INFORMACINIŲ SISTEMŲ REIKŠMĖ VERSLUI

Vilnius, 2005

TURINYS

ĮVADASIS SAMPRATAINFORMACINIŲ SISTEMŲ VIETA VERSLEVALDYMO LYGIŲ INFORMACINĖS SISTEMOSIS IR KONKURENCIJAIŠVADOSLITERATŪRA

ĮVADAS

Dabartinę visuomenę galima apibūdinti kaip pereinamąją iš industrinės į informacinę visuomenę. Tam tikru požiūriu tai reiškia, kad tai, ką žmonės sukuria daugiau yra susiję su informacija ir žiniomis, negu su fizine verte. Gaminiuose, paslaugose didėja informacijos kiekis, t.y. didėja lygis iki kurio produkcijos ar paslaugos vertę sudaro informacija. Visoms, be išimties įmonėms svarbu patenkinti klientų poreikius ir rinką kuo mažesnėmis sąnaudomis ir tuo pačiu metu gauti kuo didesnes pajamas. Šį tikslą pasiekti padeda įmonės darbo optimizavimas ir kontrolė, pritaikant informacines sistemas. Tiktai optimalus informacinių sistemų naudojimas įmonei duoda apčiuopiamus teigiamus rezultatus.Kompiuteris gali būti puikus žmogaus pagalbininkas kaupiant, saugojant, apdorojant, perduodant ar ieškant informacijos. Tačiau ir patiems reikia išsiugdyti tam tikrus darbo su informacija įgūdžius: atskirti esminę informaciją nuo perkeltinės, greitai ją įvertinti, mokėti naudotis įvairiomis informacinės technologijos priemonėmis. Kompiuteryje esančią bei juo apdorojamą informaciją įprasta vadinti duomenimis.Sakoma, kad į kompiuterį įvedame ir iš jo gauname duomenis, o ne informaciją, nes kompiuteryje informacija susijusi su konkrečiu vaizdavimu – kodavimu. Vadinasi, konkretesniems dalykams išreikšti vartojame duomenų sąvoką, abstraktesnius – vadinti informacija. Informacinės sistemos kuriamos bei naudojamos daugelyje žmogaus veiklos sričių. Jos leidžia naudotis tikslia ir laiku gaunama informacija, yra skirtos palengvinti valdymo sprendimų ir administravimo, koordinavimo ir kontrolės funkcijas. Tinkamai sukurtos informacinės valdymo sistemos teikia žinių apie organizacijos veiklos praeitį, dabartį, numatomą ateitį ir organizacijai svarbius vidaus bei išorės įvykius. Informacinės valdymo sistemos padeda analizuoti ir vizualizuoti informaciją, palengvina įvairaus lygio vadovų ir administratorių darbą.Informacinėse valdymo sistemose esantys duomenys atspindi organizacijos, įmonės, įstaigos veiklos rezultatus ir aplinkos veiksnius, darančius įtaką šiai veiklai. Informacinėse sistemose informacija apie organizacijai ir aplinkai svarbius asmenis, veiklą, daiktus ir procesus turėtų būti kaupiami ir pateikiami žmogui patogia forma.

