1. BIUDŽETINIŲ ĮSTAIGŲ IŠLAIDŲ SĄMATOS VYKDYMO BUHALTERINĖS APSKAITOS DARBO ORGANIZAVIMAS
1.1 BIUDŽETINĖS ĮSTAIGOS IR JŲ STEIGIMO TVARKA
Biudžetinė įstaiga yra savo pavadinimą turintis viešasis juridinis asmuo, visiškai arba iš dalies išlaikomas iš valstybės arba savivaldybių biudžetų asignavimų ir taip įvardytas jo steigimo dokumentuose. Ji gali savo vardu įgyti ir turėti teises bei pareigas, taip pat būti ieškovu arba atsakovu teisme. Biudžetinės įstaigos steigiamos tam tikroms valstybės funkcijoms vykdyti. Toliau pateikiamas šių įstaigų skirstymas pagal valstybės vykdomas funkcijas: 1. Bendras valstybės valdymas:Lietuvos Respublikos Prezidentūra, Lietuvos Respublikos Seimas, Lietuvos Respublikos ambasados ir atstovybės užsienyje, valstybės finansų ir mokesčių įstaigos, apskričių viršininkų administracijos, savivaldos institucijos ir kitos valdymo įstaigos.2. Gynyba:Karinės mokslo įstaigos, kariniai batalionai, savanoriškoji krašto apsaugos tarnyba, motorizuota pėstininkų brigada ir kitos karinės įstaigos.3. Viešoji tvarka ir visuomenės apsauga: Policijos komisariatai, pasienio policija, priešgaisrinės apsaugos tarnybos, teisėsaugos institucijos, pataisos darbų kolonijos, kalėjimai ir kitos įstaigos.4. Švietimas:Ikimokyklinio ugdymo įstaigos, bendrojo lavinimo pradinės ir vidurinės mokyklos, internatinės mokyklos, profesinės mokyklos, aukštesniosios mokyklos, kolegijos, aukštosios mokyklos, kvalifikacijos tobulinimo įstaigos.5. Sveikatos apsauga:Valstybės asmens sveikatos priežiūros biudžetinės, valstybės visuomenės sveikatos priežiūros įstaigos, mokslo institucijos ir kitos sveikatos priežiūros įstaigos. 6. Socialinė apsauga:Globos ir rūpybos įstaigos, senelių globos namai (pensionai), įstaigos, globojančios negalią turinčius asmenis, kitos globos ir rūpybos įstaigos.7. Poilsis ir kultūra:Sportininkų rengimo centrai, bibliotekos, muziejai, parodų salės, kino studijos, teatrai, viešosios informacijos institucijos, religinės bendruomenės ir kt. įstaigos.8. Žemės ūkis, miškininkystė, žuvininkystė ir veterinarija: Nacionaliniai parkai, Veterinarijos tarnybos ir kt.
Biudžetinės įstaigos savo veikloje vadovaujasi Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos civiliniu kodeksu, Lietuvos Respublikos darbo kodeksu, Lietuvos Respublikos biudžeto sandaros, Lietuvos Respublikos biudžetinių įstaigų įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, Lietuvos Respublikos finansų ministerijos įsakymais, kitais teisės aktais, biudžetinių įstaigų steigimo dokumentais.Biudžetinė įstaiga gali būti steigiama, jeigu tam tikslui yra numatyti asignavimai valstybės arba savivaldybių biudžetuose.Tokia įstaiga laikoma įsteigta, kai yra įregistruojama Juridinių asmenų registre. Steigimo dokumente, kuris yra teisinis dokumentas, nurodomi šie duomenys:• įstaigos pavadinimas;• įstaigos teisinė forma;• įstaigos buveinė;• įstaigos veiklos tikslai, nurodant veiklos sritis bei rūšis;• įstaigos vadovo pareigybės pavadinimas ir jo kompetencija;• įstaigos steigimo dokumentų keitimo tvarka;• kitos įstatymo arba steigėjo nustatytos nuostatos.Biudžetinės įstaigos veikla pasibaigia likvidavimo arba reorganizavimo būdu.Ji gali būti pertvarkoma į valstybės arba savivaldybės įmonę ar viešąją įstaigą.Biudžetinė įstaiga privalo:• įgyvendinti ir vykdyti steigimo dokumentuose numatytus uždavinius ir funkcijas;• sudaryti programos sąmatą patvirtintoms programoms vykdyti;• naudoti valstybės biudžeto arba savivaldybių biudžetų asignavimus pagal nustatytą paskirtį;• užtikrinti valdomo, naudojamo ir disponuojamo turto apsaugą;• tvarkyti buhalterinę apskaitą, teikti buhalterinę atskaitomybę ir mokėti mokesčius įstatymų nustatyta tvarka.Biudžetinė įstaiga turi teisę:• turėti sąskaitas bankuose ir antspaudą su savo pavadinimu;• pirkti ar kitaip įgyti turtą, jį valdyti, naudoti ir disponuoti juo įstatymų nustatyta tvarka;• sudaryti sandorius bei prisiimti įsipareigojimus;• vadovaudamasi asignavimų valdytojo nustatyta tvarka patvirtintais darbuotojų skaičiaus normatyvais, nustatyti vidaus struktūrą;• teikti mokamas paslaugas, atlikti sutartinius darbus bei nustatyti jų kainas, jei jų nenustato kiti teisės aktai;• nustatyta tvarka gauti asignavimus iš biudžeto ir juos naudoti steigimo dokumentuose nustatytiems tikslams įgyvendinti;
