LJKS organizacija ir jos išteklių valdymas

Vilniaus universitetas Komunikacijos fakultetas Informacijos ir komunikacijos katedra

Rengia: Justė Skripkauskaitė (Bi1 II gr.)

(Projektinis darbas)

Vadovas doc. Z. Atkočiūnienė

Vilnius, 2004

ĮVADAS

Globalinė konkurencija, visada platėjantys pasikeitimų žingsniai irpastovūs nauji iššūkiai versle ir industrijoje didina įtampą visų tipųorganizacijose. Šiuolaikinėje rinkoje ilgalaikes konkurencingas pozicijaskuria ne vadovavimas, o lyderiavimas ir lyderių sugebėjimas suspėti suinformacijos srautais. Informacijos turėjimas dar negarantuoja pranašumo, obūtent sugebėjimas operatyviai apdoroti ir klasifikuoti informaciją, kurijau tapo žiniomis. Vienas svarbiausiųjų veiksnių efektingai organizacijosvadybai yra tinkamos informacijos ir tinkamo jos kiekio panaudojimasvadybos procesuose. Tačiau, informacijos kiekis, tiek išoriniuose, tiekvidiniuose šaltiniuose, yra labai didelis. Ne veltui daugelis vadybininkųsako, jog „skęsta informacijos jūroje“.Taip palaipsniui auga poreikis įvaldyti informacijos valdymo meną. Galimateigti, kad vadyba yra resursų valdymas, o naujuoju aspektu į tai įsipaišoir informacijos išteklių kūrimas ir galimybių realizavimo svarba. Vienas išpagrindinių keliamų klausimų turėtų būti: kaip galime išmokti valdyti savoverslą informacijos jūroje? Tokiame kontekste labai svarbu suprasti, kokiainformacija yra vertinga jūsų verslui ir kuri nėra tokia svarbi bendraijūsų verslo strategijai, o kuri gali būti vertinga atskiruose vadybosprocesuose.Informacijos sąvoka čia apima ir vidinę, ir išorinę informaciją nuo pačiosjos pradžios per visas naudojimo, saugojimo ir cirkuliavimo organizacijojestadijas, taip pat informacijos tekėjimo iš ir į išorinį pasaulį(partneriai, klientai, reklamos agentūros) tol, kol informacijos vertė yravisiškai išnaudojama ar panaudojama.Daugelis informacijos vadybininkų labiausiai rūpinasi informacijossaugojimu ir sistematizavimu, kad vėliau būtų galima šią informaciją gautiir panaudoti. Tačiau tai nėra vienintelis dalykas, kuriuo turėtų rūpintisorganizacija. Labai svarbu kontroliuoti informacijos kokybę pagal tikrąsias

organizacijos reikmes, taip pat stengtis ją integruoti į visus vadybosprocesus. Tik per artimus informacijos, verslo vadybos procesų ir žmogiškojofaktoriaus ryšius gimsta efektyvios organizacinei veiklai žinios irsupratimas. Tik taip kūrybiškos žinios ir idėjos padės organizacijai siektiužsibrėžtų tikslų.

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ SVARBA

Revoliucijos pasekoje informacijos išteklių traktavimas keičiasi ir į jįįsiterpia tokie faktoriai kaip žmogiškasis, kompiuterinės laikmenos, kamžinoma būtų beviltiška priešintis. Visa iš ko galima gauti informacijągalime vadinti informacijos ištekliais, tai gali būti knyga, dokumentastiek popierinėje, tiek kompiuterinėje laikmenoje, televizija, radijas,žmogus. Informacijos resursai yra patys patikimiausi, kadangi šios rūšiesinformacija yra tikslesnė, ją galima ilgai tyrinėti, naudoti daug kartų,įsigilinti ir gauti daugiau informacijos. Informacijos, kaip ištekliauspranašumai su tradiciniais resursais: • Įgyjama už tam tikrą kainą; • Turi vertę; • Vartojant gali būti laikoma išlaidomis arba kapitalu.Informacijos išteklių skirtumai lyginant su tradiciniais ištekliais: • Nuolatos didėja; • Sensta; • Gali būti archyvuojama; • Nenaudojama išlieka nepakitusi.Informacijos ištekliai yra būtinas komponentas beveik visko, kąorganizacija daro ir kodėl daro. Informacija tapo tokiu svarbiu ir būtinuištekliumi, kad visose organizacijos sferose ir visoje veikloje ji tapoperregima.Informacijos kūrimas ir vystymas yra strategiškais svarbus trijosepagrindinėse organizacijos veiklos sferose, kurios užtikrina organizacijosgalimybę augti ir prisitaikyti prie besikeičiančių išorinės aplinkos sąlygų

( Choo, 1998 ).Organizacija naudoja informaciją tam, kad suvoktų išorinės aplinkospasikeitimus ir vystymąsį.

PROJEKTO TIKSLAI

• Susipažinti su pasirinktos organizacijos sturktūra bei jos turimais informacijos ištekliais, jų valdymu organizacijos viduje. • Išmokti skirti, rinkti, apdoroti, įsisavinti, pateikti informaciją.

