LJKS organizacija ir jos išteklių valdymas

Vilniaus universitetas

Komunikacijos fakultetas

Informacijos ir komunikacijos katedra

Rengia: Justė Skripkauskaitė (Bi1 II gr.)

LJKS organizacija ir jos išteklių valdymas

(Projektinis darbas)

Vadovas doc. Z. Atkočiūnienė

Vilnius, 2004

ĮVADAS

Globalinė konkurencija, visada platėjantys pasikeitimų žingsniai ir pastovūs nauji iššūkiai versle ir industrijoje didina įtampą visų tipų organizacijose. Šiuolaikinėje rinkoje ilgalaikes konkurencingas pozicijas kuria ne vadovavimas, o lyderiavimas ir lyderių sugebėjimas suspėti su informacijos srautais. Informacijos turėjimas dar negarantuoja pranašumo, o būtent sugebėjimas operatyviai apdoroti ir klasifikuoti informaciją, kuri jau tapo žiniomis. Vienas svarbiausiųjų veiksnių efektingai organizacijos vadybai yra tinkamos informacijos ir tinkamo jos kiekio panaudojimas vadybos procesuose. Tačiau, informacijos kiekis, tiek išoriniuose, tiek vidiniuose šaltiniuose, yra labai didelis. Ne veltui daugelis vadybininkų sako, jog „skęsta informacijos jūroje“.

Taip palaipsniui auga poreikis įvaldyti informacijos valdymo meną. Galima teigti, kad vadyba yra resursų valdymas, o naujuoju aspektu į tai įsipaišo ir informacijos išteklių kūrimas ir galimybių realizavimo svarba. Vienas iš pagrindinių keliamų klausimų turėtų būti: kaip galime išmokti valdyti savo verslą informacijos jūroje? Tokiame kontekste labai svarbu suprasti, kokia informacija yra vertinga jūsų verslui ir kuri nėra tokia svarbi bendrai jūsų verslo strategijai, o kuri gali būti vertinga atskiruose vadybos procesuose.

Informacijos sąvoka čia apima ir vidinę, ir išorinę informaciją nuo pačios jos pradžios per visas naudojimo, saugojimo ir cirkuliavimo organizacijoje stadijas, taip pat informacijos tekėjimo iš ir į išorinį pasaulį (partneriai, klientai, reklamos agentūros) tol, kol informacijos vertė yra visiškai išnaudojama ar panaudojama.

Daugelis informacijos vadybininkų labiausiai rūpinasi informacijos saugojimu ir sistematizavimu, kad vėliau būtų galima šią informaciją gauti ir panaudoti. Tačiau tai nėra vienintelis dalykas, kuriuo turėtų rūpintis organizacija. Labai svarbu kontroliuoti informacijos kokybę pagal tikrąsias organizacijos reikmes, taip pat stengtis ją integruoti į visus vadybos procesus.

Tik per artimus informacijos, verslo vadybos procesų ir žmogiškojo faktoriaus ryšius gimsta efektyvios organizacinei veiklai žinios ir supratimas. Tik taip kūrybiškos žinios ir idėjos padės organizacijai siekti užsibrėžtų tikslų.

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ SVARBA

Revoliucijos pasekoje informacijos išteklių traktavimas keičiasi ir į jį įsiterpia tokie faktoriai kaip žmogiškasis, kompiuterinės laikmenos, kam žinoma būtų beviltiška priešintis. Visa iš ko galima gauti informaciją galime vadinti informacijos ištekliais, tai gali būti knyga, dokumentas tiek popierinėje, tiek kompiuterinėje laikmenoje, televizija, radijas, žmogus. Informacijos resursai yra patys patikimiausi, kadangi šios rūšies informacija yra tikslesnė, ją galima ilgai tyrinėti, naudoti daug kartų, įsigilinti ir gauti daugiau informacijos. Informacijos, kaip ištekliaus pranašumai su tradiciniais resursais:

• Įgyjama už tam tikrą kainą;

• Turi vertę;

• Vartojant gali būti laikoma išlaidomis arba kapitalu.

Informacijos išteklių skirtumai lyginant su tradiciniais ištekliais:

• Nuolatos didėja;

• Sensta;

• Gali būti archyvuojama;

• Nenaudojama išlieka nepakitusi.

Informacijos ištekliai yra būtinas komponentas beveik visko, ką organizacija daro ir kodėl daro. Informacija tapo tokiu svarbiu ir būtinu ištekliumi, kad visose organizacijos sferose ir visoje veikloje ji tapo perregima.

Informacijos kūrimas ir vystymas yra strategiškais svarbus trijose pagrindinėse organizacijos veiklos sferose, kurios užtikrina organizacijos galimybę augti ir prisitaikyti prie besikeičiančių išorinės aplinkos sąlygų

( Choo, 1998 ).

Organizacija naudoja informaciją tam, kad suvoktų išorinės aplinkos pasikeitimus ir vystymąsį.

PROJEKTO TIKSLAI

• Susipažinti su pasirinktos organizacijos sturktūra bei jos turimais informacijos ištekliais, jų valdymu organizacijos viduje.

• Išmokti skirti, rinkti, apdoroti, įsisavinti, pateikti informaciją.

