taisyklės

Per raštvedybinius metus parengti dokumentai dedami į bylas. Dedant dokumentus į bylas laikomasi šių reikalavimų:
1. dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti bylų nomenklatūroje numatytos bylos pavadinimą,
2. į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius,
3. dokumentai byloje dažniausiai dedami chronologine tvarka,
4. vardiniai dokumentai dedami abėcėlės tvarka,
5. dokumentų juodraščiai į bylas nededami,.
6. ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai į bylas dedami išėmus segtukus ir sąvaržėles.
7. jeigu dokumentai segami su priedais ir pridedamais dokumentais, tai priedai ir pridedami dokumentai segami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jeigu priedų ir pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti segami į atskirą bylą.VIII. Bylų saugojimo įmonėje dokumentų naikinimo tvarka
Jei bylos saugojimo terminas, numatytas bylų nomenklatūroje yra pasibaigęs, atliekama joje esančių dokumentų vertės ekspertizė ir priimamas sprendimas dėl tolesnio jos saugojimo ar sunaikinimo. Įstaigos DEK svarsto dokumentų vertės ekspertizę atlikusių atsakingų struktūrinių padalinių siūlymus, motyvus dėl atrinktų dokumentų naikinimo ar tolesnio jų saugojimo, surašomas naikinti atrinktų bylų aktas. Po DEK pritarimo, jos pirmininkas vizuoja pateiktus apskaitos dokumentus. naikinti atrinktų bylų aktą ir bylų aprašus tvirtina įstaigos vadovas. Po akto patvirtinimo dokumentai turi būti sunaikinami taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.

IX. Nuolatinio saugojimo dokumentų perdavimas valstybės archyvui

Dokumentai bei apskaitos ir informacijos sistemą valstybiniams archyvams perduoda: Lietuvos Respublikos Prezidento kanceliarija , Lietuvos Respublikos Vyriausybė, ministerijos, kitos Vyriausybės įstaigos, teisėtvarkos institucijos, Lietuvos bankas, vietos savivaldos institucijos. Į institucijų, perduodančių dokumentus valstybiniam saugojimui, sąrašą Lietuvos archyvų departamento sprendimu įtraukiamos kitos valstybinės bei valstybės remiamos nevalstybinės institucijos, jei per jų veiklos laiką sudaroma reikšmingų Lietuvos istorijai ir kultūrai dokumentų. Valstybiniai archyvai priima tik pagal valstybiniam archyvų fondui nustatytus reikalavimus sutvarkytus šių institucijų nuolatinio saugojimo dokumentus. Nuolatinio saugojimo dokumentų saugojimo laikas valstybinėse institucijose, perduodančiose dokumentus į valstybinius archyvus valstybiniam saugojimui, yra:
1. bendros raštvedybos dokumentų – 15 metų,
2. slaptos raštvedybos dokumentų – 30 metų,
3. civilinės metrikacijos, teismo bylų, hipotekos, kadrų dokumentų – 75 metai,
4. mokslo, technikos, kūrybos dokumentų – 15 metų.
Valstybiniai archyvai ir kitos valstybinės saugyklos gali priimti pagal sutartį valstybiniam arba depozitiniam saugojimui valstybinių institucijų ir fizinių asmenų dokumentus. Valstybiniai archyvai ir kitos valstybinės saugyklos gali priimti fizinių asmenų testamentu paliktus dokumentus, reikšmingus Lietuvos istorijai ir kultūrai, atlikti jų ekspertizę. jei likviduojamos valstybės remiamos valstybinės institucijos, perduodančios dokumentus valstybiniam saugojimui, nuolatinio saugojimo dokumentus iki šių institucijų likvidavimo pabaigos ar kitu valstybinės archyvų sistemos įstaigos nustatytu laiku turi būti perduoti valstybiniam saugojimui į valstybinius archyvus.

PRIEDAI

Priedas Nr. 1

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ “SVAJA“

TVIRTINU

Direktorius

(Parašas)

Jonas Jonaitis

BYLŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMO KEIČIANTIS DARBUOTOJAMS
AKTAS

2003-11-04 Nr. 1-01
Kazlų Rūda

PAGRINDAS. 2003-10-31 direktoriaus įsakymas Nr. 2-12 ,,Dėl bylų perdavimo ir priėmimo keičiantis darbuotojams“
Pradėdama eiti bendrovės administratorės pareigas Joana Juodytė perėmė, o sekretorė Jolanta Kairienė perdavė bylas:

Eil.
Nr.
Bylos antraštė

Bylos indeksas (Nr.), chronolo-ginės ribos Lapų skaičius Bylos tomų skaičius Pasta-bos
1. Direktoriaus įsakymai personalo klausimais 001-01-01 35 1
2. Bylų nomenklatūros 002-01-01 10 1
3. Gautų dokumentų registracijos Žurnalas 002-03-01 21 1
4. Darbuotojų asmens sąskaitų kortelės 003-01-01 53 1
5. Kasos knyga 003-02-01 49 1
6. Darbo sutartys 004-01-01 128 1

Iš viso perduota 6 (šešios) bylos.

