Tarptautinis protokolas

Tarptautinis protokolas ir derybų organizavimas.
Dr. Vidmantas Budrys

Įvadas

Paskaitoms panaudota Alytaus kolegijos dalyko neakivaizdinių studijų programa.
Kiekviena dalyko tema yra pakankamai plati ir jas galima būtų dėstyti kaip atskirus dalykus.
Paskaitų metu pateikiamos temos, kurias galima savarankiškai išstudijuoti, ir informacijos šaltiniai.

Turinys

1. Protokolas.
2. Diplomatijos sferos terminologija ir struktūra.
3. Tarptautinio bendravimo normos.
4. Derybų su užsienio partneriais organizavimas ir koordinavimas.
5. Aukščiausio lygio dalykinių renginių ypatumai.
6. Svečių priėmimas įvertinant šalių skirtingas papročių normas bei vienodus etiketo reikalavimus.

1. Protokolas
Tiek protokolas tiek etiketas – tai tam tikros elgesio, mandagumo taisyklės, kurias privalo žinoti žmonės, neenorintys negatyviai išsiskirti iš kitų.
Pagrindinis skirtumas tarp protokolo ir etiketo būtų tas, kad protokolo reikalavimai yra griežti, konkretūs ir be alternatyvos, o etiketas labiau grindžiamas patarimais, kaip geriau, maloniau, tinkamiau.

Protokolas skirstomas į:
– Karališkąjį;
– Karinį;
– Diplomatinį;
– Tarnybinį

Nors protokolo taisyklių laikymuisi didžiausią reikšmę teikia diplomatai ir kiti oficialūs asmenys, verslininkai taip pat privalo teoriškai žinoti šias taisykles ir be priekaištų jas vykdyti!

Profesinėje veikloje susidūrus su įžūliu pašnekovu tik verslo interesai verčia mus paisyti mandagumo, nors ir didelėmis pastangomis.
Tačiau net ir dėl jų negalima aukoti saavigarbos ir sutikti su viskuo ką siūlo toks žmogus.

2. Diplomatijos sferos terminologija ir struktūra
a) “atstovybės vadovas” yra asmuo, kurį atstovaujamoji valstybė įgaliojo vadovauti diplomatinės atstovybės darbui;
b) “atstovybės nariai” yra atstovybės vadovas ir atstovybės personalo nariai;
c) “atstovybės personalo nariai” yra atstovybėje di

irbantys diplomatinio personalo, administracinio ir techninio personalo bei aptarnaujančiojo personalo nariai;
d) “diplomatinio personalo nariai” yra atstovybės personalo nariai, turintys diplomatinį rangą;
e) “diplomatas” yra atstovybės vadovas arba atstovybės diplomatinio personalo narys;
Diplomatijos sferos terminologija ir struktūra (2)
f) “administracinio ir techninio personalo nariai” yra atstovybės personalo nariai, dirbantys administracinį ir techninį darbą atstovybėje;
g) “aptarnaujančiojo personalo nariai” yra atstovybės personalo nariai, aptarnaujantys diplomatinę atstovybę;
h) “privatus namų darbininkas” yra asmuo, dirbantis atstovybės nario namuose ir nesantis atstovaujamosios valstybės tarnyboje;
i) “atstovybės patalpos” yra atstovybės tikslams naudojami pastatai arba jų dalys, įskaitant atstovybės vadovo rezidenciją, ir jiems priklausantys žemės sklypai nepriklausomai nuo to, kieno tai yra nuosavybė.

Atstovybių vadovai skirstomi į tris klases:
a) ambasadoriai ir nuncijai, akredituoti prie valstybės vadovų, bei kiti atstovybės vadovai, turintys lygiavertį rangą;
b) pasiuntiniai, ministrai irr internuncijai, akredituoti prie valstybės vadovų;
c) reikalų patikėtiniai, akredituoti prie užsienio reikalų ministrų.
Diplomatijos sferos terminologija ir struktūra (4)
Lietuvos Respublikos diplomatinės atstovybės ir konsulinės įstaigos personalą sudaro:
1) diplomatinis personalas – diplomatai, Lietuvos Respublikos specialieji atašė ir jų pavaduotojai, dirbantys Lietuvos Respublikos diplomatinėje atstovybėje ar konsulinėje įstaigoje;
2) administracinis techninis personalas – Lietuvos Respublikos piliečiai ne diplomatai, kurie Lietuvos Respublikos diplomatinėje atstovybėje ar konsulinėje įstaigoje atlieka administracines ir technines funkcijas;
3) aptarnaujantis personalas – asmenys ne diplomatai, kurie aptarnauja Lietuvos Respublikos diplomatinę atstovybę ar konsulinę įstaigą.
Diplomatijos sferos terminologija ir struktūra (5

5)
Lietuvos Respublikoje yra šie diplomatiniai rangai:
1) Lietuvos Respublikos nepaprastasis ir įgaliotasis ambasadorius;
2) Lietuvos Respublikos nepaprastasis pasiuntinys ir įgaliotasis ministras;
3) ministras patarėjas;
4) patarėjas;
5) pirmasis sekretorius;
6) antrasis sekretorius;
7) trečiasis sekretorius;
8) atašė.

3. Tarptautinio bendravimo normos.
Bendravimas, tai, daugumoje atvejų, neformalūs santykiai tarp žmonių, nebūtinai susietų dalykiniais bei tarpusavio įsipareigojimais.

Bendradarbiavimas tai daugumoje atvejų formalūs santykiai, nors nebūtinai “akis į akį”, tarp žmonių, susijusių savitarpio įsipareigojimais ir siekiančių bendro tikslo.

Todėl komunikacinė elgsena abiem atvejais skiriasi.

Efektyvią komunikaciją sudaro
– kūno kalba – 55 %;
– balso tonas – 38 %;
– žodžiai – 7 %.

Kūno kalba
Dauguma bendravime naudojamų gestų visiškai vienodi visame pasaulyje. Pavyzdžiui galvos linkčiojimas reiškia sutikimą, o galvos sukiojimas į šonus neigimą. Pastarasis gestas įgimtas kūdikiui pavalgius, kai jis pradeda kraipyti galvytę atstumdamas motinos krūtį arba bandydamas išvengti dar vieno maisto šaukštelio.
Kūno kalbos neįmanoma imituoti, šis teiginys pagrįstas daugiamečiais tyrinėjimais.
Universalūs gestai
Gūžčiojimas pečiais – nesupratimas, nežinojimas.

Pirštai:
Nykštys ir smilius ratuku – daugumoje atvejų tai OK “all correct”, tačiau Prancūzijoje tai gali reikšti nulį, Japonijoje pinigus, kai kuriose Viduržiemio jūros šalyse parodžius šį gestą vyrui reiškia kad laikote jį homoseksualistu.
Nykštys į viršų – Anglakalbėse šalyse pirmiausia naudojamas automobiliams stabdyti, antra reikšmė, viskas gerai, staigus kėlimas įgauna įžeidžiantį seksualinį charakterį. Graikijoje, tai reiškia “eik tu.”. Italijoje, tai – vienas.
V – Anglakalbėse šalyse turi įžeidžiamą charakterį, Čerčilis II-o pasaulinio karo metu naudojo jį kaip pergalės ženklą. Daugumoje Europos šalių reiškia – 2.

Gestų grupės
Kūno kalba, kaip be

et kuri kalba susideda iš žodžių, sakinių ir skyrybos ženklų.
Norite išmokti? Paskirkite per dieną nors penkiolika minučių mokymuisi suprasti kitų žmonių kūno kalbą ir savo pačių gestų analizei.

