Komunikacijos procesas organizacijose

282 0

KOMUNIKACIJOS PROCESAS ORGANIZACIJOJE

KAUNO AUKŠTESNIOJI MAISTO PRAMONĖS MOKYKLA

Vadybos ir valdymo kursinis darbas

KOMUNIKACIJOS PROCESAS ORGANIZACIJOJE

 

KAUNS, 2003

TURINYS

ĮŽANGA..............................3

KOMUNIKACIJOS PROCESO APIBŪDINIMAS.................4

TARPASMENINĖ KOMUNIKACIJA IR JĄ ĮTAKOJANTYS VEIKSNIAI....6

Skirtingas suvokimas ir kaip jo išvengti....................6

Emocijos..............................7

Neverbalinė (nežodinė) komunikacija....................7

Nepasitikėjimas..............................8

KOMUNIKACIJA ORGANIZACIJOS VIDUJE.................8

Veiksniai, įtakojantys organizacinę komunikaciją...............8

Vertikalioji komunikacija.........................9

Horizontalioji komunikacija.........................10

Neformalioji komunikacija........................11

IŠVADOS..............................12

LITERATŪRA..............................1

ĮŽANGA

Komunikacija – organizacijos gyvenimo kraujas, ir jos trūkumas ar neefektyvumas organizacijai atsiliepia labai skaudžiai. Organizaciją sudaro kartu dirbantys ir tam tikrų tikslų siekiantys žmonės. Jų darbo kokybė ir rezultatai labai didele dalimi priklauso nuo sklandaus komunikacijos proceso organizacijoje. Komunikacija yra gija, jungianti visas svarbiausias valdymo proceso da

alis: planavimą, organizavimą, vadovavimą ir kontrolę. Taigi, įmonės veikla be komunikacijos yra neįmanoma.

Komunikaciją galima nagrinėti įvairiais aspektais. Skiriama verbalinė (žodinė) ir neverbalinė, formali ir neformali, individuali ir masinė, vienpusė ir abipusė, vertikali ir horizontali, ir daugelis kitų komunikacijos rūšių.

Šiame darbe komunikacijos procesą iš pradžių aptarsiu bendresne prasme. Taip pat panagrinėsiu tarpasmeninę komunikaciją, išsiaiškinsiu, kaip ji vyksta, kokie veiksniai ją įtakoja ir, kaip ją reikėtų gerinti. Vėliau pereisiu prie komunikacijos organizacijų viduje, ją įtakojančių veiksnių. Nagrinėsiu specifinius, tik su organizacine komunikacija su

usijusius dalykus: vertikalią ir horizontalią komunikaciją. Bus aptarta ir neformali komunikacija, gandų atsiradimo priežastys bei priemonės, kaip sustabdyti jų plitimą.

1. KOMUNIKACIJOS PROCESO APIBŪDINIMAS

Komunikacija suprantama kaip procesas, kurio metu žmonės, perduodami simbolinius pranešimus, siekia pasikeisti reikšmėmis. Ką tik pateiktas darbinis apibrėžimas atkreipia dė

ėmesį į tris esminius punktus : 1) komunikacijos procesuose dalyvauja žmonės, o toks komunikacijos suvokimas – bandymas suprasti, kaip žmonės sąveikauja vieni su kitais; 2) komunikacijos metu vyksta pasikeitimas reikšmėmis, t. y. figūruoja bendra reikšmė, vadinasi, norėdami komunikuoti, žmonės turi susitarti dėl vartojamų terminų sampratos; ir 3) komunikacija naudoja simbolius. Gestai, garsai, raidės, skaičiai ir žodžiai gali tik pateikti ar apytiksliai įvardinti idėjas, kurias jie turėjo perduoti pagal siuntėjo sumanymą.

Komunikacija įvyksta bendraujant siuntėjui ir gavėjui. Komunikacija gali vykti viena kryptimi ir ten baigtis. Arba pranešimu iš gavėjo galima išgauti atsakymą. Tai – vadinamasis grįžtamasis ryšys. Pranešimas perduodamas komunikacijos kanalu. Kanalas – formali komunikacijos priemonė tarp siuntėjo ir gavėjo.

