Ryšių su žiniasklaida organizavimas

2024 0

TURINYS

ĮVADAS.............................. 3

1. TRUMPA ĮMONĖS CHARAKTERISTIKA.............. 4

2. RYŠIAI SU VISUOMENE

2.1. Ryšių su visuomene samprata................ 4

2.2. Ryšių su visuomene informavimo skyriai............ 7

3. RYŠIŲ SU ŽINIASKLAIDA PADALINYS ĮMONĖS ORGANIZACINĖJE

VALDYMO STRUKTŪROJE (OVS)

3.1. Ryšių su žiniasklaida padalinio struktūra įmonės OVS...... 9

3.2. Vidinės ir išorinės komunikacijos vadyba........... 12

3.3. Įmonės atstovo žiniasklaidai pareigybinė instrukcija....... 14

3.4. Informacijos pateikimo šalies žiniasklaidai pavyzdžiai...... 17

4. SPAUDOS KONFERENCIJOS ORGANIZAVIMAS

4.1. Spaudos konferencijos organizavimas............. 18

4.2. Kvietimas žurnalistams.................. 19

4.3. Konferencijos scenarijus................... 19

4.4. Įmonės atstovų kalba konferencijos metu........... 21

4.5. Pasiruošimas galimiems klausimams ir atsakymams........ 22

4.6. Galimų nemalonių situacijų numatymas............ 24

4.7. Kokteilio priėmimas................... 25

4.8. Spaudos konferencijos išlaidų sąmata............. 26

5. KITI PERIODINIŲ RYŠIŲ SU ŽINASKLAIDA BŪDAI......... 26

6. IŠVADOS........................... 30

7. LITERATŪRA......................... 31

ĮVADAS

Šio darbo tikslas yra trumpai apibūdinti tai kas tai yra ryšiai su visuomene, ryšiai su žiniasklaida, kas sudaro komunikacijos vadybą. Trumpai aptarsime spaudos atstovo darbą ir pareigas, susipažinsime su kelias informacijos pateikimo žiniasklaidai pavyzdžiais. Taip pat aprašysime kaip organizuojamos spaudos konferencijos ir kokteilio priėmimas.

Ryšiai su visuomene mūsų dienomis įgyja naują aspektą: internetas, naujos vadybos tendencijos verčia peržiūrėti keletą dešimtmečių nekitusius vadybos principus. Ryšių su visuomene specialistai tam naudoja žiniasklaidą, internetą, reklamą, rinkodarą, komunikacijos ir psichologijos mokslus, klasikinius ryyšius su visuomene ir pan. Siekdami naudos tam tikrai atstovaujamai organizacijai ryšių su visuomene specialistai turi sugebėti pateikti ir panaudoti daugelį turimų žinių ne tik iš minėtų sričių, jie turi būti profesionalai ir savęs pristatymo, t.y. jie turi būti gerai įv

valdę komunikacijos įgūdžius, perpratę grupių psichologiją, susipažinę su bendravimo ir diplomatiniu protokolu ir pan.

Ryšiai su visuomene tai – vadybos funkcija. Viena iš pagrindinių priemonių ryšiuose su visuomene visuomet buvo žiniasklaida, kaip priemonė, užtikrinanti komunikaciją su atitinkama grupe ar visuomene. Žiniasklaidos vaidmuo šiuolaikiniame gyvenime yra ypatingas. sunkiai įsivaizduojame savo gyvenimo – skaitome laikraščius, klausome radijo, žiūrime televizijos laidas. Be to, nuolat naudojames ir internetu, o turėdami laisvesnę valandėlę neretai perverčiame ir žurnalus. Visa tai rodo, kad žiniasklaidos turinys turi galimybę daryti įtaką mūsų požiūriui, vertybėms ir net gyvenimo būdui.

Daugelis verslininkų, supratę nepaprastai didelę šiuolaikinių masinės komunikacijos priemonių svarbą, savo darbe siekia kiek įmanoma labiau susipažinti su žiniasklaidos darbu, pagrindiniais jų veikloje taikomais principais, bet taip pat ir pasiruošti darbui su masinių koomunikacijos priemonių atstovais. Kalbėtojų mokymas (atstovų spaudai mokymas, patarimai vadovams, kada ir kaip turi būti pasakomas vienas ar kitas dalykas ir pan.), patarimai, kaip reikia būti apsirengus ruošiantis pasirodymui per televiziją, praktiniai interviu, naudojant video galimybes bei patarimai kaip ruošti įvairias konferencijas ir priėmimus – tai tampa verslo organizacijų veikla. Itin svarbu sugebėti sudėtingus klausimus pateikti paprastai – taip, kad visuomenė galėtų visa tai suvokti ir priimti. Svarbiausias tikslas – sukurti pranešimą, kuris būtų patrauklus ir atitiktų visuomenės poreikius ir interesus.

Individualus namų da
arbas apima 31 psl., jame yra 4 priedai bei keletas pavyzdžių, panaudoti aštuoni literatūros šaltiniai.

1. TRUMPA ĮMONĖS CHARAKTERISTIKA

Pagrindinė įmonės UAB “Kaskada” veikla yra didmeninė ir mažmeninė prekyba naujomis ir dėvėtomis automobilių padangomis ir atsarginėmis automobilių dalimis. Savo veiklą bendrovė pradėjo dirbdama su Lietuvos įmonėmis, teikiančiomis įvairaus formato ir paskirčių padangas.1998 – 1999 m. pradėjo bendradarbiauti su užsienio firmomis: Belgijos firma “International Bernaerts Trading”, Vokietijos firmomis “Harry’s Allroud Serivce”, “Reifen Company”. Visus metus bendrovės veikla buvo vystoma, aprūpinant automobilių savininkus įvairių tipų ir formatų padangomis. Prekyba vykdoma sezoniškumo principu. Lygiagrečiai vystoma prekyba atsarginėmis automobilių detalėmis: tepalais, tepalų filtrais, automobilių kosmetikos priemonėmis.

Nagrinėjant įmonės veiklą už 2002 metus pažymėtina, kad įmonė uždirbo 248.3 tūkst. litų realizacinių pajamų, gauta grynojo pelno 35.7 tūkst. litų. Įmonė 2002 m. IV ketv. Pabaigai turėjo 85.5 trumpalaikių skolų. Įmonės ilgalaikį turtą sudaro pastatai, transporto priemonės ir kiti įrengimai ir įranga. Įmonės įstatinis kapitalas lygus 210 000 (Du šimtai dešimt tūkstančių) litų. Ataskaitiniame laikotarpyje 89% pajamų yra gauta iš prekių pardavimų, 11% – iš paslaugų, t.y. automobilių remonto paslaugų.

Įvertinant dabartinę pardavimų situaciją ir remiantis rinkos tyrimais pagrindiniai UAB “Kaskados” konkurentai Klaipėdos krašte yra UAB “Hokla”, UAB “Klaipėdos Melga”, UAB “Dagris”.

Apie UAB Kaskada” teikiamas paslaugas plačiau skelbiama įvairiais reklamos kanalais (priklausomai nuo poreikio – apskrityje, Vakarų Lietuvoje) :

• Radijas : “La luna” ir “Bumsas”

• Spauda: “Vakarų ekspresas”, “Klaipėda”

• Reklaminiai ka

atalogai: “Visa Lietuva 2001”, Lintel Klaipėda,

• Informacinių lapelių su kainininkais siuntimas galimiems užsakovams.

2. RYŠIAI SU VISUOMENE

2.1. Ryšių su visuome samprata

Ryšiai su visuomene (RSV) dar yra apibūdinami kaip veikla, kuria siekiama visuomenėje ar tam tikrose jos grupėse suformuoti teigiamą įmonės įvaizdį ir sukurti pasitikėjimo ir supratimo atmosferą .

Apibendrintai galima sakyti, kad ryšiai su visuomene tai:

• Speciali vadybos funkcija, kuri padeda sukurti ir išlaikyti abipusę komunikaciją, susitarimą ir tarpininkavimą tarp organizacijos ir visuomenės.

• Valdymo funkcija, kuri įvertina visuomenės nuostatas, identifikuoja individo ar institucijos politiką ir veiksmus iš visuomenės interesų pozicijos, planuoja ir vykdo veiksmų programą, siekiant įgyti visuomenės supratimą ir pritarimą

RSV – labai plati veiklos sritis, apimanti visokeriopą palankių veiklos sąlygų įmonei kūrimą ir palaikymą. Pagal H. L. Zankl RSV būdingos tokios funkcijos:

• informavimo; RSV padeda skleisti informaciją į išorę (visuomenei) ir į vidų (saviems darbuotojams). Tai leidžia keistis naujausiomis žiniomis, faktais ir nuomonėmis, kas yra būtina tiek įmonei, tiek su ja susijusiems asmenims. Tai padeda nežinojimą pakeisti žinojimu, neteisingą arba neigiamą nuomonę – teigiama ir teisinga.

• bendravimo; RSV užmezga ir palaiko ryšius su visomis įmonei svarbiomis visuomenės grupėmis: žiniasklaida, visuomenėje pripažintais autoritetais, kompetentingais specialistais, politinėmis ir ūkinėmis institucijomis.

• valdymo; RSV naudingi spręsti tam tikrus valdymo uždavinius ir problemas. RSV padeda nuslopinti ir išvengti konfliktų tarp įmonės administracijos ir jos darbuotojų, sukuria pa

asitikėjimą administracija ir jos sprendimais, skatina darbuotojų lojalumą.

• įvaizdžio kūrimo; RSV padeda suformuoti ir palaikyti teigiamą įmonės, jos gaminamų produktų ar teikiamų paslaugų įvaizdį, didina jų populiarumą.Visuomenės palankumas yra geras pamatas įmonės veiklos sėkmei.

• derinimo; RSV padeda derinti santykius su visuomene, taip pat įmonės vidaus santykius. Jie pasireiškia kaip abipusis sąveika, kuriems būdingi grįžtamieji ryšiai.

• pardavimo skatinimo; RSV padeda greičiau parduoti produkciją. Įmonės populiarinimas, jos visuomeninis pripažinimas yra esminiai pardavimą didinantys veiksniai. Pasitelkiant RSV galima sužadinti visuomenės susidomėjimą naujomis prekėmis, sąmoningą norą jų įsigyti.

• stabilizavimo; RSV, pasitelkiant šiuolaikišką krizių vadybą, padeda įmonei pasirengti krizinėms ir probleminėms situacijoms bei joms ištikus, imtis efektyvių veiksmų, kad įmonė nukentėtų kaip galima mažiau.

• tolydumo (vieningumo); RSV padeda išlaikyti vienodą įmonės stilių įmonės viduje ir išorėje (6).

Ryšių su visuomene planavime, kuomet ryšiams su visuomene yra keliamas pagrindinis tikslas – įtikinti, ryšių su visuomene specialistas privalo:

1. Atlikti pranešimo motyvacijos analizę, nustatyti pranešimo siuntėjo individualius požymius;

2. Nustatyti tikslinės publikos struktūrą, jos informacijos poreikius, galimybes priimti, suprasti, įvertinti ir kt. pranešimą;

3. Identifikuoti publikos, kuriai planuojamas transliuoti pranešimas, prioritetus;

4. Išanalizuoti egzistuojančius pranešimo siuntėjo ir pranešimo gavėjo santykius;

5. Sugebėti keisti nusistovėjusias visuomenės nuostatas

Pagrindiniai ryšių su visuomene veiklos tikslai taikomi ryšių su visuomene vadyboje. Ryšių su visuomene teoretikai išskiria esminius žemiau pateikiamus 4 veiklos etapus:

• siekiama atkreipti dėmesį;

• įtraukimas;

• komunikacija;

• etiškas įtikinimas;

Dažnai ryšių su visuomene planavimo ir organizavimo procesas pateikiamas nuolat

besisukančio ratu modeliu (žr.1 priedą).

1 priedas. Ryšių su visuomene planavimo ir organizavimo procesas.

Geras įvaizdis neatsiranda kartu su įmone, jis turi būti sistemingai kuriamas. Patikimos ir stabilios įmonės įvaizdžiui sukurti neužtenka vien tik reklamos. Informacijos rinkimas ir analizė padeda išsamiau suvokti verslo aplinką, leidžia stebėti ne tik konkurentų, bet savo pačių padėtį ir strategijas, atrasti naujų perspektyvų savo veikloje, ieškoti potencialių klientų ir partnerių. Ryšiai su visuomene padeda įgyti potencialių klientų, vartotojų, žiniasklaidos ar partnerių palankumą (6).

Ryšiams su visuomene priskiriama:

• Reklama;

• Kontaktai su spauda, pateikiant vertingos informacijos;

• Visuomenės nuomonės tyrimas;

• Finansinė parama gamybos vystymui, pažangių idėjų realizavimui;

• Firmų bandymai paveikti valdančiuosius sluoksnius, kad būtų leidžiami klientams palankūs įstatymai;

• Visuomeniniai kontaktai, t.y. politinės, švietimo, aptarnavimo funkcijos, kad būtų išnaudotos galimybės toliau bendradarbiauti su visuomene ir ją remti;

• Kalbų, pranešimų, brošiūrų rengimas;

• Patarimai klientams priimant sprendimus sudėtingomis situacijomis (4,p.216)

2.2 Ryšių su visuomene informavimo skyriai

Įmonė, norinti “užsiimti” ryšiais su visuomene, turi dvi galimybes: steigti nuosavą ryšių su visuomene skyrių arba samdyti ryšių su visuomene konsultantus (agentūrą). Pasirinkimas priklauso nuo daugelio aplinkybių. Abi iš galimybių turi ir privalumų, ir trūkumų.

