Formali ir neformali komunikacija

TURINYS

I Įvadas..............................3

II Komunikacija..............................4

1. Komunikacijos procesai..........................4

2. Komunikacijos tipai organizacijoje....................4

2.1. Formali komunikacija........................5

2.2. Neformali komunikacija........................6

III Išvados..............................9

IV Literatūros sąrašas.............................10

ĮVADAS

Komunikacijos kokybė XXI amžiuje tampa vis aktualesnė. Šiandien daugelio specialybių atstovai, o ypač versilininkai, valstybės tarnautojai, medikai, pedagogai ir kt., intensyviai bendrauja su įvairių organizacijų darbuotojais, užsienio partneriais.
Kiekvienas mūsų norėtume, kad kontaktai su kitais žmonėmis būtų visapusiškai naudingi ir darnūs.
Plėtojant verslą, kuriant organizacijų filialus, tampa gana sudėtinga formuoti ir išlaikyti visaverčius santykius kolektyvuose. Palankus mikroklimatas organizacijose, kaip efektyvios komunikacijos rezultatas, yra vienas pagrindinių veiksnių, lemiančių sėkmę.
Spartėjant globalizacijos procesui, kiekvienam mūsų reeikia sugebėti tinkamai orientuotis multikultūrinėje erdvėje. Tai ypač svarbu verslo žmonėms, kurie plėtoja ryšius su užsienio kompanijomis ir dalyvauja bendruose projektuose su užsienio partneriais. Todėl taip pat svarbūs veiksniai, lemiantys tarpkultūrinės komunikacijos sėkmę.
Tik gimęs žmogus iš karto patenka į organizaciją – šeimą. Toliau – visas žmogaus gyvenimas – tai nuolatinė kelionė per įvairiausias organizacijas: pradedant vaikų darželio grupe, mokyklos klase, sporto ar kokio kito laisvalaikio pomėgio būreliu, politine partija, klubu ar draugija pagal interesus bei baigiant darboviete. Šioms organizacijoms žmogus priklauso tėvų valia arba daalyvauja jose jau pats sąmoningai apsisprendęs.
Organizacijos – tai žmonių bendrijos, sąmoningai ir kryptingai derinančios pastangas siekti bendro tikslo. Visų organizacijų didžiausias ir vertingiausias turtas yra jos žmonės (nariai). Ne organizacija ko nors pasiekia, viską padaro jos vardu veikiantys žmonės.
Kiekvienos organizacijos eg

gzistavimui bei efektyviam valdymui reikalinga savalaikė, tiksli, kokybiška informacija bei nenutrūkstamas keitimasis ja, t.y. efektyvi dalykinė komunikacija, kurioje dalyvauja kiekvienas organizacijos narys.
Komunikacija pagyvina organizacijos struktūrą, prasiskverbia į visas organizacijos veiklos sritis. Ji – žmonių tarpusavio sąveikos ir organizacijos funkcionavimo pagrindas. Jeigu žmonės negalės ar nesugebės pasikeisti informacija, aišku, jog jie negalės ir dirbti drauge, numatyti tikslus bei jų siekti – organizacija nustos gyvavusi. Santykiai tarp organizacijos narių yra labai svarbūs. Tik struktūrinis stabilumas leidžia organizacijai efektyviai veikti, siekiant užsibrėžtų tikslų.
Organizacinė struktūra suteikia žmonių komunikacijai nuspėjamumą ir pastovumą, kartu padeda atlikti administracines užduotis. Iš to seka išvada, kad organizacija ir komunikacija yra neatskiriami veiksniai: be organizacijos nebus komunikacijos ir atvirkščiai – organizacija negali egzistuoti be komunikacijos.
Kasdieniniame gyvenime mes dažnai susiduriame su sąvoka „kkomunikacija“. Tai vienas iš ryšių su visuomene labai svarbių aspektų. Komunikacija tai šiuolaikinės organizacijos veiklos esmė. Komunikacija – tai yra nenutrūkstamas, nebaigtinis ir integralus procesas. Komunikacija reiškia dalijimąsi (lot. communicatio – pranešimas, suteikimas; communico – darau bendrą, bendrauju). Šiame savo darbe aptarsiu, kas tai yra komunikacija, kokie vyksta komunikacijos procesai organizacijoje ir organizacijų komunikacijų tipus.

