Microsoft Access aplinka ir darbo principai

Microsoft Access

Microsoft Access aplinka ir darbo principai

Microsoft Access (toliau MS Access) yra viena populiariausių vidutinės apimties duomenų bazių valdymo sistemų (toliau DBVS). Ji dažniausiai naudojama saugoti ir apdoroti informaciją vidutinėse ir mažose įmonėse bei organizacijose. Jos angliško pavadinimo Access lietuviškas atitikmuo yra Kreiptis į duomenis).MS Access yra reliacinė DBVS/1/: duomenys pateikiami kaip normalizuotų dvimačių lentelių rinkinys. MS Access pagrindinės funkcijos yra šios:
 DB struktūros kūrimas;
 DB užpildymas ir redagavimas;
 duomenų peržiūra, vaizdavimas vartotojui tinkama forma;
 navigacija DB;
 duomenų rikiavimas (rūšiavimas), filtravimas, paieška.

MS Access vykdo ir eilę kiitų, pagalbinių,bet labai svarbių funkcijų: užtikrina duomenų korektiškumo, neprieštaringumo ir pilnumo kontrolę; įgalina atlikti įvairius matematinius, statistinius skaičiavimus; leidžia įslaptinti tam tikrus duomenis ir uždrausti nesankcionuotą kreiptį į juos. Be to, vartotojas, naudodamas DBVS priemones (makrokomandas, SQL ar Visual Basic kalbą), gali sukurti savąją meniu sistemą ir taikomąsias programas, skirtas specifiniams poreikiams tenkinti. Minėtoms funkcijoms atlikti MS Access turi specialius instrumentus – grafinius dizainerius, meistrus, išreikštų konstruktorius, programų generatorius ir kt.
MS Access priemonėmis sukurta reliacinė DB išsaugoma faile, kuriam suteikiamas plėtinys mdb. Šiiame faile saugomos ne tik dvimatės lentelės su duomenimis, bet ir kiti objektai.
Lentelėse yra saugomi duomenys. Kiekvienoje lentelėje nurodomi laukai ar jų rinkiniai, įgyjantys tik nepasikartojančias reikšmes. Vienas jų paskelbiamas pirminiu raktu, vienareikšmiškai apibrėžiančiu kiekvieną lentelės įrašą. Lentelės yra bazinis MS

S Access objektas. Kiti objektai yra išvestiniai ir gali būti sudaromi, kai sukurta bent viena lentelė.
Užklausos – įgalina atrinkti duomenis pagal tam tikrus požymius ir, jei reikia, juos modifikuoti ar pašalinti. Taigi užklausų dėka iš DB galima bet kuriuo momentu išrinkti reikalingą informaciją.
Formos – palengvina įvesti, peržiūrėti ir redaguoti duomenis. MS Access priemonėmis vartotojas gali sukurti vaizdžias ir informatyvias formas.
Ataskaitos – įgalina sukurti ir spausdinti įvairius dokumentus, pagal DB sukauptus duomenis. Juos galima rikiuoti, grupuoti, atlikti skaičiavimus.
Makrokomandos – naudojamos aprašyti veiksmų sekoms, kurios aktyvizuojamos, vartotojui išrinkus atitinkamą meniu punktą ar paspaudus mygtuką.
Moduliai – tai programuotojo sukurtos procedūros ir funkcijos, kurios rašomos Visual Basic kalba.
Tarp DB lentelių turi būti nustatomi ryšiai (Relationships). Jie reikalingi kuriant užklausas, ataskaitas, kontroliuojant duomenis ir pan.
MS Access darbo aplinkoje išsiskiria pagrindinis irr DB langai. Abiejuose languose yra: antraštė, darbo sritis ir valdymo mygtukai. Pagrindiniame lange dar yra meniu juosta, įrankių (piktogramų) juosta, persukimo juostos (ne visada matomos) bei informacinė eilutė. Pagrindiniame lange talpinami visi kiti langai, kurie atsiranda darbo eigoje(tarp jų ir DB langas). DB lange matoma DB objektų eilutė ir operacijų įvykdymo mygtukai. Bet kuriuo metu aktyvus gali būti tik vienas langas (tas, kuriame dirba vartotojas).
Darbo su MS Access pradžioje meniu juostoje yra tokios veiksmų grupės:
 File – veiksmai su DB failais;
 Edit –
tekstinių ir įvairių kirų elementų redagavimo operacijos:
 View – meniu, įrankių juosta, langų bei jų elementų vaizdavimo valdymas;
 Insert – naujų objektų kūrimas;
 Tools – pagalbiniai instrumentai, darbo aplinkos nustatymas;
 Window – manipuliavimas su langais;
 Help – pagalba.

