TURINYS
1. PRIEŽIŪRA IR ATSKAITOMYBĖ 21.1. Įžanga 21.2. Paramos gavėjo / Rangovo atsakomybė 21.3. RĮI funkcijos 21.4 Vidaus reikalų ministerijos funkcijos 31.5. CFKA funkcijos 41.6. Nacionalinio fondo funkcijos 41.7. Nacionalinio pagalbos koordinatoriaus funkcijos 41.8. Nacionalinio valdymo komiteto funkcijos 41.9. Jungtinio priežiūros komiteto funkcijos 52. AUDITAS IR KONTROLĖ 62.1. Bendrieji aspektai 62.2. Kontrolės kriterijai 62.3. Paramos gavėjo / Rangovo atsakomybė 92.4. Vidaus reikalų ministerijos atsakomybė 102.5. Finansų ministerijos Nacionalinio fondo departamento atsakomybė 102.6. Finansų ministerijos atsakomybė 112.7. Valstybės kontrolės atsakomybė 112.8. Komisijos ir kitų audito institucijų teisės 113. FINANSUOJAMOS IŠLAIDOS 124. VIEŠUMAS 135. PROJEKTO UŽBAIGIMAS 145.1. Paramos gavėjo / rangovo atsakomybė 145.2. RĮI ir kitų institucijų atsakomybė 145.3. Paskutinis priežiūros informacijos įrašymas priežiūros duomenų bazėje 15PRIEDAS 16Finansuotinos veiklos išlaidos 161. Išlaidos darbuotojams 162. Darbuotojų kelionių išlaidos 163. Įrangos pirkimas 163.1. Naudota įranga 164. Nekilnojamojo turto ir žemės pirkimas 175. Subrangos sutartys 176. Išlaidos, kurios tiesiogiai nustatytos sutarties reikalavimais 177. Neturtiniai įnašai 178. Mokesčiai 189. Atidėjimas nenumatytoms išlaidoms, kurio dydis ne didesnis nei 5 proc. 1810. Ne daugiau nei 7 proc. paramos gavėjų valdymo išlaidų 18
1.PRIEŽIŪRA IR ATSKAITOMYBĖ
1.1.ĮŽANGA
Už informacijos rinkimą priežiūros tikslais atsako Vidaus reikalų ministerija. Ministerija pasirūpina, kad priežiūros informacija būtų pateikta Nacionaliniam valdymo komitetui, Jungtiniam priežiūros komitetui ir EK delegacijai Lietuvoje. Ji taip pat atsako už išsamesnės informacijos apie ESS įgyvendinimą siuntimą Nacionaliniam fondui, kaip numatyta šiame Procedūrų vadove. Priežiūrai įgyvendinti CFKA kaupia ir palaiko priežiūros duomenų bazę, kurioje yra sukaupta visa reikalinga informacija apie projektus. Priežiūros informacija apie dotacijasĮ CFKA priežiūros duomenų bazę turi būti įrašyta bent tokia informacija apie projektą:• veiksmų programos (Project Fiche) pavadinimas;• priemonė;• projektas šioje dotacijų schemoje;• institucija, kuriai perkančioji organizacija perdavė savo įgaliojimus (pavyzdžiui, kuriai paramos gavėjai teikia mokėjimo paraiškas);• kodas (projekto numeris).
1.2.PARAMOS GAVĖJO / RANGOVO ATSAKOMYBĖ
Rangovas teikia ataskaitas apie projekto vykdymą tvarka, nustatyta sutartyje, kurią jis pasirašo su CFKA (tipinė sutartis, kuri nustatyto paramos gavėjo / rangovo atskaitomybės reikalavimus, yra Praktinio PHARE, ISPA ir SAPARD vadovo priedas). CFKA užtikrina, kad rangovas susipažintų su atskaitomybės reikalavimais ir suprastų jų svarbą. Ataskaitos teikiamos atitinkamo tikslinio regiono RĮI.
1.3. RĮI FUNKCIJOS
RĮI atsako už visų regione įgyvendinamų ESS projektų kontrolę. Šiam tikslui RĮI disponuoja kiekvieno projekto dokumentais – galutinės sutarties egzemplioriumi, pagrindinėmis sąlygomis lėšoms gauti ir informacija apie vykdomus mokėjimus.Atlikdamos priežiūros funkcijas, RĮI atlieka patikrinimus projektų įgyvendinimo vietose. Tokiu būdu RĮI turi pagrindą vertinti kiekvieno rangovo atsiųstą informaciją ir mokėjimo paraiškas. RĮI kiekvieną projektą tikrina bent vieną kartą per jo įgyvendinimo laikotarpį, o informaciją apie patikrinimus įtraukia į savo ataskaitas.RĮI gaus ir vertins tarpinę ir baigiamąją ataskaitą. Tarpines ataskaitas rangovas rengia ir teikia atitinkamai RĮI reguliariais intervalais, nurodytais sutartyje tarp CFKA ir rangovo – tačiau ne rečiau kaip kartą per metus. RĮI patikrina, ar ataskaita parengta naudojantis forma ir ar joje įrašyta visa reikalinga informacija. RĮI atsiųstą informaciją taip pat palygina su anksčiau gauta informacija bei su duomenimis, kurie buvo gauti kontrolės tikslais atliekant patikrinimą projekto įgyvendinimo vietoje. RĮI iš rangovų gautas ataskaitas su savo pastabomis siunčia tvirtinti Vidaus reikalų ministerijai ir CFKA. RĮI kas mėnesį parengia ataskaitas apie PHARE ESS įgyvendinimą atitinkamuose tiksliniuose regionuose ir jas teikia Vidaus reikalų ministerijai.
