Imones informacine sistema

TURINYS

1. ĮVADAS.............................. 4
2. ĮMONĖS CHARAKTERISTIKA...................... 6
2.1. Įmonės veiklos charakteristika................... 6
2.2. Prekių ir paslaugų nomenklatūra.................. 6
2.3. Vartotojai........................... 7
2.4. Konkurentai.......................... 7
2.5. Prekių kainos........................... 7
2.6. Įmonės veiklos finansinė analizė................... 7
3. ĮMONĖS STRUKTŪRA......................... 9
3.1. Formavimo cechas......................... 10
3.2. Armatūrinis cechas......................... 11
3.3. Betono mišinio paruošimo cechas................... 11
3.4. Pagalbiniai gamybiniai cechai.................... 11
3.5. Kiti padaliniai.......................... 11
4. ĮMONĖS INFORMACINĖ SISTEMA................... 12
4.1. Darbuotojų informaciniai poreikiai.................. 12
4.2. Įmonėje saugomi dokumentai.................... 13
5. INFORMACINIO APRŪPINIMO ORGANIZAVIMAS ĮMONĖJE......... 14
5.1. Teisinės informacijos šaltiniai................... 14
5.2. Techninės informacijos šaltiniai.................... 15
5.3. Kiti šaltiniai.......................... 15
5.4. Įmonės informacinio aprūpinimo schema............... 16
6. IŠVADOS IR PASIŪLYMAI....................... 18
LITERATŪRA............................. 22
PRIEDAI.............................. 23
1 priedas. Įmonės organizacinė valdymo struktūra............. 24
2 priedas. Įmonės darbuotojų funkcijos ir informaciniai poreikiai........ 25
3 priedas. Esamo įmonės informacinio aprūpinimo schema......... 33
4 priedas. Informacinis aprūpinimas teisine informacija............ 34
5 priedas. Informacinis aprūpinimas technine informacija.......... 35
6 priedas. Informacinis aprūpinimas bendro pobūdžio informacija...... 36
7 priedas. Įmonės informacinio aprūpinimo modelis............ 37
8 priedas. Dokumentų saugojimo rodyklė................ 381. ĮVADAS
Kiekvieną dieną savo veikloje mes privalome prriimti sprendimus. Šių sprendimų teisingumas tiesiogiai priklauso nuo to, kiek ir kokios informacijos mes turime.
Pati savaime informacija nėra vertinga. Milžiniški jos kiekiai laisvai platinami visuomenės informavimo priemonių dėka, taèiau kaip dažnai dėl klaidingos, nepilnos ar pasenusios informacijos mes prarandame savo lėšas ir laiką. Ir tam, kad priimtumėme teisingus sprendimus, mums reikalingi pagalbininkai – tie, kas surinktų ir pateiktų mums reikalingą sistematizuotą ir savalaikę informaciją. Šiam tikslui gali būti skiriama konkreti pareigybė, žmonės ar visas įmonės skyrius; taip pat gali būti suukurta visa sistema, nustatanti, kaip visa tai atlikti.
Darbas buvo atliekamas tokiais etapais:

1) darbo tikslų ir uždavinių nustatymas;

2) įmonės pagrindinės veiklos tyrimas;

3) įmonės informacinės sistemos tyrimas;

4) pasiūlymai ir išvados.
Darbo tikslų ir uždavinių nustatymas. Šio darbo tikslas- išnagrinėti UAB “Garliavos gelžbetonis” naudojamą informacinę sistemą, patirtį, ga