PROJEKTO UŽDAVINIAI

• Perprasti organizacijos informacinių išteklių srautus; • Pažiūrėti kaip jie valdomi;

• Kokia informacija patenka į atitinkamą organizaciją; • Kaip ji juda organizacijos viduje; • Kaip ji apdorojama; • Kokios pasirinktoje organizacijoje veikia informacinės sistemos, kurios palengvina informacijos apdorojimo procesą; • Pateikti repreztatyviai surinktą – apdorotą informaciją.

ORGANIZACIJOS CHARAKTERISTIKA

LJKS – tai Lietuvos Jaunųjų Krikščionių Sąjunga (toliau LJKS) yravisuomeninė, ekumeninė organizacija, siekianti apjungti jaunimą bendraikultūrinei švietėjiškai veiklai ir kartu spręsti visuomenei aktualiasproblemas. Pagrindiniai veiklos miestai: Elektrėnai, Šiauliai, Šventoji, Troškūnai,Vilnius. LJKS yra YWCA – YMCA atstovai Lietuvoje ( YWCA/YMCA – Young WomanChristian Assotiation/Young Men‘s Christian Assotiation).Pagrindinės veiklos kryptys: lyderių ruošimas, muzikinė – kultūrinėprograma moksleiviams Ten Sing (angl. „dainuojantys paaugliai“),skautavimas, moterų veikla, vasaros stovyklų organizavimas, sporto,kultūriniai projektai, pažintinės kelionės, bendruomenės apmokymai.

LJKS MISIJA

Ugdyti visapusiškai išsilavinusius šalies gyventojus, kūrybingas irharmoningas asmenybes per savo programas ir akcijas. LJKS siekia harmonijosir tarpusavio supratimo vusuomenėje, nepaisant jų pasaulėžiūros beitikėjimo. LJKS siekia tapti išvystita organizacija, įtakojanti kitas naujaibesikuriančias organizacijas.

LJKS VIZIJA

Tapti stipria LR nevyriausybine, ekumenine organizacija, savo veiklojebesiremiančia bendražmogiškomis vertybėmis, ugdančia sveiko kūno, proto irsielos, laisvos asmenybės piliečius.

LJKS TIKSLAI

1. Apjungti LR gyventojus tarpusavio pagalbai ir bendrai visuomenineišvietėjiškai kultūrinei veiklai ir, kad nepaisant pasaulėžiūros,įsitikinimų, vertybių skirtumo, siektų grįžtamojo ryšio. 2. Ugdyti visapusiškai išsivysčiusį pilietį, harmoningą asmenybę, aktyvų,kūrybingą visuomenės narį.3. spręsti visuomenei aktualias problemas.

LJKS SIEKIAMAS ĮVAIZDIS

Produktyvi, kūrybinga, atspindinti laikmečio bruožus, visuomenei naudingaveikla. Pagalba valstybinėms institucijoms, sprendžiant visuomenei opiasproblemas.

LJKS PROFILIS

Organizacija rengia, siūlo visuomenei projektus, sprendžiančiusnusikalstamumo, narkomanijos, jaunimo užimtumo, asocialių šeimų problemas.Švietėjiškų ir tobulinimosi kursų rengimas. Suinteresuotos publikos

aktyvinimas ir integravimas į agresyviąją publika.

LJKS RYŠIAI

• ĮGALINANČIUS ryšius organizacija palaiko su LR Seimu, Savivaldybe, Mokesčių inspekcija, Sodra, Teisingumo ministerija. • FUNKCINIUS ryšius LJKS palaiko su švietimo įstaigomis: Švietimo ir Kultūros ministerijomis, švietimo ir ugdymo įstaigomis, LiJOT (Lietuvos Jaunimo Organizacijų Taryba), Valstybine jaunimo reikalų taryba, įvairiais fondais. • NORMINATYVINIUS ryšius LJKS palaiko su Atviros Letuvos fondu, Leonardo Da Vinci ir kitais fondais, Lietuvos Skautų sąjunga, Lietuvos ir užsienio jaunimo organizacijomis. • ĮVAIRIUS ryšius organizacija palaiko su žiniasklaida, radiju bei televizija, švietimo struktūromis.

LJKS TIEKĖJAI

• FINANSINIŲ RESURSŲ – įvairūs fondai, institucijos, valstybė, privatūs asmenys. • ŽMOGIŠKŲJŲ RESURSŲ – personalas, veiklos dalyviai.

LJKS KONKURENTAI

Kitos visuomeninės organizacijos (pavyzdžiui, „Žingsnis“). Tačiau LJKS yranesmulki organizacija, kadangi jos veikla pripažinta daugelyje vietų,daugelio asmenų, institucijų ir aktyviai yra remiama.