• atsiskaityti už gautas prekes, atliktus darbus bei paslaugas įvairia forma, neprieštaraujančia įstatymams.Įsteigta ir užregistruota biudžetinė įstaiga, pavestų funkcijų vykdymui, priklausomai nuo steigėjo finansuojama iš valstybės arba savivaldybių biudžetų pagal asignavimų valdytojų patvirtintas programų sąmatas. Valstybės biudžeto asignavimų valdytojai yra biudžetinių įstaigų, nurodytų Lietuvos Respublikos Seimo patvirtintame valstybės biudžete, vadovai.Savivaldybių biudžetų asignavimų valdytojai yra savivaldybių biudžetinių įstaigų ar savivaldybių administracijos padalinių, nurodytų savivaldybės tarybos patvirtintame savivaldybės biudžete, vadovai.Laikantis Finansų ministerijos nustatytų finansavimo taisyklių ir iždo procedūrų, biudžetinių įstaigų asignavimų valdytojai privalo:• naudoti biudžeto lėšas savo vadovaujamos įstaigos programoms vykdyti ir paskirstyti jiems skirtas biudžeto lėšas pavaldžioms įstaigoms programoms vykdyti;• organizuoti iš biudžeto finansuojamų programų rengimą ir vykdymą;• nustatyti ir tvirtinti savo ir pavaldžių įstaigų programas, jų sąmatas, neviršydami patvirtintų asignavimų;• užtikrinti atskaitomybės teisingumą ir pateikimą laiku;• nustatytais terminais parengti atskaitomybę;• užtikrinti programų vykdymo ir paskirtų asignavimų naudojimo teisėtumą ir efektyvumą.Valstybės biudžeto asignavimų valdytojai rengia ir, suderinę su Finansų ministerija, tvirtina vadovaujamos įstaigos bei pavaldžių įstaigų programoms vykdyti:• valstybės tarnautojų ir kitų darbuotojų skaičiaus normatyvus;• mitybos, medikamentų, aprangos ir patalynės pinigines normas, jeigu kiti norminiai dokumentai nenustato kitaip.Savivaldybių biudžetų asignavimų valdytojai rengia ir, suderinę su savivaldybės administracija, tvirtina:• valstybės tarnautojų ir kitų darbuotojų skaičiaus normatyvus;• mitybos, medikamentų, aprangos ir patalynės pinigines normas, jeigu kiti norminiai dokumentai nenustato kitaip.1.2 APSKAITOS POLITIKA
Apskaitos politika – tai apskaitos principai, apskaitos taisyklės ir metodai, skirti ūkio subjekto apskaitai tvarkyti ir finansinei atskaitomybei sudaryti bei pateikti.Pagrindinis dokumentas, kuriuo remiantis turi būti tvarkoma ūkio subjekto apskaita, yra Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymas, kuriame pasakyta, kad kiekvienas ūkio subjekto vadovas turi pasirinkti apskaitos politiką ir ją įgyvendinti, atsižvelgdamas į konkrečias sąlygas ir vadovaudamasis apskaitos standartais. Biudžetinė įstaiga privalo pasirinkti ir taikyti tokią apskaitos politiką, kuri užtikrintų, kad finansinėje atskaitomybėje pateikta informacija:• būtų naudinga naudotojams;• teisingai atspindėtų įstaigos finansinę būklę, veiklos rezultatus bei pinigų srautus;• atspindėtų ūkinių operacijų ir įvykių turinį;• būtų išsami.Įstaigos vadovas įsakymu patvirtina apskaitos politiką.Įsakyme išdėstomos:• bendrosios nuostatos apie programos sąmatos vykdymo apskaitą;• pasirinkta buhalterinės apskaitos vedimo tvarka;• įstaigoje taikomas individualus sąskaitų planas;• naudojamos kompiuterinės programos;• finansų kontrolės reikalavimai;• kitos tvarkos.Bendrosiose nuostatose išvardinami norminiai dokumentai, kuriais vadovaujantis tvarkoma biudžeto ir ne biudžeto lėšų apskaita.Buhalterinės apskaitos vedimo tvarkoje numatoma kiekvieno apskaitos modulio vedimo tvarka:• piniginių lėšų apskaitos vedimo tvarka;• ilgalaikio turto įsigijimo;• ilgalaikio turto pripažinimo nereikalingu arba netinkamu naudoti;• ilgalaikio turto nurašymo, išardymo ir likvidavimo tvarka;• atsargų pajamavimo ir išardymo bei nurašymo tvarka;• trumpalaikio turto pajamavimo ir išdavimo bei nurašymo tvarka;• nereikalingo arba netinkamo naudoti turto pardavimo viešuose prekių aukcionuose tvarka;• inventorizacijos atlikimo tvarka;• atskaitingų asmenų atsiskaitymo ir kita tvarka.Kitoje tvarkoje nustatomi normatyvai įvairioms išlaidoms, pvz., mobiliųjų telefonų naudojimo, valymo priemonių ir kitų pagalbinių darbo priemonių normos, kanceliarinių prekių normos per tam tikrą laikotarpį, dovanų pajamavimo tvarka, lėšų naudojimo reprezentacinėms išlaidoms tvarka ir kt. Įstaigos vadovo įsakymu patvirtinamas įstaigoje taikomas individualus sąskaitų planas.Vyriausiasis buhalteris pagal Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymą privalo vykdyti išankstinę finansų kontrolę, pasirašydamas atitinkamus dokumentus, leidžiančius atlikti ūkinę operaciją.
