UAB“STATYBOS MEDŽIAGOS“ INFORMACINĖS VALDYMO SISTEMOS ANALIZĖ

ĮVADAS
Valdymo funkcijos – planavimas, organizavimas, vadovavimas ir kontrolė remiasi nenutrūkstamu informacijos srautu apie tai, kas vyksta organizacijoje ir už jos ribų. Tik gaudami laiku ir tikslią informaciją, vadovai gali stebėti, kaip artėja prie tikslo, ir įgyvendinti planus tikrovėje. Tad informacinės sistemos įgalina vadovus kontroliuoti, kaip sekasi jų verslas, nes įvairios, ypač kompiuterinės, informacinės sistemos teikia efektingai veiklai būtinų žinių. Šios valdymo informacinės sistemos (management information system) tampa privalomos planuojant, priimant sprendimus ir kontroliuojant. Nuo to, kaip greitai ir kokio tikslumo žinias vaadovai gauna apie tai, kas vyksta gerai ir kas blogai, labai priklauso įmonės veiklos efektingumas.
Darbo aktualumas. Valdymo informacinės sistemos apibrėžiamos kaip formalus būdas, leidžiantis valdymui pasinaudoti tikslia ir laiku gauta informacija, reikalinga palengvinti sprendimų priėmimą ir organizacijai efektingai atlikti planavimo, kontrolės operacijų atlikimo funkcijas. Tokia sistema teikia žinių apie praeitį, dabartį, numatomą ateitį ir organizacijai svarbius vidaus bei išorės įvykius. Organizacijos visada turi kokią nors valdymo informacinę sistemą. Anksčiau tos sistemos buvo sudaromos ir naudojamos labai neformaliai, tačiau atsiradus kompiuteriams, attsivėrė galimybės apdoroti ir kaupti daug duomenų, ir valdymo informacinių sistemos tapo formalia veikla.

Tad šiame darbe ir analizuosiu UAB „Statybos medžiagos“ naudojamą valdymo informacinę sistemą – buhalterinę programą „Centas“. Minėta programa bendrovėje naudojama pagrindinių ir svarbiausių bendrovės finansinių rodiklių apskaičiavimui, nustatymui, t.

.y. buhalterinės apskaitos pilnam vedimui.
Darbo metu keliami tikslai:
• išanalizuoti kaip bendrovėje naudojama buhalterinė programa „Centas“;
• išsiaiškinti ar tenkina bendrovės poreikius buhalterinė programa „Centas“;
• pateikti pasiūlymus dėl bendrovėje naudojamos buhalterinės programos „Centas“ tobulinimo galimybių.
Darbą sudaro dvi dalys. Pirmoje dalyje pateikiu trumpą bendrovės apibūdinimą – veiklos pobūdį, prekių asortimentą bei bendrovės organizacinę struktūrą. Taip pat šioje dalyje analizuoju bendrovėje naudojamą informacinę valdymo sistemą – buhalterinę programą „Centas“. Antroje dalyje pateikiu bendrovės prielaidų aprašymą artimiausiam laikotarpiui bei naudojamos buhalterinės programos „Centas“ tobulinimo galimybes. Darbo pabaigoje pateikiu išvadas ir pasiūlymus bei priedus.

1. Situacijos analizė
1.1. UAB „Statybos medžiagos“ pristatymas
Įmonė, kurią nagrinėju, įsteigta 2003 metais, yra uždaroji akcinė bendrovė „Statybos medžiagos“- ribotos turtinės atsakomybės įmonė, turinti juridinio asmens teises. Jos kapitalas yra padalytas į akcijas. Įmonės akcininkai yra 4 fiziniai asmenys. Įmonės įstatinis kapitalas &##8211; 20 000 Lt. Įmonės veikla – statybos, remonto prekių mažmeninė ir didmeninė prekyba.
UAB „Statybos medžiagos“ turi parduotuvę skirtą statybos organizacijoms ir privatiems vartotojams aptarnauti. Įmonė klientus stengiasi aprūpinti įvairiomis pagrindinėmis statyboms reikalingomis medžiagomis. Klientus aptarnauti padeda nuosavas transportas, kuriuo išvežiojamos prekės klientams. Prekės atrenkamos, komplektuojamos, pakraunamos, pristatomos į objektus, priimami užsakymai telefonu, ieškoma palankių atsiskaitymo sąlygų. Įmonės parduotuvėje gali pirkti ir urmininkai pagal sutartis, kurie turi galimybę rinktis prekes sutartomis mažesnėmis kainomis ir būti greičiau aptarnaujami. Asortimentas nuolat atnaujinamas ir didinamas. Teikiamos paslaugos: 1)

) prekes galima užsisakyti ir telefonu, jos sukomplektuojamos bei pristatomos tiesiai pirkėjų nurodytu adresu; 2) statybinių medžiagų specialistai konsultuoja, organizuoja prekių komplektavimą, jų tiekimą pirkėjui; 3) prekiaujama išsimokėtina.
UAB „Statybos medžiagos“ prekių asortimentas:
• Statybos ir izoliacinės medžiagos;
• Vidaus ir išorės apdailos bei remonto medžiagos;
• Įrankiai.
UAB „Statybos medžiagos“ personalas. Bendrovėje dirba 22 darbuotojai. UAB „Statybos medžiagos“ organizacinė valdymo struktūra pateikta 1 pav.