1.4 VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS FUNKCIJOS
Vidaus reikalų ministerija atsako už bendrą ESS techninio įgyvendinimo priežiūrą tiksliniuose regionuose. Ji turi užtikrinti, kad visa reikalinga savo įsipareigojimams atlikti informacija būtų gautų laiku. Ministerija turi taip pat patikrinti, ar informacija yra tiksli. Vidaus reikalų ministerija kartu su CFKA ir Nacionaliniu fondu atsako už atskaitomybės ir priežiūros sistemos parengimą.
Vidaus reikalų ministerija, kaip NVK sekretoriatas, turi parengti visus reikalingus dokumentus NVK posėdžiams, remdamasi priežiūros informacija, gauta iš RĮI ir CFKA. Vidaus reikalų ministerija du sykius per metus parengia suvestinę ataskaitą apie PHARE ESS lėšų naudojimą. Ši ataskaita teikiama Jungtiniam priežiūros komitetui, Nacionaliniam fondui (NF), CFKA ir EK delegacijai Lietuvoje. Tam tikslui bus naudojama standartinė ataskaitos forma, kokia pildoma Jungtiniam priežiūros komitetui. Formoje pateikiama suvestinė priemonių lygio informacija apie bendrą finansavimo dydį (ES, nacionalinis, privatus, kt.), įsipareigojimus, mokėjimus, rezultatus (jeigu duomenų bazėje bus tam tikri priežiūros rodikliai) ir atitinkamos priemonės įgyvendinimo įvertinimas. Vertinimo skirsnyje aprašoma, kaip vyko tam tikros priemonės įgyvendinimas, kokia yra dabartinė priemonės įgyvendinimo situacija ir ar kilo kokių nors problemų įgyvendinant priemonę. Problemų priežastys turi būti nurodytos kuo išsamiau, kad NF, kitos nacionalinės institucijos bei EK delegacija Lietuvoje turėtų galimybę nedelsiant imtis priemonių esamoms problemoms pašalinti. Vidaus reikalų ministerija tokias ataskaitas rengia, remdamasi RĮI darbu tiksliniuose regionuose ir savo pačios patirtimi. Finansinius duomenis teikia CFKA. Jeigu bus susitarta, tokia forma gali būti naudojama ir ataskaitoms, kurios teikiamos priežiūros komitetams.Vidaus reikalų ministerija atsako už informacijos apie mokėjimus, vykdomus iš nacionalinio bendrojo finansavimo lėšų, įtraukiama į valstybinę sąskaitų sistemą, kaupia atitinkamas sąskaitas ir už jas atsiskaito nacionalinių teisės aktų nustatyta tvarka. Vidaus reikalų ministerija atsako už priežiūros ataskaitų apie ESS rengimą ir pateikimą PHARE Jungtiniam priežiūros komitetui.1.5. CFKA FUNKCIJOS
CFKA atsako už bendrą ESS priežiūros duomenų bazę, kurioje laikoma informacija apie atskirus projektus. CFKA tokią duomenų bazę kuria jau egzistuojančios duomenų bazės, skirtos PHARE priežiūrai, pagrindu. CFKA, kaip mokėjimo institucija, teikia NF, Vidaus reikalų ministerijai ir EK delegacijai Lietuvoje ataskaitas apie tai, kaip naudojamos PHARE ir nacionalinio biudžeto lėšos.
CFKA Vidaus reikalų ministerijai ir EK delegacijai Lietuvoje pateikia visą turimą informaciją apie mokėjimus ir įsipareigojimus, kuri reikalinga ataskaitoms sudaryti ir teikti priežiūros komitetams. CFKA kartu su Vidaus reikalų ministerija atsako už atskaitomybės sistemos, užtikrinančios efektyvų ir patikimą keitimąsi informacija, sukūrimą.1.6. NACIONALINIO FONDO FUNKCIJOS
NF gauna informaciją iš CFKA ir atsako už ataskaitų apie PHARE lėšų ir nacionalinio bendrojo finansavimo panaudojimą teikimą Europos komisijai Nacionalinio fondo vadovo nustatyta tvarka.
1.7. NACIONALINIO PAGALBOS KOORDINATORIAUS FUNKCIJOS
Finansų ministerija, vykdydama Nacionalinio pagalbos koordinatoriaus funkcijas, gauna informaciją apie vykdomą PHARE 2000 programos monitoringą bei du kartus per metus – ataskaitas apie PHARE 2000 lėšų panaudojimą, o taip pat atlieka PHARE projektų monitoringą.
1.8. NACIONALINIO VALDYMO KOMITETO FUNKCIJOS
Nacionalinis valdymo komitetas yra institucija, kuri prižiūrės, kaip naudojamos PHARE 2000 lėšos. NVK sudėtis ir užduotys buvo išsamiau išdėstytos šio Procedūrų vadovo 3 skyriuje.
1.9. JUNGTINIO PRIEŽIŪROS KOMITETO FUNKCIJOS
Jungtinis priežiūros komitetas teikia Europos Komisijai ataskaitas ir rekomendacijas apie ESS raidą. Jis gali siūlyti sprendimus dėl veiksmų, kurių reikėtų imtis dėl vykdomų priemonių, arba siūlyti sprendimus dėl pagalbos įgyvendinimo struktūros ateityje.
