UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS “X” CHARAKTERISTIKA IR VEIKLOS DOKUMENTAI

71 0

KAUNO KOLEGIJOS

EKONOMIKOS IR TEISĖS FAKULTETO

APSKAITOS IR FINANSŲ KATEDRA

UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS “X” CHARAKTERISTIKA IR VEIKLOS DOKUMENTAI

Dokumentų valdymo savarankiškas rašto darbas – projektas

Kaunas 2013

TURINYS

ĮVADAS 2

PRAKTINĖ DALIS..............................,....3

Juridinis statusas..............................3

Veiklos sritis ..............................3

Struktūra..............................4

1.4. Bendrovės veiklos dokumentai..............................4-5

1.5.Veiklos dokumentų grupės ir rūšys............................5

1.6. Elektroninių dokumentų registravimo procedūros....................5

1.7. Dokumentų registravimo procedūros...........................5-6

1.8. Įmonės archyvas..............................6

2. PRAKTINĖ DALIS..............................7

2.1. Prašymas fizinio asmens 7

2.2. Prašymas įstaigos darbuotojo..............................8

2.3. Europaso gyvenymo aprašymas . 9-10-11

2.4. Įsakymas dėl materialio truto 12

2.5. Įsakymas dėl mokymosi atostogų............................13

2.6. Saugos ir sveikatos instrukcija..........................14-15-16

2.7. Lydimasis raštas..............................17

2.8. Atsakomasis raštas..............................18

2.8. Rekomendacija..............................19

2.9. Pažyma..............................20

2.10. Protokolas..............................21

2.11. Protokolo išrašas..............................22

2.12. Darbuotojų sąrašas..............................23

2.13. Kompiuterio nurašymo aktas..............................24

2.14. Bylų perėmimo aktas..............................25

2.15. Dokumentacijos planas..............................26-27

IŠVADOS .. ..28

LITERATŪROS SĄRAŠAS 29

PRIEDAS..............................30-31

ĮVADAS

Dokumentų rengimo, tvarkymo, saugojimo darbai vadinami dokumentų valdymu. Šios srities turinys ir pr

roblemos yra aktualūs visiems asmenims, kurių veiklos objektas yra arba bus darbas su dokumentais.

Mano pasirinkta įmonė uždaroji akcinė bendrvė „x“. Įmonės veiklos sritis yra paslaugos, didmeninė bei mažmeninė prekyba. Įmonė sukauptą patirtį pritaiko Europos rinkoje ir pasiūlo savo klientams kokybiškas padangas ir profesionalias montavimo bei padangų remonto paslaugas.

Šio darbo tikslas išmokti dokumentus rengti taip, kad jie atitiktų Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus bendruosius dokumentų rengimo reikalavimus, galiojančius teisės aktus.

Šio darbo uždaviniai:

Susipažinti su pasirinktos organizacijos juridiniu statusu, veiklos sritimi, struktūra ir personalo su

udėtimi.

Išnagrinėti pasirinktos įstaigos veiklos dokumentų sistemą.

Gebėti parenkti dokumentus pagal dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus bendruosius dokumentų rengimo reikalavimus ir dokumentų valdymą reglamentuojančius teisės aktus. Jų nuostatas taikyti praktikoje.

Rengti ir įforminti įstaigos teisės aktus, tvirtinamus dokumentus ir įstaigoje parengtus (vidaus ir siunčiamuosius) do

okumentus.

Suprasti Dokumentų valdymo sistemų naudą organizacijos valdyme.

Išmanyti elektroninių dokumentų priėmimo ir rengimo principus.

Susipažinti su reikalavimais dokumentų saugykloms bei įtvirtinti žinias apie dokumentų saugojimo terminų nustatymą.