PROJEKTO UŽDAVINIAI

• Perprasti organizacijos informacinių išteklių srautus;

• Pažiūrėti kaip jie valdomi;

• Kokia informacija patenka į atitinkamą organizaciją;

• Kaip ji juda organizacijos viduje;

• Kaip ji apdorojama;

• Kokios pasirinktoje organizacijoje veikia informacinės sistemos, kurios palengvina informacijos apdorojimo procesą;

• Pateikti repreztatyviai surinktą – apdorotą informaciją.

ORGANIZACIJOS CHARAKTERISTIKA

LJKS – tai Lietuvos Jaunųjų Krikščionių Sąjunga (toliau LJKS) yra visuomeninė, ekumeninė organizacija, siekianti apjungti jaunimą bendrai kultūrinei švietėjiškai veiklai ir kartu spręsti visuomenei aktualias problemas.

Pagrindiniai veiklos miestai: Elektrėnai, Šiauliai, Šventoji, Troškūnai,

Vilnius. LJKS yra YWCA – YMCA atstovai Lietuvoje ( YWCA/YMCA – Young Woman

Christian Assotiation/Young Men‘s Christian Assotiation).

Pagrindinės veiklos kryptys: lyderių ruošimas, muzikinė – kultūrinė programa moksleiviams Ten Sing (angl. „dainuojantys paaugliai“), skautavimas, moterų veikla, vasaros stovyklų organizavimas, sporto, kultūriniai projektai, pažintinės kelionės, bendruomenės apmokymai.

LJKS MISIJA

Ugdyti visapusiškai išsilavinusius šalies gyventojus, kūrybingas ir harmoningas asmenybes per savo programas ir akcijas. LJKS siekia harmonijos ir tarpusavio supratimo vusuomenėje, nepaisant jų pasaulėžiūros bei tikėjimo. LJKS siekia tapti išvystita organizacija, įtakojanti kitas naujai besikuriančias organizacijas.

LJKS VIZIJA

Tapti stipria LR nevyriausybine, ekumenine organizacija, savo veikloje besiremiančia bendražmogiškomis vertybėmis, ugdančia sveiko kūno, proto ir sielos, laisvos asmenybės piliečius.

LJKS TIKSLAI

1. Apjungti LR gyventojus tarpusavio pagalbai ir bendrai visuomeninei švietėjiškai kultūrinei veiklai ir, kad nepaisant pasaulėžiūros, įsitikinimų, vertybių skirtumo, siektų grįžtamojo ryšio.

2. Ugdyti visapusiškai išsivysčiusį pilietį, harmoningą asmenybę, aktyvų, kūrybingą visuomenės narį.

3. spręsti visuomenei aktualias problemas.

LJKS SIEKIAMAS ĮVAIZDIS

Produktyvi, kūrybinga, atspindinti laikmečio bruožus, visuomenei naudinga veikla. Pagalba valstybinėms institucijoms, sprendžiant visuomenei opias problemas.

LJKS PROFILIS

Organizacija rengia, siūlo visuomenei projektus, sprendžiančius nusikalstamumo, narkomanijos, jaunimo užimtumo, asocialių šeimų problemas.

Švietėjiškų ir tobulinimosi kursų rengimas. Suinteresuotos publikos aktyvinimas ir integravimas į agresyviąją publika.

LJKS RYŠIAI

• ĮGALINANČIUS ryšius organizacija palaiko su LR Seimu, Savivaldybe,

Mokesčių inspekcija, Sodra, Teisingumo ministerija.

• FUNKCINIUS ryšius LJKS palaiko su švietimo įstaigomis: Švietimo ir

Kultūros ministerijomis, švietimo ir ugdymo įstaigomis, LiJOT

(Lietuvos Jaunimo Organizacijų Taryba), Valstybine jaunimo reikalų taryba, įvairiais fondais.

• NORMINATYVINIUS ryšius LJKS palaiko su Atviros Letuvos fondu, Leonardo

Da Vinci ir kitais fondais, Lietuvos Skautų sąjunga, Lietuvos ir užsienio jaunimo organizacijomis.

• ĮVAIRIUS ryšius organizacija palaiko su žiniasklaida, radiju bei televizija, švietimo struktūromis.

LJKS TIEKĖJAI

• FINANSINIŲ RESURSŲ – įvairūs fondai, institucijos, valstybė, privatūs asmenys.

• ŽMOGIŠKŲJŲ RESURSŲ – personalas, veiklos dalyviai.

LJKS KONKURENTAI

Kitos visuomeninės organizacijos (pavyzdžiui, „Žingsnis“). Tačiau LJKS yra nesmulki organizacija, kadangi jos veikla pripažinta daugelyje vietų, daugelio asmenų, institucijų ir aktyviai yra remiama.