KOMUNIKACIJA

1. Komunikacijos procesai

Komunikacijos procesas – tai dviejų ar daugiau žmonių pasikeitimas informacija. Šio pasikeitimo metu vieni informaciją siunčia, kiti gauna, interpretuoja, daro išvadas ir t.t. Informacija perduodama simboliais, kurie ga

ali būti žodiniai, dar kitaip vadinami verbaliniais, kai perduodama žodžiu ar raštu arba nežodiniai (neverbaliniai), tai piešiniai, mimika, gestai.

Kiekvienoje organizacijoje kasdien keičiamasi informacija. Ji perduodama tiesioginiais ir netiesioginiais kanalais; vyksta nenutrūkstamas komunikacijos procesas, kuriame dalyvauja kiekvienas organizacijos narys. Beveik viskas, kas daroma norint palengvinti organizacijos tikslų įgyvendinimą reikalauja efektyvaus bei intensyvaus pasikeitimo informacija. Jeigu žmonės negalės, nesugebės pasikeisti informacija, tada jie negalės drauge dirbti, numatyti tikslus ir jų siekti. Taigi komunikacija organizacijoje yra žmonių tarpusavio sąveikos bei organizacijos funkcionavimo pagrindas. Jeigu organizacijoje išnyktų informacijos srautai, ji nustotų gyvavusi. Komunikacija prasiskverbia į visas organizacijos sritis.
Organizacijoje bendradarbiavimas priklauso nuo komunikacijos efektyvumo, kuris padeda organizacijos nariams suprasti vienas kitą, koordinuoja savo veiksmus, numatant veiklos strategiją, taktiką ir t.t.

Organizacijose labai dažnai egzistuoja Vienpusė Komunikacija. Kuri atrodo taip:

pranešimas
Komunikatorius ———————> Gavėjas

(K) (G)

Ji vyksta tada, kai informacija iš komunikatoriaus sklinda gavėjui, tačiau jis nerealizuoja grįžtamojo ryšio. Tai nėra labai efektyvu.

Daug efektyvesnė komunikacija yra Dvipusė Komunikacija:

pranešimas

—————————->
Komunikatorius <————————— Gavėjas

(Grįžtamasis ryšys)

Grįžtamasis ryšys – tai patikrinimas, ar mums pavyko perduoti savo pranešimus taip, kaip norėjome. Jis pasako, ar pavyko pasiekti tai, kad pranešimas būtų suprastas.
Pavyzdžiui, jei vadovas gavėjo klausia „Ar supratote, ką aš pasakiau?“, gavėjo atsakymas yra grįžtamasis ryšys. Vadovas gali pateikti kelis su pranešimu susijusius klausimus, o dar geriau, jei vadovas paprašo ga

avėją pakartoti pranešimą savais žodžiais. Jei vadovas išgirsta tai, ką norėjo pasakyti, vadinasi, jo pranešimas buvo neiškraipytas.

2. Komunikacijos tipai organizacijoje

Organizacijų komunikacija gali vykti:
1. Organizacijoms bendraujant su aplinka (už organizacijos ribų).
2. Organizacijos viduje.

Komunikacija už organizacijos ribų – organizacijos komunikacijos priemonių taikymas bendraujant su aplinka. Tai išreiškiama: per reklamą palaikant ryšius su esamais ar potencialiais partneriais, siekiant suformuoti tam tikrą savo organizacijos įvaizdį santykiuose su visuomene, paklūstant valstybiniam reguliavimui ar stengiantis daryti įtaką būsimų įstatymų rengimui ir t.t.
Komunikacija organizacijoje – tai dviejų ir daugiau žmonių pasikeitimo informacija, žiniomis, nuomonėmis, idėjomis, ketinimais procesas, vienijantis atskirų organizacijos elementų veiksmus siekiant bendro tikslo.
Komunikacija organizacijoje atlieka šias funkcijas:
1. Emocionalioji funkcija – orientuota į žmogaus jausmus. Žmonės bendraudami išreiškia daug emocijų: pasitenkinimą,nepasitenkinimą, džiaugsmą, pyktį ir pan.
2. Motyvacijos funkcija – tai tam tikro elgesio, veiksmų, tikslingos veiklos skatinimas, kuris priklauso nuo įvairių motyvų. Organizacijų vadovų pareiga yra bendrauti su tarnautojais visiems priimtinu būdu, skatinti juos, palaikyti efektyvų tarpusavio bendravimą.
3. Informacijos funkcija – vadovui suteikimas informacijos, reikalingos konkrečiam sprendimui priimti. Sprendimo priėmimas ir bendravimas priklauso nuo suteiktos informacijos.
4. Kontrolės funkcija – tai kontroliniai pranešimai, politika, planai ir pan., kontroliuojantys organizacijos narių elgesį.