PRAKTINĖ DALIS

1.1. Juridinis statusas

Įmonės juridinis statusas – uždaroji akcinė bendrovė. Uždarosios akcinės bendrovės sudaro labai ženklią Lietuvoje registruotų įmonių dalį. Bendrovė yra ribotos civilinės atsakomybės juridinis asmuo. Tai reiškia, kad akcininkas atsako tik ta pinigų suma, kurią jis įnešė už akcijas. Uždaroji akcinė bendrovė yra įrašyta į Juridinių asmenų registrą. Juridinių asmenų registro kodas 58710487, PVM mokėtojo kodas: LT-230335113, H. ir O. Minkovskių g. 85 LT-46221 Kaunas, tel.(86) 235 4452, faks.(86) 235 4482, el.paštas info@x.lt, inerneto svetainė http://www.boto.lt

Veiklos sritis

Uždaroji akcinė bendrovė „x“ veiklos sritis yra paslaugos, didmeninė bei mažmeninė prekyba. Įmonė sukauptą patirtį pritaiko Europos rinkoje ir pasiūlo savo klientams tokias paslaugas :

Naujų padangų pardavimas ir pr

ristatymas;

Padangų parinkimas pagal kliento poreikius ir techniką;

Padangu montavimas;

Padangų remontas;

Pagalba kelyje;

Padangų montavimas ir remontas kelyje.

Veiklą padangų prekybos srityje pradėjo 2010 metais kaip “Boto Tyre” koncerno atstovas ir oficialus importuotojas Lietuvoje.

„x“ įmonė turi daugiau nei 50 nuolatinių urmo klientų Lietuvoje ir užsienyje. Eksportuoja padandas į Lenkiją, Latviją.

UAB „x“ valdo įmonę „Global Tractor & Equipment PTY LTD“ jau nuo 1998 metų. Kuri sėkmingai vykdo veiklą Australijoje, sunkvežimių, industrinių ir žemės ūkio technikos padangų, taip pat traktorių, karjerų techninkos pardavimo ir aptarnavimo srityse.

1.3. Struktūra

Įmonės struktūra sudaro: Direktorius, administracija, buhalterija, te

echninės priežiūros skyrius.

Administracija: pardavimų vadybininkas, administratorė, sekretorė.

Buhalterija: vyriausioji buhalterė, buhalteris, apskaitininkė.

Techninės priežiūros skyriaus: montavimo darbų vadovas, serviso vadovas, 9 darbininkai.

Įmonės organizacinė struktūra.

1.4. Bendrovės veiklos dokumentai

Įmonėje veiklos dokumentai rengiami ir tvarkomi pagal:

Lietuvos Respublikos Dokumentų ir archyvų įstatymas (Žin., 2004, Nr. 57-1982; 2007, Nr. 4-154; 2008, Nr. 50-1846; 2010, Nr. 79-4055; 2012, Nr. 44-2147)

Dokumentų rengimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 Dėl dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo (Žin., 2011, Nr. 88-4229; 2012, Nr. 15-683)

Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 Dėl dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo (Žin., 2011, Nr. 88-4230; 2012, Nr. 72-3768)

Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 (Žin., 2012, Nr. 3-104, Nr. 79-4132)

Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijos, patvirtintos Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 1998 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 104 (Žin., 1998, Nr. 87-2416; 2002, Nr. 50-1923; 2004, Nr. 38-1238; 2007, Nr. 19-729)

1.5. Veiklos dokumentų grupės ir rūšys

Lentelėje nurodoma kokius veiklos dokumentus UAB „Gradus Trade“ naudoja savo veiklai įforminti.

Teisės aktus

 

Teisės aktais tvirtinamus dokumentus

 

Įstaigos rengiamus dokumentus

 

Personalo dokumentai

 

Asmenų rengiamus dokumentus

 

Įsakymai Dokumentacijos planas Aktai Atostogų įsakymai Gyvenimo aprašymai
Nutarimai Instrukcijos Charakterisitkos Darbo sutartys Įgaliojimai
Sprendimai Taisyklės Pažymos Komandiruočių įsakymai Pasiaiškinimai
    Protokolai   Prašymai
    Raštai    
    Rekomendacijos    

1.6. Elektroninių dokumentų registravimo procedūros

Įstaigos sudaryti ir gauti su jos veikla susiję elektroniniai dokumentai turi būti užregistruoti. Kol elektroninis dokumentas neužregistruotas ir neįtrauktas į elektroninių dokumentų valdymo sistemą, jokie tolesni su juo susiję veiksmai ir procedūros negalimi;

Elektroniniai dokumentai registruojami įstaigos dokumentų registruose pagal įstaigos vadovo patvirtintą įstaigos dokumentų re

egistrų sąrašą. Dokumentų registruose registruojami vienų metų elektroniniai dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip;

Įstaigos sudaryti elektroniniai dokumentai registruojami dokumentų registruose tą dieną, kai jie pasirašomi ar patvirtinami;

1.7. Dokumentų registravimo procedūros

Įmonės visi gauti ir parengti dokumentai yra registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas ir užtikrinta paieška.