2. AUDITAS IR KONTROLĖ
2.1. BENDRIEJI ASPEKTAI
ES lėšų panaudojimo vertinimo, kontrolės ir audito svarba nuolat didėja. Tai susiję su decentralizavimo tendencija, suteikiant daugiau atsakomybės valstybėms narėms ir tuo pačiu sustiprinant kontrolę, siekiant užtikrinti, jog ES finansavimas būtų naudojamas pagal ES bei nacionalinius reikalavimus. Kita priežastis buvo netinkamo pinigų panaudojimo atvejai bei didėjanti kritika dėl bendro ES Struktūrinių fondų efektyvumo.Pakankamos kontrolės ir audito funkcijų organizavimas šalyse kandidatėse yra viena iš stojimo paramos fondų įgyvendinimo prielaidų. Todėl yra labai svarbu užtikrinti audito ir kontrolės sistemos veikimą visose institucijose, kurios valdo PHARE ESS lėšas, kad skirtingų institucijų atsakomybės sritys būtų aiškiai apibrėžtos, o personalas – deramai parengtas vykdyti savo funkcijas. Sistema turėtų būti tokia, kad leistų geriausiai išvengti pažeidimų. Ji taip pat turėtų suteikti vidaus auditoriams teisę ir galimybę patikrinti, kaip veikia valdymo sistema bei tikrinti projektus vietose. Be to, turi būti apibrėžta tvarka, kaip elgtis nustačius pažeidimus.
2.2. KONTROLĖS KRITERIJAI
Šiame skyriuje bendrai paaiškinami pagrindiniai kontrolės kriterijai, kurių reikia laikytis atliekant kontrolės ir audito funkcijas. Teisingai atliktas auditas visų pirma parodo: • procesą ir atsakingas institucijas;• kokios rūšies dokumentai buvo sukurti ir kokios institucijos už juos atsakingos;• pinigų srautus ir finansinius duomenis: kokios veikia valdymo ir kontrolės sistemos;• kas atlieka ES stojimo paramos instrumentų lėšų auditą.
Kontrolės kriterijai naudojami tikrinant, ar atitinkama valdymo ir kontrolės sistema veikia efektyviai. Tam tikslui yra itin svarbus pažeidimų ir klaidų prevencijos mechanizmas šiose sistemose. Turint tai galvoje, svarbu nustatyti sistemos rizikos veiksnius. Rizikos veiksniai gali būti suskirstyti į dvi grupes: rizika panaudojant dotacijas ir rizika, kylanti iš pačios kontrolės sistemos.Atrenkant objektus kontrolei, reikėtų atsižvelgti į šiuos rizikos veiksnius:Įstatymų bazė• Kuo sudėtingesni taikomi teisės aktai, tuo didesnė rizika. Pavyzdžiui, ES stojimo paramos instrumentų atveju sudėtingiausia Bendrijos teisės aktų reguliuojama sritis yra SAPARD programa. • Jeigu įstatymų bazė veiksmams yra nepakankamai apibrėžta, atsiranda rizika, jog tiems patiems tikslams skirti pinigai gali būti panaudoti skirtingu būdu. Pavyzdžiui, šiuo atveju yra svarbus Lietuvos Respublikos teisės aktų tikslumas. Kadangi Lietuvos svarbiausi dotacijas reglamentuojantys teisės aktai yra nepakankamai aiškūs ir juose nėra išsamių nuostatų, kaip skirti dotacijas arba atrinkti projektus dotavimui, papildomų taisyklių nebuvimas gali būti rizikos veiksnys.• Lietuvos Respublikos finansų ministro 2001 m. sausio 31 d. įsakymas Nr. 26 “Dėl valstybės įmonių ir įstaigų vidaus audito vadovo patvirtinimo “• Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. vasario 7 d. nutarimas Nr. 127 “Dėl valstybės įmonių ir įstaigų vidaus audito”.• Vidaus audito vadovas.• Audito planas.• Įgyvendinimo struktūra ir jos darbuotojai• Kuo daugiau valdymo sistemoje yra institucijų ir įstaigų, tuo didesnė gali būti rizika. Pavyzdžiui, jeigu pinigai pereina du administracinius lygius, o ne vieną, klaidų ar pažeidimų rizika didėja.
