1. ĮVADAS
Kiekvieno verslo sėkmė ir nesėkmė priklauso nuo valdymo sprendimų, kurių pagrindas yra informacija. Kiekvienos firmos vadovai turi gerai išmanyti informacijos organizavimo ir naudojimo dalykus. Mes bandysime suformuoti šiuolaikišką informacinę verslo aplinką, įdiegdami telekomunikacijų technologijas, ir ketiname efektyviai joje dirbti. Šios informacinės technologijos padės atpažinti ir suvokti konkrečią besikeičiančią mūsų prekių rinkos situaciją.
Informacinė technika yra tapusi vienu iš strateginių “ginklų”. Tik įgyvendinę spartų duomenų apdorojimą ir gerą prekybą užtikrinančią telekomunikacijų sistemą, mes pasieksime esminių pranašumų prieš konkurentus. Mūsų prekės galės sėkmingai konkuruoti, bus sukurtos geresnės vertybės ir aukštesnis vadybos našumas.
2. FIRMOS APIBŪDINIMAS
2.1.Duomenys apie firmą
Duomenys apie firmą pateikiami 1, 2 lentelėse:
1 lentelė. Duomenys apie firmą prieš įdiegiant naujas technologijas
1. Darbuotojų kiekis 56
2. Darbo pobūdis
Prekyba buitine technika , užsiima jos pristatymu ir aptarnavimu.
3. Prekybos vietų kiekis:
Mieste 2 prekybos taškai
Jų apibūdinimas
2 stacionarios parduotuvės.
Respublikoje 3 prekybos patalpos
Jų apibūdinimas
3 stacionarios parduotuvės.
4. Patalpos
Pagrindinės įstaigos patalpų aprašymas
Skirtos valdymo personalui. Daugiaaukštis pastatas miesto centre. Tame pačiame pastate įsikūrusios ir kitos įmonės. Jame dirba 9 darbuotojai. Yra trys atskiros patalpos: vienoje dirba įmonės direktorius, sekretorė, pavaduotojas; kitoje, kuri yra šalia direktoriaus – buhalterė; trečioje įsikūręs marketingo skyrius, jame dirba 5 darbuotojai (šis skyrius yra kitame aukšte).
Prekybinių patalpų aprašymas
Parduotuvėse yra elektra, vanduo, šildymas. Yra gana nemaži prekybiniai laikinieji sandėliai taip pat keturiose parduotuvėse yra ir patalpos remonto atlikimui. Miesto, kuriame yra pagrindinės patalpos, parduotuvėse dirba: 1-oje – 3 darbuotojai(vadovas ir du pardavėjai); 2 – oje – 4 darbuotojai(vadovas, du pardavėjai ir remontą atliekantis darbininkas). Kitose trijose parduotuvėse dirba po 8 žmones: parduotuvės vadovas, 2 pardavėjai, darbininkas, 2 marketingo specialistai, buhalteris ir vairuotojas.
Kitos patalpos Kauno mieste yra prekių sandėliai iš kurių prekės tiekiamos į visas respublikos parduotuves. Sandėliuose dirba du darbininkai, sandėlio vadovas. Prie sandėlių yra garažai įmonės transporto priemonėms. Dirba trys vairuotojai, kurie pristato prekes į kitus respublikos miestus, taip pat pristato prekes į klientų namus.
Kitų darbuotojų darbo vietos 10 darbuotojų atlieka klientų paiešką kitose respublikos apskrityse. Vairuotojai dirba mieste ir respublikoje, jie išvežioja prekes.
2 lentelė. Duomenys apie firmą įdiegus naujas technologijas
1. Darbuotojų kiekis 49
2. Darbo pobūdis
Prekyba buitine technika , užsiima jos pristatymu ir aptarnavimu.
3. Prekybos vietų kiekis:
Mieste 2 prekybos taškai
Jų apibūdinimas
2 stacionarios parduotuvės.
Respublikoje 3 prekybos patalpos
Jų apibūdinimas
3 stacionarios parduotuvės.
4. Patalpos
Pagrindinės įstaigos patalpų aprašymas
Įdiegus naujas technologijas šioje įstaigoje pradės dirbti ryšininkas ir dar vienas buhalteris, nes visų įmonės padalinių apskaita bus vedama pagrindinėje įstaigoje. Taigi pagrindinėje įmonėje dirbs nebe 9, o 11 darbuotojų. Šioje įstaigoje darbuotojų skaičius padidės. Be to, bus įdiegtos naujos technologijos, t.y. įmonėje atsiras: 5 kompiuteriai, 2 skeneriai, fakso aparatas, telefono aparatai ir kt.
Prekybinių patalpų aprašymas
Parduotuvėse be minėtų patogumų atsiras dar ir kompiuterinė įranga. Miesto, kuriame yra pagrindinės įstaigos patalpos, parduotuvių darbuotojų skaičius nepasikeis. Kitose trijose parduotuvėse, įdiegus naujas technologijas, bus atleisti marketingo specialistai, nes visa marketingo strategija bus sudarinėjama centre, o kadangi informacija labai greitai pasieks centrą, tai pakaks pagrindinės įstaigos marketingo specialistų. Kitų miestų parduotuvių vadovai turės įgyti marketingo žinių arba bus pakeisti tais, kurie turi išsilavinimą ir marketingo srityje, be to, iš darbo bus atleisti buhalteriai nes visa apskaita bus vedama centrinėje įstaigoje. Parduotuvės turės teikti visą reikiamą informaciją , o tai padaryti nebus sunku. Kituose miestuose iš darbų bus atleisti devyni žmonės.
