Vadybininkų informaciniai poreikiai ir jų vertinimas

Kursinis darbas
Vadybininkų informaciniai poreikiai ir jų vertinimas

Turinys
ĮVADAS 3
1. INFORMACIJA ORGANIZACIJOJE 4
1.1. Organizacija ir vadyba 4
1. 2. Informacijos savybės 5
1.3. Informacijos svarba organizacijos veiklai 7
1. 4. Valdymo informacijos ekonominis vertinimas 9
2. VADYBININKŲ VEIKLA IR INFORMACINIAI POREIKIAI 11
2. 1. Apskaitos vadyba 12
2.2. Finansų vadyba 13
2.3. Personalo vadyba 15
2.4. Rinkodaros vadyba 16
2.5. Gamybos vadyba 18
3. „MEDETOS“ GAMYBOS CECHO VADYBININKO INFORMACINIAI POREIKIAI 20
IŠVADOS 22
NAUDOTOS LITERATŪROS SĄRAŠAS 23Įvadas
Nuo neatmenamų laikų žmogaus veikla yra paremta informacija. Informacija yra būtina tinkamiems sprendimams priimti. Instinktyviai ji gaunama, analizuojant aplinką, įsimenant įvairių objektų, įvykių bei reiškinių detales. Žmogui yra įprasta įvairiais galimais būdais perduoti gautą informaciją kitiems. Tuo būdu, informacija yra tvarkoma (kaupiama, pildoma, platinama) daugelio žmonių pastangomis.
Šiuolaikinės gamybos įmmonėse pastoviai didėja informacijos srityje dirbančių žmonių skaičius. Apskritai pereinama prie informacinės visuomenės. Dėl to vis svarbesnis tampa informacijos poreikio klausimas. Informacija vis greičiau perduodama ir vadovai turi vis mažiau laiko sprendimams priimti. O tai verčia tobulinti ryšius tarp atskirų valdymo lygių ir atskirų padalinių. Konkurencijos paprastai neišlaiko tos organizacijos, kurios naudoja pasenusią informacijos techniką. Svarbų vaidmenį vaidina ir ryšiai su kiekvienu darbuotoju. Daug greičiau paruošti valdymo sprendimus padeda personaliniai kompiuteriai. Jais renkant informaciją atsiranda prielaidos mažinti vadovų skaičių. Vidutinio raango vadovai pateikia didžiąją dalį informacijos, kuria remiantis aukščiausia vadovybė priima sprendimus ir juos įgyvendina.
Dar visai neseniai informaciniams poreikiams nebuvo teikiama tiek daug dėmesio. Vadybininkai svarbiausiu savo darbo įrankiu manė esant tiesioginius kontaktus ir sėkmingą vadovavimą tapatino su kiekvieno iš

š jų asmeniniais sugebėjimais. Šiandien situacija pasikeitė. Įmonės sėkmę lemia sugebėjimas prisitaikyti prie kintančių aplinkos sąlygų, sugebėjimo greitai ir kokybiškai įvertinti rinkos situaciją, susirasti partnerius, naujas veiklos sritis. Vien asmeninių vadybininko savybių tam nepakanka. todėl ypač svarbu nustatyti informacinius poreikius ir juos tinkamai įvertinti.
Pirmasis šio kursinio darbo skyrius skirtas informacijos vaidmeniui, jos svarbai organizacijoje aptarti. Jame taip pat pateikiami organizacijos ir vadybos apibrėžimai, išvardijamos informacijos savybės. Antrame skyriuje pateikiama vadybos klasifikacija, jos modeliai bei nagrinėjami informaciniai poreikiai. Darbą vainikuoja UAB „Medetos“ gamybos cecho vadybininko informacinių poreikių analizė.1. Informacija organizacijoje
Pastaruoju metu informacija įgauna vis didesnę reikšmę įvairiose verslo šakose, ekonomikoje bei bendrai kiekvieno iš mūsų kasdieniniame gyvenime. yra informacijos vaidmuo. Taip pat drąsiai galima būtų teigti, kad informacijos paklausa – viena iš spparčiausiai augančių rinkoje. Informacija apie naujus poreikius ir galimybes atskleidžia esminius pavojaus šaltinius, leidžia ieškoti priemonių, kaip juos įveikti. Informacijos kiekis ir kokybė įgauna vis didesnę reikšmę konkurencinėje aplinkoje, padeda nugalėti inertiškumą ir skatina įmones veikti skubiai, be atidėliojimų. Informacinės technologijos (IT) yra priemonė informacijai rinkti, kaupti, bei pateikti. Informacinės technologijos visiems rinkos dalyviams suteikia vienodas potencialias galimybes gauti, naudoti ir platinti informaciją, modernizuoti gamybą, kurti naujus produktus bei paslaugas. Naudojant IT bet kokioje verslo srityje su mažesnėmis sąnaudomis galima pa
asiekti geresnių rezultatų.1.1. Organizacija ir vadyba
Organizavimas bendrąja prasme yra ko nors rengimas, sutvarkymas į vieną visumą ar griežtą sistemą, kieno nors sandaros ar struktūros projektavimas ar sudarymas. Vadybos prasme – tai vientisų sistemų ir žmonių, įrengimų ir medžiagų projektavimas, tobulinimas ir, pasiekus kitas vadybos funkcijas, įgyvendinimas.
Visos sudėtingos organizacijos – tai ne tik grupės, tikslingai organizuojančios savo darbą ir turinčios tarpusavyje susijusių tikslų, bet jos turi visoms būdingas charakteristikas. Šie bendri tikslai ir padeda suprasti, kodėl būtina organizaciją valdyti, todėl kad tai objektas, kuriame vyksta tiesioginis žemės, fizinio kapitalo ir darbo jėgos jungimasis, kitaip tariant, vyksta pirminis ekonominis procesas, atsiranda vienoks ar kitoks produktas. [8]
Vadyba – valdymas, vadovavimas socialinėms grupėms, žmonėms, įvairaus tipo organizacijoms, įmonėms, įstaigoms, ir t.t. Vadybos mokslo praktika labai sena. Rašytiniai dokumentai egzistuoja apie 6 tūkstančius metų, o mokyklos – jaunos, susiformavusios šio amžiaus pradžioje. Studijų objektas yra socialinės sistemos žmonės. Vieningo apibrėžimo nėra. Įvairūs autoriai vadybą apibūdina skirtingai. Labiausiai paplitęs ir pripažintas apibūdinimas – vadyba yra mokslas apie planavimo, organizavimo ir kontrolės funkcijas socialinėse organizacijose. [2]