Privalumai kuriant ryšių su visuomene skyrių:

• Ryšiai su visuomene turi būti nuolatinis darbas, nuolatinis patarinėjimas įmonės vadovams. Tai pagrindinė priežastis, kodėl įmonei yra naudingiau turėti nuosavą ryšių su visuomene skyrių;

• Ryšių su visuomene skyrius įmonės viduje darbuotojai gerai žino padėtį, įmonės ypatu-mus;

• Ryšių su visuomene darbuotojai yra “visada čia”, todėl gali greitai reaguoti kritinėse situacijose;

• Skyriaus darbuotojai suvokia save kaip svarbią įmonės dalį, jiems svarbi įmonės sėkmė, jie lojalūs savo įmonei ir laikosi konfidencialumo;

• Skyriaus darbuotojai pažįsta visus įmonės darbuotojus, todėl gali palaikyti su jais nuola-

tinius ryšius ir tobulinti vidinę komunikaciją.

Ryšių su visuomene skyriaus trūkumai:

• Skyriaus darbuotojai gali stokoti profesinių žinių ir įgūdžių.

• Savi darbuotojai mato situaciją tik iš vidaus, todėl gali būti nepakankamai objektyviai įvertinama įmonės padėtis. Tai taip pat gali sukelti žiniasklaidos nepasitikėjimą.

• Įmonės vadovai gali nepakankamai pasitikėti ryšių su visuomene skyriaus darbuotojais. Tai gali kenkti ryšių su visuomene efektyvumui.

• Skyriaus finansavimas turi būti nuolatinis, o tai gali reikšti neefektyvų lėšų paskirstymą. Be to, biudžeto mažinimas neigiamai atsiliepia darbuotojų interesams.

Ryšių su visuomene agentūros privalumai:

• Agentūros dirba su daugeliu įvairių sričių klientų, todėl turi daugiau patirties, yra profesionalesnės.

• Agentūros yra nepriklausomas konsultantas, turintis objektyvią nuomonę, sugebantis ir galintis kritikuoti.

• Agentūros turi darbo patirties su daugiau įvairių ryšių su visuomene priemonių, negu vienas įmonės skyrius. Jos taip pat turi daugiau techninių galimybių, ryšių su specializuo-

tais specialistais – spaustuvėmis, fotografais, vertėjais.

• Agentūrai mokama pagal atliekamo darbo apimtis, tai leidžia efektyviau paskirstyti finansavimą.

Trūkumai:

• Agentūrai reikia daug laiko ir pastangų, kad įsigilintų į įmonės reikalus.

• Agentūrą riboja iš anksto numatyta darbo apimtis ir užmokestis, skirtingai nuo nuosavo įmonės skyriaus darbuotojų, kurie yra nuolatiniai įmonės darbuotojai. Tai gali būti svarbus trūkumas kritinėse situacijose.

• Agentūra nėra įmonės dalis, todėl dažniausiai negali pastebimai paveikti vidinės komunikacijos.

• Agentūra turi daug klientų, todėl įmonės negali tikėtis išskirtinio požiūrio ir lojalumo.

• Įmonė gali rinktis sudaryti ryšių su visuomene skyrių arba samdyti agentūrą. Taip pat yra ir trečiasis variantas – suderinti abi ryšių su visuomene formas, pasinaudojant kiekvienos iš jų privalumais (6).

3.RYŠIŲ SU ŽINIASKLAIDA PADALINYS ĮMONĖS ORGANIZACINĖJE VALDYMO STRUKTŪROJE (OVS)

3.1. Ryšių su žiniasklaida padalinio struktūra įmonės OVS

Viena svarbiausių įmonės ryšių su visuomene priemonių yra ryšiai su žiniasklaida. Žiniasklaidos vaidmuo šiandien pasaulyje vaidina milžinišką vaidmenį – ji ne tik atspindi realybę, bet ir ją formuoja. Daugeliu atveju žiniasklaidos vaidmuo gali būti sulygintas net ir su 1-ąja valdžia, nes retas iš mūsų turi galimybių patikrinti milžinišką žiniasklaidos pateikiamos informacijos objektyvumą. Kita vertus, reikėtų suprasti, kad žiniasklaida taip pat yra verslas, kurio tikslas tenkinti vartotojų poreikius ir uždirbti pelną. Žiniasklaidos “populiarumą” galima paaiškinti bent keliais aspektais. Visų pirma – populiarumas dėl pasitikėjimo žiniasklaida. Lietuvoje šis rodiklis yra vienas didžiausių. Tai sąlygoja daugelis faktorių, o turinį lemia rinkos, t.y. pasiūlos ir paklausos dėsniai, nes žiniasklaida taip pat yra verslas. Antra, egzistuoja žiniasklaidos “sezoniškumas”, t.y. vasarą išauga radijo ir žurnalų populiarumas, o sumažėja TV bei interneto. Ir galiausiai, vis didesnį populiarumą įgauna internetinė žiniasklaida – tai sąlygoja ir besiplečiančios techninės galimybės bei didėjanti interneto skvarba.

Žiniasklaida, dar vadinama masinėmis informacijos priemonėmis, – tai įstaigos, kurios užsiima “visuomenės informavimu — veikla, kuria visų žiniai siekiama pateikti bet kurio visuomenės nario turimą informaciją apie jį patį, jo aplinką ir gyvenimą, tautos ir pasaulio žinias apie praeitį, dabartį ir ateitį” (1,p.1).

“Žiniasklaidos priemonės – knyga, laikraštis, žurnalas, biuletenis ar kitas leidinys, televizijos, radijo programa, kino ar kita garso ir vaizdo studijos produkcija, informacijos agentūros pranešimas, elektroninėmis priemonėmis platinamas pranešimas. Visuomenės informavimo priemonėms netaikomi reikalavimai, kurie keliami valstybės institucijų leidžiamiems teisės aktams, taip pat leidiniams, kurių tiražas mažesnis kaip 100 egzempliorių, techniniams ir tarnybiniams dokumentams, vertybiniams popieriams, pusės spaudos lanko neviršijantiems neperiodiniams reklamos leidiniams” (2, p.1).

Žiniasklaida – labai svarbi ir ypatinga ryšių su visuomene priemonė, nes :

• žiniasklaidos priemonės yra tiesioginis organizacijos kelias į publiką;

• žiniasklaidos atstovai gali kontroliuoti, ką organizacijos publika mato ir girdi žiniasklaidoje. Be to, žiniasklaidos atstovams visada rūpi informacija, kuri būtų įdomi jų skaitytojams, žiūrovams ir klausytojams.

Efektyvus žiniasklaidos planavimas ir geri ryšiai su ja padeda formuoti visuomenės nuomonę apie organizaciją. Ryšiai su žiniasklaida padeda kurti organizacijos įvaizdį bei palankumą jai, informuoti apie teikiamas paslaugas bei prekes, sudominti visuomenę aktualia tema, įtikinti nuomonių lyderius bei priminti apie organizacijos veiklą. Krizių valdymas ir prevencija įgalina organizaciją sumažinti žalą jos įvaizdžiui ir patikimumui. Organizacija, kuri turi parengtą rizikos analizę ir iš anksto sudarytą krizių valdymo planą, yra pasiruošusi nuslopinti krizės poveikį. Savalaikės, teisingos informacijos operatyvus ir apgalvotas teikimas žiniasklaidai, partneriams, klientams krizinės situacijos metu yra būtinas norint išlaikyti organizacijos įvaizdį bei išsaugoti jos patikimumą. Interneto vaidmuo šiuolaikinėje ekonomikoje nuolat didėja. Greitai perduodantis informaciją ir nenutrūkstamai funkcionuojantis internetas gali Jums padėti greičiau ir efektyviau pasiekti naujas auditorijas ir teikti joms reikiamą informaciją

Ryšių su žiniasklaida schema pateikiama 2 priede (4,p.218)

2 priedas. Ryšių su žiniasklaida schema

Didesnės organizacijos turi nuosavas spaudos tarnybas arba spaudos centrus. Čia gali dirbti nuo vieno dviejų iki dešimties ir daugiau žmonių.

Nuolatiniam darbui su žiniasklaida yra paskirtas spaudos atstovas. Spaudos atstovas remiantis “Profesinės karjeros vadovu” yra priskiriamas ryšių su visuomene specialistams (3,p.188). Jo paskirtis – operatyviai užmegzti ir palaikyti ryšius su žiniasklaida, bendradarbiauti su spaudos, radijo, TV žurnalistais, kurie rašo ar kuria laidas tos srities temomis, palaikyti su jais draugiškus santykius, sužinoti jų reikalavimus, galimybes ir nuostatas renkant medžiagą, rašant straipsnius, kuriant laidas.

3.2. Vidinės ir išorinės komunikacijos vadyba

Analizuojant komunikaciją įmonėje, pagrindinius terminus mokslininkai aiškina taip:

Komunikacija – pasikeitimas informacija, perduodant žinią.

Komunikaciją sudaro:

• vidinė komunikacija – komunikacija įmonės viduje;

• išorinė komunikacija – komunikacija su pagrindine auditorija organizacijos išorėje.

Komunikacijos kanalai – formalūs ir neformalūs informacijos perdavimo būdai, kai ji siunčiama įmonės komunikacijos tinklų viduje.

Komunikacijos srautai – bendravimo kryptys komunikacijos kanale: komunikacija iš viršaus į apačią – informacija perduodama iš vadovo pavaldiniams; komunikacija iš apačios į viršų – informacijos perdavimas siuntėjo gavėjui tame pačiame organizacijos lygyje (4,p.6)

Remiantis tyrimų duomenimis, šiandien Lietuvoje žiniasklaida yra institucija, kuria pasitiki daugiau nei 70 proc. žmonių, todėl jos įtakos formuojant visuomenės nuomonę neįmanoma paneigti. Tai turbūt yra viena iš svarbiausių priežasčių, kodėl ryšių su visuomene veikla neretai suprantama kaip ryšiai su žiniasklaida, o dažnai ir tiesiog sutapatinama. Kita vertus, ryšių su visuomene veikla negali remtis vien tik darbu su žiniasklaida. Klientai, verslo partneriai ar valstybinės institucijos savo nuomonę apie bendrovę susidaro remdamiesi tiesiogine patirtimi bei sukelia savotišką „grandininę nuomonių reakciją“. Pavyzdžiui, yra nustatyta, kad kiekvieną bendrovės darbuotoją vidutiniškai sieja apie 20 žmonių už įmonės ribų – tai šeimos nariai, giminės, draugai ir pažįstami. Visi jie taip pat turi artimųjų ratą, su kuriais nuolat bendrauja. Jeigu šie darbuotojai įmonę vertina palankiai, mes gausime puikią vis plačiau plintančią nemokamą reklamą. Tačiau, jeigu darbuotojai įmonės veiklai abejingi, galime sulaukti ir visiškai priešingo rezultato.

Norint užsitikrinti, kad darbuotojai palankiai vertintų įmonę, nepakanka sudaryti tik geras darbo sąlygas bei mokėti gerą atlyginimą. Lygiai taip pat svarbu darbuotoją „įtraukti“ į įmonę, už kurią jis „sirgtų visa širdimi bei protu“. Darbuotojams svarbu suprasti savo įmonės tikslus, joje vykstančius procesus, priežastis, dėl kurių vadovybė priima vienokius ar kitokius sprendimus. Trūkstant informacijos, atsiranda gandai ar net priešiški vertinimai – tai tiesiogiai gali atsiliepia personalo motyvacijai bei darbo kokybei, o kartu ir įmonės rezultatams.

Įmonėje naudojamos šios vidinės komunikacijos priemonės:

1. Skelbimų lenta

Matomiausioje įmonės vietoje pakabinta skelbimų lenta atkreipia kiekvieno darbuotojo dėmesį. Reguliariai atnaujinant jos turinį, skelbiant darbuotojams reikalingą informaciją, skelbimų lenta yra labai efektyvi vidinės komunikacijos priemonė

2. Darbuotojų susirinkimai

Susirinkimų metu darbuotojai sužino įmonės veiklos rezultatus ir pasikeitimus įmonėje, kartu ieško sprendimų iškilus įvairioms problemoms, teikia pasiūlymus ir pastabas. Nors neretai susirinkimai tampa varginančia pareiga tiek juos rengiantiems vadovams, tiek jų dalyviams – darbuotojams, bet tinkamai jiems pasiruošus – iš anksto parengus susirinkimo pranešimus, numačius atsakymus į galimus klausimus, galima patraukti visų susirinkimo dalyvių dėmesį

3. Renginiai neformalioje aplinkoje

Įvairių laisvalaikio švenčių metu sustiprėja darbuotojų, kaip vieno tikslo siekiančios komandos, jausmas. Išauga tarpusavio pasitikėjimas, artimesnis darbuotojų benrdavimas su įmonės vadovu padeda dar efektyviau organizuoti įmonės darbuotojus bendram darbui.

Ne mažiau svarbios ir kitos vidinės komunikacijos priemonės, kurios gali būti naudojamos įmonėje. Tai:

• Vidiniai informaciniai leidiniai

Įmonėje, turinčioje skirtingose vietose įkurtus padalinius, viena iš dažniausiai naudojamų vidinės komunikacijos priemonių yra reguliariai leidžiamas vidinis laikraštis. Jį galima spausdinti popieriniame formate ar tiesiog siųsti elektroniniu paštu.

• Vizualinės prezentacijos

Pristatant naujas idėjas ar jau įgyvendintus projektus galima naudotis vizualinių prezentacijų galimybėmis: lentelėmis, grafikais, iliustracijomis

• Darbuotojų mokymo programos

Komunikacijos efektyvumas priklauso ir nuo specifinių žodinės bei neverbalinės komunikacijos įgūdžių – gebėjimo kalbėti viešai, tinkamai atrodyti prieš kamerą.

