RAŠTVEDYBA

1044 0

RAŠTVEDYBOS SAMPRATA, JOS REIKŠMĖ VALDYMO ORGANIZAVIME

Kaip drabužis atspindi žmogaus charakterį, skonį, taip ir kanceliariniai dalykai, raštvedybos stilius daug pasako apie įmonę, joje dirbančių žmonių kultūrą ir išsilavinimą. Rengdami gerus ir visaverčius dokumentus ne tik kasdieniniam gyvenimui, valdymo funkcijoms atlikti, bet ir ateinančioms kartoms, paliksime gerus, kokybiškus istorijos šaltinius.

Dokumentai yra ir darbo priemonė, ir rezultatas. Nuo to, ar greitai ir kokybiškai darbuotojas mokės parengti dokumentą, didžia dalimi priklausys ir organizacijos darbo sėkmė: valdymo kokybė, jo efektyvumas bei organizacijos autoritetas.

Tinkamas dokumentų parengimas re

eikalauja gerai mokėti ir tinkamai vartoti kanceliarinę kalbą. Šios kalbos vartojimas žodine forma yra paprastesnis, o ją vartoti raštu, rengiant dokumentus, dėl įvairių kanceliarinės kalbos ypatumų ir nustatyų raštvedybos reikalavimų yra gerokai sudėtingiau. Kadangi dokumentai konkrečius dalykus ar reiškinius spaudžia į tam tikrus rėmus, čia vartojamos ne tik apibrėžtos sąlygos ar terminai, bet ir standartiniai posakiai. Kanceliarinę kalbą veikia ir dokumentų įforminimo reikalavimai.

Dokumentų įforminimo tvarką nustato Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 20
001 m. kovo 30 d. Šios taisyklės parengto Lietuvos Respublikos archyvų įstatymu, Viešojo administravimo įstatymu, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių įstaigų įstatymu, kitais įstatymais ir teisės norminiais aktais, tarptautiniu standartu ISO 15489-1:2001.

Pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo reikalavimus nustato Raštvedybos ta
aisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr.88.

Šiose taisyklėse vartojama tokia raštvedybos sąvoka:

Raštvedyba- įstaigos vidaus administravimo sritis, apimanti dokumentų tvarkymo ir valdymo procesus nuo jų rengimo iki atrinkimo saugoti ar naikinti.

Raštvedybos objektas – dokumentas.

Rekvizitas- dokumento sudedamoji dalis, reiškianti nustatytas dokumento rengimo ir įteisinimo procedūras ir turinti nustatytą pastovią vietą.

Blankas- nustatyto formato popieriaus lapas su išdėstytais rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju.

Dokumento sudarytojas- kolegiali institucija, įstaiga, jos struktūrinis padalinys, įstaigos vadovas, kiti asmenys, turintys teisę sudaryti dokumentus.

Raštvedybos organizavimo tikslai:

1. Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus.

2. Tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų.

3. Užtikrinti skaidrią ir efektyvią veiklą, administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus.

4. Dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įs

staigos veikla susijusių fizinių ar juridinių asmenų teisės.

Už įstaigos raštvedybos organizavimą ir kontrolę atsakingas įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo.

Atsižvelgiant į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų ir raštvedybos reikalavimus įstaigos vadovas:

1. Nustato įstaigos dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, kontrolės procedūras ir už jas atsakingų struktūrinių padalinių, darbuotojų įgaliojimus ir atsakomybę.

2. Sprendžia, kokios dokumentų apskaitos sistemų funkcionavimo technologijos turi būti naudojamos, paskiria atsakingus darbuotojus.

3. Tvirtina dokumentų perėmimo aktus, sudarytus keičiantis atsakingiems darbuotojams, perduodant dokumentus į įstaigos archyvą, išduodant dokumentus laikinai na
audoti už įstaigos ribų.

4. Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus.

5. Sudaro nuolat veikiančią dokumentų ekspertų komisiją (DEK), dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams nagrinėti bei tvirtina jos nuostatus.

Dokumentų rengimo ir įforminio taisyklėse dokumentai sugrupuoti sekančiai:

Tvarkomieji dokumentai- institucijų, organizacijų, įstaigų vadovų leidžiami teisės aktai (dokumentai) viešojo ar vidaus administravimo funkcijoms įgyvendinti ( nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai, nurodymai).

Organizaciniai dokumentai- tvarkomaisiais dokumentais tvirtinami dok., nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas ( nuostatai, įstatai, taisyklės, reglamentai).

Informaciniai dokumentai- įstaigų siunčiamieji ir vidaus dok., kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis ( raštai, pažymos, aktai, protokolai, prašymai, pasiaiškinimai, paaiškinimai, tarnybiniai pranešimai, protokolo išrašai, gyvenimo aprašymai, charakteristikos).

Dokumentai įforminami tokių formatų : A4 (210×297); A5 (148×210) ir A4L(297×210).

Paraštės: kairioji – 30 mm; dešinioji- ne mažiau 10 mm, viršutinė – 20, apatinė ne mažiau 20 mm.

Spausdinami tik 1 lapo pusėje, ( išskyrus kai kurias žymas, nuorodas).

Numeruojamas II-asis ir tolesni lapai. Numeruojami viršut. paraštės viduryje arabiškais sk., be taškų ir brūkšnelių.

Rekvizitų išdėstymo būdai:

Išilginis centruotas- kai rekvizito eilučių pradžia ir pabaiga vienodai nutolusios nuo kairiosios ir dešiniosios paraščių;

Kampinis vėliavinis- kai rekvizito eilutės prasideda arba vienodai nutolusios nuo kairiosios paraštės.

