Šiame skyriuje apžvelgiama:• valdymo ir raštvedybos santykis;• dokumento sąvoka;• dokumentų klasifikavimo įvairovė;• dokumentų unifikavimo esmė ir svarba.
VALDYMAS IR RAŠTVEDYBA
Žmonės užsiima įvairia veikla. Vieni gamina konkretų produktą, kiti teikia paslaugas, dar kiti dirba švietimo, kultūros ar sveikatos apsaugos srityje. Svarbiausia žmonių veiklos sritis yra materialinė gamyba (verslas), nes nuo jos priklauso žmonių gerovės lygis. Visoms sritims bendra tai, kad jos negali funkcionuoti be valdymo, kuris apibrėžiamas kaip poveikis siekiant atitinkamą sritį tvarkyti ir tobulinti. Valdymo funkcijų veikimo rezultatas yra valdymo sprendimų rengimas ir priėmimas. Kokybiškų sprendimų priėmimui reikalinga tiksli, atitinkanti tikrovę informacija. Ji surenkama bendraujant, keičiantis žiniomis, naujienomis. Todėl labai reikšmingi yra komunikacija ir informacijos apdorojimo procesai. Terminas komunikacija, kilęs iš lot. communicatio – „pranešimas“, reiškia bendravimą, keitimasi patyrimu, mintimis, išgyvenimais. Valdymo veikloje dažniausiai naudojama dokumentinė informacija, kurios formavimas susideda iš 3 etapų. Tai pavaizduota 1 paveiksle.
Informacijos apdorojimo tikslingumas ir operatyvumas, greta efektyvių komunikacijų, yra sėkmingo organizacijos darbo sąlyga. Ir nėra tokios profesinės veiklos, sistemos, srities, kur nereikėtų dirbti su dokumentais. Norint sėkmingai organizuoti valdymo darbą, būtina tinkamai nukreipti darbuotojų veiklą bei pastangas, taikyti naujausius technikos pasiekimus, priimti efektyvius sprendimus. Tai įgyvendinama tik tinkamai kaupiant bei naudojant informaciją, kitaip tariant, gerai organizuojant raštvedybą. Nuo to, kaip greitai, teisingai darbuotojai geba parengti valdymo dokumentus, priklauso organizacijos darbo sėkmė. Raštvedyba yra sudėtinė valdymo dalis, svarbus jo elementas. Dabartinės lietuvių kalbos žodynas raštvedybą apibrėžia, kaip raštinės darbų tvarkymą, raštvedžio darbą.2001 m. pabaigoje išleistose „Raštvedybos taisyklėse“ pateiktas naujas apibrėžimas:Raštvedyba – įmonės, įstaigos, organizacijos, institucijos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo ar gavimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.
Norint dokumentus panaudoti, reikia su jais atlikti ir kitas operacijas: įforminti, registruoti, kontroliuoti jų užduočių vykdymą, tam tikra tvarka juos grupuoti.Valdymo, gamybinė, mokslinė ar kitokia įstaigų bei žmonių veikla fiksuojama dokumentuose. Kokybiškas dokumentų rengimas ir tvarkymas tobulina įstaigos valdymą, padeda operatyviau surasti bei panaudoti reikalingą informaciją, garantuoja dokumentų saugumą ir parengimą perduoti į archyvus tolesniam saugojimui. Raštvedyba ne tik atlieka valdymo veiklos aptarnavimo funkciją, daro tiesioginę įtaką valdžios, valdymo ir kitų institucijų darbo kokybei bei veiklos stiliui; raštvedybos dokumentai yra itin reikšmingi tautai ir valstybei. Įstaigose, priklausomai nuo jų dydžio ir struktūros, gali būti sudaromos įvairios raštvedybos tarnybos: bendrieji skyriai, sekretoriatai, kanceliarijos, raštinės ir pan. Sekretoriatas – (pranc. secretariat): 1. Įstaigos, įmonės (dažnai įmonių susivienijimo) vykdomoji institucija, paprastai tvarkanti einamuosius reikalus. 