IS SAMPRATA

Informacinę sistemą galima apibrėžti kaip kompleksą komponentų, skirtų įvairių rūšių duomenims ir informacijai rinkti, saugoti, apdoroti, laikyti bei skleisti, siekiant tam tikrų organizacijos tikslų ir taikant kompiuterines technologijas.Informacinės sistemos neatskiriamos nuo technologijų it techninės įrangos. (kompiuterių, telekomunikacijų priemonių ir pan.). Jų pobūdį ir galimybes dažniausiai nulemia naudojamos technologijos. Tačiau pati technika savaime dar nėra technologija. Dabartinės informacinės sistemos įvaizdį galima sieti su kompiuteriu. Kompiuteris, kol su juo nėra susiejamos idėjos, tikslai, sprendžiamos problemos, uždaviniai ir tam tikri sugebėjimai, tėra metalo ir plastiko konstrukcija. Taigi minėtąsias kompiuterines sistemas galima laikyti technologijomis, kai jos tiesiog susiejamos su informaciniais tikslais, problemomis, poreikiais ir žmonių veikla.Informacinė sistema suprantama kaip struktūrizuotas procesų ir procedūrų rinkinys, kuriame duomenys yra kaupiami, organizuojami ir pateikiami vartotojui. Informacinė sistema – tai darbo praktikos, informacijos, žmonių ir informacinių technologijų, skirtų organizacijos tikslams siekti, kompleksas. Informacines sistemas sudaro programinė, techninė įranga, žmonės, duomenys.Galima išskirti tris informacinių sistemų tipus:– duomenų apdorojimo. Tai yra kompiuteriais ir kitomis elektroninėmis priemonėmis paremtos sistemos, atliekančios duomenų fiksavimo, apdorojimo ir jų pateikimo darbus kasdieninių operacijų lygmenyje. Pavyzdžiui, įrašų darymas buhalterijos didžiojoje knygoje, algalapių sudarymas, linijinių kodų nuskaitymas, automatinės kasos ir t.t.– biuro valdymo sistemos. Šios sistemos padeda atlikti kasdienines biuro operacijas – tekstiniai redaktoriai, elektroninis paštas, telefonai, faksai ir pan.– sistemos skirtos konkretiems vartotojams. Jos skirtos tiesioginiam vadybos aprūpinimui jų kasdieniniame darbe. Pavyzdžiai: sprendimų palaikymo sistemos, ekspertinės sistemos, valdymo informacijos sistemos.Jei pirmosioms sistemoms nekeliami ypatingi techniniai reikalavimai, tai su trečiąja sistemų rūšimi yra kitaip. Jos turi specialiai turi būti suprojektuotos ir pritaikytos konkrečiai organizacijai. Kompanijos sėkmė priklauso ne tiek nuo turimos technikos, kiek nuo sugebėjimo ją efektyviai kombinuoti ir integruoti į visus procesus.

Akivaizdu, kad informacinė sistema turi būti sumodeliuota taip, kad patenkintų maksimalų vartotojų skaičių ir reikiama informacija pasiektų reikiamą asmenį suprantama forma ir reikiamu metu.Informacinių sistemų kokybę nusako:– informacijos šaltinio patikimumas;– tikslumas;– operatyvumas;– paieškos kalbų paprastumas ir aiškumas;– minimalios paieškos laiko sąnaudos;– informacinės paieškos lankstumas;– galimybė gauti diferencijuotą informaciją;– pateikiamos informacijos išsamumas;– informacijos struktūra;– ryšio kokybė.Nuo informacijos kokybės priklauso ir jos vertė, tačiau nereikia pamiršti, kad vertė susijusi ir su subjektyviais veiksniais.

INFORMACINIŲ SISTEMŲ VIETA VERSLE

Pagrindinė IS panaudojimo sritis yra verslas. IS leidžia efektyviau valdyti organizacijas ir kontroliuoti verslo procesą. Jos taupo laiką, resursus, lėšas, padeda prisitaikyti prie aplinkos pokyčių ir įgyti pranašumą prieš konkurentus.IS naudojimas tiesiogiai veikia verslo proceso dalyvius. Jų darbas gali tapti lengvesnis arba sunkesnis (intensyvesnis), įdomesnis arba nuobodesnis (mažiau galvojimo, daugiau klavišų spaudymo). IS gali lavinti vienus sugebėjimus, tuo pat metu kitus paversdama beverčiais. Gali suteikti įdomios informacijos, bet gali ir klaidinti.Kalbant apie informacinių technologijų efektyvumą verslo procesuose, kartu kalbama apie platesnį junginį – strategines informacijos sistemas. Priežastys, dėl kurių korporacijos informacijos sistemoms ir technologijoms priskyrė strateginę reikšmę:– kompiuterių naudojimo įsitvirtinimas praktikoje (didėjantys kompiuterių sugebėjimai ir pasitikėjimas jais);– koncepcijos apie informaciją ir informacijos technologijas pasikeitimas (tai pradėta traktuoti kaip strateginius resursus);– sėkmingų pritaikymų įrodymai;– informacijos sistemų ir technologijų paplitimas (komercinės programinės įrangos bumas);– intensyvi ir globali konkurencija (globalus kaštų spaudimas).Strateginės informacijos sistemos yra informacijos sistemos, kurios kažkokiam verslo vienetui turi sukurti arba palaikyti konkurencinį pranašumą. Tam tikslui jos gali keisti tikslus, operacijas, produkciją, paslaugas ir netgi organizacijų struktūrą.Tam, kad, naudojant informaciją sukurti vertę, reikia sukurti ir įgyvendinti efektyvią jos panaudojimo sistemą. Reikėtų atskirti efektyvumo ir produktyvumo sąvokas. Efektyvumas reiškia teisingą veiklą, t.y. norimų rezultatų pasiekimą. Produktyvumas apibūdina ekonomiškumą sąnaudų atžvilgiu, kuomet vyksta kokia nors gamyba. Tokiu būdu atsiranda galimybė, kad organizacija sugebės produktyviai gaminti blogą ar netinkamą produkciją, tačiau tuomet ji nebus efektyvi.