Kita svarbi įmonės komunikacijos sudėtinė dalis yra išorinė komunikacija, kuri pasiekia tiesiogiai įtaką darančius asmenis ar institucijas – verslo partnerius, valstybines institucijas, nevyriausybines organizacijas ar vietinę bendruomenę. Įmonei plečiant savo veiklą ir ieškant naujų verslo kontaktų visos šios institucijos yra svarbios ir nuo jų požiūrio į įmonę gali priklausyti verslo sėkmė ar nesėkmė. Kuo didesnė įmonė, tuo plačiau ji susijusi su išorine aplinka ir šie santykiai tampa vis sudėtingesni. Planinga veikla ryšių su visuomene srityje leidžia išlaikyti palankų įmonės įvaizdį net ir sprendžiant problemas bei sparčiai besikeičiant situacijai. Priklausomai nuo esamos situacijos bei įmonės tikslų, išorinėje komunikacijoje gali būti panaudojama visa eilė komunikacijos priemonių.

Išorinės komunikacijos priemones sudaro:

• Susitikimai su nuomonių lyderiais

Nuomonių lyderiai egzistuoja kiekvienoje aplinkoje – tiek versle, tiek politikoje. Tai – asociacijų, akademinių bendruomenių ar seimo komitetų atstovai, kurių nuomonė gali būti labai svarbi ir įmonei, todėl aktyvus dalyvavimas šių institucijų veikloje, specialių renginių organizavimas leis išlikti gerai informuotiems bei prisidės prie palankesnio įmonės veiklos vertinimo.

• Informacinės medžiagos parengimas

Pristatant organizaciją verslo partneriams ar kitoms institucijoms tinkamai parengta informacinė medžiaga gerokai palengvins komunikaciją su įmonei svarbiais asmenimis.

• „Atvirų durų dienos“

Šiuolaikinė, efektyviai dirbanti įmonė neturėtų būti uždara, nes atvirumas – pasitikėjimo savo jėgomis požymis. Surengdami „Atvirų durų dienos“ renginį tik sustipriname tokią nuomonę bei turime galimybę dar kartą pristatyti savo įmonę – jos tikslus, veiklą, produktus.

• „Apvalūs stalai“

Į aktualių, ne tik savo įmonei svarbių klausimų viešą svarstymą (pavyzdžiui – vietos naujo automobilių serviso statybai parinkimo) įtraukę ir visas kitas suinteresuotas puses pelnysime jų palankumą bei pristatysime savo įmonę kaip neabejingą visuomenės problemoms.

• „Išvažiuojamieji posėdžiai“

Tam tikras specifines problemas geriausiai spręsti ne posėdžių salėje, bet surengiant išvažiuojamuosius atsakingų asmenų posėdžius į tiesiogiai su svarstomu klausimu susijusią vietą. Šias pastangas įvertins ne tik tie, kam kuriems šios problemos aktualios, bet ir mes patys – situacija taps aiškesnė, o sprendimai – racionalesni (6).

UAB “Kaskada” įmonėje dažniausiai naudojamos susitikimų su nuomonių lyderiais ir informacinės medžiagos parengimo išorinės komunikacijos priemonės.

3.3. Įmonės atstovo žiniasklaidai pareigybinė instrukcija

Ryšių su visuomene specialistas įprastų ryšių su visuomene veiklos įgūdžių, šiuolaikinės visuomenės vadybos sąlygomis turi būti ir marketingo taktiku, ir diplomatu, turi sugebėti valdyti krizes ir pan. Patyręs ryšių su visuomene specialistas gali ir turi sugebėti padėti institucijai išvengti nepalankaus įstatymo priėmimo, veiklos ribojimo, neteisingo jos veiklos supratimo, atskirų veiksmų klaidingo interpretavimo, visuomenės abejingumo ir pan. Kad ryšių su visuomene vadyba būtų sėkminga, tradiciškai ryšių su visuomene specialistams, instituciją atstovaujantiems asmenims yra keliami tam tikri reikalavimai:

– Žinios: įvairios per masines komunikacijos priemones perduodamos žinios; vadybos

procesų suvokimas, žinios tos sriies kurioje dirbama;

– Sugebėjimai: problemų sprendimo, sprendimų priėmimo, pasitikėjimo formavimo;

– Įgūdžiai: puikus rašymas; įtikinantis kalbėjimo stilius;

– Pagrindiniai bruožai: stabilumas; entuziazmas; intelektas; platus domėjimosi laukas;

sugebėjimas klausytis; tolerancija; stilius (6).

Kadangi spaudos atstovas priskiriamas prie ryšių su visuomene specialistų , tai jam tai pat keliami tokie patys reikalavimai.

Į spaudos atstovo pareigas įeina medžiagos pateikimas spaudai, pagal kurią žurnalistai rašo straipsnius, apybraižas ir reportažus. Spaudos atstovas turi atsakyti į žiniasklaidos klausimus ir teikti žiniasklaidai kompleksines informacines paslaugas. Be to, privalo sekti publikacijas spaudoje, RTV laidas, vertinti rezultatus, prireikus imtis taktiškų priemonių klaidoms ištaisyti arba demaskuoti klaidinančią informaciją (4,p.219).

Siekiant sukurti ir palaikyti teigiamą visuomenės nuomonę apie įmonę, spaudos atstovas dažniausiai turi parengti spaudai informacinius pranešimus:

• Pres-reliz – pranešimas apie svarbią įmonės naujieną arba platesnei visuomenei reikšmingą įvykį.

• Bekgraunderiai – reguliariai spaudai pateikiama informacija apie įmonės darbų tėkmę, organizuojant renginius. Šie pranešimai žiniaskliados atstovams siunčiami nuolat.

• Rinkinys spaudai – keli informaciniai pranešimai. Naudingi laikraščiams ar žurnalams. Tai gali būti pres-reliz, bekgraunderiai, fotonuotraukos ir kita medžiaga.

• Įdomus straipsnis – skirtas ne tik informuoti, bet ir teikti pramogą.

• Įvykis – istorija –skirtas nušviesti sėkmę prekyboje, teikiant paslaugas ar įveikus probleminę situaciją.

• Autoriniai straipsniai – straipsniai pasirašyti įmonės atsakingo asmens. Juos dažniausiai rengia ryšių su visuomene specialistas.

• Apžvalginiai straipsniai – skirti kelių tos pačios srities įmonių ar organizacijų veiklai nušviesti.

• Faktas – lapas – dokumentas, kuriame pateikta įmonės veiklos sritis, atsakingo asmens pavardė, įmonės adresas, gaminama produkcija, trumpa organizacijos istorija ir pan.

• Forma “Klausimas-atsakymas” – tai tikslas išvardinti dažniausia įmonės darbuotojams pateikiamus klausimus ir į juos atsakyti.

• Biografija – išvardijami faktai apie konkretų asmenį, pvz.: įmonės vadovo biografija.

• Pareiškimas – jo paskirtis paskelbti ar paaiškinti įmonės poziciją kuriuo nors klausimu (4,p.220).

Pateikiama pavyzdinė įmonės atstovo žiniasklaidai pareigybinė instrukcija:

Įmonės atstovo žiniasklaidai pareiga:

1. Sekti socialinius, ekonominius ir politinius šalies gyvenimo įvykius, turinčius įtakos organizacijai, padėti vadovui kurti ir išlaikyti gerą organizacijos įvaizdį.

2. Bendrauti su žurnalistais, gyventojais, vartotojais, investuotojais, vyriausybės nariais.

3. Ginti organizacijos interesus ir kurti teigiamą jos įvaizdį.

4. Rengti informaciją apie organizacijos politiką, veiklos kryptis bei rezultatus bei pateikti juos spaudai, radijui ar televizijai, organizacijai artimoms gyventojų grupėms, akcininkams.

5. Informuoti organizacijos vadovus apie gyventojų požiūrį į organizaciją, jų pageidavimus ir nusiskundimus.

6. Rengti organizacijos vadovų susitikimus su visuomene, rašyti vadovų kalbas, atsakyti į žiniasklaidos ir gyventojų klausimus.

7. Rengti ir dalyvauti spaudos konferencijose, brifinguose.

8. Pateikti informaciją žiniasklaidos atstovams, atsakyti į jų pateiktus klausimus, duoti interviu, dalyvauti pokalbiuose prie apskrito stalo, sakyti oficialias kalbas (3,p.188).

Įmonės atstovas žiniasklaidai privalo:

1. Laikytis verslo etikos normų.

2. Neatskleisti organizacijos komercinių paslapčių.

3. Įvykus bet kokiam įvykiui išlikti etiškam ir korektiškam ir jį vertinti nešališkai.

4. Neleisti platinti tikrovės neatitinkančios informacijos, šmeižiančios, įžeidžiančios, žeminančios žmogaus garbę ir orumą.

5. Laikytis LR asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo, LR visuomenės informavimo įstatymo, LR valstybės paslapčių ir jų apsaugos įstatymo, Lietuvos žurnalistų ir leidėjų etikos kodekso.

3.4. Informacijos pateikimo šalies žiniasklaidai pavyzdžiai

Visuomenės informavimo priemone gali būti knyga, laikraštis, žurnalas, informacinis

leidinys, televizijos ar radijo programos, kino ar vaizdo produktai, informacijos agentūrų pranešimai, elektroninė spauda ir pan. Informacija žiniasklaidai gali būti pateikiama ne tik žodine, bet ir rašytine forma. Tai straipsniai apie organizaciją, jos veiklą, reklaminiai straipsniai apie naujus produktus, apžvalginiai straipsniai, autoriniai straipsniai.

Reklaminio straipsnio apie naują produktą pavyzdys:

ŽIEMINĖS PADANGOS – TAI SAUGUMAS VAŽIUOJANT ŽIEMĄ

Artėja žiema ir kiekvienas besirūpinantis savo bei kitų saugumu ieškos naujų žieminių padangų. UAB “Kaskada”, prekiaujanti automobilių padangomis, jau pasiruošusi jums pasiūlyti tai, ko Jūs ieškot. Mūsų prekybos centre Jūs galite įsigyti įvairių išmatavimų “Barum”, “Viking”, “Michelin”, “Gislaved”, “Mabor” žiemines padangas.

Šio sezono ypatingas pasiūlymas – “GOODYEAR” žieminės padangos. Jų galime pasiūlyti kelių rūšių.

“Ultra Grip 400” – tai naujausia žieminė padanga, kurią sukūrė pasaulinis padangų gamybos lyderis. Tai pirma spygliuotoji padanga su kryptingu protektoriaus raštu: sniegas, purvas ir vanduo išstumiami iš protektoriaus vidurio į pakraščius, todėl pagerėja sukibimas su keliu ir trauka. Su “Ultra Grip 400” Jūs saugiai važinėsite žiemą net pačiais blogiausiais keliais ir prasčiausiu oru. Profiliai 80, 70, 65. Greičio indeksas Q.

Automobilį su padangomis “Eagle Ultra Grip” lengva suvaldyti žiemą bet kokiu oru, sningant ar lyjant. Naujoviškas įvairiakryptis protektorius ir silikoninė guma laiduoja ramų važiavimą ir lėtai, tolygiai dyla. “Eagle UG” padės Jums žiemą saugiai pasiekti kelionės tikslą, kad ir koks būtų kelias. Profiliai 65, 60, 55, 50, 45. Greičio indeksas H.

Taip pat šios žiemos naujovė yra “HANKOOK” žieminės padangos. “Hankook Eagle F1” (GS-D2) – tai aukštos kokybės vienakryptė padanga reikliems vairuotojams. Ji puikiai jaučiasi ne tik lygiose greitojo eismo magistralėse, kuriose užtikrina komfortišką ir tylų važiavimą, bet ir vingiuotuose keliuose – padeda įveikti juos lengvai ir vikriai kaip ereliui, leisdama kaip reikiant pasimėgauti važiavimu. Be to, padangos protektorius sukonstruotas taip, kad iki minimumo sumažintų akvaplanavimo pavojų ir leistų Jums pajusti visišką kontaktą su keliu. Padangos įvairių matmenų. Profiliai 55, 50, 45, 40, 35. Greičio indeksas Z (7).

Maloniai kviečiame apsilankyti mūsų prekybos centre ir Jūs tikrai neišeisite tuščiomis.

4. SPAUDOS KONFERENCIJA

4.1. Spaudos konferencijos organizavimas

Viena iš išorinės komunikacijos formų ryšiuose su visuomene yra spaudos konferencija. Tai susirinkimas, į kurį visuomenėje žinomi asmenys kviečia žurnalistus, norėdami pranešti svarbių naujienų, išreikšti savo nuomonę ir atsakyti į žurnalistų klausimus. Spaudos konferencijos tikslas – paskelbti ir tokias naujienas, kaip naujo produkto pristatymas, gamybinių patalpų išplėtimas, įmonės reorganizavimas – naujų darbo vietų kūrimas, labdaros fondo įsteigimas ir pan. Konferencijos metu kartais galima žurnalistams dalinti specialią medžiagą ir dokumentus, susijusius su rengiamos konferencijos tema. Už spaudos konferencijos metu pateiktą informaciją atsako rengėjai. Dažniausiai apie įvykusią spaudos konferenciją praneša laikraščiai, savaitraščiai, žurnalai, radijas ir televizija pateikia informaciją. Ypač svarbias spaudos konferencijas galima transliuoti tiesiogiai per televiziją. Spaudos konferencija pranaši tuo, kad informacija yra paskleidžiama greitai ir plačiai (4,p.230).

Dalyvių skaičius konferencijoje nėra griežtai reglamentuotas, bet daugiausia nustatomas 6 – 20 narių skaičius.

Rengiant spaudos konferenciją labai svarbu tinkamai parinkti vietą, patalpas, konferencijos datą ir laiką, pasirūpinti sėdėjimo tvarka, nustatyti, kiek laiko užtruks dalyvių kalbos (4,p.118).