Siuntėjas, arba pranešimo šaltinis, pradeda komunikacijos procesą. Organizacijoje siuntėjas yra asmuo, kuris turi informacijos, poreikių ar norų ir siekia juos perduoti vi

ienam ar daugiau žmonių.

Gavėjas yra asmuo, kuris suvokia siuntėjo pranešimą. Gali būti daug gavėjų, pvz., kai atmintinė adresuojama visiems organizacijos nariams; gali būti ir vienintelis gavėjas, kai, pvz., kas nors aptarinėjama su kolega asmeniškai. Pranešimas turi būti parengtas atsižvelgiant į gavėjo išsilavinimą. Pavyzdžiui,mėsos gaminius gaminančios įmonės darbuotojai turėtų vengti techninės terminologijos kalbėdamos su ,tarkim, reklamos agentais. Jei pranešimas nepasiekia adresato, tai komunikacija laikoma neįvykusia. Situacija nė kiek ne geresnė ir tuo atveju, jei pranešimas pasiekia adresatą, tačiau šis jo nesupranta. Trys ve

eiksniai, galintys paveikti komunikaciją, yra užkodavimas, atkodavimas ir triukšmas.

Užkodavimas įvyksta tuomet, kai informaciją, kurią reikia perduoti, siuntėjas paverčia simbolių seka. Šis etapas yra būtinas, nes informacija gali būti perduodama kitam žmogui tik simboliais ar kokiais nors sutartiniais ženklais. Kadangi komunikacijos procesas neapsieina be kodavimo, tai siuntėjas siekia nustatyti abiem pusėms suprantamą reikšmių sistemą ir parinkti tokius simbolius (dažniausiai žodžius ir gestus), kurie,jo manymu, ir gavėjui turi tokią pat reikšmę.

Abipusio supratimo trūkumas yra dažniausia nesusipratimų ar komunikacijos proceso nesėkmių priežastis. Pavyzdžiui, Bulgarijoje ir kai kuriose Indijos bei rytų Afrikos dalyse galvos

papurtymas reiškia “taip”, o palinksėjimas reiškia “ne”. Į šias šalis atvykę užsieniečiai, kuriems šie gestai reiškia ką kita, gali labai nustebti ar patirti daugybę netikėtumų, kalbėdami su šių šalių vietiniais gyventojais. Gestai taip pat gali būti skirtingai interpretuojami. Pavyzdžiui, triukšmingoje gamykloje darbininkas perduoda savo bendradarbiams prašymą išjungti mašiną perbraukdamas plaštaką delnu žemyn sau per kaklą. Jei tokį pat gestą parodytume policijos nuovadoje, galėtume tikėtis visai kitokios reakcijos. Netgi suraukti antakiai gali turėti įvairias reikšmes, pvz., nustebimą vienoje situacijoje ir skeptiškumą kitoje.

Atkodavimas – procesas, kurio metu gavėjas interpretuoja gautą pranešimą ir paverčia jį prasminga informacija. Šis procesas susideda iš dviejų žingsnių. Pirmiausia, gavėjas turi priimti pranešimą, po to – interpretuoti jį. Atkodavimas priklauso nuo gavėjo ankstesnio patyrimo, jo

o asmeninės nuomonės apie vartojamus simbolius ir gestus, jo lūkesčių (žmonės dažnai girdi tai, ką jie norėtų išgirsti) ir nuo to, ar vienodai reikšmes supranta siuntėjas ir gavėjas. Apskritai, kuo gavėjo atkodavimas labiau atitinka siuntėjo norėtą perduoti pranešimą, tuo efektingesnė buvo komunikacija. Fizinis artumas ilgainiui gali sudaryti sąlygas geresniam siuntėjo ir gavėjo tarpusavio supratimui.