Kitų darbuotojų darbo vietos Šių darbuotojų skaičius kol kas nebus keičiamas, o galimi jų skaičiaus pasikeitimai bus susiję tik su jų darbo rezultatais ir visos įmonės ekonominių rodiklių parodymais, t.y. gali padidėti vairuotojų skaičius, nes jie nebespės laiku atlikti savo darbo.
2.2. Perspektyvinės veiklos analizė
BENDRIEJI KLAUSIMAI
1. Ar telekomunikacijos, ypatingai duomenų perdavimas, yra pagrindinė produktų ir paslaugų dalis, kuri sukuria pajamas Jūsų kompanijai, t.y. ar jūsų firma susijusi su intensyviais informacijos mainais: Taip. Nors kol kas mūsų įmonė nėra susijusi su intensyviais informacijos mainais, bet mūsų nuomone tai yra būtina, nes pastebėta, kad įmonė kai kuriose srityse dirba neoptimaliai. Įdiegus šiuolaikines ryšio priemones mes galėsime pasiekti daug geresnių rezultatų. Informacinių sistemų įdiegimas pagerintų klientų aptarnavimą, kas leistų plėsti veiklą ateityje. Paspartėtų įmonės veikla, be to būtų galima sumažinti darbuotojų skaičių. Taip pat mūsų įmonė ruošiasi sukurti darbo vietas prekybos agentams, o jų darbas visiškai neįmanomas be ryšio priemonių.
2. Koks yra santykis tarp balso informacijos srauto ir duomenų srauto:
a) organizacijos viduje? 65% – balso informacija, 35% – duomenų informacija. Organizacijos viduje balso informacijos srautas sudaro didžiąją dalį, nes įmonės darbuotojai dirba šalia vieni kitų, todėl didelė dalis informacijos perduodama balsu.
b) mieste? 30% – balso informacija, 70% – duomenų informacija. Mieste didesnę dalį informacijos sudaro duomenų srautas, nes iš įmonės padalinių miete gaunama informacija apie jų veiklos pasiekimus, išreikšta skaičiais ar kokiu nors kitu pavidalu.
c) dideliais atstumais. 20% – balso informacija, 80% – duomenų informacija. Respublikos mastu daugiausia gaunama duomenų informacija, nes padaliniai yra pakankamai savarankiški.
3. Kokius augimo tempus jūs prognozuojate balso ir duomenų srautams:
a) 2 metų laikotarpyje? Duomenų perdavimo srautai padidės 5 – 6 kartus. Informacijos srautai dviejų metų laikotarpyje labai ženkliai pasikeis, kadangi bus pakeista įmonės valdymo sistema; bei pakitus darbuotojų skaičiui, viskas labiau taps priklausoma nuo centro ir dėl to visa informacija turės patekti į įmonės centrą, o iš ten nurodymai turės keliauti atgal į įmonės padalinius. Taigi, per du metus įmonės duomenų perdavimo srautai padidės labai ženkliai. Ypač tai pasireikš duomenų perdavimui mieste ir respublikoje.
b) 5 metų laikotarpyje? Duomenų perdavimo srautai padidės 2 kartus (lyginant su tuo kaip pasikeis duomenų perdavimo apimtys po dviejų metų). Penkių metų laikotarpiu duomenų perdavimo srautai padidės dar daugiau, nes įmonė planuoja didinti parduotuvių skaičių ir dėl to duomenų srautai dar labiau padidės; be to įmonė turės plėsti ir valdymo personalą, todėl padidės duomenų srautai ir įmonės viduje. Duomenų srautų padidėjimas priklausys nuo to, kiek įmonė padidins parduotuvių ir valdymo darbuotojų skaičių. Planuojama, kad padalinių skaičius padidės 1,5 karto .
4. Ar jūs numatote ieškoti naujų rinkų ir kurti naujus produktus, kurių sukūrimui reikia telekomunikacijų ir informacinių resursų? Ar jūs pasiruošę iš esmės reorganizuoti jūsų firmos valdymo struktūrą? Taip. Kaip minėjau įmonė plėsis (planuojama per penkis metus padidinti parduotuvių skaičių, t.y. turi atsirasti 3 – 4 naujos parduotuvės). Ši plėtros programa glaudžiai susijusi su naujų telekomunikacijų sistemų įdiegimu mūsų įmonėje. Mūsų nuomone, šios sistemos padės labai greitai keistis informacija ir todėl bus labai efektyviai panaudojamas specialistų laikas, kas leis padidinti pardavimų apimtį, didinti pelną .
Įmonės organizacinė sistema turėtų ženkliai pasikeisti, nes nuo šiol įmonės padaliniai bus gana savarankiški. Informacijos perdavimas ir apdorojimas užimdavo daug laiko. Dabar viskas bus sprendžiama centre, bus vykdoma vieninga apskaitos ir marketingo programa, bus atleisti iš darbo marketingo darbuotojai, kurie dirbo kitų miestų parduotuvėse, taip pat neteks darbo buhalteriai, vietoje jų bus priimtas vienas naujas specialistas , kuris dirbs centre ir šie du specialistai atlikinės visų parduotuvių apskaitą, nes jie greitai gaus visą informaciją iš visų miestų, todėl nebus verta kiekvienoje parduotuvėje turėti po buhalterį.