Biudžetinių įstaigų, išlaikomų iš valstybės biudžeto asignavimų, programų sąmatų vykdymo kontrolę atlieka Valstybės kontrolė, o kitų, išlaikomų iš savivaldybių biudžetų asignavimų, programų sąmatų vykdymo kontrolę atlieka Valstybės ir savivaldybių kontrolė.1.3 APSKAITOS DOKUMENTAI
Apskaitos dokumentas – popierinis arba elektroninis liudijimas, patvirtinantis ūkinę operaciją arba ūkinį įvykį ir turintis rekvizitus, pagal kuriuos galima nustatyti ūkinės operacijos ar ūkinio įvykio tapatumą. Apskaitos registras – ūkinių operacijų ir ūkinių įvykių suvestinė, kurioje apibendrinami duomenys remiantis apskaitos dokumentais.Apskaitos dokumentai surašomi ir apskaitos registrai sudaromi lietuvių kalba, o prireikus – lietuvių ir užsienio kalba. Gauti dokumentai, kurie surašyti užsienio kalba, prireikus turi būti išversti į lietuvių kalbą. Privalomi apskaitos dokumentų rekvizitai:1) apskaitos dokumento pavadinimas;2) ūkio subjekto, surašiusio apskaitos dokumentą, pavadinimas bei kodas;3) apskaitos dokumento data;4) ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio turinys;5) ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio rezultatas pinigine ir (arba) kiekybine išraiška. Jei ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio rezultatas nurodomas kiekybine išraiška, turi būti nurodyti mato vienetai;6) asmens, kuris turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentus, vardas arba pirmoji vardo raidė, pavardė, parašas ir pareigos.Apskaitos dokumentai pasirašomi asmeniškai arba Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymo nustatyta tvarka. Biudžetinės įstaigos apskaitoje naudojamus dokumentus galima suskirstyti į tokias grupes:• piniginiai dokumentai: čekiai, mokėjimo pavedimai, kasos pajamų ir išlaidų orderiai, darbo užmokesčio ir stipendijų išmokėjimo žiniaraščiai;• materialiniai dokumentai: sąskaitos, sąskaitos faktūros, važtaraščiai, reikalavimai;• darbo laiko ir darbo užmokesčio apskaitos dokumentai: darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, įsakymai, vykdomieji raštai;• specialūs dokumentai – tik biudžetinėse įstaigose naudojami dokumentai: valgiaraščiai-reikalavimai, skirti maisto produktams iš sandelio išduoti ir apskaityti jų suvartojimą, vaikų lankomumo apskaitos žiniaraščiai ikimokyklinio ugdymo įstaigose ir pan. Piniginiai dokumentai.Čekis – tai išrašytas mokėjimo dokumentas, kuriuo jį išrašęs asmuo įsako bankui be sąlygų išduoti čekyje įrašytą pinigų sumą čekyje nurodytam arba jį pateikusiam asmeniui. Čekyje turi būti šie rekvizitai:1) žodis „Čekis“ dokumento tekste ta kalba, kuria jis surašytas;2) besąlygiškas pavedimas sumokėti nurodytą sumą;3) įrašytas mokėtojas (banko pavadinimas);4) mokėjimo vieta;5) pinigų gavėjo pavadinimas;6) čekio išrašymo vieta ir data (mėnuo rašomas žodžiu);7) čekio davėjo parašas.Čekiai priskiriami laisvos formos apskaitos dokumentams. Jie surašomi tik specialiuose blankuose. Dažniausiai naudojami gryniesiems pinigams iš įstaigos sąskaitos banke paimti. Jais gali būti mokami atlyginimai arba atsiskaitoma su tiekėjais ir kitais kreditoriais. Bankų klientai gali naudoti tik iš komercinio banko, kuriame turi atsiskaitomąją sąskaitą, įsigytus čekius. Draudžiama sugadintus čekius naikinti. Jie turi likti knygelėje. Jei sugadinamas jau išplėštas čekis, jis turi būti įklijuotas į knygelę. Čekio numeris blankuose išspausdinamas spaustuvėje. Prieš išduodant Čekių knygelę banko klientui, kiekviename čekyje dedamas banko antspaudas. Įstaigos, kuriai išduota čekių knygele, rekvizitai taip pat įrašomi čekyje prieš išduodant knygelę klientui. Įrašoma mokėjimo (čekyje) ir išrašymo (čekio šaknelėje) datos ir vieta. Pagal Lietuvos Respublikos čekio įstatymą čekis turi būti apmokėtas: Lietuvoje – per 8 dienas nuo išrašymo, kai pinigai turi būti išmokėti, o Europoje – per 20 dienų. Į šių dienų skaičių įeina ir nedarbo bei švenčių dienos.Čekį pasirašo asmenys, kurių parašai patvirtinti banke. Pirmas pasirašo įstaigos administracijai atstovaujantis darbuotojas, o po jo – vyriausiasis finansininkas ar kitas įgaliotas buhalterijos darbuotojas. Čekio davėjas atsako už čekio apmokėjimą. Bet kuri čekyje įrašyta šios atsakomybės atsisakymo sąlyga negalioja. Šaknelėje pasirašo asmuo gavęs čekį. Pagal banko įstaigos reikalavimus nurodoma, kokiam tikslui bus panaudoti gauti pinigai.
