LJKS organizacija ir jos išteklių valdymas

Vilniaus universitetas

Komunikacijos fakultetas

Informacijos ir komunikacijos katedra

Rengia: Justė Skripkauskaitė (Bi1 II gr.)

LJKS organizacija ir jos išteklių valdymas

(Projektinis darbas)

Vadovas doc. Z. Atkočiūnienė

Vilnius, 2004

ĮVADAS

Globalinė konkurencija, visada platėjantys pasikeitimų žingsniai ir
pastovūs nauji iššūkiai versle ir industrijoje didina įtampą visų tipų
organizacijose. Šiuolaikinėje rinkoje ilgalaikes konkurencingas pozicijas
kuria ne vadovavimas, o lyderiavimas ir lyderių sugebėjimas suspėti su
informacijos srautais. Informacijos turėjimas dar negarantuoja pranašumo, o
būtent sugebėjimas operatyviai apdoroti ir klasifikuoti informaciją, kuri
jau tapo žiniomis. Vienas svarbiausiųjų veiksnių efektingai organizacijos
vadybai yra tinkamos informacijos ir tinkamo jos kiekio panaudojimas
vadybos procesuose. Taačiau, informacijos kiekis, tiek išoriniuose, tiek
vidiniuose šaltiniuose, yra labai didelis. Ne veltui daugelis vadybininkų
sako, jog „skęsta informacijos jūroje“.
Taip palaipsniui auga poreikis įvaldyti informacijos valdymo meną. Galima
teigti, kad vadyba yra resursų valdymas, o naujuoju aspektu į tai įsipaišo
ir informacijos išteklių kūrimas ir galimybių realizavimo svarba. Vienas iš
pagrindinių keliamų klausimų turėtų būti: kaip galime išmokti valdyti savo
verslą informacijos jūroje? Tokiame kontekste labai svarbu suprasti, kokia
informacija yra vertinga jūsų verslui ir kuri nėra tokia svarbi bendrai
jūsų verslo strategijai, o kuri gali būti vertinga atskiruose vvadybos
procesuose.
Informacijos sąvoka čia apima ir vidinę, ir išorinę informaciją nuo pačios
jos pradžios per visas naudojimo, saugojimo ir cirkuliavimo organizacijoje
stadijas, taip pat informacijos tekėjimo iš ir į išorinį pasaulį
(partneriai, klientai, reklamos agentūros) tol, kol informacijos vertė yra
visiškai išnaudojama ar panaudojama.
Daugelis informacijos vadybininkų

labiausiai rūpinasi informacijos
saugojimu ir sistematizavimu, kad vėliau būtų galima šią informaciją gauti
ir panaudoti. Tačiau tai nėra vienintelis dalykas, kuriuo turėtų rūpintis
organizacija. Labai svarbu kontroliuoti informacijos kokybę pagal tikrąsias
organizacijos reikmes, taip pat stengtis ją integruoti į visus vadybos
procesus.

Tik per artimus informacijos, verslo vadybos procesų ir žmogiškojo
faktoriaus ryšius gimsta efektyvios organizacinei veiklai žinios ir
supratimas. Tik taip kūrybiškos žinios ir idėjos padės organizacijai siekti
užsibrėžtų tikslų.

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ SVARBA

Revoliucijos pasekoje informacijos išteklių traktavimas keičiasi ir į jį
įsiterpia tokie faktoriai kaip žmogiškasis, kompiuterinės laikmenos, kam
žinoma būtų beviltiška priešintis. Visa iš ko galima gauti informaciją
galime vadinti informacijos ištekliais, tai gali būti knyga, dokumentas
tiek popierinėje, tiek kompiuterinėje laikmenoje, televizija, radijas,
žmogus. Informacijos resursai yra patys patikimiausi, kadangi šios rūšies
informacija yra tikslesnė, ją galima ilgai tyrinėti, naudoti daug kartų,
įsigilinti ir gauti daugiau iinformacijos. Informacijos, kaip ištekliaus
pranašumai su tradiciniais resursais:

• Įgyjama už tam tikrą kainą;

• Turi vertę;

• Vartojant gali būti laikoma išlaidomis arba kapitalu.
Informacijos išteklių skirtumai lyginant su tradiciniais ištekliais:

• Nuolatos didėja;

• Sensta;

• Gali būti archyvuojama;

• Nenaudojama išlieka nepakitusi.
Informacijos ištekliai yra būtinas komponentas beveik visko, ką
organizacija daro ir kodėl daro. Informacija tapo tokiu svarbiu ir būtinu
ištekliumi, kad visose organizacijos sferose ir visoje veikloje ji tapo
perregima.
Informacijos kūrimas ir vystymas yra strategiškais svarbus trijose
pagrindinėse organizacijos veiklos sferose, kurios užtikrina organizacijos
galimybę augti ir prisitaikyti prie besikeičiančių išorinės aplinkos sąlygų

( Choo, 1998 ).
Organizacija naudoja informaciją tam, ka

ad suvoktų išorinės aplinkos
pasikeitimus ir vystymąsį.

PROJEKTO TIKSLAI

• Susipažinti su pasirinktos organizacijos sturktūra bei jos turimais

informacijos ištekliais, jų valdymu organizacijos viduje.