Pirmininkaujantis spaudos konferencijoje turi vengti asmeninių komentarų, negali rodyti blogos nuotaikos, jei situacija yra nepalanki. Asmenys, sukvietę spaudos konferenciją, turi stengtis sukurti bendradarbiavimo atmosferą. Organizacijos atstovų kalbos turi būti trumpos ir išsamios. Žurnalistų klausimai neturi kartotis. Palikti neatsakytų klausimų spaudos konferencijoje nepriimtina. Jei klausimas paliečia temą, apie kurią pranešėjas dėl kurių nors priežasčių kalbėti neketina, geriausia pasakyti, kad informacija tuo klausimu bus pranešta vėliau. (4,p.232)

4.2. Kvietimas žurnalistams

Rengiant spaudos konferenciją žiniasklaidai išsiunčiame kvietimus. Kvietime turi būti

nurodoma:

– kviečiančiojo/osios vardas ir pavardė;

– renginio tema;

– kalbėtojų vardai ir pavardės;

– spaudos konferencijos data, laikas ir vieta (5,p.124).

Po spaudos konferencijos dažnai priimta žurnalistus pavaišinti (gėrimai, lengvas užkandis).

3 priedas. Kvietimo pavyzdys

Informacija turi pasiekti adresatą likus 7-10 dienų iki spaudos konferencijos. Likus iki renginio dienai dera dar kartą paskambinti ir priminti. Paprastai spaudos konferencijoms skiriamas laikas yra 11.00-11.30 arba 14.30-15.00. Penktadieniais spaudos konferencijos rengti nereikėtų.

4.3. Konferencijos scenarijus

Į spaudos konferenciją pakviečiami Klaipėdos miesto laikraščių “Klaipėda” ir Vakarų Ekspresas”, Klaipėdos rajono laikraščio “Banga”, taip pat radijo stočių “La Luna”, “Bumsas”, “Raduga” bei televizijų “Balticum” ir “Vakarų televizija” žurnalistai.

Spaudos konferencijai pasirenkame patalpas viešbutyje “Klaipėda”. Tai patalpa, skirta rengti įvairias konferencijas.

Prie įėjimo atvykstančius dalyvius pasitinka UAB “Kaskada” ryšių su visuomene skyriaus atstovas, kuris užregistruoja į spaudos konferenciją atvykusius žurnalistus ir jiems įteikia rinkinį spaudai. Spaudos pranešėjai sodinami ant pakylos. Prieš juos ant stalų yra pastatytos lentelės, kuriose stambiu šriftu užrašyta pavardė, pareigos, organizacijos pavadinimas. Konferencijos dalyviai sodinami prie staliukų priešais pranešėjus. Ant stalų pastatomos lentelės su pakviestų žiniasklaidos atstovų pavadinimais. Konferencijos metu dalyviams ant stalų padedama gėrimų.

4 priedas. Stalų išdėstymas spaudos konferencijos metu

Spaudos konferenciją pradeda pirmininkaujantis UAB “Kaskada” direktorius E.Palionis ir suteikia žodį AB “Lietuvos draudimas” atstovui P.Mineikiui. Po draudimo atstovo pasisakymo

trumpą pranešimą daro pirmininkaujantis.Po paskutinio pranešimo žurnalistams įteikiami bukletai apie transporto priemonių civilinį draudimą ir žiemines automobilių padangas. Pasibaigus pranešimams žurnalistai užduoda klausimus, į kuriuos atsako konferencijos pranešėjai. Pirmininkaujantis paskelbia paskutinį klausimą, į kurį atsakius konferencija baigia darbą. UAB “Kaskada” direktorius padėkoja žurnalistams už dalyvavimą ir visus spaudos konferencijos dalyvius pakviečia į koktelio priėmimą.

4.4. Įmonės atstovų kalba konferencijos metu

Rengiant pasisakymą, svarbu atsižvelgti į loginius ir psichologinius klausytojų reikalavimus. Svarbu nusakyti savo kalbos tikslą. Pirmiausia turime nuspręsti:

1. Kokių galutinių pasisakymo rezultatų siekiate?

2. Kokią reakciją ir rezultatą norite matyti, baigęs kalbą?

3. Kokių laimėjimų tikitės?

Nereikia stengtis siekti daug tikslų ar aptarti daug temų per vieną pasisakymą. Oratoriaus kalba neturi būti ilga, nes klausytojai negali suvokti daugiau kaip 2 – 3 pagrindines temas ir būti dėmesingi ilgiau kaip 20 minučių.

Įžanga – svarbiausia pasisakymo dalis. Nes ji lemia pirmą klausytojo įspūdį apie kalbėtoją ir jo kalbą. Pagrindinis įžangos tikslas – patraukti auditorijos dėmesį ir priversti klausančiuosius norėti išgirsti daugiau. Siekiant patraukti auditorijos dėmesį vienas iš efektyviausių būdų yra humoras. Jis gali būti pavartotas tiek įžangoje, tiek pagrindinėje dalyje bei išvadose. Įžangoje apžvelgiame dalykus, apie kuriuos bus kalbama toliau.

Temos dėstymas turi didelę reikšmę pranešimo sėkmei. Pateikus pagrindines temas, privalu jas išdėstyti iki galo ir jas apibendrinti. Naudojant iliustracines priemones, jos turi įtvirtinti temą, o ne perpasakoti. Bukletus geriausia būtų išdalinti po pranešimo, nes kitaip klausytojai juos skaitys ir nesiklausys pranešimo.

Pagrindinė klaida baigiant kalbą – nesugebėjimas aiškiai, apibendrintai jos užbaigti.

Efektyvūs pranešimo baigimo būdai:

1. Temų apibendrinimas ir išvadų pateikimas;

2. Apeliavimas į auditorijos veiksmus (pasiūlymas klausytojams imtis veiksmų)

3. Tinkama istorija, citata, iliustracija.

Taip pat didelę reikšmę turi oratoriaus veido mimika, apranga, elgesys, rankų judesiai pranešimo metu (4,p.99-103).

Toliau pateikiame spaudos konferencijos organizatorių kalbų pavyzdžius:

Pradedant spaudos konferenciją pirmininkaujantis UAB “Kaskada” direktorius E.Palionis taria trumpą įžanginę kalbą:

“Ponai ir ponios! Aš skelbiu spaudos konferenciją pradėta, širdingai sveikinu jus ir dėkoju už atvykimą. Kvietimus jūs turbūt visi gavote laiku. Sveikinu “Lietuvos draudimas” atstovą – poną Mineikį, kuris šiandien darys pranešimą pagrindiniu klausimu. Konferencijos metu ponas Mineikis suteiks jums informaciją apie naują draudimo rūšį, sužinosite kas sieja draudimą ir mūsų paslaugų servisą, taip pat trumpai pakalbėsiu apie mūsų siūlomą prekių asortimentą šiam žiemos sezonui. Ponas Mineiki, norėčiau padėkoti jums, kad radote laiko ir atvykote pas mus. Suteikiu žodį jums.”

Kalba AB “Lietuvos draudimas” atstovas P.Mineikis:

“Ponai ir ponios! Sveikinu jus ir dėkoju, kad atvykote į šią spaudos konferenciją. Kaip žinote, esu AB “Lietuvos draudimas” atstovas, todėl kalbėsiu apie visiems aktualią temą – privalomą transporto priemonių civilinį draudimą. Nuo š.m. rudens kiekvienas Lietuvos gyventojas, turintis transporto priemonę, privalės ją apdrausti šiuo draudimu. Trumpai suteiksiu informaciją apie šį draudimą. Jeigu įvyksta autoavarija, draudimo kompanija asmeniui, kuris yra apdraudęs savo transporto priemonę Transporto priemonių valdytojų civilinės atsakomybės draudimu įsipareigoja išmokėti draudimo išmoką, t.y .atlygina įvykio metu patirtus nuostolius ir žalą (8).

Dauguma Lietuvos gyventojų turi automobilius ir jų skaičius nuolat auga. Pamažu pradėsime ruoštis artėjančiai žiemai, reikės įsigyti ne tik žiemines padangas, bet ir apdrausti savo automobilį. Jums turbūt įdomu sužinoti, kas sieja draudimą ir automobilių servisą? Siekdami pagerinti savo klientų aptarnavimą suteikiant jiems daugiau patogumų ir taupant jų laiką, AB “Lietuvos draudimas” ir UAB “Kaskada” sudarė bendradarbiavimo sutartį. Klientas, atvykęs į šį automobilių servisą galės įsigyti ne tik prekę automobiliui, bet ir jį apdrausti privalomu transporto priemonių civiliniu draudimu ar gauti jam rūpimą informaciją apie šį draudimą. Kaip sakoma patarlėje: “Vienu šūviu nušauti du zuikius”. Manau, kad tokia draudimo paslauga ne tik draudimo įstaigoje, bet ir kitoje paslaugų ar prekybos vietoje sulauks didelio dėmesio ir bus gerai įvertinta. Dabar suteikiu žodį UAB “Kaskada” direktoriui E.Palioniui. Dėkoju už dėmesį.”

4.5. Pasiruošimas galimiems klausimams ir atsakymams

Paprastai spaudos konferencijoje po paskutinio pranešimo suteikiama teisė užduoti klausimus žurnalistams. Vyksta klausimų ir atsakymų diskusija. Tai efektyvus žodinis bendravimas, nes klausytojai būna daugiau ar mažiau susipažinę su tema. Tokia diskusija pakoreguoja neteisingai suprastus dalykus, pateikia išsamią informaciją ar naują požiūrį.

Pateikiame spaudos konferencijos metu žurnalistų užduodamų klausimų ir atsakymų pavyzdį:

Klausimą UAB “Kaskada” direktoriui užduoda laikraščio ”Vakarų ekspresas” žurnalistas:

“Kodėl Jūsų įmonė nusprendė siūlyti draudimo paslaugas savo prekybos centre?”

“Kaip žinote, šį rudenį bus priimtas privalomas transporto priemonių civilinis draudimas. Daug transporto priemonių savininkų vyks į draudimo kompanijas apdrausti savo automobilių. Artėjant žiemai mūsų prekybos centre apsilanko daug žmonių, ieškančių sau reikalingos prekės. Kadangi šis draudimas ir mūsų parduodamos prekės yra susijusios – skirtos automobiliams, mes pasiūlėme AB “Lietuvos draudimas” kompanijai siūlyti savo draudimo paslaugas mūsų įmonėje. Tai padėtų klientams taupyti savo laiką, suteiktų jiems patogumų vienoje vietoje gauti daugiau informacijos ir pasinaudoti iš karto dviem paslaugom.”

Klausimas AB “Lietuvos draudimas” atstovui:

“Kaip bus organizuotos draudimo paslaugos prekybos centre, juk čia apsilanko daug pirkėjų, ar tai nesukels problemų ir kas jas teiks draudimo paslaugas?

“UAB “Kaskada” mūsų kompanijai išnuomojo patalpas kuriose teiksime klientams draudimo paslaugas. Tai atskiras kabinetas, todėl apsilankęs klientas galės ramiai, niekieno netrukdomas gauti jam rūpimą informaciją ar sudaryti draudimo sutartį.Taip pat matomose vietose yra iškabinti informaciniai stendai apie šį draudimą ir kur galima apdrausti automobilį. Draudimo paslaugas teiks mūsų draudimo kompanijos kvalifikuotas specialistas”

Klausimas draudimo kompanijos atstovui ir įmonės direktoriui:

“Kaip manote, ar šis bendradarbiavimas turės teigiamos įtakos draudimo kompanijos ir įmonės verslui ir kokia ji bus?”

“Taip, manome, kad tai turės teigiamos įtakos mūsų draudimo kompanijai. Mūsų paslaugų siūlymas ne tik kompanijoje, bet ir kitoje prekybos vietoje suteiks daug patogumų mūsų esamiems klientams, tuo pačiu tikimės pritraukti ir naujų klientų.”

“Aš taip pat pritariu tokiai draudimo kompanijos atstovo nuomonei. Mūsų įmonė taip pat tikisi sulaukti daugiau klientų. Tai reikštų didesnę apyvartą, didesnį pelną, kurį galėtume investuoti savo įmonėje. Tai padėtų gerinti mūsų teigiamų paslaugų kokybę,plėsti prekių asortimentą.”

Klausimas prekybos centro direktoriui:

“Ar tinkamai pasiruošėte artėjančiam žiemos prekybos sezonui? Ką naujo galėtumėte pasiūlyti pirkėjams?

“Mūsų prekybos centre šiuo metu turime platų asortimentą žieminių padangų, tokių kaip “Barum”, “Viking”, “Michelin”, “Gislaved”, “Mabor”. Iš naujesnių prekių pirkėjui galime pasiūlyti ypač geras “Goodyear Ultra Grip 400” ir “Goodyear Eagle Ultra Grip” žiemines padangas. Manau kad tai sudomins mūsų klientus.”

4.6. Galimų nemalonių situacijų numatymas

Bendravimo procese pasitaiko nemažai kliūčių, kurios iškraipo informaciją – neplanuoti pranešimo iškraipymai ar aplinkos poveikis, dėl kurių pranešimas netenka savo prasmės.

Komunikacijos procese išskiriami organizaciniai ir asmeniniai trikdžiai.

Prie organizacinių trikdžių priskiriame:

1. neišsami ir neaiški informacija;

2. informacijos perteklius;

3. netinkamas laikas;

4. informacijos iškraipymas;

5. netinkamos bendravimo priemonės;

6. hierarchinės padėties skirtumai;

7. darbuotojų specializacija;

8. konkurencija ir motyvacijos stygius;

9. didelis darbo krūvis.