Mokėjimo nurodymas (nurodymas) – tai įstaigos nurodymas savo bankui pervesti atitinkamą sumą iš jos sąskaitos į pinigų gavėjo sąskaitą. Atsiskaitydamas mokėjimo nurodymu, mokėtojas išrašo nustatytos formos mokėjimo nurodymą – blanką. Šiais dokumentais galima atsiskaityti už prekes, paslaugas, grąžinti kreditą, mokėti palūkanas, mokesčius ir atlikti kitus mokėjimus. Mokėjimo nurodymas priskiriamas tipinės formos apskaitos dokumentams. Jo formos keisti negalima. Gali būti vienkartinis ar daugkartinis. Pasirašyti turi teisę tik įstaigos įgalioti asmenys, kurių parašų pavyzdžiai patvirtinti banke. Parašai tvirtinami įstaigos antspaudu. Pagal dabar galiojančią tvarką užpildytas mokėjimo nurodymas gali būti pateikiamas banko įstaigai vykdyti per 10 kalendorinių dienų.Mokėjimo nurodymų numeravimo tvarką įstaigos pasirenka pačios, tačiau rekomenduojama kiekvienais metais dokumentus numeruoti iš naujo. Kadangi išrašytas nurodymas banke priimamas per 10 kalendorinių dienų, rašant datą reikia atsižvelgti į pristatymo į banką galimybes, sąskaitoje esantį pinigų likutį bei Lietuvos Respublikos mokėjimų įstatyme nustatytą atsiskaitymų tvarką. Mokėjimo nurodyme įrašoma:1) mokėtojo įstaigos pavadinimas ir kodas;2) banko, kuriame mokėtojo įstaiga turi atsiskaitomąją sąskaitą, pavadinimas ir banko kodas;3) mokėtojo sąskaitos banke (iš kurios bus pervedami pinigai) numeris;4) mokama suma skaičiais; 5) sąskaitos banke (į kurią bus pervedami pinigai) numeris;6) gavėjo pavadinimas;7) banko, kuriame gavėjas turi sąskaitą, pavadinimas ir kodas;8) suma žodžiais turi atitikti sumą skaičiais. Priešingu atveju mokėjimo nurodymas nevykdomas ir grąžinamas įstaigai;9) mokėjimo paskirties kodas. Neteisingai užpildžius rekvizitus bankas nevykdo mokėjimo operacijos. Pagal bankų vidaus tvarkos reikalavimus mokėjimo nurodymai su taisymais nepriimami. Taip siekiama išvengti piktnaudžiavimo. Kasos pajamų orderis priskiriamas specialiesiems apskaitos dokumentams. Jo forma bei blankas griežtai reglamentuoti ir įstaigose negali būti keičiami. Naudojamas įmokoms grynaisiais pinigais bei įplaukoms valiuta į įstaigos kasą pajamuoti. Pagal patvirtintą tvarką kasos pajamų orderis išrašomas buhalterijoje, užregistruojamas kasos pajamų ir išlaidų dokumentų registracijos žurnale ir perduodamas į kasą. Išrašytą kasos pajamų orderį draudžiama duoti pinigus mokančiam asmeniui. Dokumentą kasininkui privalo tiesiogiai perduoti buhalterijos darbuotojai. Draudžiama sugretinti kasininko ir finansininko (buhalterio) pareigas. Kasininkas priėmęs pinigus, patikrina, ar gautas orderis išrašytas teisingai ir teisėtai, jį pasirašo ir atiduoda atplėšiamą jo dalį (kvitą) pinigus sumokėjusiam asmeniui. Atlikta operacija įregistruojama kasos knygoje. Darbo dienos pabaigoje visi kasos operacijų dokumentai (taip pat ir sugadinti) su kasos knygos atplėšiamuoju lapu (kasininko ataskaita) grąžinami buhalterijai. Kasos išlaidų orderis priskiriamas tipiniams apskaitos dokumentams. Jo forma negali būti keičiama. Jis naudojamas iš įstaigos kasos išduotiems gryniesiems pinigams įforminti.Kasos išlaidų orderis išrašomas buhalterijoje, užregistruojamas kasos pajamų ir išlaidų dokumentų registracijos žurnale ir perduodamas į kasą. Draudžiama išduoti išrašytą kasos išlaidų orderį pinigus gaunantiems asmenims, dokumentą kasininkui privalo perduoti buhalterijos darbuotojas. Kasos darbo organizavimo ir operacijų vykdymo taisyklėse numatyta, kad vietoj kasos išlaidų orderių gali būti naudojami atlyginimų mokėjimo žiniaraščiai, prašymas išmokėti pinigus ir pan. Tokiu atveju šiuose dokumentuose turi būti rašomi visi kasos išlaidų orderio rekvizitai. Patartina orderius numeruoti kiekvienais metais atskirai. Orderyje įrašoma operacijos vykdymo-pinigų išmokėjimo data, dokumento, kuris pateisina ar sankcionuoja pinigų išmokėjimą, pavadinimas, data ir numeris. Svarbu įrašyti pinigus gaunančio asmens tapatybę patvirtinančio dokumento pavadinimą, numerį, išdavimo datą ir vietą. Pinigai gali būti išmokami tik kasos išlaidų orderio išrašymo dieną.Jei pinigus gauna kitas asmuo pagal įgaliojimą, tai prieš parašą įrašoma „pagal įgaliojimą“. Įgaliojimas pridedamas prie kasos išlaidų orderio. Jei orderyje nėra pinigus gavusio asmens parašo, laikoma, kad pinigai neišmokėti. Darbo