Darbo eigoje meniu juostoje galima iššaukti papildomas veiksmų grupes, kaip antai:
 Format – tekstinių ir kitų elementų formavimas;
 Records – lentelių įrašų tvarkymas ir vaizdavimas;
 Relationships – ryšių tarp lentelių nustatymas;
 Filter – lentelių įrašų filtravimas;
 Query – veiksmai su užklausomis (sudarymas, tvarkymas, vykdymas);
 Run – makrokomandų vykdymas.

Svarbiausi darbo MS Access aplinkoje principai yra šie.

1. Iškvietus MS Access, galima arba kurti naują DB, arba atidaryti jau egzistuojančią DB.

2. Kuriant DB, būtina nurodyti katalogą, kuriame bus saugomas DB failai, taip pat to failo vardas.

3. Bet kuriuo momentu gali būti atidaryta tik viena DB, kuri apdorojama DB lange. Atidarant naują DB, senoji automatiškai uždaroma.

4. Dirbama su įvairiais DB objektai jiems atitinkančiose languose. Tie langai automatiškai atidaromi, uždaromi, su jais galima įvairiai manipuliuoti. Gali būti atidaryta daug langų vienu metu, bet tik vienas yra aktyvus.

5. Kiekvienai naujai sukuriamam objektui turi būti suteiktas vardas. Jis rašomas pagal tipines vardų rašymo taisykles. vardas suteikiamas išsaugant naują objektą atitinkamos komandos arba piktogramos pagalba. Objektą išsaugoti galima ir uždarant su tuo objektu susijusį langą.

6. Su kiekvienu DB objektu dirbama atskirame lange. Yra numatyti su darbo režimai:
a) operatyvusis režimas – kai mes peržiūrime, redaguojame, ieškome informacijos ir pan.;

b) konstruktoriaus režimas –

kai mes kuriame, keičiame objekto struktūrą, šabloną.

7. Turi būti aiškiai skiriamos dvi veiksmų, atliekamų MS Access aplinkoje, klasės:

a) veiksmai, atliekami su DB failu;

b) veiksmai, atliekami su DB objektais (lentelėmis, užklausomis ir pan.).

8. DB lango uždarymas reiškia tuo pačiu DB uždarymą.

Lentelių kūrimas

Kuriant lentelę reikia nurodyti kiekvieno lauko vardą (Field Name) ir jame saugomų duomenų reikšmių tipą (Data Type). Konkrečioje lentelėje kiekvienam laukui turi būti suteiktas vardas, kurį gali sudaryti keli žodžiai. Bendras lauko vardo ilgis negali viršyti 64 simbolių. Lauko varde negali būti įvairių skyriklių, pvz. <>,.” ir pan. Be to, reiktų vengti ilgų sudėtinių vardų. Pilnesnį lauko aprašymą ir jo paskirtį galima nurodyti Description skiltyje.

Laukų tipas parenkamas atsižvelgiant į tai, kokio pobūdžio informacija juose bus saugoma.

Nurodžius lauko vardą ir tipą, skiltyje Field Properties gali būti nurodomas papildomos lauko savybės. Lauko savybių rinkinys priklauso nuo pasirinkto lauko tipo.