Lingvistikos tyrinėjimai parodė tiesioginį ryšį tarp socialinio statuso, valdžios ir jo žodyno. Kitaip tariant ant kuo aukštesnės socialinės pakopos žmogus stovi tuo žodinis bendravimas jam lengvesnis ir jis juo naudojasi plačiau negu mažiau kvalifikuotas ir išsilavinęs. Todėl žmonės neturintys turtingo žodyno labiau pasikliauja ir naudojasi gestų kalba. Taigi ant aukštesnio socialinio laiptelio stovintis žmogus nedaug tedaro gestų ir kūno judesių.
Kūno judesiai ir gestai priklauso ir nuo amžiaus.
Pavyzdžiui, jeigu vaikas abiem rankom užima burną tai signalas, kad jis bando apgauti tėvus. Šis gestas išlieka visam žmogaus gyvenimui, tačiau keičiasi jo išraiška. Paauglys nesuims burnos abiem rankom, tačiau pakels vieną ranką ir pirštais lengvai trins lūpas. Kai suaugęs žmogus meluoja, jo smegenys nesąmoningai duoda komandą rankai pridengti burną, bandant blokuoti melagingus žodžius.

Delnų gestai
Atviri delnai visada asocijavosi su nuoširdumu, sąžiningumu,atsidavimu ir nuolankumu.
Ranka priglausta prie širdies – nuoširdumo gestas.
Pakelta ranka delnu į aplinkinius –priesaikos gestas.
Delnai į viršų – nuolankumo gestas, prašytojo privilegija.
Delnai žemyn – raminimo poza, dominavimo gestas.

Bandymas paslėpti delnus – signalas, kad pašnekovas nori nuslėpti tiesą.
Pirštai sugniaužti į kumštį delnu žemyn su ištiestu smiliumi – reikalavimo paklusti gestas (l

labai neigiamas).

Rankų paspaudimai
Rankos paspaudimas turi būti lygiaverčių partnerių.
Dominuojantis rankos padavimas – delnu žemyn.
Nuolankus – delnu aukštyn.
Dominuojančio pašnekovo neutralizavimas ir situacijos kontrolės perėmimas. Žingsnis kaire po to dešine koja įsiveržiant į pašnekovo intymią zoną (elegantiškas būdas). Rankos suėmimas už riešo iš viršaus (drastiškas reikia atsargiai naudoti).
Stiprus rankos paspaudimas– europietiškas, švelnus – arabiškas, rytietiškas, nestiprus spustelėjimas – moteriškas.
Rankos paspaudimas “pirštinė” – politiko. Tinka tik gerai pažįstamų žmonių tarpe..
Labai nemalonus “padvėsusios žuvies” rankos paspaudimas ypač, jei dar ranka šalta ir drėgna.
“Traškančių pirštų” rankos paspaudimas, jo išvengti neįmanoma. Galima reakcija apibarti arba užvanoti per nosį tokiam agresyviam smarkuoliui.
Ištiesta ranka taip pat sako apie partnerio agresyvumą. Taip dažnai sveikinasi kaimo žmonės.

Rankų pirštų paspaudimas panašus ne iki galo įgyvendintą ištiestos rankos paspaudimą.

Rankos patraukimas į save gali reikšti arba pašnekovo neužtikrintumą ir norą būti tik savo teritorijoje, arba tai kad jis atvyko iš šalies kurioje intymi zona yra žymiai mažesnė, tada viskas tvarkoje.
Rankos paspaudimas kaire ranka paspaudžiant riešą noras parodyti ypatingus jausmus perduodamus pašnekovui. Jausmų gilumas nustatomas pagal atstumą. Pvz. dilbio paspaudimas reiškia stipresnes emocijas ir peties paspaudimas kaire ranka leidžiamas tik tarp žmonių tarp kurių yra gilus emocinis ryšys. Politikui tai savižudybė, nes tai atstumia partnerį.
Pasidalinkite poromis ir pabandykite paduoti rankas pasisveikinimui įvairiais būdais. Paanalizuokite savo jausmus.

Rankų gestai
Delnų trynimas – teigiamo laukimo ženklas.
Nykščio ir smiliaus trynimas materialaus laukimo ženklas.
Sunerti pirštai nusivylimo ir noro nuslėpti savo neigiamą požiūrį signalas.

Galimos trys padėtys: rankos sulenktos per alkūnes ir pirštai pakelti, rankos ant stalo ir rankos nuleistos
Sunkiausia valdyti žmogų, jeigu sunerti pirštai pakelti.
Lengviausia susitarti su pašnekovu, kurio rankos ant stalo.
Reikia pasistengti rasti galimybę išskleisti jo rankas ir atverti delnus.

Sujungti pirštų galiukai “bokšto” poza reiškia pasitikėjimą savimi.
Stogas aukštyn, kada kalba, stogas žemyn, kada klauso.
Rankos už nugaros, vienos rankos delnu suimta kita ranka demonstruoja pasitikėjimą savimi, viršenybę virš kitų, Užtenka stresinėje situacijoje stotis į tokią pozą ir pasijausite užtikrinčiau. Tokią pozą mėgsta aristokratai, mokyklų direktoriai pasivaikščiojimo po mokyklą metu, policininkai budėjimo metu ir žmonės užimantys aukštą visuomeninę padėtį. Žmogus atidengia labiausiai pažeidžiamas kūno dalis – pilvą, širdį, gerklę, tuo nesąmoningai demonstruodami bebaimiškumą.

Nykščių demonstravimas reiškia charakterio jėgą, tačiau tai yra tik dalis gestų visumoje.
Akies voko trynimas – smegenų bandymas blokuoti apgavystės, abejonės arba melo vizualinį priėmimą.
Ausies spenelio trynimas, rankos pridėjimas prie ausies – mėginimas negirdėti melo.
Kaklo kasymas dominuojančios rankos smiliumi nedaugiau penkių kartų – abejonė ir netikrumas.
Kalnieriaus atitraukimas pirštu reiškia melą. Verta būtų tokiu atveju paklausti pašnekovo – “ar negalėtumėte pakartoti?”, “Paaiškinkite man šią dalį detaliau”.
Pirštas burnoje – vidinis poreikis palaikymo, paskatinimo.
Ranka paremtas smakras ar veidas – nuobodulio ženklas.
Sugniaužta ranka su ištiestu smiliumi paremta galva – vertinimo ženklas.
Smilius vertikaliai, o nykštys remia smakrą – pašnekovas nusiteikęs kritiškai.
Smakro glostymas pirštais – sprendimo priėmimo ženklas.
Galvos, pakaušio trynimas ir plekšnojimas per kaktą – savęs smerkimo už užmiršimą ženklas.
Rankų sukryžiavimas ant krūtinės – gynybinė arba bandymo slėptis nuo nepageidaujamos situacijos ženklas. Gali būti negatyvaus požiūrio į viską pasaulyje ženklas.
Kojų sukryžiavimas taip pat yra barjero ženklas. Tai negatyvumo poza.
Koja suimta rankomis ir užkelta ant kitos kojos užsispyrimo ženklas.
Sėdinti moteris sukryžiuotomis kojomis ir rankomis duoda savo vyrui arba draugui ženklą, kad ji nepritaria. Šis ženklas paplitęs daugelyje pasaulio šalių.
Kitus gestus ir ženklus suprasti ir išmokti suvokti reikia atskiros disciplinos, kuri vadinasi “kūno kalba”.