užmokesčio žiniaraštis – laisvos formos suvestinis apskaitos dokumentas, todėl kiekviena įstaiga gali jį sudaryti pagal savo poreikius. Jis skiriamas pavaizduoti per mėnesį darbuotojams priskaičiuotoms bei išskaičiuotoms sumoms, susijusioms su darbo santykiais bei užfiksuoti žinias apie darbuotojams išmokėtą darbo užmokestį. Darbo užmokesčio žiniaraštyje yra numatomos žymos (darbuotojų parašai), liudijančios apie atlyginimo išmokėjimą. Dažniausiai šie dokumentai sudaromi kiekvienam įstaigos padaliniui atskirai. Pažymimos darbuotojams priskaičiuotos su darbo santykiais susijusios sumos, išskaičiuoti įstatymuose nustatyti mokesčiai bei kiekvienam padalinio darbuotojui mokėtina darbo užmokesčio suma. Įstaigos administracijos vadovas ir vyriausiasis finansininkas patvirtina pagal žiniaraštį mokėtinų darbuotojams atlyginimų bendrą sumą. Žiniaraščio gale įrašoma faktiškai išmokėta suma žodžiais ir kasos išlaidų orderio numeris. Žiniaraštį pasirašo jį sudaręs buhalterijos darbuotojas bei atlyginimus išmokėjęs kasininkas. Darbuotojas atlyginimo gavimą patvirtina parašu. Jei darbuotojams atlyginimai pervedami į jų asmenines sąskaitas banke, greta darbuotojo pavardės įrašomas mokėjimo dokumento numeris ir data. Jei dėl kokių nors priežasčių atlyginimas konkrečiam darbuotojui neišmokėtas, greta jam mokėtinos sumos įrašoma „deponuota“ ir ši suma perkeliama į Neišmokėto darbo užmokesčio suvestinę. Susumuojama ir įrašoma šiame žiniaraštyje deponuotų atlyginimų suma. Jei įstaigoje nesudaroma atlyginimų priskaitymų suvestinė, buhalterinės korespondencijos, susijusios su atlyginimų priskaičiavimu, mokesčių išskaičiavimu, mokėtinų atlyginimų užfiksavimu, šie duomenys gali būti surašyti šiame dokumente. Atlyginimų išmokėjimo žiniaraštis priskiriamas laisvos formos apskaitos dokumentams. Jis naudojamas darbuotojams išmokėto avanso ir atlyginimo sumoms įrodyti. Duomenys į šį žiniaraštį perkeliami iš darbuotojų asmeninių sąskaitų arba atlyginimų priskaitymų suvestinės. Esminis skirtumas, lyginant su darbo užmokesčio žiniaraščiu, yra tas, kad atlyginimų išmokėjimo žiniaraštyje nefiksuojamas atlyginimų priskaitymas bei visi išskaitymai iš jo, o tik registruojamas pinigų išmokėjimo faktas. Mažos įstaigos vietoj jo gali naudoti kasos išlaidų orderius. Šio žiniaraščio netikslinga naudoti tose įstaigose, kuriose visų darbuotojų atlyginimai pervedami į asmenines sąskaitas.Atlyginimo mokėjimo žiniaraštis pildomas tokia pat tvarka kaip ir darbo užmokesčio žiniaraštis.Materialiniai dokumentai.Sąskaita priskiriama laisvos formos apskaitos dokumentams, todėl jos forma ir naudojimas griežtai nereglamentuotas. Ši sąskaita naudojama tais atvejais, kai pagal galiojančią tvarką nereikia išrašyti sąskaitos faktūros ar PVM sąskaitos-faktūros. Įstaigos, gavusios laisvos formos sąskaitą, pirkimo operacijas gali pagrįsti tik tada, jei sąskaitoje yra visi juridinę galią suteikiantys rekvizitai. Sąskaita-faktūra priskiriama specialiems apskaitos dokumentams. Jos forma nėra griežtai reglamentuota, tačiau gali būti surašoma tik ant specialiai tam skirtų dokumentų blankų ir naudojama prekių, paslaugų ir kt. turto pardavimams įmonėms, organizacijoms ir įstaigoms įforminti. Paprastai jos išrašomos įstaigos padalinyje, kuris atsako už prekių, paslaugų pardavimą. Mažesnėse įstaigose išrašyti šiuos dokumentus dažniausiai įpareigojami buhalterijos darbuotojai. Jei parduodamų prekių asortimentas yra labai platus ir netelpa viename dokumento blanke, turi būti išrašomi keli sąskaitų-faktūrų komplektai. Tokiu atveju pirmo komplekto apačioje rašoma „tęsinys“ ir nurodomas kitos sąskaitos-faktūros numeris. Tuo tarpu pastarojoje nebūtina kartoti visų privalomųjų rekvizitų, užtenka nurodyti, kokiame blanke yra dokumento pradžia. Sąskaitos segamos į atskirą bylą kartu su kitais pajamų dokumentais. Kadangi sąskaita-faktūra įforminamas prekių (paslaugų) pardavimas, joje privaloma nurodyti tik pardavėjo įmonės atsakingų už atliktą operaciją bei jos įforminimą asmenų vardus, pavardes, pareigas ir parašus.PVM sąskaita-faktūra priskiriama specialiems apskaitos dokumentams. Jos forma nėra griežtai reglamentuota, tačiau gali būti surašomos tik ant specialiai tam skirtų dokumentų blankų. PVM sąskaita-faktūra naudojama paslaugų suteikimo, prekių pagamintos produkcijos