• Kuo mažiau valdymo sistema apibrėžia, kaip turi būti pateikiama informacija apie veiklą (pavyzdžiui, priežiūros informacijos rinkimui nėra parengta ir naudojama speciali programinė įranga), tuo didesnė klaidų rizika.• Darbuotojų kaita: rizika, kad svarbioms užduotims atlikti bus skiriami nepakankamai kvalifikuoti darbuotojai. Tokiu atveju didėja klaidų ar netikslumų rizika.• Veiklos mastas ir gavėjų rūšys• Kuo didesnė skirtų lėšų suma, tuo didesnė gali būti rizika.• Paramos gavėjų rūšys. Pavyzdžiui, ar gavėjas yra valstybinė institucija, ar privatus subjektas, arba ar ką tik įsteigtas ar veikiantis jau seniai.PažeidimaiAtsakingos už priežiūrą institucijos, t.y. Vidaus reikalų ministerija ir Finansų ministerija, taip pat atsako už informavimą apie pažeidimus. Informacija apie pažeidimus teikiama rečiau negu finansinė informacija apie projektų įgyvendinimą. Ji teikiama – atsižvelgiant į 1994 m. liepos 11 d. Europos Komisijos reglamentą (EB) Nr.1681/94 dėl pažeidimų ir neteisingai išmokėtų sumų, susijusių su struktūrinės politikos krypčių finansavimu, ir šios srities informacinės sistemos organizavimu – keturis sykius per metus. Informuojama tik apie pažeidimus, kurių atveju pradėtas administracinis ar teisminis tyrimas. Tai priklauso nuo Lietuvos Respublikos teisės aktų. Vidaus reikalų ministerija ir Finansų ministerija keturis kartus per metus teikia informaciją EK delegacijai Lietuvoje apie vėliau minėtus apibrėžiamus atvejus. Pradžioje šios ataskaitos gali būti rengiamos laisva forma. Ši informacija yra konfidenciali, todėl Vidaus reikalų ministerija ir Finansų ministerija turi:• paskirti atskirą pareigūną (pareigūnus) šiai užduočiai vykdyti; • užtikrinti, kad tik įgalioti asmenys gali susipažinti su šia informacija (susijusi su profesine paslaptimi ir turėtų būti saugoma taip pat, kaip ir panaši informacija, saugojimas apibrėžtas Lietuvos Respublikos teisės aktuose);• užtikrinti, kad ši informacija bus naudojama tik atskaitomybės tikslais, nebent ją pateikusios institucijos aiškiai sutiko, kad ji būtų naudojama kitais tikslais.
Pažeidimo apibrėžimasIš esmės, pažeidimas gali būti įvykdytas administraciniu arba projekto įgyvendinimo lygiu. Administraciniu lygiu pažeidimas gali būti:• Klastotė arba kitas elgesys, kuris pagal nacionalinius teisės aktus gali būti pripažintas nusikalstamu.• Atsakinga institucija priima sprendimus, skiria ar valdo lėšas pažeisdama nustatytą procedūrą. Toks procedūros pažeidimo pavyzdys gali būti nesutvarkyti formalumai (prieš skiriant pinigus trūksta sutarties, trūksta parašo sutartyje, neteisingas pagalbos dydžio procentas ar kitaip nepakankamai išsamus ar neteisingas sprendimo dėl pinigų skyrimo turinys).• Lėšų skyrimas remiantis nepakankama informacija: neprašyta ir / arba negauta informacija (projekto įgyvendinimo ataskaitos) iš paramos gavėjų prieš projekto įgyvendinimą arba įgyvendinimo metu.• Nepatyrę darbuotojai, kuriems patikėtos užduotys.
Projekto lygiu pažeidimas gali būti:• Klastotė arba kitas elgesys, kuris pagal nacionalinius teisės aktus gali būti pripažintas nusikalstamu.• Gautų pinigų naudojimas tikslui, kuris nenurodytas projekte, ir / arba jų naudojimas padengti išlaidoms, kurios negali būti finansuojamos, jeigu suma yra didelė.• Projekto neįvykdymas iki galo dėl nepateisinamų priežasčių.• Ataskaitų apie projekto įgyvendinimą nepateikimas arba nepakankama informacija ataskaitose.• Kiti projekto valdymo trūkumai (nepakankamas viešumas, nesugebėjimas pasiekti laukiamų rezultatų be pateisinamos priežasties).
Šie sąrašai nėra išsamūs.
Ką nurodyti ataskaitose:Vidaus reikalų ministerija (atsakinga už nacionalinį bendrą finansavimą) ir Finansų ministerija (atsakinga už PHARE lėšas) savo ataskaitoje pateikia:• finansinį(-ius) instrumentą(-us), programos pavadinimą arba atitinkamos pagalbos formą;• pažeistą nuostatą (tai gali būti šio Procedūrų vadovo, Praktinio PHARE, ISPA ir SAPARD vadovo, EB ar nacionalinių teisės aktų nuostata);• išlaidų pobūdį ir sumą; tais atvejais, kai mokėjimas neatliktas – sumas, kurios būtų buvusios klaidingai išmokėtos, jeigu nebūtų buvęs nustatytas pažeidimas, išskyrus tuos atvejus, kai klaida ar pažeidimas nustatomas prieš mokėjimą, ir nėra paskirta nei administracinė, nei baudžiamoji sankcija;
• visą sumą ir kaip ji paskirstyta tarp skirtingų finansavimo šaltinių;• laikotarpį arba momentą, kai buvo padarytas pažeidimas; • kaip buvo padarytas pažeidimas;• kokiu būdu pažeidimas buvo nustatytas; • nacionalines institucijas ar įstaigas, kurios parengė oficialią ataskaitą apie pažeidimą; • finansinius padarinius, sustabdytus mokėjimus ir galimybę išieškoti sumas; • datą ir pirminį informacijos šaltinį, kuris davė pagrindo įtarti pažeidimo egzistavimą; • oficialiosios ataskaitos apie pažeidimą parengimo datą; • (jeigu taikytina) kokios ES valstybės narės ir trečiosios šalys yra susijusios su pažeidimu; • fizinių ir juridinių asmenų, kurie susiję su pažeidimu, tapatybę, išskyrus atvejus, kai tokia informacija dėl pažeidimo pobūdžio nėra svarbi, nes nepadeda pašalinti pažeidimų.2.3. PARAMOS GAVĖJO / RANGOVO ATSAKOMYBĖ
Įgyvendindamas projektą, paramos gavėjas / rangovas privalo laikytis sutartyje nustatytų sąlygų. 2.4. VIDAUS REIKALŲ MINISTERIJOS ATSAKOMYBĖ
Vidaus reikalų ministerija kontroliuoja RĮI darbą. Tam tikslui ji įdėmiai prižiūri RĮI ir paramos gavėjų veiklą. Priežiūros tikslais ji patikrina vietoje ne mažiau nei 30 procentų projektų jų vykdymo vietose ir ne rečiau kaip kartą per mėnesį apsilanko RĮI. Vidaus reikalų ministerija reikšmingą informaciją, gautą tokių vizitų metu, įtraukia į savo rengiamas ketvirtines ESS pažangos ataskaitas. Vidaus reikalų ministerijos Vidaus audito tarnyba atsako už vidaus audito vykdymą. Ji turi teisę tikrinti, kaip veikia sistema, ir Regionų plėtros departamento bei RĮI veiklą. Vykdydama audito funkcijas, tarnyba taiko Lietuvos Respublikos teisės aktuose nustatytas procedūras ir taisykles, minimas 2000 m. spalio 18 d. reglamente Nr. 1248. Kad Vidaus reikalų ministerija galėtų atlikti savo audito funkcijas, ji turi turėti visapusiškai funkcionuojantį vidaus audito skyrių.