5. Ar reikalingi ryšių ir informatikos specialistai darbui jūsų firmoje? Taip. Iš pradžių įmonei reikės vieno informatikos specialisto, kuris sudarinėtų duomenų bazes, keistų duomenis, rašytų programas, kurios leistų efektyviau dirbti direktoriui ir marketingo skyriui.
6. Kokias duomenų bazes jūs turite?. Ir kokias naujas duomenų bazes jūs sudarysite ateityje? Kol kas įmonėje yra tik buhalterinės apskaitos dokumentai ir kiti su įmonės veikla susiję dokumentai, bet kai bus įdiegta nauja informacinė technologija bus kuriamos įvairios duomenų bazės, pvz.: personalo aprašymai, parduotuvių veiklos rodiklių aprašymai ir įvairios duomenų bazės, kurios bus reikalingos marketingo specialistams, nes duomenys, kurie bus sukaupti atliekant vieną marketingo tyrimą galės pilnai tikti ir kitam tyrimui. Įmonė planuoja sukaupti daug informacijos apie rinką, konkurentus, pirkėjus ir kt.
2.3. Informacinių ir telekomunikacinių paslaugų poreikio analizė
Paslaugų sąrašas pateiktas pradinių duomenų skyriuje. Pabandysime panagrinėti pateiktas paslaugas ir išsiaiškinti, kurios iš jų reikalingos mūsų įmonėje. Daugybė paslaugų nėra reikalingos, galima sakyti, kad nei viena iš jų nėra reikalinga. Pvz.: konferencijų sudarymas ir skambinimas į konferencinį numerį. Ji nereikalinga, nes įmonė neplanuoja rengti jokių konferencijų naudojantis telefonais. Atsiradus būtinybei galima surinkti visus darbuotojus į vieną patalpą ir tenai surengti pasitarimą. Be to, tokie susirinkimai nebus dažni. Skambučio laukimo paslauga nėra naudinga (CW), nes į visus skambučius atsakinės sekretorė ir ji galės pranešti direktoriui ar kuriam nors kitam darbuotojui apie skambutį. Dėl šios priežasties nereikalingas ir skambučio nukreipimas esant užimtumui (CFB) ir kvietimo nukreipimas neatsakant (CFNR), nes skambučius ir taip nukreipinės sekretorė. Tos pačios priežastys lemia ir tai, kad nereikalingos besąlyginio kvietimo nukreipimo (CFU), kvietimo nukreipimo po atsiklausimo (CD), kvietimo užlaikymo (HOLD) paslaugos, visa tai gali atlikti sekretorė. Pokalbio perdavimo paslauga taip pat nereikalinga, nes tai irgi bus sekretorės darbas, ji galės užsirašyti skambinančiojo numerį ir jam bus iš karto perskambinta. Taigi, klientas netgi turės galimybę sutaupyti ir nereikės naudotis papildomomis išlaidomis. Dėl minėtų priežasčių nereikalingas ir nemokamas telefono numeris (FPH). Trečiojo abonento prisijungimas (3PTY) nenaudingas, nes gali sutrukdyti jau vykstantį svarbų pokalbį. Trys žmonės kalbėdami turės ir daug laiko praleidinėti tylint, dėl to gali būti pamirštos svarbios mintys, žmogus gaus dalį nereikalingos informacijos. Be to, pokalbis gali užtrukti ilgiau, nes gali susidaryti bereikalinga diskusija. Be to, telefonu sprendimus priiminės tik vienas žmogus, o strateginiai sprendimai bus priiminėjami diskutuojant, bet diskusijos vyks ne telefonu. Skambinimas užimtam abonentui nereikalingas, nes su padaliniais firma kalbės atskiru telefonu, kuris bus įjungtas į Frame relay tinklą. Taigi, šiais abonentais nebus sunku prisiskambinti. Todėl skambinimo užimtam abonentui (CCBS) paslauga nebus reikalinga. Uždaroji vartotojų grupė(CLG) nereikalinga, nes pagrindinėje įstaigoje ir taip egzistuos vidinis ryšys (nes bus pastatyta vietinė (nuosava) stotelė), o su įmonės filialais bendravimas bus vykdomas Frame relay linijomis, taigi ir taip bus sukurta pakankamai uždara linija.
Aptarėme, kad nėra reikalingos dauguma paslaugų, bet viena paslauga įmonė bandys pasinaudoti. Tai bus piktavališko skambučio nustatymas (MCID). Šia paslauga bus naudojamasi tam, kad apsidraustume nuo įvairių skambučių, kurie gali sutrukdyti įmonės darbą. Be to, labai svarbu, kad būtų nubausti įvairūs kenkėjai, kurie gali sutrukdyti svarbų susitarimą. Tai bus vienintelė paslauga, kuria naudosis mūsų įmonė.
Įmonė naudosis nauja Omnitel ir Lietuvos telekomo paslauga, kuri buvo paminėta pradinių duomenų skyriuje 1.3. Dabar plačiau susipažinsime su šia paslauga. Tai bendra Omnitel mobiliojo GSM ir Lietuvos telekomo laidinio ryšio pašto dėžutė. Naudodamiesi šia paslauga, įmonės darbuotojai nepraras nei vieno ne tik mobiliojo, bet ir laidinio telefono skambučio. Taigi naudojantis šia paslauga, kiekvienas neatsakytas skambutis į laidinį telefoną automatiškai bus nukreipiamas į mobilaus telefono balso pašto dėžutę, o išklausyti bus galima tiek naudojantis mobiliuoju telefonu, tiek laidiniu telefonu. Šia paslauga galėsime naudotis, nes mūsų laidinio telefono linijos bus įjungtos į skaitmeninę stotį.