2.1. Formali komunikacija

Organizacijos viduje komunikacija gali vykti formaliais ir neformaliais kanalais.

Formali komunikacija vyksta:

1. Vertikaliai. Vertikali kryptis dar gali būti „iš viršaus į apačią“ t.y. žemyn. Bei „iš apačios į viršų“ t.y. aukštyn.
2. Horizontaliai – kitaip sakant, ta

ame pačiame hierarchijos lygyje.

2.1.1. Vertikali komunikacija – tai informacijos perdavimas ir priėmimas skirtinguose hierarchijos lygiuose.
Kai galvojame apie vadovus, komunikuojančius su savo pavaldiniais, tai suprantame kaip komunikavimą žemyn. Jį naudoja grupių lyderiai ir padalinių vadovai, paskirdami užduotis, pateikdami darbo instrukcijas, informuodami darbuotojus apie kompanijos politiką, problemas, išsakydami nuomonę apie pavaldinių darbą ir t.t.
Komunikavimas aukštyn eina i aukštesnį grupės ar organizacijos lygį. Jis naudojamas grįžtamajam ryšiui su esančiais aukščiau valdžios piramidėje, supažindinant juos su užduočių vykdymo eiga, jų problemomis. Dėl komunikavimo aukštyn vadovai žino apie darbuotojų nuomonę apie darbą, bendradarbius, organizaciją. Komunikavimas aukštyn organizacijoje pavyzdžiui yra darbo ataskaitos, kurias rengia žemesniosios grandies vadovai, o tvirtina vidurinės ir aukštesniosios grandies vadovai, taip pat komunikavimas aukštyn yra ir laiškų dėžutės pasiūlymams, darbuotojų nuomonė, vadovų ir jų pavaldinių susitikimai ir pan.

2.1.2. Horizontali komunikacija – tai komunikavimas tarp tos pačios darbo grupės narių, tarp to paties lygio darbo grupių, tarp to paties lygio vadovų ar tarp horizontaliai lygiaverčių darbuotojų.
Horizontalaus komunikavimo dažnai reikia siekiant taupyti laiką ir užtikrinti veiksmų koordinavimą. Kai kuriais atvejais horizontalus komunikavimas formaliai sankcionuojamas. Vis dėlto dažniau jis sukuriamas neformaliai, kad būtų galima aplenkti vertikalią hierarchiją ir paspartinti veiksmus. Tad, vadovybės požiūriu, jis gali būti ir sveikintinas, ir nepageidautinas. Jei griežtai laikomasi vertikalios struktūros, tai informacijos perdavimas gali tapti neefektyvus ir netikslus, tada itin praverčia horizontalus komunikavimas, kuris vyksta vadovybei žinant. Tačiau jis gali sukelti žalingus konfliktus, kai organizacijos nariai stengiasi apeiti savo vadovus, arba kai vadovai sužino, kad be jų žinios buvo kas nors padaryta ar nuspręsta.