LJKS STRUKTŪRINĖ PLĖTRA

|Tikslai |Priemonės || LJKS Nacionalinio biuro |Etatinių darbuotojų ir ||veiklos organizavimas |savanorių darbas ||LJKS skyrių darbo | ||koordinavimas |Nacionaliniai mokymai tarybos || |nariams || |Deleguotų vadovų dalyvavimas || |tarptautiniuose renginiuose bei|| |mokymuose ||LJKS skyrių reglamentuota |LJKS skyrių reguliarūs ||struktūros plėtra |susitikimai ||Mokymai | ||Darbas su LJKS komitetais | || |Vadovų mokymo sistemos || |sukūrimas || |LJKS bendradarbiavimas su || |krikščioniškos orientacijos || |grupe EAY o-joje. |

LJKS ŽMOGIŠKIEJI RESURSAI

LJKS ORGANAI

|LJKS konferencija ||LJKS prezidentas ir ||viceprezidentas ||LJKS taryba ||LJKS generalinis sekretorius ||LJKS skyriai ||LJKS programų komitetas ||LJKS revizijos komisija ||LJKS etikos komisija |

Paaiškinimai: 1. LJKS valdymo organas, suarytas iš trijų tarybos išrintų delegatų. LJKS konferncijų teisės: priimti, keisti ir papildyti įstatus; išrinkti prezidentą ir generalinį sekretorių; nustatyti tarybos narių skaičių; išrinkti tarybą, mandatų ir etikos komisiją, revizijos komisiją;nutraukti LJKS veiklą;svarstyti bet kokius klausimus šiais įstatais priskirtų kitų LJKS struktūrų kompetencijai; 2. Prezidentas renkamas 2 metams ir atstovauja,veikia LJKS vardu arba suteikia įgaliojimus atstovauti organizaciją LR ir už jos ribų. Jis

šaukia tarybos posedžius, vadovauja jiems, pasirašo ir skelbia sąjungos vardu pareiškimus ir tarybos priimtus dokumentus; 3. Tai yra vykdomasis organas, koordinuojantis LJKS organizacinę veiklą. Ją sudaro prezidentas, viceprezidentas, programų vadovai, skyrių atstovai. Taryba priima sprendimus strateginiais veiklos klausimais, išskyrus tuos, kurie priskirti konferencijos ir prezidento kompetencijai. Taryba; tvirtina įstatus, naujų narių pareiškimus,generalinio sekretoriaus teikimu LJKS programų komitetų pirmininkų kandidatūras, sekretorę, finansininką bei jų atlyginimus, skiria viceprezidentą, rengia konferencijas; 4. Sekretorius veikia LJKS vardu, atstovauja LR ir už jos ribų,pasirašo juridinius dokumentus, tvarko lėšas, teikia finansines ataskaitas, priima ir atleidžia etatinius darbuotojus; 5. Tai yra juridinis strukrūrinis vienetas, veikiantis pagal savo įstatus, neprieštaraujantis LJKS įstatams. Skyriai steigiami miestuose ir rajonuose pagal esamą LR administracinį, teritorinį susiskirstymą; 6. Komitetas yra struktūrinis vykdomasis vienetas, atliekantis programų vykdymui reikalingas organizacines, technines, konsultacines ir kitas funkcijas. Gali būti sydaryti konkrečioms LJKS programoms; 7. Revizijos komisija prižiūri kaip yra vykdomi konferencijos nutarimai, tikrina financinę, ūkinę veiklą. 8. Komisija nagrinėja narystės klausimus, svarsto įstatų pažeidimo atvejus ir kitus ginčus;

Daug informacijos yra gaunama iš žmogiškųjų resursų. Iki šiol ji nebuvolaikoma tradicine informacija, tačiau ji yra labai svarbi, gerinant LJKSveiklos rezultatus, klientų aptarnavimą, kuriant teigiamą LJKS įvaizdį.[pic][pic]

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ VALDYMAS.

ORGANIZACIJOS INFORMACIJOS POREIKIAI IR JOS SRITYS

Informaciją galime skirstyti:

• Teisinė; • Ekonominė; • Socialinė; • Juridinė; • Visuomenės tyrimų: 1. prevencinė statistika; 2. jaunimo užimtumo statistika; 3. nevyriausybinių organizacijų statistika; 4. jaunimo problemų statistika; • informacija apie vyriausybės skelbiamus projektus; …ir visa kita informacija leidžianti dirbti efektyviai ir siekti tikslų.Svarbūs savivaldybės informacijos šaltiniai yra valstybės įstatymai,informacija apie šalyje vykstančius politinius, ekonominus, kultūrinius,švietimo ir sporto pasikeitimus.

[pic]

INFORMACIJOS SRAUTAI

Visus informacijos srautus galime suskirstyti į 3 rūšis: įeinančius,vidinius ir išeinančius. Vidiniai srautai priklauso nuo konkrečių