Teritorijos ir zonos
Šeštajame dešimtmetyje amerikiečių antropologas Edvardas T. Holas buvo vienas iš žmogaus erdvės poreikių tyrinėjimo pionierių. Jis įvedė terminą proksimika kilusį iš anglų kalbos žodžio proximity – artumas.
Asmeninė erdvė – zonos
Kiekvienas žmogus priklausomai nuo to kokioje vietovėje užaugo turi savo asmenini “oro gaubtą”. Tai yra zona, kurią pažeidęs kitas žmogus tampa įsibrovėliu.
Baltaodžiui priklausančiam viduriniai klasei “oro gaubto” spindulys praktiškai vienodas. Jį galima suskirstyti į keturias pagrindines zonas.
Intymi zona (nuo15 iki 45 cm); Tai pati svarbiausia zona, kurią žmogus laiko savo nuosavybe. Tik patys artimiausi į ją įleidžiami.
Asmeninė zona (nuo 46 cm iki 1,22 m); Tokiu atstumu mes stovime vieni nuo kitų vakarėliuose, pobūviuose.
Socialinė zona (nuo 1,22 iki 3,6 m); Tokiu atstumu mes bendraujame su pašaliniu asmeniu – pardavėju, santechniku ir pan.
Publikos zona (virš 3,6 m.) Kai mes kreipiamės į didelę žmonių grupę toks atstumas mums labiausiai priimtinas.
Jeigu kito asmens būvimą socialinėje ir asmeninėje zonoje mes galime pakęsti, tai įsibrovimas į intymią zoną susijęs su mūsų fiziologiniais pokyčiais. Padidėja adrenalino išmetimas į kraują, padažnėja pulsas, daugiau kraujo patenka į smegenis, raumenys įsitempia nesąmoningai bandant atremti puolimą, nes įsibrovimas gali būti sąlygotas priešiškų ketinimų.
Štai sąrašas nerašytų taisyklių, kurių laikosi vakariečiai perpildytame lifte arba visuomeniniame transporte:
– Jums nevalia kalbėtis su bet kuo tame tarpe su pažįstamais.
– Jūs privalote visomis jėgomis vengti žvilgsninio kontakto su aplinkiniais.
– Jūs privalote slėpti savo jausmus. Bet koks emocijų reiškimas neleistinas.
– Jeigu turite knygą ar laikraštį, turite pilnai atsidėti jo skaitymui.
– Kuo daugiau žmonių, tuo mažiau privalote judėti.
– Liftuose jūs privalote susikaupę žiūrėti į virš durų užsidegančius aukštų numerius.

Kuo tankiau apgyvendintoje teritorijoje gyvename tuo mažesnis mūsų intymios zonos spindulys, to neturime pamiršti bendraudami su žmogumi atvykusi iš retai apgyvendinto krašto. Nes įsibrovimas į jo įprastą intymią zoną gali būti suprastas kaip seksualinis priekabiavimas.
Automobilyje žmogus tarsi pasikeičia, dažnai jis linkęs išplėsti savo socialinę zoną.

Balso tonas – intonacijos
– ramus išlaikytas – natūralus sveiko žmogaus požymis.
– su patosu pastoviai vartojamas ne scenoje – signalizuoja apie egoizmą, pasipūtimą, pasikėlimą. (gyvenimo artistas)
– pakeltas – signalizuoja apie nepritarimą, pasipiktinimą, protestą. Pastoviai vartojamas signalizuoja apie asmens nepilnavertiškumą, emocines problemas, stresą.
– spiegiantis – nesąmoningas bandymas apsisaugoti nuo įsivaizduojamos agresijos. Nervinio nuovargio požymis
– prislopintas – noras pasislėpti – te niekas manęs nemato, turiu paslapčių
Balso tonas – intonacijos (2)
– dirbtinai užkimęs, klausant tokio norisi atsikosėti. Akivaizdi poza, klaidingai pasirinkto stereotipo kopijavimas, blogas įprotis (tik seniems žmonėms tai gali būti su amžiumi įgytas balso stygų surambėjimas). Dalis mūsų parlamentarų mano kad tai solidu, tačiau iš tikro tai nemalonu su tokiu bendrauti. (kalbos defektas)
– per nosį – mokiniška mada (išsilavinimo stokos rodiklis), nuskriausto vaiko įvaizdis. (kalbos defektas)
– pro sukastus dantis (seimo nario sindromas) ar pro suspaustas lūpas (vadovo sindromas). (kalbos defektas)
Pabandykite paanalizuoti pašnekesius, kuriuos girdite.

Žodinė informacija
Žodžiai pasakyti su akcentu dažnai leidžia nuspėti kalbančiojo tautybę. Tačiau ilgai gyvenančio tam tikroje tautinėje aplinkoje asmens nesugebėjimas išmokti taisyklingai kalbėti valstybine kalba signalizuoja apie jo negabumą arba priešiškumą aplinkai. Reikia būti labai atidžiam su tokiu bendraujant.
Kalboje vartojamas žargonas liudija apie kalbos skurdumą, išsilavinimo stoką arba apie pozą, norėjimą pasirodyti tuo, kuo iš tikrųjų nesi. Reikia būti atidžiam bendraujant su tokiu.
Pabandykite pasiklausyti (savo draugų, vadovų, televizijos, radijo) ir paanalizuoti.
Įvairios kultūros
Pasaulio kultūrų atstovai apytiksliai skirstomi į tris grupes:
Vienaplaniai – tie kurie planuoja, sudaro tvarkaraštį, organizuoja ir laikosi darbų sekos, vienu metu atlikdami vieną darbą (vokiečiai ir švedai).
Daugiaplaniai – gyvi, žvalūs, šnekūs žmonės, vienu metu atliekantys daug darbų, planuojantys eiliškumą ne pagal tvarkaraštį, o pagal tai, ar susitikimas įdomus ir svarbus. (Italai, Lotynų Amerikos gyventojai, arabai).
Santūrieji – jų kultūra pasižymi mandagumu, pagarba kitam, mokėjimu tyliai. ramiai išklausyti pašnekovą ir atidžia reakcija į antrosios šalies pasiūlymus. (Kinai, japonai ir suomiai).
Įvairios kultūros
Kiekviena grupė informaciją kaupia kitoniškai:
vienaplaniai labiausiai kliaujasi duomenimis;
daugiaplaniai tiesioginiais susitikimais bei pokalbiais
santūrieji abiejų modelių deriniu.
Sutartys ir etika
Vykstant verslo globalizacijai, susitikę administratoriai vis dažniau įsitikina, kad, įsigilinus į sampratas ir vertybes, beveik niekuo negalima pasikliaut. Žodį “sutartis” lengva išversti iš vienos kalbos į kitą, bet jo prasmė įvairiopai suprantama,
Šiaurės europiečiui ir Š. amerikiečiui – tai dokumentas pasirašomas, kad jo būtų laikomasi.
Japonui, tai pradinis dokumentas, kurį pagal aplinkybes reikia perrašinėti ir keisti.
P. amerikiečiui sutartis, tai nepasiekiamas idealas, bet ji pasirašoma norint išvengti ginčų.
Sveika nuovoka
Būtina atsargiai žiūrėti į patį posakį “sveika nuovoka”, nes “sveikumą” ne visi vienodai suvokia. Anglų kalboje – tai nuomonė pagrįsta patirtimi, o ne mokslu. Amerikiečių leksikonas apibūdina kaip sveiką, bet nesudėtingą nuomonę.
Vokietijoje sveika nuovoka – tvarkingai stovėti eilėje prie autobuso, Neapolyje – įlipti į autobusą pirmiau kitų.

Kaip tiesti bendravimo tiltus JAV?
arba ko tikisi auditorija per pristatymą
humoras
juokavimai
šiuolaikiškumas
triukai
šūkiai
populiarūs posakiai
intensyvi reklama
dėmesio trukmė: 30 min.

