TEORINĖ DALIS
1.1 Bendrieji dokumentų tekstams keliami reikalavimai
Ypač svarbus dokumento rekvizitas – tekstas. Jis turi būti tikslus juridiniu požiūriu, nes dokumentas įrodo, patvirtina kokius nors faktus, reiškinius, įvykius. Dokumento tekstą reikia parašyti trumpą, tikslų ir aiškų. Tuščiažodžiavimas nepadaro dokumentą įtikinamu. Trumpą dokumentą galima greičiau parašyti, jį registruoti, lengviau į tokį dokumentą atsakyti. Tačiau klausimą reikia paaiškinti išsamiai, kad nebūtų jokių neaiškumų ar abejonių. Teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos vienodu, ne daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės.Dokumento tekstas gali susidėti iš vienos ar keleto dalių. Teisingiausia jį sudaryti iš dviejų susijusių dalių. Pirmoje, konstatuojamojoje dalyje paprastai išdėstomos dokumento surašymo priežastys, juridinis pagrindas arba aprašomi įvykiai, faktai. Antroje, tvarkomojoje dalyje išdėstomos išvados, pasiūlymai, nurodymai, pavedimai, prašymai ir t.t. Tvarkomosios dalies teiginiai yra svarbiausia teksto dalis. Dokumento tekstas gali būti ir vienos dalies: įsakymas gali turėti tvarkomąją dalį be konstatuojamosios, raštas – prašymą be paaiškinimų, tarnybinis pranešimas – konstatuojamus faktus ar padėtį be paaiškinimų ar siūlymų. Dokumento tekstą gali sudaryti daugiau dalių: įvadas – išdėstymas – įrodymas – išvados ir kt.
Trumpumo, aiškumo, tikslumo principas
Reikalo esmė dokumente turi būti suformuluota tiksliai. Dokumento tikslumo sąvoka reiškia, kad viskas, kas parašyta, atitinka tikrovę. Dėl to, rengiant dokumentą, kiekvieną mintį, kiekvieną faktą reikia apgalvoti ir kruopščiai patikrinti. Dėl netikslumų tenka papildomai susirašinėti, sudarinėti adresatui naujus dokumentus, patikslinančius pirmąjį, arba gaišti laiką telefoniniams pasikalbėjimams.Tikslumas – reiškia ir tikslų terminų vartojimą, kad nekiltų dviprasmiškų jų aiškinimų.Dokumento aiškumo sąvoka – dokumentai rašomi bendrine kalba, suprantama kiekvienam pareigūnui ar asmeniui. Laikomasi reikalavimo rašyti dokumentus valstybine kalba, kai
susirašinėjama su mūsų valstybės įstaigomis ar asmenimis.1.2 Komercinių laiškų tekstų ypatumai
Dalykinis susirašinėjimas tai vienas iš svarbiausių būdų, kuriuo organizacijos palaiko ryšius su aplinka, nes rašytinė informacija turi išliekamąją vertę. Visi raštai pagal funkcinį požymį skirstomi į dvi grupes: raštai, kurie reikalauja atsakymo ir raštai, kurie nereikalauja atsakymo. Reikia atsakyti, kai yra gautas raštas – prašymas, pasiūlymas, paklausimas. Nereikia atsakyti, kai yra raštai – perspėjimai, priminimai, kvietimai, patvirtinimai, atsakymai, lydraščiai, raštai – pranešimai, garantiniai, informaciniai laiškai. Pagal turinį ir paskirtį dažniausiai išskiriami direktyviniai, garantiniai, informaciniai, reklaminiai, komerciniai laiškai, reklamacijos (raštai pretenzijos), raštai paklausimai ir kitokie. Komercinė korespondencija – tai susirašinėjimas materialinio techninio tiekimo ir realizavimo klausimais. Rašto tekstas rašomas dokumento sudarytojo (ministerijos, ministerijos padalinio) vardu, t. y. daugiskaitos pirmojo asmens forma, pvz.: ,,Siunčiame“, ,,Prašome“ arba trečiojo asmens forma, pvz.: Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerija informuoja. Raštas turi būti aiškus ir trumpas. Rašto tekstas dažniausiai susideda iš dviejų tarpusavyje susijusių dalių. Pirmojoje dalyje nurodomas pagrindas, išvardijami faktai, įvykiai, kuriais remiantis parašytas šis raštas, o antrojoje dalyje daromos išvados, teikiami pasiūlymai arba išdėstomas prašymas. Atsižvelgiant į rašto paskirtį, pirmosios dalies gali nebūti, dėstymas pradedamas nuo antrosios. Raštai, išskyrus lydraščius, privalo turėti teksto antraštę. Ji prasideda prielinksniu ,,DĖL“. Jei rašte ar lydraštyje nurodoma, kad siunčiami kiti dokumentai, ir jie tekste įvardijami, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa pradedama didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu ,,PRIDEDAMA“.