3. INFORMACIJOS SRAUTAI FIRMOJE
3.1. Galinių įrenginių parinkimas
1 – pagrindinė įstaiga. Lentelėje matome, kad šiai įstaigai reikės daugiausia įrenginių, nes čia dirba daugiausiai specialistų ir iš čia bus valdoma visos įmonės veikla. Kiekvienos srities specialistas turės savo telefoną (Analoginis telefono aparatas. Jis gali būti paprastas arba daugiafunkcinis. Jie jungiami dvilaidėmis analoginėmis linijomis į artimiausias telefono stotis, arba į privačias telefono stoteles (PBX).), taip pat dalis jų turės ir mobilius telefonus. Mobilūs telefonai reikalingi tam, kad visus svarbius asmenis būtų galima rasti. Visiems darbuotojams mobilūs telefonai nebus perkami, nes tai būtų neoptimalu. Perkama tik tiek mobilių telefonų, kiek reikia užtikrinti optimalią įmonės veiklą. T.y., mobilius telefonus turės įmonės direktorius, jo pavaduotojas, kadangi jie priiminės visus sprendimus susijusius su įmonės veikla, taigi jie turės bet kada gauti informaciją ir duoti nurodymus įmonės darbuotojams. Du mobilūs telefonai taip pat bus duodami ir marketingo skyriaus darbuotojams, nes jie dalį savo veiklos atlikinės ir už įmonės ribų (pvz.: organizuos apklausas ar darys kitus marketingo tyrimus. Kiekvienam specialistui statomas PC (marketingo skyriuje – 2). Taip pat perkama kiekvienai įmonei reikalinga technika – skeneris, printeris, kopijavimo aparatas, faksas. 2,3,4,5,6,7 – tai parduotuvės ir sandėlis. Į šias įstaigas perkama tik būtina technika ir viskas perkama tik po vieną vienetą, nes jose dirba nedaug žmonių. Čia nebus kuriami jokie lokaliai tinklai. Bus nupirkta technika, kuri leis efektyviai dirbti ir teikti informaciją pagrindinei įstaigai. Taigi, šiuose padaliniuose bus po vieną PC, fakso aparatą, printerį, skenerį, kopijavimo aparatą, mobilų telefoną. Jį turės įmonės padalinio vadovas, nes jis visada turi būti pasiekiamas įmonės vadovybei. Padaliniuose bus du telefono aparatai, kadangi vienas bus prijungtas prie Frame relay tinklo.
8,9 – tai agentai ir vairuotojai, jie naudosis tik mobiliais telefonais.
3.2. Išorinių tinklų parinkimas
Pasinaudosime 1 schema kad paaiškintume kokius tinklus renkamės. Skaičiai rodo maršruto numerį.
1 – Balsas (Vidinis ryšys), duomenys (LAN);
Balso ir duomenų informacija bus perduodama naudojantis vidiniu ryšiu, kurį užtikrins lokalinis tinklas ir įmonės vidinis telefoninis ryšys, nes bus pastatyta vietinė telefono stotelė, dėl šios priežasties nereikės naudotis miesto telefoniniu tinklu. O tai sumažins ryšio išlaidas ir pagreitins informacijos pasikeitimą pagrindinėje įstaigoje, nes norint išvengti bereikalingų išlaidų reikėtų vaikščioti iš vieno kabineto į kitą, kas trukdytų įmonės darbuotojams efektyviai dirbti. Be to, pagrindinėje įstaigoje viena PSTN tinklo linija kuri išeina į miestą bus skirta prisijungimui prie INTERNET tinklo. Per šią liniją nebus keičiamasi informacija su struktūriniais padaliniais. Šis tinklas bus skirtas marketingo skyriui, kad jis galėtų gauti reikiamą informaciją susijusią su šio skyriaus veikla. Pagrindinėje įstaigoje nebus naudojamasi GSM ryšiu,nes tai yra per brangu, be to, vidinėje įstaigoje bus pakankamai telefono aparatų, kad nereikėtų naudotis brangiais ryšio būdais arba lakstyti iš vieno kabineto į kitą, kad pasikeistume informacija.
2 – Balsas (PSTN,GSM, Frame relay), duomenys (Frame relay);
3 – Balsas (PSTN,GSM, Frame relay), duomenys (Frame relay);
4 – Balsas (PSTN,GSM, Frame relay), duomenys (Frame relay);
5 – Balsas (PSTN,GSM, Frame relay), duomenys (Frame relay);
6 – Balsas (PSTN,GSM, Frame relay), duomenys (Frame relay);
7 – Balsas (PSTN,GSM, Frame relay), duomenys (Frame relay);
Balso informacija tarp įmonės padalinių bus perduodama naudojantis bendruoju PSTN ir GSM tinklais. Pagrindiniai informacijos srautai bus perduodami naudojantis PSTN ir Frame relay tinklais, GSM tinklu naudosimės tik tada, kai skubiai reikės perduoti informaciją asmeniui, kuris turi mobilų telefoną, o tos informacijos nebus įmanoma perduoti PSTN tinklu (išskyrus tarpmiestinius pokalbius). Tokių situacijų pasitaikys, nes visos organizacijos vadovas, padalinių vadovai ar marketingo skyriaus darbuotojai bus savo darbo vietose. Be to, į kitų miestų parduotuves vietoje PSTN tinklo skambinsime GSM tinklu, nes PSTN paslaugos minutės kaina yra 0.3 Lt., o Omnitel GSM tinklo tarifas yra 0.29 Lt. Įmonės padaliniuose prie Frame relay tinklo bus prijungti atskiri telefonai. Ir kai nebus perdavinėjama duomenų informacija bus galima perdavinėti balso informaciją, taigi didžioji dalis balso informacijos taip pat bus perduodama per Frame relay tinklą. Kaip matėme analizuodami pokalbių kiekius, kai kuriomis valandomis telefonu su padaliniais bus kalbama daugiau negu vieną valandą, taigi informacija tarp padalinių bus perduodama ir bendruoju PSTN, Frame relay ir GSM tinklais, tai tikrai padidins tikimybę, kad informacija pasieks savo adresatą greitai.
