informacija vadybos procesuose

419 0

TURINYS

ĮVADAS..............................3

1. DUOMENYS, INFORMACIJA IR ŽINIOS........................4

2.INFORMACIJA, JOS POREIKIAI IR ŠALTINIAI.....................5

2.1. Informacijos srautai..............................6

2.2. Informacijos poreikių nustatymas.............................8

2.3. Informacijos šaltiniai..............................9

3. INFORMACIJOS APDOROJIMO VADYBOS LYGMENYS................11

3.1.Organizacijos duomenų apyvartos lygmuo..................11

3.2. Dispozicinis lygmuo.............................. 12

3.3. Sprendimų lygmuo..............................13

3.4.Valdymo lygmuo..............................14

3.5. Strateginis lygmuo..............................15

3.6. Planavimo lygmuo..............................16

3.7. Kontrolės lygmuo..............................17

4. INFORMACINĖS SISTEMOS ORGANIZAVIMAS....................18

IŠVADOS..............................21

LITERATŪROS SĄRAŠAS..............................22ĮVADAS

Globalinė konkurencija, visada platėjantys pasikeitimų žingsniai ir pastovūs nauji iššūkiai versle ir industrijoje didina įtampą visų tipų organizacijose. Norint sukurti savo organizacijai ilgalaikes konkurencingas pozicijas, firmų vadovai turi iš naujo įvertinti, kokia informacija jiems reikalinga, kokią informaciją turi ir gauna ir kaip atrinkti tik vertingą informaciją iš kasdien dideliais srautais plūstančios dažnai nereikalingos in

nformacijos. Dabar nebeužtenka tik turėti gerą priėjimą prie išorinių ir vidinių informacijos šaltinių. Jau darosi privalu stengtis efektyviai išnaudoti ne tai, ką mes turime, o tai ką mes žinome. Vienas svarbiausiųjų veiksnių efektingai organizacijos vadybai yra tinkamos informacijos ir tinkamo jos kiekio panaudojimas vadybos procesuose. Tačiau, informacijos kiekis, tiek išoriniuose, tiek vidiniuose šaltiniuose, yra labai didelis. Ne veltui daugelis vadybininkų sako, jog „skęsta informacijos jūroje“.

Yra beveik neįmanoma sukontroliuoti tokius didelius informacijos kiekius. Arba tai bus labai brangu, todėl kiti informacijos ko
ontrolės būdai turi būti rasti. Vienas iš pagrindinių keliamų klausimų turėtų būti: kaip galime išmokti valdyti savo verslą informacijos jūroje? Tokiame kontekste labai svarbu suprasti, kokia informacija yra vertinga jūsų verslui ir kuri nėra tokia svarbi bendrai jūsų verslo strategijai, o
kuri gali būti vertinga atskiruose vadybos procesuose.

Informacijos sąvoka čia apima ir vidinę, ir išorinę informaciją nuo pačios jos pradžios per visas naudojimo, saugojimo ir cirkuliavimo organizacijoje stadijas, taip pat informacijos tekėjimo iš ir į išorinį pasaulį (partneriai, klientai, reklamos agentūros) tol, kol informacijos vertė yra visiškai išnaudojama ar panaudojama.

Daugelis informacijos vadybininkų labiausiai rūpinasi informacijos saugojimu ir sistematizavimu, kad vėliau būtų galima šią informaciją gauti ir panaudoti. Tačiau tai nėra vienintelis dalykas, kuriuo turėtų rūpintis organizacija. Labai svarbu kontroliuoti informacijos kokybę pagal tikrąsias organizacijos reikmes, taip pat stengtis ją integruoti į visus vadybos procesus.

Tik per artimus informacijos, verslo vadybos procesų ir žmogiškojo faktoriaus ryšius gimsta efektyvios organizacinei veiklai žinios ir supratimas. Tik taip kūrybiškos žinios ir idėjos padės organizacijai siekti užsibrėžtų tikslų.1. DUOMENYS, IN
NFORMACIJA IR ŽINIOS

Pirmiausiai reikia išsiaiškinti, kas yra duomenys, kas informacija, o kas žinios. Visi šie dalykai iškyla iš socialinių procesų. Tai yra visos organizacijos ar atskirų jos dalių nuosavybė, priklausomai nuo organizacijos lygmens, kuriame minėti faktoriai yra nagrinėjami.