1.3 Santrumpos dokumentuose
Sutrumpinimai – tai sutrumpintu būdu parašyti žodžiai, pasakymai ar pavadinimai. Standartiniai žodžių ir žodžių junginių sutrumpinimai vadinami „santrumpomis“.
Raidiniai pavadinimu sutrumpinimai – pavadinimu trumpiniai, padaryti iš savarankiškų žodžių pirmųjų raidžių (nesavarankiški žodžiai praleidžiami): VPU (Vilniaus pedagoginis universitetas) , VRM ( vidaus reikalų ministerija). Taip trumpinami ne vien tikriniai pavadinimai: UAB (uždaroji akcinė bendrovė), PVM (pridėtinės vertės mokestis). Didžiomis raidėmis gali būti žymimos tarptautinių sudurtinių žodžių abiejų dėmenų pradžios: LAL (Lietuvos avialinijos).Simbolinės santrumpos – tai matų sutrumpinti tarptautiniai pavadinimai; jie sutrumpinami kaip tam tikri simboliai, skaitomi kaip visas žodis ir rašomi be taško. Dažniausiai simbolinės santrumpos yra: m, km, cm, g, kg, t, h, s, min, (atitinkamos lietuviškos santrumpos su taškais – val., sek., min., ).Ploto matai žymimi ilgio matų simboliais su viršuje nurodytų laipsniu, tūrio matų – su laipsniu, tekste juos įprasta rašyti su priekyje einančiomis santrumpomis kv. ir kub.: kv.m (kvadratinis metras), kub. m (kubinis metras).Simbolinėmis santrumpomis laikomi pinigų vienetų pavadinimai Lt, ct.Paragrafiniai ir procentiniai žymimi neraidiniais simboliais %, kurie rašomi prie skaitmenų 8,5%; dokumentų tekste net su skaitmenimis vartojamas simbolis %, o ne žodis „procentas“ arba santrumpa „proc“.Grafinės žodžių santrumpos (sutrumpinimai) – tam tikra dalimi žymimi žodžiai ar pasakymai; jie paprastai skaitomi kaip nesutrumpinti. Grafinės santrumpos daromos trimis būdais: 1) imamas pirmasis, kartu du pirmieji žodžio skiemenys ir toliau einančio skiemens visos priebalsės iki balsės; santrumpa baigiasi tašku: „pirm.“ (pirmininkas), „tel.“ (telefonas), „telegr.“ (telegrama);2) imama pirmoji ar kelios žodžio pradžios raidės ir pirmosios pasakymo žodžių raidės; po žodžio ar atskirų žodžių santrumpų dedamas taškas: „a.“ (aikštė), „k.“(kaimas), “bt.“ (butas), „str.“ (straipsnis), „š.m.“ (šių metų), ir t.t. (ir taip toliau); 3) gali būti santrumpų, kurias sudaro pirmoji raidė ir po brūkšnelio paskutinis skiemuo; taip sutrumpinami įstaigų ir organizacijų pavadinimai: „b-vė“ (bendrovė), „m-kla“ (mokykla), d-ja (draugija).Dvižodžių santrumpų negalima rašyti su pasviru brūkšniu tarp raidžių: š/m – turi būti „š.m.; a/s (atsiskaitomoji sąskaita) turi būti „a.s.“.Pasvirusiu brūkšniu žymimos tik dimensijos ir paralelių dalykų santrumpos: „km/val.“ (kilometrų per valandą), „tel./faks.“ (telefonas ir telefaksas).Individualūs sutrumpinimai – plačiai nepaplite pasakymų ir pavadinimų sutrumpinimai, patogumo sumetimais vartojami tikrame tekste. Individualūs sutrumpinimai daromi dviem būdais – imama ilgesnio pavadinimo visų žodžių pirmosios raidės arba pavadinimo pagrindiai žodžiai. Gali būti kelių laipsnių sutrumpinimų: „Valstybinė lietuvių kalbos komisija – Lietuvių kalbos komisija – Komisija“. Tikrinio pavadinimo reikšmę išlaikęs žodis (suprantamas kaip tam tikro tikrinio pavadinimo pakaitalas) rašomas didžiąja raide.Individualūs sutrumpinimai padeda išvengti ilgų pasakymų ir pavadinimų kartojimo. Prieš pradedant rašyti individualų sutrumpinimą, pirma kartą pateikiamas nesutrumpintas pasakymas, po jo skliausteliuose gali būti sutrumpinimas. Jei tekste individualių sutrumpinimų daug, jų ir paaiškinimai gali būti pateikiami po teksto.1.4 Protokolų, aktų, įsakymų tekstų struktūros ypatumai