• Išmokti skirti, rinkti, apdoroti, įsisavinti, pateikti informaciją.

PROJEKTO UŽDAVINIAI

• Perprasti organizacijos informacinių išteklių srautus;

• Pažiūrėti kaip jie valdomi;

• Kokia informacija patenka į atitinkamą organizaciją;

• Kaip ji juda organizacijos viduje;

• Kaip ji apdorojama;

• Kokios pasirinktoje organizacijoje veikia informacinės sistemos,

kurios palengvina informacijos apdorojimo procesą;

• Pateikti repreztatyviai surinktą – apdorotą informaciją.

ORGANIZACIJOS CHARAKTERISTIKA

LJKS – tai Lietuvos Jaunųjų Krikščionių Sąjunga (toliau LJKS) yra
visuomeninė, ekumeninė organizacija, siekianti apjungti jaunimą bendrai
kultūrinei švietėjiškai veiklai ir kartu spręsti visuomenei aktualias
problemas.

Pagrindiniai veiklos miestai: Elektrėnai, Šiauliai, Šventoji, Troškūnai,
Vilnius. LJKS yra YWCA – YMCA atstovai Lietuvoje ( YWCA/YMCA – Young Woman
Christian Assotiation/Young Men‘s Christian Assotiation).
Pagrindinės veiklos kryptys: lyderių ruošimas, muzikinė – kultūrinė
programa moksleiviams Ten Sing (angl. „dainuojantys paaugliai“),
skautavimas, moterų veikla, vasaros stovyklų organizavimas, sporto,
kultūriniai projektai, pažintinės kelionės, bendruomenės apmokymai.

LJKS MISIJA

Ugdyti visapusiškai išsilavinusius šalies gyventojus, kūrybingas ir
harmoningas asmenybes per savo programas ir akcijas. LJKS siekia harmonijos
ir tarpusavio supratimo vusuomenėje, nepaisant jų pasaulėžiūros bei
tikėjimo. LJKS siekia tapti išvystita organizacija, įtakojanti kitas naujai
besikuriančias organizacijas.

LJKS VIZIJA

Tapti stipria LR nevyriausybine, ekumenine organizacija, savo veikloje
besiremiančia bendražmogiškomis vertybėmis, ugdančia sveiko kūno, proto ir
sielos, laisvos asmenybės piliečius.

LJKS TIKSLAI

1. Apjungti LR gyventojus tarpusavio pagalbai ir bendrai visuomeninei
švietėjiškai kultūrinei veiklai ir, kad nepaisant pasaulėžiūros,
įsitikinimų, vertybių skirtumo, siektų grįžtamojo ryšio.

2. Ugdyti visapusiškai išsivysčiusį pilietį, harmoningą asmenybę, aktyvų,
kūrybingą visuomenės narį.
3. spręsti visuomenei aktualias problemas.

LJKS SI

IEKIAMAS ĮVAIZDIS

Produktyvi, kūrybinga, atspindinti laikmečio bruožus, visuomenei naudinga
veikla. Pagalba valstybinėms institucijoms, sprendžiant visuomenei opias
problemas.

LJKS PROFILIS

Organizacija rengia, siūlo visuomenei projektus, sprendžiančius
nusikalstamumo, narkomanijos, jaunimo užimtumo, asocialių šeimų problemas.
Švietėjiškų ir tobulinimosi kursų rengimas. Suinteresuotos publikos
aktyvinimas ir integravimas į agresyviąją publika.

LJKS RYŠIAI

• ĮGALINANČIUS ryšius organizacija palaiko su LR Seimu, Savivaldybe,

Mokesčių inspekcija, Sodra, Teisingumo ministerija.

• FUNKCINIUS ryšius LJKS palaiko su švietimo įstaigomis: Švietimo ir

Kultūros ministerijomis, švietimo ir ugdymo įstaigomis, LiJOT

(Lietuvos Jaunimo Organizacijų Taryba), Valstybine jaunimo reikalų

taryba, įvairiais fondais.

• NORMINATYVINIUS ryšius LJKS palaiko su Atviros Letuvos fondu, Leonardo

Da Vinci ir kitais fondais, Lietuvos Skautų sąjunga, Lietuvos ir

užsienio jaunimo organizacijomis.

• ĮVAIRIUS ryšius organizacija palaiko su žiniasklaida, radiju bei

televizija, švietimo struktūromis.

LJKS TIEKĖJAI

• FINANSINIŲ RESURSŲ – įvairūs fondai, institucijos, valstybė, privatūs

asmenys.

• ŽMOGIŠKŲJŲ RESURSŲ – personalas, veiklos dalyviai.

LJKS KONKURENTAI

Kitos visuomeninės organizacijos (pavyzdžiui, „Žingsnis“). Tačiau LJKS yra
nesmulki organizacija, kadangi jos veikla pripažinta daugelyje vietų,
daugelio asmenų, institucijų ir aktyviai yra remiama.