LJKS STRUKTŪRINĖ PLĖTRA

|Tikslai |Priemonės |

| LJKS Nacionalinio biuro |Etatinių darbuotojų ir |

|veiklos organizavimas |savanorių darbas |

|LJKS skyrių darbo | |

|koordinavimas |Nacionaliniai mokymai tarybos |

| |nariams |

| |Deleguotų vadovų dalyvavimas |

| |tarptautiniuose renginiuose bei|

| |mokymuose |

|LJKS skyrių reglamentuota |LJKS skyrių reguliarūs |

|struktūros plėtra |susitikimai |

|Mokymai | |

|Darbas su LJKS komitetais | |

| |Vadovų mokymo sistemos |

| |sukūrimas |

| |LJKS bendradarbiavimas su |

| |krikščioniškos orientacijos |

| |grupe EAY o-joje. |

LJKS ŽMOGIŠKIEJI RESURSAI

LJKS ORGANAI

|LJKS konferencija |

|LJKS prezidentas ir |

|viceprezidentas |

|LJKS taryba |

|LJKS generalinis sekretorius |

|LJKS skyriai |

|LJKS programų komitetas |

|LJKS revizijos komisija |

|LJKS etikos komisija |

Paaiškinimai:

1. LJKS valdymo organas, suarytas iš trijų tarybos išrintų delegatų.

LJKS konferncijų teisės: priimti, keisti ir papildyti įstatus;

išrinkti prezidentą ir generalinį sekretorių; nustatyti tarybos narių skaičių; išrinkti tarybą, mandatų ir etikos komisiją, revizijos komisiją;nutraukti LJKS veiklą;svarstyti bet kokius klausimus šiais įstatais priskirtų kitų LJKS struktūrų kompetencijai;

2. Prezidentas renkamas 2 metams ir atstovauja,veikia LJKS vardu arba suteikia įgaliojimus atstovauti organizaciją LR ir už jos ribų. Jis šaukia tarybos posedžius, vadovauja jiems, pasirašo ir skelbia sąjungos vardu pareiškimus ir tarybos priimtus dokumentus;

3. Tai yra vykdomasis organas, koordinuojantis LJKS organizacinę veiklą. Ją sudaro prezidentas, viceprezidentas, programų vadovai, skyrių atstovai. Taryba priima sprendimus strateginiais veiklos klausimais, išskyrus tuos, kurie priskirti konferencijos ir prezidento kompetencijai. Taryba; tvirtina įstatus, naujų narių pareiškimus,generalinio sekretoriaus teikimu LJKS programų komitetų pirmininkų kandidatūras, sekretorę, finansininką bei jų atlyginimus, skiria viceprezidentą, rengia konferencijas;

4. Sekretorius veikia LJKS vardu, atstovauja LR ir už jos ribų,pasirašo juridinius dokumentus, tvarko lėšas, teikia finansines ataskaitas, priima ir atleidžia etatinius darbuotojus;

5. Tai yra juridinis strukrūrinis vienetas, veikiantis pagal savo įstatus, neprieštaraujantis LJKS įstatams. Skyriai steigiami miestuose ir rajonuose pagal esamą LR administracinį, teritorinį susiskirstymą;

6. Komitetas yra struktūrinis vykdomasis vienetas, atliekantis programų vykdymui reikalingas organizacines, technines, konsultacines ir kitas funkcijas. Gali būti sydaryti konkrečioms

LJKS programoms;

7. Revizijos komisija prižiūri kaip yra vykdomi konferencijos nutarimai, tikrina financinę, ūkinę veiklą.

8. Komisija nagrinėja narystės klausimus, svarsto įstatų pažeidimo atvejus ir kitus ginčus;

Daug informacijos yra gaunama iš žmogiškųjų resursų. Iki šiol ji nebuvo laikoma tradicine informacija, tačiau ji yra labai svarbi, gerinant LJKS

veiklos rezultatus, klientų aptarnavimą, kuriant teigiamą LJKS įvaizdį.

[pic]

[pic]

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ VALDYMAS.

ORGANIZACIJOS INFORMACIJOS POREIKIAI IR JOS SRITYS

Informaciją galime skirstyti:

• Teisinė;

• Ekonominė;

• Socialinė;

• Juridinė;

• Visuomenės tyrimų:

1. prevencinė statistika;

2. jaunimo užimtumo statistika;

3. nevyriausybinių organizacijų statistika;

4. jaunimo problemų statistika;

• informacija apie vyriausybės skelbiamus projektus;

ir visa kita informacija leidžianti dirbti efektyviai ir siekti tikslų.

Svarbūs savivaldybės informacijos šaltiniai yra valstybės įstatymai, informacija apie šalyje vykstančius politinius, ekonominus, kultūrinius, švietimo ir sporto pasikeitimus.

[pic]

INFORMACIJOS SRAUTAI

Visus informacijos srautus galime suskirstyti į 3 rūšis: įeinančius, vidinius ir išeinančius. Vidiniai srautai priklauso nuo konkrečių darbuotojų funkcijų. Įeinantys ir išeinantys informacijos srautai reikalingi kitų vadybininkų ar to pačio lygio vadovų poreikiams, kurie visi yra susieti su šiais srautais grįžtamuoju ryšiu.

Visos valdymo funkcijos – planavimas, organizavimas, vadovavimas ir kontrolė remiasi nenutrūkstam informacijos srautu apie tai, kas vyksta organizacijoje ir už jos ribų. Tik gaudami laiku ir tikslią informaciją, vadovai gali stebėti, kaip artėja prie užsibrėžtų tikslų.