darbuotojų funkcijų. Įeinantys ir išeinantys informacijos srautaireikalingi kitų vadybininkų ar to pačio lygio vadovų poreikiams, kurie visiyra susieti su šiais srautais grįžtamuoju ryšiu.Visos valdymo funkcijos – planavimas, organizavimas, vadovavimas irkontrolė remiasi nenutrūkstam informacijos srautu apie tai, kas vykstaorganizacijoje ir už jos ribų. Tik gaudami laiku ir tikslią informaciją,vadovai gali stebėti, kaip artėja prie užsibrėžtų tikslų.Taigi, pagrindinis informacijos koncentratorius ir paskirstytojas yra LJKSgeneralins sekretorius. Tačiau informacijos apdorojime dalyvauja visipadaliniai. Informacija, kuri yra nukreipiama iš generalinio sekretoriaus įkitus padalinius, jau yra tvarkoma konkrečiuose skyriuose. Ta informacijayra suvedama į LJKS informacijos sistemą. Jeigu tai yra duomenys apiepersonalą, tai jie suvedami ir tvarkomi Personalo duomenų bazėje, duomenysapie klientus yra tvarkomi LJKS klientų informavimo duomenų bazėje. Visosduomenų bazės yra integruotos į bendrą informacijos sistemą. Pagrindiniaiduomenys tiek apie klientus, tiek apie LJKS darbuotojus yra elektroninėjeon-line sistemoje, o vėliau duomenys yra tvarkomi detaliau ir plačiau tamskirtose duomenų bazėse.Informacijai saugoti yra naudojami LJKS archyvai. Informacija, užfiksuotadokumentuose yra saugoma tradiciniame archyve, tradiciniu būdu. Čiadaugiausiai yra saugomi dokumentai, kurie buvo sukaupti dar neesant LJKSinformacijos sistemai. Informacija, užfiksuota elektroninėse laikmenose,saugoma kompiuteriniuose archyvuose. Praktiškai kiekviena LJKS duomenų bazėturi archyvinius failus, kuriuose informacija saugoma už tris ar už penkismetus, o reikalui esant, gali būti saugoma ir už ilgesnį laikotarpį. Šiąinformaciją galima išsitraukti bet kada ir palyginti su esamojo laikoinformacija.Vidiniai LJKS informacijos šaltiniai:

Žmonės( būdinga: • Sunku lokalizuoti, • Patys gamina informaciją, ją interpretuoja, • Tam tikrų techninių priemonių pagalba gali atkurti informaciją, ją apdorotiBylos ( būdinga: • Pirminės informacijos kaupimas, • Archyvai, • Teminių straipsnių bylos, • Gaunamų / siunčiamų faksų, laiškų bylos • Normatyvinių dokumentų rinkiniaiKompiuterinės bylos ( būdinga:

• Elektroninių laiškų bylos, • Vidinės duomenų bazės, • Ekspertų duomenų bazės, • Sektorinių duomenų apžvalgų duomenų bazės.Vidiniai susitikimai ( būdinga: • Posėdžiai, • Dalykiniai pasitarimai, • Pokalbiai, diskusijos, • Neformalus informacijos pasikeitimas.

Išoriniai LJKS informacijos šaltiniai:

Informacinės firmos ( būdinga: • Informacija telefonu, • Informacija kita forma.Konsultacinės firmos ( būdinga: • Verslo informacijos centrai • Agentūros bei asociacijos • Pramonės bei prekybos rūmų asociacija, • Kt. asociacijos.Bibliotekos bei skaityklos( būdinga • LR statistikos departamentas • Kitos bibliotekosValstybės institucijos ( būdinga • LR departamentai, • Ministerijos, • Savivaldybės, • Mokslo institucijos.Žiniasklaida ( būdinga • Spauda, • Radijas, • Televizija, • Teletekstas,Internetas ( būdinga • www tinklapiai • kita

INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS

Žinių vadybos specialistai sako, kad visos organizacijos žinias sudaro 10%informacinės technologijos, 20 % procesai organizacijoje ir net 70% žmonės,kultūrinės vertybės. Žinios yra susiję su žmonėmis, nes tai nėra vieninformacija, kuri gali būti patalpinama informacinėse sistemose. Žiniosvirsta informacija, kai ją jas perduodame kitiems žmonėms. Informacija,žinios yra toks resursas, kuris didėja, jį naudojant. Šiuolaikinėsorganizacijos susiduria su tokiomis problemomis: Informacijos ir žiniųsprogimas;• Trumpas žinių gyvavimo ciklas• Žinių, o kartu ir informacijos intensyvėjimas visuose vadybosprocesuoseYra kuriamos kompiuterinės sistemos, kuriomis naudotis gali ir nekompiuterių specialistai. Tokios sistemos padeda planuoti ir priimtisprendimus. Diegiant šiuolaikinę kompiuterinę techninę ir programinę, tokiasprendimų rėmimo sistema naudojama vis plačiau ir leidžia ne tikvadovams, bet ir kitiems darbuotojams gauti laiku tinkamą informaciją.Plačiai paplitus kompiuterių naudojimui, vadovai įgijo galimybę susikurtisavo duomenų bazes ir kompiuteriais manipuliuoti informacija pagal savoporeikius. Taip nutiesiami tiesioginiai tiltai į informaciją, todėlnereikia laukti, kol atitinkamas už informaciją atsakingas skyrius pateiksreikalingą informaciją.