alimybes bei perspektyvas šioje veiklos srityje. Minėtas tikslas nustato konkrečius uždavinius- susipažinti su įmonės informacine veikla, esama būkle bei nustatyti vystymosi kryptis.
Įmonės pagrindinės veiklos ir informacinės sistemos tyrimas. Pagrindinė įmonės veikla- statybinių medžiagų gamyba. Kadangi įmonės veikla buvo tiriama 1998 m. balandžio mėn., pateikti gamybos rodikliai kaip tik ir atspindi tą įmonės gyvavimo etapą. Informacija apie įmonę buvo surinkta naudojant apklausos metodus, t.y. pateikiami tik įmonės darbuotojų minėti faktai. Žinoma, modeliuojant perspektyvinį įmonės informacinės sistemos vaizdą, darbuotojų pateikta informacija buvo mažai naudojama. Tam buvo panaudoti tik kai kurie įmonės vadovaujančių asmenų samprotavimai.
Surinkti duomenys pirmiausia buvo analizuojami pareigybiniais aspektais. Tai pirmiausia liečia informacinės sistemos tyrimą. Pateikiant pasiūlymus ir išvadas didelę reikšmę turėjo turimų rezultatų apibendrinimas (sintezė).
Tiek tiriant įmonė pagrindinių bei pagalbinių padalinių veeiklą, tiek analizuojant įmonėje funkcionuojančią sistemą, buvo peržiūrėti pagrindiniai įmonės veiklos dokumentai (ataskaitos, balansas etc.) bei kiti įmonės veikloje naudojami dokumentai, tačiau ne visi. Dauguma jų pateikti 2 priede. Peržiūrėti visų įmonės dokumentų nebuvo leista peržiūrėti dėl suprantamų priežasčių. Tai pirmiausia liečia pirminius įmonė vidaus dokumentus. Tie šaltiniai, kurie įmonę pasiekia iš išorės- spaudos, vyriausybės, seimo ir kt.- buvo pateikiami daugmaž laisvai. Rašant šį darbą (daugiausia- pateikiant išvadas ir pasiūlymus) taip pat buvo naudojama Interneto, Lietuvos Technikos Bibliotekos, aukštųjų mokyklų bibliotekų, PPA Rū
ūmų ir kita informacija.2. ĮMONĖS CHARAKTERISTIKA
AB “Garliavos gelžbetonis” įsikūrusi Garliavoje, Kauno rajone. Įmonė įkurta 1993 m., privatizavus ir reorganizavus vieną iš buvusių “Vilniaus gelžbetoninių konstrukcijų gamyklos” Kauno cechų.2.1. Įmonės veiklos charakteristika
Įmonės veiklos sfera plati. Įmonės įstatuose teigiama, kad įmonės veiklą sudaro a) statybinio betono gamyba, b) statybinių gipso dirbinių gamyba, c) kalkių gamyba, d) gatavo betono gamyba, e) statybinių skiedinių gamyba, f) kitų betono, gipso ir cemento dirbinių gamyba, g) bendroji pastatų statyba ir civiliniai inžineriniai statybos darbai, j) krovinių gabenimas keliais ir kt.
Toliau bus nagrinėjama tik įmonės veikla, susijusi su statybinių medžiagų gamyba Įmonė gamina prekinį betoną, kalkinį ir cementinį skiedinius, šulinio žiedus ir dangčius, sąramas, tvirtinimo plokštes pamatų ir rūsio sienų blokus, bordiūrus, plyteles, sodų ir ganyklų stulpelius, sargšulus, riboženklius ir kt. įvairius gelžbetonio gaminius, bei užsiima jų didmenine ir mažmenine prekyba.2.2.Prekių ir paslaugų nomenklatūra
Įmonė gamina daugiau nei 120 pavadinimų gaminių. Tai įvairių formų cemento, gelžbetonio statybinė produkcija (pradedant kiemo plytelėmis ir baigiant tiltų plokštėmis) bei įvairių markių prekinis betonas.
Pagrindinė įmonės teikiama paslaugų forma- įmonės produkcijos pristatymas užsakovui (pagal pageidavimą). Įmonė tai pat priima užsakymus pervežimams, nesusijusiems su gamykla, t.y. nuomoja savo transporto priemones (pvz., įmonės transportas naudojamas kelio “Via Baltica” statyboje).
Šiuo metu įmonėje panaudojama apie 10-15% gamybos pajėgumų: jei an
nksčiau dvi pamainos per mėnesį pagamindavo apie 2000 m3 betono, tai šiuo metu pagaminama 150-200 m3. 1997 m. pagal užsakymus pagaminta 948 m3 gelžbetoninių gaminių bei 333 m3 prekinio betono, 1998 m. (planuojama) – 900 m3 gelžbetoninių gaminių bei 350 m3 prekinio betono. Taigi, nors gamyba smuko tik 2.26 %, įmonės pajamos sumažėjo 5.08 %. Ši pasikeitimą sąlygojo teikiamų paslaugų apimties sumažėjimas (42,66%).2.3. Vartotojai
Pagrindiniai įmonės vartotojai- įvairios privačios ar valstybinės statybinės bendrovės, vykdančios statybos, melioracijos, kelių tiesimo darbus. Įmonės klientai taip pat yra privatūs asmenys, nes čia užsiimama ir mažmenine statybinių medžiagų prekyba.
Įmonės klientų geografija plati. Praktiškai įmonė aptarnauja klientus iš visos Lietuvos (Šilutės, Šalčininkų, Alytaus, Jonavos ir kt. miestų)2.4. Konkurentai
Esant tokiam plačiam užsakovų ratui, sunku apibūdinti pagrindinius įmonės konkurentus. Pagrindiniai įmonės konkurentai yra analogiškos statybinių medžiagų gamyklos: AB “Panevėžio statybos trestas”, AB “Kalcitas” (Naujoji Akmenė), AB “Kauno gelžbetonis”, AB “Aleksoto gelžbetonis” ir kitos.2.5. Prekių kainos
Įmonės vykdomą kainų politiką galima apibrėžti kaip konkurencinę, t.y. įmonė nustato savo gaminiams rinkos kainas. Kai kurių pavadinimų gaminius (pvz., įvairius tiltų elementus, tam tikras plokštes) visoje Lietuvoje gamina tik ši įmonė, todėl tiems gaminiams nustatytos santykinai aukštesnės (monopolinės) kainos. Pagal gaminiams sunaudojamų medžiagų savikainą, monopoliniai gaminiai brangesni 10-15%.

Kai kurių gaminių kainos (su PVM): kiemo plytelės (400x500x50)- 5 Lt, Bordiūrai- 6 Lt, poliai (priklausomai nuo ilgio) 374-1790 Lt, perdengimo plokštės 1473-3292 Lt, Pe
ereinamosios plokštės 380-466 Lt, žuvininkystės tvenkinių elementai 711-826 Lt.

Kainai èia skiriamas ypatingas dėmesys, stengiamasi jos nekeisti. Netgi pabrangus kai kuriems gaminių komponentams ar gamybos priemonėms (pvz., cementas nuo 1997 m. pavasario pabrango 28%), įmonė kol kas neketina didinti produkcijos kainų.2.6. Įmonės veiklos finansinė analizė
1 lentelėje palyginamos 1997 ir 1998 m. (planuojamos) pardavimų pajamos bei struktūra.
1 lentelė
Palyginamoji 1997 ir 1998 m. pardavimų analizė
Pardavimų rūšis 1997 m. 1998 m.

Suma, Lt % Suma, Lt %
Didmeninė prekyba 944579 83.0 933328 86.4
Mažmeninė prekyba 76663 6.7 79938 7.4
Paslaugos 116805 10.3 66975 6.2
Suma 1138047 100.0 1080241 100.0

Analizuojant įmonės finansinę veiklą, atliekamos absoliutinių ir santykinių finansinių rodiklių analizės. Pirminė (absoliutinė) analizė apima įmonės finansinių rodiklių horizontalią ir vertikalią analizes. Santykinių finansinių rodiklių analizės pagrindas- įvairių finansinės atskatomybės elementų santykiai.
Pagrindiniai 1997 m. rezultatai: Pardavimų pajamos- 1138047 Lt, Išlaidos- 1130327 Lt, Bendras pelnas- 7720 Lt, Grynasis pelnas- 5481 Lt. Įmonės kapitalas suformuotas išleidžiant 24790 vnt paprastųjų vardinių akcijų. Akcijos nominali vertė- 42 Lt, Kapitalo rezervas- 4129 Lt.
Finansiniai rodikliai bei jų dinamika pateikti 2 lentelėje.
2 lentelė
Įmonės finansiniai rodikliai

Rodiklio reikšmė
Rodiklių grupė Rodiklis Skaičiavimas 1997 metai 1996 metai
1 2 3 4 5
Pelningumo ro-dikliai Bendrasis pelnin-gumas Bendras pelnas*100%/ bendros pajamos 0.20 % 0.68 %
Pelningumo ro-dikliai Turto pelningumas Grynasis pelnas*100%/ Visas turtas 0.15 % 0.48 %
Įmonės finansinio statuso rodikliai Einamojo likvidumo rodiklis Trumpalaikis turtas/ Trum-palaikiai įsipareigojimai 2.78 1.38