LJKS STRUKTŪRINĖ PLĖTRA

|Tikslai |Priemonės |
| LJKS Nacionalinio biuro |Etatinių darbuotojų ir |
|veiklos organizavimas |savanorių darbas |
|LJKS skyrių darbo | |
|koordinavimas |Nacionaliniai mokymai tarybos |
| |nariams |
| |Deleguotų vadovų dalyvavimas |
| |tarptautiniuose renginiuose bei|
| |mokymuose |
|LJKS skyrių reglamentuota |LJKS skyrių reguliarūs |
|struktūros plėtra |susitikimai |
|Mokymai | |
|Darbas su LJKS komitetais | |
| |Vadovų mokymo sistemos |
| |sukūrimas |
| |LJKS bendradarbiavimas su |
| |krikščioniškos orientacijos |
| |grupe EAY o-joje. |

LJKS ŽMOGIŠKIEJI RESURSAI

LJKS ORGANAI

|LJKS konferencija |
|LJKS prezidentas ir |
|viceprezidentas |
|LJKS taryba |
|LJKS generalinis sekretorius |
|LJKS skyriai |
|LJKS pr

rogramų komitetas |
|LJKS revizijos komisija |
|LJKS etikos komisija |

Paaiškinimai:

1. LJKS valdymo organas, suarytas iš trijų tarybos išrintų delegatų.

LJKS konferncijų teisės: priimti, keisti ir papildyti įstatus;

išrinkti prezidentą ir generalinį sekretorių; nustatyti tarybos

narių skaičių; išrinkti tarybą, mandatų ir etikos komisiją,

revizijos komisiją;nutraukti LJKS veiklą;svarstyti bet kokius

klausimus šiais įstatais priskirtų kitų LJKS struktūrų

kompetencijai;

2. Prezidentas renkamas 2 metams ir atstovauja,veikia LJKS vardu arba

suteikia įgaliojimus atstovauti organizaciją LR ir už jos ribų. Jis

šaukia tarybos posedžius, vadovauja jiems, pasirašo ir skelbia

sąjungos vardu pareiškimus ir tarybos priimtus dokumentus;

3. Tai yra vykdomasis organas, koordinuojantis LJKS organizacinę

veiklą. Ją sudaro prezidentas, viceprezidentas, programų vadovai,

skyrių atstovai. Taryba priima sprendimus strateginiais veiklos

klausimais, išskyrus tuos, kurie priskirti konferencijos ir

prezidento kompetencijai. Taryba; tvirtina įstatus, naujų narių

pareiškimus,generalinio sekretoriaus teikimu LJKS programų komitetų

pirmininkų kandidatūras, sekretorę, finansininką bei jų

atlyginimus, skiria viceprezidentą, rengia konferencijas;

4. Sekretorius veikia LJKS vardu, atstovauja LR ir už jos

ribų,pasirašo juridinius dokumentus, tvarko lėšas, teikia

finansines ataskaitas, priima ir atleidžia etatinius darbuotojus;

5. Tai yra juridinis strukrūrinis vienetas, veikiantis pagal savo

įstatus, neprieštaraujantis LJKS įstatams. Skyriai steigiami

miestuose ir rajonuose pagal esamą LR administracinį, teritorinį

susiskirstymą;

6. Komitetas yra struktūrinis vykdomasis vienetas, atliekantis

programų vykdymui reikalingas organizacines, technines,

konsultacines ir kitas funkcijas. Gali būti sydaryti konkrečioms

LJKS programoms;

7. Revizijos komisija prižiūri kaip yra vykdomi konferencijos

nutarimai, tikrina financinę, ūkinę veiklą.

8. Komisija nagrinėja narystės klausimus, svarsto įstatų pažeidimo

atvejus ir kitus ginčus;

Daug informacijos yra gaunama iš žmogiškųjų resursų. Iki šiol ji nebuvo
laikoma tradicine informacija, tačiau ji yra labai svarbi, gerinant LJKS
veiklos rezultatus, klientų aptarnavimą, kuriant teigiamą LJKS įvaizdį.
[pic]
[pic]

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ VALDYMAS.

ORGANIZACIJOS INFORMACIJOS POREIKIAI IR JOS SRITYS

Informaciją galime skirstyti:

• Teisinė;

• Ekonominė;

• Socialinė;

• Juridinė;

• Visuomenės tyrimų:

1. prevencinė statistika;

2. jaunimo užimtumo statistika;

3. nevyriausybinių organizacijų statistika;

4. jaunimo problemų statistika;

• informacija apie vyriausybės skelbiamus projektus;

.
ir visa kita informacija leidžianti dirbti efektyviai ir siekti tikslų.
Svarbūs savivaldybės informacijos šaltiniai yra valstybės įstatymai,
informacija apie šalyje vykstančius politinius, ekonominus, kultūrinius,
švietimo ir sporto pasikeitimus.

[pic]