Prie asmeninių trikdžių yra priskiriama:

1. skirtingas informacijos supratimas;

2. skirtinga žodžių interpretacija;

3. neverbaliniai (gestų) trikdžiai;

4. blogas grįžtamasis ryšys

Siekiant tikslo, kad informacija gavėją pasiektų be iškraipymų, pranešimas turi būti aiškus, tikslus ir išbaigtas. Tam naudojamos šios efektyvios informacijos siuntimo priemonės:

1. Pranešimo glaustumas (tekste naudojami trumpi sakiniai, konkretūs faktai, duomenys pateikiami lentelėse, grafikuose).

2. Dėmesys ir atidumas gavėjui.

3. Konkretumas.

4. Pasitikėjimo palaikymas, kurį didina siuntėjo kompetencija, abipusis pasitikėjimas, draugiškumas.

5. Mandagumas.

6. Asmeninis įvaizdis. (5,p.134-136).

Nors ir tinkamai pasiruošus spaudos konferencijai, atkreipus dėmesį į visas pasiruošimo detales: vietos, datos,laiko parinkimą, numačius konferencijos scenarijų, laiku išsiuntus kvietimus žiniasklaidos atstovams, gali įvykti pats didžiausias nemalonumas – žurnalistų nedalyvavimas spaudos konferencijoje. Tam, kad įvykus tokiai situacijai, tai nebūtų staigmena ir kad būtų padaryta kuo mažesnė žala įmonės įvaizdžiui, spaudos konferencijos rengėjai turėtų būti pasiruošę iš anksto, tai yra:

1. Iš anksto turi būti parengtas pres-reliz, kuris nedelsiant išsiunčiamas redakcijoms ir nuo ankstesnių skiriasi vienu teksto pataisymu: viskas vyko anksčiau, kalbama apie įvykį, kuris jau įvyko.

2. Iš anksto paruošti informaciniai dokumentų paketai, kuriuose pakeistas kreipimosi pobūdis, išplatinami svarbiausioms redakcijoms. Tekstas dabar skirtas ne klausančiai auditorijai. Jis turi būti sukuriamas pagal rašytinės kalbos normas.

3. Taip pat nedelsiant radijo stotims, televizijai, laikraščiams siūlomas interviu telefonu.

4. Prie telefonų, nurodytų pres-reliz ir informaciniuose paketuose, privalo budėti informuoti darbuotojai, pasirengę suteikti visą reikalingą informaciją.

Svarbiausios taisyklės bendraujant su žurnalistais:

• Atsiminti, kad bendraujame su klausytojais, išmanančiais dėstomo dalyko esmę.

• Suprasti, kad kai kurie žurnalistai palieka spaudos konferencijos salę, nesulaukę pabaigos, nenorėdami įžeisti organizatorių: jie skuba į redakciją, kad spėtų informaciją pateikti artimiausiai žinių laidai.

• Išskirti prioritetinę informaciją.

• Branginti žurnalistų laiką, tiksliai laikantis paskelbto reglamento (4,p.233-234).

4.7. Kokteilio priėmimas

Priėmimai yra viena pagrindinių įvairių organizacijų bei oficialių asmenų ir partnerių ryšių plėtojimo priemonė.. Jie organizuojami parodant pagarbą atskiriems asmenims ar atvykusiai delegacijai. Kokteilis – tai viena iš priėmimo rūšių. Jis rengiamas tarp 17-20 val. Ir tęsiasi 1,5 val. Vaišės – įvairūs šalti užkandžiai, konditerijos gaminiai, vaisiai. Gėrimai iš karto supilstomi į taures. Tokio tipo priėmimuose nėra dengiami stalai, užkandžius ir gėrimus nešioja padavėjai. Kokteilio metu svečiai vaišinami ir tarpusavyje bendrauja stovėdami bei prieidami vieni prie kitų. Salėje būna nedideli staliukai su cigaretėmis, degtukais, peleninėmis ir servetėlėmis (5,p.93).

4.8. Spaudos konferencijos išlaidų sąmata

UAB “Kaskada” rengiamos spaudos konferencijos sąmata

1. Nuomos ir numatomų darbų bei paslaugų išlaidos:

1. Patalpų nuoma viešbutyje “Klaipėda” ( 2 val.) – 200,00 Lt

2. Rinkinių spaudai, bukletų, kvietimų spausdinimas – 258,00 Lt

3. Lentelės ( 10 vnt) – 80,00 Lt

4. Gėrimai – 22,50 Lt

5. Gėlės – 70,00 Lt

6. Aptarnavimo išlaidos – 100, 00 Lt

________________________________________ Iš viso suma 730,50 Lt

2. Kokteilio sąmata:

1. Šalti užkandžiai – 60,00 Lt

2. Pyragaičiai – 40,00 Lt

3. Vynuogės – 14,00 Lt

4. Obuoliai – 12,00 Lt

5. Persikai – 18,00 Lt

6. Sultys – 20,00 Lt

7. Vynas – 60, 00 Lt

8. Konjakas – 100,00 Lt

________________________________________ Iš viso suma: 324,00 Lt

Bendra spaudos konferencijos išlaidų suma – 1054,50 Lt

5. KITI PERIODINIŲ RYŠIŲ SU ŽINIASKLAIDA BŪDAI

Periodinius ryšius su žiniasklaida galima išskirti į:

• žodinius;

• rašytinius.

Prie rašytinių periodinių ryšių priskiriama:

• straipsniai – vienas populiariausų publicistikos žanrų, kuriame gilinamasi į konkrečią problemą, pateikiamos reikšmingos išvados.

• žinutės – trumpas pranešimas apie įvykį ar faktą. Tai kronikinės, paprastos ir išplėstinės žinutės.

• Ataskaita – išsamus pranešimas apie renginį, kur veiksmas reiškiamas žodžiu. Joje yra aprašomas įvykis, pateikiami svarbiausi autoriaus nuomone dalykai, apibendrina tai, kas įvyko.

• Interviu – pokalbis su žmogumi, kurio nuomonė pašnekovui ir visuomenei svarbi.

• Reportažas – įtaigus pranešimas apie naują, skaitytojui dar nežinomą faktą, įvykį arba apie jau žinomo reiškinio detales. Reportažo autorius privalo būti įvykio dalyvis ar liudininkas.

• Korespondencija – žanras, kuriame, remiantis faktais iš palyginti neilgo laiko tarpo, nagrinėjama tema.

• Apžvalga – rašinys, kurio objektas yra šiandieninis socialinis gyvenimas (įvykiai, situacijos, reiškiniai, procesai).

• Recenzija – kritinis naujo literatūros, mokslo, meno kūrinio, spektaklio, kino filmo, parodos įvertinimas.

• Laiškas – tai tokia pasakojimo forma, kai autorius tiesiogiai ir viešai kreipiasi į adresatą. Dingstimi laiškui gali būti koks nors įvykis, konfliktinė situacija, vertinimų supriešinimas ir pan.

Komunikacija žodžiu gali būti labai efektyvus ir pigiausias būdas skleisti informaciją visuomenei. Žodinė komunikacija yra efektyvi, nes yra grįžtamasis procesas, signalizuojanti, ar informacija priimta. Ryšiuose su visuomene naudojamos kelios žodinės išorinės komunikacijos formos:

• oficialios kalbos . Iš patyrusių kalbėtojų pasisakymų informacija sužinoma tiksliau ir greičiau. Jos yra efektyvios perduodant faktus, darant pranešimus, instruktuojant darbuotojus

• pokalbis prie apskrito stalo. Pokalbiai rengiami siekiant komunikuoti su darbuotojais, akcininkais, pedagogais, prekybos agentais. Tikslas – pasikeisti nuomonėmis, svarbiais klausimais, informuoti, pašalinti nesusipratimus, pateikti rekomendacijas.

• specialistų pasisakymai auditoriją dominančiomis temomis. Šis būdas naudojamas akcininkų susirinkimuose, informuojant apie įmonės biznio poltiką.

• klausimų – atsakymų diskusijos. Auditorija klausinėja kalbėtojus. Diskusijų metu pakoreguojami neteisingai suprasti dalykai, pateikiama išsami informacija ra naujas požiūris.

• spaudos konferencija. Jų metu pranešama svarbi naujiena, pristaomas naujas produktas, gamybinių patalpų išplėtimas.

• Interviu. Duodant interviu, žurnalistai informuojami ir įtikinami remiantis ne tik svarbiais argumentais, bet juos galima paveikti ir savo įvaizdžiu.(4,p.225-234).

Straipsnio pavyzdys:

SUNKAUS DARBO REZULTATAS – 10 METŲ RINKOJE

Šią vasarą UAB “Kaskada” švenčia savo dešimties metų gyvavimo jubiliejų.

Su įmonės direktoriumi E.Palioniu, kuris sutiko mums trumpai papasakoti apie įmonę, jos veiklą, išduoti sėkmingo verslo paslaptis ir ateities planus, kalbėjosi laikraščio “Klaipėda” žurnalistas N. Montvydas.

“Įmonė UAB “Kaskada” buvo įsteigta 1993 m. birželio mėnesį. Savo veiklą bendrovė pradėjo dirbdama su Lietuvos įmonėmis, teikiančiomis įvairaus formato ir paskirčių padangas. Visus dešimt metų bendrovės veikla buvo vystoma, aprūpinant automobilių savininkus įvairių tipų ir formatų padangomis. Prekyba yra vykdoma sezoniškumo principu. Lygiagrečiai vystoma prekyba atsarginėmis automobilių detalėmis. Nuoseklus bendrovės vystymas ir perimamumas turėjo įtakos kuriant didmeninę ir mažmeninę prekybą. Po nuoseklaus darbo su personalu buvo suformuota pajėgi ir darbinga komanda, kurios tikslas – patenkinti plačios paklausos pirkėjų poreikius. Sėkmingos veiklos pagrindu UAB “Kaskada” toliau siekia tęsti ir plėtoti prekybinę veiklą.

Remiantis dešimties metų patirtimi versle galiu teigti, kad įmonės sėkmingo verslo plėtojimo prielaidos yra ilgalaikė verslo patirtis, sėkmingas darbas su pastoviais pirkėjais bei intensyvi naujų klientų paieška, pastovūs tiekėjai, tokie kaip UAB “Transvesta”, UAB “Dagris”, Vokietijos firma “Reifen Company”, palankios tiekimo sąlygos, taip pat vykdomas pastovus darbas ieškant palankiausių tiekimo sąlygų ir tiesioginis darbas su tiekėjais, išvengiant tarpininkų. Taip pat turiu paminėti, kad didelę įtaką turi sistemingas darbas rinkos tyrimo srityje, savalaikė lanksti reakcija į pokyčius rinkoje.

Įmonės “Kaskada” vadybos nuostatų esmė yra orientuota į visuotinę kokybės gerinimo vadybą, pardavime, paslaugų tiekime ir valdyme, ilgalaikio pelno siekimą,patikimus tiekėjus ir partnerius, pastovų darbuotojų ir administracijos kėlimo procesą. Užsakovas ir pirkėjas – svarbiausia bendrovės sudėtinė dalis.

Planuodama taktiką rinkoje bendrovė analizuoja esamų ir būsimų pirkėjų perkamąją galią, peržiūri esamus didmeninius padangų pirkimus ir galimus užsakymus, apgalvojama ir organizuojama vidinė paslaugų organizacija, vadovaujamasi nuoseklia pirkėjų poreikių analize, iškilusių mažų klaidų taisymu bei jų perspėjimu, nuosekliu darbu ir ramiu tempu bei kasdieniniu planavimu. Tai reikalauja sunkaus ir kruopštaus darbo. Nepaisant didėjančios konkurencijos šiandieninėje rinkoje, įmonė jau yra užėmusi nemažą dalį rinkos ir tikisi, kad ir toliau seksis vystyti verslą.

Pagrindinis UAB “Kaskada” uždavinys šiandieninės rinkos atžvilgiu – mažiau klaidų, paslaugų tobulinimas (darbas su užsakovais), geras pelningumas.

Mūsų bendrovės planuojama strategija rinkoje paremta bendru ir konkurenciniu planavimu, galimų atsitiktinumų planavimu rinkoje, kainodaroje ir įstatymų leidyboje, įmonės “komandos” veiklos planavimu ir tobulinimu, galimų apimčių planavimu, personalo požiūrio į darbo kultūrą ir kokybę planavimu, inovacijų planavimu, sukrėtimų – galimų vyriausybės priimtų įstatymų, mokesčių sistemos pakeitimų, muitų, užsakovų paslaugų tiekimo sutrikimų planavimu, bendrovės ateities numatymu ir planavimu 2004 – 2009 metams ir toliau.

Tikimės kad ateinančiais metais sėkmingai plėsime savo verslą. Netolimoje ateityje žadame pradėti statyti naują padangų prekybos ir paslaugų centrą. Tikiuosi, kad tai pagerins mūsų klientų aptarnavimą ir jų skaičius padidės.

Manau, kad strateginis planavimas padės UAB “Kaskada” efektyviau spręsti automobilinių padangų, atsarginių detalių pardavimo, kokybės, personalo profesinio augimo, mokymo, finansinės kontrolės ir realizavimo politikos klausimus.”

IŠVADOS

Apibendrinant darbą apie ryšių su žiniasklaida įmonėje organizavimą galime teigti, kad didžiąją dalį žinių apie tikrovę mes gauname per masines komunikacijos priemones. Kitaip tariant, pranešimai apie įvykius ar asmenis tik tada tampa visuotinu įvykiu, kai jie yra pranešami per spaudą, radiją ar televiziją. Todėl galime daryti išvadą, kad gaunama per žiniasklaidą informacija ne tik veikia, bet ir formuoja mūsų visuomenę. Remiantis tyrimų duomenimis, šiandien Lietuvoje žiniasklaida pasitiki daugiau nei 70 proc. žmonių, todėl jos įtakos formuojant visuomenės nuomonę neįmanoma paneigti. Tai turbūt yra viena iš svarbiausių priežasčių, kodėl ryšių su visuomene veikla neretai suprantama kaip ryšiai su žiniasklaida, o dažnai ir tiesiog sutapatinama. Žiniasklaida yra vienas svarbiausių faktorių lemiančių organizacijos įvaizdį, tačiau jokiu būdu ne vienintelis. Ryšiai su visuomene, kaip įvaizdį formuojanti veikla, apima darbą su visomis auditorijomis (žiniasklaida yra tik viena iš jų) nuo kurių vertinimo priklauso ir organizacijos įvaizdis.