Triukšmu laikome bet kurį veiksnį, kuris trukdo, iškraipo, kliudo ar silpnina komunikaciją. Triukšmas gali kilti vadinamajame komunikacijų kanale ar dėl perdavimo būdo. Triukšmas gali būti vidinis (pvz., kai gavėjas nekreipia dėmesio) arba išorinis (pvz., kai pranešimą iškraipo kiti aplinkos garsai). Triukšmas gali kilti bet kurioje komunikacijos stadijoje. Jis gali atsirasti perduodant pranešimą kanalu, pvz., radijo signalas gali būti iškraipomas dėl prastų meteorologinių sąlygų; tačiau dažniausiai kliūčių atsiranda užkodavimo ir atkodavimo stadijose. Poreikis pajusti komunikaciją gali būti toks stiprus, kad kartais klaidinančią ar net neprasmingą komunikaciją gavėjas atkoduoja kaip visai prasmingą informaciją, kuri gali smarkiai skirtis nuo pradinio užkoduoto pranešimo. Pavyzdžiui, neaiškiai suformuluotas instrukcijas, kaip atlikti užduotį, darbuotojai gali “išgirsti” neteisingai ar skirtingai.

Kadangi triukšmas gali trukdyti suprasti informaciją, vadovai turėtų stengtis jį sumažinti tiek, kad netrukdytų efektingai komunikuoti. Juk situacija, kai darbuotojas tyliai kalba prie ūžiančios konvejerio linijos, arba kai tenka kalbėti traškančiu telefonu, labai vargina. Fizinis diskomfortas – alkis, sk

kausmas ar nuovargis – taip pat gali būti laikomi savotiška triukšmo forma, trukdančia efektingai komunikuoti. Problema dar sudėtingesnė, jei pranešimas yra be galo sudėtingas ar neaišku, kaip jį pradėti.

2. TARPASMENINĖ KOMUNIKACIJA IR JĄ ĮTAKOJANTYS VEIKSNIAI

Organizacijoje dažnai kartu dirba labai skirtingi žmonės, kurie nuolatos tarpusavyje bendrauja. Skiriasi jų amžius, mentalitetas, išsilavinimas, temperamentas, charakteris ir t.t. Akivaizdu, kad komunikacija tarp jų ne visada būna sklandi. Galima išskirti keturis pagrindinius tarpasmeninę komunikaciją įtakojančius veiksnius: skirtingas suvokimas, emocijos, neverbalinė (nežodinė) komunikacija, nepasitikėjimas.

2.1. Skirtingas suvokimas ir kaip jo išvengti

Tai vienas iš labiausiai įprastų barjerų, trukdančių efektingai komunikacijai. Žmonės, kurių išsilavinimas ar žinių lygis skirtingas, dažnai tuos pačius reiškinius suvokia nevienodai. Tarkim, meistras pagiria vieną konvejerio darbininką už jo efektyvų ir labai kokybišką darbą. Meistras tikrai nuoširdžiai vertina jo pastangas ir nori paskatinti kitus darbuotojus sekti šio darbininko pavyzdžiu. Tačiau kitiems konvejerio darbininkams šis pagyrimas gali reikšti tai, kad tas darbininkas yra išskiriamas iš visų, vadinasi, jis “pataikauja bosui”, todėl jų reakcija gali būti priešiška. Taigi tą patį reiškinį kiekvienas gali suvokti skirtingai.

Kalbiniai skirtumai dažnai yra glaudžiai susiję su individualaus suvokimo skirtumais. Kad būtų galima efektingai perduoti pranešimą, vartojami žodžiai turi turėti tą pačią reikšmę ir siuntėjui, ir gavėjui. Tarkim, skirtingi kompanijos padaliniai gauna pranešimą, kad “. . .

Įvadas į komunikacijos studijas.-Vilnius: Baltos lankos, 1998.-239 p.

James A. F. Stoner, R. Edward Freeman, Daniel R. Gilbert, Jr. Vadyba.-Kaunas: Poligrafija ir informatika, 1999.-660 p.

Jacikevičius A. Žmonių grupių (socialinė) psichologija.-Vilnius: Žodynas, 1995.-104 p.

Karaliūnas S. Kalba ir visuomenė (Psichosociologiniai ir komunikaciniai kalbos vartojimo bruožai) = Language and Society (Psychosociological and Communicative Aspects of Language Usage).-Vilnius: Lietuvių kalbos institutas, 1997.-440 p.

Mokslinis darbo ir valdymo organizavimas / Atsak. red. ir sudaryt. Slepovas I.-Vilnius: Mintis, 1968.-342 p.

Sakalas A. Personalo vadyba.-Vilnius: Margi raštai, 1998.-278 p.

Join the Conversation