Kritinio likvidumo rodiklis (Trumpalaikis turtas- atsargos)/ Trumpalaikiai įsipareigojimai 2.16 0.36

Grynojo apyvartinio kapitalo rodiklis Trumpalaikis turtas- trumpa-laikiais įsipareigojimai 52297 Lt 33433 Lt
Finansinio val-dymo rodikliai Atsargų apyvartumo koeficientas Pardavimų pajamos/ vidutinės atsargos 20.14

Vidutinė atsargų apyvartumo trukmė Vidutinės atsargos*365d./ par-davimų pajamos 18.12 d.
Akcinio kapitalo naudojimo efek-tyvumo rodikliai akcinio kapitalo pelningumas Grynasis pelnas*100%/ akcinis kapitalas 0.15 % 0.53%
Norint išsamiai apibūdinti įmonės finansinę padėtį, finansiniai rodikliai yra lyginami su analogiškais kitų šios pramonės šakos įmonių rodikliais, kurie yra apskaičiuoti, naudojantis 3 lentelės duomenimis.
3 lentelė
Stambiausių statybos ir statybinių medžiagų pramonės įmonių rodikliai už 1997 m.
(tūkst. Lt)
Įmonė Akcinis kapitalas Pardavimai ir paslaugos Bendrasis pelnas Grynasis pelnas Turtas
AB “Akmenės cementas” 46.164,5 109.704,5 21.981,5 3.402,1 85.574,9
AB “Kausta” 10.000,0 57.726,4 10.475,0 147,2 113.569,7
AB “Ekinsta” 1.718,6 51.919,7 12.967,9 5.343,1 66.875,9
4 lentelėje apskaičiuoti aukščiau pateiktų įmonių kai kurie finansiniai rodikliai.
4 lentelė
Stabiausių statybos ir statybinių medžiagų pramonės
įmonių finansiniai rodikliai 1997 m.
Įmonė Bendrasis pelningumas, % Grynojo pelno marža, % Akcinio kapitalo pelningumas, %
AB “Akmenės cenemtas” 20.03 3.10 7.37
AB “Kausta” 18.15 0.25 1.47
AB “Ekinsta” 24.98 10.29 310.88

Kaip matyti, palyginus su stambiausiomis kompanijomis, UAB “Garliavos gelžbetonis” dirba ne itin pelningai (akcinio kapitalo pelningumas tik 0.15 %), tačiau ir tas pelnas naudojamas senoms skoloms dengti (ne mažiau 30% grynojo pelno turi būti skiriama dividendams). 4 lentelėje apskaičiuoti kelių pelningiausiai dirbančių Lietuvos statybos pramonės įmonių rodikliai leidžia palyginti AB “Garliavos gelžbetonis” padėtį su stambiomis įmonėmis.3. ĮMONĖS STRUKTŪRA
Pereinant nuo planinės prie rinkos ekonomikos, įmonės organizacinėje struktūroje buvo padaryti nemaži pakeitimai – panaikinti, sujungti ar perorganizuoti keli pagalbiniai gamybiniai cachai. Pakeitimus sąlygojo sumažėjusi gamybos apimtis bei su tuo susijęs darbininkų ir tarnautojų skaičiaus sumažėjimas (nuo 120 iki 38).

Pagrindinei įmonės veiklai nepakitus, gamybiniai padaliniai išliko. Dabartinę įmonės organizacinę struktūrą vaizduoja 1 paveikslas.

1 pav. Įmonės organizacinė struktūra
Kaip matyti 1 paveiksle įmonę sudaro aštuoni elementai: administracija, trys pagrindiniai gamybiniai padaliniai (formavimo, armatūrinis bei betono mišinio paruošimo cechai), du pagalbiniai gamybiniai cechai (remonto ir transporto), laboratorija bei sandėlis. Visų aukščiau minėtų padalinių ir cechų pavaldumas pateikiamas 1 priede “Įmonės valdymo struktūra“. Žemiau pateikti atskirų padalinių aprašymai išsamiau paaiškina 1 priede vaizduojamus pavaldumo ryšius.
Pagrindiniai įmonės padaliniai yra šie: formavimo cechas, armatūrinis cechas, betono mišinio paruošimo cechas.3.1. Formavimo cechas
Cechas įrengtas greta betono mišino paruošimo cecho. Jo paskirtis- užpildyti gelžbetoninių gaminių formas betonu. Èia dirba 6 darbininkai ir formavimo cecho vyr. meistras.3.2. Armatūrinis cechas
Šio cecho funkcijos- armuojanèiųjų formų (plieno armatūros) gelžbetoninėms konstrukcijoms ruošimas (vielinės armatūros tiesinimas ir karpymas; strypynės armatūros karpymas; strypinės armatūros sudūrimas), gamyba (armatūros lankstymas; plokšèių strypynų suvirinimas; tinklų suvirinimas; erdvinių strypų gamyba; paketų pluoštų, vijų ruošimas), armavimas (įkomponavimas į gaminių formas, tempimas) bei kontrolė. Šiame ceche dirba 5 darbininkai ir vyr. meistras.3.3. Betono mišinio paruošimo cechas
Èia atliekami betono mišinio komponentų dozavimo, maišymo bei mišinio tiekimo į formavimo cechą darbai. Cechas turi bunkerių, dozavimo, maišymo ir mišinių išdavimo skyrius. Technologiniai įrengimai išdėstyti pagal vertikalią schemą. Èia darbuojasi 3 darbininkai bei cecho vyr. meistras.3.4. Pagalbiniai gamybiniai cechai
Kaip matyti 1 paveiksle, įmonėje yra ir pagalbiniai cechai: remonto mechaninis cechas ir transporto skyrius.
Remonto mechaninio cecho paskirtis- organizuoti gamybinių, transporto ir kitų įrengimų priežiūrą, remontą bei techninį aptarnavimą. Panaikinus energetikos skyrių, šis skyrius atsakingas ir už nenutrūkstamą elektros ir kt. energijos tiekimą. Jame dirba 5 darbuotojai, vadovaujami vyr. mechaniko.
Pagrindinė transporto skyriaus funkcija- žaliavų (skaldos, smėlio, kalkių, mineralinių priedų ir pan.), pagrindinių ir pagalbinių medžiagų, detalių, gatavos produkcijos ir kitų krovinių gabenimas. Šiame ceche dirba 5 darbuotojai, jiems vadovauja Transporto skyriaus viršininkas.3.5. Kiti padaliniai
Kitiems padaliniams yra priskirtini sandėlis, administracija bei laboratorija.