VALDYMO LYGIŲ INFORMACINĖS SISTEMOS

Kiekviena įstaiga, įmonė ar organizacija turi vidinę valdymo struktūrą, kurios kiekvienas struktūrinis elementas atlieka tam tikras funkcijas, yra pavaldus kitiems arba valdo žemesnio lygio struktūrinius komponentus. Tai organizacinės politikos dalis. Todėl informacinėse valdymo sistemose nustatant bendrą valdymo struktūrą, duomenų srautus, informacinius procesus į tai turi būti atsižvelgta. Pagal organizacijos valdymo struktūrą bei hierarchiją galima išskirti kelis sistemos hierarchinius lygmenis, kuriuos dar praėjusio šimtmečio septintajame dešimtmetyje aprašė R. N. Antony. Kalbant apie sprendimų priėmimo sistemos ir hierarchinę organizacijos struktūrą reiktų pažymėti skirtumus tarp kelių skirtingų sprendimų priėmimo funkcinių sričių: strateginio planavimo, vadovavimo valdymo, operacijų valdymo.Lygis Sistemos tipas Panaudojimo sritisStrateginis Vadovų Strateginis prognozavimas ir planavimasTaktinis Valdymo Organizacijų valdymas: planavimas, sprendimų priėmimas ir kontrolė Sprendimų rengimo Duomenų paieška, modeliavimas, alternatyvų analizė, optimalių sprendimų formulavimas.Taktinis ir operatyvinis Žinių Specializuotos informacijos paieška, apdorojimas ir panaudojimas. Techninės Automatizuotas projektavimas, aparatūros kontrolė, objektų valdymas.Operatyvinis Įstaigų aptarnavimo Darbas su tekstine, grafine ir vaizdine informacija. Transakcijų apdorojimas Kasdieninės informacijos apdorojimas, suvestinių sudarymas.

Kiekvienas šių lygmenų skiriasi duomenų apdorojimo operatyvumu, kaupiamos informacijos apibendrinimo galimybėmis, veiklos ypatumais.Strateginės valdymo sistemos yra ilgalaikės politikos, darbo organizavimo, planavimo, strategijų generavimo ir kitus strateginio valdymo uždavinius spręsti padedančios sistemos. Jos skirtos organizacijų vadovams sudaryti tiek trumpalaikes, tiek ilgalaikes prognozes, organizacijos veiklos, ir biudžeto paskirstymo planus bei numatyti ilgalaikius darbo jėgos pokyčius.Aukščiausiojo lygmens vadovams pirmiausia rūpi strateginis planavimas ir kontrolė. Tad jiems reikalinga suderinta ir glausta informacija, kad būtų galima įvardyti, nustatyti arba parengti bendrąsias veiklos kryptis ir įvertinti bendrą veiklos lygį. Turimos informacijos nauda vertinama pagal jos kokybę, aktualumą, kiekybę ir tinkamumą valdyti. Nors šio lygmens strateginėms valdymo sistemoms išsamią informaciją teikia vadybos ir sprendimų palaikymo sistemos, planuojant strategiją svarbiausi yra išoriniai informacijos šaltiniai, teikiantys žinių apie ekonomines sąlygas, technologijos plėtotę, konkurentų veiksmus. Šią informaciją sunkiau surinkti ir kompiuterizuoti nei vidaus informaciją, nes papildomi duomenų šaltiniai organizacijai nepriklauso.