Akto tekstą sudaro dvi dalys: įvadinė, dėstomoji ir išvados. Akto teksto įvadinėje dalyje nurodomas akto surašymo pagrindas, jį surašę asmenys. Jei aktą surašo komisija, nurodomas jos sudarymo pagrindas, surašomi komisijos pirmininko ir komisijos narių vardai ir pavardės, nurodant jų pareigas. Jeigu tekste minima keletas faktų, tekstą reikia skirstyti punktais. Ši dalis gali būti iforminama lentele. Išvadų dalyje apibendrinami faktai ir gali būti pateikiami siūlymai. Tekstas gali būti papildomas priedais, pridedamais dokumentais ar jų kopijomis. Perdavimo ir priėmimo akte nurodomas veiksmų teisinis pagrindas, perduodantys ir priimantys asmenys, išdėstomas perdavimo ir priėmimo turinys. Akto tekstas gali būti papildytas priedais, pridedamais dokumentais. Protokolo tekstas susideda iš įvado ir pagrindinės dalies. Įvade įrašoma posėdžio pirmininko, sekretoriaus, dalyvavusių asmenų, kviestinių asmenų vardai ir pavardės bei pareigos, taip pat įrašoma kokiai įmonei jie atstovauja.
Įvadinėje dalyje surašomi svarstomi klausimai. Dėstomoje dalyje žymima kiekvieno klausimo svarstymo eiga: kalbėtojai, jų pagrindinės mintys ir nutarimas. Įsakymo tekstą paprastai sudaro dvi dalys (kaip Aktą ir Protokolą). Pirmoje, įvadinėje dalyje, nurodomas įsakymo išleidimo pagrindas. Įvadinė dalis rašoma taip pat, kaip atitinkama nutarimų ar sprendimų dalis ir paprastai pridedama žodžiais “Vadovaudamasis”, “Atsižvelgdamas”, ”Siekdamas”, “Įgyvendindamas”. Antroji įsakymo dalis, dėstomoji, pradedama rašyti iš naujos eilutės tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu. Įsakymo tekstas skirstomas punktais, jei pavedimai keli. Kiekvienas punktas pradedamas rašyti iš naujos eilutės. Paskutiniame punkte nurodomas asmuo ar struktūrinis dalinys ar pareigūnas, kuris kontroliuos įsakymo vykdymą.UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ “NENSIGAMA”Kodas 5288763 S.Daukanto g. 54 LT-2458 Tel. 400100 Faks. 3134977
Akcinei bendrovei “UMARAS” 2003-11-09 Nr.17-108
DĖL PAKAVIMO PLĖVELĖS
Prašome atsiųsti 20m2 pakavimo plėvelės ir pridėti pakavimo plėvelių marginimo kainoraštį. Apmokėjimą garantuojame.
Direktorius (parašas) Remigijus Baniota
Vyr. buhalteris (parašas) Vilimantas Kairis
Vilma Urbšienė, tel. (8-41) 235648, faksas. (8-41) 235649, el. paštas. vilma@one.lt
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „REGIO VITAE“Kodas 3579514 J.Basanavičiaus g. 62 LT-2058 Utena Tel. 2568654 Faks. 2568785
Uždarosios akcinės bendrovės „Visio“ 2003-09-25 Nr. 20-321 Direktoriui
DĖL GAMINAMOS PRODUKCIJOS
Savaitės pabajgoje mūsų optikos salonas norėtų įsigyti akinių, rėmelių, akinių priežiūros priemonių bei kontaktinių lęšių. Kreipiamės į Jus, norėdami gauti daugiau išsamesnės informacijos. Maloniai prašome atsiųsti Jūsų produkcijos katalogus ir kainininkus. Iš anksto dėkojame.
Direktorius (parašas) Ignas Purkšta
Ilona Vitkauskienė, tel. (8-35) 369698, faks. (8-35)369852, el. paštas. ilona@banga.lt
REKLAMOS SKYRIAUS VEDĖJA
UAB „Elmonta“ direktoriui
TARNYBINIS PRANEŠIMASDĖL DARBUOTOJO ANTANO RUKŠO MARKETINGO PROJEKTO
2003-07-11
Vilnius2003m. gegužės mėnesį padidėjo įmonės pelnas ir produkcijos paklausa, dėl darbuotojo Antano Rukšo gerai atlikto marketingo projekto, susijusio su šarvuotų ir sustiprintų durų reklama. Siūlau darbuotojui Antanui Rukšui skirti piniginę premiją 2500 Lt.