Duomenys bus perduodami naudojantis Frame relay tinklu. Kita alternatyva buvo nuomotis skaitmeninę skirtinę liniją, bet palyginus pradinius mokesčius ir mėnesinius mokesčius pastebėsime, kad Frame Relay tinklo paslaugos pigesnės. Mes pasirinkome 64kbit/s spartą. Taigi mums tektų nuomotis tris vietines ir tris tarpmiestines skirtines linijas. Pradinis mokestis už vietinę skirtinę skaitmeninę liniją yra 2478 Lt., o už tarpmiestinę – 5000 Lt. Taigi, iš viso pradiniai mokesčiai sudarytų 22434 Lt. tuo tarpu norint tapti Frame relay tinklo abonentu – pradinis mokestis 2596 lt. Mūsų įmonei reikia septynių abonentų taigi pradinio mokesčio išlaidos iš viso sudarytų 18172 Lt. Mėnesinis mokestis už vietines skirtines skaitmenines linijas yra 590 Lt., kai naudojame mūsų pasirinktą spartą , o už skirtines tarpmiestines linijas yra 1640 Lt. Taigi, iš viso mėnesinės nuomos išlaidos sudarytų 6690 lt. Tuo tarpu Frame relay tinklo mėnesinis mokestis yra 755.2 lt. Iš viso – 5286.4 lt.
8 – Balsas (GSM);
Prekybos agentai naudosis mobiliu GSM ryšiu, kadangi jie ieškos klientų ir neturės tokios darbo vietos, kur būtų galima atvesti telefonų laidus. Agentams yra būtina turėti ryšį, kad jie galėtų efektyviai dirbti.
9,10,11,12,13 – Balsas (GSM).
Vairuotojai taip pat naudosis GSM tinklu, bet tik išskirtiniais atvejais, t.y. tada, kai atsitiks koks nors nenumatytas atvejis, pvz.: avarija arba padalinio vadovas norės duoti kokius nors papildomus nurodymus vairuotojams.
Jau anksčiau minėjau, kad įmonė naudosis keturiais tinklais: balso informacijai perduoti – PSTN ir GSM, o duomenų informacijai perduoti – Frame relay ir INTERNET tinklu.
Bendrasis telefono tinklas skirtas telefoniniam ryšiui. Balsas tarp dviejų abonentų perduodamas analoginiais kanalais, nes PSTN tinkle abonentinės linijos yra analoginės. Analoginės linijos gali būti realizuotos ir skaitmeniniais principais.
Numerių rinkimas PSTN tinkle vyksta daugiadažniu arba impulsiniu būdu. Telefoninio kanalo dažnių juosta 3003400 Hz. Šis tinklas pasirinktas todėl, kad juo padengta didžiausia šalies teritorija, jis nereikalauja jokių specialių brangesnių telefono aparatų, be to šio tinklo įvedimas kainuoja mažiau negu kitų tinklų. Pvz., ISDN kaina didesnė tris kartus. Naudosimės Lietuvos Telekomo paslaugomis (jungsimės prie Lietuvos Telekomo PSTN tinklo).
GSM ryšys taip pat yra būtinas, nes agentai ir vairuotojai dažniausiai nebūna įstaigose ir gali pasikliauti tik GSM ryšiu. Bus pasirinktas Omnitel tinklas nes jo partnerystės tarifai yra patraukliausi įmonei (įmonė pirks daug abonentų). Mobiliuosius telefonus turės ir kai kurie kiti darbuotojai (pagrinde vadovai) nes jie taip pat ne visada bus savo darbo vietose, o ryšys yra būtinas visada.
Su PSTN tinklo abonentu GSM tinklo abonentas jungiamas per MSC stotį. Jungimas yra nesudėtingas, nes MSC stotyje skaitmeninis 13 kbps kalbos signalas verčiamas į 64 kbps spartos signalą. Tokį signalą gali komutuoti visos šiuolaikinės skaitmeninės stotys.