ar kt. turto pardavimo įmonėms, įstaigoms ir organizacijoms operacijoms dokumentuoti. Ją privalo išrašinėti įstaiga ar fizinis asmuo įregistruotas PVM mokėtoju. Šio dokumento pildymo ir saugojimo tvarka yra tokia pati kaip ir sąskaitos-faktūros. PVM sąskaitoje-faktūroje yra pildomi tie patys rekvizitai kaip ir sąskaitoje-faktūroje, tik prie pildomų rekvizitų reikia įrašyti bendrą parduotų prekių (paslaugų) sumą įskaitant PVM, prekės taikomą PVM tarifą bei PVM sumą. Reikalavimas priskiriamas laisvos formos kontroliniams dokumentams. Jo forma ir rekvizitai įstaigose gali būti keičiami. Reikalavimas naudojamas įstaigos sandėlyje esamoms atsargoms užsakyti bei dokumentuoti šių atsargų išdavimą. Naudojimas nereglamentuotas jokiais norminiais aktais. Rekomenduojama, kad dokumento eilės numeryje būtų užšifruotas ir atsargas užsakančio padalinio kodas, įrašomas kiekvienai atsargų rūšiai suteiktas nomenklatūrinis numeris. Jeigu įstaiga reikalavime nesukodavo atsargų, galima nurodyti tik matavimo vieneto pavadinimą. Jeigu kokių nors atsargų sandėlyje trūksta ir dėl to išduodamas ne visas jų kiekis, išduodant likusias medžiagas išrašomas naujas reikalavimas. Jeigu atsargos dėl kokių nors priežasčių iš sandėlio neišduodamos, nurodomos priežastys. Važtaraščiai yra laisvos formos apskaitos dokumentai. Biudžetinėse įstaigose jie naudojami šiems tikslams:1. Medžiagų perkėlimas įstaigos viduje. Fiksuojamas materialinių vertybių judėjimas iš vieno padalinio į kitą. 2. Atliekų perdavimas į sandėlį. Dokumentuojamas perdavimas į sandėlį gamyboje susidariusių atliekų, kurias dar galima panaudoti gamyboje arba parduoti.3. Prekių gabenimas įstaigos padaliniams (vidinis). Naudojamas prekių ir kitų materialinių vertybių judėjimui tarp atskirų įstaigos padalinių, esančių tos pačios įstaigos teritorijoje, dokumentuoti. 4. Kiti važtaraščiai. Darbo laiko ir darbo užmokesčio apskaitos dokumentai.Darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra svarbus dokumentas skaičiuojant darbo užmokestį darbuotojams. Kiekvieną dieną jį pildo atsakingas darbuotojas Statistikos departamento nustatyta forma ir tvarka. Žiniaraštyje rašoma darbuotojo pavardė, vardas, pareigos, sutartiniais ženklais žymimos nedirbtos dienos. Pasibaigus mėnesiui, vyriausiojo buhalterio nustatytą dieną šis žiniaraštis pristatomas į buhalteriją. Buhalterijos darbuotojai, priimdami žiniaraštį, patikrina, ar užpildyti visi rekvizitai, ar teisingai suskaičiuotos dirbtos ir nedirbtos dienos. Sutvarkytas darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra pagrindas skaičiuoti darbuotojams priklausantį darbo užmokestį.Specialūs dokumentai. Valgiaraštis-reikalavimas yra pagrindinis išlaidų dokumentas išduotiems iš sandėlio ir suvartotiems maisto produktams nurašyti. Gali būti naudojami kiti dokumentai: vienkartinis reikalavimas, sugedusių produktų ar trūkumų nurašymo bei produktų grąžinimo aktas. Valgiaraštis-reikalavimas rašomas kiekvieną dieną vienu egzemplioriumi. Jį surašo asmuo, kuris atsako už racionalų maitinimą. Dokumento pirmoje dalyje įrašomas įstaigos pavadinimas, data, pagal išlaidų normas ir žmonių skaičių besimaitinančių asmenų grupė. Antroje dalyje rašomi produktų pavadinimai ir jų kiekis, priklausantis nuo maitinimų skaičiaus per dieną (dažniausiai – tai pusryčiai, pietūs, pavakariai ir vakarienė). Suskaičiuojamas bendras išduotų produktų kiekis. Dokumentą pasirašo išdavęs produktus sandėlininkas, gavęs virėjas ir sudaręs valgiaraštį-reikalavimą asmuo, tvirtina įstaigos vadovas. Vaikų lankomumo apskaitos žiniaraštis – tai dokumentas, kuriame žymimas faktiškai vaikų lankytų dienų skaičius. Dažniausiai sudaromas nustatytos formos žiniaraštis. Jį pildo atsakingas darbuotojas kiekvieną dieną. Į žiniaraštį įrašomi vaikų vardai ir pavardės, sutartiniais ženklais žymimos nelankytos dienos, nurodomos nelankymo priežastys. Pasibaigus mėnesiui, susumuojamos visos kiekvieno vaiko nelankytos dienos, įrašomas dėl pateisinamos priežasties praleistų dienų skaičius. Pristatomas į buhalteriją, kurios darbuotojai, priimdami žiniaraštį, patikrina, ar užpildyti visi rekvizitai. Sutvarkytas vaikų lankomumo apskaitos žiniaraštis yra pagrindas sudaryti atsiskaitymų su tėvais žiniaraštį. Klaidų taisymas:1. Pinigų apskaitos dokumentus taisyti