2. Asmenys, rašantys kokio nors susirinkimo, posėdžio, konferencijos protokolą.Kanceliarija (lot. cancellaria): raštinė; įstaigos skyrius, kuriame tvarkoma raštvedyba.Didelėse įstaigose dažnai su dokumentais dirba du padaliniai: sekretoriatas ir kanceliarija. Į sekretoriato sudėtį įeina vadovo bei pavaduotojų sekretoriai, kolegijos sekretorius. Kanceliarijoje atliekami dokumentų priėmimo, registravimo, išsiuntimo, apskaitos, skirstymo bei perdavimo ir kiti darbai. Mažose įstaigose raštvedybą paprastai tvarko vadovo sekretorius (padėjėjas, referentas ar pan.) arba specialiai paskirtas asmuo.Raštvedybos tarnybos vadovaujasi nuostatais, turi antspaudą (spaudą) su įrašu „Raštinė“ ar pan. Raštvedžių darbą reguliuoja pareiginiai nuostatai (pareigybės aprašymas), kurie turi užtikrinti racionalų darbo pasidalijimą. Šį darbą gali dirbti tarnautojai, turintys aukštąjį arba aukštesnįjį išsilavinimą. Už bendrąją raštvedybos būklę atsakingas įstaigos vadovas. Už dokumentų rengimo taisyklių diegimą bei tinkamą darbo organizavimą atsakingi šį darbą dirbantys asmenys.Keičiantis darbuotojams, raštvedybos bylos bei dokumentai perduodami surašius perdavimo-perėmimo aktą. Nauji darbuotojai supažindinami su įstaigos struktūra, darbo tvarka, teisės aktais.
Atsižvelgiant į įstaigos struktūrą ir dokumentų apyvartos apimtį, raštvedybos sistema gali būti centralizuota arba mišri. Esant centralizuotai sistemai, visus dokumentus tvarko vienas struktūrinis padalinys – raštinė. Tai gautos korespondencijos priėmimas, registravimas, savo įstaigos dokumentų spausdinimas, įforminimas, išsiuntimas, bylų formavimas, bylų saugojimas. Šią sistemą savo darbe taiko mažos įstaigos, kurių dokumentų apyvarta nedidelė.Kai raštvedybos sistema mišri:• korespondenciją priima, registruoja, įteikia vykdytojams, savo įstaigos dokumentus spausdina bei išsiunčia raštinė centralizuotai;• dokumentus rengia, įformina, vykdo jų užduotis, formuoja ir saugo bylas – struktūriniai padaliniai.
Skirtingų raštvedybos sistemų darbas su dokumentais pavaizduotas 2 paveiksle. Darbas su dokumentaisRaštvedybos sistema Įstaigos dydis Struktūrinis padalinys Operacijos, atliekamos su dokumentaisCentralizuota maža raštinė • korespondenc. priėmimas;• registravimas;• įteikimas vykdytojams• dokumentų spausdinimas;• įforminimas;• išsiuntimas;• bylų formavimas;• bylų saugojimas. Mišri didelė raštinė • korespondencijos priėmimas;• registravimas;• įteikimas vykdytojams;• dokumentų spausdinimas;• išsiuntimas. struktūrinis padalinys • dokumentų rengimas;• įforminimas;• užduočių vykdymas;• bylų formavimas ir saugojimas.
2 pav. Centralizuotos ir mišrios raštvedybos sistemos darbo su dokumentais organizavimas
DOKUMENTO SĄVOKA
Įstaigos, įmonės, organizacijos, institucijos, vykdydamos savo funkcijas, atlikdamos pavedimus ir įformindamos kasdienius reikalus, parengia daug dokumentų. Darbas su jais susideda iš informacijos kaupimo, jos sisteminimo, apdorojimo, dokumentinės informacijos naudojimo. Dokumentas, kaip informacijos laikmena, yra materialus kūnas informacijai užrašyti, saugoti, atgaminti ir perduoti. Todėl jis gali būti ir darbo objektu, ir darbo rezultatu. Terminas dokumentas kilęs iš lotyniško žodžio documentum – „pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas“. Tai priemonė įvairiais būdais ant specialios medžiagos fiksuoti informaciją apie faktus, įvykius, objektyvios tikrovės reiškinius ir žmogaus mąstymo veiklą. Į dokumento sąvoką plačiąja prasme įeina pirmykštis piešinys ant sienos, indo, taip pat informacija užfiksuota rankraščiuose, žemėlapiuose, grafikuose, mašinraščiuose, mašinogramose, foto- ir fonodokumentuose, magnetinėse juostose, diskuose, duomenų kaupimo bankuose. Taigi dokumentas yra informacijos laikmena, tačiau jos dokumentiniai požymiai skirtingi.