1 pav. Formalus vadybos modelis.
Planavimas. Planavimo prasmė yra vadovybės daromų veiksmų ir sprendimų visuma, padedanti organizacijai įgyvendinti ilgalaikius tikslus. Planavimas – įrankis valdymo sprendimams priimti, naujovėms įdiegti ir pokyčiams realizuoti.
Organizavimas. Organizavimas – tai ko nors parengimas, sujungimas į vieną sistemą ar struktūrą, vi

ientisų sistemų (techninių, technologinių, socialinių) kūrimas, įgyvendinimas ir tobulinimas. Tokiu būdu, organizavimas yra viską apimanti valdymo funkcija, kuriai skiriamas ypatingas dėmesys. Svarbiausi organizavimo elementai yra žmogus, jo darbas. Organizavimo funkcija yra kiekvienam darbuotojui nurodyti jo darbą bei suteikti įgaliojimus, tam darbui kokybiškai atlikti, t. y. suteikti tam tikras teises ištekliams panaudoti ir atsakomybę už tų išteklių panaudojimą.
Kontrolė. Kontrolė yra labai reikšminga ir sudėtinga vadybos funkcija. Kaip ir organizavimo funkcija, ji yra viską aprėpianti vadybos funkcija. Kiekvienas vadovas, nepaisant jo rango, privalo kontroliuoti, ir tai įeina į jo pareigas. Kontrolė yra pagrindinis vadybos elementas. Kontrolė lydi ir planavimą, ir organizavimą. Ji reikalinga tam, kad viskas būtų daroma pagal planus, įstatymus, įsakymus ir nutarimus. Jos tikslas yra pamatyti ir parodyti klaidas, siekiant jas ištaisyti ir vėliau jų nekartoti. [2]1. 2. Informacijos savybės
Mūsų laikais informacija nėra nauja sąvoka, tačiau reikėtų išsiaiškinti, kas ji, kokia jos kilmė, sudėtis bei struktūra. E. Tengstromas knygoje “Informacinės visuomenės mitas” rašo, jog žodis “informacija” kaip mokslinis terminas švedų kalboje yra naudojamas maždaug 30-yje įvairių sričių. Kasdieninėje kalboje jis taip pat turi daug reikšmių. Žmonių veikla remiasi žiniomis, sukauptomis ir saugomomis žmonių atmintyje. Žinios yra sąvokų struktūros. Kitaip tariant, žinias sudaro sąvokos ir ryšiai tarp jų. Žinių įgyjama per mąstymą ir
r patyrimą. Antrinis žinių šaltinis yra informacijos naudojimas. Informacijos vartojimas aprėpia stebėjimą, klausymąsi, informacijos įvertinimą ir apdorojimą.
Tačiau informacija nėra tapati tekstui ar kitokios struktūros dokumentui, nes ji yra paslėpta jame. Vartotojas randa informaciją, kai perskaito ir interpretuoja dokumentą. Dėl to nei dokumentai, nei informacinės sistemos neturi realios informacijos. Jie turi tik duomenis – vadinamą potencialią informaciją, kuri, suvokta vartotojo ir pakeitusi jo žinių struktūrą, tampa realia informacija. Taigi galime teigti, jog informacija – tai apdoroti duomenys.
Taigi, informacijos naudojimas gali būti vienas iš žinių šaltinių. Taip pat reikia pažymėti, jog duomenys dar nėra informacija: jie informacija tampa tik tada, kai yra naudojami, apdorojami ir interpretuojami.
Panašiai informacija apibrėžiama ir “Tarptautinių žodžių žodyne”: “mokslinės, visuomeninės, politinės, techninės žinios, perduodamos vienų asmenų kitiems žodžiu, raštu, arba masinės komunikacijos priemonėmis (per spaudą, radiją, televiziją, kiną)”. Be to, ji yra unikali todėl, kad turi matematinį pavidalą nesvarbu, ar informacijos tarpininkas, perduodantis, talpinantis, saugantis ją, yra knyga, filmas ar kompiuterio ekranas. Šiuolaikiškai kalbant, informacija užkoduojama neprarandant jos turinio. Ji gali būti pateikta spausdintiniu ar elektroniniu pavidalu, gali būti perduodama arba ja gali pasinaudoti vidaus reikmėms pats informacijos kūrėjas. Informaciją vieningai gali naudoti daugiau kaip vienas asmuo įvairiose vietose tuo pačiu metu. Informacija yra perduodama beasmeniu būdu arba bent jau pasižymi tinkamomis tokiam perdavimui savybėmis. Tokia informacija yra vienoda visiems vartotojams, kurie gali naudotis ja kaip panorėję. Informacijos vartotojams vienas iš svarbiausių iškylančių uždavinių – kaip tobulinti informaciją, kad paskui ją būtų galima ypatingai daug kartų perduoti su mažais fiksuotais kaštais, t.y.su mažomis išlaidomis. Kita svarbi savybė – informacijos vartojimas nesunaudoja informacijos ir nekeičia jos turinio, tačiau ji gali pasenti. Informacija gali egzistuoti keleto pavidalų, jie gali būti perduodami keletu būdu. Pavyzdžiui ataskaitos gali būti atspausdintos ant popieriaus, įrašytos į kompaktinį diską ar pateiktos per informacinę sistemą.
Jau seniai yra pastebėta, kad gaunamos informacijos svarba, naudingumas vartotojui ir įtaka jo veiklai priklauso nuo to, ar pranešama apie žinomus, ar nežinomus faktus. Analizuojant įmonių veiklą, taip pat stengiamasi išsiaiškinti nestandartines situacijas, kurios reikalauja vadybininko įsikišimo. Jeigu viskas vyksta taip, kaip visuomet, jokių valdymo sprendimų ir veiksmų daryti nereikia. Taigi pats geriausias informacijos efektyvumo įvertinimo būdas yra jos gavimo tikimybė. Taip informacija ir yra įvertinama klasikinėje informacijos teorijoje.
Skirtingai informacijai keliami nevienodi reikalavimai, tačiau yra ir bendrų reikalavimų, kuriuos turi tenkinti vadyboje naudojama informacija. Pats svarbiausias reikalavimas ištekliui – kokybė, tačiau yra ir kiti požymiai, kuriais privalo pasižymėti kokybiška informacija:
1. Stabili informacija – stabilumas yra požymis, apibūdinantis laiką, per kurį informacija nepraranda savo vertės. Jeigu vadyboje naudojama informacija dažnai keičiasi, tokie sprendimai negali būti priimti pasenusia informacija.