INFORMACIJOS SRAUTAI

Visus informacijos srautus galime suskirstyti į 3 rūšis: įeinančius,
vidinius ir išeinančius. Vidiniai srautai priklauso nuo konkrečių
darbuotojų funkcijų. Įeinantys ir išeinantys informacijos srautai
reikalingi kitų vadybininkų ar to pačio lygio vadovų poreikiams, kurie visi
yra susieti su šiais srautais grįžtamuoju ryšiu.
Visos valdymo funkcijos – planavimas, organizavimas, vadovavimas ir
kontrolė remiasi nenutrūkstam informacijos srautu apie tai, kas vyksta
organizacijoje ir už jos ribų. Tik gaudami laiku ir tikslią informaciją,
vadovai gali stebėti, kaip artėja prie užsibrėžtų tikslų.
Taigi, pagrindinis informacijos koncentratorius ir paskirstytojas yra LJKS
generalins sekretorius. Tačiau informacijos apdorojime dalyvauja visi
padaliniai. Informacija, kuri yra nukreipiama iš generalinio sekretoriaus į
kitus padalinius, jau yra tvarkoma konkrečiuose skyriuose. Ta informacija
yra suvedama į LJKS informacijos sistemą. Jeigu tai yra duomenys apie
personalą, tai jie suvedami ir tvarkomi Personalo duomenų bazėje, duomenys
apie klientus yra tvarkomi LJKS klientų informavimo duomenų bazėje. Visos
duomenų bazės yra integruotos į bendrą informacijos sistemą. Pagrindiniai
duomenys tiek apie klientus, tiek apie LJKS darbuotojus yra elektroninėje
on-line sistemoje, o vėliau duomenys yra tvarkomi detaliau ir plačiau tam
skirtose duomenų bazėse.
Informacijai saugoti yra naudojami LJKS archyvai. Informacija, užfiksuota
dokumentuose yra saugoma tradiciniame archyve, tradiciniu būdu. Čia
daugiausiai yra saugomi dokumentai, kurie buvo sukaupti dar neesant LJKS
informacijos sistemai. Informacija, užfiksuota elektroninėse laikmenose,
saugoma kompiuteriniuose archyvuose. Praktiškai kiekviena LJKS duomenų bazė
turi archyvinius failus, kuriuose informacija saugoma už tris ar už penkis
metus, o reikalui esant, gali būti saugoma ir už ilgesnį laikotarpį. Šią
informaciją galima išsitraukti bet kada ir palyginti su esamojo laiko
informacija.
Vidiniai LJKS informacijos šaltiniai:

Žmonės( būdinga:

• Sunku lokalizuoti,

• Patys gamina informaciją, ją interpretuoja,

• Tam tikrų techninių priemonių pagalba gali atkurti informaciją, ją

apdoroti
Bylos ( būdinga:

• Pirminės informacijos kaupimas,

• Archyvai,

• Teminių straipsnių bylos,

• Gaunamų / siunčiamų faksų, laiškų bylos

• Normatyvinių dokumentų rinkiniai
Kompiuterinės bylos ( būdinga:

• Elektroninių laiškų bylos,

• Vidinės duomenų bazės,

• Ekspertų duomenų bazės,

• Sektorinių duomenų apžvalgų duomenų bazės.
Vidiniai susitikimai ( būdinga:

• Posėdžiai,

• Dalykiniai pasitarimai,

• Pokalbiai, diskusijos,

• Neformalus informacijos pasikeitimas.

Išoriniai LJKS informacijos šaltiniai:

Informacinės firmos ( būdinga:

• Informacija telefonu,

• Informacija kita forma.
Konsultacinės firmos ( būdinga:

• Verslo informacijos centrai

• Agentūros bei asociacijos

• Pramonės bei prekybos rūmų asociacija,

• Kt. asociacijos.
Bibliotekos bei skaityklos( būdinga

• LR statistikos departamentas

• Kitos bibliotekos
Valstybės institucijos ( būdinga

• LR departamentai,

• Ministerijos,

• Savivaldybės,

• Mokslo institucijos.
Žiniasklaida ( būdinga

• Spauda,

• Radijas,

• Televizija,

• Teletekstas,
Internetas ( būdinga

• www tinklapiai

• kita

INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS

Žinių vadybos specialistai sako, kad visos organizacijos žinias sudaro 10%
informacinės technologijos, 20 % procesai organizacijoje ir net 70% žmonės,
kultūrinės vertybės. Žinios yra susiję su žmonėmis, nes tai nėra vien
informacija, kuri gali būti patalpinama informacinėse sistemose. Žinios
virsta informacija, kai ją jas perduodame kitiems žmonėms. Informacija,
žinios yra toks resursas, kuris didėja, jį naudojant. Šiuolaikinės
organizacijos susiduria su tokiomis problemomis: Informacijos ir žinių
sprogimas;
• Trumpas žinių gyvavimo ciklas
• Žinių, o kartu ir informacijos intensyvėjimas visuose vadybos
procesuose
Yra kuriamos kompiuterinės sistemos, kuriomis naudotis gali ir ne
kompiuterių specialistai. Tokios sistemos padeda planuoti ir priimti
sprendimus. Diegiant šiuolaikinę kompiuterinę techninę ir programinę, tokia
sprendimų rėmimo sistema naudojama vis plačiau ir leidžia ne tik
vadovams, bet ir kitiems darbuotojams gauti laiku tinkamą informaciją.
Plačiai paplitus kompiuterių naudojimui, vadovai įgijo galimybę susikurti
savo duomenų bazes ir kompiuteriais manipuliuoti informacija pagal savo
poreikius. Taip nutiesiami tiesioginiai tiltai į informaciją, todėl
nereikia laukti, kol atitinkamas už informaciją atsakingas skyrius pateiks
reikalingą informaciją.

[pic]

INFORMACIJOS APDOROJIMO VADYBOS LYGMENYS

1.Organizacijos duomenų apyvartos lygmuo . Įeina:

• Informacijos šaltinis

• Skyrius/asmuo

• Spauda

• IT skyrius (IT yra tuo pat metu ir informacijos skyrius)

• Archyvas

• Teminiai straipsnių rinkiniai,

• Statistinių duomenų bazė.