[pic]

INFORMACIJOS APDOROJIMO VADYBOS LYGMENYS

1.Organizacijos duomenų apyvartos lygmuo . Įeina: • Informacijos šaltinis • Skyrius/asmuo • Spauda • IT skyrius (IT yra tuo pat metu ir informacijos skyrius)

• Archyvas • Teminiai straipsnių rinkiniai, • Statistinių duomenų bazė. • Telefoniniai skambučiai • Sekretorės • Telefoninių pranešimų registravimas ir perdavimas atitinkamam skyriui/ asmeniui • Faksai / Gaunamų / siunčiamų faksų saugojimo byla • Laiškai / Laiškų paskirstymas pagal adresatą /Elektroniniai laiškai • Sekretorės, atskiri skyriai, asmenys • Paskirstymas pagal turinį • Oficialūs raštai • Bylos, viešas paskelbimas • Posėdžiai • Visų skyrių atstovai • Protokolai, nurodymai , įsakymai • Rezultatai

Dispozicinis lygmuoDispoziciniame lygmenyje yra atrenkama tokia informacija, kuri gali būtinaudinga tam tikram sprendimui priimti. Taigi iš šio lygio patenkantiinformacija yra jau struktūrizuota.Procesas Skyrius/ vadovas Rezultatas• Naujos produkcijos kūrimas,• Esamos produkcijos tobulinimas,• Aprūpinimas specifine informacija gamybos skyrių Inovacijų skyrius

• Projektai,• Pasiūlymai gamybai• Informacinės sistemos kūrimas,• IT diegimas,• IT priežiūra,• Duomenų bazių sudarymas bei priežiūra,• Informacijos rinkimas bei apdorojimas,• Anketų rengimas. IT skyrius• Savalaikis aprūpinimas informacija kitų skyrių,• Duomenų bazės ir bankai,• Statistiniai duomenys/ statistika• Atliekamų darbų kokybė.• Pasiūlymai inovacijų skyriui,• Pasiūlymai marketingo skyriuiGamybos skyrius• Reakcija į pasiūlymus.• Pardavimo duomenų analizė,• Rinkos tyrimų analizė,• Sprendimų priėmimas dėl galimos gaminamos produkcijos Marketingo / pardavimo skyrius• Tobulesni pardavimo strateginiai duomenys• Naujų produkcijos rūšių gamyba,• Duomenų apie personalą analizė Personalo skyrius• Personalo darbo stilius bei kokybė• Buhalteriniai duomenų analizė / Finansų skyrius• Darbo užmokesčio teisingumas bei realumas• Pranešimų rengimas• Pirminės ataskaitos• Analizės• Pasiūlymai

Sprendimų lygmuoRutininiai sprendimai išvardinti dispoziciniame bei duomenų apyvartoslygmenyse, tačiau dar reikalinga speciali sprendimų priėmimo tvarka,pavyzdžiui: kilus gaisrui ar kitoms nelaimėms, organizuojant svarbiusrenginius, priėmimus, ar kt. sprendimus.Visais šiais ir panašiais atvejais turi būti iš anksto numatyta veiksmų irsprendimų seka, padedanti įveikti sunkumus:• Iš anksto sukauptų (informacinių) resursų panaudojimas,• Nuolatinio aplinkos stebėjimo duomenų panaudojimas,• Žmogiškųjų resursų panaudojimas.

Prevencija:• Naudingų informacinių resursų kaupimas,• Nuolatinis aplinkos stebėjimas,• Išankstinis veiksmų planų sudarymas tam tikroms situacijoms,• Kvalifikuotas personalo ruošimas įvairioms sąlygoms

Valdymo lygmuoŠiam lygmeniui galime priskirti:• Generalinis direktorius• Skyrių vadovai,• Padalinių vadovai

Organizacijos informacinė sistema turi aprūpinti informacija trijųatsakomybės lygių vadovus: operatyvinės kontrolės, valdymo kontrolės irstrateginio planavimo. Kuriant informacinę sistemą, visada reikiaatsižvelgti į įvairių valdymo lygių informacijos poreikius.Informacija, skirta operatyvinei kontrolei, turi būti labai patikima irdetali. Vidurinio lygio vadovams rūpi ne tik dabartis, bet ir ateitis. Jieturi žinoti apie įvykius, kurie gali turėti įtakos jų padaliniams – tiekimoproblemos, pokyčiai rinkoje ir t.t. Informacija, skirta viduriniojo lygiovadovams, susideda iš suvestinių (apibendrintų organizacijos vidaus ir kitųšaltinių duomenų).Aukščiausiojo lygio vadovams informacija reikalinga strateginiam planavimuiir valdymo kontrolei. Strateginiam planavimui reikalinga informacija išišorinių šaltinių – apie ekonomines sąlygas, technologijų naujoves,konkurentų veiksmus. Šią informaciją sunkiau surinkti ir apibendrinti, nesji yra labai plati ir įvairi.Valdymo kontrolės funkcijai atlikti aukščiausio lygio vadovai informacijąturi gauti ir iš vidaus, ir iš išorės šaltinių.