Taigi, pagrindinis informacijos koncentratorius ir paskirstytojas yra LJKS

generalins sekretorius. Tačiau informacijos apdorojime dalyvauja visi padaliniai. Informacija, kuri yra nukreipiama iš generalinio sekretoriaus į kitus padalinius, jau yra tvarkoma konkrečiuose skyriuose. Ta informacija yra suvedama į LJKS informacijos sistemą. Jeigu tai yra duomenys apie personalą, tai jie suvedami ir tvarkomi Personalo duomenų bazėje, duomenys apie klientus yra tvarkomi LJKS klientų informavimo duomenų bazėje. Visos duomenų bazės yra integruotos į bendrą informacijos sistemą. Pagrindiniai duomenys tiek apie klientus, tiek apie LJKS darbuotojus yra elektroninėje on-line sistemoje, o vėliau duomenys yra tvarkomi detaliau ir plačiau tam skirtose duomenų bazėse.

Informacijai saugoti yra naudojami LJKS archyvai. Informacija, užfiksuota dokumentuose yra saugoma tradiciniame archyve, tradiciniu būdu. Čia daugiausiai yra saugomi dokumentai, kurie buvo sukaupti dar neesant LJKS

informacijos sistemai. Informacija, užfiksuota elektroninėse laikmenose, saugoma kompiuteriniuose archyvuose. Praktiškai kiekviena LJKS duomenų bazė turi archyvinius failus, kuriuose informacija saugoma už tris ar už penkis metus, o reikalui esant, gali būti saugoma ir už ilgesnį laikotarpį. Šią informaciją galima išsitraukti bet kada ir palyginti su esamojo laiko informacija.

Vidiniai LJKS informacijos šaltiniai:

Žmonės( būdinga:

• Sunku lokalizuoti,

• Patys gamina informaciją, ją interpretuoja,

• Tam tikrų techninių priemonių pagalba gali atkurti informaciją, ją apdoroti

Bylos ( būdinga:

• Pirminės informacijos kaupimas,

• Archyvai,

• Teminių straipsnių bylos,

• Gaunamų / siunčiamų faksų, laiškų bylos

• Normatyvinių dokumentų rinkiniai

Kompiuterinės bylos ( būdinga:

• Elektroninių laiškų bylos,

• Vidinės duomenų bazės,

• Ekspertų duomenų bazės,

• Sektorinių duomenų apžvalgų duomenų bazės.

Vidiniai susitikimai ( būdinga:

• Posėdžiai,

• Dalykiniai pasitarimai,

• Pokalbiai, diskusijos,

• Neformalus informacijos pasikeitimas.

Išoriniai LJKS informacijos šaltiniai:

Informacinės firmos ( būdinga:

• Informacija telefonu,

• Informacija kita forma.

Konsultacinės firmos ( būdinga:

• Verslo informacijos centrai

• Agentūros bei asociacijos

• Pramonės bei prekybos rūmų asociacija,

• Kt. asociacijos.

Bibliotekos bei skaityklos( būdinga

• LR statistikos departamentas

• Kitos bibliotekos

Valstybės institucijos ( būdinga

• LR departamentai,

• Ministerijos,

• Savivaldybės,

• Mokslo institucijos.

Žiniasklaida ( būdinga

• Spauda,

• Radijas,

• Televizija,

• Teletekstas,

Internetas ( būdinga

• www tinklapiai

• kita

INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS

Žinių vadybos specialistai sako, kad visos organizacijos žinias sudaro 10%

informacinės technologijos, 20 % procesai organizacijoje ir net 70% žmonės, kultūrinės vertybės. Žinios yra susiję su žmonėmis, nes tai nėra vien informacija, kuri gali būti patalpinama informacinėse sistemose. Žinios virsta informacija, kai ją jas perduodame kitiems žmonėms. Informacija, žinios yra toks resursas, kuris didėja, jį naudojant. Šiuolaikinės organizacijos susiduria su tokiomis problemomis: Informacijos ir žinių sprogimas;

• Trumpas žinių gyvavimo ciklas

• Žinių, o kartu ir informacijos intensyvėjimas visuose vadybos procesuose

Yra kuriamos kompiuterinės sistemos, kuriomis naudotis gali ir ne kompiuterių specialistai. Tokios sistemos padeda planuoti ir priimti sprendimus. Diegiant šiuolaikinę kompiuterinę techninę ir programinę, tokia sprendimų rėmimo sistema naudojama vis plačiau ir leidžia ne tik vadovams, bet ir kitiems darbuotojams gauti laiku tinkamą informaciją.

Plačiai paplitus kompiuterių naudojimui, vadovai įgijo galimybę susikurti savo duomenų bazes ir kompiuteriais manipuliuoti informacija pagal savo poreikius. Taip nutiesiami tiesioginiai tiltai į informaciją, todėl nereikia laukti, kol atitinkamas už informaciją atsakingas skyrius pateiks reikalingą informaciją.

[pic]

INFORMACIJOS APDOROJIMO VADYBOS LYGMENYS

1.Organizacijos duomenų apyvartos lygmuo . Įeina:

• Informacijos šaltinis

• Skyrius/asmuo

• Spauda

• IT skyrius (IT yra tuo pat metu ir informacijos skyrius)

• Archyvas

• Teminiai straipsnių rinkiniai,

• Statistinių duomenų bazė.