1 pav. UAB „Statybų medžiagos“ organizacinė struktūra
1.2. Informacinės valdymo sistemos analizė UAB „Statybos medžiagos“

Kaip matėme, įmonės veikla – įvairių statybinių medžiagų pardavimas, todėl jai labai svarbu turėti tikslią informaciją apie parduodamas prekes, užsakymus klientams bei tiekėjams, apmokėjimą ir t.t. Įmonėje šiai informacijai apdoroti naudojama informacinė sistema – buhalterinė programa „Centas“, kurią toliau ir analizuosiu.
1.2.1. Buhalterinės programos „Centas“ naudojimas įmonėje
Buhalterinė programa „Centas“ – tai materialinių vertybių ir buhalterinės apskaitos programa, kurios pagrindinės funkcijos (žr. 2 pav.):
• Paslaugos. Suteiktų paslaugų registravimas. Automatinis sąskaitų generavimas.
• Pirkimai – pardavimai. Atsiskaitymų apskaita.
• Buhalterija: sąskaitų planas. Operacijų žurnalas. Korespondencijų ataskaitos. Didžioji knyga. Balansas.
• Darbo užmokesčio apskaita.
• Sandėlių apskaita. Neribotas sandėlių skaičius. Vidiniai judėjimai.
• Ilgalaikio turto apskaita.
• Kasos ir banko apskaita.
• Konsignacinė prekyba, išankstinės sąskaitos, prekių rezervavimas.

2 pav. Pagrindinis langas
Kaip matome, programos pagrindiniame lange pateikti dažniausiai naudojami mygtukai bei programos valdymo meniu. Dėl patogumo, šie mygtukai suskirstyti pagal programoje esančius funkcinius modulius.
Pats programos pavadinimas, teigia, kad tai įmonės buhalterijai skirta programa, tad toliau analizuosiu pagrindines su UAB „Statybos medžiagos“ buhalterija susijusias ir naudojamas pr

rogramos funkcijas.
1.2.1.1. Funkcinio programos modulio „Pirkimai/Pardavimai“ naudojimas
Sąskaita– faktūra yra pagrindinis įmonės pajamų dokumentas, kurio teisingas pildymas labai svarbus. Sąskaitos – faktūros pildymo ir spausdinimo mygtuką galima rasti dviem būdais: 1) per meniu Darbas/Sąskaita-faktūra; 2) paspaudus greitojo pasiekimo mygtuką “Sąskaita-faktūra” (skyriuje Pirkimai / Pardavimai).
Įmonės sąskaitų formavimas. Atsidariusiame lange automatiškai į naują dokumentą įvedama tos dienos data, o numeravimui programa automatiškai pasiūlo pirmą laisvą dokumento numerį. Sąskaitą suformuoti galima dviem būdais: 1) rankiniu būdų suvedant visus reikalingus duomenis; 2) suformuojant pagal į duomenų bazę įvestus duomenis, pasirenkant norimą veiksmą iš iškrentančio meniu (žr. 3 pav.):

3 pav. Sąskaitos – faktūros formavimo galimybės
Renkantis įvairius mygtukus, galima įvesti naują pirkėją, redaguoti esamo pirkėjo duomenis arba pašalinti nereikalingą įrašą. Programoje numatytas greitas sąskaitos – faktūros suradimas, t.y. įvedus pirkėją bei surinkus jo įmonės kodą, programą įkelia likusius pirkėjo duomenis. Pirkėjo įvedimo metu, programa patikrina, ar yra neapmokėtų pradelstų sąskaitų, ir perspėja programos vartotoją; praterminuotos sąskaitos pažymimos raudonai (žr. 4 pav.). Formuojant sąskaitą yra galimybė parinkti krovinio gavėją, kuris parenkamas iš sąrašo – Kontrahentų žinyno.

4 pav. Pasirinkto pirkėjo duomenų peržiūra

Prekių bei paslaugų įvedimas į sąskaitą vykdomas pasirenkant iš sąrašo sandėlio pavadinimą, pavyzdžiui įmonėje yra keturi sandėliai suskirstyti pagal prekių asortimentą.

Labai svarbu išrašant sąskaitą – faktūrą yra teisingas mokesčių apskaičiavimas. Pavyzdžiui, programa leidžia skaičiuoti dokumento galutinę PVM sumą pagal eilučių PVM sumas arba pagal be

endrą dokumento sumą be PVM. PVM sumos skaičiavimas pagal eilutes naudojamas tais atvejais, kai panaudojami keli PVM tarifai, arba esant būtinybei koreguoti PVM sumą.

5 pav. PVM sumų skaičiavimo nustatymai

Ūkinė operacija (sąskaitos faktūros išrašymas – pardavimo operacija) automatiškai persikelia į sąskaitų planą (žr. 6 pav.), formoje atsiranda papildomi stulpeliai Debetas, Kreditas, Pajamos bei papildomas buhalterinių sąskaitų skyrius.

6 pav. Ūkinės operacijos persikėlimas į sąskaitų planą

Programa turi galimybę automatiškai kiekvieno mėnesio paskutinę dieną suformuoti sąskaitas faktūras už suteikiamas periodiškai paslaugas.
Krovinio važtaraščio pildymas ir spausdinimas (žr. 7 pav.). Kaip matome iš paveikslo, į numatyta formą tereikia surinkti reikalingus duomenis ir važtaraštis bus paruoštas.

7 pav. Krovinio važtaraščio formavimas
Prekių bei paslaugų gavimo pajamavimas programoje. Norint užpajamuoti prekes arba gautas paslaugas, pagrindiniame lange pasirenkamas „Gavimas“ arba per meniu „Darbas/Prekių gavimas“. Atsidariusiame lange (žr. 8 pav.) užpajamuojamos visos prekės, skirtos perparduoti, bei įvairios gautos paslaugos. Taip pat čia pajamuojamos įvairios sąnaudos ir ilgalaikis turtas (kaip paslauga).

