Žmogiškųjų išteklių valdymas

977 0

 

Bendravimas (komunikacija) – kaip vadybos priemonė

Organizacinės kultūros ir multikultūros vieta dabarties organizacijos veikloje

 

PERSONALO VADYBOS

Savarankiškas darbas

 

Studentės: Brigita Vaškevičiūtė VAkmps2-05

Julija Daričeva VAkmps2-05

Kristina Liachovičiūtė VAkmps2-05

Ieva Simelytė VAkmps2-

 

Savarankiško darbo vadovė lekt. Vladimiras

 

Vilnius, 2013

 

TURINYS

Įvadas 4

1.komunikacijos svarba organizacijoms 5

2.Komunikacijos samprata 5

1.1 Komunikavimo funkcijos 7

1.2komunikacijos procesas 8

3.Vidinės komunikacijos organizacijoje rūšys, informacijos perdavimo metodai ir kanalai 10

4.komunikacijos proceso kliūtys 14

5.Efektyvios komunikacijos kūrimas 17

Išvados 20

Literatūra 21

 

Įvadas

Komunikacija įmonėje suprantama kaip priemonė organizacijos dirbantiesiems keistis informacija apie įmonės veiklą, siekiant bendrų tikslų. Įmonės tikslai būna pasiekti, kai būna keičiamasi informacija, vykdomos užduotys, priimami sprendimai, si

iekiama tų pačių rezultatų. Bendravimo dėka įmonės užtikrina, kad bus pasiekti šie tikslai bei norimi rezultatai įmonės efektyvumui didinti. Norint, kad komunikacija būtų veiksminga, reikia, kad pateikta informacija būtų efektyvi ir apie jos efektyvumą žinotų visi įmonės darbuotojai.

Neskiriant pakankamai dėmesio įmonės komunikacijos problemų sprendimui ir neieškant sprendimų būdų, įmonė rizikuoja pakenkti įmonės įvaizdžiui, darbuotojams, klientams, įmonės pelnui, ar kitai veiklai, susijusiai su įmone, taip pat gali kilti konfliktai tarp darbuotojų.

Darant savarankišką darbą siekiame aprašyti komunikavimo aspektus, kurie yra susiję su įm

monės veikla. Atsižvelgdamos į pasirinkta temą išsikėlėme darbo tikslą bei jo uždavinius.

 

Darbo tikslas:

Išanalizuoti komunikacijos procesą, trukdžius bei efektyvios komunikacijos kūrimą. Uždaviniai:

susipažinti su komunikavimo procesais organizacijoje;

išanalizuoti komunikavimo priemones;

išanalizuoti komunikavimo trukdžius..

 

komunikacijos svarba organizacijoms

XXI amžiuje komunikavimas žmonėms yra neatsiejama gyvenimo dalis, Įmonėse gera komunikacija, tai įm

monės įvaizdis, efektyvi darbo kokybė bei kiekvieno individo svarba įmonei. Nors komunikacijos procese įmonės dalyvauja kasdieną, tačiau nedaugelis tai daro sėkmingai ir efektyviai. Šiais laikais svarbu vertinti komunikacijos būtinumą, o ypač vidinės komunikacijos svarbą įmonėse, nes tokiu būdu būna pasiekti vadovų, darbuotojų bendri organizacijos tikslai. Šiandiena sėkminga komunikacija yra viena iš vadybos priemonių, būtinų efektyviai organizacijos veiklai: kompanijose, taikančiose geriausią komunikacijos praktiką, darbo rezultatai būna dvigubai geresni.

Sėkmingai dirbančios įmonės jau seniai pradėjo investuoti į komunikacijos kūrimą ar tobulinimą, kad veiksminga vidinė komunikacija būtų stiprus pranašumas prieš konkurentus. Tačiau dabartiniai darbdaviai, pasak autorių J. Ridderstrale’io ir K. Nordstromo, turi dvi galimybes: išugdyti gerus darbuotojus, tačiau elgtis su jais kaip su „vergais“ ir stebėti, kaip jie jus palieka, arba laikyti žmones individais, juos įv

vertinti, patraukti ir motyvuoti įvairiausiais būdais [18].

Komunikacija šiais laikais yra laikoma pagrindiniu įmonės „gyvybės palaikymu“. Vadybos specialistai teigia, kad 63% Didžiosios Britanijos, 73% JAV, 85% Japonijos vadovai komunikaciją išskiria, kaip pagrindinę sąlygą, kad jų įmonė būtų efektyvi ir tam jie skiria nuo 50 iki 90% savo laiko komunikuodami [16].