Dokumentai registruojami registracijos žurnaluose. Atskiruose žurnaluose registruojami informaciniai vidaus dokumentai, siunčiamieji ir gauti dokumentai,taip pat pasiūlymai, prašymai, skundai. Tokiuose žurnaluose registruojami vienų raštvedybinių metų dokumentai, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip. Atskiruose žurnaluose dar registruojami dokumentai gauti iš aukštesnių įstaigų arba joms siunčiami.

Dokumentai registruojami tokia tvarka: registracijos eilės numeris, registravimo data. Jei dokumentas gautas – registracijos žyma arba dedamas antspaudas ir gavimo data. Registracijos žurnale rašomi šie duomenys: dokumento pavadinimas (antraštė ir trumpas turinys), jo sudarytojas, o jeigu siunčiamas dokumentas – adresatas. Žurnale gali būti papildomų su dokumentų apyvarta susijusių duomenų: rezoliucija, vykdytojo parašas, lapų skaičius ir kiti duomenys.

Įmonės dokumentai registruojami bendrame registre. Priedas Nr. 1.

1.8. Įmonės archyvas

Įmonės dokumentai laikomi specialiai įrengtoje saugykloje, kaip ir yra reikalaujama Dokumentų ir archyvų įstatyme (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982). Saugyklos durys pagamintos iš nedegios medžiagos, įrengtos spynos. Saugykloje įrengtos lentynos, kurios atitinka įstatyme nustatytus standartus. Saugykloje temperatūra neviršija nustatytos normos.

Archyvuose saugomos sąskaitos, sutartys, raštai, įsakymai, pirkimo-pardavimo sutarčių žurnalai, gaunamų ir siunčiamų raštų žurnalai.

UAB „x

x“ saugodama dokumentus vadovaujasi dokumentų saugojimo terminų rodykle. Dokumentų saugojimo terminų rodyklė nustato įstaigų ir įmonių, vidaus administravimo, kitų bendrųjų veiklos dokumentų, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, minimalius saugojimo terminus. Rodyklėje nenurodytų dokumentų saugojimo terminai nustatomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin. , 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2010, Nr. 79-4055) 13 straipsnio 1 dalimi. Įmonėje saugomu dokumentų terminas gali būti pratęstas, atsižvelgiant į su dokumentais susijusių asmenų teisėtus interesus.

PRAKTINĖ DALIS

JONAS JONAITIS

Pramonės pr.40-62, Kaunas. Tel. (8 6) 339 5623. El.p JONAITIS@gmail.com

Uždarosiso akcinės bendrovės ,,x”

Direktoriui

Vladui Janauskui

PRAŠYMAS

DĖL PRIĖMIMO Į DARBĄ

2013 m. balandžio 28 d.

Kaunas

Prašau priimti mane nuo 2013 m. balandžio 28 d. Jūsų vadovaujamoje įstaigoje dirbti vadybininke.

PRIDEDAMA.

1. Mokslo baigimo diplomo kopija, 1 lapas.

2. Paso kopija, 1 lapas.

3. 3 nuotraukos (3×4).

5 Valstybinio socialinio draudimo pažymėjimo kopija, l lapas.

( Parašas) Virginija Juknevičienė

VADYBININKAS

EIMANTAS ŠIMKUS

Uždarosios akcinės bendrovės „X”

Direktoriui

Vladui Janauskui

PRAŠYMAS

DĖL KASMETINIŲ ATOSTOGŲ SUTEIKIMO

2013 m. balandžio 29 d.