2.5. FINANSŲ MINISTERIJOS NACIONALINIO FONDO DEPARTAMENTO ATSAKOMYBĖ
Nacionalinio fondo departamentas vykdo Nacionalinio fondo funkcijas, nustatytas Lietuvos Respublikos ir Europos Komisijos susitarimuose dėl ES finansinės paramos:
– vykdo ES finansinės paramos finansinę kontrolę; – užtikrina, kad Europos Komisija laiku gautų informaciją ir ataskaitas apie ES finansinės paramos panaudojimą, kaip yra nustatyta Lietuvos Respublikos ir Europos Komisijos susitarimuose;– siekia, kad ES finansinės paramos priemonės būtų taikomos tikslingai ir teisingai;– užtikrina, kad Įgaliotasis valstybės pareigūnas laiku gautų tikslią informaciją apie situaciją apie ES finansinės paramos valdymą;– užtikrina, kad Lietuvos Respublikos ir Europos Komisijos susitarimuose numatytų įgyvendinimo ir(arba) mokėjimo institucijų pateikiami mokėjimų prašymai būtų teisingai parengti;– užtikrina, kad Europos Komisija galėtų gauti informaciją apie gautus mokėjimų prašymus ir įgyvendinimo ir(arba) mokėjimo institucijų ataskaitas;– užtikrina teisingą ES finansinės paramos programų lėšų apskaitą.2.6. FINANSŲ MINISTERIJOS ATSAKOMYBĖ
Vidaus audito skyrius atsako už Nacionalinio fondo funkcijų auditą. Audito ataskaitos pateikiamos Finansų ministrui ir Nacionaliniam įgaliojančiajam pareigūnui.
2.7. VALSTYBĖS KONTROLĖS ATSAKOMYBĖ
Valstybės kontrolė, kaip išorės audito institucija, turi teisę tikrinti visą PHARE valdymo sistemą nacionalinių teisės aktų nustatyta tvarka.
2.8. KOMISIJOS IR KITŲ AUDITO INSTITUCIJŲ TEISĖS
Komisija turi teisę siųsti savo žmones arba atitinkamai įgaliotus atstovus techninėms ar finansinėms misijoms arba auditui Lietuvoje atlikti, jeigu mano, jog tai reikalinga programai vykdyti. Tas pačias teises turi ir Auditorių rūmai. Tokių misijų ar auditų metu gali būti vietose tikrinami projektai ir paramos gavėjai arba prekių tiekėjai / paslaugų teikėjai, iš kurių perkamos prekės / paslaugos naudojant ESS lėšas. Bendrija iš anksto praneša Lietuvos Respublikos institucijoms, vykdančioms PHARE 2000 ESS įgyvendinimo programą, apie tokias misijas ir auditus.Lietuvos Respublikos institucijos vykdančio šią programą turi pateikti visus iš jos reikalaujamus dokumentus ir informaciją (įskaitant ir tą, kuri buvo sukurta arba saugoma elektronine forma), susijusią su prisiimtais įsipareigojimais ir išlaidomis, finansuojamomis pagal PHARE ESS programą, bei turi imtis tinkamų priemonių, kad padėtų anksčiau minėtiems asmenims ir atstovams atlikti kontrolės ir audito funkcijas.
3. FINANSUOJAMOS IŠLAIDOS
Praktinio PHARE, ISPA ir SAPARD vadovo 2.3 skyriuje nustatytos bendrosios PHARE projektų finansavimo sąlygos. Jame nustatytos taisyklės dėl tautybės ir kilmės, taisyklių išimtys, pagrindas išimtims taikyti bei kiti klausimai, į kuriuos būtina atsižvelgti atrenkant projektus PHARE finansavimui. Parengus mokėjimo paraišką ir atitinkamoms institucijoms ją įvertinus, išlaidų finansavimo galimybė yra vienas svarbiausių klausimų. Būtina patikrinti, ar visos į mokėjimo paraiškas įtrauktos išlaidos (tiek ES, tiek nacionalinės) gali būti finansuojamos pagal PHARE ir Lietuvos Respublikos teisės aktus. Finansuotinos veiklos išlaidų sąrašas yra pridėtas prie šio Procedūrų vadovo kaip 1 priedas.