Komunikavimas, o ypač vidinė komunikacija, yra viena iš pagrindinių vadovų rūpesčių, nes komunikacija – tai informacijos keitimasis. Jeigu tarp jų nevyksta bendravimas, informacijos mainų, tuomet jie nesugebės dirbti kartu, siekti įmonės tikslų bei norimų rezultatų [16].

Kadangi šiais laikais la

abai sunku rasti įmonę, kuri neturėtų konkurentų, tad labai svarbu, kad vidinė bei išorinė komunikacija būtų efektyvi, kad įmonė išsilaikytų rinkoje. Tam, kad taip būtų, yra svarbu, kad visi darbuotojai suprastų ko siekiama, pritaikant vidinę komunikaciją, nes tinkamas komunikavimo parinkimas ir pritaikymas daro didelį poveikį visai organizacijai. Kiekviena organizacija susideda iš tam tikrų skyrių, kurie susideda iš tam tikrų žmonių grupių ir norint, kad visi skyriai judėtų organizacijos nustatyta kryptimi, būtina visus skyrius ir juose dirbančius žmones sujungti į vieną visumą. Toks žmonių suvienijimas įmanomas tik komunikacijos proceso dėka. Ir čia kyla problema, kaip pritaikyti komunikavimo procesus, kad darbuotojai ir pats procesas būtų atliekamas kuo efektyviau.

Komunikacijos samprata

Terminas komunikacija yra plačiai naudojamas tarp įmonėse dirbančių žmonių. Įmonių vadovams būtina nagrinėti komunikacijos spartėjimą, bei ieškoti naujų būdų jos proceso tobulinimui. Tačiau bendravimas tarp darbuotojų, taip pat komunikacijos procesas verslo gyvenime atlieka svarbų vaidmenį.

Komunikaciją organizacijose galima suskirstyti į dvi rūšis: vidinę ir išorinę.

Vidinė komunikacija – tai informacijos mainai įmonės viduje. Šiame procese dalyvauja visi: įvairių grandžių darbuotojai, vadovai, labai dažnai darbe informacija dalijamasi ir su šeimos nariais. [13].

Išorinės komunikacijos perduodama informacija tarp konkrečios organizacijos ir išorinės aplinkos. Tokia komunikacija vyksta reklamuojant, pateikiant užsakymus, keičiantis informacija, pateikiant duomenis ir ataskaitas apie metų veiklą kitoms organizacijoms, valdžios organams, fo

ormuojant visuomenės nuomonę, atsakant į piliečių laiškus (prašymus, skundus, pretenzijas ir kt.). [3]

Vidinės komunikacijos proceso svarbą galima apibūdinti organizacijos valdymo funkcijų požiūriu [12, p. 131]:

Suformuoti tikslai pateikiami darbuotojams.

Komunikavimas gyvybiškai svarbus įgyvendinant organizacijos planus.

Komunikacija turi esminę reikšmę organizuojant žmogiškuosius ir kitus išteklius.

Vadovaujant dirbantiesiems neabejotinai būtini komunikavimo įgūdžiai.

Vidinė komunikacija yra platesnė sąvoka nei vien tik pasikeitimas informacija įmonės viduje. Ji turi ir neformaliąją pusę, tai neformalūs vakarėliai, pasveikinimai švenčių dienomis elektroninių paštu ar kiti bendravimo būdai, kurių metu pasikeičiama naujienomis, gandais ir pan.

Kaip teigia teoretikai M. B. Goodmanas, Van Rijelis pastebi, kad komunikacija yra vienas iš svarbiausių organizacijos valdymo instrumentų, kuris keičiasi ir leidžia pereiti prie kitokios – korporatyvinės komunikacijos – sąvokos vartojimo. Korporatyvinė komunikacija – tai vadybos priemonė, kuri naudoja visas sąmoningai suderintos organizacijos vidinės ir išorinės komunikacijos formas [5].

Vidinės komunikacijos tikslai yra: gerinti darbuotojų tarpusavio santykius, nutiesti informacinį tiltą tarp vadovybės ir žemesnių grandžių darbuotojų, pastaruosius informuoti apie įmonės tikslus, planus, pokyčius, vizijas ir pan. Vidinis komunikavimas taip pat padeda, siekiant sulaukti grįžtamojo ryšio iš žemesnių grandžių darbuotojų – tokiu būdu darbuotojai būna ne tik informuoti, bet ir įtraukti į įmonės veiklą, išklausyti. Visa tai daroma tam, kad darbuotojai žinotų, ko įmonė siekia, ir padėtų įgyvendinti tuos tikslus [4].