Sandėlio paskirtis- organizuoti žaliavų, detalių ir produkcijos saugojimą bei apskaitą. Jam vadovauja sandėlio vedėjas.
Pagrindinės administracijos veiklos kryptys- gamybinės, komercinės bei marketingo veiklos planavimas ir organizavimas, įmonės finansų valdymas ir apskaita, darbo apmokėjimo organizavimas, darbas su personalu. Administracijos padaliniui priskiriami: įmonė direktorius, sekretorė, personalo skyriaus viršininkas, vyr. finansininkas, realizacijos skyriaus darbuotojas.

Laboratorijoje atliekami kokybės kontrolės darbai, įvairūs bandymai. Jos reikalus tvarko Vyr. technologas.4. ĮMONĖS INFORMACINĖ SISTEMA
Įmonės darbe naudojami tiek vidiniai, tiek ir išoriniai informacijos šaltiniai. Dažnai būna sunku nubrėžti ribą tarp vidinės ir išorinės aplinkos, o tuo pačiu ir tarp vidinių bei išorinių informacijos šaltinių. Formuluojant organizacijos strategiją ar veiklos perspektyvas yra labai svarbu nuspręsti, kas egzistuoja organizacijos viduje, o kas už jos ribų. Kadangi vidinė organizacijos aplinka yra neatskiriama išorinės aplinkos dalis, todėl pokyčiai pastarojoje beveik visuomet įgauna atgarsį organizacijos viduje. Esant greitiems išornės aplinkos pokyčiams (pvz., perėjimas nuo planinės prie laisvos rinkos sąlygų, rinkos poreikių pasikeitimas etc.) kartais tampa sunku efektyviai organizuoti informacinį aprūpinimą (kaip atsitiko šioje įmonėje).4.1. Darbuotojų informaciniai poreikiai
Kaip jau minėta anksčiau, pati įmonė įkurta dar tarybiniais metais ir veikia iki šiol. Čia, nors pati įmonė ir buvo reorganizuota atsižvelgiant į naujos rinkos sąlygas, dar tebefunkcionuoja senoji informacinė sistema. Žinoma, pasikeitė gaunamos informacijos turinys, kiekis (kai kurioms pareigybėms jis sumažėjo (pvz., gamybinių padalinių meisrams bei darbininkams), kitiems- padidėjo (pvz., administracijos darbuotojams)) bei patys informacijos šaltiniai bei resursai.
Norint apibrėžti informacijos šaltinius, pirmiausia reikia įvertinti visus galimus vartotojų informacinius poreikius- darbuotojus dominančias veiklos temas, profesines funkcijas ir pareigas.
Siekiant išsamiau išaiškinti darbuotojų informacinius poreikius bei pačius informacinius šaltinius bei resursus, buvo atlikta daugumos darbuotojų apklausa. Apklausos metu kai kurie darbuotojai (pvz., vyr. technologas) pateikė duomenų ne tik apie savo darbo vietą, bet ir apie kitus. Tai galima paaiškinti ilgalaike darbo įmonėje patirtimi. Įmonės darbuotojų informacinių poreikių tenkinimui naudojami dabartiniai ir perspektyviniai šaltiniai bei resursai pateikiami 2 priede. Prie kiekvienos pareigybės pateikiamos pagrindinės atitinkamos pareigybės funkcijos, nuorodos į dabar bei ateityje naudotinų šaltinius bei resursus.
Vėliau respondentai buvo paprašyti apibūdinti esamą ir ankstesnių metų situaciją informacijos kiekio aspektu. Pagal jų pasakojimus galima daryti prielaidą, kad šiuo metu įmonei reikia žymiai daugiau teisinės, verslo bei marketingo informacijos nei tarybiniais planinės rinkos metais. Tai pirmiausia susiję su aštrėjančia konkurencija statybinių medžiagų rinkoje.
Iš pokalbių su įmonės darbuotojais matyti, kad šiuo metu jų atliekamoms funkcijoms informacijos pakanka. Dauguma jų visgi mano, kad didesnis informacijos kiekis būtų naudingas tuo, kad jie geriau išmanytų bendrus įmonės reikalus. Kaip minėjo nemažai valifikuotų darbuotojų, jie norėtų aktyviau dalyvauti įmonės veikloje. Tai, jų manymu padėtų jiems geriau atlikti savo funkcijas. Šiuo metu, esant gamybos nuosmukiui, jie atlieka tik tai, kas jiems priklauso- nei daugiau, nei mažiau, t.y. jie nelabai suinteresuoti puikiai atlikti savo funkcijų.
Kaip matyti 2 priede ateityje įmonei ne tiek reikės daugiau informacijos, kiek ta informacija turėtų būti gaunama kitu būdu – jei šiuo metu didžioji dalis informacijos gaunama spaudos leidinių pavidalu, tai ateityje patartina naudoti modernesnius jos gavimo būdus (internetą, ekstranetą). Plačiau apie tai- 6 skyriuje.4.2. Įmonėje saugomi dokumentai
Iki šiol nagrinėjamoje įmonėje visa reikalinga informacija (vidinė ir išorinė) buvo kaupiama bylose, kurios saugomos šios organizacijos patalpose. Biblioteką prižiūri ir tvarko sekretorė. Šioje bibliotekoje daugiau dėmesio skiriama kasmetinių pranešimų rinkiniams, tačiau čia saugomi ir kiti dokumentai. Sekretorė buvo paprašyta pažymėti, kokie dokumentai naudojami dabar ar apskritai.
8 priede apibūdinami dokumentai, kuriuos įmonėje naudoja (turėtų naudoti) ir saugo. Lentelėje pateikiami saugojimo terminai priklauso ne tik nuo dokumento svarbos (kuo svarbesnis- tuo ilgiau bus saugomas), bet ir nuo saugojimo vietos (įmonėje liekantys dokumentai saugojami ilgiau). Kai kurių dokumentų likimą po tam tikro laiko sprendžia atsakingas įmonės personalas (8 priede tai pažymėta “EK”)