Stengiantis informuoti visuomenę, sukurti atskiri ryšių su visuomene struktūriniai padaliniai, atstovo spaudai institucija, leidžiantys užtikrinti pastovų darbą, kuriant supratimą tarp institucijos ir visuomenės . Vis dažniau kreipiamasi į ryšių su visuomene specialistus, kai yra bandoma “įeiti” į kitos šalies rinką. Ryšių su visuomene specialistai kuria informaciją, teikia ją žiniakslaidos priemonėms, koreguoja skleidžiamą neteisingą ar nepalankią informaciją ir pan.

Mūsų dienomis, informaciją perduodame įvairiausiais būdais: raštu, žodžiu, internetu, televizija, radiju, faksu ar elektroniniu paštu. Ruošiant informaciją žiniasklaidai didelė reikšmė teikiama kalbos kultūrai, pranešimų pasiruošimui, jų pateikimui visuomenei, nes nuo to labai priklauso ar sugebėsime sudominti auditoriją, ar informacija bus aiški ir patraukli, ar sugebėsime gerinti savo organizacijos įvaizdį.

Literatūra

1. “Lietuvos respublikos Lietuvos nacionalinio radijo ir televizijos įstatymas” LR seimas. V.,1996 m. spalio 8 d. Nr. I-1571.

2. Lietuvos respublikos visuomenės informavimo įstatymas” LR seimas. V., 1996 m. liepos 2 d. Nr. I -1418.

3. Profesinės karjeros vadovas, Vilnius,1998

4. V.Baršauskienė “Dalykinė komunikacija”, Kaunas, 2002

5. V.Misevičius “Bendravimo etikos ir organizavimo pradmenys”, Kaunas “Smaltija”,2002

6. Vilniaus universitetas, informacinės visuomenės informavimo centras www.infovi.vu.lt

7. UAB “Sugardas” www.sugardas.lt

8. AB “Lietuvos Draudimas” www.ldr.lt

TURINYS

ĮVADAS.............................. 3

1. TRUMPA ĮMONĖS CHARAKTERISTIKA.............. 4

2. RYŠIAI SU VISUOMENE

2.1. Ryšių su visuomene samprata................ 4

2.2. Ryšių su visuomene informavimo skyriai............ 7

3. RYŠIŲ SU ŽINIASKLAIDA PADALINYS ĮMONĖS ORGANIZACINĖJE

VALDYMO STRUKTŪROJE (OVS)

3.1. Ryšių su žiniasklaida padalinio struktūra įmonės OVS...... 9

3.2. Vidinės ir išorinės komunikacijos vadyba........... 12

3.3. Įmonės atstovo žiniasklaidai pareigybinė instrukcija....... 14

3.4. Informacijos pateikimo šalies žiniasklaidai pavyzdžiai...... 17

4. SPAUDOS KONFERENCIJOS ORGANIZAVIMAS

4.1. Spaudos konferencijos organizavimas............. 18

4.2. Kvietimas žurnalistams.................. 19

4.3. Konferencijos scenarijus................... 19

4.4. Įmonės atstovų kalba konferencijos metu........... 21

4.5. Pasiruošimas galimiems klausimams ir atsakymams........ 22

4.6. Galimų nemalonių situacijų numatymas............ 24

4.7. Kokteilio priėmimas................... 25

4.8. Spaudos konferencijos išlaidų sąmata............. 26

5. KITI PERIODINIŲ RYŠIŲ SU ŽINASKLAIDA BŪDAI......... 26

6. IŠVADOS........................... 30

7. LITERATŪRA......................... 31

ĮVADAS

Šio darbo tikslas yra trumpai apibūdinti tai kas tai yra ryšiai su visuomene, ryšiai su žiniasklaida, kas sudaro komunikacijos vadybą. Trumpai aptarsime spaudos atstovo darbą ir pareigas, susipažinsime su kelias informacijos pateikimo žiniasklaidai pavyzdžiais. Taip pat aprašysime kaip organizuojamos spaudos konferencijos ir kokteilio priėmimas.

Ryšiai su visuomene mūsų dienomis įgyja naują aspektą: internetas, naujos vadybos tendencijos verčia peržiūrėti keletą dešimtmečių nekitusius vadybos principus. Ryšių su visuomene specialistai tam naudoja žiniasklaidą, internetą, reklamą, rinkodarą, komunikacijos ir psichologijos mokslus, klasikinius ryšius su visuomene ir pan. Siekdami naudos tam tikrai atstovaujamai organizacijai ryšių su visuomene specialistai turi sugebėti pateikti ir panaudoti daugelį turimų žinių ne tik iš minėtų sričių, jie turi būti profesionalai ir savęs pristatymo, t.y. jie turi būti gerai įvaldę komunikacijos įgūdžius, perpratę grupių psichologiją, susipažinę su bendravimo ir diplomatiniu protokolu ir pan.

Ryšiai su visuomene tai – vadybos funkcija. Viena iš pagrindinių priemonių ryšiuose su visuomene visuomet buvo žiniasklaida, kaip priemonė, užtikrinanti komunikaciją su atitinkama grupe ar visuomene. Žiniasklaidos vaidmuo šiuolaikiniame gyvenime yra ypatingas. sunkiai įsivaizduojame savo gyvenimo – skaitome laikraščius, klausome radijo, žiūrime televizijos laidas. Be to, nuolat naudojames ir internetu, o turėdami laisvesnę valandėlę neretai perverčiame ir žurnalus. Visa tai rodo, kad žiniasklaidos turinys turi galimybę daryti įtaką mūsų požiūriui, vertybėms ir net gyvenimo būdui.

Daugelis verslininkų, supratę nepaprastai didelę šiuolaikinių masinės komunikacijos priemonių svarbą, savo darbe siekia kiek įmanoma labiau susipažinti su žiniasklaidos darbu, pagrindiniais jų veikloje taikomais principais, bet taip pat ir pasiruošti darbui su masinių komunikacijos priemonių atstovais. Kalbėtojų mokymas (atstovų spaudai mokymas, patarimai vadovams, kada ir kaip turi būti pasakomas vienas ar kitas dalykas ir pan.), patarimai, kaip reikia būti apsirengus ruošiantis pasirodymui per televiziją, praktiniai interviu, naudojant video galimybes bei patarimai kaip ruošti įvairias konferencijas ir priėmimus – tai tampa verslo organizacijų veikla. Itin svarbu sugebėti sudėtingus klausimus pateikti paprastai – taip, kad visuomenė galėtų visa tai suvokti ir priimti. Svarbiausias tikslas – sukurti pranešimą, kuris būtų patrauklus ir atitiktų visuomenės poreikius ir interesus.

Individualus namų darbas apima 31 psl., jame yra 4 priedai bei keletas pavyzdžių, panaudoti aštuoni literatūros šaltiniai.

1. TRUMPA ĮMONĖS CHARAKTERISTIKA

Pagrindinė įmonės UAB “Kaskada” veikla yra didmeninė ir mažmeninė prekyba naujomis ir dėvėtomis automobilių padangomis ir atsarginėmis automobilių dalimis. Savo veiklą bendrovė pradėjo dirbdama su Lietuvos įmonėmis, teikiančiomis įvairaus formato ir paskirčių padangas.1998 – 1999 m. pradėjo bendradarbiauti su užsienio firmomis: Belgijos firma “International Bernaerts Trading”, Vokietijos firmomis “Harry’s Allroud Serivce”, “Reifen Company”. Visus metus bendrovės veikla buvo vystoma, aprūpinant automobilių savininkus įvairių tipų ir formatų padangomis. Prekyba vykdoma sezoniškumo principu. Lygiagrečiai vystoma prekyba atsarginėmis automobilių detalėmis: tepalais, tepalų filtrais, automobilių kosmetikos priemonėmis.

Nagrinėjant įmonės veiklą už 2002 metus pažymėtina, kad įmonė uždirbo 248.3 tūkst. litų realizacinių pajamų, gauta grynojo pelno 35.7 tūkst. litų. Įmonė 2002 m. IV ketv. Pabaigai turėjo 85.5 trumpalaikių skolų. Įmonės ilgalaikį turtą sudaro pastatai, transporto priemonės ir kiti įrengimai ir įranga. Įmonės įstatinis kapitalas lygus 210 000 (Du šimtai dešimt tūkstančių) litų. Ataskaitiniame laikotarpyje 89% pajamų yra gauta iš prekių pardavimų, 11% – iš paslaugų, t.y. automobilių remonto paslaugų.

Įvertinant dabartinę pardavimų situaciją ir remiantis rinkos tyrimais pagrindiniai UAB “Kaskados” konkurentai Klaipėdos krašte yra UAB “Hokla”, UAB “Klaipėdos Melga”, UAB “Dagris”.

Apie UAB Kaskada” teikiamas paslaugas plačiau skelbiama įvairiais reklamos kanalais (priklausomai nuo poreikio – apskrityje, Vakarų Lietuvoje) :

• Radijas : “La luna” ir “Bumsas”

• Spauda: “Vakarų ekspresas”, “Klaipėda”

• Reklaminiai katalogai: “Visa Lietuva 2001”, Lintel Klaipėda,

• Informacinių lapelių su kainininkais siuntimas galimiems užsakovams.

2. RYŠIAI SU VISUOMENE

2.1. Ryšių su visuome samprata

Ryšiai su visuomene (RSV) dar yra apibūdinami kaip veikla, kuria siekiama visuomenėje ar tam tikrose jos grupėse suformuoti teigiamą įmonės įvaizdį ir sukurti pasitikėjimo ir supratimo atmosferą .

Apibendrintai galima sakyti, kad ryšiai su visuomene tai:

• Speciali vadybos funkcija, kuri padeda sukurti ir išlaikyti abipusę komunikaciją, susitarimą ir tarpininkavimą tarp organizacijos ir visuomenės.

• Valdymo funkcija, kuri įvertina visuomenės nuostatas, identifikuoja individo ar institucijos politiką ir veiksmus iš visuomenės interesų pozicijos, planuoja ir vykdo veiksmų programą, siekiant įgyti visuomenės supratimą ir pritarimą

RSV – labai plati veiklos sritis, apimanti visokeriopą palankių veiklos sąlygų įmonei kūrimą ir palaikymą. Pagal H. L. Zankl RSV būdingos tokios funkcijos:

• informavimo; RSV padeda skleisti informaciją į išorę (visuomenei) ir į vidų (saviems darbuotojams). Tai leidžia keistis naujausiomis žiniomis, faktais ir nuomonėmis, kas yra būtina tiek įmonei, tiek su ja susijusiems asmenims. Tai padeda nežinojimą pakeisti žinojimu, neteisingą arba neigiamą nuomonę – teigiama ir teisinga.

• bendravimo; RSV užmezga ir palaiko ryšius su visomis įmonei svarbiomis visuomenės grupėmis: žiniasklaida, visuomenėje pripažintais autoritetais, kompetentingais specialistais, politinėmis ir ūkinėmis institucijomis.

• valdymo; RSV naudingi spręsti tam tikrus valdymo uždavinius ir problemas. RSV padeda nuslopinti ir išvengti konfliktų tarp įmonės administracijos ir jos darbuotojų, sukuria pasitikėjimą administracija ir jos sprendimais, skatina darbuotojų lojalumą.

• įvaizdžio kūrimo; RSV padeda suformuoti ir palaikyti teigiamą įmonės, jos gaminamų produktų ar teikiamų paslaugų įvaizdį, didina jų populiarumą.Visuomenės palankumas yra geras pamatas įmonės veiklos sėkmei.

• derinimo; RSV padeda derinti santykius su visuomene, taip pat įmonės vidaus santykius. Jie pasireiškia kaip abipusis sąveika, kuriems būdingi grįžtamieji ryšiai.

• pardavimo skatinimo; RSV padeda greičiau parduoti produkciją. Įmonės populiarinimas, jos visuomeninis pripažinimas yra esminiai pardavimą didinantys veiksniai. Pasitelkiant RSV galima sužadinti visuomenės susidomėjimą naujomis prekėmis, sąmoningą norą jų įsigyti.

• stabilizavimo; RSV, pasitelkiant šiuolaikišką krizių vadybą, padeda įmonei pasirengti krizinėms ir probleminėms situacijoms bei joms ištikus, imtis efektyvių veiksmų, kad įmonė nukentėtų kaip galima mažiau.

• tolydumo (vieningumo); RSV padeda išlaikyti vienodą įmonės stilių įmonės viduje ir išorėje (6).

Ryšių su visuomene planavime, kuomet ryšiams su visuomene yra keliamas pagrindinis tikslas – įtikinti, ryšių su visuomene specialistas privalo:

1. Atlikti pranešimo motyvacijos analizę, nustatyti pranešimo siuntėjo individualius požymius;

2. Nustatyti tikslinės publikos struktūrą, jos informacijos poreikius, galimybes priimti, suprasti, įvertinti ir kt. pranešimą;

3. Identifikuoti publikos, kuriai planuojamas transliuoti pranešimas, prioritetus;

4. Išanalizuoti egzistuojančius pranešimo siuntėjo ir pranešimo gavėjo santykius;

5. Sugebėti keisti nusistovėjusias visuomenės nuostatas

Pagrindiniai ryšių su visuomene veiklos tikslai taikomi ryšių su visuomene vadyboje. Ryšių su visuomene teoretikai išskiria esminius žemiau pateikiamus 4 veiklos etapus:

• siekiama atkreipti dėmesį;

• įtraukimas;

• komunikacija;

• etiškas įtikinimas;

Dažnai ryšių su visuomene planavimo ir organizavimo procesas pateikiamas nuolat

besisukančio ratu modeliu (žr.1 priedą).

1 priedas. Ryšių su visuomene planavimo ir organizavimo procesas.