Galima išskirti tokius pagrindinius vidinės komunikacijos uždavinius [11]:

ideologijos fo

ormavimas, perteikimas ir palaikymas;

darbuotojų motyvacija;

jų įtraukimas į sprendimų priėmimą;

keitimasis informacija tarp akcininkų, valdybos narių, vadovų, specialistų ir žemesnio lygio darbuotojų;

tikslų siekimas;

pokyčių valdymas.

Nors dauguma autorių komunikacijos sąvoką apibrėžia panašiai, tačiau vadovai turi patys pasirinkti kokias komunikacijos priemones pasirinkti, kad būtų pasiekti įmonės rezultatai.

1.1 Komunikavimo funkcijos

Keičiantis informacija, siekiama konkrečių rezultatų, koordinuojami įvairūs veiksmai, vykdomos užduotys, priimami sprendimai, išreiškiamos emocijos.

Komunikacija organizacijose atlieka kelias tam tikras funkcijas. Autorius A. Šalčius išskiria tris funkcijas[12, p. 131]:

Motyvavimo. Tarp dirbančiųjų vykstanti komunikacija skatina motyvaciją. Komunikavimo dėka dirbantieji, sužino veiklos tikslus ir būdus jiems pasiekti. Grįžtamasis ryšys leidžia suvokti, ar darbo procesas vykdomas teisingai. Tokiu būdu skatinama motyvacija.

Emocinės išraiškos ir informavimo. Ši funkcija būtina tarpasmeninių santykių požiūriu. Bendraujant individams tenka išreikšti savo pasitenkinimą, pritarimą ar nusivylimą. Išreikšdami savo jausmus, dirbantieji gali patenkinti savo socialinius poreikius. Komunikuojant galima perduoti informaciją, gauti reikiamą informaciją vykdomai veiklai. Neturėdami atitinkamos informacijos, negalėtume vykdyti bet kokios veiklos.

Kontrolės. Vykdant valdymo procesą, vadovas deleguoja dirbantiesiems darbo užduotis ir įgaliojimus. Komunikuodamas su vykdytojais, jis gali kontroliuoti suformuotų tikslų siekimą. Esant reikalui, jis koreguoja vykdomą veiklą. Be komunikacijos kontrolės vykdymas yra neįmanomas.

Tuo tarpu autoriai J. Žukovskis ir L. Marcinkevičiūtė išskiria 5 komunikacijos organizacijoje funkcijas:

informavimo (perduodama informacija, naudojama priimant sprendimus);

kontrolės ir įvertinimo (darbuotojai aptaria idėjas, patikrina ir įvertina jas, siekdami padaryti teisingus s. . .

omunikacija taptu efektyvesnė, galima pritaikyti šiuos metodus [17]:

Skelbti įmonės vidaus naujienas;

Sukurti vidaus katalogą, kuriame bus pateikta pilna informacija apie darbuotoją, įskaitant ir darbuotojo nuotrauką, tokiu būdu darbuotojai vienas kitą pažinos „asmeniškai“;

Formuoti įmonės žinių bazę, kuri gali apjungti reglamentuojančius dokumentus, įsakymus, straipsnius kolegų lavinimui, analitiniam mastymui ir t.t.

Organizuoti darbuotojų bendravimą ir aptarimus internetinės svetainės forumo pagalba;

Vykdyti darbuotojų apklausas;

Informuoti apie darbuotojų gimtadienius, jubiliejus ar supažindinti darbuotojus apie naujai atėjusius darbuotojus;

Atlikti darbuotojų testavimą.

Anot autoriaus įmonės norinčios, kad vidinė komunikacija taptų efektyvi, būtina suprasti, kad į vidinę komunikaciją reikia žiūrėti, kaip į rinką [20].

Vidinė komunikacija sąveikauja tarp darbuotojų ir vadovų, tad jos efektyvumas būtinas tam, kad įmonė galėtų gyvuoti ir siekti rezultatų. Efektyviai vidinei komunikacijai pasiekti, reikalinga, kad organizacijos vadovas būtų sąžiningas, atviras, gebėtų su darbuotojais bendrauti dialogu, o svarbiausiai gebėtų pasirinki ir pritaikyti savo įmonėje efektyvios komunikacijos kūrimo bruožus.