• Telefoniniai skambučiai

• Sekretorės

• Telefoninių pranešimų registravimas ir perdavimas atitinkamam skyriui/

asmeniui

• Faksai / Gaunamų / siunčiamų faksų saugojimo byla

• Laiškai / Laiškų paskirstymas pagal adresatą /Elektroniniai laiškai

• Sekretorės, atskiri skyriai, asmenys

• Paskirstymas pagal turinį

• Oficialūs raštai

• Bylos, viešas paskelbimas

• Posėdžiai

• Visų skyrių atstovai

• Protokolai, nurodymai , įsakymai

• Rezultatai

Dispozicinis lygmuo

Dispoziciniame lygmenyje yra atrenkama tokia informacija, kuri gali būti naudinga tam tikram sprendimui priimti. Taigi iš šio lygio patenkanti informacija yra jau struktūrizuota.

Procesas Skyrius/ vadovas Rezultatas

• Naujos produkcijos kūrimas,

• Esamos produkcijos tobulinimas,

• Aprūpinimas specifine informacija gamybos skyrių Inovacijų skyrius

• Projektai,

• Pasiūlymai gamybai

• Informacinės sistemos kūrimas,

• IT diegimas,

• IT priežiūra,

• Duomenų bazių sudarymas bei priežiūra,

• Informacijos rinkimas bei apdorojimas,

• Anketų rengimas. IT skyrius

• Savalaikis aprūpinimas informacija kitų skyrių,

• Duomenų bazės ir bankai,

• Statistiniai duomenys/ statistika

• Atliekamų darbų kokybė.

• Pasiūlymai inovacijų skyriui,

• Pasiūlymai marketingo skyriui

Gamybos skyrius

• Reakcija į pasiūlymus.

• Pardavimo duomenų analizė,

• Rinkos tyrimų analizė,

• Sprendimų priėmimas dėl galimos gaminamos produkcijos

Marketingo / pardavimo skyrius

• Tobulesni pardavimo strateginiai duomenys

• Naujų produkcijos rūšių gamyba,

• Duomenų apie personalą analizė

Personalo skyrius

• Personalo darbo stilius bei kokybė

• Buhalteriniai duomenų analizė / Finansų skyrius

• Darbo užmokesčio teisingumas bei realumas

• Pranešimų rengimas

• Pirminės ataskaitos

• Analizės

• Pasiūlymai

Sprendimų lygmuo

Rutininiai sprendimai išvardinti dispoziciniame bei duomenų apyvartos lygmenyse, tačiau dar reikalinga speciali sprendimų priėmimo tvarka, pavyzdžiui: kilus gaisrui ar kitoms nelaimėms, organizuojant svarbius renginius, priėmimus, ar kt. sprendimus.

Visais šiais ir panašiais atvejais turi būti iš anksto numatyta veiksmų ir sprendimų seka, padedanti įveikti sunkumus:

• Iš anksto sukauptų (informacinių) resursų panaudojimas,

• Nuolatinio aplinkos stebėjimo duomenų panaudojimas,

• Žmogiškųjų resursų panaudojimas.

Prevencija:

• Naudingų informacinių resursų kaupimas,

• Nuolatinis aplinkos stebėjimas,

• Išankstinis veiksmų planų sudarymas tam tikroms situacijoms,

• Kvalifikuotas personalo ruošimas įvairioms sąlygoms

Valdymo lygmuo

Šiam lygmeniui galime priskirti:

• Generalinis direktorius

• Skyrių vadovai,

• Padalinių vadovai

Organizacijos informacinė sistema turi aprūpinti informacija trijų atsakomybės lygių vadovus: operatyvinės kontrolės, valdymo kontrolės ir strateginio planavimo. Kuriant informacinę sistemą, visada reikia atsižvelgti į įvairių valdymo lygių informacijos poreikius.

Informacija, skirta operatyvinei kontrolei, turi būti labai patikima ir detali. Vidurinio lygio vadovams rūpi ne tik dabartis, bet ir ateitis. Jie turi žinoti apie įvykius, kurie gali turėti įtakos jų padaliniams – tiekimo problemos, pokyčiai rinkoje ir t.t. Informacija, skirta viduriniojo lygio vadovams, susideda iš suvestinių (apibendrintų organizacijos vidaus ir kitų šaltinių duomenų).

Aukščiausiojo lygio vadovams informacija reikalinga strateginiam planavimui ir valdymo kontrolei. Strateginiam planavimui reikalinga informacija iš išorinių šaltinių – apie ekonomines sąlygas, technologijų naujoves, konkurentų veiksmus. Šią informaciją sunkiau surinkti ir apibendrinti, nes ji yra labai plati ir įvairi.

Valdymo kontrolės funkcijai atlikti aukščiausio lygio vadovai informaciją turi gauti ir iš vidaus, ir iš išorės šaltinių.

Strateginis lygmuo

Procesai yra sunkiai formalizuojami, todėl sunkiai gali būti taikoma techninė programinė įranga, o rezultate yra suformuojamos ateities veiklos kryptys ir galimi veiklos planai.