Strateginis lygmuoProcesai yra sunkiai formalizuojami, todėl sunkiai gali būti taikomatechninė programinė įranga, o rezultate yra suformuojamos ateities veikloskryptys ir galimi veiklos planai.Lentelė: Strateginis lygmuoProcesas Skyrius/ asmuo Rezultatas• Analitinis darbas,• Sprendimų priėmimas,• Strategijos formavimas, palaikymas Marketingo / pardavimo skyrius• Sprendimai• Strategija• Ilgalaikiai uždaviniai• Vizija

Yra du unikalūs ir galingi mechanizmai, padedantys vadovams gerinti vidinįorganizacijos veiklos efektyvumą ir sugebėjimą atlaikyti konkurencinįsprendimą – tai yra organizacijos darbuotojai ir klientai.Vis daugiau šiuolaikinių organizacijų įgyvendina žinių vadybos strategijas,kaip lemiamą veiksnį visai organizacijos strategijai. Tačiau žinių vadybosstrategija tik tuomet bus efektyvi, jei bus atsižvelgiama į tokiusreikalavimus:• Dedant pamatus ateities reorganizacijai, decentralizacijai arkitokiems reikalavimams, siekiant padaryti organizaciją kuo lankstesnę

ateities pokyčiams;• Gerinant sugebėjimus reaguoti į rinkos reikalavimus, kovoti sustiprėjančia konkurencija, atsiliepti į naujus poreikius;• Vedant organizaciją į ateitį, kuomet organizacija bus mažiaupriklausoma nuo išorinių verslo sąlygų;• Mažinant nenaudingus procesus ir procedūras ir gerinant neefektyvųinformacijos panaudojimą• Didinant darbuotojų motyvaciją skleisti ir dalintis informacija;• Investuojant į informacines technologijas.Strateginiuose verslo procesuose turi būti kartu naudojami žmogiškiejiištekliai, informacinės technologijos ir pati informacija.

Planavimo lygmuoĮgyvendinant naujas strategijas, keliami klausimai apie darbo procesus irprocedūras, ieškomi nauji būdai, kaip efektyviai atlikti užduotis.

Strategiją sudaro išsamus kompleksinis veiksmų planas, padedantisįgyvendinti organizacijų naujovių realizavimo ir pokyčių valdymo misiją.Planavimas padeda išskirti organizacijos veiklos prioritetus,sukoncentruoti pastangas, formuluojant svarbiausius tikslus ir ketinimus.Tam reikia suvokti savo organizacijos intelektualinį kapitalą, nustatyti irkeistis tiek vidine, tiek išorine informacija. Vadovas turi matyti, koksdarbuotojas tinkamas kokiai funkcijai atlikti. Planavimas prasideda nuoanalizės fazės. Čia labai svarbi informacijos rinkimo problema. Kadangiplanai yra orientuoti į ateitį, todėl turima informacinė bazė turi būtikoreguojama, išaiškinama, ar dabar susiklosčiusios tendencijos išliks irateityje. Planavimai gali būti ilgalaikiai – strateginiai, vidutiniai irtrumpalaikiai – operatyviniai. Visiems jiems reikalinga skirtingainformacija.

Kontrolės lygmuoBet kurio proceso valdymo sėkmė priklauso ir nuo laiku atliktos kontrolės.Informacija atlieka labai svarbų vaidmenį, siekiant padaryti kontrolęefektingą. Efektingas planavimas, sprendimų priėmimas ir kontrolė – viskaspriklauso nuo efektingo informacijos valdymo, naudojantis valdymoinformacinėmis sistemomis.Kadangi pasikeitimai vyksta dideliu greičiu verslo ir finansų rinkose,reikia pastovios naujos informacijos šiems pokyčiams įvertinti, modifikuotiorganizacijos elgseną ir ją kontroliuoti. Kiekvienas vadovas turi siekti,kad remiantis minimaliais duomenimis, gautų maksimalų valdymui naudingąinformacijos kiekį.Kitas svarbus organizacijos valdymo etapas yra inovacijų kūrimas. Inovacija– tai procesas, kuriame naujos žinios ir technologijos iš mokslinės,

techninės, socialinės, kultūrinės ar kitų sferų transformuojasi įkonkurencingą ir rinkai reikalingą produktą ar paslaugą. Tam reikalingainformacija daugiausiai ateina iš išorinių šaltinių.Dar vienas vadybos aspektas – lyderystė. Tai yra mokėjimas padaryti įtakąžmonėms, komandoms, kad visi darbuotojai savo valia siektų bendrųorganizacijos tikslų. Siekdamas šių tikslų, lyderis turi valdytiinformacijos srautus, orientuotus į organizacijos aplinką; sujungtiorganizacijos uždavinius su jos aplinkos įvykiais; iš anksto numatyti iratmesti nepagrįstus kaltinimus; stengtis nuspėti strategines tendencijas;ir kaupiant informaciją galvoti apie organizaciją.