draudžiama. Jei padaroma klaida, pinigų apskaitos dokumentas anuliuojamas ir surašomas naujas.2. Visuose apskaitos dokumentuose draudžiama taisyti dokumento surašymo datą.3. Apskaitos dokumentuose galima taisyti kiekį, sumą, tekstą, išskyrus dokumento surašymo datą. Taisant klaidą, klaidingas tekstas arba skaičius perbraukiamas taip, kad galima būtų perskaityti. Po to įrašomas teisingas tekstas arba skaičius. Šalia ištaisyto įrašo pasirašo taisomą apskaitos dokumentą pasirašę asmenys ir nurodoma taisymo data. Tokie taisymai daromi tik dokumento surašymo metu.4. Klaidos apskaitos registruose, pastebėtos iki metinės finansinės atskaitomybės sudarymo, gali būti taisomos perbraukiant klaidingą tekstą ar skaičių taip, kad galima būtų perskaityti. Po to įrašomas teisingas skaičius ar tekstas arba surašoma buhalterinė pažyma. Šalia ištaisyto įrašo pasirašo taisomą apskaitos dokumentą pasirašę asmenys ir nurodoma taisymo data. Pastebėtos po metinės atskaitomybės sudarymo klaidos taisomos tik surašius buhalterinę pažymą.Apskaitos dokumentų, apskaitos registrų ir finansinės atskaitomybės saugojimas:1. Apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai iki finansinės atskaitomybės patvirtinimo saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, kurioje numatomos priemonės, užtikrinančios dokumentų saugumą.2. Patvirtinus finansinę atskaitomybę, apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, laikantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatytų dokumentų saugojimo terminų.3. Likviduotų ūkio subjektų apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai saugomi Lietuvos Respublikos archyvų įstatymo nustatyta tvarka.4. Jei pasikeičia ūkio subjekto vadovas, apskaitos dokumentus, apskaitos registrus ir finansinę atskaitomybę perima naujas ūkio subjekto vadovas.5. Ūkio subjektų, perduodančių apskaitos dokumentus valstybiniam saugojimui, finansinė atskaitomybė saugoma nuolat, o ūkio subjektų, neperduodančių dokumentų valstybiniam saugojimui, finansinė atskaitomybė saugoma 15 metų.1.4 BIUDŽETINIŲ ĮSTAIGŲ BUHALTERIJŲ DARBO ORGANIZAVIMAS
Biudžetinių įstaigų programos sąmatos vykdymo apskaitą tvarko atskiras padalinys – buhalterija. Biudžetinės įstaigos programos sąmatos vykdymo buhalterinę apskaitą dažniausiai tvarko savarankiškai, bet prie ministerijų, miestų ar rajonų savivaldybių gali būti įsteigtos centralizuotos buhalterijos, kurios tvarko vienoje teritorijoje esančių, to paties pavaldumo, ir iš to paties biudžeto išlaikomų įstaigų programų sąmatų vykdymo operacijų apskaitą. Vienodi reikalavimai keliami tiek atskirų įstaigų buhalterijoms, tiek centralizuotoms buhalterijoms. Buhalterijoms pavedama:1) rengti biudžeto ir specialiųjų programų projektų sąmatas;2) tikrinti, kad pirminiai dokumentai būtų įforminti teisingai ir laiku;3) vykdyti nustatytų piniginių normų prisilaikymą;4) nustatytu laiku organizuoti ir atlikti materialinių vertybių ir piniginių lėšų inventorizacijas ir jų rezultatus pavaizduoti apskaitoje;5) apskaičiuoti ir nustatytu laiku išmokėti darbuotojams darbo užmokestį, stipendijas;6) teisingai apskaičiuoti, išskaičiuoti bei pervesti mokesčius į biudžetą;7) organizuoti atsiskaitymus su tiekėjais;8) laiku atsiskaityti su atskaitingais asmenimis;9) nustatytu laiku priskaityti tikslines įmokas;10) užtikrinti buhalterinių dokumentų saugumą ir perdavimą į archyvą;11) sudaryti ir nustatytu laiku pristatyti periodinę ir metinę atskaitomybes;12) analizuoti periodines ir metinę atskaitomybes ir gautus duomenis naudoti sudarant ir vykdant programų sąmatas.Apskaita turi būti tvarkoma taip, kad iš apskaitos gaunama informacija būtų objektyvi, palyginama, pateikiama laiku, išsami ir naudinga vidaus ir išorės informacijos naudotojams. Biudžetinės įstaigos buhalterijos struktūroje gali būti tiek vienas, tiek kelios dešimtys etatinių darbuotojų. Šio padalinio darbuotojų skaičius priklauso nuo apskaitos informacijos apimties. Buhalterijai vadovauja vyriausiasis buhalteris arba apskaitos tarnybos vadovas. Į darbą vyriausiasis buhalteris priimamas konkurso tvarka. Jis turi gerai išmanyti biudžetinių įstaigų buhalterinės apskaitos vedimo tvarką, mokesčių, finansų ir bankininkystės sistemą, turėti būtiniausių teisinių žinių, mokėti objektyviai vertinti finansinius rezultatus.