8 pav. Prekių gavimo pajamavimo formavimas

Prekių ir paslaugų pardavimų registravimas vykdomas per meniu „Darbas/ Pardavimas gyventojams“ (žr. 9 pav.).

9 pav. Prekių ir paslaugų pardavimo formavimas
Įvedamos realizuotos prekės bei paslaugos pasirenkant sandėlio pavadinimą. Paslaugos pasirenkamos paspausdus “P+”, o prekės – “L+”. Programa taip pat leidžia optimizuoti darbą su brūkšninių kodų skaitytuvu. Suteikiant nuolaidą pardavimo metu, pažymima varnelė ties „Nuolaidos“ ir įvedama procentinė nuolaida kiekvienoje eilutėje.

Taip pat, programa leidžia suformuoti kasos kvitą ir nusiųsti jį į kasos aparatą. Formuojant kasos kvitą, įvesdama pirkėjo įmokėta pinigų suma į lauką „Įmokėta“. Žemiau esančiame lauke „Grąža“ pasirodo išmokama pirkėjui grąžą. Atspausdinant kasos čekį, spaudžiamas „Kvitas“, arba surinkus įmokėtą sumą – Enter.
Pirkėjui pageidaujant, atspausdinama PVM sąskaita faktūra pagal kasos aparato kvitą: per meniu į „Peržiūra / Parduota gyventojams“. Įvedus kvito numerį, atrenkamos parduotos prekės ir suformuojama sąskaita faktūra.

Prekių nurašymas vykdomas kai reikia nurašyti prekes arba medžiagas dėl jų netekties, sunaudojimo ar kitų priežasčių – per meniu „Darbas / Prekių nurašymas“. Atsidariusiame lange įvedama nurašymo akto sudarymo data (žr. 10 pav.), o paspaudus mygtuką D prie datos įvedimo langelio, pasinaudojama anksčiau paruoštais duomenimis.

10 pav. Prekių nurašymo formavimas
Pasirinkus nurašymo straipsnį, įvedamos nurašomos prekės ar medžiagos paspausdus mygtuką „+“. Galima prekės ar medžiagos kodą įvesti į langelį po šiuo mygtuku ir paspausti Enter.
Kai programa suranda sandėliuose vieną likutį, jis iš karto įvedamas į dokumentą. Jei aptinkami keli likučiai, programa paprašo įvesti nurašomą kiekį atsidariusiame lange. Įvedus kiekį ir paspausdus Enter arba Gerai, programa automatiškai surenka likučius pagal FIFO metodą ir įtraukia juos į formuojamą dokumentą.
Prekių grąžinimas skirtas realizuotų prekių grąžinimui iš pirkėjų; vykdomas per meniu „Darbas / Prekių grąžinimas“.

11 pav. Prekių grąžinimo formavimas
Formuojant grąžinimo dokumentą, į dokumentą įtraukiamos prekės jų gavimo kaina. Toliau reikia tik nurodyti iš ko grąžinamos prekės – iš gyventojų, ar iš įmonės. Jeigu grąžinimas vyksta iš įmonės, pasirinkti pirkėją galima iš kontrahentų sąrašo arba paspaudus mygtuką su padidinamuoju stiklu. Taip pat reikia nurodyti sandėlį, į kurį grąžinamos prekės.

1.2.1.2. Funkcinio programos modulio „Užsakymai“ naudojimas
Klientų užsakymai. Programa leidžia organizuoti klientų užsakymų priėmimą, jų valdymą, pardavimo dokumentų formavimą pagal priimtus užsakymus. Taip pat galima suformuoti ataskaitas tiek pagal užsakymus, tiek pagal užsakytas prekes.
Užsakymo priėmimo metu, programa rezervuoja prekes užsakovui. Išlaiduojant prekes, programa patikrina prekių rezervavimą ir apriboja jų pardavimą kitiems pirkėjams.
Klientų užsakymų suformavimas, spausdinimas ir išsaugojimas vykdomas per meniu „Darbas/Klientų užsakymai/Priėmimas“ arba paspausdus mygtuką „Užsakymai/Priėmimas“ pagrindinės formos skyriuje „Užsakymai“.

12 pav. Užsakymų priėmimų formavimas
Prekės įtraukiamos į užsakymą mygtuko „+“ pagalba. Programa leidžia pildyti užsakymą pagal galutines pardavimo kainas (su PVM) bei išskirti PVM mokestį.

Taip pat programoje numatyti ir „Priimtų užsakymų peržiūra ir valdymas“, „Priimtų užsakymų ataskaita“ bei „Užsakytų prekių ataskaita“ moduliai.

Užsakymai tiekėjams. Programa leidžia formuoti ir spausdinti užsakymus tiekėjams. Taip pat galima atidaryti anksčiau suformuotą užsakymą ir papildyti jį.
Užsakymų tiekėjams formavimas vykdomas pagrindinio lango skyriuje „Užsakymai“ spaudžiant mygtuką „Užsakymo siuntimas“ arba per meniu „Darbas/Užsakymai tiekėjams/Formavimas“.

13 pav. Užsakymų tiekėjams formavimas

Įvedama užsakymo data, kuri pagal nutylėjimą – tos dienos data; įvedamas užsakymo numeris (žr. 13 pav.). Toliau reikia įvesti tiekėją, kurį galima pasirinkti iš kontrahentų sąrašo (paspaudus mygtuką su padidinančiu stiklu patenkama į Kontrahentų žinyną). Prekėms įtraukti į dokumentą spaudžiamas „+”. Pasirenkamas atsakingas asmuo paspaudus trikampiuką prie langelio po pastabų lango. Jei užsakomoms prekėms taikoma nuolaida, reikia įvesti jos procentinį dydį į laukelį prie bendrų užsakymo sumų. Taip pat programoje yra numatytos „Užsakymų tiekėjams peržiūra ir valdymas“.