Valdymo dokumentų sąvoka siauresnė. Tradicinis informacijos fiksavimo būdas yra rašymas kaip veiksmas, medžiaga informacijai fiksuoti – popierius. Šiuose dokumentuose fiksuojami įvairūs valdymo veiksmai, sprendimai, rezultatai: įstaigos vadovo valdymo funkcijos įforminamos įsakymais, informacija pasikeičiama raštais, faksogramomis, pažymomis.Valdymo veikloje be popieriaus naudojamos ir tokios informacijos laikmenos, kaip kompaktiniai diskai, diskeliai, kurias gali perskaityti tik elektroninės mašinos. Per paskutiniuosius dešimtmečius ištobulinus informacines technologijas, talpūs išoriniai atminties įrenginiai ir prieinamos kainos leidžia didžiulius popierinės informacijos kiekius greitai ir patogiai paversti elektroniniais dokumentais, juos saugoti ir lengvai surasti pagal duotus parametrus. Atsižvelgusi į šias naujoves, Tarptautinė standartų organizacija apibūdino dokumentą, kaip „informacijos laikmeną ir šioje laikmenoje užfiksuotus pastovius duomenis, kuriuos gali perskaityti žmogus arba mašina“. Oksfordo žodyne dokumentas apibūdinamas kaip „tekstas arba vaizdas, turintis informacinę reikšmę“. Ne visos įstaigos rengia vienodus dokumentus. Įstaigos dokumentų rinkinį lemia:• įstaigos funkcijos ir kompetencija;• įstaigos sprendžiamų klausimų pobūdis;• klausimų sprendimo tvarka;• ryšiai su kitomis įstaigomis.Valdymo veikla dokumentuojama nustatytos formos dokumentais, susijusiais su kuria nors valdymo funkcija. Tokia veikla išreiškiama tvarkomaisiais dokumentais. Įstaigos ar įmonės veikla įforminama ir organizaciniais bei informaciniais dokumentais. Sprendžiant, kurią dokumento rūšį panaudoti valdymo veiklai įforminti ir kaip parengtą dokumentą pavadinti, patogiausia vadovautis įstaigoje parengtu dažniausiai rengiamų dokumentų sąrašu.Bronislovas Vonsavičius teigia, kad „dokumentai – tai neįkainojamas valstybės turtas, šalies istorijos šaltinis, paveldas. Todėl labai svarbu, kaip jie parengti, ar gali būti visaverčiai istorijos šaltiniai teisės, kultūros, kalbos, istorijos ir kitais požiūriais, ar gali tenkinti mokslo, kultūros, švietimo, istorijos tyrinėtojų, visų žmonių poreikius atsakant į jų paklausimus bei prašymus.“ (B.Vonsavičius. Valdymas ir dokumentai. Vadovo pasaulis. 1998 7-8, 66 p.)Akivaizdu, kad kiekvienas dokumentas turi savo vertę, tačiau ji nevienoda. Visus dokumentus galima vertinti dviem aspektais:
1. Trumpalaikė, praktinė reikšmė, kai dokumento reikia dabartiniu metu, pavyzdžiui, prekių čekio, teatro bilieto, atostogų įsakymo.2. Mokslinė-istorinė vertė. Tai asmens, įstaigos, vietovės, šalies istorijos šaltinis, galintis atspindėti ir liudyti tautos bei valstybės ekonomikos, politikos, kultūros raidą. Todėl dokumentus reikia tvarkyti taip, kad jie išliktų ateities kartoms, nes „maža dokumentus parašyti – svarbu juos išsaugoti“.