INFORMACINĖS SISTEMOS ORGANIZAVIMAS

Pasaulis sparčiai keičiasi. Vyksta permainos rinkose, darbo vietų, namųūkio, laisvalaikio aplinkoje. Didėja bendradarbiavimo konkuruojantatvirosios rinkos ekonomikos aplinkoje svarba. Ypatingą reikšmę įgyjainformacija, žinios, kompetencija, verslininkų bei valdžios sugebėjimasnaudotis informacinių technologijų teikiamomis galimybėmis. Tokia veiklaremiasi skaitmeninėmis technologijomis grindžiamais darbo įrankiais irmetodais.Informacinių technologijų priemonės daro esminę įtaką permainoms, nes josyra veiklos katalizatoriai ir tarpregioninio bendradarbiavimo padėjėjai, otaip pat gyvenimo kokybės bei socialinės gerovės kūrimo įrankiai.Informacinių technologijų plėtra ne tik pagyvina verslą, atveria naujaskonkuravimo galimybes, ji turi vis didesnę svarbą šalies ekonomikosvystymui.Informacinės technologijos – tai valdymo uždavinių sprendimui sistemiškaiorganizuota visuma metodų ir priemonių skirtų realizuoti informacijosrinkimo, registracijos, perdavimo, kaupimo, paieškos, apdorojimo irapsaugos operacijas, remiantis išvystyta programinę įranga, skaičiavimotechnikos ir ryšių priemonėmis, o taip pat ir būdais, kurių pagalbainformacija pateikiama vartotojams.Vis auganti paklausa informacijai ir informacinėms paslaugoms rinkossąlygomis, įtakojo tai, kad šiuolaikinė informacijos apdorojimotechnologija orientuota naudoti platų spektrą techninių priemonių,pirmiausia elektronines skaičiavimo mašinas ir komunikacijos priemones. Jųpagrindu sukuriamos įvairiausių konfigūracijų skaičiavimo sistemos irtinklai, esant tikslui ne tik rinkti, saugoti ir apdoroti informaciją, bet

ir maksimaliai priartinti terminalinius įrenginius prie specialisto darbovietos arba vadovo priimančio sprendimus.Informacinė sistema – tai visuma informacijos, matematinių-ekonominiųmetodų ir modulių, techninių, programinių, technologinių priemonių irspecialistų, kurie skirti informacijai apdoroti ir valdymo sprendimamspriimti.Informacinių sistemų sukūrimas padidina ekonominio objekto gamybosefektyvumą ir užtikrina valdymo kokybę. Didžiausias informacinių sistemųefektyvumas pasiekiamas optimizuojant įmonių veiklos planus, greitaiparuošiant operatyvinius sprendimus, tiksliai panaudojus materialinius irfinansinius išteklius ir t.t.Nemažai dėmesio skiriama žmonių ir informacinių technologijų santykiožmogiškajai pusei verslo sprendimų priėmimo procese. Informaciniųtechnologijų teikiamos priemonės sprendimams pagrįsti skatina sprendimųkokybę. Organizacijų vadovai mielai naudoja paprastas, tačiau efektyviaspriemones, leidžiančias priimti geriau informuotus sprendimus. IT taip patgali pasitarnauti vadovams mokantis, tobulinantis ir keičiantis žiniomis.

IŠVADOS

Šiuolaikinės organizacijos vis labiau supranta, kaip svarbu „žinoti, taiką jie žino“ ir sugebėti maksimaliai išnaudoti tas žinias. Tokios žiniosyra pačios įvairiausios formos ir gali būti randamos visur: duomeų bazėse,archyvuose ar tiesiog žmonių galvose. Dažnai informacija persipina,skirtingi skyriai disponuoja panašia informacija. Dauguma tradiciniųorganizacijų skiria didžiausią dėmesį firmos apčiuopiamam materialiamturtui ir palieka žinias nevaldomas.Žinių turtas yra žinios apie rinkas, produktus, technologijas irorganizacijas, viską, ką organizacija valdo ir nori valdyti, ir kas nešaorganizacijai finansinę sėkmę, moralinį pasitenkinimą ir t.t. Visdidėjantis žinių poreikis lemia tokius pokyčius:– organizacijos telkia dėmesį į vartotojų vertės kūrimą. Darbuotojų,kaip valdymo aparato, funkcijos mažėja.– norint įgyti žinias, reikia daug laiko ir patirties. Darbuotojai tamlaiko neturi.– Dažna darbuotojų kaita ir su tuo susijęs informacijos, žiniųpraradimas.Todėl reikia planuoti savo veiklą, išmokti valdyti turimą informaciją.Individualios žinios turi būti apibrėžtos jų naudingumu visos organizacijos

tikslams, turi būti tiesiami komunikacijos keliai tarp atskirų darbuotojų,komandų, tyrėjų, technologų ir vadovų. Taip pat reikia atpažinti savo žiniųtrūūkumus ir stengtis juos užpildyti.Informacijos naudingumas vertinamas pagal tai, ar laiku ji pateikiama, aryra kokybiška, kokia jos apimtis ir ar tinkama valdymo sprendimams priimti.Skirtingų lygių vadovams reikalinga skirtinga informacija – aukščiausiojolygio vadovai semiasi informaciją š išorinių šaltinių, žemiausiojo lygiovadovams labiausiai reikalinga operatyvinė viidinė informacija.Kompiuteriai yra viena efektyviausių gausios informacijos rinkimo,saugojimo, tvarkymo ir platinimo priemonių. Tačiau kartais, diegiantinformacines kompiuterines sistemas, žmonės gali tam priešintis, nes yrasuardomos skyrių sienos, nusistovėjusi tvarka. Kiekvieno darbuotojųkompiuterinis raštingumas neša organizacijai naudą ne tik finansine prasme,bet ir teikia pasitenkinimą darbu kiekvienam darbuotojui, nes sugebėjimaspačiam išspręsti problemas kelia pasitikėjimą savimi ir dar didesnį norądirbti bendram labui.