1.2.1.3. Funkcinio programos modulio „Buhalterija“ naudojimas
Vienas iš svarbesnių įmonėje naudojamų šios programos funkcinių modulių yra „Buhalterija“. Šiame modulyje tvarkomas sąskaitų planas, sąskaitų korespondencijos, atlikti pinigų likučių bei skolų perskaičiavimus dėl pasikeitusio valiutos kurso bei kitus kitas funkcijas. Taip pat čia vykdomas įvairių buhalterinių ataskaitų formavimas.
Šis modulis veikia savarankiškai nuo kitų programų funkcijų, susijusių su pirminių dokumentų apskaita, todėl visi pasikeitimai (išskyrus valiutinių kursų), įvesti šioje vietoje neatsispindi likusioje programos dalyje.
Sąskaitų planas. Pradedant darbą su sąskaitų planu, pasirinkama per pagrindinį meniu „Darbas/Buhalterija/Sąskaitų planas“ arba spaudžiant „Sąskaitų planas“ pagrindinio lango skyriuje „Buhalterija“.
Paspausdus mygtuką „Pavyzdinis“ (žr. 14 pav.) pasirenkama, kuris pavyzdinis sąskaitų planas įkraunamas. Įkrautas pavyzdinis planas koreguojamas pagal įmonėje patvirtintą sąskaitų planą. Subsąskaitos parodomos paspaudus „+“ prie pagrindinės sąskaitos. Paspaudus „-“ subsąskaitos paslepiamos.

14 pav. Sąskaitų planų formavimas

Operacijų žurnale (arba Bendrajame žurnale) suvedamos visos įmonės sąskaitų korespondencijas. Norint, kad pirminių dokumentų duomenys iš karto patektų į operacijų žurnalą, įjungiama „Automatinė sąskaitų korespondencija“ programos nustatymuose, tuomet programa automatiškai formuoja korespondencijas „Operacijų žurnale“ ir redaguoja sąskaitų plano likučius. Visas kitas operacijas (kelių mokestis, pajamų mokestis ir t.t.) tenka įvesti į „Operacijų žurnalą“ rankiniu būdu.

Buhalterinės ataskaitos. Programa formuoja tam tikras buhalterines ataskaitas.
Sąskaitų korespondencijos. Norint suformuoti bei atspausdinti sąskaitų korespondencijos ataskaitą, pasirenkamas per pagrindinį meniu „Darbas/Buhalterija/Ataskaitos/Sąskaitų korespondencijos“ arba „Ataskaitos“ programos pagrindinio lango skyriuje „Buhalterija“ ir kairiuoju pelytės mygtuku pasirinkite punktą „Sąskaitų korespondencijos“.

15 pav. Sąskaitų korespondencijos formavimas
Pasirenkamas ataskaitos formavimo laikotarpis bei įvedama sąskaitą, kuriai formuojama ataskaita. Įvedus teisingą sąskaitos kodą, prie langelio pasirodo jos pavadinimas, tada pasirenkama kokias korespondencijas atvaizduoti ataskaitoje bei pagal kurį kontrahentą formuojama ataskaita. Ataskaitai peržiūrėti ir atspausdinti – „Peržiūra/Spausdinimas” (žr. 15 pav.).
Sąskaitos apyvartos žiniaraštis. Sąskaitų likučių bei apyvartų pasirinktam laikotarpiui formavimas vykdomas per pagrindinį meniu „Darbas/Buhalterija/Ataskaitos/Sąskaitos apyvartos žiniaraštis“ arba – „Ataskaitos“ programos pagrindinio lango skyriuje „Buhalterija“ ir kairiuoju pelytės mygtuku pasirinkti punktą „Sąskaitos apyvartos žiniaraštis“ (žr. 16 pav.). Programa leidžia formuoti žiniaraštį ne tik analitinėms sąskaitoms, bet ir sintetinėms (turinčioms subsąskaitas) bei jų klasėms.

16 pav. Likučių ir apyvartų formavimas
Balansinių sąskaitų apyvartos žiniaraštis. Programa leidžia suformuoti apibendrintą ataskaitą pagal visas balansines sąskaitas, nurodant jų likučius laikotarpio pradžioje ir pabaigoje, apyvartas bei bendras sumas pagal kiekvieną koresponduojančią sąskaitą (žr. 17 pav.).
Balansinių sąskaitų apyvartos žiniaraštis suformuojamas per pagrindinį meniu „Darbas/Buhalterija/Ataskaitos/Balansinių sąskaitų apyvartos žiniaraštis“ arba – – „Ataskaitos“ programos pagrindinio lango skyriuje „Buhalterija“ ir kairiuoju pelytės mygtuku pasirinkite punktą „Balansinių sąskaitų apyvartos žiniaraštis“.

17 pav. Balansinių sąskaitų apyvartos žiniaraščių formavimas
Didžiosios knygos suformavimui bei atspausdinimui už pasirinktą laikotarpį, reikia per pagrindinį meniu „Darbas/Buhalterija/Ataskaitos/Didžioji knyga“ arba – „Ataskaitos“ programos pagrindinio lango skyriuje „Buhalterija“ ir kairiuoju pelytės mygtuku pasirinkite punktą „Didžioji knyga“.
Šias ataskaitas galima suformuoti: 1) pasirinktam mėnesiui (pažyminti opciją „Periodui“ ir pasirinkus mėnesį iš sąrašo; 2) pasirinktiems metams (pažyminti opciją „Metams“ ir pasirinkus metus iš sąrašo); 3) tokiu pačiu principu suformuojama ataskaita laisvai pasirinktam laikotarpiui.