Taktinio valdymo lygmens informacinės sistemos skirtos vidutinio lygio vadovams, atsakingiems už strategijos, planų, tikslų, uždavinių vykdymą.Taktiniam valdymui vykdyti kuriama keletas informacinių valdymo sistemų tipų. Galima būtų išskirti vadybos informacines sistemas, pritaikytas bendram organizacijos valdymui, darbo priemonių, išlaidų kontrolei, personalo išdėstymo ir perskirstymo analizei atlikti. Sprendimų priėmimo ir paramos sistemos – tai patariančios sistemos, kurios remdamosi informacijos analize palengvina sprendimų priėmimo procesus įvairiuose valdymo lygmenyse.Transakcijų lygmens informacinis valdymo sistemomis naudojamasi organizuojant ir kontroliuojant kasdienę veiklą, elementarias duomenų apdorojimo operacijas.Transakcijų apdorojimo sistemos yra elementarių operacijų atlikimo ir jų panaudojimo sistemos (pvz., duomenų įrašymo, pakeitimo, ištrynimo, perdavimo ir panašių operacijų). Transakcijų atliekamos organizuojant ir kontroliuojant kasdienę duomenų apdorojimo veiklą.Transakcijų valdymo sistemos užtikrina elementarių operacijų su duomenimis atlikimą (duomenų įvedimo, keitimo, panaikinimo operacijas). Šios sistemos skirtos rutininei veiklai. Atliekami informacinių sistemų uždaviniai yra konkrečiai apibrėžti ir struktūriniai. Atliktų transakcijų duomenys, tokių kaip medžiagų, finansų cirkuliacija, ataskaitos, pateikiami aukštesnio lygmens valdymo struktūroms.Technologinę informacinių valdymo sistemų dalį sudaro: įvairi elektroninė, kompiuterinė bei ryšio aparatūra; programinė įranga; informacijos saugojimo technologijos; komunikacinės technologijos ir informaciniai tinklai.Žinių lygmens valdymo sistemos parankios specialistams bei biurų darbuotojams, kuriantiems naujas žinias ir dokumentus.Šių sistemų pagrindą sudaro žinių bazės ir įvairūs sprendimų priėmimo modeliai. Šios sistemos įgalina aprūpinti konkrečias darbo vietas. Pasitelkiant žinių sistemas kuriamos inžinerinės, administracinės, projektavimo, vadybos, analitinės, teisės patariamosios sistemos, kompiuterizuotos specialistų darbo vietos.Skirtingos organizacijos turi skirtingas IS toms pačioms funkcinėms sritims. Nėra gerų universalių IS, tinkančių visoms organizacijoms. Kiekviena organizacija turi savo specifiką, tikslus, struktūrą, ir tas pats darbas kiekvienoje iš jų atliekamas truputį skirtingai. Gera IS privalo būti individualizuota.