DOKUMENTŲ KLASIFIKAVIMAS
Pagrindiniai dokumentų klasifikavimo požymiai:1. Dokumento turinys, parodantis koks yra informacijos pobūdis. Pagal šį požymį veiklos dokumentai skirstomi į unifikuotų dokumentų sistemas. Šiuo metu Lietuvoje yra: statistikos, finansinės apskaitos, finansų, prekybos, bankų, teisės, vidaus reikalų, sveikatos apsaugos, švietimo ir kt. sistemos. Specialiuosius dokumentus jos rengia pagal jiems skirtus reikalavimus, o vykdydamos bendrą funkciją – valdymo proceso organizavimą – rengia organizacinius, tvarkomuosius ir informacinius dokumentus. Jie vadinami veiklos dokumentais, kartais bendraisiais. Ir tai suprantama, nes įvairių veiklos sričių institucijose, įmonėse ar įstaigose šie dokumentai rengiami pagal tas pačias dokumentų rengimo ir įforminimo taisykles, be šių dokumentų nė viena institucija negali tinkamai organizuoti veiklos. Veiklos dokumentų sistemos struktūra pavaizduota 3 paveiksle.
2. Dokumento forma, parodanti kokiu būdu informacija užfiksuota.Pagal šį požymį dokumentai gali būti vizualūs, audio-, audiovizualūs.Vizualius (lot. visualis – „regimas“) dokumentus žmogus suvokia akimis, juos skaitydamas ar žiūrinėdamas. Tai tekstai ir vaizdiniai dokumentai – iliustracijos, diagramos, piešiniai, brėžiniai, fotografijos; dokumentų tekstai parašyti ranka, surinkti kompiuteriu, padauginti operatyviosios poligrafijos priemonėmis arba atspausdinti spaustuvėje.Audiodokumentai (lot. audio – „klausau(si), girdžiu“) – tai fonodokumentai (gr. phone – „garsas, balsas“), kuriuose užfiksuota garsinė informacija, atgaminama ir perduodama specialia aparatūra, t.y. diktofonais ir magnetofonais.Audiovizualiuose dokumentuose užfiksuota garsinė ir vaizdinė informacija suvokiama vienu metu klausa ir rega. Atgaminama elektronine technika.Dokumentai klasifikuojami ir pagal kitus požymius. Pagal sudarymo vietą yra vidiniai ir išoriniai. Vidiniai dokumentai naudojami įstaigos vidaus veiklai įforminti ir joje vykstančių operacijų fiksavimui (atsargų perdavimai iš sandėlio į padalinį, pagamintos produkcijos perdavimai iš padalinio į sandėlį ir kt.). Išoriniai dokumentai – tai įvairaus pobūdžio raštai, pažymos. Apskaitos išoriniai dokumentai – tai iš tiekėjo gautos sąskaitos dėl apmokėjimo už įsigytas prekes arba kasos pajamų orderiai, išrašyti gavus iš pirkėjo grynuosius pinigus ir kt.