Lentelė: Strateginis lygmuo

Procesas Skyrius/ asmuo Rezultatas

• Analitinis darbas,

• Sprendimų priėmimas,

• Strategijos formavimas, palaikymas Marketingo / pardavimo skyrius

• Sprendimai

• Strategija

• Ilgalaikiai uždaviniai

• Vizija

Yra du unikalūs ir galingi mechanizmai, padedantys vadovams gerinti vidinį organizacijos veiklos efektyvumą ir sugebėjimą atlaikyti konkurencinį sprendimą – tai yra organizacijos darbuotojai ir klientai.

Vis daugiau šiuolaikinių organizacijų įgyvendina žinių vadybos strategijas, kaip lemiamą veiksnį visai organizacijos strategijai. Tačiau žinių vadybos strategija tik tuomet bus efektyvi, jei bus atsižvelgiama į tokius reikalavimus:

• Dedant pamatus ateities reorganizacijai, decentralizacijai ar kitokiems reikalavimams, siekiant padaryti organizaciją kuo lankstesnę ateities pokyčiams;

• Gerinant sugebėjimus reaguoti į rinkos reikalavimus, kovoti su stiprėjančia konkurencija, atsiliepti į naujus poreikius;

• Vedant organizaciją į ateitį, kuomet organizacija bus mažiau priklausoma nuo išorinių verslo sąlygų;

• Mažinant nenaudingus procesus ir procedūras ir gerinant neefektyvų informacijos panaudojimą

• Didinant darbuotojų motyvaciją skleisti ir dalintis informacija;

• Investuojant į informacines technologijas.

Strateginiuose verslo procesuose turi būti kartu naudojami žmogiškieji ištekliai, informacinės technologijos ir pati informacija.

Planavimo lygmuo

Įgyvendinant naujas strategijas, keliami klausimai apie darbo procesus ir procedūras, ieškomi nauji būdai, kaip efektyviai atlikti užduotis.

Strategiją sudaro išsamus kompleksinis veiksmų planas, padedantis įgyvendinti organizacijų naujovių realizavimo ir pokyčių valdymo misiją.

Planavimas padeda išskirti organizacijos veiklos prioritetus, sukoncentruoti pastangas, formuluojant svarbiausius tikslus ir ketinimus.

Tam reikia suvokti savo organizacijos intelektualinį kapitalą, nustatyti ir keistis tiek vidine, tiek išorine informacija. Vadovas turi matyti, koks darbuotojas tinkamas kokiai funkcijai atlikti. Planavimas prasideda nuo analizės fazės. Čia labai svarbi informacijos rinkimo problema. Kadangi planai yra orientuoti į ateitį, todėl turima informacinė bazė turi būti koreguojama, išaiškinama, ar dabar susiklosčiusios tendencijos išliks ir ateityje. Planavimai gali būti ilgalaikiai – strateginiai, vidutiniai ir trumpalaikiai – operatyviniai. Visiems jiems reikalinga skirtinga informacija.

Kontrolės lygmuo

Bet kurio proceso valdymo sėkmė priklauso ir nuo laiku atliktos kontrolės.

Informacija atlieka labai svarbų vaidmenį, siekiant padaryti kontrolę efektingą. Efektingas planavimas, sprendimų priėmimas ir kontrolė – viskas priklauso nuo efektingo informacijos valdymo, naudojantis valdymo informacinėmis sistemomis.

Kadangi pasikeitimai vyksta dideliu greičiu verslo ir finansų rinkose, reikia pastovios naujos informacijos šiems pokyčiams įvertinti, modifikuoti organizacijos elgseną ir ją kontroliuoti. Kiekvienas vadovas turi siekti, kad remiantis minimaliais duomenimis, gautų maksimalų valdymui naudingą informacijos kiekį.

Kitas svarbus organizacijos valdymo etapas yra inovacijų kūrimas. Inovacija

– tai procesas, kuriame naujos žinios ir technologijos iš mokslinės, techninės, socialinės, kultūrinės ar kitų sferų transformuojasi į konkurencingą ir rinkai reikalingą produktą ar paslaugą. Tam reikalinga informacija daugiausiai ateina iš išorinių šaltinių.

Dar vienas vadybos aspektas – lyderystė. Tai yra mokėjimas padaryti įtaką žmonėms, komandoms, kad visi darbuotojai savo valia siektų bendrų organizacijos tikslų. Siekdamas šių tikslų, lyderis turi valdyti informacijos srautus, orientuotus į organizacijos aplinką; sujungti organizacijos uždavinius su jos aplinkos įvykiais; iš anksto numatyti ir atmesti nepagrįstus kaltinimus; stengtis nuspėti strategines tendencijas;

ir kaupiant informaciją galvoti apie organizaciją.

INFORMACINĖS SISTEMOS ORGANIZAVIMAS

Pasaulis sparčiai keičiasi. Vyksta permainos rinkose, darbo vietų, namų ūkio, laisvalaikio aplinkoje. Didėja bendradarbiavimo konkuruojant atvirosios rinkos ekonomikos aplinkoje svarba. Ypatingą reikšmę įgyja informacija, žinios, kompetencija, verslininkų bei valdžios sugebėjimas naudotis informacinių technologijų teikiamomis galimybėmis. Tokia veikla remiasi skaitmeninėmis technologijomis grindžiamais darbo įrankiais ir metodais.