2.2.Neformali komunikacija

Šalia aptartų formalių struktūrų kiekvienoje organizacijoje egzistuoja ir neformalios struktūros. Neformali komunikacija – tai paprastai nesankcionuota komunikacija organizacijos viduje. Pagrindinis skirtumas tarp neformalios ir formalios struktūrų yra tas, kad neformalioje struktūroje akcentuojami žmonės ir jų asmeniniai santykiai, o formalioje – pareigos ir atsakomybė. Neformaliose struktūrose neformali jėga būdinga asmenybei, o formaliose – žmogaus užimamoms pareigoms. Taigi formalųjį autoritetą organizacijoje asmeniui suteikia valdymo sistemos duoti jam valdžios įgaliojimai,o neformalųjį autoritetą suteikia žmonės. Vadovas gali veikti ypač efektyviai, jeigu jis turi abu autoritetus – ir darbuotojų, ir valdžios.
Neformalių struktūrų egzistavimas formaliose struktūrose gali atnešti nemažai naudos, tačiau gali sukelti ir nemažai problemų.
Neformali komunikacija gali užtikrinti gerus asmeninius kontaktus darbo grupėje, padėti darbuotojams spręsti psichologinio ir netgi dalykinio pobūdžio problemas. Pavyzdžiui, netgi užpykęs ant vadovo, darbininkas gali emocionaliai nusiraminti, pasikalbėjęs, išsikalbėjęs su savo neformalios grupės nariais, kurie tuo pačiu metu gali būti jo darbo grupėje.
Tačiau neformali komunikacija, susiderinusi darbo grupėje, gali ignoruoti formalųjį vadovą, gali atstumti kitus formalios organizacijos narius, tuo sukeldama problemų ir dalykiniuose santykiuose.
„Vynuogienojai“ – tai reiškinys, atspindintis žmonių santykius neformaliose organizacijose. „Vynuogienojai“ gali būti perduodami tiek žodžiu, tiek raštu, netgi kompiuteriu. Juos galima iliustruoti tokiu pavyzdžiu: vienos kompanijos meistro žmonai 11 val. gimė dukra, apie jos gimimą 14 val. jau žinojo visos kompanijos darbuotojai; informacija buvo perduota „vynuogienojais“.
Gali kilti klausimas ar jais perduodama informacija dažniausiai teisinga, ar gandas? Tyrimai parodė, kad 75% informacijos perduodamos vynuogienojais yra tiksli. Tačiau vienas klaidingas faktas, visą ją gali padaryti klaidinga.

Šiame paveiksle pateikta schema, iliustruojanti kaip informacija perduodama paprasta eile.

Šiame paveiksle – vienas asmuo („plepys“) informaciją perduoda visiems.

Šiame paveiksle – „atsitiktinumas“, kai konkretus asmuo pasako informaciją atsitiktinai pasitaikiusiems žmonėms.

Šiame paveiksle pateikta „kekės“ iliustracija – gana tipiško atvejo, kai konkretus asmuo perduoda informaciją sąmoningai pasirinktiems asmenims.

„Vynuogienojus“ atsiranda, kai žmonėms kelia susidomėjimą informacijos stoka (pvz., į darbą vadovas priima savo draugą, kas jis yra?) arba gauta įdomi informacija, kurią siekiama perduoti, arba specialus darbo pobūdis – keturis kart dažniau negu kiti darbuotojai „vynuogienojų“ dalyvėmis tampa sekretorės.
Šis neformalus komunikacijų tinklas padeda vadybinių sprendinių kalbą transformuoti į kasdieninė darbininkų kalbą.

Gandai – viena neformalios komunikacijos rūšių. Atlikti tyrimai rodo, kad informacija, perduodama neformaliais kanalais, t.y. gandais, dažniausiai būna tiksli, o ne iškreipta. 80-90 proc. gandų yra tikslūs. Gandais perduodama informacija apie darbuotojų bausmes už vėlavimą, apie būsimus atleidimus, apie būsimus paaukštinimus ir kt.
Gandai visiškai nepaiso postų ar valdžios ir gali susieti organizacijos narius įvairiomis kryptimis: horizontaliai, vertikaliai ar įstrižai. Nors gandus yra begalo sunku kontroliuoti, tačiau informacija jų kanalais sklinda daug greičiau nei formaliaisiais komunikacijos kanalais. Taip yra todėl, kad informacija šiuo būdu paprastai perduodama ne vienam žmogui, o keliems iš karto. Taip pat ši informacija greičiau perduodama dėl to, kad ji domina organizacijos darbuotojus, yra tiesiogiai su jais susijusi.
Tiesa, vadovai dažnai pasinaudoja šiais tinklais, sąmoningai leisdami informacijai „nutekėti“, mat atgalinis ryšys leidžia sužinoti darbuotojų reakciją į įvairius sprendimus, taip pat kaip ir kokį sprendimą priimti; kaip ir kada pakeisti veiksmus ir pan.