Geras įvaizdis neatsiranda kartu su įmone, jis turi būti sistemingai kuriamas. Patikimos ir stabilios įmonės įvaizdžiui sukurti neužtenka vien tik reklamos. Informacijos rinkimas ir analizė padeda išsamiau suvokti verslo aplinką, leidžia stebėti ne tik konkurentų, bet savo pačių padėtį ir strategijas, atrasti naujų perspektyvų savo veikloje, ieškoti potencialių klientų ir partnerių. Ryšiai su visuomene padeda įgyti potencialių klientų, vartotojų, žiniasklaidos ar partnerių palankumą (6).

Ryšiams su visuomene priskiriama:

• Reklama;

• Kontaktai su spauda, pateikiant vertingos informacijos;

• Visuomenės nuomonės tyrimas;

• Finansinė parama gamybos vystymui, pažangių idėjų realizavimui;

• Firmų bandymai paveikti valdančiuosius sluoksnius, kad būtų leidžiami klientams palankūs įstatymai;

• Visuomeniniai kontaktai, t.y. politinės, švietimo, aptarnavimo funkcijos, kad būtų išnaudotos galimybės toliau bendradarbiauti su visuomene ir ją remti;

• Kalbų, pranešimų, brošiūrų rengimas;

• Patarimai klientams priimant sprendimus sudėtingomis situacijomis (4,p.216)

2.2 Ryšių su visuomene informavimo skyriai

Įmonė, norinti “užsiimti” ryšiais su visuomene, turi dvi galimybes: steigti nuosavą ryšių su visuomene skyrių arba samdyti ryšių su visuomene konsultantus (agentūrą). Pasirinkimas priklauso nuo daugelio aplinkybių. Abi iš galimybių turi ir privalumų, ir trūkumų.

Privalumai kuriant ryšių su visuomene skyrių:

• Ryšiai su visuomene turi būti nuolatinis darbas, nuolatinis patarinėjimas įmonės vadovams. Tai pagrindinė priežastis, kodėl įmonei yra naudingiau turėti nuosavą ryšių su visuomene skyrių;

• Ryšių su visuomene skyrius įmonės viduje darbuotojai gerai žino padėtį, įmonės ypatu-mus;

• Ryšių su visuomene darbuotojai yra “visada čia”, todėl gali greitai reaguoti kritinėse situacijose;

• Skyriaus darbuotojai suvokia save kaip svarbią įmonės dalį, jiems svarbi įmonės sėkmė, jie lojalūs savo įmonei ir laikosi konfidencialumo;

• Skyriaus darbuotojai pažįsta visus įmonės darbuotojus, todėl gali palaikyti su jais nuola-

tinius ryšius ir tobulinti vidinę komunikaciją.

Ryšių su visuomene skyriaus trūkumai:

• Skyriaus darbuotojai gali stokoti profesinių žinių ir įgūdžių.

• Savi darbuotojai mato situaciją tik iš vidaus, todėl gali būti nepakankamai objektyviai įvertinama įmonės padėtis. Tai taip pat gali sukelti žiniasklaidos nepasitikėjimą.

• Įmonės vadovai gali nepakankamai pasitikėti ryšių su visuomene skyriaus darbuotojais. Tai gali kenkti ryšių su visuomene efektyvumui.

• Skyriaus finansavimas turi būti nuolatinis, o tai gali reikšti neefektyvų lėšų paskirstymą. Be to, biudžeto mažinimas neigiamai atsiliepia darbuotojų interesams.

Ryšių su visuomene agentūros privalumai:

• Agentūros dirba su daugeliu įvairių sričių klientų, todėl turi daugiau patirties, yra profesionalesnės.

• Agentūros yra nepriklausomas konsultantas, turintis objektyvią nuomonę, sugebantis ir galintis kritikuoti.

• Agentūros turi darbo patirties su daugiau įvairių ryšių su visuomene priemonių, negu vienas įmonės skyrius. Jos taip pat turi daugiau techninių galimybių, ryšių su specializuo-

tais specialistais – spaustuvėmis, fotografais, vertėjais.

• Agentūrai mokama pagal atliekamo darbo apimtis, tai leidžia efektyviau paskirstyti finansavimą.

Trūkumai:

• Agentūrai reikia daug laiko ir pastangų, kad įsigilintų į įmonės reikalus.

• Agentūrą riboja iš anksto numatyta darbo apimtis ir užmokestis, skirtingai nuo nuosavo įmonės skyriaus darbuotojų, kurie yra nuolatiniai įmonės darbuotojai. Tai gali būti svarbus trūkumas kritinėse situacijose.

• Agentūra nėra įmonės dalis, todėl dažniausiai negali pastebimai paveikti vidinės komunikacijos.

• Agentūra turi daug klientų, todėl įmonės negali tikėtis išskirtinio požiūrio ir lojalumo.

• Įmonė gali rinktis sudaryti ryšių su visuomene skyrių arba samdyti agentūrą. Taip pat yra ir trečiasis variantas – suderinti abi ryšių su visuomene formas, pasinaudojant kiekvienos iš jų privalumais (6).

3.RYŠIŲ SU ŽINIASKLAIDA PADALINYS ĮMONĖS ORGANIZACINĖJE VALDYMO STRUKTŪROJE (OVS)

3.1. Ryšių su žiniasklaida padalinio struktūra įmonės OVS

Viena svarbiausių įmonės ryšių su visuomene priemonių yra ryšiai su žiniasklaida. Žiniasklaidos vaidmuo šiandien pasaulyje vaidina milžinišką vaidmenį – ji ne tik atspindi realybę, bet ir ją formuoja. Daugeliu atveju žiniasklaidos vaidmuo gali būti sulygintas net ir su 1-ąja valdžia, nes retas iš mūsų turi galimybių patikrinti milžinišką žiniasklaidos pateikiamos informacijos objektyvumą. Kita vertus, reikėtų suprasti, kad žiniasklaida taip pat yra verslas, kurio tikslas tenkinti vartotojų poreikius ir uždirbti pelną. Žiniasklaidos “populiarumą” galima paaiškinti bent keliais aspektais. Visų pirma – populiarumas dėl pasitikėjimo žiniasklaida. Lietuvoje šis rodiklis yra vienas didžiausių. Tai sąlygoja daugelis faktorių, o turinį lemia rinkos, t.y. pasiūlos ir paklausos dėsniai, nes žiniasklaida taip pat yra verslas. Antra, egzistuoja žiniasklaidos “sezoniškumas”, t.y. vasarą išauga radijo ir žurnalų populiarumas, o sumažėja TV bei interneto. Ir galiausiai, vis didesnį populiarumą įgauna internetinė žiniasklaida – tai sąlygoja ir besiplečiančios techninės galimybės bei didėjanti interneto skvarba.

Žiniasklaida, dar vadinama masinėmis informacijos priemonėmis, – tai įstaigos, kurios užsiima “visuomenės informavimu — veikla, kuria visų žiniai siekiama pateikti bet kurio v

. . .

4.5. Pasiruošimas galimiems klausimams ir atsakymams

Paprastai spaudos konferencijoje po paskutinio pranešimo suteikiama teisė užduoti klausimus žurnalistams. Vyksta klausimų ir atsakymų diskusija. Tai efektyvus žodinis bendravimas, nes klausytojai būna daugiau ar mažiau susipažinę su tema. Tokia diskusija pakoreguoja neteisingai suprastus dalykus, pateikia išsamią informaciją ar naują požiūrį.

Pateikiame spaudos konferencijos metu žurnalistų užduodamų klausimų ir atsakymų pavyzdį:

Klausimą UAB “Kaskada” direktoriui užduoda laikraščio ”Vakarų ekspresas” žurnalistas:

“Kodėl Jūsų įmonė nusprendė siūlyti draudimo paslaugas savo prekybos centre?”

“Kaip žinote, šį rudenį bus priimtas privalomas transporto priemonių civilinis draudimas. Daug transporto priemonių savininkų vyks į draudimo kompanijas apdrausti savo automobilių. Artėjant žiemai mūsų prekybos centre apsilanko daug žmonių, ieškančių sau reikalingos prekės. Kadangi šis draudimas ir mūsų parduodamos prekės yra susijusios – skirtos automobiliams, mes pasiūlėme AB “Lietuvos draudimas” kompanijai siūlyti savo draudimo paslaugas mūsų įmonėje. Tai padėtų klientams taupyti savo laiką, suteiktų jiems patogumų vienoje vietoje gauti daugiau informacijos ir pasinaudoti iš karto dviem paslaugom.”

Klausimas AB “Lietuvos draudimas” atstovui:

“Kaip bus organizuotos draudimo paslaugos prekybos centre, juk čia apsilanko daug pirkėjų, ar tai nesukels problemų ir kas jas teiks draudimo paslaugas?

“UAB “Kaskada” mūsų kompanijai išnuomojo patalpas kuriose teiksime klientams draudimo paslaugas. Tai atskiras kabinetas, todėl apsilankęs klientas galės ramiai, niekieno netrukdomas gauti jam rūpimą informaciją ar sudaryti draudimo sutartį.Taip pat matomose vietose yra iškabinti informaciniai stendai apie šį draudimą ir kur galima apdrausti automobilį. Draudimo paslaugas teiks mūsų draudimo kompanijos kvalifikuotas specialistas”

Klausimas draudimo kompanijos atstovui ir įmonės direktoriui:

“Kaip manote, ar šis bendradarbiavimas turės teigiamos įtakos draudimo kompanijos ir įmonės verslui ir kokia ji bus?”

“Taip, manome, kad tai turės teigiamos įtakos mūsų draudimo kompanijai. Mūsų paslaugų siūlymas ne tik kompanijoje, bet ir kitoje prekybos vietoje suteiks daug patogumų mūsų esamiems klientams, tuo pačiu tikimės pritraukti ir naujų klientų.”

“Aš taip pat pritariu tokiai draudimo kompanijos atstovo nuomonei. Mūsų įmonė taip pat tikisi sulaukti daugiau klientų. Tai reikštų didesnę apyvartą, didesnį pelną, kurį galėtume investuoti savo įmonėje. Tai padėtų gerinti mūsų teigiamų paslaugų kokybę,plėsti prekių asortimentą.”

Klausimas prekybos centro direktoriui:

“Ar tinkamai pasiruošėte artėjančiam žiemos prekybos sezonui? Ką naujo galėtumėte pasiūlyti pirkėjams?

“Mūsų prekybos centre šiuo metu turime platų asortimentą žieminių padangų, tokių kaip “Barum”, “Viking”, “Michelin”, “Gislaved”, “Mabor”. Iš naujesnių prekių pirkėjui galime pasiūlyti ypač geras “Goodyear Ultra Grip 400” ir “Goodyear Eagle Ultra Grip” žiemines padangas. Manau kad tai sudomins mūsų klientus.”

4.6. Galimų nemalonių situacijų numatymas

Bendravimo procese pasitaiko nemažai kliūčių, kurios iškraipo informaciją – neplanuoti pranešimo iškraipymai ar aplinkos poveikis, dėl kurių pranešimas netenka savo prasmės.

Komunikacijos procese išskiriami organizaciniai ir asmeniniai trikdžiai.

Prie organizacinių trikdžių priskiriame:

1. neišsami ir neaiški informacija;

2. informacijos perteklius;

3. netinkamas laikas;

4. informacijos iškraipymas;

5. netinkamos bendravimo priemonės;

6. hierarchinės padėties skirtumai;

7. darbuotojų specializacija;

8. konkurencija ir motyvacijos stygius;

9. didelis darbo krūvis.

Prie asmeninių trikdžių yra priskiriama:

1. skirtingas informacijos supratimas;

2. skirtinga žodžių interpretacija;

3. neverbaliniai (gestų) trikdžiai;

4. blogas grįžtamasis ryšys

Siekiant tikslo, kad informacija gavėją pasiektų be iškraipymų, pranešimas turi būti aiškus, tikslus ir išbaigtas. Tam naudojamos šios efektyvios informacijos siuntimo priemonės:

1. Pranešimo glaustumas (tekste naudojami trumpi sakiniai, konkretūs faktai, duomenys pateikiami lentelėse, grafikuose).

2. Dėmesys ir atidumas gavėjui.

3. Konkretumas.

4. Pasitikėjimo palaikymas, kurį didina siuntėjo kompetencija, abipusis pasitikėjimas, draugiškumas.

5. Mandagumas.

6. Asmeninis įvaizdis. (5,p.134-136).

Nors ir tinkamai pasiruošus spaudos konferencijai, atkreipus dėmesį į visas pasiruošimo detales: vietos, datos,laiko parinkimą, numačius konferencijos scenarijų, laiku išsiuntus kvietimus žiniasklaidos atstovams, gali įvykti pats didžiausias nemalonumas – žurnalistų nedalyvavimas spaudos konferencijoje. Tam, kad įvykus tokiai situacijai, tai nebūtų staigmena ir kad būtų padaryta kuo mažesnė žala įmonės įvaizdžiui, spaudos konferencijos rengėjai turėtų būti pasiruošę iš anksto, tai yra:

1. Iš anksto turi būti parengtas pres-reliz, kuris nedelsiant išsiunčiamas redakcijoms ir nuo ankstesnių skiriasi vienu teksto pataisymu: viskas vyko anksčiau, kalbama apie įvykį, kuris jau įvyko.

2. Iš anksto paruošti informaciniai dokumentų paketai, kuriuose pakeistas kreipimosi pobūdis, išplatinami svarbiausioms redakcijoms. Tekstas dabar skirtas ne klausančiai auditorijai. Jis turi būti sukuriamas pagal rašytinės kalbos normas.

3. Taip pat nedelsiant radijo stotims, televizijai, laikraščiams siūlomas interviu telefonu.

4. Prie telefonų, nurodytų pres-reliz ir informaciniuose paketuose, privalo budėti informuoti darbuotojai, pasirengę suteikti visą reikalingą informaciją.

Svarbiausios taisyklės bendraujant su žurnalistais:

• Atsiminti, kad bendraujame su klausytojais, išmanančiais dėstomo dalyko esmę.