Kaunas

Prašau suteikti man 28 kalendorines dienas kasmetinių atostogų nuo 2013 m. gegužės 1 d. iki 2013 m. gegužės 29 d. už 2011 darbo metus.

( Parašas) Eimantas Šimkus

 

     
   
Europass

Gyvenimo aprašymas

 
     
Asmeninė informacija  
Vardas (-ai) Pavardė (-és)  
Adresas(-ai)

 

 
Telefonas(-ai)

 

Mobilusis telefonas 8 635 96 624    
El. paštas(-ai)  
   
Pilietybė Lietuvė
   
Gimimo data 1992-03-08
   
Lytis Moteris
   
Pageidaujamas darbas ar profesinės veiklos sritis Apskaitininkė
   
Darbo patirtis  
   
Datos 2011 m. rugsėjis – 2012 m. spalis
Profesija arba pareigos Apskaitininkė
Pagrindinės veiklos ir atsakomybės – Apskaitos operacijų vykdymas

– Bylų tvarkymas

Darbovietės pavadinimas ir adresas  
Darbovietės veiklos sritis arba ūkio šaka Gamyba, prekyba
   
Datos 2010 m. birželis – 2010 m. rugsėjis
Profesija arba pa

. . .

Už bylos sudarymą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar indeksas (darbuotojo vardas ir pavardė – jei struktūros nėra) Pastabos
 

 

Saugojimo terminas

 

 

Teisės akto ir jo punkto nuoroda

1 2 3 4 5 6
  1. ĮSTAIGOS VALDYMAS        
1.1. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimai ir potvarkiai kol reikia 1 Direktorius  
1.2. Lietuvos Respublikos finansų, ūkio ministerijų nutarimai ir įsakymai kol reikia 14 Direktorius  
1.3. Bendrovės steigimo ir registravimo dokumentai nuolat 7 Direktorius  
1.4. Įsakymai veiklos klausimais ir jų registras nuolat 11 Administracija  
1.5. Įstaigos struktūros schema nuolat 9 Administracija  
1.6. Bendradarbiavimo sutartys su įstaigomis, organizacijomis ir jų registras 10 m. 33 Administracija  
1.8. Ir t.t. nuolat 17 Administracija Skaitmeninėje laikmenoje
  2. DOKUMENTŲ VALDYMAS        
2.1 Siunčiami raštai ir jų registras 1 m. 61 Administracija  
2.2 Susirašinėjimas su LR ūkio ministerija nuolat 37 Administracija  
2.3 Dokumentacijos planai nuolat 53 Administracija  
2.4 Gautų raštų registras 3 m. 60 Administracija  
2.5 Archyvo pažymų registras 10 m. 73 Administracija  
  3. PERSONALO VALDYMAS        
3.1. Darbo sutartys 75 m. 135 Administracija  
3.2. Darbo sutarčių registracijos žurnalas 75 m. 136 Administracija  
3.3. Atostogų grafikai 1 m. 149 Administracija  
3.4. Ir t.t. nuolat 17 Administracija Skaitmeninėje laikmenoje
  4. FINANSINĖ IR ŪKINĖ VEIKLA

 

 

       
1 2 3 4 5 6
4.1. Susirašinėjimas mokesčių, valstybinių rinkliavų, muitų ir kitų įplaukų į biudžetą klausimais 10 m. 77 Buhalterija  
4.2. Finansinės apskaitos registrai (didžiosios knygos, bendrieji žurnalai ir kt.) 10 107 Buhalterija  
4.3. Ir t.t. ——– ——–    
   

5.PRIEŠGAISRINĖ, CIVILINĖ SAUGA

       
5.1. Dokumentai dėl įmonės apsaugos ir prišgaisrinės saugos būklės 5 m. 198 Darbuotojų saugos ir sveikatos atstovas  
5.2. Budinčiųjų sąrašas, darbo grafikas 1 m. 199 Administracija  
5.3. Priešgaisrinės saugos instruktavimo registras 10 m. 202 Darbuotojų saugos ir sveikatos atstovas  

 

Administratorė (parašas) Evelina Sutkūnaitė

 