Neformalus komunikavimas yra ir priekabiavimas, šaipymasis iš savo kolegos, kuris per daug pagamina (ir dėl to, beje, tie grupės nariai atrodo blogesni). Kitas neformalios komunikacijos pavyzdys galėtų būti neformalios „niurzgėjimo“ sesijos, kurių metu darbuotojai turi galimybę savo tiesioginiam vadovui ar aukštesnės vadovybės atstovams išsakyti problemas ir jas aptarti. Pavyzdžiui, „FedEx“ kompanija didžiuojasi savo kompiuterizuota komunikavimo programa, kur kasmet visi kompanijos darbuotojai užpildo anketas apie darbo klimatą ir įvertina savo vadovus.
Formalus bendravimas pasireiškia įvairių susirinkimų, posėdžių, oficialių susitikimų metu ir pan. Itin svarbus yra neformalus organizacijos darbuotojų bendravimas, tai bendravimas kasdienybėje akis į akį, telefonu, elektroninio pašto ar interneto pagalba; tai kolegų gimtadienių šventimai, įvairios organizacijos šventės, išvykos į gamtą visiems kartu ir pan. Neformalus bendravimas yra svarbus vienas kito pažinimui, tarpusavio santykių stiprinimui.

IŠVADOS

Organizacijos – tai žmonių bendrijos, sąmoningai ir kryptingai derinančios pastangas siekti bendro tikslo. Kiekvienos organizacijos egzistavimui bei efektyviam darbui reikalinga savalaikė, tiksli, kokybiška informacija bei nenutrūkstamas keitimasis ja, t.y. kokybiška dalykinė komunikacija, kurioje privalo dalyvauti kiekvienas organizacijos narys. Komunikacijos procesai pagyvina organizacijos struktūrą, visada kontroliuoja viską, kas vyksta organizacijoje. Komunikacija – varomoji organizacijos jėga. Organizacija ir komunikacija – tai neatskiriami du veiksniai: be organizacijos nėra komunikacijos ir atvirkščiai – organizacija negali egzistuoti be komunikacijos.
Komunikavimo proceso nepažinimas, jo taisyklių nepaisymas sukelia įvairius komunikacinius trikdžius. Siekiant užtikrinti efektyvią komunikaciją, labai svarbu atskleisti veiksnius, kurie šį procesą daro neveikliu ir juos maksimaliai eliminuoti. Efektyvi organizacija yra ta, kuri sugeba iš anksto įžvelgti permainas aplinkoje ir jas suvaldyti savo naudai.
Komunikacijos procesą organizacijoje galima laikyti efektyviu, jeigu pasiekiami šie pagrindiniai tikslai:
1) gavėjas priima tokį pranešimą, kokį perdavė siuntėjas;
2) gavėjas duoda siuntėjui reikiamą atsakymą;
3) siuntėjas ir gavėjas palaiko gerus santykius, yra palankiai nusiteikę vienas kito atžvilgiu.
Kiekvienos organizacijos nariai turi suvokti komunikacijos svarbą organizacijos egzistavimui. Tačiau pagrindinė užduotis organizacijoje siekiant aukšto visų tipų komunikacijos išsivystymo atitenka organizacijos vadovui (jo vykdomai politikai organizacijoje).

Komunikavimo kokybė bet kurioje komandoje yra pagrindinis veiksnys, lemiantis tos komandos priimamų sprendimų ir darbo kokybę.

Sugebėti tinkamai komunikuoti arba pasižymėti komunikacine kompetencija šiandien svarbu kiekvienam specialistui. Lietuvai, kaip Europos Sąjungos narei, vis aktualesni tampa tarpkultūriniai komunikacijos aspektais.

LITERATŪROS SĄRAŠAS

1. Jucevičienė P. Organizacijos elgsena. Kaunas: Technologija, 1996.
2. Robbins S.P. Organizacinės elgsenos pagrindai. Kaunas: Poligrafija ir informatika, 2003 arba 2006.
3. Guščinskienė J. Organizacijų sociologija. Kaunas: Technologija.2000.
4. V. Pruskus „Sociologija“ Vilnius 2004 m.
5. Brown John, Duguid P. Socialinis informacijos gyvenimas. Charibdė, 2004.

Leave a Comment