dokumentu tvarkymas

Dažnai įmonės dokumentacijos tvarkymas atidedamas laukiant, kol atsiras laisvo laiko. Tačiau dokumentams besikaupiant tampa vis sudėtingiau atrasti reikiamą dokumentą, sugaištamas brangus laikas. Todėl įmonės juridinę dokumentaciją reikėtų sistemiškai tvarkyti nuo pat įmonės įsteigimo dienos. Toliau pateikiami praktiniai patarimai, pagelbėsiantys nepasimesti tarp didėjančios ataskaitų, dalykinių laiškų, sutarčių bei kitų dokumentų krūvos.
Įmonės steigimo dokumentai
Įmonės steigimo sutartis (aktas), įstatai, registravimo pažymėjimas bei kiti dokumentai turėtų būti susegti atskirame segtuve ir saugomi seife ar kitoje saugioje vietoje. Patartina pasidaryti notariškai patvirtintas steigimo dookumentų kopijas, kurios turėtų būti laikomos atskirai nuo steigimo dokumentų originalų.
Sutartys
Kadangi sutartys pagal Lietuvos Archyvų departamento prie LR Vyriausybės direktoriaus įsakymą turi būti saugomos 10 metų, jų registracijos sistema turi būti ypatingai kruopščiai apgalvota. Sutartis pravartu registruoti tiek kompiuterinėje duomenų bazėje, tiek įprastame registracijos žurnale. Priklausomai nuo įmonės dydžio bei veiklos specifikos, išskirtinos kelios sutarčių registravimo posistemės, pavyzdžiui, atskirai registruotinos darbo sutartys, sutartys su įmonės sąskaitą aptarnaujančiu banku bei kitos specifinės sutartys. Registruojant sutartį jai paprastai suteikiamas eilės numeris, nuurodoma sudarymo data, pažymimos sutarties šalys, nurodomas sutarties pavadinimas. Užregistruotos sutarties kamputyje pažymimas eilės numeris ir ji įsegama į segtuvą. Tai paprasčiausia ir visiems suprantama sutarčių registracijos sistema.
Didesnėse įmonėse atskirai registruojamos pirkimo – pardavimo, nuomos ir kt. sutartys. Galimas ir dažnai na

audojamas sutarčių registravimas atsižvelgiant į tai, ar sutartimi įmonė perka prekę ar paslaugą, ar ją parduoda. Priklausomai nuo įmonės veiklos specifikos, registruoti galima pagal įvairiausius požymius, tačiau svarbiausi sutarčių registravimo elementai vis dėlto yra sutarties šalys, sutarties pavadinimas bei sutarties sudarymo data.
Specifiniai dokumentai
Kiekvieną įmonės rūšį reglamentuojantys teisės aktai nustato atitinkamus reikalavimus įmonės juridiniams dokumentams. Pavyzdžiui, uždarajai akcinei bendrovei keliamas reikalavimas užtikrinti akcininkų apskaitą.
LR Akcinių bendrovių įstatymo 43 str. nustato, kad “materialios vardinės akcijos (tokios yra daugumos uždarųjų akcinių bendrovių akcijos) savininkas (akcininkas) yra tas asmuo, kuris yra nurodytas akcijoje. Šie asmenys turi būti registruojami uždarosios akcinės bendrovės akcininkų registre. Akcininkų registre turi būti įrašyti šie akcininko duomenys: vardas, pavardė, asmens kodas ir adresas (juridinio asmens pavadinimas, kodas ir buveinės addresas), akcininkui nuosavybės teise priklausančių bendrovės akcijų skaičius, akcijų nominali vertė.”
Minėtame įstatyme taip pat nurodoma, kad eiliniai visuotiniai akcininkų susirinkimai turi vykti kasmet per 4 mėnesius nuo finansinių metų pabaigos. Deja, įstatymo reikalaujamus akcininkų susirinkimų dokumentus galima surasti tik retoje uždarojoje akcinėje bendrovėje.
Taigi, tvarkant susikaupusias sutartis bei steigimo dokumentus, nereikėtų užmiršti ir įstatymų reikalaujamų dokumentų: padarykite akcininkų registrą (registracijos knygą), išrašykite akcininkų sertifikatus. Patikrinkite, ar sutvarkyti paskutiniojo praėjusio akcininkų susirinkimo dokumentai. Tai svarbu, nes tinkamas dokumentacijos vedimas gali leisti iš
švengti akcininkų konfliktų.
Kasdieniniai dokumentai.
Kasdien didėjančių popierinės dokumentacijos kalnų tvarkymui galima pirkti dešimtis segtuvų, įdarbinti papildomą sekretorę ir (arba) archyvarą, tačiau egzistuoja taupesni sprendimo būdai. Pirmiausia atsisakykite faksimilinio aparato, pakaks, jei turėsite modemą, galintį faksus iškart siųsti ir priimti elektronine forma. Nusipirkite dokumentų naikiklį, kur negailestingai sugrūskite prieš aštuonerius metus gautus pageltusius faksus ir seniai nebeegzistuojančių firmų komercinius pasiūlymus. Savo įmonės darbuotojus palaipsniui įpratinkite taupyti spausdintuvo ir kopijavimo aparato miltelius, reikalaudami, kad dokumentais įmonės viduje būtų keičiamasi elektronine, o ne popierine forma. Jei galite sau leisti – įdiekite specializuotą elektroninę dokumentų tvarkymo sistemą. Ekonominis tokio žingsnio efektas garantuotas, nes sutaupysite ne tik tonerį, bet ir laiką. Tinkamai suregistruotus elektroninius dokumentus kiekvienas jūsų įmonės darbuotojas atras greičiau; vadinasi, liks daugiau laiko verslui.

Leave a Comment