2. Informacija turi būti patikima. Patikimumas priklauso nuo to, ar teisingai užfiksuota informac.ija, tačiau ji gali būti prarasta kitose informacijos apdorojimo etapuose.
3. Objektyvi, parodanti teisingą padėtį.
4. Pakankama, ši savybė svarbi priimant vadybinius sprendimus. Tačiau praktikoje sprendimai priimami neturint visos būtinos informacijos, todėl jie yra neoptimalūs.
5. Glaustumas – informacijos kiekis apie reiškinius turi būti toks, kurio visiškai pakaktų optimaliam sprendimui priimti.
6. Aiški – informacijos formuluotė ir pateikimas vartotojui priimtina forma.
7. Technologiška – lengvai prieinama vartotojui, ją galima papildyti, keisti ar panaikinti.
Paruošti kokybišką informaciją galima tik žinant konkretaus vartotojo poreikius ir sukūrus racionalią jų apdorojimo sistemą. Norint gaminti reikia tiksliai žinoti kokių išteklių reikia. Vadybos veiksmams atlikti, kurių dauguma yra sprendimų paieška, reikia išteklių t.y. įvairaus turinio ir apimties informacijos. Įvairaus rango vadovams ir specialistams reikalingas nustatytas kiekis informaciniams sprendimams priimti. Prieš nustatant informacijos poreikį turime nustatyti tikslus, uždavinius, norint įgyvendinti tikslus, funkcijas, kurias reiks atlikti sprendžiant uždavinius bei darbus, kuriuos atliksime sprendžiant įvairius uždavinius. Tik konkretus darbo turinys parodo, kiek išteklių reiks tam darbui atlikti, kiek kokių išteklių reikia nustatoma gaminį konstruojant. Sudėtingiau nustatyti informaciją vadybiniam sprendimui priimti. Jie yra priimami vadovaujantis nestandartiniu projektu, o tik procedūra, kurią sąlygoja objektyvūs (taikomi metodai, priemonės) ir subjektyvūs (kompetencija, polinkiai, klasifikacija, kuriomis jie vadovaujasi) veiksniai.
Reikalinga informacija turi būti sukaupta ir tinkamai paruošta naudojimui. Tokia informacija vadinama duomenų baze, kuri fiksuos DB informacijos naudotojams reikalingas objektų charakteristikas, suteiks naudotojo prašomus duomenis, numatys galimybę nepakeitus DB keisti ir plėsti objektus bei jų atributus; sudarys sąlygas naudotojui pasirinkti reikiamo detalumo informaciją apie objektus.1.3. Informacijos svarba organizacijos veiklai
Kaip organizacijos naudoja informaciją? Informacija yra būtinas komponentas beveik visko, ką organizacija daro, kodėl daro. Informacija tapo tokiu svarbiu ir būtinu resursu, kad visose organizacijos sferose, visoje veikloje, ji tapo perregima.
Organizacija nesugebėtų įvertinti pagrindinių informacijos resursų ir informacinių technologijų svarbos, jeigu aiškiai nesuvoktų pačios organizacijos ir pavienių žmonių vykdomų pagrindinių procesų, kurių metu informacija yra pakeičiama į žinias ir atitinkamus veiksmus. Svarbu suvokti, kad kiekvienoje organizacijoje, kurioje yra stebima išorinė aplinka ir norima prie jos prisitaikyti, vyksta tam tikri procesai, kurie turi įtakos susidarant nuomonę, priimant sprendimus ir taip veikiant organizacijos pasirenkamą reakciją ir veiksmą Visi šie procesai yra atliekami priklausomai nuo gaunamos informacijos, kuri pirmiausia yra atitinkamai interpretuojama. Informacijos suvokimas atspindi pačios organizacijos ar atskirų individų turimą, sukauptą informacijos, taip pat priklauso nuo turimų žinių, patirties, įgūdžių. Vėliau ta informacija yra papildomos turimos žinios ir jau sukurti tam tikri atitinkamos veiklos ir elgesio scenarijai tokiu būdu sukuriant naują informaciją, kuri ir yra svarbi analizuojant organizacijos aplinką, stebint ją, darant tam tikrus veiksmus ir pan.
Informacijos kūrimas ir vystymas yra strategiškai svarbus trijose pagrindinėse organizacijos veiklos sferose, kurios užtikrina organizacijos galimybę augti ir prisitaikyti prie besikeičiančių išorinės aplinkos sąlygų (Choo, 1998):
1. Organizacija naudoja informaciją tam, kad suvoktų išorinės aplinkos pasikeitimus ir vystymąsi. Tokiu būdu, pagrindinė vadybos užduotis organizacijoje – išskirti pagrindinius pasikeitimus aplinkoje, juos teisingai traktuoti ir suvokti, vykdyti atitinkamus veiksmus bei reaguoti į vykstančius pokyčius. Tokioje situacijoje svarbu, kad kiekvienas organizacijos narys turėtų tikslų bendrą supratimą to, kas yra organizacija ir ką ji daro.
2. Antroji organizacijos veiklos sritis, kurioje yra strategiškai svarbi informacija – organizacijos informacijos kūrimas, organizavimas, tvarkymas, informacijos tikrinimas, peržiūrėjimas ir t.t. Šie visi procesai atskleidžia esminę organizacijos ir jos narių savybę ir sugebėjimą suvokti aplinką, teisingai interpretuoti joje vykstančius pasikeitimus, priimti teisingus sprendimus ir pan. Toks organizacijos ir jos narių informacijos kaupimas, peržiūrėjimas, papildymas, keitimas. yra naudojami tam, kad būtų sukuriamos naujos žinios. Ir pačios organizacijos ir jos narių įgyti įgūdžiai įgalina organizaciją vystyti naujas galimybes, kurti naujus produktus ir paslaugas, didinti esamą paklausą ir įtvirtinti procesus, vykstančius organizacijoje.