IS IR KONKURENCIJA

Informacinių sistemų paplitimas daro įtaką visam įmonės konkurentabilumui. Žinoma, kad informacinė revoliucija veikia konkurenciją trimis būdais: – keičia pramonės struktūrą ir konkurencijos taisykles;– kompanijoms suteikia naujas konkurentų aplenkimo sritis, būdus ir galimybes;– sudaro prielaidas atsirasti daugybei naujų verslo rūšių.Čia reikia išskirti penkias konkurencines jėgas, kurios veikia bet kurio verslo pelningumą:– pirkėjų galia;– tiekėjų galia;– naujų konkurentų (debiutantų) grėsmė; – galimų pakaitalų (alternatyva firmos gaminamai produkcijai) grėsmė;– varžymasis tarp esančių konkurentų.Norint sėkmingai konkuruoti įmonėms reiktų: įvertinti informacijos intensyvumą; nustatyti informacijos technologijų vaidmenį pačioje pramonės struktūroje; identifikuoti ir klasifikuoti būdus, kuriais IS gali sukurti konkurencinį pranašumą; ištirti, kaip IS gali sukurti prielaidas ir galimybes naujo verslo atsiradimui; vystyti planus, nukreiptus į IS privalumų išnaudojimą.Įvertinti informacijos intensyvumą. Potencialiai didelis informacijos intensyvumas gamybos grandinėje tikėtinas tada, jei, pavyzdžiui: kompanija tiesiogiai susijusi su labai daug tiekėjų ar užsakovų; produkto pardavimui reikalingas didelis informacijos kiekis; gaminama daug įvairių rūšių produktų, ir t.t. Potencialiai didelis informacijos intensyvumas gali būti ir pačioje produkcijoje, toks atvejis būtų, jei produktas yra grynai informacinis arba jei jo gamybą iš esmės sudaro informacijos apdorojimas. Nustatyti informacijos technologijų vaidmenį pačioje pramonės struktūroje. Čia reikia isiaiškinti kaip IS gali paveikti kiekvieną iš penkių konkurencinių jėgų, jei tai iš viso yra įmanoma, ir galimą jų (IS) įtaką pramonės riboms.Identifikuoti ir klasifikuoti būdus, kuriais IS gali sukurti konkurencinį pranašumą. Čia reikia stebėti informacijos technologijų efektus gamybos grandims, visai gamybai ir ryšiams tarp jos grandžių. Tuomet reikia kruopščiai ištirti tas veiklas kurioms reikia didelių kaštų, arba tas kurios yra kritiškai svarbios produkcijos išdiferencijavimui. Tai pat reikia nagrinėti tas grandis, kurios turi kokius nors svarbius ryšius su kitomis. Reikia žiūrėti ir kaip IS gali keisti konkurencinę erdvę. Yra kitos tyrimų kryptys, pavyzdžiui galima nagrinėti galimybes, ar galima prie produkto tiesiogiai pridėti daugiau informacijos, galbūt produktas gali būti parduotas naujiems pirkėjams (to siekiant per IS veiksmingumą marketinge), o galbūt, naudojant IS, galima sukurti naujus produktus. Nors dažniausiai tai būna kokios nors paslaugos, kuriomis siekiama padidinti esamos produkcijos konkurentabilumą.

Ištirti, kaip IS gali sukurti prielaidas ir galimybes naujo verslo atsiradimui. Galbūt galima kurti naujas verslo rūšis iš jau egzistuojančių. Tai, nors ir rizikingas, bet gana dažnai pasitaikantis atvejis.Vystyti planus, nukreiptus į IS privalumų išnaudojimą. Taip pat grupuoti strategines investicijas, nukreiptas į naujos technikos ir programinės įrangos įsigijimą. Toliau, identifikuoti būtinus organizacinius pakeitimus. Tuos pakeitimus būtina išaiškinti ir vadybininkams, nedirbantiems vadybos informacijos sistemų srityje

IŠVADOS

Informacijos samprata siejama su informacinės veiklos kompiuterizavimu, naujomis technikos rūšimis, šiuolaikinėmis informacijos apdorojimo, saugojimo ir perdavimo technologijomis. Kaupiama informacija ir žinios padeda taupyti visuomeninio, materialiojo, intelektinio darbo išteklius. Informacija atlieka strateginį vaidmenį šiuolaikinėje veikloje, sprendimų priėmimo procesuose. Informacinės sistemos tikslas – užtikrinti efektyvų informacijos panaudojimą organizacijoje, aprūpinti ją tikslia ir pilna informacija, užtikrinančia įmonės reikmes priimant valdymo sprendimus.

LITERATŪRA:

A. Saulis, O. Vasilecas. INFORMACINIŲ SISTEMŲ PAGRINDAI. Vilnius, 1998 m.D. Dzemydienė, R. Naujikienė. INFORMACINĖS SISTEMOS. DUOMENŲ STRUKTŪROS IR VALDYMAS. Vilnius, 2004m.J. Žvirklys, E. Vabalas. INFORMATIKA. Vilnius, 2000m.