Kaip tiesti bendravimo tiltus Jungtinėj Karalystėj?
humoras
pasakojimas
“puikios” prekės
priimtina kaina
kokybė
veikiau tradiciškumas nei šiuolaikiškumas
dėmesio trukmė: 30-45 min.

Kaip tiesti bendravimo tiltus Vokietijoj?
kompanijos patikimumas
patikimas gaminys
techninė informacija
platesnis kontekstas
pradžia – vidurys – pabaiga
daug teksto
jokių juokų
geros kainos
kokybė
pristatymo datos
dėmesio trukmė: 30-45 min.

Kaip tiesti bendravimo tiltus Prancūzijoj?
formalumai
naujoviškas produktas
“seksualus” patrauklumas
vaizduotė
logiškas pristatymas
nuorodos į Prancūziją
stilius, išvaizda
asmeninis sąlytis
gali pertraukti
dėmesio trukmė: 30 min.

Kaip tiesti bendravimo tiltus Japonijoj?
gera kaina
JAV patentas
sąveika su kompanijos įvaizdžiu
darna
mandagumas
pagarba jų kompanijai
jūsų kompanijos geras vardas
ramus pristatymas
tas, kuris pristato, turi būti gerai apsirengęs
formalumai
diagramos
dėmesio trukmė: 1 val.

Kaip tiesti bendravimo tiltus Švedijoj?
šiuolaikiškumas
kokybė
dizainas
techninė informacija
pristatymo datos
dėmesio trukmė:45 min.

Kaip tiesti bendravimo tiltus Viduržiemio jūros šalyse/su arabais?
asmeninis ryšys
retorika
iškalba
gyvumas
garsus kalbėjimas
gali pertraukti
po to papildomai pasišnekėti
dėmesio trukmė: trumpa

Kaip tiesti bendravimo tiltus Suomijoj?
šiuolaikiškumas
kokybė
techninė informacija
kuklus pristatymas
dizainas
dėmesio trukmė: 45 min.

Kaip tiesti bendravimo tiltus Australijoj?
draugiška pradžia
jokių formalumų
humoras
įtikinamas stilius
jokio tuščiažodžiavimo
siauras kontekstas
naujoviškas produktas
esminė techninė informacija
asmeninis ryšys
gali pertraukti
vaizduotė, išvados
dėmesio trukmė: 30 min.

4. Derybų su užsienio partneriais organizavimas ir koordinavimas.
Dešimt taisyklių:
1.Atidžiai ruoškis susitikimui. Atkreipk dėmesį įgalimus tautinių papročių bei derybų vedimo skirtumus.
2. Turėk omeny, kad susitinki turėdamas konkretų tikslą. Padaryk viską, kad tikslas būtų pasiektas.
3. Tavo oponentai taip pat turi savo tikslų. Prisimink tai.
4. Venk ginčytis. Gerai argumentuok savo poziciją ir būk lankstus tiek, kiek tau tai naudinga. Verslas ne labdara.
5. Būk sąžiningas ir padorus. Tesėk ką pažadėjai. Būk moralus, nes kitaip tapsi pažeidžiamas, anksčiau ar vėliau nukentėsi ir nesulauksi užuojautos.
6. Visada prisimink su kuo bendrauji. Būk savo vietoje. Venk familiarumo.
7. Kontroliuok savo balsą, intonacijas, elgesį. Geras tonas ir mandagumas visada imponuoja.
8. Renkis tvarkingai ir atitinkamai pagal situaciją. Batai turi būti švarūs. Prisimink, kad pagal drabužį sutinka.
9. Prisimink, kad nei tu nei tavo Tėvynė nėra nei geresnė, nei blogesnė už kitų. Nemenkink nei savęs nei savo šalies ir neleisk, kad kiti tai darytų.
10. Gerbk savo oponento nuomonę. Tai jo nuomonė. Nepamiršk, kad tavo nuomonė gali būti kitokia, jos neprivalai slėpti.

Delegacijos vizito bendroji programa
Delegacijos sutikimas.
Vizito dalykinė programa (susitikimai, seminarai, pokalbiai, dokumentų pasirašymas ir kt.).
Priėmimai (pusryčiai, pietūs, vakarienė ir kt.).
Kultūros renginiai.
Išvykos po šalį.
Delegacijos palydos.

Rengiant delegacijų priėmimo scenarijų iki smulkmenų numatomi visi organizaciniai darbai, planuojamas laikas, jų atlikėjai bei techninės priemonės.
Protokolinės rangų sekos principas
Eilės tvarka, kurios laikantis reikėtų sveikinti garbės svečius:
to paties rango užsieniečiai prieš tėvynainius;
teisėjai prieš bažnyčių atstovus;
moteris (dama) prieš vyrą (poną) (netaikoma žmonoms, kurios rangų sekoje turi savo vyro rangą);
senesni svečiai prieš jaunesnius (atsižvelgiant ir į amžių ir į tarnybos trukmę);
svetimos institucijos darbuotojai prieš to paties rango savos institucijos darbuotojus.

Kai kurios taisyklės
Gerai išsiaiškinti užsienio svečių atvykimo tikslus, buvimo laiką, svarstytinus klausimus, asmeninę sudėtį.
Laikytis vadinamojo vienodo lygio principo.
Laikytis punktualumo ir vizitų trukmės tikslumo.
Vizito programa rengiama svečio ir lietuvių kalbomis.
parengiama informacinė medžiaga apie objektus, numatytus lankymo plane.
Paruošiamas svečių apgyvendinimo lydraštis su visų svečių (pradedant vyriausiu) sąrašas.
Pasirūpinti svečio valstybės vėliava, pasiteirauti apie asmeninius aukšto svečio atributus (jei jų turi) ir kt.

Įspūdis apie sutikimą ir palydas ypač ilgai išlieka. Todėl tam ypač daug dėmesio turi skirti įmonių vadovai.
Vyras pirmas pasisveikina su moterimi, o jaunesnis privalo pirma pasisveikinti su vyresniuoju. Beje paminimi vyresnio amžiaus žmonių titulai ir laipsniai.
Pasveikinta moteris pirma paduoda ranką. Tas patį prioritetą turi ir pagyvenę asmenys ir vadovai.
Jei susitinka sutuoktiniai, pirmiausia pasisveikina žmonos, po to vyrai pagerbia moteris ir tik vėliau vyrai tarpusavy pasisveikina.
Aukščiausio lygio darbuotojų pavardės ir vardai supažindinant nesakomi.

Svečių sutikimas
Nors svečių sutikimas biure nėra oficialus renginys, laikytis protokolo labai svarbu.
Jis lemia ir pasisveikinimo ir pasodinimo tvarką.
Protokolinė rangų seka yra žmogaus visuomeninio reikšmingumo, jo status quo ženklas.
Visus iki vieno atvykstančius svečius reikia pasitikti. Kur – priklauso nuo svečio rango
Pačius aukščiausius pasitinkame prie valstybės sienos, ne tokius svarbius prie organizacijos durų lauke, o kitus – ir savo kabinete.
Jeigu svečias atvyksta su žmona, jį pasitikti taip pat dera su žmona. Sutinkančiojo rangas gali atitikti svečio rangą arba būti rangu žemesnis.