3. Trečioji svarbi organizacijos strategijos sritis, kurioje yra naudojama informacija, tai procesas, kurio metu yra ieškoma informacija, ji vertinama tam, kad būtų priimami svarbūs sprendimai. Teoriškai žvelgiant į šį procesą, galime teigti, kad sprendimo pasirinkimas turi būti priimtas remiantis racionaliu mąstymu, pagrįstas išsamia, išanalizuota ir patikrinta informacija, taip pat, turi būti atsižvelgta į organizacijos tikslus ir galimas kitas veiklos ir sprendimo priėmimo alternatyvas, turi būti įvertintos pasekmės ir modeliuojamos pasirinktos alternatyvos ir jų pasekmių rezultatai.
Kiekvienoje organizacijoje įvairiais lygmenimis vyksta informacijos perdavimo procesai, žinių kaupimas, kita. Efektyviam institucijos darbui būtini vadybos principai, kurie galėtų priversti organizacijos žmones apjungti savo turimas ir sukauptas informacijos bazes, jas nuolat atnaujinti ir sugebėti maksimaliai jas panaudoti siekiant tam tikrų tikslų.
Kiekvienas informacinis procesas, pasikeitimo informacija veiksmas institucijoje turi būti ir nuolatinis informacijos atnaujinimas, ir keitimasis su kitais, keitimas turimos informacijos ir duomenų bazės priklausomai nuo besikeičiančių aplinkos sąlygų ir pan.1. 4. Valdymo informacijos ekonominis vertinimas
Valdymo sprendimų gerumas, jų realizavimo efektyvumas dažnai priklauso nuo to, ar laiku gauna informaciją, ar suspėjama gauti ją visą, kad galima būtų priimti tokius sprendimus. Gali būti svarbu informacijos savalaikiškumas arba pilnumas. Savalaikiškumas rodo, kaip informacijos gavimo momentas sutampa su jos panaudojimo priimant valdymo sprendimus momentu. Būna ypač svarbu laiku gauti informaciją, kuri naudojama priimant tokius operatyvaus valdymo sprendimus, kurių efektyvumas priklauso nuo to, kaip greitai gaunama informacija apie įvykusį nuokrypį nuo normalaus (iš anksto numatyto) proceso eigos ir pan. Pilnumas rodo tam tikrą informacija nusakomos esmės pakankamumo laipsnį. Pavyzdžiui, prognozėms, veiklos planams ir operatyvaus valdymo sprendimams naudojama informacija dažniausiai būna nepilna ir tokie sprendimai priimami esant neapibrėžtumui. Griežtesni pilnumo reikalavimai keliami informacijai, reikalingai operatyviems sprendimams priimti.
Informacijos optimalumas gali būti suvokiamas kaip ir savalaikiškumas, jei nuo to priklauso priimamų sprendimų efektyvumas. Apskritai optimalia čia laikoma informacija, kuri gaunama naudojant optimizavimo metodus (tai informacija, nusakanti duotomis sąlygomis optimalų sprendimą, gaunamą panaudojus nemažai kompiuterinio laiko reikalaujančius metodus ir priemones). Galima išskirti ir daugiau valdymo sprendimų informacijos charakteristikų, tačiau jos gali būti siejamos su jau išskirtomis arba joms gali būti keliami vienareikšmiai reikalavimai. Pavyzdžiui, informacijos adekvatumas tam tikru laipsniu gali būti apibrėžiamas jos tikrumu, nes jį galima matuoti jos adekvatumo realiai situacijai ar procesui laipsniu arba lygiu. Adekvatumas taip pat gali būti susijęs su savalaikiškumu: didėjant laiko tarpui tarp realiai vykstančių procesų ir juos nusakančios informacijos gavimo, mažėja ir tos informacijos adekvatumas, ir savalaikiškumas. (Simanauskas, 1983; Simanauskas, 1984).
Apskritai naudą iš informacijos galima gauti:
1. Tobulinant informacijos srautus ir didinant pirminės informacijos tikrumą.
2. Gerinant aprūpinimą informacija, gaunama sprendžiant atitinkamus taikomuosius kompleksus ir didinant informacijos naudingumą valdymo funkcijoms.
3. Tobulinant kai kurių funkcijų vykdymą naudojant naujus metodus ir geriau organizuojant darbą.
Galima išskirti kelias įmonės veiklos kryptis, kurios siejasi su sprendimams naudojamos informacijos savalaikiškumu ir optimalumu, o pastarieji veikia konkrečius rodiklius: gamybos didinimą, darbo, materialinių ir finansinių išteklių taupymą, ilgalaikio materialaus turto panaudojimo gerinimą, valdymo sąnaudų mažinimą ir pan. Pavyzdžiui, gamybą galima didinti parenkant geresnę gamybos programą, pradėjus dirbti ritmingiau, racionaliau panaudojus turimus įrengimus ir pan. Darbininkų darbo laiką galima taupyti labiau pagrindžiant ar optimizuojant normas, sumažinant laiko sąnaudas produkcijai pagaminti ir pan.
Bendro informacijos naudingumo vertinimo pakanka tada, kai nėra svarbios informacijos (informacijos pranešimų) gavimo darbų sąnaudos. Pavyzdžiui, šitaip gali atsitikti, jeigu iš anksto žinoma, kad nauda, gauta panaudojus pranešimo informaciją, bus daug didesnė nei išlaidos, reikalingos pranešimui suformuoti ir perduoti sprendimo priėmėjui arba kitam asmeniui. Čia informacijos perdavimo ar kitokio apdorojimo klausimai tiesiog ignoruojami. Jei taip pasielgti negalima arba jei reikia rinktis ekonomiškai tikslingiausius pranešimus, tada tų pranešimų alternatyvas, o tuo pačiu ir juose esančią informaciją bei jos formavimo ir gavimo procesus, galima vertinti taikant metodologiją, naudojamą nustatant diegiamų priemonių ekonominį efektyvumą.
Svarbu, kad valdymo aprūpinimas reikiama jo personalo funkcijoms informacija ir tos veiklos tobulinimas susiję su informacijos (duomenų) srautų racionalizavimu ir kompiuterizavimu. Informacija gali būti netikra jau nuo atsiradimo ar sukūrimo momento. Jos tikrumas taip pat gali sumažėti ją perduodant, saugant bei apdoroj.ant. Tikrumas gali būti prarandamas ir tyčia, kai sąmoningai iškreipiama informacija. Tokiu iškreipimu gali būti suinteresuoti tam tikri asmenys, norintys nuslėpti esamą padėtį ar pateikti neteisingą informaciją, siekdami iš to gauti sau naudingą rezultatą.