4. VIEŠUMAS
2000 m. lapkritį Komisija paskelbė naujas rekomendacijas dėl informacijos pateikimo, kuriose nurodyta, kaip užtikrinti viešumą ir į kokius aspektus dera atsižvelgti. CFKA ir Vidaus reikalų ministerija užtikrina galimybę gauti šias rekomendacijas .Visoje PHARE ESS veikloje turi būti laikomasi Praktinio PHARE, ISPA ir SAPARD vadovo nuostatų, susijusių su viešumo užtikrinimu.Siekiant kuo didesnio ESS veiklos viešumo ir geresnės galimybės gauti reikalingą informaciją, turi būti sukurtas interneto tinklalapis. Už tai atsako Vidaus reikalų ministerija.
5. PROJEKTO UŽBAIGIMAS
5.1. PARAMOS GAVĖJO / RANGOVO ATSAKOMYBĖ
Projektas laikomas baigtu, kai baigta vykdyti visa jame numatyta veikla, patvirtinta baigiamoji projekto ataskaita, o gavėjas (rangovas) gavo galutinį mokėjimą.
ĮrangaNaudos gavėjas / rangovas, prieš pateikdamas galutinio mokėjimo paraišką, parengia visos projekto metu pirktos įrangos sąrašą. Jeigu sutartyje nepaminėta, kaip bus elgiamasi su įranga po projekto užbaigimo, šį klausimą sprendžia projekto priežiūros komitetas. Tačiau rekomenduojama, kad atitinkamos nuostatos dėl įrangos būtų įrašyta sutartyje.
Baigiamoji ataskaitaParamos gavėjas / rangovas su paskutine mokėjimo paraiška ir dokumentacija turi pateikti šią informaciją:• Baigiamoji ataskaita apie projekto finansinę padėtį:
• Informacija apie projekto finansinį planą ir galutinė informacija apie padarytas išlaidas.• Sąrašas įrangos, įsigytos projekto vykdymo metu, bei projekto gavėjo pasirašytas įrangos perdavimo aktas.• Sąrašas priedų, pateiktinų su baigiamąja ataskaita.• Baigiamoji ataskaita apie projekto rezultatus:• Informacija, naudojama vertinant projekto rezultatus, lyginant su pradiniais numatytais tikslais ir uždaviniais. Pateikti rezultatai turi atitikti informaciją, kuri buvo pateikta anksčiau, projekto įgyvendinimo metu.Projekto dokumentacijos saugojimasParamos gavėjas / rangovas visą projekto dokumentaciją saugo 5 metus po atitinkamo projekto pabaigos. Tai turi būti aiškiai nustatyta sutartyje, kurią pasirašė CFKA ir paramos gavėjas / rangovas.
5.2. RĮI IR KITŲ INSTITUCIJŲ ATSAKOMYBĖ
Baigiamoji ataskaita ir kita papildoma informacija siunčiama kartu su galutine mokėjimo paraiška Regioninėms Įgyvendinimo Institucijoms, kurios patikrina informaciją minėtais metodais. Be to, RĮI palygina baigiamojoje ataskaitoje ir mokėjimo paraiškoje pateiktą informaciją su ankstesne paramos gavėjo / rangovo atsiųsta dokumentacija. Jeigu yra neatitikimų, RĮI teikia paramos gavėjui / rangovui oficialų prašymą patikslinti informaciją. Jeigu paramos gavėjas / rangovas neatsiunčia papildomos informacijos per vieną mėnesį po to, kai gavo oficialų prašymą, galutinis mokėjimas gali būti sustabdytas. Paramos gavėjas rangovas apie tokį sprendimą turi būti informuotas oficialiu laišku. RĮI, patikrinusios baigiamosios ataskaitos ir mokėjimo paraiškos informaciją bei patvirtinusios jos turinį, ją persiunčia Vidaus reikalų ministerijai, CFKA ir EK delegacijai Lietuvoje, kurios savo ruožtu irgi patikrina informaciją. Jeigu gauti dokumentai neatitinka kurios nors šių institucijų turimos informacijos, ši per mėnesį informuoja apie tai RĮI. Jeigu baigiamoji ataskaita ir paskutinė mokėjimo paraiška yra priimtinos, minėtos institucijos jas patvirtina, o CFKA paramos gavėjui / rangovui sumoka paskutinę sumą.
5.3. PASKUTINIS PRIEŽIŪROS INFORMACIJOS ĮRAŠYMAS PRIEŽIŪROS DUOMENŲ BAZĖJE
Projektui pasibaigus, atlikus paskutinį mokėjimą ir uždarius projekto sąskaitas, į CFKA priežiūros duomenų bazę įvedama paskutinė informacija apie projektą.