Balansas (pilnoji forma) suformuojama už pasirinktus finansinius metus arba ketvirtį per pagrindinį meniu „Darbas/Buhalterija/Ataskaitos/Balansas (pilnoji forma)“ arba – „Ataskaitos“ programos pagrindinio lango skyriuje „Buhalterija“ ir kairiuoju pelytės mygtuku pasirinkite punktą „Balansas (pilnoji forma)“.
Programoje nėra pateiktos standartinės sąskaitos, dalyvaujančios kiekvieno straipsnio skaičiavime. Vartotojas turi savarankiškai nustatyti balansines sąskaitas, naudojamas skaičiavimų metu.
Pajamų ir sąnaudų suvestinė už pasirinktus finansinius metus (žr. 18 pav.)paruošiama per pagrindinį meniu „Darbas/Buhalterija/Ataskaitos/Pajamų ir sąnaudų suvestinė“ arba spaudžiant mygtuką „Ataskaitos“ programos pagrindinio lango skyriuje „Buhalterija“ ir kairiuoju pelytės mygtuku pasirinkite punktą „Pajamų ir sąnaudų suvestinė“.

18 pav. Pajamų ir sąnaudų sąskaitos formavimas
Darbo užmokesčio apskaitai programa leidžia paskaičiuoti darbo užmokestį ir suformuoti įvairias reikalingas ataskaitas. Po atliktų skaičiavimų sumos, susijusios su darbo užmokesčiu, perkeliamos į „Operacijų žurnalą“. Darbo užmokesčio skaičiavimai atliekami pasirinktam periodui – per pagrindinį meniu „Darbas/Darbo užmokestis/Darbo užmokesčio skaičiavimai“ arba spaudžiant mygtuką „Skaičiavimas“ programos pagrindinio lango skyriuje „Darbo užmokestis“(žr. 19 pav.).

19 pav. Darbo užmokesčio skaičiavimų formavimas
Programoje pateikiami tokie variantai darbo užmokesčio skaičiavimui: skaičiuoti pasirinktam darbuotojui; skaičiuoti tik atostoginius; skaičiuoti atostoginius ir darbo užmokestį prieš juos; skaičiuoti visiems darbuotojams; Skaičiuoti visiems darbuotojams, netaikant NPD; skaičiuoti avansą ir taikyti NPD visiems darbuotojams; perskaičiuoti darbo užmokestį; perskaičiuoti darbo užmokestį, netaikant NPD; priskaičiuoti avansą ir taikyti NPD; išmokėti darbo užmokestį; išmokėti darbo užmokestį į banko kortelę.
Mokėjimai. Programa leidžia registruoti įvairius mokėjimus bei atlikti įvairias operacijas su banku bei kasa.
Bankas. Programa leidžia atlikti įvairias operacijas su banku ir suformuoti banko ataskaitas pasirinktam laikotarpiui. Galimi pasirinkimai iš sąrašo pagal mokėjimo dokumento paskirtį (žr. 20 pav.): už prekes; už paslaugas; avansinis mokėjimas; pajamų mokestis iš darbo užmokesčio; PVM; kiti mokesčiai; darbo užmokestis; pagal avansinę apyskaitą; valiutos pirkimas; valiutinis mokėjimas; išmokėjimas fiziniams asmenims.
Įplaukos į sąskaitą registruojamos pagrindinio lango skyriuje „Mokėjimai“ spaudžiant mygtuką „Įplaukos į sąskaitą“ arba per meniu „Mokėjimai/Bankas/Įplaukos į sąskaitą“ (žr. 21 pav.).

20 pav. Banko mokėjimų parengimas 21 pav. Banko pajamų ataskaitos parengimas
Kasa. Programa leidžia registruoti įvairias kasos operacijas ir formuoti kasos knygą pasirinktam laikotarpiui, kasos pajamų ir išlaidų orderius.
Kasos pajamų orderio pildymo langas pasirenkamas pagrindinio lango skyriuje „Mokėjimai“ spaudžiant mygtuką „Kasos pajamų orderis“, arba per meniu „Mokėjimai/Kasa/Kasos pajamų orderis“. Pasirenkama dokumento datą, kuri pagal nutylėjimą – pildymo dienos data. Įvedamas dokumento numeris arba pasirinkamas dokumento numeris iš nepanaudotų blankų numerių sąrašo. Blankų numeriai įvedami per langą SAD blankai. Užpildomi kiti reikalingi duomenys.

Kasos išlaidų orderio pildymo bei spausdinimo langas pasirenkamas pagrindinio lango skyriuje „Mokėjimai“ spaudžiant mygtuką „Kasos išlaidų orderis“ arba per meniu „Mokėjimai/Kasa/Kasos išlaidų orderis“. Kasos knyga suformuojama per pagrindinį meniu „Mokėjimai/Kasa/Kasos knyga“ arba pagrindinio lango skyriuje „Mokėjimai“ spaudžiant mygtuką „Ataskaitos“ ir atsidariusiame meniu pasirenkant komandą „Kasos knyga“.
Programos nustatymai. Programos nustatymų lange galima nustatyti įvairius kiekvienai įmonei būtinus ir reikalingus programos parametrus. Norint patekti į programos nustatymų langą, reikia per programos pagrindinį meniu „Parametrai/Nustatymai“ (žr. 22 pav.).