Internet tinklas bus skirtas tik marketingo skyriui, nes jame yra daug vertingos informacijos, kurią reikia pasiimti. Kituose įmonės padaliniuose duomenims perdavinėti bus naudojamas Frame relay tinklas. Jau anksčiau išanalizavome kuo Frame relay yra geriau už skirtinių skaitmeninių linijų nuomą. Tačiau galima duomenis siųsti ir Internet tinklu, bet Internet tinklo įsivedimas ir abonementinis mokestis taip pat yra brangesnis. Nors galima būtų naudotis Internet’u ir per PSTN tinklą, bet vis dėlto neverta to daryti, nes darbuotojai padaliniuose gali pradėti piktnaudžiauti atsiradusia galimybe nemokamai naudotis Internet’u. Frame relay yra pats priimtiniausias variantas, dar viena alternatyvų duomenų perdavimui būtų ATM tinklas, bet šio tinklo įvedimo kaina daug kartų didesnė už mūsų pasirinktos spartos Frame relay tinklo kainą. Duomenų perdavimas Frame Relay tinklu įgalina efektyviau išnaudoti ryšio kanalus. Vartotojui yra patogu, nes jis moka nedidelį mėnesinį mokestį ir tik už perduotos informacijos kiekį. Naudosimės Lietuvos Telekomo paslaugomis, t.y. jungsimės prie Lietuvos Telekomo Frame relay tinklo ir taip pat naudosimės Lietuvos Telekomo paslauga Takas, kuri leidžia naudotis Internet tinklu.
3.3. Įrenginių parinkimas
Kadangi, kaip jau buvo minėta, įmonė vėliau plėsis, jau dabar sukuriamas lokalinis kompiuterių tinklas, perkamas serveris kuriame bus kaupiama informacija, t.y. bus sudarinėjamos įmonės veiklai reikalingos duomenų bazės.
Vietinė stotelė – PBX ( privati telefono stotelė). Visos šiuolaikinės stotelės yra skaitmeninės. Prie PSTN galima jungtis abonentinėmis linijomis arba 2 Mbps skaitmenine linija. (Mes jungsimės abonentinėmis linijomis). Perkama tam, kad užtikrintų nemokamą ryšį įmonės viduje.
Modemas (Moduliatorius/demoduliatorius – skirtas skaitmeninius signalus paversti analoginiais. Perdavimo spartos nuo 2,4 kbps iki 56 kbps.) perkamas tam, kad užtikrintų išėjimą į INTERNET tinklą. Viena PSTN linija bus skirta tam, kad būtų galima išeiti į Internet’ą. FRAD’o (FRAD – Frame Relay prieigos) įrenginys perkamas tam, kad būtų galima patekti į Frame relay tinklą. Perduodant duomenis FRAD įrenginyje atliekamas jų statistinis (pagal pareikalavimą) sutankinimas. Grupinis signalas patenka į FR komutatorių, kuris gali atskirti atskirų duomenų šaltinių informaciją.
4. IŠLAIDŲ UŽ TELEKOMUNIKACIJAS SKAIČIAVIMAS
4.1. Išlaidų už fiksuotą telefoninį ryšį skaičiavimas
4 lentelė. Abonentinis mokestis už fiksuotą telefoninį ryšį
Abonentų vietos Abonentinis mokestis, Lt
Pagrindinė įstaiga 120 (trys linijos į PSTN tinklą)
1 parduotuvė (tame pačiame mieste) 40 (viena linija į PSTN tinklą)
2 parduotuvė (tame pačiame mieste) 40 (viena linija į PSTN tinklą)
Sandėlis (tame pačiame mieste) 40 (viena linija į PSTN tinklą)
Parduotuvė (kitame mieste) 40 (viena linija į PSTN tinklą)
Parduotuvė (kitame mieste) 40 (viena linija į PSTN tinklą)
Parduotuvė (kitame mieste) 40 (viena linija į PSTN tinklą)
Viso: 360
5 lentelė. Išlaidos už fiksuoto ryšio pokalbius, Lt.
Abonentų vietos Išlaidos, Lt
Pagrindinė įstaiga 880
1 parduotuvė (tame pačiame mieste) 140
2 parduotuvė (tame pačiame mieste) 140
Sandėlis (tame pačiame mieste) 110
Parduotuvė (kitame mieste) 140
Parduotuvė (kitame mieste) 140
Parduotuvė (kitame mieste) 140
Viso: 1690
6 lentelė. Bendros išlaidos už fiksuotą telefoninį ryšį
Abonentų vietos Bendros išlaidos, Lt
Pagrindinė įstaiga 1000
1 parduotuvė (tame pačiame mieste) 180
2 parduotuvė (tame pačiame mieste) 180
Sandėlis (tame pačiame mieste) 150
Parduotuvė (kitame mieste) 180
Parduotuvė (kitame mieste) 180
Parduotuvė (kitame mieste) 180
Viso: 2050
4.2 Išlaidų už mobilų telefoninį ryšį skaičiavimas
7 lentelė. Mobilaus ryšio pokalbių laikas, minutėmis per mėn.
Abonentų vietos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Viso
Direktorius 10 30 30 30 30 30 30 30 20 0 25 265
Pavaduotojas 20 20 10 10 10 10 10 10 0 15 115
Marketingo specialistas 20 30 20 20 20 20 20 0 20 170
Marketingo specialistas 20 20 20 20 20 20 0 20 140
1 parduotuvės vadovas 0 0 0 0 0 30 0 30
2 parduotuvės vadovas 0 0 0 0 30 0 30
3 parduotuvės vadovas 0 0 0 30 0 30
4 parduotuvės vadovas 0 0 30 0 30
5 parduotuvės vadovas 0 30 0 30
Sandėlio vadovas 40 0 40
Vairuotojai (6) 0
Pardavimo agentai (10)
Viso 10 50 70 90 80 80 80 80 70 190 800 1600
8 lentelė. Abonentinis mokestis už mobilų telefoninį ryšį
Abonentų vietos Abonentinis mokestis, Lt
Direktorius 55.00
Pavaduotojas 55.00
Marketingo specialistas 55.00
Marketingo specialistas 55.00
1 parduotuvės vadovas 55.00
2 parduotuvės vadovas 55.00
3 parduotuvės vadovas 55.00
4 parduotuvės vadovas 55.00
5 parduotuvės vadovas 55.00
Sandėlio vadovas 55.00
Vairuotojai (6) 330.00
Pardavimo agentai (10) 550.00
Viso 1430.00
9 lentelė. Išlaidos už mobilius pokalbius, Lt.