• Telefoniniai skambučiai

• Sekretorės

• Telefoninių pranešimų registravimas ir perdavimas atitinkamam skyriui/

asmeniui

• Faksai / Gaunamų / siunčiamų faksų saugojimo byla

• Laiškai / Laiškų paskirstymas pagal adresatą /Elektroniniai

laiškai

• Sekretorės, atskiri skyriai, asmenys

• Paskirstymas pagal turinį

• Oficialūs raštai

• Bylos, viešas paskelbimas

• Posėdžiai

• Visų skyrių atstovai

• Protokolai, nurodymai , įsakymai

• Rezultatai

Dispozicinis lygmuo
Dispoziciniame lygmenyje yra atrenkama tokia informacija, kuri gali būti
naudinga tam tikram sprendimui priimti. Taigi iš šio lygio patenkanti
informacija yra jau struktūrizuota.
Procesas Skyrius/ vadovas Rezultatas
• Naujos produkcijos kūrimas,
• Esamos produkcijos tobulinimas,
• Aprūpinimas specifine informacija gamybos skyrių Inovacijų skyrius

• Projektai,
• Pasiūlymai gamybai
• Informacinės sistemos kūrimas,
• IT diegimas,
• IT priežiūra,
• Duomenų bazių sudarymas bei priežiūra,
• Informacijos rinkimas bei apdorojimas,
• Anketų rengimas. IT skyrius
• Savalaikis aprūpinimas informacija kitų skyrių,
• Duomenų bazės ir bankai,
• Statistiniai duomenys/ statistika
• Atliekamų darbų kokybė.
• Pasiūlymai inovacijų skyriui,
• Pasiūlymai marketingo skyriui
Gamybos skyrius
• Reakcija į pasiūlymus.
• Pardavimo duomenų analizė,
• Rinkos tyrimų analizė,
• Sprendimų priėmimas dėl galimos gaminamos produkcijos

Marketingo / pardavimo skyrius
• Tobulesni pardavimo strateginiai duomenys
• Naujų produkcijos rūšių gamyba,
• Duomenų apie personalą analizė

Personalo skyrius
• Personalo darbo stilius bei kokybė
• Buhalteriniai duomenų analizė / Finansų skyrius
• Darbo užmokesčio teisingumas bei realumas
• Pranešimų rengimas
• Pirminės ataskaitos
• Analizės
• Pasiūlymai

Sprendimų lygmuo
Rutininiai sprendimai išvardinti dispoziciniame bei duomenų apyvartos
lygmenyse, tačiau dar reikalinga speciali sprendimų priėmimo tvarka,
pavyzdžiui: kilus gaisrui ar kitoms nelaimėms, organizuojant svarbius
renginius, priėmimus, ar kt. sprendimus.
Visais šiais ir panašiais atvejais turi būti iš anksto numatyta veiksmų ir
sprendimų seka, padedanti įveikti sunkumus:
• Iš anksto sukauptų (informacinių) resursų panaudojimas,
• Nuolatinio aplinkos stebėjimo duomenų panaudojimas,
• Žmogiškųjų resursų panaudojimas.

Prevencija:
• Naudingų informacinių resursų kaupimas,
• Nuolatinis aplinkos stebėjimas,
• Išankstinis veiksmų planų sudarymas tam tikroms situacijoms,
• Kvalifikuotas personalo ruošimas įvairioms sąlygoms

Valdymo lygmuo
Šiam lygmeniui galime priskirti:
• Generalinis direktorius
• Skyrių vadovai,
• Padalinių vadovai

Organizacijos informacinė sistema turi aprūpinti informacija trijų
atsakomybės lygių vadovus: operatyvinės kontrolės, valdymo kontrolės ir
strateginio planavimo. Kuriant informacinę sistemą, visada reikia
atsižvelgti į įvairių valdymo lygių informacijos poreikius.
Informacija, skirta operatyvinei kontrolei, turi būti labai patikima ir
detali. Vidurinio lygio vadovams rūpi ne tik dabartis, bet ir ateitis. Jie
turi žinoti apie įvykius, kurie gali turėti įtakos jų padaliniams – tiekimo
problemos, pokyčiai rinkoje ir t.t. Informacija, skirta viduriniojo lygio
vadovams, susideda iš suvestinių (apibendrintų organizacijos vidaus ir kitų
šaltinių duomenų).
Aukščiausiojo lygio vadovams informacija reikalinga strateginiam planavimui
ir valdymo kontrolei. Strateginiam planavimui reikalinga informacija iš
išorinių šaltinių – apie ekonomines sąlygas, technologijų naujoves,
konkurentų veiksmus. Šią informaciją sunkiau surinkti ir apibendrinti, nes
ji yra labai plati ir įvairi.
Valdymo kontrolės funkcijai atlikti aukščiausio lygio vadovai informaciją
turi gauti ir iš vidaus, ir iš išorės šaltinių.