22 pav. Programos parametrų nustatymas
2. Informacinės valdymo sistemos tobulinimas UAB „Statybos medžiagos“
2.1. UAB „Statybos medžiagos“ prielaidų aprašymas artimiausiam laikotarpyje

UAB „Statybų medžiagos“ sėkmingai dirba, tad planuoja atidaryti dar vieną parduotuvę. Pagrindiniai veiksniai, lėmę įmonės augimą ir pelningumą, yra: 1) įmonė koncentruojasi tik į pagrindinį savo verslą – statybos medžiagų pardavimą; 2) įmonė pardavinėja tik tokioms įmonėms, kurios iš karto atsiskaito arba išsimokėtinai per bankus. Taip įmonėje buvo išspręstas apyvartinių lėšų klausimas.

Įmonėje suformuota aiški ir griežta organizacinė struktūra atitinkanti klientams parduodamų prekių ir teikiamų paslaugų pobūdį. Ypatingas dėmesys buvo skirtas rinkodaros ir pardavimų veiksmams stiprinti, taip stengiantis suvokti klientų poreikius bei savo verslo tikslus visuose organizacijos lygmenyse.
Įmonė planuoja 10-15 proc. augimą sekantiems metams ir tikisi pasiekti 500 tūkst. litų apyvartą bei gauti 25 tūkst. litų grynojo pelno. Tačiau prognozuojant bendrovės pelningumą, įmonė stengiasi atsižvelgti į tokius išorinius ir vidinius veiksnius: didėjančią konkurenciją rinkoje; nestabilią situaciją Lietuvos statybų medžiagų rinkoje: rinka nėra iki galo susiformavusi, išsivysčiusi, vis dar ryškios nesąžiningos konkurencijos, kainų dempingo tendencijos; papildoma rizika, kuri susijusi su statybinių medžiagų kaštų pokyčiais Lietuvai tapus Europos Sąjungos nare.
2.2. Buhalterinės programos „Centas“ tobulinimo galimybės

Išanalizavus įmonėje naudojamą informacinę valdymo sistemą – buhalterinę programą „Centas“, matome, kad UAB „Statybų medžiagos“ naudojami pagrindiniai su buhalterija susiję programos funkciniai moduliai.
Tačiau programoje yra ir kiti papildomi funkciniai moduliai kaip gamyba, žinynai, įvairių dokumentų peržiūra, rezervinis duomenų kopijavimas, darbas tinkle, mokesčių ataskaitų formų pildymas. Ši programa numatyta plačiam veiklos pobūdžio spektro įmonėms, todėl joje numatyti dar ir tokie funkciniai moduliai kaip „Prenumerata“ (skirta įvairių leidinių platinimui), „Veterinarija“, „Transportas“ (skirta ne tik transportavimo veikla užsiimančioms, bet turinčios daug savo transporto įmonėms), „Siuntų pristatymas“, „Iškvietimas“ (įmonėms, kurios vykdo klientų aptarnavimą pagal gautus iškvietimus).
UAB „Statybų medžiagos“ veikia pelningai, planuoja plėstis, atidarant dar vieną parduotuvę. Tad galiu teigti, kad naudojama buhalterinė programa tokiu atveju neatitiks įmonės poreikių. Iš programos funkcijų naudojimo įmonėje, matome, kad norint atlikti kokį nors veiksmą, reikia papildomai padaryti daug veiksmų, kas mažina darbo efektyvumą ir našumą, tam reikia papildomos darbo pareigybės (kaip ir yra įmonėje: buhalterė-apskaitininkė).