Abonentų vietos Išlaidos, Lt
Direktorius 180.00
Pavaduotojas 140.00
Marketingo specialistas 80.00
Marketingo specialistas 80.00
1 parduotuvės vadovas 60.00
2 parduotuvės vadovas 60.00
3 parduotuvės vadovas 100.00
4 parduotuvės vadovas 100.00
5 parduotuvės vadovas 100.00
Sandėlio vadovas 80.00
Vairuotojai (6) 80.00
Pardavimo agentai (10) 3800.00
Viso 4860.00
10 lentelė. Bendros išlaidos už mobilų ryšį
Abonentų vietos Išlaidos, Lt
Direktorius 235.00
Pavaduotojas 195.00
Marketingo specialistas 135.00
Marketingo specialistas 135.00
1 parduotuvės vadovas 115.00
2 parduotuvės vadovas 115.00
3 parduotuvės vadovas 155.00
4 parduotuvės vadovas 155.00
5 parduotuvės vadovas 155.00
Sandėlio vadovas 410.00
Vairuotojai (6) 630.00
Pardavimo agentai (10) 5230.00
Viso 6290,00
4.3. Išlaidų už duomenų perdavimą skaičiavimas
11 lentelė. Duomenų perdavimas, baitais (per mėn)
Abonentų vietos 1 2 3 4 5 6 7 Viso
Pagrindinė įstaiga 6600000 7200000 7400000 6300000 6300000 6300000 40100000
1 parduotuvė 0 0 0 0 0
2 parduotuvė 0 0 0 0
Sandėlis 0 0 0
Parduotuvė 0 0
Parduotuvė 0
Parduotuvė
12 lentelė. Išlaidos už duomenų perdavimą, Lt.
Abonentų vietos Išlaidos
Prijungimo
mokestis, Lt Abonentinis
mokestis, Lt
Pagrindinė įstaiga 2596.00 755.20
Pagrindinė įstaiga 2596.00 755.20
1 parduotuvė 2596.00 755.20
2 parduotuvė 2596.00 755.20
Sandėlis 2596.00 755.20
Parduotuvė 2596.00 755.20
Parduotuvė 2596.00 755.20
Parduotuvė 18172.00 5286.40
4.4. Bendros mėnesio išlaidos telekomunikacijoms
13 lentelė. Bendros mėnesio išlaidos telekomunikacijoms
Išlaidos už fiksuoto ryšio telefonus, Lt 2,050.00
Išlaidos už mobilaus ryšio telefonus, Lt 6,290.00
Išlaidos už Frame relay tinklą, Lt 5,286.40
Viso: 13,626.40
5. IŠVADOS
Įmonėje įdiegus naujas technologijas ji iš karto įgauna pranašumą prieš konkurentus, nes pirkėjas gali greičiau užsisakyti gaminį. Mūsų firmoje marketingo skyriaus darbuotojai sukurs gerą prekių rėmimo programą, bus sudaryta galimybė vartotojui užsisakyti prekes per Internetą, be to, Lietuvos apskrityse dirbs agentai, jie turės prekių katalogus ir galės sudarinėti sutartis su pirkėjais. Taigi pirkėjai iš nedidelių miestų galės gauti norimą prekę netgi neišeidami iš namų, jiems pakaks paskambinti agentui ir kataloge išsirinkti prekę arba užsisakyti ją Internete. Geros ryšio priemonės suteiks galimybę pirkėjui prekę greičiau gauti. Pirkėjas užsisakęs prekę Internete galės ją gauti paros bėgyje, bus tik pasiteiraujama ar jis ją tikrai užsisakė. Kadangi bus geros galimybės perdavinėti informaciją, mes lengvai galėsime ją ir kaupti. T.y., matysime kuriuose regionuose prekyba intensyviausia, kokius prekių modelius labiausiai perka. Pasirašius pardavimo sutartį į pagrindinę organizaciją bus siunčiami duomenys ir dėl to pasikeis duomenų bazės, mes matysime kokios prekės yra sandėlyje, kokios prekės likę parduotuvėse. Galėsime iš karto sudarinėti sąrašus kokias prekes užsisakyti pas tiekėjus, kokias prekes iš sandėlio pervežti į parduotuves. Taigi dėl naujų ryšio sistemų prekės kelionė iki vartotojo bus sutrumpinta iki minimumo. Dabar įdarbinsime tokius agentus, kurie namuose turi personalinius kompiuterius ir Internetą. Jeigu šis sumanymas pavyks, t.y. jeigu agentai parduos daug prekių, jiems bus nupirkti nešiojami kompiuteriai su mobiliojo ryšio modemine plokšte. Ir jie galės klientų namuose pažiūrėti duomenų bazėse ar yra sandėlyje kliento norima prekė. Dabar jie kiekvieną dieną gauna prekių sąrašus, o norėdami pasirašyti kontraktą turi paskambinti ir paklausti ar tos rūšies prekės dar neparduotos. Kol kas nupirkti 10 nešiojamų kompiuterių yra per brangu, o be to, dar nežinom ar verslas pasiteisins. Visoje įmonėje sumažės darbuotojų, kurie ieškos informacijos, nes jie ją gaus automatiškai. T.y., jeigu buhalteriui reikės sužinoti kurios nors parduotuvės pajamas jam nereikės skambinėti ar kitaip ieškoti įmonės valdytojo tam , kad gautų jį dominančią informaciją, nes valdytojai ir taip privalės bet kokią naują informaciją siųsti į pagrindinę įstaigą nedelsiant.