LITERATŪROS SĄRAŠAS

1.Brazaitis Z., Brazaitienė T. Verslo vadybos informacinės sistemos:vadovėlis.- Vilnius, 1998. P. 167 – 1702.Key Issues In Knowledge Management by Ph.D. Joseph M. Firestone,Knowledge and innovation: journal of the KMCIhttp://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002,gruodis)3.Knowledge management: home page.-http://www.aiai.ed.ac.uk/~alm/kamlnks.html (2002, lapkritis)4. Knowledge value chain by Ching Chyi Lee and Jie Yang: home page.-http://www.emerakl-library.com (2002, gruodis)5. Managing the Intangible – Knowledge by Jason Schloetzer:http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002,gruodis) 6. Miežinienė A., Verhoeven J. Informacijos paieška duomenų bazėse:[Studijų medžiaga].- Vilnius: Žara, 1998.- 82 p.7.Projektas “Informacinės visuomenės kūrimo Lietuvoje programa”.-http://www.iid.lt/iv/3versija.htm. (2002, gruodis).8.Sakalas A. Pramonės įmonių vadyba: vadovėlis. – Kaunas: KTU, 2001. P.476-477 9.Skyrius R., Winer Ch. Small and medium business managers attitudes to

information technology aids in decision making / Informacijos mokslai,2001, T. 2, Nr.5, P.61-6910.Stoner, J. Informacines sistemos / Vadyba. – 2-asis papild. leid. –Kaunas: UAB Poligrafika ir informatika, 2000. P. 601-61711.Tacit to explicit knowledge conversion: knowledge exchange protocols byRichard T. Herschel, Hamid Nemati and David Steiger:http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002,guodis)

Turinys

ĮVADAS 2

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ SVARBA 3PROJEKTO TIKSLAI 4PROJEKTO UŽDAVINIAI 4

ORGANIZACIJOS CHARAKTERISTIKA 4

LJKS MISIJA 5LJKS VIZIJA 5LJKS TIKSLAI 5LJKS SIEKIAMAS ĮVAIZDIS 5LJKS PROFILIS 5LJKS RYŠIAI 6LJKS TIEKĖJAI 6LJKS KONKURENTAI 6LJKS STRUKTŪRINĖ PLĖTRA 7

LJKS ŽMOGIŠKIEJI RESURSAI 8

LJKS ORGANAI 8

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ VALDYMAS. 11

ORGANIZACIJOS INFORMACIJOS POREIKIAI IR JOS SRITYS 11INFORMACIJOS SRAUTAI 13INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS 14INFORMACIJOS APDOROJIMO VADYBOS LYGMENYS 16INFORMACINĖS SISTEMOS ORGANIZAVIMAS 21

IŠVADOS 23

LITERATŪROS SĄRAŠAS 25

———————– Informacijos paskirstymas

Informacijos naudojimas

Informacijos poreikiai

YMCA

Informacijos organizavimas ir saugojimas

LIETUVOS JAUNŲJŲ KRIKŠČIONIŲ SĄJUNGOS STRUKTŪRA (Structure of YWCA-YMCA LITHUANIA)

VICEPREZIDENTĖ

PREZIDENTĖ

FINANSININKAS

YWCAPROGRAMŲ KOMITETAI

YWCA Generalinis Sekretorius

REVIZIJOS KOMISIJA

FINANSININKAS

SEKRETORĖ

YWCA TARYBA

Koalicija

PROGRAMŲ KOMITETAI

Nariai

LOKALINĖS GRUPĖS/SKYRIAI

ETIKOS KOMISIJA

YMCA Generalinis Sekretorius

YMCA TARYBA

SEKRETORĖ

VICEPREZIDENTĖ

PREZIDENTAS

LJKS konferencija

Informacijos įgyjimas

LJKS stuktūrinė plėtra

LJKS bendradarbiavimas su krikščioniškos orientacijos grupe EAY-joje

Darbas su LJKS komitetais

Vadovų mokymo sistemos sukūrimas

Mokymai

LJKS skyrių reglamentuota struktūros plėtra

LJKS skyrių reguliarūs susitikimai

Deleguotų vadovų dalyvavimas tarptautiniuose renginiuose bei mokymuose

Nacionaliniai mokymai tarybos nariams

Skyrių darbo koordinavimas

Etatinių darbuotojų ir savanorių darbas

Nacionalinio biuro veiklos organizavimas

Tikslai

INFORMACIJA

TELEKOMUNIKACIJOS

INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS

SĄLYGOS INFORMACINEI SISTEMAI KURTI