Buhalteriniai duomenys labai svarbūs bet kurios įmonės veikloje ir patogu bei būtina, kad jie būti greitai ir lengvai pasiekiami bet kuriuo metu. Tuo tarpu naudojantis programa „Centas” duomenų pasiekiamumas yra sudėtingas, reikalaujantis ne tik su šia programa dirbančio asmens puikaus programos žinojimo, bet ir nemažai laiko sąnaudų.
Be to, dirbat su šia programa reikia daug duomenų suvesti rankiniu būdu, nes kai kurie duomenys nepersikelia į kitus funkcinius modulius. Pavyzdžiui, iš funkcinio modulio „Buhalterija“, kuris veikia savarankiškai nuo kitų programų funkcijų, susijusių su pirminių dokumentų apskaita, visi pasikeitimai, įvesti šioje vietoje neatsispindi likusioje programos dalyje ir juos reikia susivesti rankiniu būdu.
Taip pat labai didelė klaidų tikimybė, nes jei, pavyzdžiui, netyčia įvedamas ne toks skaičius išrašant sąskaitą-faktūrą, atsekti tolimesnius klaidingus duomenis yra sunku. Pati programa, kaip jau minėjau, vis tik reikalauja labai gero ne tik buhalterinių žinių „bagažo“, bet ir pačios programos išmanymo, norint kokybiškai dirbti.
Programos pačiam vartotojui negalima nei keisti, nei tobulinti, nes ji tam nepritaikyta. Programos pardavėjai tik suteikia galimybę programos atnaujinimui jų pagalba, t.y. atnaujinami tam tikri funkciniai moduliai, pavyzdžiui, pasikeitus mokesčių tarifams, mokesčių ataskaitų formoms ir pan.
Tačiau programa turi ir privalumų, iš kurių vienas yra tai, kad esant būtinybei, galima sukurti naują SQL duomenų bazę ir į ją perkelti senos duomenų bazės duomenis. Taip pat galima sukonfigūruoti papildomą darbo vietą ir dirbti tinkle. Yra galimybė su šia programa tvarkyti kelių įmonių buhalterinę apskaitą.
Manau, kad įmonei, norint sėkmingai ir toliau dirbti bei plečiant veiklą, reiktų įsigyti naują buhalterinę programą, pavyzdžiui, „Agnum“ – kompiuterizuotą finansinės apskaitos sistemą, leidžiančią greitai atlikti visus ilgai trunkančius apskaitos darbus. Ši sistema yra lanksti, nepriklauso nuo įstatymų ir nutarimų pasikeitimo, lengvai pritaikoma bet kurioje įmonėje, patenkina visus apskaitos vedimo reikalavimus. Ši programa gali naudoti tiek Lietuvoje, tiek už Lietuvos ribų galiojančias apskaitos metodikas. Programa turi visas pagrindines šiuolaikinės kompiuterinės apskaitos dalis: -atsargų (sandėlių); – pirkimų, pardavimų; – piniginių atsiskaitymų; – ilgalaikio turto ir nusidėvėjimo; -gamybos; – balanso, pelno ir kitų valdymo ataskaitų; -dokumentų ruošimo ir spausdinimo; – darbo užmokesčio skaičiavimo; – programa gali dirbti kompiuteriniuose tinkluose.
Visus duomenis apie pirminius dokumentus pakanka įvesti į programą „Agnum“ tik vieną kartą. Atliekant visas sandėlio operacijas buhalteriniai pavedimai padaromi automatiškai. Bet kurio metu galima gauti ekrane arba spausdinimo įrenginio ataskaitoje, visą informaciją apie klientus, prekes, atsiskaitymus ir t.t. už tam tikrą laikotarpį.
Be to, palyginus su kitomis finansinės apskaitos programomis, darbas su „Agnum“ programa nėra sudėtingas, nes ja gali naudotis ne tik buhalteris profesionalas, bet ir paprastas darbuotojas.

IŠVADOS IR PASIŪLYMAI
1. Programa „Centas“ sukurta įmonės buhalterinės apskaitos vedimo palengvinimui, tačiau jos funkciniai moduliai apima platų įmonių veiklos spektrą, nes programa vis tik skirta įvairaus profilio įmonėms. Tai manau yra vienas iš šios programos trūkumų.
2. Dirbti su programa yra sunku, nes norint atlikti vieną veiksmą, reikia atlikti daug papildomų funkcijų. Be to, norint gauti pasižiūrėti tam tikrus duomenis, juos reikia susirinkti iš kelių ataskaitų, o kai ką reikia net susivesti ir rankiniu būdu, nes reikalingi duomenys patys nepatenka į reikalingas ataskaitas.
3. Programa „Centas“ dėl jos funkcinių modulių skirtingumo ir apimties sunku konkrečiai pritaikyti tam tikrai įmonės veiklai. Šios programos negalima koreguoti taip kaip norisi, ji veikia tik pradiniam variante ir gali būti tik atnaujinama programos gamintojų pagalba.
4. Manau tikslinga UAB „Statybų medžiagos“ būtų įsigyti naują buhalterinės apskaitos programą. Tai padidintų įmonės buhalterijos ir sandėlių darbo našumą bei efektyvumą, tuo pačiu didinant įmonės pelningumą.

PRIEDAS NR. 1

BUHALTERINĖS PROGRAMOS „AGNUM“ PAGRINDINIS LANGAS

Lango viršuje matoma sistemos antraštė (1). Žemiau yra išvardintos meniu komandos (2). Valdymo juostoje (3) idėstyti greito priėjimo prie dažniausiai naudojamų operacijų mygtukai. Lango centrinė dalis yra darbinė (4). Juostos apačioje yra papildoma informacija: pasirinktos duomenų bazės pavadinimas (5), vartotojo vardas (6) ir darbinis laikotarpis (7).

PRIEDAS NR. 2

SANDĖLIŲ VALDYMAS SU BUHALTERINE PROGRAMA „AGNUM“

PRIEDAS NR. 3

BUHALTERINĖS PROGRAMOS „AGNUM“ FUNKCIJOS
SISTEMOS TECHNINIS VALDYMAS

1 VALDYMAS PELE
2 KOMANDŲ MYGTUKAI
MENIU NAUDOJIMAS

1 PAGRINDINIO MENIU PUNKTAS SISTEMA
2 PAGRINDINIO MENIU PUNKTAS OPERACIJOS
3 PAGRINDINIO MENIU PUNKTAS DOKUMENTAI
4 PAGRINDINIO MENIU PUNKTAS INSTRUMENTAI
5 PAGRINDINIO MENIU PUNKTAS ATASKAITOS
6 PAGRINDINIO MENIU PUNKTAS KITI
7 PAGRINDINIO MENIU PUNKTAS LANGAS
8 PAGRINDINIO MENIU PUNKTAS PAGALBA
9 VALDYMO JUOSTA
SISTEMOS PARUOŠIMAS DARBUI IR NAUDOJIMAS

1 ĮMONĖS REKVIZITAI
2 BANKO DUOMENYS
3 VALIUTOS KODAS IR KURSAS
4 DARBINIO LAIKOTARPIO NUSTATYMAS
5 DOKUMENTŲ NUMERACIJA. PROGRAMOS DARBINIŲ PARAMETRŲ NUSTATYMAS
6 SĄSKAITŲ PLANAS
6.1 Naujos sąskaitos ir balansinių likučių įvedimas
6.2 Sąskaitų plano koregavimas
SANDĖLIAI IR OBJEKTAI