Intervalas- ne mažiau kaip viena eilutė tarp rekvizitų.

DOKUMENTŲ REKVIZITAI

1. Herbas (valstybės ar savivaldybės) arba prekių ženklas. Spausdinamas po viršutine parašte, lapo viduryje. Prekių ženklas gali būti spausdinamas lapo vi

iršutinės dalies kairėje pusėje, paliekant paraštes. Kartu nespausdinami.

2. Dokumento sudarytojo pavadinimas rašomas po herbo ar ženklo rekvizitu, jei šis rekv. išspausdintas po viršutine parašte lapo viduryje. Jei ženklas išspausdintas kairėje pusėje, dokumento sudarytojas rašomas šalia ženklo. Kai herbas ar prekių ženklas nespausdinamas, dok. sudarytojo pavadinimas rašomas po viršutine parašte. Šis rekvizitas rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis, gali būti didesnėmis nei kiti rekvizitai, ir išdėstomas išilginiu centruotu būdu. Jei dok. sudarytojas yra priklausomybės santykiais neatsiejama įstaiga ar įstaigos padalinys, pavadinimas rašomas nurodant priklausomybę:

VILNIAUS UNIVERSITETO

KAUNO HUMANITARINIS FAKULTETAS

Kai dok.sudarytojas yra vieno asmens institucija, įstaigos vadovas ar kitas tarnautojas, rašomas pareigų pavadinimas, nurodant jų priklausomybę:

KAUNO MIESTO MERAS arba

VILNIAUS UNIVERSITETO

KAUNO HUMANITARINIO FAKULTETO

DEKANAS

Kai dok. sudarytojas yra komisija:

ŽURNALISTŲ ETIKOS KOMISIJA

arba

VALSTYBINIŲ EGZAMINŲ KOMISIJA

Kai dokumento sudarytojas yra kelios įstaigos ar kelių įstaigų vadovai, jų pavadinimai rašomi vienas po kitu ir atskiriami ne mažesniu kaip 1 eilutės intervalu.

3. Įstaigos duomenys- tai įstaigos kodas, buveinės adresas, telefonų ir faksų numeriai, elektroninio pašto adresas ir kita reikalinga informacija. Šis rekvizitas rašomas po dokumento sudarytojo pavadinimu arba apatinėje lapo paraštėje. Rašoma mažesnėmis nei kiti rekvizitai raidėmis ir gali būti atskirti linija.

Kodas 6001088 Savanorių pr. 117 LT- 3001 Kaunas Tel. 20 56 14 Faks. 20 56 15

4. Specialioji žyma- rašoma pirmo lapo viršutinėje paraštėje dešinėje pusėje paryškintomis raidėmis arba dedamas spaudas,pvz.: Projektas, Išrašas, Kopija

5. Priedo žyma- rašoma pirmo la

apo viršutinėje paraštėje dešinėje pusėje . Priedo žymą sudaro: dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas, priedo eilės numeris ir žodis “priedas”. Žyma išdėstoma kampiniu vėliaviniu būdu, žodis”priedas” rašomas kartu su eilės numeriu, pvz.:

Vidaus darbo taisyklių Gamybinės praktikos ataskaitos

1 priedas arba 2 priedas

6. Dokumento gavimo registracijos žyma – rašoma viršutinėje pirmo lapo paraštėje (dešinėje) arba dedamas spaudas. Įstaigos pavadinimas

Gauta

————Nr.———

7. Dokumento pavadinimas- jį sudaro dokumento rūšies pavadinimas ir teksto antraštė:

ĮSAKYMAS

DĖL STUDENTŲ BRAUKIMO

Arba

ĮSAKYMAS

DĖL DIPLOMINIŲ DARBŲ VADOVŲ SKYRIMO

Arba

PAŽYMA

APIE GAUTAS PAJAMAS

Arba

KATEDROS POSĖDŽIO

PROTOKOLAS

Dokumento pavadinimas rašomas išilginiu centruotu būdu.

Tvarkomųjų ir informacinių vidaus dokumentų pavadinimas rašomas po dokumento sudarytojo pavadinimu.

Siunčiamų informacinių dokumentų (yra adresato rekvizitas), pavadinimas rašomas po šiuo rekvizitu.

Kauno mokesčių inspekcijai

PAŽYMA

APIE GAUTAS PAJAMAS

Organizacinių ir tvirtinamų informacinių dokumentų pavadinimas rašomas po tvirtinimo žymos rekvizitu.

TVIRTINU

Direktorius

(parašas)

(Vardas ir pavardė)

BYLŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMO

AKTAS

Raštuose dok. pavadinimas nerašomas. Teksto antraštė pradedama prielinksniu “DĖL” ir rašoma didžiosiomis neparyškintomis raidėmis nuo kairiosios paraštės, plotas neribojamas (horizontalia kryptimi). Siunčiamų dokumentų lydraščiuose antraštė nerašoma.

8. Dokumento data rašoma po dok. pavadinimu ir kartu su dok. regitracijos numeriu rašoma išilginiu centruotu būdu. Raštuose data rašoma lapo dešinėje pusėje po įstaigos duomenų rekvizitu. Jei duomenys rašomi apačioje, dok data rašoma po dokumento sudarytoju dešinėje pusėje. 2001 -05 –05 (arabiškais skaitmenimis) arba 2001 m. gegužės 5 d. (mišrusis būdas). Pastarajame vienaženkliai dienos skaitmenys rašomi be nulio.

9. Dok. registracijos numeris- rašomas šalia datos. Nr. 1- 205. (1 – registracijos žurnalo numeris pagal p

. . .

Komentuokite!