Pagal dokumentų sudarymo formą yra:• tipiniai, kurie yra sudaromi pagal tekstą-pavyzdį vienarūšėms įvairių institucijų operacijoms įforminti. Tipiniai yra finansinės apskaitos dokumentai.• trafaretiniai, kai dalis dokumento teksto atspausdinta iš anksto, kita dalis užpildoma sudarant konkretų dokumentą. • individualūs dokumentai tokie, kurių turinys kiekvieną kartą kitas. Tai originalus, dokumentą sudariusio asmens ar pareigūno kūrybinio darbo rezultatas. Būtini rekvizitai tokiuose dokumentuose įforminami pagal nustatytas taisykles. Pagal slaptumą dokumentai yra grupuojami į:• tarnybinio naudojimo, kuriais naudojasi visi įstaigos darbuotojai, tačiau dokumentai be atskiro nutarimo neskelbiami;• slaptus, kuriais naudojasi adresatas ir vykdytojas; • visiškai slaptus, su kuriais susipažįsta tik adresatas (įstaigos vadovybė). Pagal juridinę galią yra tikrų ir netikrų (fiktyvių) dokumentų. Tikri dokumentai parengti pagal galiojančias teisės normas ir atitinkantys dokumentų įforminimo taisykles. Fiktyvių dokumentų turinys neatitinka tikrovės (forma gali būti kaip tikro dokumento).Pagal įvykdymo laiką: • paprasti, kai nenurodomas įvykdymo laikas;• skubūs, su nurodytu įvykdymo laiku;• labai skubūs, skirti skubiam vykdymui. Pagal turinį (sprendžiamų klausimų kiekį):• paprasti (nagrinėjamas vienas klausimas) ir• sudėtiniai (nagrinėjama keletas klausimų).Pagal saugojimo laiką dokumentai grupuojami į:• laikino,• ilgo, • neterminuoto (amžino) saugojimo.Pasibaigus raštvedybos metams, įstaigose atliekama dokumentų vertės ekspertizė, kurios metu atrenkami laikino, ilgalaikio ir neterminuoto (amžino) saugojimo dokumentai. Laikino saugojimo dokumentai tokie, kurie saugomi įstaigos archyvuose iki 10 metų. Ilgo saugojimo dokumentai gali būti saugomi 25-eris, 45-eris ar 75-eris metus (pavyzdžiui, personalo dokumentai). Neterminuoto saugojimo dokumentų bylos perduodamos valstybiniam saugojimui. Pagal apyvartos pobūdį dokumentai gali būti: • gauti iš kitų įmonių;• siunčiamieji kitoms įmonėms; • vidaus, skirti įmonės vidaus reikalams.Dokumentai gali būti rūšiuojami pagal pateikimo būdą. Tai originalas, kopija, nuorašas; išrašas, dublikatas.ORIGINALAS – (lot. originalis – „pirminis, įgimtas, savitas“): 1. tikras, autentiškas kūrinys, dokumentas (skirtingai nuo kopijos ar vertimo); 2. tekstas, parašytas ranka arba rašomąja mašinėle, piešinys, brėžinys, fotonuotrauka, skirti poligrafiškai dauginti; 3. raštvedyboje – tai pirmas dokumento egzempliorius, kuriame yra atsakingo darbuotojo parašas ir, jeigu reikia, antspaudas.
Spausdintų dokumentų originalu laikomas pirmasis egzempliorius, kiti – nuorašai. Interesantui įteikiamas originalas, nuorašas segamas į bylą. Dokumentų originalai (darbo knygelės, diplomai) saugomi atskirai.KOPIJA – (lot. copia – „daugybė, atsarga“): 1. tikslus originalo nuorašas; techninėmis (dauginimo, fotokopijavimo, faksimilinio perdavimo bei kitomis operatyviosios poligrafijos) priemonėmis padarytas teksto, brėžinio, iliustracijos atgaminys, reprodukcija. Tiksli originalo (parašo, rankraščio, dokumento) kopija, gaunama spaudos ar fotografijos būdu vadinama faksimile. Ant išduodamos kopijos pažymima, kad originalas saugomas įstaigoje.NUORAŠAS – raštu tiksliai nurašytas visas dokumentas. Nuorašai spausdinami arba rašomi ranka, juos tvirtina notaras. Patvirtinti įstatymų nustatyta tvarka įgyja juridinę originalo galią. Nuorašais vadinami ir siunčiamųjų raštų antrieji (įstaigoje liekantys) egzemplioriai.
IŠRAŠAS – oficialiai įforminta dokumento ištrauka, pavyzdžiui, protokolo išrašas (žodis ištrauka šios reikšmės neturi ir reiškia tik šiaip išrašytą teksto dalį).
DUBLIKATAS – (lot. duplicatus – „padvigubintas, padaugintas“) – antrasis dokumento egzempliorius, kuris atstoja originalą. Išduodamas vietoj prarasto dokumento (asmens liudijimo, brandos atestato, diplomo), jame paprastai užrašoma specialioji žyma „Dublikatas“.