2. Vadybininkų veikla ir informaciniai poreikiai
Vadybos, kaip informacinio proceso, esmė yra informacijos keitimasis tarp valdančiojo subjekto ir valdomojo objekto. Vadybos procese susiduriama su nepaliaujamu informacijos apimties didėjimu dėl mokslinės, techninės pažangos proceso, sudėtingesnės gamybos, paslaugų teikimo ir gamybinių santykių, o taip pat spartaus gamybos apimčių didėjimo. Verslininkui labai svarbu atpažinti konkrečią besikečiančios aplinkos situaciją. Todėl galima teigti, kad organizacijos veiklos efektyvumas priklauso nuo to, kaip pavyksta išspręsti informacijos rinkimo, pateikimo, kaupimo, apdorojimo ir naudojimo klausimus. Štai kodėl taip svarbu suskirstyti informaciją; žinoti jai keliamas sąlygas, žinoti jos naudojimo poreikius.
Dažniausiai išskiriami trys informacinių srautų tipai, liečiantys įmonės padėtį:
1. Įmonės vidinė informacija, kuri yra ypatingai svarbi įmonės veiklos organizavimui, ir kurią reikia nuolatos atnaujinti. Tai būtų užsakymų portfelis, atsargų būklė, ataskaitinė dokumentacija, valdymo procedūros ir t.t. Ji daugiausia orientuota į įmonės vidaus reikmes ir yra išreiškiama kiekybiškai.
2. Įmonės informacija gaunama iš išorės. Tai informacija, kuri susijusi su pokyčiais, vykstančiais organizacijos veiklos sferoje. Ji pasižymi tuo, kad ją sunku apdoroti, nes gali stipriai skirtis nuo realios situacijos, kuri konkurentų yra slepiama arba tikslingai iškreipiama.
3. Informacija, kurios skleidėjas sąmoningai arba nesąmoningai yra pati įmonė. Pirmuoju atveju informacijos šaltinis yra pati įmonė, o antru ir trečiu atvejais yra rinka ir formalių bei neformalių ryšių sistema.
Skirstant informaciją, keliant jai sąlygas, ją panaudojant, didelį vaidmenį atlieka vadyba, kuri gali būti suskirstyta į:
o apskaitos;
o finansų;
o personalo;
o marketingo;
o gamybos.2. 1. Apskaitos vadyba
Apskaitos vadyba – tai vadyba, atliekanti įvairius apskaitos darbus firmoje. Tai galėtų būti užsakymų apskaita prekyboje, viešbučio kambarių rezervavimas ir pan. Apskaitos vadyboje daugiau orientuojamasi į duomenis nei į informaciją. Vadybininkai atlieka keturis pagrindinius duomenų apdorojimo uždavinius:
o Domenų rinkimas. Firma parduoda savo produktą ar paslaugas. Kiekvienas toks veiksmas aprašomas duomenų įrašu. Apskaitos vadybininkas renka šiuos įrašus.
o Manipuliavimas duomenimis. Manipuliavimas duomenimis apima duomenų klasifikavimą, rūšiavimą, skaičiavimus, t.y. aritmetines ir logines operacijas su duomenų elementais, norint sukurti papildomus duomenų elementus ir sumavimą, kuris reikalingas norint sumažinti labai didelį duomenų kiekį apjungiant į bendras ar dalines sumas ir pan.
o Duomenų saugojimas. Mažos firmos atlieka šimtus, o didelės net tūkstančius veiksmų per dieną. Kiekvienas toks veiksmas aprašomas keletu duomenų elementų. Visi jie turi būti saugomi tol, kol jų prireiks. Duomenys failuose saugomi duomenų saugojimo įrenginiuose. Failai logiškai integruojami į duomenų bazę. Dauguma duomenų bazėje saugomų duomenų yra apskaitos duomenys.
o Ataskaitų paruošimas. Vadybininkas paruošia ataskaitas tiek organizacijos dirbantiesiems, tiek klientams. Ataskaitos gali būti paruošiamos pagal pareikalavimą (pvz. kai pirkėjas nusiperka prekę yra išrašoma sąskaita), tam tikrais laiko momentais (pvz. kiekvienos darbo dienos gale yra išvedamas bendras parduotų prekių sąrašas).