Vyriausiasis buhalteris privalo:1) užtikrinti ūkinių-finansinių operacijų teisingumą;2) užtikrinti tinkamą dokumentų įforminimą;3) apskaitos tvarkymą organizuoti taikant šiuolaikines apskaitos formas bei priemones;4) nustatytu laiku sudaryti ir pateikti atskaitomybę;5) užtikrinti buhalterinių dokumentų tinkamą saugumą ir nustatyta tvarka perdavimą į archyvą.Kiti biudžetinės įstaigos buhalterijos darbuotojai į darbą priimami taip pat konkurso tvarka, jiems keliami reikalavimai pagal darbų sudėtingumą.Vyriausiasis buhalteris paskirsto darbą buhalterijos darbuotojams ir nustato atsiskaitymo už atliktą darbą terminus.Pagal Lietuvos Respublikos biudžetinės sandaros įstatymą įstaigos ir organizacijos, išlaikomos iš biudžeto lėšų, gali turėti ir ne biudžeto lėšų. Šioms lėšoms apskaityti būtina turėti atskirą patvirtintą sąmatą. Įstaigoms, finansuojamoms iš Lietuvos valstybės biudžeto, ne biudžeto lėšų sudarymo ir naudojimo taisykles nustato Lietuvos Respublikos Vyriausybė, o įstaigoms, finansuojamoms iš savivaldybių biudžetų – savivaldybių vykdomosios institucijos.Biudžetinė įstaiga privalo vadovautis asignavimų valdytojo patvirtintais ir suderintais su Finansų ministerija arba savivaldybės administracija valstybės tarnautojų ir kitų darbuotojų skaičiaus normatyvais, mitybos, medikamentų, aprangos ir patalynės piniginėmis normomis.Vyriausiasis buhalteris arba apskaitos tarnybos vadovas:1) pasirašydamas ūkinės operacijos dokumentus, patvirtina, kad ūkinė operacija yra teisėta, dokumentai, susiję su ūkinės operacijos atlikimu, yra tinkamai parengti ir kad operacijai atlikti pakaks patvirtintų asignavimų;2) ūkinės operacijos dokumentus grąžina juos rengusiam valstybės tarnautojui arba darbuotojui, jeigu išankstinės finansų kontrolės metu nustato, kad ūkinė operacija yra neteisėta arba kad jai atlikti neužteks patvirtintų asignavimų, kad ūkinę operaciją pagrindžiantys dokumentai yra netinkamai parengti. Nustatęs šiuos faktus, vyriausiasis buhalteris privalo atsisakyti pasirašyti ūkinės operacijos dokumentus ir, nurodydamas atsisakymo priežastis, apie tai raštu pranešti viešojo juridinio asmens vadovui, kuris gali atsisakyti tvirtinti ūkinę operaciją arba raštu nurodyti ją atlikti;3) atlikdamas išankstinę finansų kontrolę, turi teisę be atskiro viešojo juridinio asmens vadovo nurodymo gauti iš viešojo juridinio asmens padalinių vadovų ir valstybės tarnautojų arba darbuotojų raštiškus ir žodinius paaiškinimus dėl dokumentų ūkinei operacijai atlikti parengimo ir ūkinės operacijos atlikimo bei dokumentų kopijas.1.5 BIUDŽETINĖSE ĮSTAIGOSE TAIKOMOS APSKAITOS FORMOS
Apskaitos formos priklauso nuo taikomų apskaitos registrų (1 pav.).
1 pav. Biudžetinėse įstaigose taikomos apskaitos formos
Analitinė apskaita tvarkoma biudžetinės įstaigos pasirinktuose apskaitos registruose (knygose, kortelėse, kaupiamuosiuose žiniaraščiuose ir kt.). Buhalterinės apskaitos įstatyme nurodyta, kad apskaitos registrai gali būti pavyzdiniai arba laisvos formos. Apskaitos registrai, išskyrus nematerialiojo ir ilgalaikio bei trumpalaikio turto, sudaromi kas mėnesį, o ilgalaikio ir trumpalaikio turto – ne rečiau kaip kas ketvirtį, turto nusidėvėjimo žiniaraščiai – kartą per metus.
1.6 MEMORIALINĖ ORDERINĖ APSKAITOS FORMA
Dauguma biudžetinių įstaigų taiko memorialinę-orderinę apskaitos formą. Šios apskaitos formos pagrindiniai elementai pavaizduoti 2 paveiksle.
2 pav. Memorialinės orderinės apskaitos formos pagrindiniai elementai.
Memorialiniuose orderiuose įrašai daromi iš pirminių dokumentų chronologine tvarka. Šie duomenys perkeliami į Didžiąją knygą. Memorialiniuose orderiuose kaupiami vienos sąskaitos duomenys už visą ataskaitinį laikotarpį. Įrašai yra grupuojami pagal koresponduojančias sąskaitas.Piniginių lėšų pasikeitimo kasoje ir sąskaitose banke duomenys registruojami memorialiniuose orderiuose Nr. 1 ir Nr. 2. Juose vaizduojamas sąskaitų debeto ir kredito apyvartos ryšys su kitomis koresponduojančiomis sąskaitomis. Iš įrašų apskaičiuojamas piniginių lėšų likutis mėnesio pabaigoje ir, esant reikalui, tarpiniais laikotarpiais. Apskaičiuotas likutis įrašomas lapo pabaigoje ir palyginamas su kituose registruose išvestais likučiais. Lyginama su kasos knyga, iš banko gautais sąskaitų išrašais ir kt.
Memorialinis orderis Nr. 1 skiriamas kasos lėšų apskaitai tvarkyti, o Nr. 2 – banke esančios sąskaitos lėšų apskaitai tvarkyti. Memorialinis orderis Nr. 3 skiriamas ne biudžeto lėšų sąskaitos lėšų apskaitai tvarkyti. Lėšoms, gautoms pagal specialiąsias programas, įstaigos dažniausiai pildo tokios pačios formos memorialinius orderius Nr.1 ir Nr. 2. Tik prie pagrindinio numerio rašoma raidė ar papildomas numeris (memorialinis orderis Nr. 1a, Nr. 1b, Nr. 2a, Nr. 2b ir t. t.). Atsiskaitymams su atskaitingais asmenimis, įvairiomis įmonėmis ir organizacijomis skirti memorialiniai orderiai Nr. 6 ir Nr. 8. Šių orderių paskirtis dvejopa. Likučių įrašai atitinka analitinės apskaitos reikalavimus, o susumuotos sąskaitų apyvartos perkeliamos į Didžiąją knygą. Šiuose registruose sintetinė ir analitinė apskaita vedama viename lape, todėl lengva patikrinti įrašus. Darbo užmokesčio, stipendijų ir atsiskaitymo su tėvais už vaikų išlaikymą duomenys kaupiami analitiniuose žiniaraščiuose.