Informacinių technologijų priemonės daro esminę įtaką permainoms, nes jos yra veiklos katalizatoriai ir tarpregioninio bendradarbiavimo padėjėjai, o taip pat gyvenimo kokybės bei socialinės gerovės kūrimo įrankiai.

Informacinių technologijų plėtra ne tik pagyvina verslą, atveria naujas konkuravimo galimybes, ji turi vis didesnę svarbą šalies ekonomikos vystymui.

Informacinės technologijos – tai valdymo uždavinių sprendimui sistemiškai organizuota visuma metodų ir priemonių skirtų realizuoti informacijos rinkimo, registracijos, perdavimo, kaupimo, paieškos, apdorojimo ir apsaugos operacijas, remiantis išvystyta programinę įranga, skaičiavimo technikos ir ryšių priemonėmis, o taip pat ir būdais, kurių pagalba informacija pateikiama vartotojams.

Vis auganti paklausa informacijai ir informacinėms paslaugoms rinkos sąlygomis, įtakojo tai, kad šiuolaikinė informacijos apdorojimo technologija orientuota naudoti platų spektrą techninių priemonių, pirmiausia elektronines skaičiavimo mašinas ir komunikacijos priemones. Jų pagrindu sukuriamos įvairiausių konfigūracijų skaičiavimo sistemos ir tinklai, esant tikslui ne tik rinkti, saugoti ir apdoroti informaciją, bet ir maksimaliai priartinti terminalinius įrenginius prie specialisto darbo vietos arba vadovo priimančio sprendimus.

Informacinė sistema – tai visuma informacijos, matematinių-ekonominių metodų ir modulių, techninių, programinių, technologinių priemonių ir specialistų, kurie skirti informacijai apdoroti ir valdymo sprendimams priimti.

Informacinių sistemų sukūrimas padidina ekonominio objekto gamybos efektyvumą ir užtikrina valdymo kokybę. Didžiausias informacinių sistemų efektyvumas pasiekiamas optimizuojant įmonių veiklos planus, greitai paruošiant operatyvinius sprendimus, tiksliai panaudojus materialinius ir finansinius išteklius ir t.t.

Nemažai dėmesio skiriama žmonių ir informacinių technologijų santykio žmogiškajai pusei verslo sprendimų priėmimo procese. Informacinių technologijų teikiamos priemonės sprendimams pagrįsti skatina sprendimų kokybę. Organizacijų vadovai mielai naudoja paprastas, tačiau efektyvias priemones, leidžiančias priimti geriau informuotus sprendimus. IT taip pat gali pasitarnauti vadovams mokantis, tobulinantis ir keičiantis žiniomis.

IŠVADOS

Šiuolaikinės organizacijos vis labiau supranta, kaip svarbu „žinoti, tai ką jie žino“ ir sugebėti maksimaliai išnaudoti tas žinias. Tokios žinios yra pačios įvairiausios formos ir gali būti randamos visur: duomeų bazėse, archyvuose ar tiesiog žmonių galvose. Dažnai informacija persipina, skirtingi skyriai disponuoja panašia informacija. Dauguma tradicinių organizacijų skiria didžiausią dėmesį firmos apčiuopiamam materialiam turtui ir palieka žinias nevaldomas.

Žinių turtas yra žinios apie rinkas, produktus, technologijas ir organizacijas, viską, ką organizacija valdo ir nori valdyti, ir kas neša organizacijai finansinę sėkmę, moralinį pasitenkinimą ir t.t. Vis didėjantis žinių poreikis lemia tokius pokyčius:

– organizacijos telkia dėmesį į vartotojų vertės kūrimą. Darbuotojų, kaip valdymo aparato, funkcijos mažėja.

– norint įgyti žinias, reikia daug laiko ir patirties. Darbuotojai tam laiko neturi.

– Dažna darbuotojų kaita ir su tuo susijęs informacijos, žinių praradimas.

Todėl reikia planuoti savo veiklą, išmokti valdyti turimą informaciją.

Individualios žinios turi būti apibrėžtos jų naudingumu visos organizacijos tikslams, turi būti tiesiami komunikacijos keliai tarp atskirų darbuotojų, komandų, tyrėjų, technologų ir vadovų. Taip pat reikia atpažinti savo žinių trūūkumus ir stengtis juos užpildyti.

Informacijos naudingumas vertinamas pagal tai, ar laiku ji pateikiama, ar yra kokybiška, kokia jos apimtis ir ar tinkama valdymo sprendimams priimti.

Skirtingų lygių vadovams reikalinga skirtinga informacija – aukščiausiojo lygio vadovai semiasi informaciją š išorinių šaltinių, žemiausiojo lygio vadovams labiausiai reikalinga operatyvinė viidinė informacija.