1 schema. Apskaitos vadybos modelis.

Aplinkos elementai schemoje pavaizduoti stačiakampiais. Rodyklės nurodo duomenų srautus, einančius tarp aplinkos elementų ir pačios sistemos.
Paskirstymo sistemoje galima išskirti posistemius:
o vartotojo užsakymų pildymas;
o sandėlio papildymai ir veiksmai su tiekėjais;
o bendrų firmos veiksmų palaikymas.2.2. Finansų vadyba
Finansų vadyba skirta informacijos apie įmonės finansinę būklę pateikimui. Ši informacija gali būti įdomi tiek įmonės vadybininkams, tiek išorinės aplinkos subjektams. Įmonės vadybininkams ji reikalinga atliekant finansines operacijas, aplinkos elementams – tiekėjams, vyriausybei ir pan. – norint geriau susipažinti su firmos pajėgumais, patikimumu ir pan. Taigi finansų vadyba tai sistema, tenkinanti tiek firmos darbuotojų, tiek aplinkos elementų finansinės informacijos poreikius.
Finansų vadybos modelį sudaro trys įėjimo posistemiai:
o apskaitos;
o vidinio audito;
o informacijos ekspedijavimo.
Apskaitos posistemiai skirti kaupti duomenis apie kiekvieną firmos įvykį (kas įvyko, kada įvyko, kas dalyvavo, koks pinigų judėjimas buvo ir pan.). Naudodami apskaitos posistemių surinktus duomenis vadybininkai galės pateikti įvairias finansines ataskaitas (pvz. vadybininkas, besirūpinantis firmai gražinamais kreditais galės pateikti informaciją apie visus suteiktus kreditus ir pan.).

2 schema. Finansų vadybos modelis.
Vidinio audito posistemis skirtas firmos vidiniam auditui atlikti. Ji apima:
o finansų auditą (tikrinamas finansinių įrašų teisingumas);
o veiksmų auditą (patvirtinti vykdomų operacijų efektyvumą).
Finansinės informacijos ekspedijavimo posistemis skirtas rinkti papildomai informacijai, kuri įgalins geriau valdyti pinigų srautus. Šia informacija galėtų būti vyriausybės pateikiami įstatymai, įvairios žinios apie tiekėjus ir jų siūlomus gaminius ir pan.
Įėjimo posistemių sukaupti duomenys talpinami duomenų bazėse, kuriuos vadybininkai naudoja informacijos ekspedijavimui. Pateikiamos periodinės ar specialios ataskaitos, matematiniai modeliai ir pan.
Išskiriami tokie galutiniai duomenys:
o trumpalaikių ir ilgalaikių prognozių pateikimas, naudojant kiekybinius ir nekiekybinius metodus;
o kapitalo valdymo ataskaitos (skirtos analizuoti ir modeliuoti pinigų srautus). Rezultatai pateikiami lentelių ar diagramų pavidale;
o biudžeto ataskaitos, skirtos planuoti biudžetui, pateikti ir paskaičiuoti biudžeto įvykdymo koeficientą.

1 lentelė. Finansų vadybininko funkcijos ir informaciniai poreikiai. [7]
Pareigos Funkcijos Informacijos poreikiai
Finansų vadybininkas Specialūs pranešimai ir tyrimai (problemų sprendimas), apskaita operatyviniam planavimui ir kontrolei (išlaidų fiksavimas), pagrindinė apskaita (debitorinė bei kreditorinė apskaitos, turto apskaita), revizija, mokesčiai. Mokesčių, teisinė, valdymo ir finansinės apskaitos informacija, duomenys apie gamybinių padalinių veiklą.2.3. Personalo vadyba
Visose firmose ar organizacijose dirba darbuotojai (personalas), todėl visoms joms yra aktualu kaupti informaciją apie savo dirbančiuosius. Visoms veikloms, susijusioms su personalo valdymu, paskiriami personalo vadybininkai.
Personalo vadybai būdingas labai didelis atliekamų užduočių skaičius. Tai matyti iš žemiau pateiktos schemos:

3 schema. Personalo vadybos modelis.
Taigi personalo vadybos modelį sudaro 3 įėjimo (apskaitos, darbuotojų ir darbo vietų tyrimo, žinių) posistemiai ir 6 išėjimo (personalo planavimo, verbavimo, personalo valdymo, kompensacijų, motyvavimo, ryšių su visuomene) posistemiai. Įėjimo posistemių duomenys gali būti tiek vidinės, tiek išorinės kilmės.
Darbuotojų ir darbo vietų tyrimo posistemyje vadybininkai kaupia specialią informaciją, padedančią nustatyti kaip darbuotojui sekasi, ar jis gerai atlieka savo pareigas. Ši informacija būna aktuali norint parinkti tinkamiusią kandidatą į tam tikras pareigas.
Personalo žinių posistemyje dirbama su išorinių šaltinių (vyriausyvės, tiekėjų, darbo biržų, profsajungų) pateikiama informacija apie galimus darbuotojus, įstatymus ir pan.
Surinkta informacija saugoma duomenų bazėje. Personalo vadybos pateikiamą informaciją daugiausiai (65%) naudoja personalo skyrius, kiti firmos dirbantieji apie 29%. Informacija pateikiama periodinių ir momentinių ataskaitų pavidale, kartais naudojami matematiniai modeliai.
2 lentelė. Personalo vadybininko pareigos ir informaciniai poreikiai. [7]
Pareigos Funkcijos Informacijos poreikiai
Personalo vadybininkas Personalo apskaita, statistika, darbo laiko ir užmokesčio apskaita, darbo apmokėjimo organizavimas, darbuotojų priėmimas ir atleidimas, atostogų grafikų sudarymas. Personalo poreikiai, darbo laiko, užmokesčio apskaitos informacija, darbo teisinė informacija, kvalifikacijos kėlimas, personalo kaita.2.4. Rinkodaros vadyba
Rinkodara, anot William Pride, yra “asmenų ir organizacinių veiksmų, skirtų geriausiam produktų, paslaugų ar idėjų sukūrimui, pateikimui ir kainos įvertinimui, visuma”. Iš šio apibrėžimo galima įsivaizduoti, kokia įvairi informacija rinkodaros vadybininkui bus reikalinga numatant strategiją, kaip panaudojant firmos turimus resursus, sukurti ir pateikti produktą ar paslaugą.

4 schema. Rinkodaros vadybos modelis.