Susipažinimas
Egzistuoja dvi susipažinimo formos – pristatymas ir prisistatymas.
Pristatymas – pati seniausia ir protokoliškiausia susipažinimo forma. Ankstesniais amžiais griežtos protokolo normos reikalavo, kad dviem žmonėms susipažįstant visada dalyvautų trečiasis pažįstantis abudu. Dabar tai nėra privaloma, tačiau atvykstantiems visada maloniau, kada nepažįstamus žmones vienus kitiems pristato šeimininkai.
Supažindinant daromas skirtumas tarp moterų ir vyrų, jaunų ir pagyvenusių, ištekėjusių ir netekėjusių, aukštesnės ir žemesnės visuomeninės padėties asmenų ir t.t.
Pristatymo formulė atrodo šitaip:
– Marija, tai – Vidmantas, Vidmantai, tai – Marija.
Pirmiausia kreipiamės į svarbesnį asmenį ir jam pristatome kitą partnerį. Vėliau tą pačią informaciją pakartojame priešinga kryptimi.
Pagrindiniai požymiai, į kuriuos būtina atsižvelgti pristatymo metu yra šie:
– lytis (moteriai pristatomas vyras);
– amžius (pagyvenusiam pristatomas jaunuolis)
– pareigos, laipsnis ir pan. (aukštesnio rango asmeniui pristatomas žemesnio rango asmuo ir t.t.).
Šių požymių eilės tvarkos nustatyti neįmanoma, visi jie vienodai svarbūs. Reikia elgtis pagal situaciją, svarbu veiksmo vieta.
Informacija, suteikiama pristatant, susideda iš 3 elementų:
– institucija, kuriai atstovauja asmuo;
– pareigos ar titulai;
– vardas, pavardė.
[Gerbiamasis Alytaus Kolegijos rektoriau Vytautai Lubauskai, leiskite jums pristatyti Įmonės “Dainava” generalinio direktoriaus pavaduotoją Joną Šerkšną].

Mokslo ir pedagoginiai vardai pristatant pasakomi kartu su pavarde. Beje reikia skirti žodžius profesorė, nuo profesorienė. Visos pagyvenusios moterys dabar pageidauja kreipinio “ponia”. Jeigu jūsų pavardę ištaria neteisingai nereikia įsižeisti, tačiau klaidą reikia tuojau pat ištaisyti: atleiskite, kad pertraukiu tačiau mano pavardė .”
Pamiršus pavardę mandagiau prieiti prie to žmogaus ir dar kartą paklausti.
Nedera pažindinti naujai atvykstančiųjų su išvykstančiais ir liftuose.

Prisistatymas
Galioja tos pačios taisyklės, kaip ir pristatymo atveju: rangu žemesnis prisistato rangu aukštesniam ir pateikia tą pačią informaciją, kaip ir pristatant.
Prisistatant patiems, iš pradžių vyras (moteriai) arba rangu žemesnis asmuo pasisako kas esąs ir laukia, kol jo pašnekovas (pašnekovė) taip pat prisistatys ir pasisveikins.
Jei susipažįsta ką tik atėję ir jau sėdintys svečiai, priimta, kad vyrai atsistotų, nesvarbu, kas priėjo prie stalo, – pora, vyras ar moteris. O moteris dabar pati sprendžia, atsistoti jai tokiu atveju ar ne.

Pasisveikinimas
Pasisveikinimas – tai pagarbos ir draugiškumo išraiška. paprastai su priešais ateinančiu sveikinamasi už kelių žingsnių iki susigretinant. Atstumas tarp besisveikinančių pakankamai svarbu. Pavyzdžiui, rašomasis stalas didina nuotolį. Jeigu atsistojate, apeinate aplink stalą ir tik tuomet pasveikinate lankytoją, tuo išreiškiate savo nuostatą – “Norėčiau būti arčiau jūsų”.
Vyro lydima moteris pirma pasveikina sutiktą vieną moterį, po to sutiktąją sveikina vyras, jei susitinka dvi poros – moteris sveikina moterį, vyrai pasveikina moteris, po to pasisveikina patys. Praeinantis sveikina sėdintį ar stovintį. Jei yra vaikų dėmesys pirmiausia skiriamas jiems. Sveikinantis neturi būti cigaretės dantyse, o rankų – kišenėse. Sveikinantis dera šypsotis.
Sveikinimasis susideda iš dviejų dalių žodžių (verbalinės) ir veiksmų (techninės).

Žodinis pasisveikinimas
Sveikinimosi frazes “laba diena”, “labas rytas” ar “labas vakaras” ištariame aiškiai ir tiksliai, bet svarbiausia draugiškai ir nuoširdžiai, o ne familiariai ar išdidžiai.. Sveikindamiesi žiūrime į akis, o ne į ausį, žemę ar pan. Su artimu pažįstamu ar draugu sveikinamės – “Labas” ar “Sveikas”, “Sveikas gyvas” ir pan.
Pasisveikinimas veiksmais
Protokolinis pasisveikinimo veiksmas gali būti:
– rankos paspaudimas;
– rankos pabučiavimas;
– galvos linktelėjimas.
Visais šiais atvejais iniciatyvą rodo aukštesnis rangu asmuo jis pirmas ištiesia ranką ir pan.

Rankos paspaudimas
Tuščia ranka (be ginklo) taikingumo ženklas. Rankos paspaudimu parodome norą pradėti pokalbį. Jos neduodame, kai skubame ar kai neturime noro šnekėtis. Rankos paspaudimas rodo pokalbio pradžią ir pabaigą. Nepaspausti kito ištiestos rankos negalima. Stipriai spausti rankos nevalia, tačiau per silpnai taip pat nederėtų. Ir vyrui ir moteriai ranką spaudžiame vienodai.
Mandagiau sveikintis be pirštinių. Jei viena iš šalių nusimauna pirštinę, kitai šaliai tai padaryti privalu. Vienintelė išimtis tai, kai moteris dėvi vakarines pirštinaites.
Sveikinantis su neįgaliu žmogumi be dešinės rankos savo dešine spaudžiama jo kairė ranka.
Rankos bučiavimas
šiuo metu retokai sutinkama protokolinė pasisveikinimo forma, tačiau Lenkijoje 80 procentų oficialių pasisveikinimų be šito neapsieina.
Jei ranka tiesiama delnu žemyn, vadinasi norima, kad ją pabučiuotų. Tokiu atveju lenkiantis moters ranka keliama neaukščiau moters pečių linijos ir likus keliems centimetrams iki rankos imituojamas bučinys. Bučiuoti ranką dera tik patalpose ir sode.
Apkabinimu reiškiama ypač didelė simpatija žmogui. Tačiau to nedera daryti pirmą kartą sutikus žmogų. Apkabinimo (skruostas prie skruosto) ceremonija, vadinama AKOLADE, kilusi iš riterių priėmimo į ordiną ceremonijos. Kartais pasisveikinant ir atsisveikinant pasibučiuojama. Tokiu atveju reikia tik priglausti skruostą prie skruosto.
Galvos linktelėjimas
Tą pačią dieną susitikus pažįstamą, pakanka šyptelėti ar truputį linktelėti galvą, bet nemandagu praeiti be jokio dėmesio.
Sveikindamasis gatvėje vyras linktelėdamas nusiima skrybėlę ir laiko ją maždaug pečių aukštyje.. Žieminės kepurės ar beretės nusiimti nereikia.
Moterys sveikindamosi galvos apdangalo nenusiima. Jeigu gatve einame su kitu žmogumi ir jį kas nors sveikina sveikintis dera ir mums. Moterys į pasveikinimą atsako lengvu galvos linktelėjimu ir šypsniu. Joms nebūtina traukti rankų iš švarko ar palto kišenių.
Sėdint restorane ar kavinėje sveikinamasi tik galvos linktelėjimu. Vyriškis linktelėdamas kilsteli nuo kėdės, o atsistoja tik tuo atveju, jei prie jo prieina moteris.