DEK pirmininkė

(parašas)

Evelina Sutkūtė

2012-11-22

 

SUDERINTA

Kauno archyvo direktorius

(parašas)

Vardenis Pavardaitis

2013-05-10

IŠVADOS

 

1. Atliekant šią užduotį išmokau renkti dokumentus pagal atitiktų Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus bendruosius dokumentų rengimo reikalavimus daug,teisės aktų, jų nuostatas taikyti praktikoje, taip pat rengti ir įforminti įstaigos teisės aktus, tvirtinamus dokumentus ir įstaigoje parengtus (vidaus ir siunčiamuosius) dokumentus.

2. Susipažinti su pasirinktos įmonės juridiniu statusu, veiklos sritimi, struktūra ir veiklos dokumentų sistemą.

3. Gebėti parenkti dokumentus pagal dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus bendruosius dokumentų rengimo reikalavimus ir dokumentų valdymą reglamentuojančius teisės aktus. Jų nuostatas taikyti praktikoje.

4. Susipažinau su reikalavimais dokumentų saugyklų bei įtvirtintinau žinias apie dokumentų saugojimo terminų nustatymą.

LITERATŪROS SĄRAŠAS

Violeta Baltrūnienė:

http://www.boto.lt/lt/

www.archyvusistemos.lt/dokumentu-tvarkymo-ir-apskaitos-taisykles

http://www.archyvai.lt

http://www3.lrs.lt/pls/inter3/dokpaieska.showdoc_l?p_id=394402&p_query=&p_tr2=

http://www3.lrs.lt/pls/inter3/dokpaieska.showdoc_l?p_id=394402&p_query=&p_tr2=

http://www.archyvusistemos.lt/uploads/rodykle.doc

www.europass.lt

Nr. 1 Priedas

 

PATVIRTINTA

UAB „Gradus Trade“

Direktoriaus 2013 m. gegužės 10 d.

Įsakymu Nr. 1-5

 

 

UŽDAROSIOS AKCINĖS BENDROVĖS „ GRADUS TRADE“

DOKUMENTŲ REGISTRACIJOS ŽURNALŲ SĄRAŠAS

 

Eil. Nr. Registro pavadinimas Registro identifikavimo žymuo Registro pildymo laikotarpis Už dokumentų registravimą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar darbuotojo vardas ir pavardė Pastabos
1 2 3 4 5 6
1. Siunčiamų dokumentų registras 1 Metų Administracija  
2. Gaunamų dokumentų registras 2 Metų Administracija  
3. Įsakymų veiklos klausimais registras 3 Metų Administracija  
4. Specialios apskaitos dokumentų blankų apskaitos žurnalas 4 Tęstinis Buhalterija  
5. Posėdžių protokolai ir jų registras 5 Metų Administracija  
6. Darbo sutarčių registracijos žurnalas 6 Tęstinis Administracija  
7. Įgaliojimų apskaitos registras 7 Metų Buhalterija  
8. Veiklos patikrinimų registras 9 Tęstinis Administracija  
9. Įmonės darbuotojų saugos ir sveikatos instrukcijų registracijos žurnalas 10 Tęstinis Administracija  
10. Darbuotojų saugos ir sveikatos įvadinių instruktavimų registracijos žurnalas 11 Tęstinis Administracija  
11. Darbuotojų saugos ir sveikatos instruktavimų darbo vietoje registracijos žurnalas 12 Tęstinis Administracija  
12. Priešgaisrinės saugos instruktavimo registracijos žurnalas 13 Tęstinis Administracija  
13. Mokėjimo pavedimų registras 15 Metų Buhalterija  
14. Buhalterinės apskaitos dokumentų registras 16 Tęstinis Buhalterija  
15. Darbų bei paslaugų sutartys, atliktų darbų bei paslaugų aktai, pažymos ir jų registras 22 Metų Administracija  
16. Buhalterinių pažymų registras 25 Metų Buhalterija  
17. Darbuotojų prašymai dėl atostogų ir jų registras A29 Metų Administracija  

 

(parašas)

Evelina Sutkūnaitė

2013-05-10

Join the Conversation