• Suprasti, kad kai kurie žurnalistai palieka spaudos konferencijos salę, nesulaukę pabaigos, nenorėdami įžeisti organizatorių: jie skuba į redakciją, kad spėtų informaciją pateikti artimiausiai žinių laidai.

• Išskirti prioritetinę informaciją.

• Branginti žurnalistų laiką, tiksliai laikantis paskelbto reglamento (4,p.233-234).

4.7. Kokteilio priėmimas

Priėmimai yra viena pagrindinių įvairių organizacijų bei oficialių asmenų ir partnerių ryšių plėtojimo priemonė.. Jie organizuojami parodant pagarbą atskiriems asmenims ar atvykusiai delegacijai. Kokteilis – tai viena iš priėmimo rūšių. Jis rengiamas tarp 17-20 val. Ir tęsiasi 1,5 val. Vaišės – įvairūs šalti užkandžiai, konditerijos gaminiai, vaisiai. Gėrimai iš karto supilstomi į taures. Tokio tipo priėmimuose nėra dengiami stalai, užkandžius ir gėrimus nešioja padavėjai. Kokteilio metu svečiai vaišinami ir tarpusavyje bendrauja stovėdami bei prieidami vieni prie kitų. Salėje būna nedideli staliukai su cigaretėmis, degtukais, peleninėmis ir servetėlėmis (5,p.93).

4.8. Spaudos konferencijos išlaidų sąmata

UAB “Kaskada” rengiamos spaudos konferencijos sąmata

1. Nuomos ir numatomų darbų bei paslaugų išlaidos:

1. Patalpų nuoma viešbutyje “Klaipėda” ( 2 val.) – 200,00 Lt

2. Rinkinių spaudai, bukletų, kvietimų spausdinimas – 258,00 Lt

3. Lentelės ( 10 vnt) – 80,00 Lt

4. Gėrimai – 22,50 Lt

5. Gėlės – 70,00 Lt

6. Aptarnavimo išlaidos – 100, 00 Lt

________________________________________ Iš viso suma 730,50 Lt

2. Kokteilio sąmata:

1. Šalti užkandžiai – 60,00 Lt

2. Pyragaičiai – 40,00 Lt

3. Vynuogės – 14,00 Lt

4. Obuoliai – 12,00 Lt

5. Persikai – 18,00 Lt

6. Sultys – 20,00 Lt

7. Vynas – 60, 00 Lt

8. Konjakas – 100,00 Lt

________________________________________ Iš viso suma: 324,00 Lt

Bendra spaudos konferencijos išlaidų suma – 1054,50 Lt

5. KITI PERIODINIŲ RYŠIŲ SU ŽINIASKLAIDA BŪDAI

Periodinius ryšius su žiniasklaida galima išskirti į:

• žodinius;

• rašytinius.

Prie rašytinių periodinių ryšių priskiriama:

• straipsniai – vienas populiariausų publicistikos žanrų, kuriame gilinamasi į konkrečią problemą, pateikiamos reikšmingos išvados.

• žinutės – trumpas pranešimas apie įvykį ar faktą. Tai kronikinės, paprastos ir išplėstinės žinutės.

• Ataskaita – išsamus pranešimas apie renginį, kur veiksmas reiškiamas žodžiu. Joje yra aprašomas įvykis, pateikiami svarbiausi autoriaus nuomone dalykai, apibendrina tai, kas įvyko.

• Interviu – pokalbis su žmogumi, kurio nuomonė pašnekovui ir visuomenei svarbi.

• Reportažas – įtaigus pranešimas apie naują, skaitytojui dar nežinomą faktą, įvykį arba apie jau žinomo reiškinio detales. Reportažo autorius privalo būti įvykio dalyvis ar liudininkas.

• Korespondencija – žanras, kuriame, remiantis faktais iš palyginti neilgo laiko tarpo, nagrinėjama tema.

• Apžvalga – rašinys, kurio objektas yra šiandieninis socialinis gyvenimas (įvykiai, situacijos, reiškiniai, procesai).

• Recenzija – kritinis naujo literatūros, mokslo, meno kūrinio, spektaklio, kino filmo, parodos įvertinimas.

• Laiškas – tai tokia pasakojimo forma, kai autorius tiesiogiai ir viešai kreipiasi į adresatą. Dingstimi laiškui gali būti koks nors įvykis, konfliktinė situacija, vertinimų supriešinimas ir pan.

Komunikacija žodžiu gali būti labai efektyvus ir pigiausias būdas skleisti informaciją visuomenei. Žodinė komunikacija yra efektyvi, nes yra grįžtamasis procesas, signalizuojanti, ar informacija priimta. Ryšiuose su visuomene naudojamos kelios žodinės išorinės komunikacijos formos:

• oficialios kalbos . Iš patyrusių kalbėtojų pasisakymų informacija sužinoma tiksliau ir greičiau. Jos yra efektyvios perduodant faktus, darant pranešimus, instruktuojant darbuotojus

• pokalbis prie apskrito stalo. Pokalbiai rengiami siekiant komunikuoti su darbuotojais, akcininkais, pedagogais, prekybos agentais. Tikslas – pasikeisti nuomonėmis, svarbiais klausimais, informuoti, pašalinti nesusipratimus, pateikti rekomendacijas.

• specialistų pasisakymai auditoriją dominančiomis temomis. Šis būdas naudojamas akcininkų susirinkimuose, informuojant apie įmonės biznio poltiką.

• klausimų – atsakymų diskusijos. Auditorija klausinėja kalbėtojus. Diskusijų metu pakoreguojami neteisingai suprasti dalykai, pateikiama išsami informacija ra naujas požiūris.

• spaudos konferencija. Jų metu pranešama svarbi naujiena, pristaomas naujas produktas, gamybinių patalpų išplėtimas.

• Interviu. Duodant interviu, žurnalistai informuojami ir įtikinami remiantis ne tik svarbiais argumentais, bet juos galima paveikti ir savo įvaizdžiu.(4,p.225-234).

Straipsnio pavyzdys:

SUNKAUS DARBO REZULTATAS – 10 METŲ RINKOJE

Šią vasarą UAB “Kaskada” švenčia savo dešimties metų gyvavimo jubiliejų.

Su įmonės direktoriumi E.Palioniu, kuris sutiko mums trumpai papasakoti apie įmonę, jos veiklą, išduoti sėkmingo verslo paslaptis ir ateities planus, kalbėjosi laikraščio “Klaipėda” žurnalistas N. Montvydas.

“Įmonė UAB “Kaskada” buvo įsteigta 1993 m. birželio mėnesį. Savo veiklą bendrovė pradėjo dirbdama su Lietuvos įmonėmis, teikiančiomis įvairaus formato ir paskirčių padangas. Visus dešimt metų bendrovės veikla buvo vystoma, aprūpinant automobilių savininkus įvairių tipų ir formatų padangomis. Prekyba yra vykdoma sezoniškumo principu. Lygiagrečiai vystoma prekyba atsarginėmis automobilių detalėmis. Nuoseklus bendrovės vystymas ir perimamumas turėjo įtakos kuriant didmeninę ir mažmeninę prekybą. Po nuoseklaus darbo su personalu buvo suformuota pajėgi ir darbinga komanda, kurios tikslas – patenkinti plačios paklausos pirkėjų poreikius. Sėkmingos veiklos pagrindu UAB “Kaskada” toliau siekia tęsti ir plėtoti prekybinę veiklą.

Remiantis dešimties metų patirtimi versle galiu teigti, kad įmonės sėkmingo verslo plėtojimo prielaidos yra ilgalaikė verslo patirtis, sėkmingas darbas su pastoviais pirkėjais bei intensyvi naujų klientų paieška, pastovūs tiekėjai, tokie kaip UAB “Transvesta”, UAB “Dagris”, Vokietijos firma “Reifen Company”, palankios tiekimo sąlygos, taip pat vykdomas pastovus darbas ieškant palankiausių tiekimo sąlygų ir tiesioginis darbas su tiekėjais, išvengiant tarpininkų. Taip pat turiu paminėti, kad didelę įtaką turi sistemingas darbas rinkos tyrimo srityje, savalaikė lanksti reakcija į pokyčius rinkoje.

Įmonės “Kaskada” vadybos nuostatų esmė yra orientuota į visuotinę kokybės gerinimo vadybą, pardavime, paslaugų tiekime ir valdyme, ilgalaikio pelno siekimą,patikimus tiekėjus ir partnerius, pastovų darbuotojų ir administracijos kėlimo procesą. Užsakovas ir pirkėjas – svarbiausia bendrovės sudėtinė dalis.

Planuodama taktiką rinkoje bendrovė analizuoja esamų ir būsimų pirkėjų perkamąją galią, peržiūri esamus didmeninius padangų pirkimus ir galimus užsakymus, apgalvojama ir organizuojama vidinė paslaugų organizacija, vadovaujamasi nuoseklia pirkėjų poreikių analize, iškilusių mažų klaidų taisymu bei jų perspėjimu, nuosekliu darbu ir ramiu tempu bei kasdieniniu planavimu. Tai reikalauja sunkaus ir kruopštaus darbo. Nepaisant didėjančios konkurencijos šiandieninėje rinkoje, įmonė jau yra užėmusi nemažą dalį rinkos ir tikisi, kad ir toliau seksis vystyti verslą.

Pagrindinis UAB “Kaskada” uždavinys šiandieninės rinkos atžvilgiu – mažiau klaidų, paslaugų tobulinimas (darbas su užsakovais), geras pelningumas.

Mūsų bendrovės planuojama strategija rinkoje paremta bendru ir konkurenciniu planavimu, galimų atsitiktinumų planavimu rinkoje, kainodaroje ir įstatymų leidyboje, įmonės “komandos” veiklos planavimu ir tobulinimu, galimų apimčių planavimu, personalo požiūrio į darbo kultūrą ir kokybę planavimu, inovacijų planavimu, sukrėtimų – galimų vyriausybės priimtų įstatymų, mokesčių sistemos pakeitimų, muitų, užsakovų paslaugų tiekimo sutrikimų planavimu, bendrovės ateities numatymu ir planavimu 2004 – 2009 metams ir toliau.

Tikimės kad ateinančiais metais sėkmingai plėsime savo verslą. Netolimoje ateityje žadame pradėti statyti naują padangų prekybos ir paslaugų centrą. Tikiuosi, kad tai pagerins mūsų klientų aptarnavimą ir jų skaičius padidės.

Manau, kad strateginis planavimas padės UAB “Kaskada” efektyviau spręsti automobilinių padangų, atsarginių detalių pardavimo, kokybės, personalo profesinio augimo, mokymo, finansinės kontrolės ir realizavimo politikos klausimus.”

IŠVADOS

Apibendrinant darbą apie ryšių su žiniasklaida įmonėje organizavimą galime teigti, kad didžiąją dalį žinių apie tikrovę mes gauname per masines komunikacijos priemones. Kitaip tariant, pranešimai apie įvykius ar asmenis tik tada tampa visuotinu įvykiu, kai jie yra pranešami per spaudą, radiją ar televiziją. Todėl galime daryti išvadą, kad gaunama per žiniasklaidą informacija ne tik veikia, bet ir formuoja mūsų visuomenę. Remiantis tyrimų duomenimis, šiandien Lietuvoje žiniasklaida pasitiki daugiau nei 70 proc. žmonių, todėl jos įtakos formuojant visuomenės nuomonę neįmanoma paneigti. Tai turbūt yra viena iš svarbiausių priežasčių, kodėl ryšių su visuomene veikla neretai suprantama kaip ryšiai su žiniasklaida, o dažnai ir tiesiog sutapatinama. Žiniasklaida yra vienas svarbiausių faktorių lemiančių organizacijos įvaizdį, tačiau jokiu būdu ne vienintelis. Ryšiai su visuomene, kaip įvaizdį formuojanti veikla, apima darbą su visomis auditorijomis (žiniasklaida yra tik viena iš jų) nuo kurių vertinimo priklauso ir organizacijos įvaizdis.

Stengiantis informuoti visuomenę, sukurti atskiri ryšių su visuomene struktūriniai padaliniai, atstovo spaudai institucija, leidžiantys užtikrinti pastovų darbą, kuriant supratimą tarp institucijos ir visuomenės . Vis dažniau kreipiamasi į ryšių su visuomene specialistus, kai yra bandoma “įeiti” į kitos šalies rinką. Ryšių su visuomene specialistai kuria informaciją, teikia ją žiniakslaidos priemonėms, koreguoja skleidžiamą neteisingą ar nepalankią informaciją ir pan.

Mūsų dienomis, informaciją perduodame įvairiausiais būdais: raštu, žodžiu, internetu, televizija, radiju, faksu ar elektroniniu paštu. Ruošiant informaciją žiniasklaidai didelė reikšmė teikiama kalbos kultūrai, pranešimų pasiruošimui, jų pateikimui visuomenei, nes nuo to labai priklauso ar sugebėsime sudominti auditoriją, ar informacija bus aiški ir patraukli, ar sugebėsime gerinti savo organizacijos įvaizdį.

Literatūra

1. “Lietuvos respublikos Lietuvos nacionalinio radijo ir televizijos įstatymas” LR seimas. V.,1996 m. spalio 8 d. Nr. I-1571.

2. Lietuvos respublikos visuomenės informavimo įstatymas” LR seimas. V., 1996 m. liepos 2 d. Nr. I -1418.

3. Profesinės karjeros vadovas, Vilnius,1998

4. V.Baršauskienė “Dalykinė komunikacija”, Kaunas, 2002

5. V.Misevičius “Bendravimo etikos ir organizavimo pradmenys”, Kaunas “Smaltija”,2002

6. Vilniaus universitetas, informacinės visuomenės informavimo centras www.infovi.vu.lt

7. UAB “Sugardas” www.sugardas.lt

8. AB “Lietuvos Draudimas” www.ldr.lt

v

Join the Conversation

×
×