Kaip ir kito tipo vadyboje rinkodaros vadybą taip pat sudaro įėjimo ir išėjimo posistemiai:
o apskaitos posistemyje vadybininkas kaupia duomenis apie visus pardavimus, tam kad galima būtų pateikti periodines ataskaitas apie parduotą produktą (kas daugiausiai perka, kas daugiausiai parduoda) ir specialias ataskaitas (prekybos vietos pardavimų analizės ataskaitas). Apskaitos vadybos sukaupti duomenys naudojami ne tik ataskaitų paruošimui bet ir ekspertinių sistemų išvadų paruošimui;
o rinkodaros tyrimo posistemis skirtas kaupti informacijai apie prekių paklausą;
o rinkodaros žinių posistemyje kaupiama išorinių šaltinių (ypač konkurentų) informacija, galėsianti padėti marketingo specialistui;
o produkto posistemis skirtas padėti vadybininkui sekti produkto gyvavimo rinkoje ciklą, nuo jo įvedimo į rinką iki išėmimo. Egzistuoja eilė metodų, padedančių nuspręsti ar tikslinga įvesti produktą į rinką ar ne. Šie metodai ir taikomi produkto posistemyje;
o vietos posistemis – posistemis, pateikiantis informaciją, padedančią apsispręsti produkto platinimo tinklui sudaryti;
o reklamos posistemio pagrindinis tikslas – pateikti reklaminius prospektus apie naujausius gaminius, jų platinimo galimybes ir pan.;
o kainų posistemis – posistemis, padedantis modeliuoti tikslingą produkto kainą;
o prognozės posistemis skirtas sumodeliuoti galimą produkto gyvavimo rinkoje ciklą.

3 lentelė. Rinkodaros vadybininko pareigos ir informaciniai poreikiai. [7]
Pareigos Funkcijos Informacijos poreikiai
Rinkodaros vadybininkas Ryšių su klientais palaikymas, pardavimai, konkurencijos analizė, reklamos ir rėmimo organizavimas, pirkimo skatinimo ir kainodaros strategijų sudarymas. Marketingas, mokesčių, teisinė, valdymo apskaitos informacija, kainodaros informacija.2.5. Gamybos vadyba
Jei marketingo specialistai nusprendžia, koks produktas ar paslauga reikalinga, tuomet gamybos pareiga pagaminti tą produktą ar paslaugą.

5 schema. Gamybos vadybos modelis.
Modelį sudaro 3 įėjimo posistemiai:
1. Apskaitos (vadybininkas kaupia duomenis, aprašančius gamybines operacijas ir ryšius su tiekėjais).
2. Produkto inžinierinių tyrimų posistemis – kažkas panašaus į marketingo tyrimų posistemį. Jame vadybininkas kaupia duomenis apie projektų galimybes, tačiau naudojasi tik vidiniais informacijos šaltiniais.
3. Žinių posistemis – vadybininkas kaupia visa išorinių šaltinių pateikiamas žinias, reikalingas produkto gamybai (žinynai ir pan.).
Pateikiama informacija:
o produkto posistemyje – informacija apie kiekvieną gamybos žingsnį nuo medžiagų užsakymo iš tiekėjų iki gaminio pateikimo prekybai;
o inventoriaus posistemyje – saugoma informacija apie inventoriaus tikslingą panaudojimą;
o kokybės posistemyje – informacija apie žaliavų seką ir gaminio kokybę;
o kainų posistemyje – informacija apie gaminio kainos pakitimus.
4 lentelė. Gamybos vadybininko pareigos ir informaciniai poreikiai. [7]
Pareigos Funkcijos Informacijos poreikiai
Formavimo cecho vyr. vadovas Formavimo cecho veiklos koordinavimas ir valdymas, darbo saugos kontrolė, operatyvinių planų sudarymas. Valdymo apskaitos informacija, gamybos statistika, įrengimų, pastatų, automobilių būklė, darbo saugos teisė.
Betono mišinio paruošimo cecho vyr. vadovas Betono mišinio paruošimo cecho veiklos koordinavimas ir valdymas, operatyvinių planų sudarymas, darbo saugos kontrolė. Valdymo apskaitos informacija gamybos statistika, įrengimų, pastatų, automobilių būklė, darbo sauga.
Gamybos vyr. vadovas Visos gamybinės veiklos operatyvinių rezultatų rinkimas ir apdorojimas; planų sudarymas (patarėjo vaidmuo), kokybės kontrolė, darbo saugos kontrolė. Valdymo apskaitos informacija, gamybos statistika, darbo sauga.3. „Medetos“ gamybos cecho vadybininko informaciniai poreikiai
Uždarosios akcinės bendrovės „Medeta“ pagrindinė veikla – medienos gaminių- sodo ir kiemo baldų (pavėsinių, suoliukų, stalų, krėslų, terasų, vasarnamių, smėlio dėžių, gėlinių) gamyba, orientuota į užsienio rinką.
Asmuo atsakingas už gamybos vadybą atlieka labai svarbų vaidmenį įmonės veikloje ir jis nuolat susiduria su informaciniais poreikiais. :
ü Atsargų kontrolė. Gamybos vadybininkas turi sugebėti įdiegti ir palaikyti tiek kiekybinę, tiek kokybinę atsargų ir pagamintos produkcijos kontrolę, todėl kiekvieną dieną jis turi gauti iš vyr. sandėlininko dokumentus, kuriuose būtų pateikta informacija apie dabartines ir jau sunaudotas atsargas, jų išdavimą į gamybą, žaliavas, komplektavimo gaminius, nebaigtą gamybą, gatavą produkciją ir t.t.
ü Gamybos organizavimas. Darbo ir gamybos organizavimo metodai turi būti pastoviai tiriami ir tobulinami. Todėl nuolatos analizuojama, kaip darbas atliekamas dabar ir kaip jį būtų galima atlikti ateityje. Tam vadybininkas ne tik turi turėti patirties bei žinių gamybos organizavimo srityje (darbo, įrengimų (staklių), energetinių išteklių valdymo), bet ir naudotis šiais informacijos šaltiniais: standartais, planiniais normatyvais, gamybos statistika, kalendoriniais planais. Kadangi gamybos vadybininkas taip pat atsakingas už nekokybišką gamybą, nelaimingus atsitikimus, jis turi nuolat gauti informaciją apie darbo saugos teises.
ü Taip pat į gamybos vadovo pareigas įeina tiekimo problemų sprendimas. Šios įmonės vadybininkui ieško tiekėjų, kurių žaliavų kainos, kokybė bei pristatymo galimybės tenkintų įmonės poreikius; seka, kaip vykdomos sudarytos tiekimo sutartys, o tai jam padeda nuspręsti informacija iš kainoraščių, standartų, taip pat jį domina teisinė, transporto būklės, kainodaros informacija. Su tiekėjais stengiamasi sudaryti nuolatines sutartis, tačiau pasirenkamas ne vienas vienintelis tiekėjas, nes tai būtų papildoma rizika – partneris gali staiga apsigalvoti ar padidinti žaliavų kainas ar iš vis nustoti jas tiekti. Norint to išvengti, pasirenkami keli tiekėjai. Kadangi tiekėjų pasiūla yra labai didelė, tai gamybos vadovas susiduria su informacijos poreikiais apie kiekvieną tiekėją, tokiais kaip jų dabartinė finansinė būklė, pastovių ir patikimų klientų skaičius, jų patentai ir t.t.
Taip pat į gamybos vadybos pareigas įeina ir inžinierinis ir tyrimų valdymas:
ü Produkto tyrimai. Siekiama, kad įmonės „Medeta“ gaminiai būtų patrauklūs klientams, ypač Europos Sąjungoje, savo kokybe bei kaina. Todėl įmonės vadybininkas turi nuolat kontroliuoti gamybos statistiką ir gauti informaciją iš vyr. technologo apie produkto kokybę, standartus, kainodarą, laboratorinius tyrimus, gamybos tobulinimo galimybės, įrengimų, pastatų būklę ir t.t.
ü Inžinerinis valdymas: būtinų pakeitimų atlikimas per visus gaminio kūrimo etapus: projektavimo, testavimo, gamybos, todėl čia reikalinga informacija apie darbo saugos reikalavimus, operatyvinius planus, įrengimų būklę, kokybės reikalavimus.