Vizitinės kortelės ir jų naudojimas
Dalykinių susitikimų kortelėmis keičiamasi dažniausiai. Keitimasis jomis prasideda nuo paties svarbiausio delegacijos nario ir vyksta griežtai pagal rangą, todėl iš anksto reikia žinoti, kuris iš svečių yra aukščiausias rangu.
Pagal protokolą pirmasis vizitinę kortelę įteikia atėjęs asmuo. Prisistatydamas rangu žemesnis įteikia vizitinę kortelę rangu aukštesniam, pastarasis atsako tuo pačiu.
Į vizitines korteles būtina atsakyti. Vakarų Europoje ir bendraujant su japonais vizitinės kortelės atlieka asmens pažymėjimo vaidmenį. Su ja reikia elgtis labai pagarbiai.
Vizitinę kortelę būtina įteikti atsuktą tekstu į pašnekovą. Įteikdami ją dar kartą pasakome savo vardą ir pavardę. Gautoje kortelėje nedarome jokių įrašų. Jeigu pašnekovas nori nurodyti dar papildomą informaciją – tai atlikti turi jis pats.

Vizitinės kortelės būna asmeninės ir tarnybinės
Asmeninės kortelės dažniausiai būna baltos ar kreminės spalvos. Jose vengiama įmantrių raidžių nesuderinamų su oficialumu. Asmeninės kortelės būna namų ir darbo, tačiau tarp jų nėra didelio skirtumo.
Asmeninėje kortelėje gali būti parašyta MSc. Vidmantas Budrys, tačiau tarnybinėje kortelėje turėtų būti parašyta: Vidmantas Budrys/ Vadybos mokslų magistras. Garbės laipsnis asmeninėje kortelėje nerašomas.
Tarnybinės vizitinės kortelės
Jų paskirtis yra priminti, kas jūs esate ir kur jus rasti. Ji siunčiama kartu su pranešimu. Ši kortelė tinka ir prie tarnybinės dovanos (tik ne prie asmeninės).
Tuo atveju, kai kortelė yra ne konkretaus asmens, bet organizacijos, į ją surašoma tokia pažintinė informacija:
a) įstaigos (įmonės, organizacijos) pavadinimas,
b) jos veiklą nusakanti informacija.
Negalima vienoje kortelėje suplakti asmeninės ir įmonės veiklą nusakančios informacijos.
Vizitinė kortelė, kurioje šalia informacijos apie įmonę nurodoma ir asmens vardas pavardė ir pareigos neatitinka protokolo reikalavimų.
Vizitinių kortelių dydis
Klasikinis vizitinių kortelių dydis – 6 x 9 cm, tačiau dažniausiai pasitaikantis dydis – 5 x 9 cm. Moterims tinka ir mažesnis formatas – 5 x 8 cm, bet tai nėra taisyklė, – pvz. Didžiojoje Britanijoje žmonų vizitinės kortelės didesnės už jų vyrų.
Tiems kurie tituluojami Ekscelencija leidžiama turėti išskirtines vizitines korteles.
Informacija vizitinėse kortelėse
Kuo svarbesnis asmuo tuo tuštesnė turėtų būti jo asmeninė kortelė.
Pvz.

Kas kita jaunas žmogus, jis atviras pasiūlymams ir ieško kontaktų.
tokioje kortelėje informacija skirstoma į pažintinę ir kontaktinę.
Pažintinė informacija rašoma iš viršaus į apačią tokia tvarka:
1. atstovaujama organizacija ar institucija.
2. Vardas ir pavardė
3. Pareigos. Patartina nurodyti netik savo pareigas (pvz. direktoriaus pavaduotojas), bet konkrečią veiklos sferą ar įgaliojimus (pvz. Direktoriaus pavaduotojas rinkodarai.)
Kontaktinė informacija (adresai, telefonų, faksų, teleksų numeriai ir Internetiniai adresai) rašoma kortelės apačioje.

Vardas ir pavardė rašomi ryškiausiu šriftu ir didžiausiomis raidėmis.
Vizitinių kortelių ženklai ir spalvos
Korteles su valstybės herbu turi aukšti asmenys dirbantys valstybės tarnyboje.
Valstybės herbas turi būti kortelės viršuje kairiajame kampe arba kortelės centre.
Herbas paprastai būna daugiaspalvis tačiau protokolui nenusižengiama, jei kortelėje jis pateikiamas nespalvotas.
Tos pačios taisyklės galioja ir įmonių logotipams.
Pagal protokolo reikalavimus vizitinių kortelių spalva turėtų būti balta arba švelnaus spalvinio tono.
Tačiau verslininkai neprivalo šio reikalavimo griežtai laikytis. (Beje prabangios kortelės spalvingumu paprastai nepasižymi.
Kalbos niuansai
Vizitinės kortelės spausdinamos tiek gimtąja, tiek užsienio kalba (dažniausiai anglų). Protokolo požiūriu tinkamiausios kortelės yra tos, kurios surašytos tik viena kalba.
Techniniu požiūriu labai nepatogios dvipusės kortelės, tokiose vertimas turi būti visiškai autentiškas. ir prasmė turi idealiai sutapti.
Vizitinės kortelės įvairioms progoms.
Pasiruošti savarankiškai

Pokalbis
Jeigu užduosite gerai apgalvotus klausimus (kas tarptautinėje veikloje yra bene sunkiausia ir sudėtingiausia, svarbiausia ir atsakingiausia, bet kartu įdomiausia ir naudingiausia) ir sulauksite atsakymo, – tai ir bus pokalbis
Jo vedimo lygis atspindi verslo ir kitų darbuotojų profesinę kultūrą. todėl manoma, jog tas, kuris nedalyvauja pokalbyje su užsieniečiais, nepalaiko tarptautinių ryšių, negali savęs laikyti pilnaverčiu darbuotoju.

Oficialūs pokalbiai
Dėl visų galimų pokalbių būtina susitarti telefonu.
Joks vizitas neturi būti netikėtas.

Oficialūs pokalbiai skirstomi į tris tipus:
– Pažintinis pokalbis (15-20 min.);
– Protokolinis pokalbis (apie 40 min.);
– Derybinis pokalbis (trukmė neribojama).

Pažintinis pokalbis. Jo esmė susi pažinti ir informuoti apie save ar savo instituciją. Pokalbio metu vyrauja bendros temos, pasikeičiama vizitinėmis kortelėmis. Su tuo pačiu asmeniu gali įvykti keletas pažintinių pokalbių, bet nebūtinai, – jau pirmasis pokalbis gali būti derybinis, o ne pažintinis.
Protokolinis pokalbis. Jis aukštesnio lygio, griežtai reglamentuotas. Protokoliniame pokalbyje iškeliamos problemos, bet nieko nekalbama apie jų sprendimą. Tokiuose pokalbiuose galima naudotis ir užrašais, bet verčiau apseiti be jų, – reikia parodyti savo žinias ir aptariamų reikalų išmanymą. Protokoliniame pokalbiui skirtą laiką reikia išnaudoti taip, kad spėtumėte ir išdėstyti savo mintis, ir išklausyti pašnekovą.
Derybinis pokalbis. Jo metu svarstomos visos abiem šalims aktualios problemos. Pokalbyje būtina pasiekti rezultatą, net jeigu jis būtų ir neigiamas.