 

Išvados

Efektyvi komunikacija organizacijoje yra labai svarbi, kadangi ji lemia visos organizacijos stabilumą bei jos veiklos sėkmę. Siekiant organizacijos veiklos sėkmės, turi būti užtikrinama sklandi ir efektyvi komunikacija, garantuojanti, kad kiekvienas organizacijos narys gaus jam reikalingą informaciją. Kiekviena organizacija yra sudaryta iš padalinių, kurie darbuotojus sujungia į tam tikras grupes. Norint, kad visi padaliniai ir juose dirbantys žmonės dirbtų teisingai nustatyta kryptimi, kuri turi organizacijos siekiamų tikslų, yra būtina visus padalinius ir juose dirbančius žmones sujungti į vieną visumą, kitaip tariant padaryti vieną stiprią komandą. Tam, kad šis rezultatas būtų pasiektas, būtina, kad darbuotojai suprastų, ko siekiama ir kokia linkme einama, ir kokių rezultatų tikimasi. Toks darbuotojų suvienijimas įmanomas vidinės komunikacijos proceso dėka ir pačių darbuotojų noru. Tvarkinga ir efektyvi vidinė komunikacija yra puikus vadovavimo įrankis įgalinantis įtakoti organizacijos kultūrą, nuostatas ir keisti darbuotojų elgesį.

Nors komunikacijos procesas neatrodo visai sunkus, tačiau jo kelyje slypi daug kliūčių, trukdančių efektyviai keistis informacija. Organizacija turi ieškoti būdų kaip pašalinti galimus komunikacijos trukdžius ir stengtis gerinti jos efektyvumą, nes kitaip neefektyvi komunikacija įtakos nesusipratimams tarp darbuotojų, kils konfliktai, mažės darbo našumas, prastės teikiamų paslaugų kokybė, įmonės įvaizdis.

 

Literatūra

Baršauskienė, Viktorija; Janulevičiūtė – Ivaškevičienė, Birutė. Komunikacija: teorija ir praktika. Kaunas, 2007. ISBN 9955-09-903-8.

BUTKUS, Fabijonas-Saulis. Vadyba. Organizacijos veiklos operatyvaus valdymo pagrindai. Vilnius, 2003. ISBN 9955-501-39-1.

KRUOPAITĖ-LANIENĖ, Rasa. Vidinė komunikacija. UAB „Verslo žinios“, Konsultacijos vadovui, 2009, Nr. 7.

Marcinkevičiūtė, Lina; ŽUKOVSKIS, Janas. Teoriniai ir praktiniai vadybos aspektai. Akademija, 2007. ISBN 978-448-94-5.

Stoškus, Stasys. Bendrieji vadybos aspektai. Šiaulių universitetas, 2002. ISBN 9986-38 360-9.

ŠALČIUS, Algirdas. Organizacijos valdymas. Vilnius, 2009 ISBN 978-609-408-011-1.

TAPINIENĖ, Jurga. Vidinė komunikacija – būdas užsidirbti ar pririšti darbuotojus [interaktyvus]. Marketingas, 2006, Nr. 10. [žiūrėta 2012 m. Kovo mėn.] Prieiga per internetą: < http://www.verslobanga.lt/lt/leidinys.full/4584613e5ba94>

HYNES, E.Geraldine. Managerial communication. Fifth edition. North America, 2011. ISBN 978-007-128934-4

Robitaille, E. Denise. Qualitydigest [interaktyvus]. Improving internal communication [žiūrėta 2012 m. kovo mėn.]. Prieiga per internetą:

<http://www.qualitydigest.com/may04/articles/04_article.shtml>

Каймакова М. В. Коммуникации в организации. [interaktyvus] Ульяновск, 2008. [žiūrėta 2012 m. Kovo mėn.] Prieiga per internetą: <http://www.aup.ru/books/m561/>

Милевский, Александр. Средство внутренней коммуникации [interaktyvus]. Info – expert, 2007, Nr. 23. Prieiga per internetą: <http://www.info-expert.ru/articles/development/2916.php>.

Нордстрем, Кьелл. Риддерстралле, Йонас. Бизнес в стиле фанк навсегда. Капитализм в удовольствие. Москва, 2008г. ISBN 978-5-902862-58-1.

„Полилог“ [interaktyvus]. Внутренние коммуникации [žiūrė 2012 m. kovo mėn.]. Prieiga per internetą: <http://www.polylog.ru/ru/pr-help/internal-<communications.htm>

Алгрен, Йенс [interaktyvus] 10 советов для улучшения внутренних коммуникаций [žiūrėta 2012 m. balandžio mėn.]. Prieiga per internetą: <http://translate.google.lt/translate?hl=ru&langpair=en%7Cru&u=http://blog.mediaevolution.se/2011/12/16/10-tips-for-improved-internal-communications/>

 

Join the Conversation