Šios bibliotekos (tiksliau, kambario su keletu lentynų bei seifų) funkcijos yra supaprastintos iki minimumo. Mano nuomone, toks informacijos kaupimo metodas buvo tinkamas anksčiau, bet, ateityje- plečiantis gamybos apimčiai ir didėjant saugomos informacijos kiekiui, gali iškilti informacijos paieškos problemų.5. INFORMACINIO APRŪPINIMO ORGANIZAVIMAS ĮMONĖJE
Kaip jau minėjau, įmonėje išliko anksčiau veikusi informacinio aprūpinimo sistema. Įmonės veiklai iš esmės nepakitus, nepasikeitė ir pagrindiniai informacijos poreikiai- jie tik pasipildė kitais. Kiekvienas informacijos poreikis yra patenkinamas informacijos šaltiniu- vidiniu ar išoriniu. Šio darbo tikslas- išorinės informacijos patekimo ir pasklidimo įmonėje analizė, todėl toliau bus nagrinėjami tik tie išoriniai informacijos šaltiniai ir jų resursai.
Pagrindinis būdas, kuriuo išoriniai informacijos šaltiniai pasiekia įmonę- prenumerata. Šiuo metu įmonė vis dar pergyvena ekonominį nuosmukį, todėl prenumeruojami tik patys svarbiausi su verslu apskritai susiję leidiniai. Kaip matyti 2 priede, tai teisiniai dokumentai (“Valstybės žinios”), informaciniai leidiniai (pvz., “Visa Lietuva”, “Geltonieji puslapiai”), laikrašèiai (“Apskaitos, audito ir mokesèių aktualijos”, “Mokesèių žinios”, “Verslo žinios”) bei žurnalai (“Apskaitos ir mokesèių apžvalga”). Be visų aukšèiau paminėtų prenumeruojamų leidinių įmonė savo veikloje naudoja informaciją apie standartus (šiuo metu daugiausiai dar naudojami GOST standartai, kadangi gamyba jau keletą metų keièiama nebuvo; taèiau tam nėra ir poreikio, nes visa įmonės produkcija sunaudojama šalies viduje) bei patentus (patentinę medžiagą naudojo tik vienintelį kartą- 1997 m. pavasarį gaminant tam tikrą kiekį specialaus betono), vienkartinį leidimą turėjusius dokumentus, tokius kaip LR ATP Kodeksą, įvairias technologinio pobūdžio knygas, žinynus bei informaciją gaunamą iš kitų įmonių (pvz., “direct mail”).
UAB “Garliavos gelžbetonis” yra smulki įmonė ir pagal gamybos apimtis, ir pagal dar-buotojų skaièių, todėl 1 (kartais 2) šaltinio egzemplioriaus visiškai pakanka. Tas vienintelis egzempliorius paprastai lieka pas pirminį jo gavėją (daugumoje atvejų jis- sekretorė arba vyr. technologas); tai matyti informacijos paskirstymo schemose- 4, 5 bei 6 prieduose.
4, 5 bei 6 prieduose parodoma, kaip kiekvieno resurso informaciniai šaltiniai pasiekia vartotoją (informacijos abonentą) įmonės viduje. Kadangi resursų yra daug, jie sugrupuoti pagal jiems atstovaujanèių šaltinių paskirstymo įmonėje panašumus.5.1. Teisinės informacijos šaltiniai
4 priede pateikiami šaltiniai, kylantys iš Vyriausybės ir Seimo.. Resursai “Vyriausybė ir Seimas” turi būti suprantamas, kaip visos Lietuvos vyriausybinės organizacijos, ministerijos, departamentai, inspekcijos bei žinybos, išskyrus tas, kurios yra minimos atskirai; tai valstybinė darbo inspekcija, priešgaisrinės saugos departamentas, energetikos valstybinė inspekcija ir kt. Tie šaltiniai- “Valstybės žinios”, įvairūs informaciniai biuleteniai darbo saugos, gamybos, priešgaisrinės saugos ir kt. klausimais.
4 priede matyti, kad informaciniai šaltiniai pirmiausia patenka sekretorei. Ji, priklausomai nuo tame leidinio numeryje esanèios informacijos turinio, gali pasielgti dvejopai:

1) pranešti apie informaciją konkretiems vartotojams (paprastai- padalinių viršininkams, įmonės vadovui; šie apie tai informuoja savo pavaldinius; kai kada net pasirašytinai; šiuo atveju leidiniai lieka jos kabinete visuotiniam naudojimui;
2) jei leidinio informacija naudinga tik kažkuriam vienam darbuotojui ar padaliniui- perduoti jį tam žmogui ar padalinio viršininkui. Pavyzdžiui, jei leidinyje pateikiama svarbi mokesèių informacija, leidinys perduodamas vyr. finansininkui. Vėliau leidinys grąžinamas sekretorei saugoti (patenka į archyvą).5.2. Techninės informacijos šaltiniai
Visa techninė informacija paskirstoma per vyr. technologą. Tai vaizduoja 5 priedas. Šioje schemoje parodomas informacijos iš Lietuvos Technikos Bibliotekos paskirstymas. Tai kokybės reikalavimai, standartai bei patentai. Minėti šaltiniai įmonėje taikomi, taèiau naudojami retai, t.y. gamybos procesai vyksta pagal anksèiau nustatytas taisykles, normas ar technologinius reikalavimus, todėl visi su tuo susiję dokumentai skaitomi tik iškilus kokiems neaiškumams. Dažniausias jų naudotojas- vyr. technologas. Schemoje matyti, kad visi kokybės, technologiniai reikalavimai, taisyklės bei normos turi būti žinomos visiems techniniams darbuotojams nuo cecho viršininko iki darbininko- tai labai svarbu ir efektyvu siekiant gaminti kokybišką produkciją.5.3. Kiti šaltiniai
6 priedo schemoje pateikiami resursai, skirti ne visiems įmonės darbuotojams. Tai spaudos leidiniai (katalogai, specializuoti laikrašèiai, žurnalai) bei informacija iš kitų įmonių. Kaip matyti, informacija darbuotojus pasiekia per sekretorę. Kadangi šioje schemoje vaizduojamas tik informacijos judėjimo kelias ir nesimato paèių informacinių šaltinių, žemiau pateikimos pareigybės su joms priskiriamais informacijos šaltiniais:
įmonės direktorius, sekretorė, technikos direktorius: “Visa Lietuva”, “Langen Langen Geltonieji puslapiai”, “Verslo žinios”, “Direct mail” (suprantama kaip visa informacija gaunama iš kitų verslo įmonių ar organizacijų- laiškai ar pasiūlymai, katalogai ir pan.);
gamybos vyr. meistras, vyr. technologas, transporto skyriaus viršininkas, sandėlio vedėjas: “Direct mail”, “Visa Lietuva”, “Geltonieji puslapiai”;
vyr. finansininkas: “Visa Lietuva”, “Direct mail”, “Verslo žinios”, “Apskaitos ir mokesèių apžvalga”, “Mokesèių žinios”, “Apskaitos, audito ir mokesèių aktualijos”;
realizacijos skyriaus darbuotojas: “Visa Lietuva”, “Direct mail”, “Langen Langen Geltonieji puslapiai”.
Informacijos šaltiniai, kurių yra po du egzempliorius (“Visa Lietuva”) saugojama ir sekretorės ir įmonės direktoriaus kabinetuose, visa kita- sekretorės kabinete, išskyrus leidinius “Apskaitos ir mokesèių apžvalga”, “Mokesèių žinios”, “Apskaitos, audito ir mokesèių aktualijos”, kurie saugomi vyr. finansininko patalpose.5.4. Įmonės informacinio aprūpinimo schema
Iki šiol niekas įmonėje nenustatė, kokių papildomų leidinių labiausiai reikėtų, t.y. nėra atlikta jokia rimta informacijos vartotojų poreikių analizė, nustatyti informacijos prioritetai. Galima teigti, kad šiuo metu įmonėje nefunkcionuoja pilna informacinė sistema, o tik atskiros jos dalys.
3 priede pateikiama esamo įmonės informacinio aprūpinimo schema. Kaip matyti šioje schemoje, į įmonę patenkantys informacijos šaltiniai sugrupuoti į dvi dalis- spaudą ir pirminius dokumentus.
Spauda èia suprantama kaip visa spausdintinė informacija- Vyriausybės, Seimo, ministerijų ir pan. įstatymai, nutarimai bei potvarkiai, žiniasklaidos leidiniai (laikrašèiai, žurnalai), spausdintinės reklamos priemonės (direct mail), informaciniai leidiniai (katalogai, telefonų knygos) bei technologiniai reikalavimai (standartai, patentai ir pan.).
Pirminiai dokumentai- įvairūs įmonių veikloje naudojami verslo dokumentai. Pastarieji nebuvo įtraukti į ankstesnę išorinių informacijos šaltinių analizę, kadangi jie atsiranda veiklos procese.
Kaip matyti šioje schemoje, informacijos paieškos priežastimi yra abonento pateikta užklausa. Paieška atliekama panaudojant įmonėje bei kitose įstaigose esanèią informaciją (pvz., Lietuvos Technikos Bibliotekoje). Po to seka atrinktos informacijos įvertinimas bei dokumentų įforminimas. Šiuo metu įmonėje pastarosios dvi operacijos atliekamos paèia paprasèiausia forma, t.y. niekas specialiai nėra pasamdytas atlikti šiuos darbus profesionaliai, visa tai atlieka sekretorė. Tokia tvarka įmonėje susiklostė per paskutinius dvejus metus dėl mažos gamybos apimties bei dėl labai sumažėjusio informacijos srauto. Žinoma, informacija abonentams dažnai pateikiama be papildomos užklausos. Tai pirmiausia įvairūs įstatymai, nutarimai bei taisyklės, apie kuriuos informuojami bemaž visi įmonės darbuotojai.
Įmonėje funkcionuoja du informacinio aprūpinimo tipai: einamasis ir diferencijuotas. Einamasis informacinis aprūpinimas apima visus įmonės darbuotojus. Pagal šį modelį jiems suteikiama visa kasdieniniam darbui reikalinga informacija- planai, užsakymai, ataskaitos ir pan. Diferencijuotas inf. aprūpinimas apima tik vadovaujanèius asmenis. Tokį informavimą įgyvendina sekretorė arba vyr. technologas (tai matyti 5 ir 6 prieduose). Pastarieji darbuotojai žino abonentų informacinius poreikius ir pagal tai siunèia jiems informaciją. Abonentai savo ruožtu kreipiasi į juos su savo užklausomis: į sekretorę su bendro pobūdžio, o į vyr. technologą- daugiau techniškais klausimais. Paiešką įmonės sukauptoje dokumentacijoje atlieka sekretorė, taèiau jei reikia informacijos ieškoti už įmonės ribų- tai atlieka vyr. technologas.
Svarbu paminėti, kad įmonėje iki šiol nėra naudojami kompiuteriai. Tai reiškia, kad jokia automatinė apskaitos forma èia nėra taikoma.6. IŠVADOS IR PASIŪLYMAI
Iš įmonės aprašymo matyti, kad èia vis dar funkcionuoja senoji informacinė sistema, nepripažįstanti jokių šiuolaikinių technologinių. Taèiau šiandieninės įmonės neįmanoma įsivaizduoti nenaudojant modernių informacinių technologijų ir valdymo metodų. Modernių informacinių sistemų panaudojimas organizacijos valdyme tampa būtinas – kitaip organizacija gali atsilikti nuo konkurentų, ir turėti didelius nuostolius.
Planuojant informacinė sistemą reikia išspręsti daugelį klausymų, tarp kurių: išaiškinti bendrus įmonės tikslus – tai padėtų suplanuoti sistemą taip, kad ją galima būtų tobūlinti ir taikyti ateityje keièiantiems poreikiams su mažiausiomis išlaidomis, o taip pat greièiausiai gauti sistemos diegimo teigiamus rezultatus; parinkti atitinkamą programinę ir aparatinės įrangą; įtikinti įmonės vadovybę informacinės sistemos naudojimo būtinume ir gauti jos (vadovybės) paramą.
Jau minėta anksèiau, kad įmonėje iki šiol nebuvo naudojamos modernios kompiuterizuotos sistemos. Todėl nemažai duomenų perdavimo ir apdorojimo problemų galėtų išspręsti Internetas, Intranetas ir Extranetas.
Intranetas – tai vidinis organizacijos tinklas, kuriame darbas vyksta naudojant standartines programas skirtas dirbti tokiame tinkle. Tinklo esmė ta, kad prieiti prie duomenų, saugomu Intranete galima tik iš organizacijos kompiuterių. Konkreèiai šioje įmonėje toks vidaus tinklas galėtų sujungti atskirus cechus, padalinius bei administarciją į vieną visumą. Tai žymiai pagerintų planavimo, apskaitos ir kitas operacijas.
Įmonėje “Garliavos gelžbetonis” galėtų būti naudojamas ir Extranetas – tai praktiškai tas pats intranetas, tik prie jo leidžiamas ribotas autorizuotas prisijungimas iš išorės. Tokiu būdu, nepriklausomai nuo duomenų saugojimo formos, naudojamų kompiuterių architektūros ir galingumo, visi vartotojai turi tas paèias galimybes, naudojimo aplinką bei patogumus.
Kam jis būtų naudojamas? Toks priėjimas leidžia labai lanksčiai organizuoti darbą organizacijoje, sumažinti išlaidas, sutaupyti laiką. Pavyzdžiui, tiekimas. Daugeliu atveju informacinės technologijos daro svarbų poveikį pristatant žaliavas gamintojui arba į gamybos vietą. Tiekimo patalpose galima įrengti terminalą tam, kad galima būtų vykdyti greitus on-line užsakymus. Ši įmonė galėtų tartis, kad jų tiekėjai ir pirkėjai įsigytų adekvatų inventorių ir tokiu būdu informacija apie jų turimas atsargas būdų pasiekiama vietinei kompiuterizuotai pirkimo sistemai.
Ši sistema sumažintų įvežamų žaliavų sandėliavimo poreikius ir tiekimo trūkius dėl inventoriaus trūkumo. Poreikis laikyti kokias nors inventoriaus atsargas ir padengti su tuo susijusias išlaidas atiteko tiekėjams. Be to, pirkėjų kompiuteris galėtų greitai atlikti paiešką kelių tiekėjų duomenų bazėse ir pateikti užsakymus tiems, kas siūlo mažiausią kainą. Tokios paieškos efektyvumas netgi priverèia tiekėjus mažinti kainas.
Vienintelė silpna vieta gali būti vietinio tinklo pralaidumas ir serverio galingumas, kadangi visos programos paleidžiamos serveryje. Bet čia jau planavimo problemos. Jas galima išspręsti, naudojant tinklo kūrimo metu kabelius su didesniu pralaidumu, nei reikia šiuo metu, pavyzdžiui, diegiant 10Mbps tinklą, galima naudoti 100Mbps pralaidumo kabelį – tinklo diegimo kaina padidės nedaug, bet vėliau, darant tinklo tobulinimą (angl. upgrade) bus išvengta tokių problemų, kaip statybiniai darbai susieti su fizinių kabelio keitimu, ir dėl to neišvengiamai atsiradusių kai-kurių organizacijos skyrių, arba net visos organizacijos veiklos sustabdymo, kas kainuos žymiai brangiau negu kabelis su pralaidumo atsarga. Kai dėl serverio galingumo – a) nupirkti vieną galingą kompiuterį pigiau negu keisti visą kompiuterinės technikos parką, ypač jeigu vienu metu naudojamos skirtingos architektūros kompiuteriai arba skirtingos programinės platformos; b) galima paskirstyti darbus tarp kelių serverių, arba kai-kurie darbai gali būti atliekami partnerių mašinoje.
Dabar jau ir Lietuvoje yra firmų, kurios siūlo klientams jau galutin.ius sprendimus, į kuriuos įeina duomenų bazių valdymo sistemos, informacijos perdavimo sistemos, bazuojančios ant elektroninio pašto technologijos, komunikacijos ir grupinio darbo tinkle priemonės, leidžiančios keliems projekto dalyviams, nepriklausomai nuo jų geografinės padėties, vienu metu fiziškai dirbti su tais pačiais dokumentais, ir tuo pačiu metu bendrauti, net ir balsu. Kaip būtinas dalykas į tokias sistemas įeina ir specializuota tinklinio planavimo programinė įranga, leidžianti su minimaliomis pastangomis suplanuoti projektą, patikrinti keletą galimų projekto vykdymo eigos variantų.