Svečių susodinimo schema per pokalbius
– centre prie stalo sodinamas svarbiausias asmuo, jam iš dešinės – pagal svarbumą antras, iš kairės – trečias, t.y. taikomas dešinės pusės svarbumo principas;
– svečias turi sėdėti veidu į duris (praktikoje ne visada to laikomasi)
– svečias nesodinamas veidu į langą (šviesos šaltinį, o jeigu kitaip neįmanoma, reikia pasirūpinti, kad šviesa nekristų tiesiai jam į akis. (praktikoje daugumoje atvejų būna priešingai, tačiau tuo atveju uždaromos žaliuzės arba užuolaidos ir, jeigu reikia, įjungiamas dirbtinis apšvietimas).
– erdvės ir estetinio vaizdo veiksnys taip pat svarbus: patalpos erdvė neturi likti svečiui už nugaros; neleistina sodinti svečio pavyzdžiui į apvarvėjusią ar apipelijusią sieną.

Jeigu atvyksta užsienio svečiai atstovaujantys valstybinėms institucijoms, ant stalo galima statyti vėliavėles, o jei tai privačių firmų atstovai, galima apseiti ir be šito. vėliavėlių dydis ir stoveliai turi būti vienodi.
Trys vėliavėlių išdėstymo būdai:

Jeigu dalyvauja daugiau negu dviejų šalių atstovai, vėliavėlės statomos arba kabinamos pagal valstybių, kurioms atstovauja svečiai, pavadinimus –šeimininkų arba darbo kalbos abėcėlės tvarka. Išimtis šeimininkų vėliavai, kurios vietą nustato renginio organizatoriai. Tarptautinio daugiašalio pokalbio metu vėliavėlės statomos priešais kiekvienos valstybės atstovą, šiek tiek į kairę nuo jo.
Organizuojant bet kokį pokalbį vertėjais turėtų pasirūpinti atvykstantieji. Vertėjų gali būti vienas arba du.
Jeigu yra du vertėjai, jie sodinami delegacijų vadovams už nugarų iš kairės pusės. Jeigu vienas, tai jis sodinamas tos šalies delegacijos vadovui iš kairės pusės arba išskirtinėje vietoje – stalo gale.

Norint nufilmuoti ar įrašyti pokalbį, reikia gauti kitos šalies leidimą. Stenografavimui ir konspektavimui šis reikalavimas netaikomas.

Pokalbio metu nedera liesti nacionalinių, religinių ir kitų opių temų, kritikuoti šalies papročių. Neatsargus žodis gali įžeisti svečią ar netgi sužlugdyti derybas. Kalbėtis reikia pakankamai lėtai, ne perdaug garsiai, nepertraukinėjant svečio. Pokalbio tonas turi būti ramus, net jeigu svarstoma tema nėra maloni. Klausimus turi pateikti abi pusės.
Kadangi pasaulyje vyrauja dvi svarbiausios bendravimo kultūros: santūrioji ir ekspresyvioji reikia tai turėti omenyje ir mokėti prisiderinti.

Norint pasiekti gerų rezultatų, bet kurio pokalbio metu derėtų prisiminti D. Karnegio suformuluotus principus:
1. Nuoširdžiai domėkitės pašnekovu.
2. Šypsokitės.
3. Žmogui jo vardas visada skamba maloniai, tad derėtų dažnai minėti pašnekovo vardą.
4. Atidžiai klausykitės.
5. Kalbėkite apie tai kas gali dominti pašnekovą.
6. Leiskite kitam asmeniui pasirodyti reikšmingu. Darykite tai nuoširdžiai.

Rengimasis pranešimui
Svarbu apsibrėžti:
– koks yra pranešimo tikslas;
– koks turėtų būti pranešimo rezultatas;
– Kas gali padėti pasiekti rezultatą.

Pranešimas gali būti trejopo pobūdžio
Informacinis (aiškinamasis instrukcinis). Laukimas rezultatas – kad klausytojai suvoktų ir suprastų informaciją.
Agitacinis (pardavimai, rinkiminė agitacija) Laukiamas rezultatas – pakeisti klausytojų nuomonę ar nuostatą arba bent jau paskatinti pageidautiną jų laikyseną.
Proginis – renginio atidarymo, uždarymo, sveikinamoji ar atsakomoji kalbos.

Taip pat svarbu:
1. Auditorijos dydis. Bendravimas su mažesne auditorija intymesnis, su didesne formalesnis.
2. Auditorijos tipas. Atsitiktiniai žmonės, privalomas susitikimas ar savanoriai.
3. Auditorijos socialinė struktūra: amžius lytis, gyvenamoji vieta,profesija, išsilavinimas, ekonominė padėtis, religiniai įsitikinimai ir t.t.

Patartina paruošti pranešimui būtiną medžiagą:
pavyzdžius, statistinius duomenis, citatas, analogijas, vaizduojamąją medžiagą, metaforas palyginimus, visa tai, kas sustiprina poveikį.

Pranešimas susideda iš trijų dalių:
Įžangos, jos metu turi būti
– sukurtas auditorijos bendrumo jausmas,
– užvaldytas auditorijos dėmesys,
– pateikta pagrindinė pranešimo problema arba tema,
– pabrėžta informacijos svarba.
Dėstymo – pagrindinės informacijos, argumentų, pavyzdžių. Rekomenduojama tenkintis 2-3 pagrindiniais akcentais. Dėstymas turėtų užimti 80% pranešimo laiko.
Išvadų – apžvelgiama tai, kas buvo išdėstyta, akcentuojamos ir apibendrinamos pagrindinės mintys.

Labai svarbu pranešėjo balsas – jis atspindi jo psichologinę būseną. Susinervinus balsas dreba, nes pačios mintys “virpa”. Maloniausia klausytis gana žemo, visus tonus išnaudojančio balso. Kalbėti reikia ritmingai, bet ne monotoniškai. Kalbos tempas turi būti nevienodas- čia lėtesnis, čia greitesnis, paįvairintas pauzėmis.
Kalbėti reikia pakankamai garsiai, tačiau nedera pamiršti, kad šaukiant balsas išsikraipo. Priebalsių tarimas lemia kalbos aiškumą, o balsių – tonų įvairovę. Taisyklingas kvėpavimas ramina nervus.
Kūno kalba neturi prieštarauti reiškiamoms mintims.

Protokoliniai derybų reikalavimai.
Derybos – tai bendravimo procesas, kurio metu partneriai, remdamiesi skirtingomis pozicijomis ir tikslais, siekia rasti vieną visas besiderančias šalis patenkinantį sprendimą ar susitarti dėl bendros veiklos.
Aptariamų derybų etapų nebūtina laikyti galutiniais – tam tikrais atvejais juos galima sukeisti vietomis ar praleisti. Skirstymas etapais padeda susisteminti derybų procesą.

Parengiamasis derybų etapas
Jo esmė – sukurti susitikimo “vidinį” planą, surinkti visus būtinus faktus, kad pradinė derybų pozicija būtų kiek įmanoma patogesnė.
Gerai deryboms pasirengęs asmuo aiškiai žino, kam rengiasi, kokia yra tikroji reikalų padėtis ir ko jis siekia derybomis, numato, kaip realizuoti užsibrėžtąjį tikslą. Lygiagrečiai jis renka informaciją apie kitos šalies padėtį ir siekius.
Rengiantis deryboms labai svarbu nustatyti, kuriems tikslams teikiama pirmenybė. Būtina turėti omenyje patį svarbiausią trokštamiausią tikslą, bet nevalia pamiršti ir paties atrodytų nereikšmingiausio, – atstumas tarp šių dviejų tikslų ir žymi derybų ribas. Kuo šios ribos platesnės, tuo lanksčiau galima elgtis derybų metu.
Lygiai taip pat derėtų apmastyti ir oponentų tikslus.
Rengiantis deryboms būtina surinkti kuo daugiau informacijos apie derybų partnerį.
Vertėtų į būsimas derybas pažiūrėti partnerio akimis ir pabandyti įvertinti jo strategiją, atsakyti į jo klausimus, ar jis suinteresuotas bendradarbiauti, kurie jo tikslai sutampa su mūsų tikslais ir kurie skiriasi.
Pačios derybos – tai manipuliavimas nuolaidomis. Kokias nuolaidas darysite, suplanuokite iš anksto, prieš prasidedant deryboms. Svarbu išanalizuoti kiekvienos nuolaidos reikšmę ir numatyti tas iš jų, kurios labiausiai domina jūsų oponentus. Tai gana rizikinga – jums atrodanti nereikšminga nuolaida oponentams gali būti esminė.