PASTABA. Terminais „nuorašas“ ir „kopija“ žodynuose vienodai apibūdinamas tiksliai nurašytas ar atkurtas tekstas. Todėl, remiantis kalbininkų rekomendacijomis, galima visus vienaip ar kitaip reprodukuotus dokumentus vadinti vienu labai bendros reikšmės, visiems patogiu ir suprantamu terminu „kopija“.
Dokumentų klasifikavimo įvairovė pavaizduota 4 paveiksle.
DOKUMENTŲ UNIFIKAVIMAS
Dokumentų unifikavimas (lot. unifico – „vienodinu“) – vienodinimas pagal informacijos sudėtį ir dokumentų formą. Tai sudaro sistemą, kurios svarbiausias tikslas – sudaryti tarpusavyje susijusius dokumentų rinkinius, užtikrinančius institucijų, įmonių ir įstaigų valdymo veiklos efektyvumą. Dokumentų unifikavimas susideda iš 3 etapų: 1. Nustatomi dokumentai, reikalingi konkrečiai valdymo funkcijai. 1990 metais Lietuvos Respublikos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės (tuo metu Lietuvos archyvų generalinė direkcija prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės) pavyzdinėje raštvedybos instrukcijoje pateikė dažniausiai raštvedyboje vartojamų dokumentų sąrašą (1990 m. Raštvedybos instrukcijos 76-78 p.). Pagal jį galima sudaryti konkrečios įstaigos dokumentų sąrašą, jame nurodyti, kada ir kokiu tikslu rengti vieną ar kitą dokumentą. Sudarius tokį sąrašą, tampa aišku, kokie dokumentai įstaigoje nereikalingi, nes dubliuoja kituose dokumentuose fiksuojamą informaciją.
2. Suvienodinamos dokumentų formos. Naudojamas standartinių formatų popierius, nustatomos vienodos paraštės, kiekvieno rekvizito (sudedamosios dokumento dalies) nuolatinė vieta, plotas bei įforminimo būdas.3. Vienodinamas dokumentų turinys: teksto sudedamosios dalys, nustatomi unifikuoti žodžių junginiai bei sakiniai. Šis etapas yra ypač svarbus, todėl jam paprastai skiriama daugiausia dėmesio. Dokumentų tekstų vienodinimo tikslas – parengti tekstų rašymo būdus ir taisykles, kurių laikantis per trumpą laiką galima sutvarkyti dokumentus, greitai ir vienareikšmiškai suvokti tekstą, parengti jį kompiuteriniam apdorojimui. Tekstai unifikuojami šiomis kryptimis: • informacijos turinys;• tekstų struktūra;• informacijos pateikimo kalbinės priemonės;• žodžių junginių ir sakinių rašymo taisyklės. Informacijos turinio unifikavimo esmė – parengti tinkamiausią informaciją konkrečiam valdymo uždaviniui spręsti. Atsisakoma pasikartojančios ir nesvarbios informacijos, įrašoma tokia, kurios nebuvo anksčiau, supaprastinama jos sudėtis. Sudėtinguose dokumentuose informacijos sudėtis vienodinama skyriais. Tekstų struktūros unifikavimo esmė – nustatyti vienodą dokumentų kompoziciją ir sudėtinių dalių tipinį rinkinį. Kalbinių priemonių unifikavimas traktuojamas kaip vieno iš keleto galimų variantų pasirinkimas tiems patiems duomenims perteikti literatūrine kalba. Renkantis formų ir konstrukcijų variantus, pirmenybė teikiama trumpoms formoms, atsižvelgiama į dabartinės kalbos tendenciją taupyti kalbines priemones, taip pat į atskirų formų ir konstrukcijų vienodumą, paprastumą, glaustumą ir trumpumą. Numatomi vienodi žodžių junginiai bei sakiniai, kurių vartojimas padeda labiau formalizuoti tekstą. Unifikuojant dokumentų tekstus, būtina laikytis šių