1 Sandėliai
2 Objektai
KLIENTŲ SĄRAŠAS

1 Duomenų importas iš EXCEL failo
2 Naujos kortelės aprašymas
3 Klientų kortelių redagavimas: paieška, peržiūra, koregavimas, pašalinimas

a) Kliento kortelės paieška

b) Kortelės peržiūra ir koregavimas

c) Kortelės pašalinimas
4 Klientų kortelių eksportas į EXCEL failą
5 Ūkinių operacijų su klientu peržiūra ir kliento skolų užskaitymas
6 Pradinių skolų registravimas

a) Skolos registravimas vietine valiuta

b) Skolos registravimas užsienio valiuta
ATSARGŲ GRUPĖS IR KORTELĖS

1 Informacijos perkelimas iš EXCEL lentelės
2 Grupės pavadinimo įvedimo, pašalinimo ir koregavimo tvarka
3 Naujos prekių kortelės įvedimas
4 Prekių kortelių koregavimas ir spausdinimas

a) Sandėlio kortelės paieška

b) Sandėlio kortelės redagavimas

c) Sandėlio kortelės spausdinimas
5 Prekių pradinių likučių įvedimas
SCHEMŲ ATLIKIMAS

1 Užpajamavimo operacija (kiekine išraiška)
2 Pardavimo operacija (kiekine išraiška)
3 Perkėlimo operacija
4 Mokestinis pavedimas
5 Kasos išlaidų orderis
6 Mokestinis pavedimas iš kliento
7 Kasos pajamų orderis
8 Užpajamavimas sumine išraiška
9 Schemos pasirinkimas dokumente
BUHALTERINIŲ PRAVEDIMŲ KOREGAVIMAS

1 Buhalterinių pravedimų peržiūra
2 Buhalterinių pravedimų nuėmimas
3 Dokumento perkėlimas į bendrąjį žurnalą
4 Schemos pasirinkimas
PERIODO UŽDARYMAS

SANDĖLIO OPERACIJOS: PREKIŲ PAJAMAVIMAS

1 Prekių pirkimas – pajamavimas nomenklatūrine išraiška

a) Važtaraščių registravimas

b) Perkėlimų koregavimas

c) Dokumento koregavimas
2 Prekių pirkimas – pajamavimas sumine išraiška

a) Dokumento registravimas
3 Prekių grąžinimas iš pirkėjo
SANDĖLIO OPERACIJOS: PREKIŲ IŠLAIDAVIMAS

1 Pardavimas pagal asortimentą
2 Pardavimas – kasos aparatas
3 Pardavimo dokumentų koregavimas
4 Pardavimas sumine išraiška
5 Išlaidavimas – grąžinimas tiekėjui
6 Grąžinimas tiekėjui sumine išraiška
7 Prekių nurašymas
ATSARGŲ VIDINIO JUDĖJIMO APSKAITA

1 Perkėlimas pagal asortimentą
2 Perkėlimas pagal partijas
3 PREKIŲ PERKAINAVIMAS
4 PREKIŲ INVENTORIZACIJA

ATSISKAITYMO IR KITOS OPERACIJOS

1 PINIGŲ GAVIMAS – KASOS PAJAMŲ ORDERIS
2 PINIGŲ GAVIMAS – MOKESTINIS PAVEDIMAS
3 PINIGŲ GAVIMAS – KASOS ČEKIS
4 PINIGŲ MOKĖJIMAS – KASOS IŠLAIDŲ ORDERIS
5 PINIGŲ MOKĖJIMAS – MOKESTINIS PAVEDIMAS
6 DEBETO PAVEDIMAS
7 AVANSINIŲ APYSKAITŲ TVARKYMAS
7.1 Avansinės apyskaitos registravimas
8 SKOLŲ UŽSKAITYMAS
9 BUHALTERINIS PRAVEDIMAS
ILGALAIKIO TURTO NUSIDĖVĖJIMO APSKAITA

1 ILGALAIKIO TURTO OBJEKTO SANDĖLIO KORTELĖS STRUKTŪRA
2 ILGALAIKIO TURTO OBJEKTO PIRKIMAS
3 NUSIDĖVĖJIMO SKAIČIAVIMAS
4 ATASKAITOS SPAUSDINIMAS
ATASKAITŲ SPAUSDINIMAS

1 BUHALTERINĖS ATASKAITOS
1.1 Balansas

a) Balanso lentelės redagavimas
1.2 Pelno (nuostolio) ataskaita

a) Pelno lentelės redagavimas

2 ATASKAITOS – REGISTRAI
3 SANDĖLIO ATASKAITOS
4 DOKUMENTAI
5 ATSISKAITYMAI
6 UŽMOKESTIS
7 NUSIDĖVĖJIMAS
8 OBJEKTAI
PREKIŲ PARDAVIMAS PER KASOS APARATĄ IR NURAŠYMAS IŠ SANDĖLIO

1 PRADINIŲ DUOMENŲ PARUOŠIMAS
1.1 Kasos aparatų sąrašas
1.2 PVM kodai
1.3 Siuntimo failo paruošimas
2 DUOMENŲ SIUNTIMAS
3 DUOMENŲ PRIĖMIMAS IR PREKIŲ NURAŠYMAS IŠ SANDĖLIO
PAPILDOMOS AGNUM PROGRAMOS GALIMYBĖS 1 FILIALINIS RYŠIS
2 DUOMENŲ BAZĖS KOPIJAVIMAS IR TESTAVIMAS
3 DUOMENŲ BAZĖS ATSTATYMAS IŠ ARCHYVO

Leave a Comment