Geriau padaryti nuolaidą kuo vėliau, negu atsiimti išsprūdusį pažadą. Derybose nuolaidos yra labai svarbus dalykas, todėl nedarykite jų vienu kartu, pasistenkite jas “parduoti” po vieną, o svarbiausią nuolaidą derėtų palikti pabaigai.
Prieš pradedant derėtis derėtų pagalvoti ir apie galimų konfliktų sprendimo alternatyvas. Priešingu atveju derybų metu tokioms alternatyvoms apsvarstyti pritrūks laiko.
Kaip išsisukti iš konfliktinės situacijos? Patartina:
– trumpam sustabdyti derybas ar pasiūlyti pakeisti aplinką (pvz. nuvykti papietauti, pasportuoti ir pan.);
– stengtis garbingu būdu įveikti susidariusią padėtį (išsaugoti orumą);
– galima pasiūlyti atidėti į aklavietę atvedusį klausimą vėlesniam laikui ir tęsti derybas kitais klausimais;
– jeigu dera ir tinka, nevengti humoro;
– susilaikyti nuo agresyvios reakcijos į agresyvų elgesį;
– remiantis konkrečiais faktais maldyti ambicingus pareiškimus arba daryti papildomų nuolaidų, žodžiu, griebtis visko, kad konfliktas būtų įveiktas.
Visada reikia tikėti, jog rezultatai bus teigiami. Jei gerų rezultatų tikimasi pasiekti vien savo talentu, tą padaryti bus labai sunku. Prie derybų stalo turi atvesti noras padėti išspręsti problemą kitiems.
Didelio masto oficialiose derybose sudaromos protokolinės grupės, kurių pareiga – aprūpinti dalyvius darbui reikalingais reikmenimis, taip pat kava, arbata, gaivinamaisiais gėrimais ir kt.

Derybų delegacijos sutikimas ir priėmimas
Sutikti svečius reikia vienodo lygmens principu: direktoriui nederėtų sutikti direktoriaus pavaduotojo ir pan. Sutinkantis asmuo gali būti vienu rangu žemesnis už svečią, bet ne atvirkščiai.
Atvykstančią derybų delegaciją dažniausiai pasitinka ją priimančios delegacijos vadovas, lydimas 2 delegacijos narių.
Vienas iš darbuotojų (nedalyvaujantis derybose) sutinka svečius vestibiulyje ir palydi juos į pasitarimų kambarį. Šeimininkai svečius sutinka pasitarimų kambaryje, stovėdami prie durų. Derybų vadovas išeina į priekį ir pasisveikina su svečiais – pirmiausia paduoda ranką atvykusios delegacijos vadovui, paskui kitiems jos nariams. Jeigu svečių delegacijoje yra moteris pirmiausia pasisveikinama su ja. Pirmoji ranką vyriškiui paduoda moteris. kiekvienos delegacijos vadovas pristato savo komandos narius pasakant jo titulą, garbės vardą arba pareigas.
Iš toli atvykusiems svečiams pasiūlomas atskiras kambarys, kad jie galėtų pasiruošti dokumentus, apsitvarkyti. Jei svečiai atvyksta ilgesniam laikui, numatytoje programoje turi būti nurodytas viešbuti, kuriame jie apsistos. Svečius reikia palydėti į viešbučio vestibiulį ir palaukti kol bus forminami atvykimo dokumentai, o po to dera su jais atsisveikinti.
Prieš dalykinį susitikimą svečiui dera aplankyti įstaigos ar firmos vadovą su mandagumo vizitu. Pokalbio metu aptariama, o prireikus – tikslinama, vizito programa ir t.t.

Derybų vieta ir dalyvių susodinimas
Derybų laikas ir vieta iš anksto suderinami su partneriu.
Derybos paprastai vedamos vieno iš partnerių teritorijoje, dažniausiai jo tarnybinėse patalpose. Partneriams pageidaujant derybos ypač tos kur dalyvauja tarpininkai gali būti organizuojamos neutralioje teritorijoje.
Derybos turėtų vykti pasitarimų kambaryje. Tokiame kambaryje paprastai yra stalas ir kėdės, sustatytos iš abiejų stalo pusių. Ant derybų stalo negali būti jokių kitų dokumentų, tiktai bloknotai, pieštukai, cigaretė, žiebtuvėliai, peleninės (jei leidžiama rūkyti), mineralinis vanduo ir taurės.
Gali būti gėlių žemose vazose.
Prieš derybas baldai sustatomi tai, kad vienoje stalo pusėje galėtų susėsti atvykusieji, o jiems priešais – šeimininkai. Jei reikia paruošti bendrą programą ar pan., delegacijų narius geriau susodinti pramaišiui.
Derybas gali aptarnauti vienas arba du vertėjai. Vertėjas sodinamas vadovui iš kairės, bet gali būti pasodintas išskirtinėje “objektyvioje” vietoje stalo gale. Jeigu kalbama prie stendo ar lentos, vertėjui geriau stovėti greta kalbančiojo.
Jei derybos trunka ilgai, galima pasiūlyti kavos, arbatos, sumuštinių, vaisių.. Užkandžius patartina patiekti kitoje patalpoje. Jeigu tokios galimybės nėra, vaišės atnešamos prie derybų stalo ir pastatomos priešais delegacijų vadovus. Kiti dalyviai apsitarnauja patys. Kava ir arbata svečiams išnešiojama ant padėklo, griežtai paisant dalyvių rango.

Derybų eiga
Derybų pradžioje oponentas tikisi, kad susitinka su priešininku, kuris rengiasi išplėšti iš jo tiek, kiek tik gali.

Pokalbių arba derybų schema

Pasirengimas pokalbiui (deryboms)

Kontakto užmezgimas

Pokalbio pradžia

Dialogas

Argumentavimas Prieštaravimas

Sprendimas (pokalbio pabaiga)

4. Priėmimų ir pobūvių organizavimas.

Kur gauti daugiau informacijos
Kitos mokymo įstaigos: KTU, VDU, VU, Tarptautinių santykių institutas prie VU ir kt.
Seimo duomenų bazė www.lrs.lt

1. Vienos konvencija dėl diplomatinių santykių.

2. Diplomatinės tarnybos įstatymas

Literatūros sąrašas:

I. Asama Gražiai elkimės. Kaunas. 1979.
V. Misevičius Tarptautinio bendravimo protokolas. Kaunas. 1998.
A. Lydeka Protokolo pagrindai. Vilnius. 2002.
Richard D. Lewis Kultūrų sandūra. Vilnius. 2002.
J. Palidauskaitė Viešojo administravimo etika. Kaunas. 2003.
Tomas Maršalas Geri santykiai. Vilnius. 2002.
Алан Пиз Язык телодвижений. Москва. 2003.
Irina Kozlianinova ir Eduardas Čarelis Kalbos balso lavinimas. Vilnius. 2001.

Leave a Comment