Pagrindinės laukų savybės:

1. Lauko dydis. Jis Text ir Number tipo laikams nustato maksimalią saugojamų dokumentų apimtį. Tekstiniame lauke gali būti nuo 1 iki 255 simbolių (paprastai Text tipo laukui automatiškai suteikiama 50 simbolių apimtis). Sudarant lentelę reikia stengtis, kad tekstinių laukų plotis atitiktų juose laikomus duomenis.

2. Formatas. Parenkant lauko formatą galima keisti duomenų vaizdavimą. Number, Currency ir Auto Number tipo laukams yra sudaryti standartiniai formatai.

3. Dešimtainių pozicijų skaičius. Number ir Currency tipo laukų duomenis ga

alima vaizduoti norimu tikslu, t.y. parinkti matomų po taško dešimtainių skaitmenų kiekį (nuo 0 iki 15). Nutylima Decimal Places reikšmė yra Auto, kuriai esant Currency, Fied, Standard ir Percent formatų skaičiai vaizduojami dviejų skaitmenų po taško tikslumu, o General – tokiu, kaip pateikiami duomenys, pvz. 1.377777.

Formų, užklausų ir ataskaitų kūrimas

Formos. Pagrindinė formų paskirtis – suteikti DB vartotojui galimybes vaizdžiai ir patogiai įvesti, modifikuoti bei peržiūrėti duomenis. Formos naudoja duomenis, kurie saugomi lentelėse ar gaunami vykdant užklausas. Forma, naudojanti vienos konkrečios lentelės ar užklausos duomenis, vadinama paprasta. Jei viena forma įdedama į kitą ir turi duomenis paimtus iš kelių susietų lentelių, ji vadinama sudėtine. Šiuo atveju sukuriamos pagrindinė (Main) ir jai pavaldi pagalbinė (Subform) formos. Kuriant formas galima naudoti formų meistrą (Form Wizard). Atsakant į jo pakeitimus klausimus sukuriamas pradinis formos variantas it toliau, jei reikia, projektavimo (Design) režime jis koreguojamas ar papildomas. Projektavimo režime galima keisti esamų formos elementų išdėstymą, matmenis, formatus bei įvesti naujus elementus (įvairius užrašus, sąrašus, valdymo elementus ir kt.). Šiuo atveju patogu naudoti formos projektavimo įrankių “dėžutę” (Toolbox), kuri atsiranda ekrane, įvykdžius veiksmų seką View→Toolbox. Formose, kaip ir lentelėse, galima atlikti navigaciją, duomenų rikiavimą, filtravimą ir paiešką.

Užklausos. Jos dažniausiai kuriamos, kai reikia atlikti tam tikrų duomenų paiešką (atranką), nors gali būti sudaromas ir duomenų modifikavimui. Vykdant užklausas, duomenys gali būti imami iš atskirų lentelių, susietų lentelių ar kitų užklausų. Yra tokie pagrindiniai užklausų tipai:
 paprastos, t.y. surenkančios duomenis iš vienos ar kelių lentelių;
 atrenkančios, t.y. imančios duomenis iš vienos ar kelių lentelių pagal suformuotą atrankos kriterijų;
 skaičiuojamosios, kuriose formuojami laukai su apskaičiuotomis reikšmėmis;
 suvestinės, kuriose galimas duomenų grupavimas ir duomenų grupių charakteristikų skaičiavimas;
 parametrinės, kuriose gali būti keičiamos paieškos kriterijaus parametrų reikšmės (jas įvedant);
 kryžminės – jose duomenys turi formatą, panašų į tą, kuris naudojamas elektroninėse lentelėse (skaičiuoklėse).
Konkrečioje užklausoje gali būti apjungti įvairūs jų tipai.

Ataskaitos. Jos naudojamos išvesti iš DB duomenis pageidaujama vartotojui forma. Ataskaitų duomenys gali būti gaunami iš atskirų ar susietų lentelių bei užklausų. Ataskaitose juos galima įvairiai rykuoti, grupuoti, atlikti įvairius skaičiavimus. Ataskaitų, panašiai kaip ir formų, kūrime tikslinga naudoti ataskaitų meistrą (Report Wizard) suformuoti jos ruošinį, o vėliau jį redaguoti.

Leave a Comment