Duomenys turi apčiuopiamą, apskaičiuojamą ar pamatuojamą vertę. Duomenys visada pateikia informaciją, nes duomenys visada yra specializuoti kokioje nors srityje. Tik tokia specializuota sritis suteikia duomenims struktūrą, be kurios mes jų negalėtume vadinti duomenimis. Taigi, duomenys yra informacijos rūšis, turinčios tam tikrą struktūrą ir
r reprezentuojančios stebėjimus, skaičiavimus.

Informacija vadiname duomenis ir jų interpretacijas arba tiesiog interpretacijas.

Žinios yra tam tikra informacijos rūšis, informacijos, ištrauktos, perfiltruotos, formatuotos ir, apskritai, perdirbtos tam tikru būdu. Tai laiko patikrinta, nukreipta tam tikra linkme informacija.

Nagrinėjant šias sąvokas, braižydami piramidę, dažnai duomenis laikome pačia plačiausia rūšimi, esančia piramidės apačioje. Informacija gaunama iš duomenų, o žinios iš informacijos, ją išvalant, išgryninant. O pačioje viršūnėje yra išmintis, gaunama iš žinių.

1 pav. Duomenų, informacijos, žinių ir išminties piramidė

2 pav. Problemos, duomenys, informacija, žinios ir žinių gyvavimo ciklas

1 paveikslėlyje pavaizduota piramidė yra suvokiama neteisingai. Jei duomenys ir žinios taip pat yra informacija, kas nutinka su piramide?

2 paveikslėlyje informacija neateina iš duomenų. Duomenys ir žinios susidaro iš nuo senų laikų egzistuojančios informacijos, t.y. „tik informacijos“. Duomenys, žinios ir problemos yra naudojamos žinių gyvavimo cikle tam, kad gautume daugiau informacijos ir naujų žinių. Taigi, piramidė nevisiškai atspindi informacijos esmę, tam artimesnis yra žinių ciklas.

Kas nutinka su išmintimi šiame cikle? Išmintis yra žinojimas, kas yra teisinga, tai taip pat yra sprendimas apie veiksmą tam teisingam dalykui pasiekti. Taigi, išmintis nėra tame pačiame lygmenyje su duomenimis, informacija ir žiniomis.

Informacijos vadyba rūpinasi valdyti, kaip informacija yra gaunama ir integruojama organizacijoje. Stengiamasi valdyti 2 informacijos procesus – informacijos gavimą ir informacijos integraciją. Informacijos gavimas apima in

nformacijos įsigijimą, individualų arba grupinį mokymąsi. Informacijos integracija apima jos transliavimą, ieškojimą ir atgavimą, mokymą ir dalinimąsi.2. INFORMACIJA, JOS POREIKIAI IR ŠALTINIAI

Valdymo sprendimams priimti reikalinga informacija. Visi vadybos etapai, pradedant tikslų apibrėžimu ir baigiant vykdomųjų sprendimų kontrole, bei jų pasekmių įvertinimu, remiasi informacija ir yra susiję su informacijos apdorojimu. Nagrinėjant informacijos, duomenų ir žinių organizavimą (gavimą, vaizdavimą, apdorojimą, saugojimą, perdavimą ir naudojamą) vadybos procesuose, didžiausias dėmesys yra skiriamas vidiniams informacijos srautams. Labai svarbios yra tokios informacinės problemos, kaip racionalių informacijos srautų formavimas, pagrįstų informacijos poreikių nustatymas, efektyvus informacijos išteklių naudojimas.2.1. Informacijos srautai

Vadybininkai pirmiausiai yra informacijos vartotojai ir sprendimų priėmėjai. Kiekvieno darbuotojo veiklos sritis ir sąlygos labiausiai lemia informacijos poreikius, kurią reikėtų suprasti ne tik kaip savoms funkcijos vykdyti būtinos ir pakankamos informacijos (duomenų ir žinių) , bet ir tą informaciją, kurią pats darbuotojas išveda, ją apdorodamas visumą. Toks informacijos poreikių supratimas leidžia kiekvienam vartotojui susidaryti pagrįstus ir jo funkcijas atitinkančius informacijos srautus.