Strateginis lygmuo
Procesai yra sunkiai formalizuojami, todėl sunkiai gali būti taikoma
techninė programinė įranga, o rezultate yra suformuojamos ateities veiklos
kryptys ir galimi veiklos planai.
Lentelė: Strateginis lygmuo
Procesas Skyrius/ asmuo Rezultatas
• Analitinis darbas,
• Sprendimų priėmimas,
• Strategijos formavimas, palaikymas Marketingo / pardavimo skyrius
• Sprendimai
• Strategija
• Ilgalaikiai uždaviniai
• Vizija

Yra du unikalūs ir galingi mechanizmai, padedantys vadovams gerinti vidinį
organizacijos veiklos efektyvumą ir sugebėjimą atlaikyti konkurencinį
sprendimą – tai yra organizacijos darbuotojai ir klientai.
Vis daugiau šiuolaikinių organizacijų įgyvendina žinių vadybos strategijas,
kaip lemiamą veiksnį visai organizacijos strategijai. Tačiau žinių vadybos
strategija tik tuomet bus efektyvi, jei bus atsižvelgiama į tokius
reikalavimus:
• Dedant pamatus ateities reorganizacijai, decentralizacijai ar
kitokiems reikalavimams, siekiant padaryti organizaciją kuo lankstesnę
ateities pokyčiams;
• Gerinant sugebėjimus reaguoti į rinkos reikalavimus, kovoti su
stiprėjančia konkurencija, atsiliepti į naujus poreikius;
• Vedant organizaciją į ateitį, kuomet organizacija bus mažiau
priklausoma nuo išorinių verslo sąlygų;
• Mažinant nenaudingus procesus ir procedūras ir gerinant neefektyvų
informacijos panaudojimą
• Didinant darbuotojų motyvaciją skleisti ir dalintis informacija;
• Investuojant į informacines technologijas.
Strateginiuose verslo procesuose turi būti kartu naudojami žmogiškieji
ištekliai, informacinės technologijos ir pati informacija.

Planavimo lygmuo
Įgyvendinant naujas strategijas, keliami klausimai apie darbo procesus ir
procedūras, ieškomi nauji būdai, kaip efektyviai atlikti užduotis.

Strategiją sudaro išsamus kompleksinis veiksmų planas, padedantis
įgyvendinti organizacijų naujovių realizavimo ir pokyčių valdymo misiją.
Planavimas padeda išskirti organizacijos veiklos prioritetus,
sukoncentruoti pastangas, formuluojant svarbiausius tikslus ir ketinimus.
Tam reikia suvokti savo organizacijos intelektualinį kapitalą, nustatyti ir
keistis tiek vidine, tiek išorine informacija. Vadovas turi matyti, koks
darbuotojas tinkamas kokiai funkcijai atlikti. Planavimas prasideda nuo
analizės fazės. Čia labai svarbi informacijos rinkimo problema. Kadangi
planai yra orientuoti į ateitį, todėl turima informacinė bazė turi būti
koreguojama, išaiškinama, ar dabar susiklosčiusios tendencijos išliks ir
ateityje. Planavimai gali būti ilgalaikiai – strateginiai, vidutiniai ir
trumpalaikiai – operatyviniai. Visiems jiems reikalinga skirtinga
informacija.

Kontrolės lygmuo
Bet kurio proceso valdymo sėkmė priklauso ir nuo laiku atliktos kontrolės.
Informacija atlieka labai svarbų vaidmenį, siekiant padaryti kontrolę
efektingą. Efektingas planavimas, sprendimų priėmimas ir kontrolė – viskas
priklauso nuo efektingo informacijos valdymo, naudojantis valdymo
informacinėmis sistemomis.
Kadangi pasikeitimai vyksta dideliu greičiu verslo ir finansų rinkose,
reikia pastovios naujos informacijos šiems pokyčiams įvertinti, modifikuoti
organizacijos elgseną ir ją kontroliuoti. Kiekvienas vadovas turi siekti,
kad remiantis minimaliais duomenimis, gautų maksimalų valdymui naudingą
informacijos kiekį.
Kitas svarbus organizacijos valdymo etapas yra inovacijų kūrimas. Inovacija
– tai procesas, kuriame naujos žinios ir technologijos iš mokslinės,
techninės, socialinės, kultūrinės ar kitų sferų transformuojasi į
konkurencingą ir rinkai reikalingą produktą ar paslaugą. Tam reikalinga
informacija daugiausiai ateina iš išorinių šaltinių.
Dar vienas vadybos aspektas – lyderystė. Tai yra mokėjimas padaryti įtaką
žmonėms, komandoms, kad visi darbuotojai savo valia siektų bendrų
organizacijos tikslų. Siekdamas šių tikslų, lyderis turi valdyti
informacijos srautus, orientuotus į organizacijos aplinką; sujungti
organizacijos uždavinius su jos aplinkos įvykiais; iš anksto numatyti ir
atmesti nepagrįstus kaltinimus; stengtis nuspėti strategines tendencijas;
ir kaupiant informaciją galvoti apie organizaciją.