Išvados
Organizacija yra susijusi su valdymo sprendimų darymu, kuris yra informacinis procesas. Visi jo etapai, pradedant tikslų apibrėžimu ir baigiant vykdomų sprendimų kontrole bei jų pasekmių įvertinimu, remiasi informacija. Šių sprendimų teisingumas tiesiogiai priklauso nuo to, kiek ir kokios informacijos turime. Pati savaime informacija nėra vertinga. Milžiniški jos kiekiai laisvai platinami visuomenės informavimo priemonių dėka, tačiau kaip dažnai dėl klaidingos, nepilnos ar pasenusios informacijos mes prarandame savo lėšas ir laiką. Taigi, įmonės veiklos efektyvumo sąlyga yra supratimas, kad informacija tiesiogiai įsilieja ir įtakoja visus organizacijos procesus. Tai vyksta tiek per gamintojų ar sprendimų priėmėjų informacinį aprūpinimą, tiek per pačios informacijos kaip žaliavos panaudojimą.
Kaip išvadas, galima būtų teigti, kad informacijos poreikių nustatymas būna efektyvus tuomet, kai:
ü jie yra teisingai traktuojami, suvokiant pačios informacijos vietą ir reikšmę;
ü yra formuojami informacijos sr.autai;
ü efektyvus informacijos išteklių naudojimas;
ü organizacijos struktūra, operacijos ir informacijos technologijos yra tarpusavyje suderinamos.

Naudotos literatūros sąrašas
1. Atkočiūnienė Z. Įmonės informacinė sistema. [interaktyvi duomenų bazė]. [žiūrėta 2003 m. lapkričio 15-25 d.]. Prieiga per internetą: http://mtyr.osf.lt
2. Juzėnas T. Verslumas ir vadyba. [interaktyvus]. [žiūrėta 2003 m. gruodžio 5-9 d.]. Prieiga per internetą: http://www.files.akl.lt
3. Simanauskas L. Informacijos vertinimas. [interaktyvi duomenų bazė]. [žiūrėta 2003 m. lapkričio 10 d.]. Prieiga per internetą: http://fc.vdu.lt/e-media/
4. Augustinaitis A. Informacijos specialistų poreikių nustatymo metodų kriterijai. [interaktyvi duomenų bazė]. [žiūrėta 2003 m. gruodžio 20 d.]. Prieiga per internetą: http://www.infovi.vu.lt/ivs/ivs-menu.html
5. Verslo analizė. .[interaktyvus]. [žiūrėta 2003 m. gruodžio 29 d.]. Prieiga per internetą: http://sec.lt
6. Juzėnas T. Verslumas ir vadyba. . .[interaktyvus]. [žiūrėta 2003 m. gruodžio 5-9 d.]. Prieiga per internetą: http://www.files.akl.lt
7. Laurinavičienė A. Pagrindiniai valdymo dokumentai. [interaktyvus]. [žiūrėta 2004 m. Sausio 7 d.]. Prieiga per internetą: http://is.lt/kolegija/darbai/
8. Rupšlauskis A. Vadyba. [interaktyvus]. [žiūrėta 2004 m. Sausio 7 d.]. Prieiga per internetą: http://is.lt/kolegija/darbai/
9. Buitkus A., Simanauskas L. Valdymo informatizavimo Lietuvoje plėtra // Ekonomika. Vilnius, 1996. N. 40. 23-28 p.
10. Simanauskas L., Skyrius R. Valdymo sprendimų rengimo informacija // Ekonomika. Vilnius, 1996. N. 40. 108-122 p.
11. Simanauskas L. Informacinės sistemos.Vilnius: Vilniaus universiteto leidykla., 2000. 99-151 p.
12. Simanauskas L. Informacinių sistemų analizė. Vilnius: Vilniaus universiteto leidykla., 1997. 5-66p.

Leave a Comment