PRIEDASFinansuotinos veiklos išlaidos(Bendras visoms operacijoms taikomas sąrašas)Norint gauti finansavimą, visos išlaidos turi būti pagrįstos gautomis sąskaitomis-faktūromis. Jeigu to negalima padaryti, mokėjimai pagrindžiami juridinę galią turinčiais apskaitos dokumentais. Tokios pačios finansavimo taisyklės taikomos tiek paramos gavėjams tiek ir jų partneriams. 1. IŠLAIDOS DARBUOTOJAMSAtlyginimų ir socialinių draudimo mokesčių įrašai turi visuomet remtis tikrosiomis išlaidomis ir turi būti įtraukti į apskaitą. Vienkartinės sumos ar nustatytas procentas (išskyrus iki 7 proc. netiesioginių išlaidų) nebus priimtinas.Dar viena galimybė: paramos gavėjas gali dalyvauti (prisidėti) prie projekto neturtiniais įnašais. Tai yra, vietoje to, kad finansiškai dalyvautų savo projekte, jis, pavyzdžiui, galėtų prisidėti darbo jėga (savanorių darbas irgi priimtinas) arba suteikdamas reikalingus kompiuterius tam darbui atlikti. Kai nuosavas papildomas finansavimas yra neturtiniai įnašai, su tuo susijusios išlaidos jau nėra finansuotinos pagal projektą. Darbuotojai, dirbantys paramos gavėjui, negali gauti atlyginimo už papildomus darbus atliktus projekto įgyvendinimo metu.2. DARBUOTOJŲ KELIONIŲ IŠLAIDOSGali būti finansuojamos tik tos išlaidos, kurios yra būtinos, ir yra visuotinai pripažintas mokestis už važiavimą (ekonomiškai efektyviausias keliavimo būdas).3. ĮRANGOS PIRKIMASĮrangos pirkimas gali būti finansuojamas.Tačiau siūloma, kad Žmogiškųjų išteklių fondo projektuose bus galima įsigyti tik nedidelės vertės įrangą, tokią kaip biuro priemones, programinę ir aparatinę įrangą. Tai reiškia, kad didelės investicijos (į mechanizmus, automobilius, žemę) neleistinos.3.1. Naudota įrangaPerkant naudotą įrangą reikėtų patikrinti, ar ji nebuvo finansuota Europos Sąjungos lėšomis anksčiau. Tai galima padaryti paprašius pardavėjo pareiškimo (paprastai parašant “Šiuo dokumentu patvirtinu, kad, kiek man žinoma, įranga – pavadinimas ir identifikacija – anksčiau nebuvo finansuota jokiomis Europos Sąjungos lėšomis” + pardavėjo parašas).
4. NEKILNOJAMOJO TURTO IR ŽEMĖS PIRKIMASNekilnojamojo turto-pastatų, kurie jau pastatyti, ir žemės, kurioje jie pastatyti, arba pačios žemės pirkimo kaina gali būti papildomai finansuojama, jeigu yra tiesioginis ryšys tarp pirkinio ir atitinkamų projekto vykdymo tikslų.5. SUBRANGOS SUTARTYSParamos gavėjas projekto vykdymui gali sudaryti subrangos sutartis. Subrangos sutartys sudaromos, jeigu jos darbui prideda proporcingą vertę.Subrangos sutartyse numatyti mokėjimai tarpininkams ar konsultantams turi būti aiškiai nustatyti ir remtis darbų ar suteiktų paslaugų tikrosios vertės skaičiavimais. Jokiu būdu jie negali būti didesni nei visuotinai priimtos rinkos kainos. Todėl subrangos sutartyse numatyti mokėjimai, kurie nurodyti tik kaip darbo bendrųjų išlaidų procentas, negali būti finansuojami.6. IŠLAIDOS, KURIOS TIESIOGIAI NUSTATYTOS SUTARTIES REIKALAVIMAISIšlaidos gali būti finansuojamos, jeigu jos tiesiogiai susiję su darbu ir jų reikalaujama pagal sutartį:– viešumo reikalavimų įvykdymas, darbo įvertinimas, vertimo išlaidos, spausdinimas, kt;– banko mokesčiai už sąskaitas. Norint gauti papildomą PHARE arba nacionalinių lėšų finansavimą reikia atidaryti atskirą sąskaitą ar sąskaitas operacijai atlikti. Banko mokesčiai už sąskaitų atidarymą ir tvarkymą gali būti finansuojami:– mokesčiai už teisininkų konsultacijas, notarų paslaugas, techninių ar finansinių ekspertų išlaidos ir apskaitos ar audito išlaidos. Šios išlaidos gali būti finansuojamos, jeigu yra tiesiogiai susijusios su darbu ir yra reikalingos jam parengti ar atlikti, arba apskaitos ar audito išlaidų atveju, jeigu yra susiję su sutartyje nurodytais reikalavimais:– finansinės išlaidos, tokios kaip pervedimo išlaidos ir garantijos, kurias suteikė bankas ar kita finansinė įstaiga.7. NETURTINIAI ĮNAŠAIYra finansuotinos išlaidos, jeigu:a) jos yra žemė ar nekilnojamas turtas, įranga ar medžiagos, moksliniai tyrimai ar profesinė veikla ar nemokamas savanorių darbas;b) jų vertė gali būti įvertinta ir audituota nepriklausomai;c) skiriant žemę ar nekilnojamąjį turtą, vertę patvirtina nepriklausomas kvalifikuotas vertintojas arba įgaliota oficiali institucija;e) nemokamo savanorių darbo atveju, tokio darbo vertė nustatoma atsižvelgus į sugaištą laiką, atlikto darbo įprastą valandos ir dienos įkainį.Niekuomet neturtinių