Perėmė
Administratorė (Parašas) Joana Juodytė

Perdavė
Sekretorė (Parašas) . Jolanta Kairienė

Priedas Nr. 2

UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS “SVAJA“
DIREKTORIUS

ĮSAKYMAS
DĖL DOKUMENTŲ EKSPERTŲ KOMISIJOS SUDARYMO

2003.m. lapkričio mėn. 14 d. Nr. 01-13
Kazlų Rūda

Dokumentų vertės ekspertizei atlikti, sudarau tokią komisiją:
1. Komisijos pirmininkė – vyr. finansininkė Lilija Jakštaitė.
2. Nariai: archyvo vedėja – Aldona Žalenekienė, raštinės vedėja – Audronė Dubosaitė, stilistė – Laura Jaugytė.

Direktorė (parašas) Renata Ivinskienė

SUSIPAŽINOME:

(Parašas) (Parašas)
Lilija Jakštaitė Aldona Žalenekienė
2003-11-14 2003-11-14

(Parašas) (Parašas)
Audronė Dubosaitė Laura Jaugytė
2003-11-14 2003-11-14

Priedas Nr. 3

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ ”SVAJA”
Kodas 1195081, Muitinės g.6, LT- 3000 Kaunas, tel.(8-27) 42 32 22, 42 45 23, faks. (8-27) 42 42 22

Valstybiniam archyvui 2003-11-05 Nr. 1-2

Siunčiame patvirtinti bylų nomenklatūrą.
PRIDEDAMA:
Bylų nomenklatūra, 5 lapai, 3 egz.

Generalinis direktorius (parašas) Petras Petraitis

Rasa Jautakienė, 42 81 62

Priedas Nr. 4

UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ ”SVAJA”

001-01-01
(bylos indeksas)

DIREKTORIAUS ĮSAKYMAI PERSONALO KLAUSIMAIS

F. Nr._________ Pradėta 2003-01-01
Ap. Nr. _______ Baigta 2003-12-31
B. Nr. ________ Data 2003-12-31

Saugojimo terminas 75m.

Priedas Nr. 5
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ “SVAJA“

TVIRTINU Direktorius (parašas) Jonas Jonaitis

2003 METŲ BYLŲ NOMENKLATŪRA
2002.12.01 Nr.01-02-02
Kaunas
Bylų saugojimo terminai nurodyti vadovaujantis ________________________________________________________________________________ (norminiai teisės aktai ir 4-oje skiltyje vartojami jų sutrumpinimai)

Bylos indeksas Bylos antraštė Bylos saugojimas Už bylos sudarymą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar indeksas (darbuotojo vardas ir pavardė – jei struktūros nėra) Pastabos

Saugojimo terminas
Teisės akto ir jo punkto nuoroda
1 2 3 4 5 6

1.TVARKOMOJI ORGANIZACINĖ VEIKLA
1.1. Įsakymai tvarkomosios organizacinės veiklos klausimais 10m. .. Personalo skyrius
1.2. Įsakymai kadrų klausimais 75m. ... Personalo skyrius
1.2. Įsakymai atostogų, komandiruočių klausimais 10m. ... Personalo skyrius

Sekretorė-archyvarė (parašas) Daina Vandelienė

Ekspertų komisijos pirmininkas
(parašas)
Virginijus Andriušis
2002-12-01

Išvados

1.Teisingą dokumentų skirstymą garantuoja raštvedybos bylų nomenklatūra.
2. Dokumentuose užfiksuota informacija yra labai svarbi. Sukauptos informacijos pagrindu priimami įvairaus lygio sprendimai.
3. Tvarkingai suformuotos bylos palengvina reikiamų rasti dokumentų paiešką.
4. Dokumentų naikinimas ar jų atidavimas saugoti į archyvus taip palengvina įmonės darbą. Nesusikaupia daugybė jau nereikalingų dokumentų..Literatūros sąrašas
1. Aldona Laurinavičienė Gražina Rancova. Dokumentų rengimas ir įforminimas. Vilnius 2003 m.
2. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės įsakymas „Dėl bendrųjų dokumentų saugojimo terminų“, 1997m.
3. Raštvedybos taisyklės. Patvirtintos Lietuvos archyvų departamento generalinio direktoriaus 2001-12-28 įsakymu Nr. 88
4. Lietuvos archyvų įstatymas, Vilnius 1995m.
5. Dėl dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių patvirtinimo, 2001m Vilnius
6. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės. Vilnius 2001

Leave a Comment