Skyriaus vedėja (parašas) Laima Basilikienė
UŽDAROJI AKCINĖ BENDROVĖ „VILTANIA”
TVIRTINU Direktorius (Parašas) Juozas Skarbalius
DOKUMENTŲ PERDAVIMO AKTAS
2003-12-19 Nr. 0-00Vilnius
PAGRINDAS. Direktoriaus 2003m. lapkričio 30d. įsakymas Nr.0-00 „dėl dokumentų perdavimo” Pradėdama eiti pareigas Jolanta Kamsiukaitė, bendrovės administratorė, perėmė, o Romualdas Meidus, vadybininkas, perdavė dokumentus:
Eil.Nr. Bylos antraštė Bylos indeksas (Nr.), chronologinės ribos Lapų skaičius Bylos tomų skaičius Pastabos1. Direktorias įsakymai personalo klausimais 001-01-01 29 1 …………………2. Buhalterinė ir finansinė apskaita 001-01-02 25 2 …………………..3. Personalinių įmonių auditas 001-01-03 21 1 ………………….
Iš viso perduota 11 (vienuolika) bylų.
PerėmėAdministratorė (parašas) Jolanta Kamsiukaitė
PerdavėVadybininkas (parašas) Romualdas Meidus
UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „MINOLTA“DIREKTORIUS
ĮSAKYMAS DĖL DARBUOTOJŲ SKATINIMO
2003 m. sausio 10 d. Nr. 1-01Vilnius
Atsižvelgdamas į skyriaus Paslaugų vedėjo Egidijaus Kernagio 2003-01-07 tarnybinį pranešimą:s k i r i u darbuotojams Albinui Bikinui, Ievai Kulikauskaitei ir Aurimui Grybauskui vieno mėnesinio atlyginimo dydžio premijas.
Direktorius (parašas) Ignas Vaitkevičius
IŠVADOS
Rašydamas savarankišką darbą mano tikslas buvo išanalizuoti dokumentų tekstų ypatybes. Iš atlikto darbo galima būtų padaryti tokias išvadas:
• dokumento tekstas – svarbiausia dokumento dalis;
• dokumento tekstas turi būti parašytas taisyklinga kalba, be klaidų, trumpas, tikslus, aiškus, nuoseklus, logiškas ir suprantamas. Reikalo esmę reikia suformuluoti tiksliai, kad viskas, kas parašyta, atitiktų tikrovę.
• dokumento teksto informacija turi būti teisinga, nuodugniai patikrinta ir argumentuota.
• vengti mažai žinomų santrumpų, kurių adresatas gali nesuprasti, nes santrumpos dokumentuose yra svarbi teksto dalis. Sutrumpinimai tekstuose pasitaiko neretai, tad yra būtina žinoti jų rūšis ir teisingai juos pritaikyti. Jei santrumpų išvengti neįmanoma, tai pirmą kartą parašomas pilnas terminas ar pavadinimas ir po jo skliausteliuose – santrumpa, toliau tekste rašoma tik santrumpa.
• įsakymų ir protokolų tekstus sudaro įvadinė ir dėstomoji dalys, o aktų tekstas paprastai susideda iš įvadinės ir dėstomosios dalių ir išvadų.
LITERATŪROS SĄRAŠAS :
1. Rinkevičienė A. Oficialiųjų ir kitų raštų rengimas – VŠI ŠUL, 2003, 14p.2. http://www.lm.lt/rastvedyba3. http://www.google.lt 4. http://www.is.lt/kolegija/darbai/Rancova_rastvedyba.pdf
Turinys
ĮVADAS…………………………………………………………………………………………………..3
I. TEORINĖ DALIS…………………………………………………………………………………4
1.1 Bendrieji dokumentų tekstams keliami reikalavimai…………………………….4
1.2 Komercinių laiškų tekstų ypatumai…………………………………………………….5
1.3 Santrumpos dokumentuose………………………………………………………………..5
1.4 Protokolų, aktų, įsakymų tekstų struktūros ypatumai…………………………….7
II. PRAKTINĖ DALIS……………………………………………………………………………..8
2.1 Dalykinis raštas………………………………………………………………………………8
2.2 Raštas – paklausimas………………………………………………………………………..9
2.3 Tarnybinis pranešimas………………………………………………………………………10
2.4 Dokumentų perdavimo aktas……………………………………………………………..11
2.5 Įsakymas dėl darbuotojų skatinimo…………………………………………………….12
IŠVADOS………………………………………………………………………………………………..13
LITERATŪRA…………………………………………………………………………………………14