INFORMACINĖS SISTEMOS ORGANIZAVIMAS

Pasaulis sparčiai keičiasi. Vyksta permainos rinkose, darbo vietų, namų
ūkio, laisvalaikio aplinkoje. Didėja bendradarbiavimo konkuruojant
atvirosios rinkos ekonomikos aplinkoje svarba. Ypatingą reikšmę įgyja
informacija, žinios, kompetencija, verslininkų bei valdžios sugebėjimas
naudotis informacinių technologijų teikiamomis galimybėmis. Tokia veikla
remiasi skaitmeninėmis technologijomis grindžiamais darbo įrankiais ir
metodais.
Informacinių technologijų priemonės daro esminę įtaką permainoms, nes jos
yra veiklos katalizatoriai ir tarpregioninio bendradarbiavimo padėjėjai, o
taip pat gyvenimo kokybės bei socialinės gerovės kūrimo įrankiai.
Informacinių technologijų plėtra ne tik pagyvina verslą, atveria naujas
konkuravimo galimybes, ji turi vis didesnę svarbą šalies ekonomikos
vystymui.
Informacinės technologijos – tai valdymo uždavinių sprendimui sistemiškai
organizuota visuma metodų ir priemonių skirtų realizuoti informacijos
rinkimo, registracijos, perdavimo, kaupimo, paieškos, apdorojimo ir
apsaugos operacijas, remiantis išvystyta programinę įranga, skaičiavimo
technikos ir ryšių priemonėmis, o taip pat ir būdais, kurių pagalba
informacija pateikiama vartotojams.
Vis auganti paklausa informacijai ir informacinėms paslaugoms rinkos
sąlygomis, įtakojo tai, kad šiuolaikinė informacijos apdorojimo
technologija orientuota naudoti platų spektrą techninių priemonių,
pirmiausia elektronines skaičiavimo mašinas ir komunikacijos priemones. Jų
pagrindu sukuriamos įvairiausių konfigūracijų skaičiavimo sistemos ir
tinklai, esant tikslui ne tik rinkti, saugoti ir apdoroti informaciją, bet
ir maksimaliai priartinti terminalinius įrenginius prie specialisto darbo
vietos arba vadovo priimančio sprendimus.
Informacinė sistema – tai visuma informacijos, matematinių-ekonominių
metodų ir modulių, techninių, programinių, technologinių priemonių ir
specialistų, kurie skirti informacijai apdoroti ir valdymo sprendimams
priimti.
Informacinių sistemų sukūrimas padidina ekonominio objekto gamybos
efektyvumą ir užtikrina valdymo kokybę. Didžiausias informacinių sistemų
efektyvumas pasiekiamas optimizuojant įmonių veiklos planus, greitai
paruošiant operatyvinius sprendimus, tiksliai panaudojus materialinius ir
finansinius išteklius ir t.t.
Nemažai dėmesio skiriama žmonių ir informacinių technologijų santykio
žmogiškajai pusei verslo sprendimų priėmimo procese. Informacinių
technologijų teikiamos priemonės sprendimams pagrįsti skatina sprendimų
kokybę. Organizacijų vadovai mielai naudoja paprastas, tačiau efektyvias
priemones, leidžiančias priimti geriau informuotus sprendimus. IT taip pat
gali pasitarnauti vadovams mokantis, tobulinantis ir keičiantis žiniomis.

IŠVADOS

Šiuolaikinės organizacijos vis labiau supranta, kaip svarbu „žinoti, tai
ką jie žino“ ir sugebėti maksimaliai išnaudoti tas žinias. Tokios žinios
yra pačios įvairiausios formos ir gali būti randamos visur: duomeų bazėse,
archyvuose ar tiesiog žmonių galvose. Dažnai informacija persipina,
skirtingi skyriai disponuoja panašia informacija. Dauguma tradicinių
organizacijų skiria didžiausią dėmesį firmos apčiuopiamam materialiam
turtui ir palieka žinias nevaldomas.
Žinių turtas yra žinios apie rinkas, produktus, technologijas ir
organizacijas, viską, ką organizacija valdo ir nori valdyti, ir kas neša
organizacijai finansinę sėkmę, moralinį pasitenkinimą ir t.t. Vis
didėjantis žinių poreikis lemia tokius pokyčius:
– organizacijos telkia dėmesį į vartotojų vertės kūrimą. Darbuotojų,
kaip valdymo aparato, funkcijos mažėja.
– norint įgyti žinias, reikia daug laiko ir patirties. Darbuotojai tam
laiko neturi.
– Dažna darbuotojų kaita ir su tuo susijęs informacijos, žinių
praradimas.
Todėl reikia planuoti savo veiklą, išmokti valdyti turimą informaciją.
Individualios žinios turi būti apibrėžtos jų naudingumu visos organizacijos
tikslams, turi būti tiesiami komunikacijos keliai tarp atskirų darbuotojų,
komandų, tyrėjų, technologų ir vadovų. Taip pat reikia atpažinti savo žinių
trūūkumus ir stengtis juos užpildyti.
Informacijos naudingumas vertinamas pagal tai, ar laiku ji pateikiama, ar
yra kokybiška, kokia jos apimtis ir ar tinkama valdymo sprendimams priimti.
Skirtingų lygių vadovams reikalinga skirtinga informacija – aukščiausiojo
lygio vadovai semiasi informaciją š išorinių šaltinių, žemiausiojo lygio
vadovams labiausiai reikalinga operatyvinė viidinė informacija.
Kompiuteriai yra viena efektyviausių gausios informacijos rinkimo,
saugojimo, tvarkymo ir platinimo priemonių. Tačiau kartais, diegiant
informacines kompiuterines sistemas, žmonės gali tam priešintis, nes yra
suardomos skyrių sienos, nusistovėjusi tvarka. Kiekvieno darbuotojų
kompiuterinis raštingumas neša organizacijai naudą ne tik finansine prasme,
bet ir teikia pasitenkinimą darbu kiekvienam darbuotojui, nes sugebėjimas
pačiam išspręsti problemas kelia pasitikėjimą savimi ir dar didesnį norą
dirbti bendram labui.