Visus informacijos srautus galime suskirstyti į 3 rūšis: įeinančius, vidinius ir išeinančius. Vidiniai srautai priklauso nuo konkrečių darbuotojų funkcijų. Įeinantys ir išeinantys informacijos srautai reikalingi kitų vadybininkų ar to pačio lygio vadovų poreikiams, kurie visi yra susieti su šiais srautais grįžtamuoju ryšiu.

Visos valdymo funkcijos – planavimas, organizavimas, vadovavimas ir kontrolė remiasi nenutrūkstam informacijos srautu apie ta
ai, kas vyksta organizacijoje ir už jos ribų. Tik gaudami laiku ir tikslią informaciją, vadovai gali stebėti, kaip artėja prie užsibrėžtų tikslų.

Kaip pavyzdį paimsime savivaldybėje X cirkuliuojančius informacijos srautus. Savivaldybės X informacija cirkuliuoja srautais, nurodytais 3 pav.

Į savivaldybę (paštu, internetu, .)

Iš savivaldybės (paštu, internetu)

Į

Į savivaldybę Iš savivaldybės

3 pav. Pagrindiniai savivaldybės informacijos srautai

Taigi, pagrindinis informacijos koncentratorius ir paskirstytojas yra savivaldybės raštinė. Tačiau informacijos apdorojime dalyvauja visi padaliniai. Informacija, kuri yra nukreipiama iš raštinės į kitus padalinius, jau yra tvarkoma konkrečiuose savivaldybės departamentuose ir skyriuose. Ta informacija yra suvedama į savivaldybės informacijos sistemą. Jeigu tai yra duomenys apie personalą, tai jie suvedami ir tvarkomi Personalo duomenų bazėje, duomenys apie klientus yra tvarkomi savivaldybės gyventojų informavimo duomenų bazėje. Visos savivaldybės duomenų bazės yra integruotos į bendrą informacijos sistemą. Pagrindiniai duomenys tiek apie gyventojus, tiek apie savivaldybės darbuotojus yra elektroninėje on-line sistemoje, o vėliau duomenys yra tvarkomi detaliau ir plačiau tam skirtose duomenų bazėse.

Daug informacijos yra gaunama iš žmogiškųjų resursų. Iki šiol ji nebuvo laikoma tradicine informacija, tačiau ji yra labai svarbi, gerinant savivaldybės veiklos rezultatus, gyventojų aptarnavimą, kuriant teigiamą savivaldybės įvaizdį.

Informacijai saugoti yra naudojami savivaldybės archyvai. Informacija, užfiksuota dokumentuose yra saugoma tradiciniame archyve, tradiciniu būdu. Čia daugiausiai yra saugomi dokumentai, kurie buvo sukaupti dar neesant savivaldybės informacijos sistemai. Informacija, užfiksuota e

. . .

2.Key Issues In Knowledge Management by Ph.D. Joseph M. Firestone, Knowledge and innovation: journal of the KMCI

http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002, gruodis)

3.Knowledge management: home page.- http://www.aiai.ed.ac.uk/~alm/kamlnks.html (2002, lapkritis)

4. Knowledge value chain by Ching Chyi Lee and Jie Yang: home page.- http://www.emerakl-library.com (2002, gruodis)

5. Managing the Intangible – Knowledge by Jason Schloetzer: http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002, gruodis)

6. Miežinienė A., Verhoeven J. Informacijos paieška duomenų bazėse: [Studijų medžiaga].- Vilnius: Žara, 1998.- 82 p.

7.Projektas “Informacinės visuomenės kūrimo Lietuvoje programa”.- http://www.iid.lt/iv/3versija.htm. (2002, gruodis).

8.Sakalas A. Pramonės įmonių vadyba: vadovėlis. – Kaunas: KTU, 2001. P. 476-477

9.Skyrius R., Winer Ch. Small and medium business managers attitudes to information technology aids in decision making / Informacijos mokslai, 2001, T. 2, Nr.5, P.61-69

10.Stoner, J. Informacines sistemos / Vadyba. – 2-asis papild. leid. – Kaunas: UAB Poligrafika ir informatika, 2000. P. 601-617

11.Tacit to explicit knowledge conversion: knowledge exchange protocols by Richard T. Herschel, Hamid Nemati and David Steiger: http://distance.nsc.vu.lt/SCRIPT/KF0014/scripts/serve_home (2002, guodis)

Join the Conversation