principų:1. Tekstas turi objektyviai atspindėti valdymo situacijos turinį.2. Informacijos sudėtis turi atitikti dokumento rūšį.3. Vartojamos unifikuotos kalbos priemonės:3.1. Pastovūs žodžių junginiai ir sakinių modeliai.3.2. Standartizuoti terminai, sutrumpinimai.3.3. Standartinės dydžių ir matavimo vienetų reikšmės.Unifikuoti tekstai skiriasi pagal nuolatinės teksto informacijos fiksavimo ir organizavimo būdą, todėl jie skirstomi į lenteles, trafaretus, anketas.Informacija kompaktiškiau ir aiškiau išdėstoma lentelėje. Nuolatinė informacija surašoma viršuje ir kairėje skiltyje. Kintamoji – skaitmeninė ar žodinė – kitose skiltyse ir eilutėse. Tokiu būdu pateikta informacija vaizdi, ją galima klasifikuoti ir koduoti, lengva sumuoti skaitmeninius duomenis. Lentelėse dažniausiai rašomi etatų sąrašai, atostogų grafikai, struktūra, bylų apyrašai, bylų nomenklatūros ir kt.Būna daug tipiškų, pasikartojančių valdymo veiksmų ir situacijų, pagal kuriuos rengiami vienodi dokumentai, o jų tekstai yra trafareto ar anketos formos. Trafarete nuolatinė informacija pateikiama rišliu tekstu ar tam tikrais unifikuotais žodžių junginiais su tuščiais laukais, kurie užpildomi kintamąja informacija, priklausančia nuo konkrečios situacijos. Taip rengiami kai kurie aktai, protokolai, prašymai, pažymos. Turint tokių dokumentų formų spartėja darbas ir gerėja dokumentų kokybė.Anketoje pateikiama vieno objekto ar asmens tam tikrų rodiklių charakteristika. Nuolatinė informacija pateikiama kairėje lapo pusėje tam tikrų rodiklių pavadinimais (klausimais). Rengiant dokumentą, kintamoji informacija (vienareikšmiai atsakymai) įrašoma dešinėje lapo pusėje. Anketa naudojama, kai pagal tam tikrus kriterijus apibūdinamas vienas objektas. Taip pateiktą informaciją patogu koduoti. Dažniausiai naudojama personalo dokumentacijoje. Kai kurių dokumentų – nutarimų, sprendimų, potvarkių, įsakymų veiklos klausimais – turinys kaskart originalus. Jis pateikiamas rišliu tekstu. Didesnės apimties tekstas skirstomas skyriais, poskyriais, punktais ir papunkčiais. Numeruojama arabiškais skaitmenimis, skaitmenimis ir raidėmis (personalo įsakymai), romėniškais skaitmenimis (organizacinių dokumentų teksto dalys). Pagal punktus ir papunkčius lengviau surasti reikalingą informaciją, galima nekartojant teksto pateikti nuorodą į bet kurią teksto dalį, operatyviau išanalizuoti dokumentą, parengti kokybiškesnį atsakymą. Tam tikroms įstaigų grupėms sudaromi tipiniai dokumentai. Jų turinys (tekstas) būdingas visai įstaigų grupei. Dažniausiai sudaromi tipiniai dokumentai: nuostatai, įstatai, taisyklės. Rengiant dokumentą pagal tipinę formą, įrašomi konkrečios įmonės duomenys: veiklos rūšis, įstatinis kapitalas, buveinės adresas, pavaldumas. Naudojant tipinį tekstą, greičiau parengiamas analogiškas dokumentas.Unifikuotų dokumentų tekstų dėstymas priklauso nuo dokumentų rūšies. Tvarkomuosiuose dokumentuose, kurie yra leidžiami vienvaldiškai (įsakymuose, nurodymuose, potvarkiuose), vartojama vienaskaitos pirmojo asmens forma, išreiškianti vienvaldiškumo principą: skiriu, siūlau, įpareigoju ir kt. Kolegialiai leidžiamuose tvarkomuosiuose dokumentuose (nutarimuose, sprendimuose), vartojama esamojo laiko trečiojo asmens forma, išreiškianti kolegialumo principą: nutaria, nusprendžia.Kitų rūšių dokumentuose vartojama esamojo laiko trečiojo asmens forma (pavyzdžiui: Vilniaus kolegijos vadovybė mano, kad galima…; ministerija neprieštarauja;) arba daugiskaitos pirmojo asmens forma (siunčiame, prašome ir pan.). Šiais atvejais vadovas, pasirašęs dokumentą, atstovauja įstaigai.Tokiuose dokumentuose, kaip aiškinamieji raštai, tarnybiniai pranešimai, prašymai, tekstas pradedamas vienaskaitos pirmojo asmens forma: manau, kad būtina; prašau skirti ir t.t.Visi dokumentai, išskyrus raštus, turi dokumento pavadinimą, kurį sudaro dokumento rūšies pavadinimas (aktas, įsakymas, protokolas ir kt.) ir antraštė. Antraštė yra sintaksinė konstrukcija, trumpai apibūdinanti dokumento turinį. Ji turi būti maksimaliai trumpa ir tiksli. Rekomenduojama ją formuluoti veiksmažodiniu daiktavardžiu, atsakančiu į klausimą dėl ko?, pavyzdžiui: Dėl įmonės reorganizavimo, Dėl studentų priėmimo. Tiksliai parašyta antraštė bus ta, kuri prasidės prielinksniu dėl ir objekto, į kurį nukreiptas veiksmas, nurodymu: Dėl finansinės veiklos patikrinimo, Dėl studijų rezultatų suvedimo.Tokių dokumentų, kaip įstatai, instrukcija, etatų sąrašas, struktūra ir etatų skaičius, taisyklės, protokolas, ir kt. antraštė turi būti suderinta su dokumento pavadinimo linksniu, pavyzdžiui: Metodinės komisijos posėdžio (kieno?) protokolas, Moksleivių sąjungos (kieno?) įstatai. Dokumento tekstas – svarbiausia dokumento turinio dalis. Dokumento teksto struktūra (kompozicija) – nuoseklus išdėstymas sudėtinių dalių, atskleidžiančių dokumento funkcinės paskirties turinį. Tekstą gali sudaryti viena, dvi ir daugiau dalių. Veiklos įsakymams, tarnybiniams pranešimams racionaliausia parinkti dviejų dalių teksto struktūrą. Pirmojoje išdėstomi faktai ir įvykiai, kurių pagrindu surašomas dokumentas. Antrojoje – išdėstomos išvados, prašymai, pasiūlymai, sprendimai, potvarkiai, konstatuojami faktai. Dokumentų tekstai gali būti vienos dalies. Įsakymai gali turėti tik dėstomąją dalį be įvadinės; raštai – prašymus be paaiškinimų; pažymos, tarnybiniai pranešimai – konstatuojamus faktus be paaiškinimų. Rengiant sudėtingesnių dokumentų – nuostatų, įstatų, instrukcijų, taisyklių – struktūros schemas, tekstas skirstomas į skyrius, punktus, papunkčius, kuriuos būtina sunumeruoti skaitmenimis pagal Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių reikalavimus. Privalumai. Unifikuoti dokumentai padeda mažinti dokumentų formų skaičių, nustatyti būtiną informacijos turinį, išvengti jos kartojimo bei nemotyvuoto perkrovimo, palengvina kompiuterinės technikos diegimą, kai būtinas duomenų sistemos vieningumas. Atsiranda galimybių gretinti pirminių ir suvestinių dokumentų duomenis ir faktus.Unifikuotus dokumentus galima greičiau ir lengviau parengti ir įforminti, patogiau skaityti, jie yra estetiškai patrauklesni. Sukūrus tokių dokumentų grupes, jas galima standartizuoti, o tai reiškia, kad dokumentams nustatomi tam tikri reikalavimai ir normos, kurių privalo laikytis visų žinybų, organizacijų, įstaigų pareigūnai ir piliečiai.