LITERATŪROS SĄRAŠAS

1.Brazaitis Z., Brazaitienė T. Verslo vadybos informacinės sistemos:
vadovėlis.- Vilnius, 1998. P. 167 – 170
2.Key Issues In Knowledge Management by Ph.D. Joseph M. Firestone,
Knowledge and innovation: journal of the KMCI
http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002,
gruodis)
3.Knowledge management: home page.-
http://www.aiai.ed.ac.uk/~alm/kamlnks.html (2002, lapkritis)
4. Knowledge value chain by Ching Chyi Lee and Jie Yang: home page.-
http://www.emerakl-library.com (2002, gruodis)
5. Managing the Intangible – Knowledge by Jason Schloetzer:
http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002,
gruodis)

6. Miežinienė A., Verhoeven J. Informacijos paieška duomenų bazėse:
[Studijų medžiaga].- Vilnius: Žara, 1998.- 82 p.
7.Projektas “Informacinės visuomenės kūrimo Lietuvoje programa”.-
http://www.iid.lt/iv/3versija.htm. (2002, gruodis).
8.Sakalas A. Pramonės įmonių vadyba: vadovėlis. – Kaunas: KTU, 2001. P.
476-477

9.Skyrius R., Winer Ch. Small and medium business managers attitudes to
information technology aids in decision making / Informacijos mokslai,
2001, T. 2, Nr.5, P.61-69
10.Stoner, J. Informacines sistemos / Vadyba. – 2-asis papild. leid. –
Kaunas: UAB Poligrafika ir informatika, 2000. P. 601-617
11.Tacit to explicit knowledge conversion: knowledge exchange protocols by
Richard T. Herschel, Hamid Nemati and David Steiger:
http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002,
guodis)

Turinys

ĮVADAS 2

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ SVARBA 3
PROJEKTO TIKSLAI 4
PROJEKTO UŽDAVINIAI 4

ORGANIZACIJOS CHARAKTERISTIKA 4

LJKS MISIJA 5
LJKS VIZIJA 5
LJKS TIKSLAI 5
LJKS SIEKIAMAS ĮVAIZDIS 5
LJKS PROFILIS 5
LJKS RYŠIAI 6
LJKS TIEKĖJAI 6
LJKS KONKURENTAI 6
LJKS STRUKTŪRINĖ PLĖTRA 7

LJKS ŽMOGIŠKIEJI RESURSAI 8

LJKS ORGANAI 8

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ VALDYMAS. 11

ORGANIZACIJOS INFORMACIJOS POREIKIAI IR JOS SRITYS 11
INFORMACIJOS SRAUTAI 13
INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS 14
INFORMACIJOS APDOROJIMO VADYBOS LYGMENYS 16
INFORMACINĖS SISTEMOS ORGANIZAVIMAS 21

IŠVADOS 23

LITERATŪROS SĄRAŠAS 25

———————–

Informacijos paskirstymas

Informacijos naudojimas

Informacijos poreikiai

YMCA

 

 

 

YMCA

YMCA

 

YMCA

YMCA

Informacijos organizavimas ir saugojimas

 

LIETUVOS JAUNŲJŲ KRIKŠČIONIŲ SĄJUNGOS STRUKTŪRA

(Structure of YWCA-YMCA LITHUANIA)

 

 

 

 

 

 

 

VICEPREZIDENTĖ
 

PREZIDENTĖ
 

FINANSININKAS

YWCA
PROGRAMŲ KOMITETAI

YWCA

Generalinis Sekretorius

REVIZIJOS KOMISIJA

FINANSININKAS

SEKRETORĖ

YWCA

TARYBA

Koalicija

PROGRAMŲ KOMITETAI

Nariai

LOKALINĖS GRUPĖS/SKYRIAI

ETIKOS KOMISIJA

YMCA

Generalinis Sekretorius

YMCA

TARYBA

SEKRETORĖ

VICEPREZIDENTĖ 

PREZIDENTAS

LJKS

konferencija

Informacijos įgyjimas

LJKS stuktūrinė plėtra

LJKS

bendradarbiavimas

su krikščioniškos

orientacijos grupe

EAY-joje

Darbas su

LJKS komitetais

Vadovų mokymo

sistemos

sukūrimas

Mokymai

LJKS skyrių

reglamentuota

struktūros plėtra

LJKS skyrių

reguliarūs

susitikimai

Deleguotų vadovų

dalyvavimas

tarptautiniuose

renginiuose

bei mokymuose

Nacionaliniai

mokymai tarybos

nariams

Skyrių darbo

koordinavimas

Etatinių darbuotojų

ir

savanorių darbas

Nacionalinio

biuro veiklos

organizavimas

Tikslai

INFORMACIJA

TELEKOMUNIKACIJOS

INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS

SĄLYGOS INFORMACINEI SISTEMAI KURTI

Leave a Comment