Marketinge vis didesnę įtaką įgauna viena iš informacijos technologijų rūšių – globalus tinklas, Interneto dalis – World Wide Web, kurio paskirtis yra labai plati.
Užuot iškviesti specialistą iš kitos firmos, galima tiesiog leisti jam laikinai naudotis organizacijos tinklo resursais, perduoti detalų problemos aprašymą, ir taip pat per tinklą gauti atsakymą į dominantį klausymą arba problemos sprendimą, sutaupant tokiu būdu laiką ir pinigus, kuriuos kitaip tektų sumokėti už jo kelionę ir pragyvenimą pas užsakovą (nagrinėjamą įmonę). Aišku, taip pasielgti įmanoma ne visais atvejais, bet jau egzistuoja nemažai firmų, teikiančių konsultacines paslaugas per internetą.
Internetas gali pasitarnauti ir kaip neišsenkantis verslo informacijos šaltinis. Čia nesunkiai galima susirasti reikiamą įmonę (verslo kataloguose ) ar įstatymą (LITLEX duomenų bazė ), informacijos apie parodas, muges (Kauno PPAR , LITEXPO , PRAMEXPO puslapiuose) o taip pat sukurti savo įmonės puslapį (tai, žinoma, tinka ne visoms įmonėms).
Pastaruoju metu išaugo Online duomenų bazių paklausa. Vienas iš didžiausių šių bazių privalumų yra tas, kad dauguma jų prieinamos 24 h. per parą. Taip pat labai svarbu ir tai, kad atstumas naudojantis online duomenų bazėmis neturi jokios įtakos.
Šiuo metu beveik visi didieji verslo katalogai, tokie kaip “Kompass”, leidžiami ne tik spausdintine, bet ir kompiuterine forma. Būtent pastaroji – kompiuterinė – informacijos saugojimo forma labiausiai ir tinka nedideliems verslo informacijos sektoriams. Tokiu būdu organizuota informacija gali būti greitai apdorojama, naudojimuisi ja nereikia jokio specialaus pasiruošimo, ji užima žymiai mažiau vietos negu rašytinė to paties pobūdžio informacija. Įmonės “Garliavos gelžbetonis’ rinka apima tik Lietuvos teritoriją, todėl jai tiktų firmos “Kompass Lietuva” platinamas Lietuvos verslo katalogas “LIKOD” kompaktiniame diske, kurio kaina 1998 pabaigoje – 380 Lt+PVM. Ateityje, jei įmonės veikla išsiplėstų už respublikos ribų, būtų pravartu įsigyti arba “BALTKOD” (780 Lt + PVM) Pabaltijo valstybėms arba “EEKOD” rytų Europos valstybėms.
Iš lietuviškų būtų galima paminėti teisinės informacijos duomenų bazę “Litlex”. Lietuvoje šiuo metu jau sukurta, taèiau funkcionuojanti ne pilnu pajėgumu Vyriausybės administracinės informacijos sistema (VADIS) (darbus vykdė UAB “Sekasoft” bendradarbiaudama su partneriais, tarp kurių yra ir du Kauno universitetai (KTU ir VDU)).
Įdiegus minėtas kompiuterinio ryšio ir informavimo sistemas, į įmonę ateinantis informacijos srautas taptų žymiai organizuotesnis ir patvaresnis, jau neminint to, kad visa informacija įmonę pasiektų visada punktualiai, 24 valandas per parą.
Žinoma, negalima pamiršti, kad visa aukšèiau minėtoms modernioms kompiuterinėms sistemoms įrengti būtų išleista nemaža suma pinigų, todėl jos būtų tikrai efektyvios tik esant dideliai gamybos ir informacijos apimèiai. Kaip tik dėl šios priežasties nereikėtų pamiršti ir tradicinių informavimo priemonių- spaudos, spausdintinės reklamos, informacinių biuletenių ir pan. Èia reikėtų ne tik nenutraukti šiuo metu esanèio leidinių srauto, bet jį dar praplėsti. Nebūtina prenumeruoti didžiuosius verslo leidinius, galima užsisakyti mažesnės apimties, taèiau žymiai informatyvesnius šaltinius (įvairių žinybų informacinius biuletenius, laiškus, apžvalgas ir pan.)
Auksèiau buvo minėti Intranetas, Extranetas, Internetas., Online paslaugos, spauda. Kaip suderinti visas šias sistemas? Tai vaizduojama 7 priede. Kaip matyti šiame priede, pats užklausos- paieškos procesas nepasikeitė- abonentas pateikia užklausą, ieškovas suranda reikiamą informaciją ir, ją reikiamai apdorojęs, pateikia abonentui. Kokie esminiai skirtumai tarp planuojamos ir esamos informacinio aprūpinimo schemų (atitinkamai tarp 3 ir 7 priedo)? Pirmiausia krinta į akis tai, kad paieškai naudojama daugiau resursų- pirminiai dokumentai, spauda, internetas, ekstranetas bei online ryšys. Jei įmonėje būtų sukurta kompiuterizuota duomenų kaupimo bei paieškos sistema, visa paieška pastebimai supaprastėtų- tereiėtų į PC įvesti paieškos kriterijus ar žodžius. Tokiu atveju visa informacija būtų pateikiama tinkamai sumaketuota ir atspausdinta, ją būtų nesunku papidyti ar pataisyti. Įmonėje pilnai funkcionuojant kompiuterizuotai sistemai (intranetui) duomenys galėtų būti perduodami ne būtinai spausdintoje formoje, bet ir diskelyje ar tiesiog persiųsti į abonento kompiuterį.
Taigi, norėdama atsistoti vienoje gretoje su šiuolaikinėmis kompanijomis bei pramonės gigantais, įmonė turi ne tik padidinti savo gamybos apimtis, bet ir kreipti tinkamą dėmesį visai pagalbinės veiklos sferai. Tam ji privalo įsirengti modernias kompiuterizuotas įmonės valdymo sistemas, leidžiančias greitai prisitaikyti prie aplinkos pokyčių ir taip neatsilikti nuo konkurentų.