Naujos technologijos labai supaprastins dokumentų apyvartą, t.y. dokumentų judėjimas juos pildant ir apdorojant bus paprastas ir racionalus. Organizuojant dokumentų apyvartą bus naudojami šie principai: visi dokumentai bus pildomi ar sudaromi griežtai nustatytu laiku (plačiai naudojant šiuolaikines technines registravimo, išspausdinimo ir perdavimo priemones), bus optimizuoti dokumentų judėjimo maršrutai ir apdorojimas, bus atsižvelgta į visus dokumentų ryšius ir pagal tai bus minimizuotas dokumentų skaičius, kuriuo bus apimama visa konkretaus valdymo objekto veikla.
Naujų technologijų įdiegimas bus gana didelė investicija. Bet tai padarys duomenų perdavimą labai greitu, taigi ir įmonės veikla taps labai efektyvia. Įmonės išlaidos ryšiams per mėnesį planuojama, kad bus 13626.4 Lt. Tai nėra maži pinigai, bet įdiegus naujas technologijas buvo iš darbo atleisti 6 marketingo specialistai ir 3 buhalteriai, į jų vietą priimtas vienas informatikos specialistas ir vienas buhalteris, taigi dėl to laimime apie 10000 Lt., nes nereikia mokėti papildomų darbo užmokesčių. Įdiegus naujas technologijas išvengsime darbų dubliavimosi, t.y. du asmenys dirbo vieną darbą. Matome, kad išlaidos telekomunikacijoms yra didesnės, negu nauda gaunama atleidus darbuotojus, bet yra dar ir “nematomų” laimėjimų. Didelė dalis šių išlaidų priklauso prekybos agentams – 4350 lLt.. Bet šios išlaidos vis tiek būtų atsiradę, nes prekybos agentai negalėtų dirbti be mobiliųjų telefonų, be to jie yra mažiausiai aprūpinti. Tačiau kaip jau minėjome, jeigu jų darbo rodikliai bus geri, o taip ir turėtų būti, nes marketingo skyrius užtikrins puikų prekių rėmimą, jie bus aprūpinti nešiojamaisiais kompiuteriais ir galės naudotis įmonės duomenų bazėmis per Internetą. Dabar matome , kad išlaidos (be agentų išlaidų) sudaro 9276.4 Lt. , o tai jau mažiau negu 10000 lt. Kadangi visi įmonės informacijos apsikeitimo kanalai yra suplanuoti, tai įmonė dirbs be sutrikimų. O tai reiškia,kad bus greitesnis ir pigesnis prekių pardavimas, bus sutaupomos sandėliavimo išlaidos, bus galima geriau suplanuoti tiekimą. Be to, visi vadybos sprendimai remsis aktualiais duomenimis.
Labai daug privalumų suteikia duomenų bazės. Pvz., parduotuvės vadovas (kai vadovauja darbuotojams), gali : tiksliai parinkti pardavimų darbuotojų vertinimų kriterijus, greičiau supažindinti naujus darbuotojus su darbu, sumažinti informacijos nuostolius, kai keičiama darbo vieta arba išėjus darbuotojui iš darbo. Parduotuvės vadovas vykdys vadovybės nutarimus geriau: sudarys tikslesnį, paremtą faktais, apyvartos biudžetą; apskaičiuos užsakymų apimtis. Marketingo specialistai naudodami duomenų bazes : planuoja tikslingas akcijas; padeda pagrindus marketingo planų sudarymui; patobulina regioninio marketingo pagrindus; patobulina produkcijos marketingo pagrindus; teikia aktualius, tikslius ir pilnus adresus su individualiais atrankos kriterijais siuntimui paštu ir marketingui telefonu; vykdo klientų naudos analizę; atlieka skubią ir efektyvią rinkos analizę. Įmonės vadovybė gali laiku reaguoti į rinkos pokyčius dėl atmintyje saugomų duomenų tikslingos analizės. Galima greitai parengti nesudėtingą rinkos analizę panaudojant duomenų kombinacijas ir parenkant reikalingus jų kriterijus.
Matome, kad ryšiai teikia labai daug privalumų. Be pateiktų ryšių naudojimo privalumų įmonei dirbant išaiškės ir kiti. Viena aišku, kad neigiamo poveikio įdiegtos sistemos padaryti negali. Ši investicija suteiks mūsų įmonei privalumų prieš konkurentus ir dabar mes galėsime visada juos pralenkti.
6. LITERATŪROS SĄRAŠAS:
Brazaitis Z., Brazaitienė T. Verslo vadybos informacinės sistemos. – Vilnius, Pradai, 1998. – 167p.
Gunter J., Jauk J.F. Marketingas ir telekomunikacijos. – Kaunas, Technologija, 1996. – 188p.
Kiti duomenys paimti iš Internet’o ir pridėti darbo gale. Adresai: http://www.Telecom.lt ; http:// www. Bite. lt; http:// www. Omnitel. lt.