Kompiuteriai yra viena efektyviausių gausios informacijos rinkimo, saugojimo, tvarkymo ir platinimo priemonių. Tačiau kartais, diegiant informacines kompiuterines sistemas, žmonės gali tam priešintis, nes yra suardomos skyrių sienos, nusistovėjusi tvarka. Kiekvieno darbuotojų kompiuterinis raštingumas neša organizacijai naudą ne tik finansine prasme, bet ir teikia pasitenkinimą darbu kiekvienam darbuotojui, nes sugebėjimas pačiam išspręsti problemas kelia pasitikėjimą savimi ir dar didesnį norą dirbti bendram labui.

LITERATŪROS SĄRAŠAS

1.Brazaitis Z., Brazaitienė T. Verslo vadybos informacinės sistemos:

vadovėlis.- Vilnius, 1998. P. 167 – 170

2.Key Issues In Knowledge Management by Ph.D. Joseph M. Firestone,

Knowledge and innovation: journal of the KMCI

http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002, gruodis)

3.Knowledge management: home page.-

http://www.aiai.ed.ac.uk/~alm/kamlnks.html (2002, lapkritis)

4. Knowledge value chain by Ching Chyi Lee and Jie Yang: home page.-

http://www.emerakl-library.com (2002, gruodis)

5. Managing the Intangible – Knowledge by Jason Schloetzer:

http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002, gruodis)

6. Miežinienė A., Verhoeven J. Informacijos paieška duomenų bazėse:

[Studijų medžiaga].- Vilnius: Žara, 1998.- 82 p.

7.Projektas “Informacinės visuomenės kūrimo Lietuvoje programa”.-

http://www.iid.lt/iv/3versija.htm. (2002, gruodis).

8.Sakalas A. Pramonės įmonių vadyba: vadovėlis. – Kaunas: KTU, 2001. P.

476-477

9.Skyrius R., Winer Ch. Small and medium business managers attitudes to information technology aids in decision making / Informacijos mokslai,

2001, T. 2, Nr.5, P.61-69

10.Stoner, J. Informacines sistemos / Vadyba. – 2-asis papild. leid. –

Kaunas: UAB Poligrafika ir informatika, 2000. P. 601-617

11.Tacit to explicit knowledge conversion: knowledge exchange protocols by

Richard T. Herschel, Hamid Nemati and David Steiger:

http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002, guodis)

Turinys

ĮVADAS 2

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ SVARBA 3

PROJEKTO TIKSLAI 4

PROJEKTO UŽDAVINIAI 4

ORGANIZACIJOS CHARAKTERISTIKA 4

LJKS MISIJA 5

LJKS VIZIJA 5

LJKS TIKSLAI 5

LJKS SIEKIAMAS ĮVAIZDIS 5

LJKS PROFILIS 5

LJKS RYŠIAI 6

LJKS TIEKĖJAI 6

LJKS KONKURENTAI 6

LJKS STRUKTŪRINĖ PLĖTRA 7

LJKS ŽMOGIŠKIEJI RESURSAI 8

LJKS ORGANAI 8

INFORMACIJOS IŠTEKLIŲ VALDYMAS. 11

ORGANIZACIJOS INFORMACIJOS POREIKIAI IR JOS SRITYS 11

INFORMACIJOS SRAUTAI 13

INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS 14

INFORMACIJOS APDOROJIMO VADYBOS LYGMENYS 16

INFORMACINĖS SISTEMOS ORGANIZAVIMAS 21

IŠVADOS 23

LITERATŪROS SĄRAŠAS 25

Informacijos paskirstymas

Informacijos naudojimas

Informacijos poreikiai

YMCA

YMCA

YMCA

YMCA

YMCA

Informacijos organizavimas ir saugojimas

LIETUVOS JAUNŲJŲ KRIKŠČIONIŲ SĄJUNGOS STRUKTŪRA

(Structure of YWCA-YMCA LITHUANIA)

VICEPREZIDENTĖ

PREZIDENTĖ

FINANSININKAS

YWCA

PROGRAMŲ KOMITETAI

YWCA

Generalinis Sekretorius

REVIZIJOS KOMISIJA

FINANSININKAS

SEKRETORĖ

YWCA

TARYBA

Koalicija

PROGRAMŲ KOMITETAI

Nariai

LOKALINĖS GRUPĖS/SKYRIAI

ETIKOS KOMISIJA

YMCA

Generalinis Sekretorius

YMCA

TARYBA

SEKRETORĖ

VICEPREZIDENTĖ

PREZIDENTAS

LJKS

konferencija

Informacijos įgyjimas

LJKS stuktūrinė plėtra

LJKS

bendradarbiavimas su krikščioniškos orientacijos grupe

EAY-joje

Darbas su

LJKS komitetais

Vadovų mokymo sistemos sukūrimas

Mokymai

LJKS skyrių reglamentuota struktūros plėtra

LJKS skyrių reguliarūs susitikimai

Deleguotų vadovų dalyvavimas tarptautiniuose renginiuose bei mokymuose

Nacionaliniai mokymai tarybos nariams

Skyrių darbo koordinavimas

Etatinių darbuotojų ir savanorių darbas

Nacionalinio biuro veiklos organizavimas

Tikslai

INFORMACIJA

TELEKOMUNIKACIJOS

INFORMACINĖS TECHNOLOGIJOS

SĄLYGOS INFORMACINEI SISTEMAI KURTI