LITERATÛRA

1. Barðauskienë V., Maèerinskienë I. Studijø darbø parengimo tvarka.-K.:”Technologija”, 1995.- 35 p.
2. Apskaitos, audito ir mokesèiø aktualijos.- V.: “AAM aktualijos” leidybos centras.
3. Apskaitos ir mokesèiø apþvalga.- V.: Paèiolis.
4. Geltonieji puslapiai, 1998 (informacinis prekiø ir paslaugø katalogas Kaunui, Alytui, Jonavai, Jurbarkui, Kaiðiadorims, Këdainiams, Lazdijams, Marijampolei, Prienams, Raseiniams, Ðakiams, Vilkaviðkiui).- K.: Kjetil Langen, 1998.- 192 p.
5. Lietuvos Respublikos Administraciniø Teisës Paþeidimø Kodeksas.- V.: LII, 1997.-333 p.
6. Mokesèiø þinios: specializuotas savaitraðtis.- V.
7. Valstybës þinios.- V.: Lietuvos Respublikos seimo leidykla.
8. Verslo þinios: verslo naujienø savaitraðtis.-V.
9. Visa Lietuva, 1998.- V.:Telemedia, 1998.- 1234 p.
10. Kauno PPAR

http://www.chamber.lt
11. Kompass Lietuva

http:// www.kompass.lt
12. LITEXPO Parodø centras

http://www.litexpo.lt
13. PRAMEKSPO. Lietuvos pramonininkø konfederacijos parodø ir reklamos centras

http://www.pramekspo.lt
14. Technikos biblioteka

http://www.tb.lt
15. “Kas Kà Gamina”

http://www.kkg.lt
16. Teisinës informacijos centras

http://www.litlex.lt
17. Lietuvos Centrinis Vertybiniø Popieriø Depozitoriumas

http://www.csdl.lt/

Leave a Comment