įnašų finansavimo suma negali būti didesnė nei iš tikrųjų padarytos išlaidos darbo metu.Pavyzdys: Paprasčiausiems rekonstrukcijos darbams, kurių vertė buvo 800 litų, buvo pasitelkti ir savanoriai. Tiesioginės darbo išlaidos siekė 1000 litų. Didžiausia pagalbos norma yra 75 proc.1000+800=1800 litų yra finansuotinos išlaidosPapildomo finansavimo norma leistų finansuoti tik 75 proc., t. y. 1350 litų. Tačiau finansavimo dydis gali būti tik 1000 litų dėl projekto tiesioginių išlaidų sumos.8. MOKESČIAIIšskyrus PVM, jeigu gavėjas jį gali atsiimti. Pats gavėjas turi žinoti, ar jis turi mokėti PVM ar ne.9. ATIDĖJIMAS NENUMATYTOMS IŠLAIDOMS, KURIO DYDIS NE DIDESNIS NEI 5 PROC.10. NE DAUGIAU NEI 7 PROC. PARAMOS GAVĖJŲ VALDYMO IŠLAIDŲNEFINANSUOTINA:– Atidėjimai būsimiems nuostoliams ar skolomsProjekto finansavimas neskirtas gavėjų nuostoliams ar skoloms padengti, kurie priklauso įprastai įmonių rizikai.– PVM, kurį galima susigrąžintiAtsižvelgus į Lietuvos Respublikos įstatymus, gavėjas arba moka PVM, arba ne. Paprastai visos įmonės deklaruoja PVM ir todėl gali susigrąžinti su PVM susijusias išlaidas. Jeigu kilo neaiškumų, reikėtų pasitarti su Mokesčių inspekcija.– Nuostoliai dėl keitimo kurso svyravimųNefinansuotini jokie nuostoliai dėl keitimo kurso svyravimų.– Baudos, finansinės nuobaudos ir teismų išlaidosPatys gavėjai atsako už savo išlaidas. Reikėtų pažymėti, kad dėl bausmės ar nuobaudos gavėjas, kuris gauna finansavimą, gali būti išbrauktas iš finansuojamų gavėjų sąrašo. Gavėjai gali gauti privačias garantijas dėl galimų teismo procesų ir teismo išlaidų. Tačiau darbo ginčai tarp sutartį pasirašiusių CFKA ir paramos gavėjo turi būti sprendžiami derybų būdu. Jeigu derybos nepavyksta, ginčas perduodamas Europos Komisijai. Jeigu nesusitariama per 120 dienų, bet kuri šalis gali perduoti ginčą svarstyti sutartį sudariusios šalies, pagal jos buveinės vietą, teismui.– Reprezentacinės išlaidosDarbo metu galima finansuoti tik įprastas ir kuklias išlaidas svečiams priimti.– Bendros informacinės kampanijos, jeigu nėra tiesiogiai susijusios su darbu– Kompleksiniai finansiniai instrumentaiKompleksiniai finansiniai instrumentai, tokie kaip rizikos kapitalo finansavimas ir garantiniai fondai, nėra finansuojami.– Pažintinės kelionės ar išlaidos, kurios būtų padarytos už Europos Sąjungos šalies kandidatės ar valstybės-narės ribų.– Visas darbas, kuris neatitinka Procedūrų vadove ar projekto plano rekomendacijose nustatytų reikalavimų ir taisyklių.IŠVADA
PHARE 2000 Ekonominių ir socialinių sanglaudų procedūrų vadove aptariama: priežiūra ir atskaitomybė, finansuojamos išlaidos, viešumas, auditas ir kontrolė.Priežiūrai įgyvendinti CFKA (centinė Finansų ir kontraktų agentūra) kaupia ir palaiko priežiūros duomenų bazę, kurioje yra sukaupta visa reikalinga informacija apie projektus. CFKA, kaip mokėjimo institucija, teikia NF (Nacionaliniam fondui), Vidaus reikalų ministerijai ir EK (Europos Komisijos) delegacijai Lietuvoje ataskaitas apie tai, kaip naudojamos PHARE ir nacionalinio biudžeto lėšos. CFKA užtikrina, kad rangovas susipažintų su atskaitomybės reikalavimais ir suprastų jų svarbą. Ataskaitos teikiamos atitinkamo tikslinio regiono RĮI (Regioninės įgyvendinimo institucijos).RĮI atsako už visų regione įgyvendinamų ESS projektų kontrolę. Vidaus reikalų ministerija kartu su CFKA ir Nacionaliniu fondu atsako už atskaitomybės ir priežiūros sistemos parengimą.Vidaus reikalų ministerija du sykius per metus parengia suvestinę ataskaitą apie PHARE ESS lėšų naudojimą.ES lėšų panaudojimo vertinimo, kontrolės ir audito svarba nuolat didėja. Tai susiję su decentralizavimo tendencija, suteikiant daugiau atsakomybės valstybėms narėms ir tuo pačiu sustiprinant kontrolę, siekiant užtikrinti, jog ES finansavimas būtų naudojamas pagal ES bei nacionalinius reikalavimus.Išlaidų finansavimo galimybė yra vienas svarbiausių klausimų. Būtina patikrinti, ar visos į mokėjimo paraiškas įtrauktos išlaidos (tiek ES, tiek nacionalinės) gali būti finansuojamos pagal PHARE ir Lietuvos Respublikos teisės aktus.
Galima pasidžiaugti, kad mes esame 2000-2002 m. Nacionaliniame plėtros plane (NPP) (Klaipėdos-Tauragės, Marijampolės ir Utenos regionai) atrinkti kaip tiksliniai pradiniam finansavimui iš Europos Sąjungos PHARE Ekonominės ir socialinės sanglaudos (ESS) komponento, siekiant skatinti socialinę ir ekonominę plėtrą.